STYREDOKUMENT. Styremøte 18. juni 2013

Transkript

1 STYREDOKUMENT Til Kopi Kopi Kopi Kopi Kopi Kopi Fra Styremedlemmene i Helgelandssykehuset HF Varastyremedlemmene i Helgelandssykehuset HF Ledergruppen i Helgelandssykehuset HF Brukerutvalget Helgelandssykehuset HF Revisoren i Helgelandssykehuset HF Adm.direktør og styresekretæren i Helse Nord RHF Helgelandsaviser, TV Nordland og NRK Nordland Administrerende direktør i Helgelandssykehuset HF Styremøte 18. juni 2013 Det innkalles med dette i tråd med avtalt møteplan og etter samråd med styreleder til styremøte tirsdag 18. juni Møtet holdes på Helgelandssykehuset Mo i Rana møterom 2. etg. administrasjonsbygg. Program: 10:00 - Styremøte 12:00 - Lunsj Pressekonferanse Styresakene følger vedlagt i dette dokument. Eventuelle forfall bes meldt til undertegnede på telefon eller e-post. Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Martin Knutsen Administrerende direktør Telefon E-post: per.martin.knutsen@helgelandssykehuset.no STYREDOKUMENT Side 1 av 63

2 Styresak 44/2013: Godkjenning av saksliste Møtedato: Møtested: Helgelandssykehuset Mo i Rana Saksliste 44/2013: Godkjenning av saksliste side 2 45/2013: Styreprotokoll side 3 46/2013: Resultat- og tiltaksrapport per 05/2013 Økonomi side 6 47/2013: Resultat- og tiltaksrapport per 05/2013 Kvalitet side 22 48/2013: Budsjettprosess plan side 42 49/2013: Eksterne tilsyn og revisjoner 2013 side 46 50/2013: Prosjekt organisasjon og ledelse i Helgelandssykehuset HF side 53 51/2013: Organisering av HMS-arbeidet i Helgelandssykehuset side 55 52/2013: Utredning av framtidig somatisk sykehusstruktur på Helgeland Oppfølgingssak side 57 53/2013: Møteplan 2013 side 62 54/2013: Eventuelt side 63 VEDTAKSFORSLAG: Godkjent. Per Martin Knutsen Adm.direktør STYREDOKUMENT Side 2 av 63

3 Styresak 45/2013: Styreprotokoll 28. mai 2013 Møtedato: Møtested: Helgelandssykehuset Mo i Rana Styreprotokoll Møtedato: Møtested: Sandnessjøen, Rica hotell Syv Søstre Tilstede: Styreleder: Nestleder: Styrerepresentanter: Brukerutvalget: Meldt forfall: Administrasjonen: Frode Mellemvik Karen Hagland Amundsen Turid H. Næss, Jann-Georg Falch, Halvor Hilmersen, Marit Kappfjell, Jørgen Pedersen, Ivar Hanssen, Elsa Enge, Per Arne Reinertsen (vara), Ole Richard Kjønnås (vara) Sissel Brufors Jensen Eirik S. Holand, brukerrepresentant Ernly Eriksen Per Martin Knutsen, Fred A. Mürer, Randi Erlandsen 34/2013: Godkjenning av saksliste Vedtak: Godkjent. 35/2013: Styreprotokoll Vedtak: Protokoll fra styremøte 22. april 2013 godkjennes. 36/2013: Resultat- og tiltaksrapport per 04/2013 Økonomi Vedtak: Styret i Helgelandssykehuset HF tar resultat og tiltaksrapport april 2013 til orientering. Styret presiserer viktigheten av at tiltaksarbeidet intensiveres, slik at de forventede effekter oppnås og økonomien bringes i balanse. Styret ber om en orientering i neste møte om hvordan økonomisk balanse for året kan sikres. 37/2013: Resultat- og tiltaksrapport per 04/2013 Kvalitet Vedtak: Styret tar saken til orientering. 38/2013: Tertialrapport 1. tertial 2013 Vedtak: Styret tar tertialrapporten pr 1. tertial 2013 til orientering STYREDOKUMENT Side 3 av 63

