Agendum rapport. Evaluering av esak Norges forskningsråd

Transkript

1 Agendum rapport Evaluering av esak Norges forskningsråd

2 INNHOLD: BAKGRUNN 3 Bedre brukerbetjening 3 Rasjonelle arbeidsformer 3 Om esak 3 Om rapporten 5 ANALYSE 6 Bakgrunn 6 Kjennetegn ved respondentene 6 Aldersfordeling 6 Institusjonstilhørighet 6 Støtteform 7 Rolle 7 Bruk av søknads- og/eller rapporteringsløsningen 7 Analytisk tilnærming 7 Gjennomgang av dataene 8 Kvalitet og effektivitet 8 Søking 8 Rapportering 9 Kompetanse 10 Relasjon til Forskningsrådet 11 OPPSUMERING OG ANBEFALINGER 14

3 Bakgrunn Norges forskningsråd har siden 2001 hatt som målsetting å automatisere rutinemessig arbeid for å frigjøre ressurser til å håndtere en økende FoU-portefølje, bedre kvaliteten i behandlingen av søknader og rapporter og frigjøre tid til strategiske oppgaver. Dette skulle blant annet oppnås ved å innføre elektroniske arbeidsformer knyttet til søknadsog rapportbehandlingen. Overgangen til elektroniske arbeidsformer kommer også som en oppfølging av omorganiseringen av Forskningsrådet, hvor bedre brukerbetjening var et av målene som ble fastsatt av Regjeringen. Bedre brukerbetjening En mer standardisert form på søknadsbehandlingen skal sikre at samme type søknad får samme type behandling uansett i hvilken avdeling eller enhet i Forskningsrådet den blir behandlet. Kriteriene for søknadsvurderingene er gjort allment kjent, og søkerne får tilsendt svar med bedre informasjon om hvordan søknaden er blitt vurdert. Den elektroniske søknadsbehandlingen skal dermed ha gitt bedre konsistens, innsyn og sporbarhet i søknadsprosessen. I tillegg skal den elektroniske søknadsbehandlingen ha gjort søknadsarbeidet enklere. Denne type gevinster forbundet med esak er vanskelig å tallfeste, men vil gjenspeiles i at forskerne får mer tid til forskning, og at tilliten til Forskningsrådet som forvalter av forskningsmidler øker. Det ble gjennomført en ekstern brukerundersøkelse i 2004 som var det første året hvor det elektroniske systemet var i bruk. Den gang svaret 75 prosent av de eksterne brukerne (2000 respondenter) at de var fornøyd med systemet fordi det forbedret og forenklet deres innsending av søknader. Rasjonelle arbeidsformer I Forskningsrådet skal esak-systemet ha gitt større effektivitet, bedre muligheter for informasjonsdeling på tvers av virksomheten, og ansatte skal ha fått mer tid til andre prioriterte arbeidsoppgaver. Disse forholdene ble grundig vurdert i forbindelse med etableringen og utviklingen av systemet, blant annet i en rapport fra davinci Verdivurdering av IFA-prosjektet fra 20. januar I rapporten ble det estimert et årlig gevinstpotensial i forbindelse med utvikling av elektroniske arbeidsformer, herunder esak, på 10 mill kroner. Rapporten viser også til et potensial for innsparingsgevinster på hendholdsvis 14,4 mill. kroner, 16,4 mill. kroner og 18,4 mill. kroner ved en økning på henholdsvis 10, 20 og 30 prosent i søknadsmengde. Denne rapporten behandler gevinstene for Forskningsrådets søkere, og inneholder derfor ikke vurderinger av om disse gevinstene ble realisert. Om esak esak er Forskningsrådets IT-løsning for elektronisk saksbehandling av søknader, rapporteringer og involvering av eksterne fageksperter ved vurdering av innkomne søknader. Løsningen består av flere moduler: Elektronisk innlegging av søknader fra søkere om forskningsmidler gjennom et eget webgrensesnitt som de får tilgang til via Forskningsrådets eksterne nettsider (esøknad). Elektronisk innlegging av fremdrifts- og sluttrapporter til Forskningsrådet fra dem som har fått tildelt forskningsmidler (erapport). Håndtering av den interne saksbehandlingen av søknader og rapporter i Forskningsrådet (eadmin). 1 Kilde: Verdivurdering av IFA (internettbasert forskningsadministrasjon) prosjektet, davinci Consulting (2004) samt andre dokumenter fra Forskningsrådet som vi har fått tilgang til. BAKGRUNN:

