Evaluering av Forskningsrådets elektroniske søknads- og rapporteringsverktøy blant søkere/prosjektledere

Transkript

1 Evaluering av Forskningsrådets elektroniske søknads- og rapporteringsverktøy blant søkere/prosjektledere Laget for Norges forskningsråd Laget av v/linn B. Sørensen 13. desember 2012 as Chr. Krohgsgt 1, 0133 Oslo

2 Innholdsfortegnelse 1. Hovedfunn Om undersøkelsen Bakgrunn for undersøkelsen Datainnsamling og svarprosent Resultater fra brukerundersøkelse blant søkere og prosjektledere Totalinntrykk av Forskningsrådet Relasjon til Forskningsrådet Søknadsarbeid Rapportering Faktorer som påvirker søkeres/prosjektlederes inntrykk av Forskningsrådet Bakgrunnsdata

3 1. Hovedfunn Denne undersøkelsen har målt søkeres/prosjektlederes erfaringer med og holdninger til Forskningsrådets elektroniske søknads- og rapporteringsverktøy, samt deres relasjon til Forskningsrådet. 81 % av søkere/prosjektledere har et godt totalinntrykk av Forskningsrådet. Selv om dette må sies å være et meget positivt resultat, ligger det et visst forbedringspotensial i å styrke totalinntrykket av Forskningsrådet ved å øke andelen som har et meget godt inntrykk (28 %). Et klart flertall (ca %) opplever Forskningsrådets ansatte som serviceinnstilte og kompetente, at Forskningsrådet gir tydelige tilbakemeldinger, og at de har tillit til Forskningsrådet. Et flertall opplever også at Forskningsrådet viser effektivitet, rettferdighet og åpenhet i forbindelse med Forskningsrådets søknads- og beslutningsprosesser. Andelen som ikke opplever det slik er likevel relativt stor (18-24 %). Årsakene til dét oppgis ofte å være at beslutninger tas for nært opptil prosjektstart, at det gis mangelfulle begrunnelser, og manglende klagemulighet. Rundt 1 av 4 vet heller ikke hvor de skal henvende seg dersom de har forslag til forbedringer av ulike slag. Søkere/prosjektledere er jevnt over positive til søknadsarbeid og rapportering til Forskningsrådet. Som i undersøkelsen fra 2010 tyder årets resultater på at et flertall av respondentene er fornøyde med Forskningsrådets nettbaserte søknadsskjema og utlysninger. Svært mange (ca %) er enige i at det er lett å logge seg på for å arbeide med søknaden, at det er lett å opprette en søknad, og at søknadsskjemaet er stabilt i drift. Store flertall (ca %) er dessuten enige i at de finner den informasjonen de trenger i utlysningsteksten, at veiledningstekstene i søknadsskjemaet er til god hjelp, og at de lett finner utlysninger som er av interesse for dem. Ett forhold som skiller seg noe negativt ut er hvor lett det er å finne informasjon om status og fremdrift i søknadsbehandlingen, hvor over 1 av 5 er uenige. Store flertall av søkerne/prosjektlederne (over 80 %) gir også positive vurderinger av rapporteringen til Forskningsrådet. Veldig mange mener det er enkelt å finne det nettbaserte rapporteringsskjemaet, at de får nødvendig informasjon fra Forskningsrådet om når og hvordan de skal rapportere, at det er enkelt å bruke rapporteringsskjemaet, og at det er stabilt i drift. Vi har foretatt en regresjonsanalyse for å se på hvilke av forholdene som er undersøkt i denne evalueringen som har mest å si for totalinntrykket av Forskningsrådet. Denne analysen viser at det er søkeres/prosjektlederes relasjon til Forskningsrådet som har mest å si for den enkeltes totalinntrykk av Forskningsrådet. Dette peker på viktigheten av å opprettholde et inntrykk av Forskningsrådet som kompetent, serviceinnstilt og tillitvekkende, samt jobbe for å i større grad bli oppfattet som effektiv, rettferdig og åpen i forbindelse med søknads- og beslutningsprosesser. 3