4 39/2013: Innspill til plan og budsjettarbeid Vedtak: Styret i Helgelandssykehuset HF vedtar denne saken som styrets innspill til plan- og budsjettarbeid Styret i Helgelandssykehuset vil særlig påpeke viktigheten av at det avsettes midler fra Helse Nord til utredning av: Strukturendring og eventuelle nye investeringen i helseforetaket At det avsettes midler til rekruttering. At kravet til Helgelandssykehuset skjerpes i tråd med den planlagte utviklingen 40/2013: Utredning av framtidig somatisk sykehusstruktur for Helgelandssykehuset HF Vedtak: Styret i Helgelandssykehuset HF slutter seg til administrerende direktør sitt fremlegg til organisering av konsekvensutredningen. Administrerende direktør får fullmakt til å gjøre mindre endringer i organiseringen ved behov, men at endringer drøftes med tillitsvalgte og vernetjenesten. Styret ber om at det til neste styremøte legges frem et styringsdokument for utviklingsplanen, med sammensetning av de ulike arbeidsgruppene, og en milepælsplan for arbeidet. Styret ber om at det legges fram et detaljert kostnadsoverslag for utredningsprosessen i neste styremøte. Styret ber om at prosjektet ferdigstilles innen 1. mai /2013: Møteplan 2013 Vedtak: Møteplan 2013 godkjennes slik: Møteplan for styret i Helgelandssykehuset HF 2013: Møteplan 2013 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Styremøter Tirs 22. Tlf 10:00 Tirs 26. Msj Ons 20. Bodø Man 22. Ssj Ma-Tirs Dønna Tirs 18. MiR Tirs 27. Ssj Ons 18. Msj Tors 3. Tlf Ons 30. Tirs 26. Tlf MiR Tromsø 42/2013: Eventuelt Administrerende direktør orienterte fra HF' enes fellesmøte med Helseministeren, Styreleder orienterte fra styreledermøte i Helse Nord. STYREDOKUMENT Side 4 av 63

5 Informasjon og presentasjon av tilbud som blir berørt av stenging eller omlegging i forbindelse med ferieavviklingen i Helgelandssykehuset HF Spørsmål om plan for nyansettelser kontra plan for reduksjon av årsverk som en del av vedtatt plan i tiltaksarbeidet. 43/2013: Styrets egenevaluering - møtet lukkes på sak, etter Lov om Helseforetak 26a pkt 2 Vedtak: Styret for Helgelandssykehuset HF har gjennomført egenevaluering av styrets arbeid. jfr Styreinstruks pkt Styrets oppgaver, VEDTAKSFORSLAG: Protokoll fra styremøte 28. mai 2013 godkjennes. Per Martin Knutsen Adm. direktør Saksbehandler: Kommunikasjonssjef Randi Erlandsen STYREDOKUMENT Side 5 av 63

6 Styresak 46/2013: Resultat og tiltaksrapport per 05/ Økonomi Møtedato: Møtested: Helgelandssykehuset Mo i Rana Innledning Det vises til vedlagte resultat og tiltaksrapport for mai 2013 som oppsummerer resultatene fra virksomhetsområdene i helseforetaket. VEDTAKSFORSLAG: Styret i Helgelandssykehuset HF tar resultat- og tiltaksrapport per mai 2013 til orientering. Per Martin Knutsen administrerende direktør Saksbehandlere: Foretaksledelsen og stabspersonell Vedlegg: Resultat og tiltaksrapport mai 2013 STYREDOKUMENT Side 6 av 63