4 Alle saksdokumenter knyttet til søknader eller rapporter registreres inn i eadminsystemet og arkiveres i et eget elektronisk arkiv. Automatisk datainnlegging i prosjektdatabasen og dokumentarkivet innebærer et betydelig effektiviserings- og kvalitetssikringstiltak som i tillegg minsker sårbarheten ved mindre personavhenighet i saksbehandlingen. Informasjonssikkerheten er også bedret ved at all datainnhenting foregår kryptert, og at kun de medarbeiderne som må bidra i saksbehandlingen, får tilgang til søknads- og vurderingsinformasjon. En enkel skisse av esak er gjengitt nedenfor 1. esak Eksterne løsninger (tilgang via internett) Interne løsninger (kun intern tilgang) esøknad erapport eadmin (intern saksbehandling) evurdering Elektronisk arkiv Figur 2: esak I neste fase av utviklingen av esak er det planer om å utvikle vurderingsmodulen (evurdering for fagekspertene) og en ny administrasjonsmodul (eadministrator) for forskningsadministrative ansvarlige (instituttsjefer eller tilsvarende) som gjør det lettere å holde oversikt over historikk og status for søknader til Forskningsrådet. Det er planer om en ny kontraktsmodul som skal gjøre kontraktsarbeidet lettere for både brukerne og Forskningsrådet (ekontrakt). I tillegg vil håndtering og effektivisering av dialogen med eksterne fageksperter som skal gi en uavhengig vurdering av de enkelte søknadene (evurdering) bli videreutviklet. For å gi et bilde av aktiviteten i esak er det hentet ut en del tall fra systemet. I 2005 ble det opprettet 6984 prosjektmapper, hvorav 5021 ble lagt inn via eadmin-modulen i esak. I 2005 var det registrert totalt journalføringer som ble lagt inn via eadmin. Av disse var: 5021 søknader 57 reviderte søknader 2132 fremdriftsrapporter 7809 ekspertvurderinger og annen korrespondanse som utsendelse av standardbrev og kontrakter til sammen 9530 journalføringer 2173 avslag samt annen korrespondanse til sammen 3106 journalføringer 558 e-poster fra rapportfunksjonen Andre tall fra Forskningsrådet viser at siden esak ble innført for fullt i 2004, har det vært en jevn nedgang i portokostnader. I 2005 sparte man ca. kr i porto sammenlignet med 2004, mens Forskningsrådet i 2006 ser ut til å spare ca. kr sammenlignet med I tillegg er det totale papirforbruket på vei ned. I 2004 var forbruket ca. kr , mens man i 2005 brukte papir for ca. kr Dette er en nedgang på kr Tallene for 2006 er ikke klare ennå. esak skulle også gi besparinger i annonsekostnader. Forskningsrådets midler til annonser har i perioden 1 Kilde: Wilhelm Friis-Baastad, notat BAKGRUNN: 4

5 økt med nærmere 30 prosent. Det har ikke vært mulig å dokumentere hva som har skapt denne økningen. Mulige forklaringer kan være økte annonsekostnader som følge av nyrekruttering eller mer betalt kommunikasjon fra Forskningsrådet alene eller sammen med andre. Statistikken ovenfor viser at esak har blitt et meget viktig og omfattende verktøy for Forskningsrådet og for dem som søker om forskningsmidler. Om rapporten I denne rapporten er det en analyse av hvilke effekter innføring av esak har hatt for søkere til Forskningsrådet. Avslutningsvis gis det en samlet konklusjon og forslag til videre oppfølging. Utgangspunktet for analysen er elektronisk innhenting av data fra et stort antall registrerte søkere og rapporteringspliktige prosjekter (til sammen 4510 personer). Invitasjon til å besvare det elektroniske spørreskjemaet ble sendt via e-post med direktør Svein Erik Høst som avsender. Respondentene ble bedt om å svare på spørsmål om bruk av esøknad og erapportering 2. 2 Denne eksterne undersøkelsen har ikke handlet om de eksterne fagekspertene og hvordan de oppfatter evurderingsmodulen. Intervjuene i forkant av undersøkelsene og resultatet av den interne undersøkelsen, antyder det kanskje burde vært gjort en kartlegging av hvordan fagekspertene oppfatter evurderingsmodulen. BAKGRUNN:

6 Analyse Bakgrunn Resultatene av den eksterne undersøkelsen er delt opp i følgende temaer: Kvalitet og effektivitet Kompetanse Relasjon til Forskningsrådet Undersøkelsen ble sendt ut 8. november og ble avsluttet 22. november. Av totalt 4510 inviterte mottok vi 2275 gyldige svar. Dette utgjør en svarprosent på 50,4 prosent. For en ekstern undersøkelse av denne type må dette sies å være bra. Alle som søkte Forskningsrådet om midler i forbindelse med junifristen 2006 ble valgt ut. I tillegg ble det fra den interne prosjektdatabasen i Forsknings-rådet tatt ut ca personer som har rapportert elektronisk gjennom esak til Forsk-ningsrådet. Til sammen utgjorde dette 4510 personer. Kjennetegn ved respondentene Aldersfordeling Av de 2275 som svarte på undersøkelsen, er det 31 prosent kvinner og 69 prosent menn. Det er en jevn aldersfordeling i alderskategoriene fra 30 år og eldre, som vist i tabellen under. Gjennomsnittsalder på respondentene er 43 år. Aldersgruppe Antall Prosent under 24 år 2 0% år 77 3% år % år % år % år % år % år % 60 år og over % Tabell 1: aldersfordeling Institusjonstilhørighet Som vist i tabellen under er de fleste av respondentene fra universiteter og forskningsinstitutter. Dette gjenspeiler den faktiske sammensetningen av søkerpopulasjonen til Forskningsrådet i juni 2006 som var utvalget i undersøkelsen. Institusjon Antall Prosent Universitet ,6% Forskningsinstitutt ,4% Privat bedrift ,5% Høyskole 175 7,7% Annen offentlig virksomhet 62 2,7% Sykehus 59 2,6% Annet 56 2,5% % Tabell 2: institusjonstilhørighet EKSTERN UNDERSØKELSE:

7 Støtteform Tabellen under viser at det er en overvekt av søknader til forskerprosjekt og brukerstyrte innovasjonsprosjekt. Dette er naturlig i og med junifristen for søknader fanger opp disse støtteformene spesielt. Type støtteform det er søkt om Antall Prosent Forskerprosjekt ,7% Brukerstyrt innovasjonsprosjekt ,5% Personlig stipend (dr. grad eller post doktor) ,6% Annen støtte 199 9,5% Kompetanseprosjekt med brukermedvirkning 150 7,1% Institusjonsforankret strategisk prosjekt 124 5,9% Vitenskapelig utstyr/databaser/samlinger 14 0,7% Sum % Tabell 3: støtteform Rolle Tabell 26 viser at de langt fleste av de som har svart er prosjektledere. Tallene viser også at flere at de som har søkt Forskningsrådet om midler både har vært administrativt ansvarlig og prosjektledere 6. Rolle Antall Prosent Prosjektleder ,9% Administrativt ansvarlig ,8% ,7% Tabell 4: rolle Bruk av søknads- og/eller rapporteringsløsningen Totalt 92,5 prosent av respondentene har søkt om midler via den eksterne delen av esak (esøknad). Grunnen til at det ikke er 100 prosent er at noen av dem som har rapportert elektronisk fikk innvilget søknaden før innføringen av esak. Hele 87 prosent av respondentene har mottatt, eller deltatt i prosjekter som har mottatt, Forskningsmidler før de søkte denne gangen. Ingen av de som er spurt i undersøkelsen hadde fått svar på sine søknader før de besvarte spørreundersøkelsen. Antall ganger mottatt, eller deltatt i prosjekter som har mottatt, forskningsmidler Antall Prosent Ingen ,3% 1-3 ganger ,5% Over 3 ganger ,7% Vet ikke 10 0,4% Tabell 5: mottatt forskningsmidler 59 prosent av respondentene har rapportert via den elektroniske løsningen. Det betyr at flere enn de 1000 som ble valgt ut gjennom Forskningsrådets prosjektdatabase har rapportert via den elektroniske rapporteringsløsningen. Analytisk tilnærming I den eksterne undersøkelsen er vi primært opptatt av om esak har gitt gevinster i form av økt brukertilfredshet og redusert tidsbruk. Forskningsrådets søkere og de som rapporterer om bruk av forskningsmidler, representerer ulike virksomheter med ulike behov. Vi har derfor analysert datamaterialet ut fra respondentenes institusjonstilhørighet. Vi har også undersøkt betydningen av andre tilleggsvariabler som alder og om det er et skille mellom respondenter som har og ikke har fått tilslag på sin søknad om støtte. Her viste det seg at det ikke var signifikante forskjeller. 5 Dette tallet er lavere enn de 2275 som totalt sett har svart på undersøkelsen, fordi de som bare bare har rapportert ble ført direkte til spørsmålet om rapportering 6 Det var totalt 2099 som svarte på spørsmålene relatert til søking om forskningsmidler EKSTERN UNDERSØKELSE:

8 Gjennomgang av dataene Kvalitet og effektivitet Søking I undersøkelsen ble respondentene spurt om hvordan de opplever esøknad når de skal søke om midler. Figuren under viser at respondentene mener det nå totalt sett er enklere å søke om midler fra Forskningsrådet. Det er enklere og raskere å skrive søknaden sammenlignet med tidligere. Respondentene er også enige i at det er lettere å samarbeide med andre om utforming av søknader. Respondentene er med andre ord tydelig positive til esak som hjelpemiddel i søkingen om midler. svært enig indeksert skala svært uenig Det har blitt enklere å søke om midler fra Forskningsrådet Det er enklere å skrive søknader sammenlignet med før innføringen av den elektroniske løsningen Figur 2: bruk av elektroniske verktøy for søknader Det er raskere å skrive søknader sammenlignet med før innføringen av den elektroniske løsningen Det er lettere å samarbeide med andre om utforming av søknader sammenlignet med før innføringen av den elektroniske løsningen Respondentene som svarte mest negativt på påstandene har blitt bedt om å gi en kort kommentar med begrunnelse for svaret 7. Mange av disse kommentarene går på at de gjerne ser at stabiliteten (spesielt nær søknadsfristene), brukergrensesnittet og skjematikken blir bedre. Noen har også problemer med å finne fram på Forskningsrådets nettsider. De mener det er veldig mye informasjon å forholde seg til. En del respondenter sier de er nervøse for stabiliteten i systemet tett opp mot søknadsfristene. De er redde for at noe skal skje slik at de ikke får levert søknadene i tide. Det er også flere som påpeker at det ikke nødvendigvis går raskere å lage ferdig søknaden selv om man har en elektronisk løsning. Det som tar tid, er fortsatt prosjektbeskrivelsen. Et annet viktig moment som flere av respondentene har tatt opp, er at det i dagens løsning av esøknad er vanskelig å beskytte annen sensitiv informasjon når man samarbeider med andre om å utarbeide en søknad. Når det gjelder påstander om enklere søkeprosesser etter innføring av esak, er ansatte ved samtlige virksomheter vist i tabell 6 positive. De mest positive er ansatte i bedrifter og ved sykehusene. Hva er ditt arbeidssted? Enklere å skrive Raskere å skrive Lettere å Enklere søknader søknader samarbeide å søke Universitet 4,57 4,32 4,21 4,10 Høyskole 4,30 4,21 4,05 4,02 Forskningsinstitutt 4,56 4,34 3,95 4,12 Sykehus 4,73 4,62 4,38 4,53 Annen offentlig virksomhet 4,53 4,42 4,22 4,51 Privat bedrift 4,79 4,64 4,46 4,43 Tabell 6: kvalitet og effektivitet, arbeidssted (gjennomsnittstall) 7 De som besvarte enkelte av spørsmålene mest negativt i spørreundersøkekelsen ble bedt om å utdype sin holdning i noen setninger. Disse kommentarene, med en kategorisering av disse, er oversendt Forskningsrådet som et eget notat. EKSTERN UNDERSØKELSE: 8