4 2. Om undersøkelsen 2.1 Bakgrunn for undersøkelsen Norges forskningsråd (heretter kalt Forskningsrådet ) evaluerer med jevne mellomrom sine arbeidsverktøy og systemer. For at systemene skal utvikles i samsvar med brukernes forventninger og ønsker, er det gjennomført brukerundersøkelser hvert annet år siden Undersøkelsene måler brukernes oppfatninger og erfaringer med Forskningsrådets elektroniske søknads- og rapporteringsverktøy, samt brukernes ønsker om hvordan disse skal utvikle seg i fremtiden. Ønsket om å evaluere disse verktøyene henger også sammen med krav til Forskningsrådet fastsatt av myndighetene om god brukerbetjening og rasjonelle arbeidsformer. har gjennomført evalueringer blant både interne og eksterne brukere av Forskningsrådets elektroniske søknads- og rapporteringsverktøy. Det er i alt gjennomført tre undersøkelser i følgende målgrupper: Forskningsrådets ansatte, søkere og prosjektledere som har søkt om støtte eller deltatt i prosjekter som har mottatt midler fra Forskningsrådet, og eksperter som bistår Forskningsrådet i vurdering av søknader om forskningsmidler. Denne rapporten presenterer resultatene fra undersøkelsen blant søkere og prosjektledere. Mer spesifikt innebærer dette personer som har søkt om eller vært prosjektledere for forskningsprosjekter hvor det har blitt søkt om forskningsmidler fra Forskningsrådet, eller prosjekter som har søkt Regionale Forskningsfond eller SkatteFUNN. Forskningsrådet ønsker å vite mer om hvordan denne målgruppen vurderer det elektroniske søknads- og rapporteringssystemet, samt deres generelle inntrykk av og relasjon til Forskningsrådet. Nytt av året er at også de som har søkt om støtte fra SkatteFUNN og Regionale Forskningsfond (RFF) er inkludert i undersøkelsen. Kontaktpersoner i Forskningsrådet har gjennom planleggingen og gjennomføringen av dette prosjektet vært Nina Hedlund og Eirin Winsnes Isaksen. Ansvarlig for planlegging, analyse og rapportering i har vært Linn B. Sørensen. 2.2 Datainnsamling og svarprosent Undersøkelsen er gjennomført elektronisk i perioden 25. oktober 12. november Forskningsrådet skaffet liste med aktuelle respondenter. Det ble sendt ut invitasjon til å delta i undersøkelsen via e-post, og det ble også sendt ut to påminnelser via e-post i feltperioden. Spørreskjemaet som ble benyttet var tilgjengelig både på norsk og engelsk. Av 7496 inviterte deltok 2971 personer i undersøkelsen, noe som utgjør en svarprosent på 40. Svarprosenten fra årets undersøkelse er noe lavere enn i tilsvarende undersøkelse i 2010 (51 %). Kanskje kan dette henge sammen med at man i år også har invitert de som har søkt om støtte fra Regionale Forskningsfond og SkatteFUNN i undersøkelsen. Siden vi ikke har bakgrunnsinformasjon om de som er invitert til å delta i undersøkelsen, er resultatene ikke vektet. I kapittel 5 presenteres sammensetningen av utvalget. Spørreskjemaet som ble brukt i undersøkelsen er noe endret sammenlignet med spørreskjemaer som er brukt i tidligere undersøkelser. Blant annet er det i år benyttet semantiske skalaer i stedet for tallskalaer på spørsmål hvor respondentene skal ta stilling til en rekke påstander. Dette for å legge bedre til rette for at respondenter og de som tolker resultatene forstår svaralternativene på samme måte. Dette innebærer at resultatene fra årets undersøkelse ikke er direkte sammenlignbare med tall fra tidligere undersøkelser, men det vil bli pekt på utviklingstendenser der det er mulig. 4

5 3. Resultater fra brukerundersøkelse blant søkere og prosjektledere Søkere og prosjektledere som har deltatt i undersøkelsen har blitt stilt spørsmål om følgende overordnede forhold: Totalinntrykk av Forskningsrådet Relasjon til Forskningsrådet Søknadsarbeid Rapportering I dette kapitlet presenteres hovedresultatene grafisk, med kommentarer til de viktigste forskjellene i målgruppen totalt og mellom utvalgte undergrupper. 3.1 Totalinntrykk av Forskningsrådet Over 8 av 10 søkere/prosjektledere har alt i alt et meget eller ganske godt inntrykk av Forskningsrådet. 28 % har et meget godt inntrykk av Forskningsrådet. Kun 6 % har et litt eller meget dårlig inntrykk. Figur 1: Alt i alt, hvor godt inntrykk har du av Forskningsrådet? (n=2971) Meget godt 28 % Ganske godt 53 % Verken godt eller dårlig 13 % Litt dårlig Meget dårlig Vet ikke 1 % 1 % 5 % De som søkte om personlig stipend sist gang de søkte Forskningsrådet om støtte 1, og de som er under 35 år, har en noe høyere andel som har et meget godt inntrykk av Forskningsrådet (37 og 38 %) sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Når vi ser på andre undergrupper finner vi ingen store forskjeller i deres inntrykk av Forskningsrådet. 1 Vi gjør oppmerksom på at mange av respondentene søkte om flere typer støtte sist gang de søkte Forskningsrådet om midler. I denne rapporten kommenteres forskjeller mellom respondenter som søkte ulike typer støtte uavhengig av om de ved siste søknad søkte om en eller flere typer støtte. 5