7 Oppsummering av resultatutvikling Resultatrapport mai 2013 Helgelandssykehuset HF Resultatkravet i 2013 for Helgelandssykehuset HF er et overskudd på 5 mill. kr. Driftsresultatet per 05/2013 viser et underskudd på 4,7 mill.kr. som er en forverring fra forrige måned med 0,7 mil.kr. Sammenlignet med samme periode forrige år er det en forbedring på 12,7 mill. kr. Budsjettavviket per 05/2013 viser et korrigert negativt avvik med 6,8 mill. kr Helgelandssykehuset HF Økonomistyring: Resultat akkumulert (hele 1.000) Per 01 Per 02 Per 03 Per 04 Per 05 Per 06 Per 07 Per 08 Per 09 Per 10 Per 11 Per Helgelandssykehuset HF Aktivitetsstyring: Sykehusforbruk - DRG-poeng Helgelandssykehuset HF Personellstyring: Årsverksforbruk - faste/variable Per 01 Per 02 Per 03 Per 04 Per 05 Per 06 Per 07 Per 08 Per 09 Per 10 Per 11 Per Per 01 Per 02 Per 03 Per 04 Per 05 Per 06 Per 07 Per 08 Per 09 Per 10 Per 11 Per STYREDOKUMENT Side 7 av 63