9 Figuren under viser at respondentene totalt sett er enige i at Forskningsrådet har behandlet søknader effektivt og at de har gode søknadsprosedyrer. De er også enige i at de enkelt får informasjon om status og fremdrift i søknadsbehandlingen indeksert skala Forskningsrådet behandler søknadene effektivt. Forskningsrådet har gode søknadsprosedyrer. Forskningsrådet behandler søknadene rettferdig Figur 3: forskningsrådets behandling av søknader (indekserte tall) Når det gjelder forskjeller ut fra tilhørighet til ulike typer virksomheter viser tabellen under at det er enighet på tvers av forskningsvirksomhetene om at esak bidrar til mer effektiv og god søknadsbehandling. De ansatte i bedriftene er mest positive til dette, mens de ansatte ved sykehusene er noe mindre positive. Hva er ditt arbeidssted? Effektiv søknads- Gode søknadsbehandling prosedyrer Universitet 3,8 3,99 Høyskole 4,03 4,18 Forskningsinstitutt 3,89 4,10 Sykehus 3,65 3,94 Annen offentlig virksomhet 4,54 4,51 Privat bedrift 4,42 4,41 Tabell 7: effektivitet, arbeidssted (gjennomsnittstall) svært enig 100 Rapportering Vi har også spurt respondentene om effektivitet og kvalitet i rapporteringsmodulen, erapport. På påstander om det har blitt enklere å rapportere til Forskningsrådet ved hjelp av elektroniske verktøy, svarer respondentene at det er blitt betydelig enklere og at de bruker mindre tid enn før på rapportering om bruk av midler og annen prosjektrapportering. 90 indeksert skala svært uenig Det har blitt enklere å rapportere til Forskningsrådet. Jeg bruker mindre tid enn før på rapportering om bruk av midler og annen prosjektrapportering. Figur 4: effektivitet og kvalitet i rapportering (indekserte tall) EKSTERN UNDERSØKELSE: 9

10 Tabellen under viser fordelingen av institusjonstilhørighet. Det er liten variasjon i deres holdning til påstandene. De ansatte ved bedriftene og ved instituttene er sammen med ansatte i annen offentlig virksomhet mest positive. Hva er ditt arbeidssted? Enklere å Mindre tid rapportere på rapportering Universitet 4,63 4,43 Høyskole 4,75 4,52 Forskningsinstitutt 5,04 4,91 Sykehus 4,91 4,82 Annen offentlig virksomhet 5,07 5,03 Privat bedrift 5,07 4,79 Tabell 8: effektivitet, arbeidssted (gjennomsnittstall) Kompetanse Som vist i grafen under, har respondentene tilstrekkelig kompetanse til å bruke Forskningsrådets elektroniske løsning for søking og rapportering om bruk av forskningsmidler. De mestrer verktøyet og vet hvem de skal henvende seg til dersom de får problemer med rapporteringen. svært enig indeksert skala svært uenig Jeg er bekvem med å bruke elektroniske verktøy for å søke om forskningsmidler. Jeg er bekvem med å bruke elektroniske verktøy for å rapportere om bruken av forskningsmidler. Jeg mestrer bruk av elektroniske verktøy for å rapportere. Jeg vet hvem jeg skal henvende meg til dersom jeg får problemer med rapporteringen Figur 5: kompetanse hos brukerne Som vist i tabellen under er variasjonen i svarene mellom respondenter fra de ulike institusjonene små. Det betyr at alle respondentene uansett hvor de kommer fra er bekvemme med, og mestrer, bruken av den elektroniske løsningen. Hva er ditt arbeidssted? Bekvem med Mestrer Vet hvem jeg Bekvem med elektronisk elektronisk skal henvende elektroniske rapportering rapportering meg til søknader Universitet 5,01 5,12 4,24 5,02 Høyskole 4,96 5,13 4,24 4,94 Forskningsinstitutt 5,37 5,35 4,44 5,27 Sykehus 5,17 5,22 4,43 5,25 Annen offentlig virksomhet 5,06 5,19 4,61 5,15 Privat bedrift 5,27 5,33 4,65 5,29 Tabell 9: kompetanse, arbeidssted (gjennomsnittstall) EKSTERN UNDERSØKELSE: 10