6 3.2 Relasjon til Forskningsrådet Søkerne/prosjektlederne ble bedt om å ta stilling til den del påstander som deres relasjon til Forskningsrådet. 73 % av søkerne/prosjektlederne er helt eller delvis enige i at Forskningsrådet er serviceinnstilt, og at Forskningsrådet har kompetente medarbeidere. Det er også store flertall som er helt eller delvis enig i at Forskningsrådet gir tydelige tilbakemeldinger på henvendelsene deres (67 %), og at de har stor tillit til Forskningsrådet (65 %). Et knapt flertall på 52 % av søkerne/prosjektlederne er helt eller delvis enig i at Forskningsrådet behandler søknader effektivt, mens andelen som er helt eller delvis uenig er 18 %. Det er mer delte meninger om Forskningsrådet viser åpenhet omkring beslutningsprosesser (37 % er helt eller delvis enig, og 24 % er helt eller delvis uenig) og om de behandler søknader rettferdig (38 % er helt eller delvis enig, og 20 % er helt eller delvis uenig). For de to sistnevnte forholdene legger vi merke til at det er mange som har svart verken enig eller uenig (henholdsvis 39 og 42 %). 43 % av de spurte har ingen klar formening om hvor de skal henvende seg dersom de har forslag til forbedringer av ulike slag (svart verken enig eller uenig eller vet ikke ). Blant de som har tatt mer aktivt stilling til dette er meningene delte; 30 % er helt eller delvis enig, og 26 % er helt eller delvis uenig. Figur 2: Hvor enig eller uenig du er i følgende påstander? 2 Filter: Ikke stilt til de som kun søkte RFF ved forrige søknad til NFR. (n=2909) Forskningsrådet er serviceinnstilt. 37 % 36 % 14 % 5 % 8 % Forskningsrådet har kompetente medarbeidere. 36 % 37 % 13 % 3 % 10 % Forskningsrådet gir tydelige tilbakemeldinger på henvendelsene mine. 30 % 37 % 15 % 8 % 2 % 8 % Jeg har stor tillit til Forskningsrådet. 26 % 39 % 21 % 8 % 3 % 2 % Jeg synes Forskningsrådet behandler søknader effektivt. Jeg opplever at Forskningsrådet viser åpenhet omkring beslutningsprosesser Jeg synes Forskningsrådet behandler søknader rettferdig. Jeg vet hvor jeg skal henvende meg dersom jeg har forslag til forbedringer av ulike slag. 19 % 33 % 23 % 13 % 5 % 8 % 12 % 12 % 25 % 26 % 25 % 26 % 16 % 8 % 14 % 14 % 6 % 16 % 12 % 18 % 23 % 15 % 11 % 20 % Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke 2 I enkelte av de grafiske fremstillingene er tall for prosentandeler på 1 % fjernet fra figuren av hensyn til lesbarhet. 6

7 Søkere/prosjektledere som representerer private bedrifter er gjennomgående mer enige i påstandene i figur 2 enn søkere fra andre typer arbeidssteder. Vi finner også en tendens til at jo eldre respondentene er, og jo mer erfaring de har fra tidligere prosjekter med støtte fra Forskningsrådet, desto mer tilbøyelig er de til å si seg enige i disse påstandene. Unntaket fra dette mønsteret er påstandene som går på tillit til Forskningsrådet, og rettferdighet i saksbehandlingen, der alder og erfaring virker å ha mindre å si. Yngre søkere/prosjektledere, og respondenter med mindre erfaring fra tidligere prosjekter, svarer vesentlig ofte vet ikke når de blir bedt om å ta stilling til disse påstandene. De som søkte om innovasjonsprosjekt i næringslivet sist gang de søkte Forskningsrådet om støtte skiller seg ut med større andel som er helt enig i at de har stor tillit til Forskningsrådet (39 %) sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. De som sist søkte om midler til forskningsprosjekt skiller seg noe ut ved at en større andel er helt eller delvis uenige i at Forskningsrådet viser åpenhet omkring beslutningsprosesser, og at Forskningsrådet behandler søknader rettferdig. De som opplever Forskningsrådets søknads- og beslutningsprosesser som lite effektive, lite rettferdige og lite åpne fikk anledning til å utdype hva som ligger i dette. De hyppigste tilbakemeldingene på hvorfor søknadsbehandlingen oppleves som lite effektiv er følgende: At det er for lang behandlingstid, at få prosjekter får støtte, at det er for kort tid mellom når man får godkjenning/avslag til prosjektstart, mangelfull informasjon/dialog, og at Forskningsrådet ikke overholder sine egne frister. Nedenfor har vi valgt ut noen illustrerende kommentarer. Behandlingen tar for lang tid/svar kommer for nær prosjektstart. Forskningsrådet forventer at vi leverer innenfor fristen, men forskningsrådet kan godt skyve på egne frister. Blant de som opplever Forskningsrådet som lite rettferdig i sin søknadsbehandling, er de hyppigste begrunnelsene at avslag virker tilfeldig begrunnet, at begrunnelsen er mangelfull, manglende klagemulighet, mye satsning på gjengangere, mangel på objektivitet blant dem som vurderer, ikke god nok innsikt i det søkeren forsker på, og for få eksperter for hver søknad. Noen få stiller seg også spørsmål om det alltid er faglige vurderinger som avgjør, eller om det i noen tilfeller er geografiske eller politiske hensyn som veier tyngst. Det kan ses i sammenheng med at det også er noen som hevder at de ikke får innvilget søknad selv med toppscore. Nedenfor gjengis noen av begrunnelsene for at Forskningsrådet av enkelte oppleves som lite rettferdige i søknadsbehandlingen. Avslag virker tilfeldig begrunnet, nærmest ut fra hvilke argumenter som virker mest "behagelig" å anføre. Blir mye satsing på gjengangere, vanskelig å få innpass selv med gode søknader på felt hvor det finnes etablerte miljøer. Søknader på få og store prosjekt favoriserer også de som har aktivitet fra før på feltet. Det skyldes at vi opplever at NFR ikke har god nok innsikt i vårt spesifikke fagfelt. 7