8 Økonomi. Resultatet for mai er negativt med 0,7 mill.kr og gir et negativt resultat hittil i år på 4,7 mill.kr. For lav ISF-inntekt på 1,0 mill.kr. for april måned er ikke korrigert i tabellene. Dette gir et tilsvarende dårligere resultat for mai måned, mens akkumulert hittil i år gir dette ingen endring. Hovedområdene som har negative resultater i mai er ambulanseområdet, kostbare legemidler og somatikken i Mosjøen. De områdene med størst positive avvik i mai er Mo i Rana og Pasienttransport. For mai måned er de totale inntektene over budsjett, men litt under budsjett hittil i år. Kostnadene er også noe over budsjett for mai måned og hittil i år. Det er overforbruk på varekostnader og dette gjelder spesielt på medikamenter og kostbare legemidler. I tillegg er det et overforbruk på lønnsområdet innenfor somatikken og på ambulanseområdet. Overforbruket er i hovedsak på innleie, vikarer, overtid og tillegg. Personell. For mai hadde Helgelandssykehuset et forbruk på 1371 månedsverk. Sammenlignet med hittil i fjor er forbruket redusert med 10,1 månedsverk. Mo i Rana og Mosjøen har hatt en nedgang i månedsverk fra i fjor, mens ambulanse området og Sandnessjøen har hatt en økning. Sykefraværet per mars er på 7,0 %, noe som er en reduksjon på 0,6 prosentpoeng fra samme periode i fjor Aktiviteten innen somatikken er lavere enn i tilsvarende periode i fjor og ift. plantall for heldøgnsinnleggelser, daginnleggelser, dagkirurgi og poliklinikk. Aktivitetsavviket er sammensatt og er nærmere analysert under aktivitetsdelen. Innen psykisk helsevern er aktiviteten innen VOP noe høyere enn i fjor mens aktiviteten innen BUP er noe lavere enn i fjor og plantall. Økonomi Resultat Resultat for mai måned er negativt og viser et underskudd på 0,7 mill.kr. Dette gir et akkumulert resultat hittil i år på -4,7 mill.kr. Feil ISF-inntekt på 1,0 mill.kr. i april er ikke korrigert i tabellen under. På akkumulerte tall vil feilen ikke gi noen endring. April Mai Akkumulert per Mai Akkumulert per Mai Resultatrapportering Resultat Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2012 Endring i % Basisramme 98,9 99,1 99,1 0,0 0 % 483,7 483,7 0,0 0 % 26,1 6 % ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 18,9 17,7 17,6 0,1 0 % 85,5 87,1-1,6-2 % 0,0 0 % ISF kommunal medfinansiering 5,5 8,0 7,1 0,9 12 % 34,2 34,7-0,5-1 % -0,3 Samlet ordinær ISF-inntekt 24,3 25,6 24,7 1,0 4 % 119,7 121,7-2,1-2 % -0,3 0 % ISF av legemidler utenfor sykehus 1,0 1,7 1,5 0,3 19 % 6,9 7,3-0,4-5 % -0,7-9 % Gjestepasientinntekter 0,2 0,4 0,3 0,1 30 % 1,3 1,3-0,1-6 % 0,1 7 % Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 3,0 2,8 2,8-0,1-2 % 14,2 14,4-0,2-1 % 0,1 0 % Utskrivningsklare pasienter 0,3 0,2 0,2-0,1-30 % 0,6 1,2-0,6-51 % -1,8-75 % Inntekter "raskere tilbake" 0,9 0,3 0,7-0,3-51 % 3,5 3,3 0,1 4 % -0,3-9 % Andre øremerkede tilskudd 0,1 0,1 0,1 0,0 0 % 0,4 0,4 0,0 0 % -0,1-19 % Andre driftsinntekter 4,8 7,6 7,8-0,1-2 % 35,4 34,3 1,1 3 % 5,2 17 % Sum driftsinntekter 133,4 137,9 137,1 0,7 1 % 665,6 667,7-2,2 0 % 28,3 4 % Kjøp av offentlige helsetjenester 9,3 9,1 8,8 0,3 3 % 45,2 44,3 0,8 2 % 1,9 4 % Kjøp av private helsetjenester 4,9 4,7 5,1-0,4-8 % 25,8 26,7-0,9-3 % 0,3 1 % Varekostnader knyttet til aktivitet 7,8 13,5 10,1 3,4 34 % 55,9 50,6 5,3 11 % -3,5-6 % Innleid arbeidskraft 1,1 0,8 0,5 0,4 79 % 2,9 1,8 1,1 64 % -0,9-23 % Lønn til fast ansatte 62,9 63,2 61,9 1,3 2 % 302,6 301,3 1,3 0 % 13,8 5 % Vikarer 2,3 2,5 2,4 0,1 4 % 11,8 11,1 0,7 6 % -0,5-4 % Overtid og ekstrahjelp 2,4 2,5 2,1 0,5 22 % 13,1 9,2 3,8 42 % 0,5 4 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 12,3 12,3 12,3 0,0 0 % 61,4 64,9-3,5-5 % 0,3 0 % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -4,0-3,6-2,4-1,2 49 % -16,9-12,2-4,7 38 % -1,6 11 % Annen lønnskostnad 4,6 6,2 5,4 0,8 15 % 24,7 26,8-2,1-8 % -0,1 0 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 69,4 71,6 69,8 1,8 3 % 338,2 338,0 0,2 0 % 11,1 3 % Avskrivninger 6,0 5,7 6,1-0,4-7 % 29,4 30,4-1,0-3 % 1,1 4 % Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % Andre driftskostnader 28,2 21,7 24,2-2,6-11 % 114,1 109,4 4,7 4 % 4,6 4 % Sum driftskostnader 137,9 138,6 136,4 2,2 2 % 669,9 664,2 5,7 1 % 15,7 2,4 % Driftsresultat -4,5-0,8 0,7-1,5-211 % -4,3 3,5-7,8-224 % 12,6 74 % Finansinntekter 0,1 0,1 0,1 0,0 57 % 0,4 0,3 0,2 70 % 0,1-50 % Finanskostnader 0,1 0,0 0,3-0,3-88 % 0,8 1,7-0,9-54 % 0,0 2 % Finansresultat 0,0 0,0-0,3 0,3-114 % -0,3-1,4 1,1-76 % 0,1 27 % Ordinært resultat -4,5-0,7 0,4-1,2-277 % -4,7 2,1-6,8-324 % 12,7 73 % Inntektsavviket for foretaket er positivt i mai men negativt hittil i år. ISF-inntekter på dag/døgn aktivitet og poliklinikk er lavere enn i fjor og lavere enn budsjett. Selv om det har vært en noe positiv trend i april/mai er inntektsavviket stort hittil i år. Lavere ISF inntektene skyldes delvis lavere aktivitet ved kirurgisk avdeling i Sandnessjøen og medisinsk avdeling Mo i Rana. Nedgang i aktiviteten fra i fjor kan delvis forklares med endring knyttet til utskrivningsklare pasienter. STYREDOKUMENT Side 8 av 63