11 100 Relasjon til Forskningsrådet Figuren under viser at respondentene mener Forskningsrådet har kompetente medarbeidere. De er også enige i at Forskningsrådet gir god og relevant informasjon og tydelige tilbakemeldinger. Vi har undersøkt om det her er variasjoner mellom institusjoner. Alle er positive, men respondenter som kommer fra sykehus er minst positive og respondenter fra annen offentlig virksomhet er mest positive indeksert skala Forskningsrådet har kompetente medarbeidere Forskningsrådet gir god og relevant informasjon. Forskningsrådet gir tydelige tilbakemeldinger Figur 6: relasjon til Forskningsrådet I spørreundersøkelsen ble det spurt om respondentenes holdning til følgende påstander: a) Forskningsrådet behandler søknadene rettferdig. b) Forskningsrådet viser åpenhet omkring sine beslutningsprosesser. c) Min tillit til Forskningsrådet har økt de siste to årene. Tabellen under viser at respondentene samlet sett er enig i påstanden om at Forskningsrådet behandler søknader rettferdig. Forskningsrådet behandler søknadene rettferdig Svar Antall Prosent Sum 1 (helt uenig) 100 4,80% 28,90%(604) ,10% ,00% ,30% 42,60%(894) ,40% 6 (helt enig) 102 4,90% Vet ikke/ikke relevant ,60% Totalt % Tabell 10: Forskningsrådet behandler søknadene rettferdig Når vi ser på de samme tallene i forhold til hvilken institusjon respondentene kommer fra ser vi at de som kommer fra høyskoler er på den negative siden, mens de som kommer fra universiteter eller sykehus svarer nøytralt. Private bedrifter, annen offentlig virksomhet og kategorien andre er klart positive. Forskjellene mellom de som er mest positive og de som er minst positive er signifikante. Institusjonstilhørighet har derfor betydning for synet på graden av rettferdighet i Forskningsrådets fordeling av midler. EKSTERN UNDERSØKELSE: 11

12 ,60 3,74 3,47 3,54 4,18 3,90 3,81 Nøytral Universitet Høyskole Forskningsinstitutt Sykehus Annen offentlig virksomhet Privat bedrift Annet Figur 7: Forskningsrådet behandler søknadene rettferdig Resultatet som er gjengitt i tabellen under betyr at respondentene samlet sett er nøytrale til påstanden om at Forskningsrådet viser åpenhet omkring sine beslutningsprosesser. Forskningsrådet viser åpenhet omkring sine beslutningsprosesser Svar Antall Prosent Sum ,2% 37,5% ,6% (787) ,7% ,6% 46,4% ,2% (973) ,6% Vet ikke/ikke relevant ,2% Totalt % Tabell 11: Åpenhet omkring beslutningsprosesser Ser vi på hvor respondentene kommer fra, viser figuren under at de ansatte ved universitetene og sykehusene er svakt negative til påstanden om at Forskningsrådet viser åpenhet. De som kommer fra annen offentlig virksomhet, private bedrifter og kategorien andre er positive. Noen av kommentarene i undersøkelsen illustrerer de negative holdningene som finnes særlig hos enkelte ved universitetene og sykehusene: Jeg synes det er fullstendig umulig å få et godt svar på hvorfor man får eller ikke får innvilget søknaden. Vi får ingen orientering om hvorfor en søknad blir godtatt eller ikke. Læringsprosessen er lukket ,38 3,47 3,64 3,24 4,24 3,96 3,91 Nøytral Universitet Høyskole Forskningsinstitutt Sykehus Annen offentlig virksomhet Privat bedrift Annet Figur 8: åpenhet om beslutningsprosesser, arbeidssted (gjennomsnittstall) EKSTERN UNDERSØKELSE: 12

13 På påstanden om at Forskningsrådet har fått styrket sin tillit de siste to årene viser tabell 34 at respondentene sett under ett er positive (snitt = 3,64). Min tillit til Forskningsrådet har økt de siste to årene Svar Antall Prosent Sum 1 (helt uenig) 142 6,2% 31,9% ,0% (728) ,7% ,1% 47,5% ,9% (1082) 6 (helt enig) 126 5,5% Vet ikke/ikke relevant ,4% Total % Tabell 12: tillit til Forskningsrådet Figuren under viser at det er variasjon i forhold til respondentenes arbeidssted. Ansatte ved universiteter og sykehus er negative til denne påstanden, mens de som representerer høyskoler og forskningsinstitutter er svakt positive. De som er mest enige kommer fra private bedrifter, annen offentlig virksomhet og kategorien andre ,47 3,67 3,63 3,42 4,18 3,91 3,86 Nøytral Universitet Høyskole Forskningsinstitutt Sykehus Annen offentlig virksomhet Privat bedrift Annet Figur 9: tillit til Forskningsrådet, arbeidssted EKSTERN UNDERSØKELSE: 1