8 Det er mange ulike begrunnelser for hvorfor noen søkere/prosjektledere opplever Forskningsrådets søknadsbehandling som lite åpen. Hyppige tilbakemeldinger er mangel på fullt innsyn, mangel på begrunnelse for hvorfor man har fått en gitt score på poengskalaen, og mangel på informasjon om: Hvilke andre kriterier enn poengskalaen som ligger til grunn for vurdering av søknader? Hvem som behandler søknadene? Hvorfor man ikke får støtte selv om man har fått god score? Noen illustrerende kommentarer er gjengitt nedenfor. Det er ofte umulig å få tilbakemelding på om avslag på søknader skyldes faglige svakheter eller at temaet ikke er relevant i forhold til utlysningstekst. Tilbakemelding fra referee'ene er tydelig, men vurderingen som gjøres for endelig tildeling er mer uklar.. Sammendrag av alle søknader, inkludert søknadssummer og allokasjoner burde være publisert. Likedan burde alle søknader som tildeles penger få hele prosjektbeskrivelsen og rapporteringene publisert offentlig, slik at andre som ikke vinner fram har en mulighet til å forstå hva som ble vektlagt og tildelt penger ved forrige tildeling 8

9 Et flertall på 78 % av søkere/prosjektledere mener at søknadsprosessen til Forskningsrådet enten er helt grei eller god, mens 15 % opplever den som frustrerende. Figur 3: Totalt sett, hvilken av påstandene under passer best med hvordan du opplever Forskningsrådets søknadsprosess? Filter: Ikke stilt til de som kun søkte RFF ved siste søknad til NFR. (n= 2909) Prosessen er frustrerende. 15 % Prosessen er helt grei. 50 % Prosessen er god. 28 % Jeg har ingen formening om prosessen. 7 % Søkere/prosjektledere som jobber på høyskole skiller seg noe ut med en større andel som mener prosessen er frustrerende (21 %) sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Også i denne gruppen mener imidlertid et stort flertall at prosessen enten er helt grei eller god (66 %). De fleste undergruppene følger en fordeling som er relativt lik totaltallene, men søkere/prosjektledere under 35 år, de som ikke har deltatt i prosjekter med støtte fra Forskningsrådet tidligere, og søkere/prosjektledere fra private bedrifter opplever noe oftere søknadsprosessen som god sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. 9

10 3.3 Søknadsarbeid Utlysninger Over 7 av 10 søkere/prosjektledere gir positive vurderinger av påstander om utlysninger. 79 % av respondentene er helt eller delvis enige i at de finner den informasjonen de trenger i utlysningsteksten. 74 % synes tittel og ingress er informativ, og gir et godt bilde av hva utlysningen omhandler. 72 % finner lett interessante utlysninger. 71 % synes utlysningsteksten er klart og tydelig formulert. Andelen som er helt eller delvis uenig i disse forholdene varierer mellom 10 og 14 %. Figur 4: Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om utlysninger? Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved siste søknad til NFR. (n= 2865) Jeg finner den informasjonen jeg trenger i utlysningsteksten. 25 % 54 % 10 % 9 % Jeg synes tittel og ingress er informativ og gir et godt bilde av hva utlysningen omhandler. 24 % 50 % 17 % 7 % 2 % Jeg finner lett frem til utlysninger som er av interesse for meg. 25 % 47 % 13 % 11 % 3 % Jeg synes utlysningsteksten er klart og tydelig formulert. 22 % 49 % 16 % 10 % 2 % Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke Det er ingen store variasjoner mellom undersøkte undergrupper for disse påstandene. Respondenter som er 65 år eller eldre har en noe høyere andel som svarer helt enig i disse påstandene. Søkere/prosjektledere som mer enn én gang tidligere har deltatt i prosjekter med støtte fra Forskningsrådet synes det er litt lettere å finne frem til utlysninger som er av interesse for dem sammenlignet med de med mindre erfaring. 10