9 ISF inntektene på kostbare legemidler har tidligere i år vært kraftig redusert fra i fjor, men for mai måned over plan. Inntektene er nå redusert fra i fjor med 10 %. Dette forklares med redusert DRG-vekting av kostbare legemidler på 10%. Inntektene vi hadde i fjor på utskrivningsklare pasienter er ikke sammenlignbare med i år, da antall utskrivningsklare pasienter er sterkt redusert fra i fjor. Kostnadsavviket er negativt denne måneden og hittil i år. Overforbruker er på varekostnader og lønnsområdet. Varekostnader er over budsjett, men likevel lavere enn i fjor. Dette skyldes delvis lav aktivitet som genererer mindre kostnader. Mottatt kredittnota på medikamenter på 1,1 mill.kr. som gjelder 2012, bidrar positivt til totale varekostnader. Sum lønn er for mai over budsjett og likt med budsjett hittil i år. For mai måned er det høye kostnader på innleie av leger, da spesielt på røntgenleger ved Mo i Rana, der det nå må brukes innleie istedenfor faste røntgenleger. Fast lønn har også hatt en økning i mai. Det er et overforbruk i somatikken og på ambulanseområdet. Vikarer, overtid og ekstrahjelp er også over budsjett, samtidig som sykepengerefusjoner er høy. I forhold til i fjor er det mindre bruk av vikarer samtidig som det er økt bruk av overtid. Dette skyldes delvis at det har vært vanskelig å få tak i vikarer. Andre driftskostnader var for mai var under budsjett. Hittil i år er andre driftskostnader høyere enn i fjor og høyere enn budsjett. Reduksjon av reisekostnadene som det er et stort fokus per mai hatt en nedgang i forbruket sammenlignet med i fjor på 0,7 mill.kr. Reisekostnaden er likevel høyere enn budsjetterte kostnader med 0,7 mill.kr. Funksjons område analyse Helgelandssykehuset HF Driftsresultat Resultatkrav Driftsresultat Driftsresultat Resultatendring Stedsdimensjon (HVOR er avvikene) Per / Somatikk (funks enhetene 10,20,30) Psykiatri/rus (funks enhetene 11,21,31,) Fellesområde (inkl amb.) Ambulanse Resultat HF Budsjettavvik Tabell 1 (hele 1.000) Somatikken har forbedret resultatet fra forrige måned med 0,1 mill.kr. Samtidig har psykisk helse forbedret resultatet med 0,2 mill.kr. fra forrige måned. Fellesområdet har forverret resultatet med 1,0 mill.kr, der pasienttransport har forbedret resultatet med 1,4 og ambulanse forverret resultatet med 1,2 mill.kr. Helgelandssykehuset HF Driftsresultat Driftsresultat Resultatendring Stedsdimensjon (HVOR er avvikene) 2012 pr. Mai 2013 pr. Mai Pr / Somatikk (funks enhetene 10,20,30) Psykiatri/rus (funks enhetene 11,21,31,) Fellesområde (inkl amb.) Ambulanse Resultat HF Budsjettavvik Tabell 2 (hele 1.000) Mai 2013 sammenlignet med mai 2012 viser en forbedring i resultatet på alle områder. STYREDOKUMENT Side 9 av 63