14 Oppsummering og anbefalinger Våre funn viser at esak har gitt gevinster for de som søker om midler fra Forskningsrådet. Redusert tidsbruk blant Forskningsrådets søkere har høy verdi. I tillegg er det viktig at søkerne om midler og de som rapporterer mener esak er en forbedring og et brukervennlig system. På tross av dette har ikke tilliten til Forskningsrådet økt. Målet med esøknad og erapport er å oppnå økt brukertilfredshet og redusere tidsbruken for dem som søker om midler fra Forskningsrådet. Undersøkelsen viser moderat til høy måloppnåelse. De som søker om midler og rapporterer til Forskningsrådet har fått redusert sin tidsbruk, og tilfredsheten med de nye systemene er høy. De mener også at de er bekvemme med denne formen for søknadsbehandling og rapportering. De har en høy grad av mestring og er også godt fornøyd med kompetansen i Forskningsrådet. På tross av dette har det ikke vært mulig å dokumentere økt tillit til Forskningsrådet etter innføring av esak. Det er også slik at respondentene samlet sett ikke svarer positivt bekreftende på at Forskningsrådet er en rettferdig fordeler av forskningsmidler. Undersøkelsen gir ikke rom for videre utdyping av dette, men det er mulig å peke på at mange av de som er spurt i undersøkelsen har søkt om midler flere ganger. De har antagelig hatt kontakt med Forskningsrådet som over noen år har gitt et mangfoldig erfaringsgrunnlag, og hvor måten de søker og rapporterer på bare er et av flere forhold som er vesentlige for dem. I undersøkelsen betraktes arbeidssted som en viktig tilleggsvariabel. Vi ser også tydelige mønstre og klare forskjeller mellom respondentene avhengig av hvor de arbeider. Ansatte ved universiteter, sykehus og forskningsinstitutter er gjennomgående mindre positive og mer negative enn de som er ansatt i bedrifter. Dette gjelder også viktige, generelle spørsmål som tillit til Forskningsrådet og spørsmål om Forskningsrådets åpenhet og rettferdighet i fordelingen av forskningsmidler. Det finnes ikke noe i våre data som i seg selv kan forklare disse forskjellene. Vår vurdering er imidlertid at dette i stor grad kan forklares ut fra at ansatte i bedrifter har andre forventninger til Forskningsrådet enn ansatte ved forskningsinstitusjonene. Bedriftsansatte kan oppfatte Forskningsrådet på samme måte som de oppfatter andre leverandører og da svare ut fra om Forskningsrådet har en brukervennlighet som er tilfredsstillende ut fra en sammenligning med disse. Slik vi oppfatter situasjonen er Forskningsrådet i høy grad brukervennlig sammenlignet med leverandører av for eksempel tele- og banktjenester. Grundigheten i Forskningsrådets saksbehandling er nok også godt på høyde med andre leverandører av varer og tjenester til bedriftene. De ansatte ved forskningsinstitusjonene har en noe annen relasjon til Forskningsrådet. For dem er Forskningsrådet en del av infrastrukturen for forskning, på lik linje med deres egen virksomhet. Forskningsrådet kan med andre ord bli oppfattet som deres forskningsadministrator og talsperson, og blir vurdert deretter. Det er en viss støtte for denne forklaringen i de innsamlede kommentarene i forbindelse med spørreundersøkelsen. Anbefalinger Undersøkelsen dokumenterer at esak har høy verdi for Forskningsrådets brukere. Det er også vanskelig å tenke seg en situasjon hvor Forskningsrådet valgte å ikke utforme elektroniske verktøy for søknadsbehandling. Spørsmålet blir derfor mer om det er mulig å se at det er gevinster knyttet til esak som ikke er realisert, og som kan realiseres i tiden som kommer. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER: 14

15 Den interne undersøkelsen gir ikke tilstrekkelig svar på hvilke handlingsrom ledelsen har for å kunne lukke gapet mellom opprinnelig mål og nåsituasjon. Etter vårt skjønn bør det iverksettes to kartleggingstiltak for å få oversikt over handlingsrommet: Det bør etableres en baseline per første kvartal 2007 når det gjelder ressursbruk og kvalitetsnivå. Det bør klargjøres hvilke forventninger ledelsen har til omstilling av ressursbruken i Forskningsrådet; hvilke forventninger det er til de enkeltes roller og arbeidsform samt ledelse på ulike nivå i organisasjonen. En fornuftig start på dette arbeidet vil være å utfylle den interne undersøkelsen med data fra mellomledere i Forskningsrådet. FORSKNINGSRÅDETS BRUK AV ESAK: 15