11 Nær 8 av 10 respondenter finner relevante utlysninger på Forskningsrådets sentrale nettside. Andre kilder som brukes av en god del er informasjon fra egen institusjon/bedrift eller andre (47 %), og nettsidene til relevante programmer (35 %). Nyhetsbrev fra Forskningsrådet (24 %) og nettsidene til Regionale Forskningsfond (10 %) brukes i mindre grad. Figur 5: Hvor finner du relevante utlysninger? Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved forrige søknad til NFR. (n= 2865) Forskningsrådets sentrale nettside 79 % Gjennom informasjon fra egen institusjon/bedrift eller andre 47 % Nettsidene til relevante programmer 35 % I nyhetsbrevet fra Forskningsrådet 24 % Nettsidene til Regionale Forskningsfond 10 % De som sist søkte om midler til et forprosjekt og RFF skiller seg ut med større andel som finner relevante utlysninger på nettsidene til Regionale Forskningsfond (henholdsvis 39 og 72 %) sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. De som sist søkte om midler til et kompetanseprosjekt for næringslivet skiller seg ut med høyere andel som finner relevante utlysninger på nettsidene til relevante programmer (48 %), og i nyhetsbrevet fra Forskningsrådet (31 %). Eldre søkere/prosjektledere, og de med mest erfaring fra tidligere prosjekter, svarer noe oftere at de finner informasjon på de ulike nettsidene sammenlignet med de som er yngre og mindre erfarne. 11

12 Det nettbaserte søknadsskjemaet Store flertall av søkerne/prosjektlederne er helt eller delvis enig i at det er lett å logge seg på for å arbeide med søknaden sin (91 %), og at det er lett å opprette en søknad (86 %). Det er også klare flertall som er helt eller delvis enig i at søknadsskjemaet er stabilt i drift (80 %), og at veiledningstekstene i søknadsskjemaet er til god hjelp (77 %). Et knapt flertall (54 %) er også helt eller delvis enig i at søknadsskjemaet har gode løsninger som tilrettelegger for samarbeid mellom flere forskere om én søknad. Figur 6: Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om det nettbaserte søknadsskjemaet? (n= 2971) Jeg synes det er lett å logge seg på for å arbeide med søknaden min. 65 % 26 % 5 % 3 % Jeg synes det er lett å opprette en søknad. 55 % 31 % 6 % 6 % Søknadsskjemaet er stabilt i drift. 42 % 38 % 11 % 5 % 3 % Veiledningstekstene i søknadsskjemaet er til god hjelp. 30 % 47 % 13 % 7 % 2 % Jeg synes søknadsskjemaet har gode løsninger som tilrettelegger for samarbeid mellom flere forskere om én søknad 22 % 32 % 20 % 7 % 2 % 16 % Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke De som har søkt om midler til personlig stipend, SkatteFUNN, og annen støtte svarer oftere vet ikke til påstanden om at søknadsskjemaet har gode løsninger som tilrettelegger for samarbeid mellom flere forskere om én søknad, sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Ellers er søkere/prosjektledere tilknyttet sykehus oftere enige i alle disse påstandene om det nettbaserte søknadsskjemaet sammenlignet med de som er tilknyttet andre typer arbeidssteder. Det er også tendenser til at søkere/prosjektledere med høyere alder og mer erfaring er mer enige i påstandene enn de som er yngre og har mindre erfaring. 12

13 Omtrent halvparten (53 %) av respondentene benyttet seg av muligheten til å åpne en søknad de allerede hadde sendt inn, for å arbeide videre med den og sende den inn på nytt forrige gang de søkte Forskningsrådet om midler. Nær 1 av 3 gjorde dette flere ganger ved siste søknad. Figur 7: Sist gang du søkte Forskningsrådet om midler, benyttet du muligheten til å åpne en søknad du allerede hadde sendt inn, arbeide videre med den og sende den inn på nytt? Dette spørsmålet gjelder også dersom du søkte om støtte fra RFF. Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved forrige søknad til NFR. (n= 2865) Ja, flere ganger 32 % Ja, én gang 21 % Nei 47 % De som søkte om midler til personlig stipend skiller seg ut med en noe større andel som benyttet denne muligheten én gang eller flere (60 %), sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Blant søkere/prosjektledere som er 65 år eller eldre finner vi den høyeste andelen som svarer at de ikke har benyttet seg av muligheten til å åpne en søknad etter at den var sendt inn (60 %). 13