10 Område analyse Helgelandssykehuset HF Mai Akkumulert i år Akk. I fjor Stedsdimensjon (HVOR er avvikene) Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Felleskostnader/adm Mo i Rana Intern service Mo i Rana Akutt/Kirurgi Mo i Rana Medisin Mo i Rana Lab/Røntgen Mo i Rana Psykiatri Mo i Rana Helgelandssykehuset Mo i Rana Felleskostnader/adm Mosjøen Intern service Mosjøen Kirurgi Mosjøen Medisin Mosjøen Psykiatri Mosjøen Helgelandssykehuset Mosjøen Felleskostnader/adm Sandnessjøen Akutt Sandnessjøen Intern service Sandnessjøen Kirurgi Sandnessjøen Medisin Sandnessjøen Røntgen Sandnessjøen Gyn/Føde Sandnessjøen Rehab Sandnessjøen Pediatri Sandnessjøen Psykiatri Sandnessjøen Helgelandssykehuset Sandnessjøen Felles Ambulanse Gjestepasient omr Pasientreiser omr Helgelandssykehuset Felles Resultat HF Tabell 3 (hele 1.000) Mo i Rana: Har et positivt resultat for mai med 0,9 mill.kr. Det positive resultatet kommer av at lønn og andre driftskostnader er under budsjett og litt under kostnadene for i fjor. Samtidig er inntekter hittil i år rundt budsjett. Redusert bemanning kommer i hovedsak av avvikling av vikarbanken. Mosjøen: Har et negativt resultat for mai. Hittil i år er resultatet negativt med 2,5 mill.kr. Inntektene er litt høyere enn budsjett og mai i fjor. Samtidig er kostnadene noe høyere enn budsjettert, men lavere enn i fjor. Budsjettavviket er i hovedsak på lønnsområdet. Mosjøen har med samme basisramme som for 2012 ikke økt kostnadene, men redusert kostnadene og forbedret resultatet sammenlignet med i fjor. Sandnessjøen: Har et resultat for mai i balanse og et resultat hittil i år på minus 3,4 mill.kr. Inntektene er under budsjett mens kostnadene er over budsjett. Negativt budsjettavvik er i hovedsak på lønnsområdet. Tiltakene legevakt formidling, kjøp av senger HRIS, tannbehandling i narkose og leieinntekter tannklinikk er ennå i startfasen og har ikke hatt effekt ennå. Ambulanse: Har et negativt budsjettavvik pr. mai med 3,0 mill.kr. Dette skyldes stor økning ved bilambulanser og psykiatri transport. Overforbruk av kostnadene er i hovedsak på lønnsområdet, men også noe på leie lokaler og drivstoff. Pasienttransport: Har et positivt resultat i mai men med et negativt budsjettavvik hittil i år på 1,5 mill.kr. Dette skyldes i hovedsak økte flykostnader og drosje kostnader. Gjestepasient omr: Ligger rundt budsjett. Det er ingen endring i prognosene som skulle tilsvare noen større endringer i forhold til budsjettet. Felles: Kostbare legemidler har et overforbruk i forhold til budsjett på 1,9 mill.kr. Det er periodisert kostnad lik fjorårets kostnad som er 2 mill.kr høyere enn årets budsjett. Mottatt kreditnota på 1,1 mill.kr. som gjelder kjøp av medikamenter fra i fjor, forbedret resultatet tilsvarende i april. STYREDOKUMENT Side 10 av 63