14 Nær 6 av 10 søkere/prosjektledere sendte den endelige søknaden inn samme dag eller mindre enn 1 time før fristen sist de søkte om midler. Figur 8: Hvor lenge før fristen sendte du inn den endelige søknaden? Dette spørsmålet gjelder også dersom du søkte om støtte fra RFF. Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved siste søknad til NFR. (n= 2865) Mindre enn 1 time før fristen 15 % Samme dag 44 % Dagen før eller tidligere 41 % De som søkte om personlig stipend eller prosjektetablering sist de søkte om støtte svarer noe oftere at de leverte søknaden dagen før fristen eller tidligere sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Dette gjelder også søkere og prosjektledere med liten erfaring fra tidligere prosjekter. Respondenter som sendte inn søknaden samme dag som eller mindre enn 1 time før fristen ble bedt om å begrunne dette. Mange svarte at det skyldtes knapphet på tid, et ønske om å finpusse søknaden eller kompliserte samarbeidsrelasjoner. Det er også flere som gir uttrykk for at de er glade for muligheten til å kunne åpne en søknad de allerede har sendt inn, arbeide videre med den og sende den inn på nytt. Nedenfor er noen illustrerende kommentarer gjengitt. En søknad er et viktig dokument, og det er fristende å bruke tid til å optimalisere dette til det siste. Det er fint med flere innsendinger slik at bare den siste teller. Dette gir trygghet i siste fase og legger til rette for gradvis forbedring uten at man risikerer å komme for sent med hele søknaden. Det er mange miljøer involvert i søknadsprosessen, og det er viktig å få kommentarer, innspill og bekreftelser fra alle parter. 14

15 Informasjon om søknadsprosessen 83 % av respondentene er helt eller delvis enig i at de forstår søknadsprosessen godt. Et flertall er også helt eller delvis i at de lett får tak i personen som står oppført i utlysningen (67 %), og at de får den hjelpen de trenger fra Forskningsrådet fra de leser utlysningen til de har levert søknaden inn (61 %). Gjennomgående er andelen som er helt eller delvis uenig i disse påstandene lav (6-8 prosent). Det er mer delte oppfatninger om hvor lett det er å finne informasjon om status og fremdrift i søknadsbehandlingen. 46 % er helt eller delvis enig i at det er lett, mens 22 % er helt eller delvis uenig i dette. Resultatene tyder på at et flertall ikke har benyttet seg av Forskningsrådets spesielle vakttelefon i tiden før søknadsfristen, siden 62 % svarer vet ikke og 19 % verken enig eller uenig på hvor godt denne tjenesten fungerer. 17 % er helt eller delvis enige i at vakttelefonen fungerer godt, mens 3 % er helt eller delvis uenig i dette. Figur 9: Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om informasjon? Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved siste søknad til NFR. (n= 2865) Jeg forstår søknadsprosessen godt. 39 % 44 % 10 % 5 % Jeg får lett tak i personen som står oppført som kontaktperson i utlysningen. 32 % 35 % 14 % 6 % 2 % 11 % Jeg opplever at jeg får den hjelpen jeg trenger fra Forskningsrådet fra jeg leser utlysningen til jeg har levert søknaden min. 25 % 36 % 21 % 5 % 12 % Det er lett å finne informasjon om status og fremdrift i søknadsbehandlingen. 16 % 30 % 20 % 15 % 7 % 11 % Forskningsrådets spesielle vakttelefon i tiden før søknadsfristen fungerer godt. 8 % 9 % 19 % 2 % 62 % Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke Igjen finner vi et tydelig mønster der søkere/prosjektledere med høyere alder og større erfaring fra tidligere prosjekter som har fått støtte fra Forskningsrådet er noe mer enige i påstandene om informasjon enn gjennomsnittet av de spurte. 15

16 3.4 Rapportering Nær 7 av 10 spurte har tidligere rapportert til Forskningsrådet gjennom det nettbaserte rapporteringsskjemaet. Figur 10: Har du tidligere rapportert til Forskningsrådet gjennom det nettbaserte rapporteringsskjemaet? Filter: Kun stilt til de som tidligere har deltatt i prosjekter som har mottatt forskningsmidler fra NFR, eller de som ved forrige søknad til NFR søkte SkatteFUNN. Ikke stilt til de som kun søkte RFF ved forrige søknad til NFR. (n=2303) Ja 69 % Nei 31 % En høyere andel av de som sist søkte om midler til innovasjonsprosjekt, kompetanseprosjekt for næringslivet og prosjektetableringsstøtte har brukt rapporteringsskjemaet (henholdsvis 76, 80 og 83 %) sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. Blant de som har søkt om personlig stipend er det derimot en lavere andel enn gjennomsnittet som har brukt rapporteringsskjemaet (54 %). Eldre søkere/prosjektledere svarer oftere enn de yngre at de tidligere har rapportert til Forskningsrådet gjennom det nettbaserte rapporteringsskjemaet. 16