11 Funksjonsregnskap Brutto driftskostnader per funksjonsområde - akkumulert pr Funksjon R hittil i fjor R hittil i år JB hittil i år Avvik hittil i år Endring hittil i JB 2013 fjor - hittil i år Somatikk inkl lab/rtg 451,4 446,9 437,1 9,8-1,0 % Psykisk helse 78,5 86,3 95,3 (9,0) 9,9 % 223 Rusomsorg 10,9 12,6 11,5 1,1 15,1 % 27 Prehospitale tjenester 110,9 121,3 117,1 4,2 9,4 % 276 Personal 2,4 2,8 3,1 (0,3) 16,1 % 13 Sum driftskostnader 654,2 669,9 664,2 5,7 2,4 % Funksjon somatikk bruker noe mindre enn på samme tid i fjor. Men er noe over budsjett. Psykisk helsevern har en økning i forbruket, men likevel under budsjett. Dette gjelder både Bup og Vop. Det er en økning i kostnadene på rusomsorg i forhold til i fjor. Det er en liten økning både på rusavdelingen og gjestepasientkostnadene. I tillegg er funksjonskodene endret noe, slik at funksjon rus får en andel av felleskostnadene. Prehospitale tjenester har en økning i kostnadene fra i fjor og et forbruk over budsjett. Dette gjelder både ambulanse og pasienttransport. Dette er i samsvar med økte kostnader på spesielt på ambulansebåter og pasienttransport fly. Prognose Prognosen. Selv om regnskapet per mai viser et akkumulert underskudd på 4,7 mill.kr., opprettholdes prognose på resultatkrav på 5,0 mill.kr. i overskudd. Tiltaksgjennomføring har stort fokus selv om noen tiltak er forsinket i prosessen. Gjennomføring av tiltak Tiltaksplanen er justert foreløpig med omstillingsrisiko på en del tiltak. Tiltaksplanen var i utgangspunkt for 2013 beregnet til kr 39,1 mill.kr. og risikovektet til 34,1 mill.kr. Ny foreløpig risikovekting gir nå en planlagt effekt på tiltakene på kr 27,6 mill.kr. Av tiltaksplanen for 2013 er oppnådd effekt på 4,6 mill.kr. Tiltaket reduksjon av fristbrudd er det tiltaket som har gitt størst effekt med en effekt på 2,4 mill.kr. Overhengseffekt av tiltak fra i fjor er beregnet til 7,1 mill.kr. og risikovektet til en effekt på 6,1 mill.kr. Noe som gir en total risikovektet tiltakseffekt på 33,7 mill.kr. Beregnet effekt pr. mai på overhengseffekten på tiltakene fra 2012 er på 3,0 mill.kr. REALISERT OMSTILLING 2013 Jan Feb Mars April Mai Hittil 0 - Ingen risiko Usannsynlig at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Lav sannynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Middels sannynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Høy sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Tiltaket blir ikke gjennomført i Sum Helgelandssykehuset Realisert i % av budsjett 2 % 6 % 6 % 4 % 2 % 19 % ÅRSESTIMAT FOR REALISERT OMSTILLING 2013 Jan Feb Mars April Mai 0 - Ingen risiko Usannsynlig at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Lav sannynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Middels sannynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Høy sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Tiltaket blir ikke gjennomført i 2011 Sum Helgelandssykehuset i % av budsjettert omstilling 99 % 99 % 99 % 99 % 86 % STYREDOKUMENT Side 11 av 63

12 TILTAKSPLAN 2013 nr Tiltakets "navn" Funksjons område Gjennomf øringsrisiko Planlagt økonomisk effekt 2013 i 1000 kr Realisert økonomisk effekt hitil i år Redusere fristbrudd Sterke styring av reisevirksomet Årsplanlegging av aktivitet, fravær og bemanning for legegruppen Årsturnus og timebank til ferieavvikling Ferieavvikling fødestuer Brønnøysund Stening fødestua Mosjøen Stenging fødeavdeling Sandnessjøen Stenging fødeavdeling Mo i Rana Totalt Foretaket sum Ferieavvikling døgnavdeling psykiatri Stenging døgnavdeling psykiatri MIR Feriavvikling rusavdeling mir Totalt Psykiatri sum Ferieavvikling ortopedi MIR Ferieavvikling kirurgi MSJ Totalt Kirurgisk omr sum 0 0 Reduksjon medsinske senger MIR Reduksjon medsinske senger MSJ Reduksjon medsinske senger SSJ Totalt Medisinsk omr sum Justere poliklinsik aktivtiet Øke andel nødvendige kontroller fra eget nedslagsområde OSAS vurderes avviklet Totalt Poliklinsik akt sum Oppsigelse Helsepark avtale Gjennomgang av avtale med Helgeland rehab Diverse tiltak Høykostnadsmedisin Innføre bedre kontroll med avregning gjestepasienter psykiatri Totalt Diverse enkelttiltak sum Salg av boliger MSJ Leiekontrakt med Nordland Fylkeskommune Tannbehandling i narkose Energitiltak MSJ Energitiltak SSJ Effektivisering teknisk drift/renhold MIR Effektivisering teknisk drift/renhold MSJ Effektivisering teknisk drift/renhold SSJ Nytt distribusjonssystem behandlingshjelpemidler Gjennomgang system og rutiner behandlingshjelpemidler Utleie av lokaler i Mosjøen Totalt Bygg og tekniske fag sum Forbedring innkjøp Organisere stab og støttefunksjon Sikre korrekt kodepraksis Organisasjons og ledelseprosjekt Justere strktur ambulansebåter Justere ambulanse Vega System for transport akutt psykiatri Forbedret ressurskoordinering Utarbiedels av rutine for hjemtransport dagtid Flytting av ambulansestasjon MIR LV-tjenester til kommunene Totalt styring støtte, org. Og ledelse sum Reduksjon flykostnader Reduksjon taxikostnader Totalt Pasisentreiser sum SUM nye tiltak 2013 Totalt sum Tiltak med overhengseffetk fra Sum tiltak 2013 og overhengseffekt 7 570,0 STYREDOKUMENT Side 12 av 63