17 Store flertall av de som har benyttet Forskningsrådets nettbaserte rapporteringsskjema er helt eller delvis enige i at det er enkelt å finne rapporteringsskjemaet (87 %), at de får nødvendig informasjon fra Forskningsrådet om når og hvordan de skal rapportere (85 %), at det er enkelt å bruke det nettbaserte rapporteringsskjemaet (82 %), og at det nettbaserte rapporteringsskjemaet er stabilt i drift (82 %). Mange er også helt eller delvis enige i at veiledningstekstene for rapporteringen er gode (74 %), og at de vet hvor de skal henvende seg om de får problem med rapporteringen (71 %). Andelene som er helt eller delvis uenige er gjennomgående lave (under 10 %) for disse forholdene. Figur 11: Hvor enig eller uenig er du i følgende påstander om rapportering til Forskningsrådet? Filter: Kun stilt til de som har rapportert til NFR gjennom det nettbaserte rapporteringsskjemaet. (n=1607) Jeg synes det er enkelt å finne rapporteringsskjemaet. 55 % 32 % 8 % 3 % Jeg får nødvendig informasjon fra Forskningsrådet om når og hvordan jeg skal rapportere 48 % 37 % 8 % 4 % 2 % Jeg synes det er enkelt å bruke det nettbaserte rapporteringsskjemaet 39 % 43 % 8 % 7 % Det nettbaserte rapporteringsskjemaet er stabilt i drift. 49 % 33 % 10 % 3 % 5 % Jeg synes veiledningstekstene for rapportering er gode. 28 % 46 % 17 % 8 % Jeg vet hvor jeg skal henvende meg dersom jeg får problemer med rapporteringen 39 % 32 % 13 % 6 % 8 % Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig Delvis uenig Helt uenig Vet ikke Vi finner igjen et visst aldersmønster, der eldre søkere/prosjektledere oftere er enige i påstandene om rapportering til Forskningsrådet enn de yngre. Mønsteret for erfaring er derimot ikke like tydelig her som det har vært for andre typer påstander. 17

18 4. Faktorer som påvirker søkeres/prosjektlederes inntrykk av Forskningsrådet Som det fremgår av denne rapporten har en høy andel av søkerne/prosjektlederne som inngår i undersøkelsen et godt totalinntrykk av Forskningsrådet. Den samme tendensen gjør seg gjeldende også når søkerne/prosjektlederne vurderer enkeltforhold ved søknad og rapportering til Forskningsrådet. Det fremgår derfor ikke spesielt tydelig av de tallene som foreløpig er presentert hva som påvirker søkernes/prosjektledernes totalinntrykk av Forskningsrådet. For å få større innsikt i hva som påvirker totalinntrykket har vi først gjennomført en faktoranalyse. Denne analysen kan avdekke hvorvidt ulike spørsmål som søkerne/prosjektlederne har tatt stilling til korrelerer med hverandre, og eventuelt representerer en underliggende faktor som kan samvariere med totalinntrykk av Forskningsrådet. Denne analysen ga fire ulike signifikante faktorer. Den første faktoren er i stor grad sammensatt av spørsmålene som omhandler relasjonen søkerne/prosjektlederne har til Forskningsrådet, som hvor rettferdig de synes Forskningsrådet behandler søknader, hvor stor tillit de har til Forskningsrådet, hvor effektivt de synes Forskningsrådet behandler søknader, og hvor kompetente de synes medarbeiderne til Forskningsrådet er. Denne faktoren kaller vi Relasjon til Forskningsrådet. Den andre faktoren er sammensatt av spørsmålene som omhandler informasjon om utlysning. Vi kaller denne faktoren Søknadsinformasjon. Den tredje faktoren inkluderer påstander om hvor lett det er å få tak i kontaktpersoner, hvor godt Forskningsrådets spesielle vakttelefon fungerer, og om søkere/prosjektledere opplever at de får god hjelp fra Forskningsrådet. Denne faktoren har vi kalt Service og kommunikasjon. Den siste faktoren omhandler påstander om rapportering, og er kalt Rapportering. Deretter har vi kjørt en regresjonsanalyse med disse faktorene som uavhengige variabler og totalinntrykk av Forskningsrådet som avhengig variabel. Regresjonsanalysen kan ikke avdekke alle forhold som bidrar til å skape søkernes/prosjektledernes totalinntrykk av Forskningsrådet, men den kan si noe om den relative betydningen av de forholdene vi har spurt om i denne undersøkelsen. Tabell 1 viser de ulike faktorenes relative påvirkningskraft på totalinntrykk av Forskningsrådet. Faktorene er rangert etter den standardiserte regresjonskoeffisienten (beta), og jo høyere koeffisienten er, desto høyere er altså faktorens påvirkningskraft. Tabell 1: Regresjonsanalyse av ulike faktorers påvirkningskraft på totalinntrykk av Forskningsrådet Faktor Std. regresjonskoeffisient (beta) Relasjon til Forskningsrådet 0,588 Søknadsinformasjon 0,264 Service/kommunikasjon 0,198 Rapportering 0,170 Analysen viser at det er relasjonen til Forskningsrådet som i største grad fører til et godt totalinntrykk av Forskningsrådet. Alle koeffisientene som vises i tabellen er signifikante, hvilket vil si at de andre faktorene også har en viss påvirkningskraft på søkeres/prosjektlederes totalinntrykk av Forskningsrådet. 18

19 5. Bakgrunnsdata I det følgende presenteres bakgrunnsdata for søkere/prosjektledere som inngår i undersøkelsen. 64 % av de som har besvart undersøkelsen er menn, mens 36 % er kvinner. Aldersfordelingen blant respondentene er som følger: Tabell 2: Aldersfordeling Alder Antall intervju Andel intervju Under 25 år 28 1 % år % år % år % år % 65 år eller eldre % Totalt: % Den største gruppen av de som har besvart undersøkelsen er ansatt ved et universitet. Ellers er det en forholdsvis stor andel som er ansatt ved et forskningsinstitutt eller i en privat bedrift. Det er viktig å påpeke at dette er et spørsmål hvor respondentene kunne svare flere alternativ, slik at fordelingen summerer seg til mer enn 100 %. Tabell 3: Arbeidssted Arbeidssted Antall intervju Andel intervju Universitet % Forskningsinstitutt % Privat bedrift % Høyskole % Sykehus % Annen offentlig virksomhet 95 3 % Annet 59 2 % Totalt: % 19

20 Litt over halvparten av respondentene søkte sist om midler til forskningsprosjekt (52 %). Andre typer søknader som nevnes av en del er innovasjonsprosjekt i næringslivet (16 %) og personlig stipend (15 %). Vi gjør oppmerksom på at respondentene kunne svare flere alternativer på dette spørsmålet, slik av summen av prosentene er over 100. Figur 12: Hva søkte du Forskningsrådet om sist? (n= 2971) Forskerprosjekt Innovasjonsprosjekt i næringslivet Personlig stipend SkatteFUNN Annen støtte Regionale Forskningsfond (RFF) Kompetanseprosjekt for næringslivet Institusjonsforankret strategisk prosjekt Forprosjekt Prosjektetableringsstøtte Forskningsinfrastruktur Innovasjonsprosjekt i offentlig sektor 16 % 15 % 8 % 7 % 6 % 5 % 4 % 4 % 3 % 3 % 2 % 52 % Respondenter som er ansatt enten på et universitet, forskningsinstitutt eller sykehus skiller seg ut med en høyere andel som sist søkte på et forskerprosjekt sammenlignet med gjennomsnittet av de spurte. 78 % av respondentene har tidligere deltatt i prosjekter som har mottatt forskningsmidler fra Forskningsrådet. Figur 13: Hvor mange ganger har du tidligere deltatt i prosjekter som har mottatt forskningsmidler fra Forskningsrådet? Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN eller RFF ved siste søknad til NFR. (n= 2797) Ingen Én gang 16 % 21 % Mer enn én gang 62 % Vet ikke 1 % De som mottar personlig stipend skiller seg ut med en høyere andel som ikke har deltatt i prosjekter som har mottatt forskningsmidler fra Forskingsrådet tidligere (49 %). 20

21 Et knapt flertall (56 %) oppgir at det tok mellom 2 og 4 uker å utarbeide hele søknaden forrige gang de søkte om støtte fra Forskningsrådet. Figur 14: Hvor mange ukesverk antar du gikk med til å utarbeide hele søknaden forrige gang du søkte om støtte fra Forskningsrådet? Dette spørsmålet gjelder også dersom du søkte om støtte fra RFF. Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved siste søknad til NFR. (n= 2865) Mindre enn 1 uke 1 uke 2 uker 3 uker 4 uker 5 uker 6 uker 7 uker 8 uker 9 uker 10 uker 11 uker 12 uker 13 uker 14 uker 15 uker eller mer 7 % 10 % 5 % 6 % 2 % 6 % 0 % 2 % 0 % 2 % 0 % 0 % 2 % 19 % 19 % 18 % De som søkte om personlig stipend, prosjektetableringsstøtte og forprosjekt skiller seg ut fra gjennomsnittet med en større andel som brukte mindre enn én uke på å utarbeide søknaden. Figur 15: Hvilken rolle hadde du forrige gang du søkte om midler? Dette spørsmålet gjelder også dersom du søkte om støtte fra RFF. Filter: Ikke stilt til de som kun søkte SkatteFUNN ved siste søknad til NFR. (n= 2865) Prosjektleder 71 % Annen 20 % Administrativt ansvarlig 9 % Over 7 av 10 respondenter var prosjektleder forrige gang de søkte om midler. De som søkte om midler til forskerprosjekt skiller seg ut fra gjennomsnittet med en større andel som var prosjektleder sist de søkte om støtte (77 %). 21