13 Likviditet og investeringer Likviditeten er god, og bedre enn budsjett og forrige år. Dette skyldes delvis lite investeringer hittil i år, men også et investeringsnivå som er lavere enn avskrivningene. Forbrukt trekkramme pr var 37 mill.kr. Trekkrammen er på 200 mill.kr. Likviditet 2013 Budsjett Regnskap Limit kassakreditt Regnskap Investeringsrammen for 2013 er i hovedsak disponert og vil bli forbrukt i løpet av Ramme overført 13 Ramme 13 jan feb mar apr mai Investert hittil 13 Ubrukt ramme Forbruk av ramme Investeringer Mo i Rana % Mosjøen % Sandnessjøen % Felles % EK KLP % SUM øvrig ramme % Prosjekter: 0 0 Rusenhet (28 mill) % MR 2011 MIR % MR 2011 SSJ % CT- MSJ % Ambulanser % Sammenslåing FAM/intensiv msj. (p ) % Ombygging msj , fase 2 (p ) % Brannsikring SSJ % Ombygging kjøkken MIR #DIV/0! Diagnostikk-pasienttransport-Ultralyd % Serverrom MIR % Pc'er Windows % SUM total % STYREDOKUMENT Side 13 av 63

14 Personell I mai hadde Helgelandssykehuset et forbruk på1371 månedsverk. Det gir et gjennomsnittlig forbruk hittil i 2013 på 1369 månedsverk. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2012 er det en reduksjon på 10,13 månedsverk. På Mo i Rana har foretaket hatt en nedgang i forbruk nesten 23 månedsverk. Nedleggelsen av Ressursbanken er den viktigste bidragsyteren med sine 15 månedsverk. I tillegg er det redusert med mellom 2 og 3 månedsverk både innenfor administrasjonen, på røntgenområdet og innenfor psykiatrisk område. På ambulanseområdet er det en økning på 8 månedsverk mot tilsvarende periode i Nye ambulansebåter på Rødøy og Vega i løpet av 2012 står for nesten alle de økte månedsverkene. I Mosjøen har det vært en samlet reduksjon på 11,3 månedsverk. Halvparten av disse er jevnt fordelt på alle områder innenfor somatisk virksomhet. Resten er innenfor psykiatrien. Sandnessjøen har hatt en samlet økning på litt over 13,5 månedsverk. Lavt forbruk ved inngangen av 2012, kombinert med økt sykefravær og noen besatte vakanser inngår i økningen. Det er imidlertid ingen store enkeltfaktorer som kan vises til. Foretaket har i tråd med målsettingen klart å redusere forbruket sammenlignet med Det er allikevel fortsatt behov for å jobbe med videre reduksjonstiltak Det er derfor fortsatt intensiv jobbing med prosjekt Årsverksreduksjon. Årsverksreduksjon Det ble høsten 2012 ferdigstilt et prosjekt med fokus på å redusere årsverksforbruket inn i Tiltakene fra dette prosjektet er behandlet og vedtatt i styret 18. desember Implementering av tiltakene er under utarbeidelse fra årsskiftet. Prosjektet har i tiltaksplanen følgende fokusområder Gjennomgang av total pasientaktivitet for å tilpasse aktivitet til rammene Ferieavvikling for 2013 Sterkere styring av reisevirksomhet Bygg og tekniske fag Effektivisering av stab- og støttefunksjoner Gjennomgang av ambulanseområdet og pasientreiser STYREDOKUMENT Side 14 av 63

15 Per utgangen av mai er følgende tiltak vedtatt og implementering iverksatt: Retningslinjer for sterkere styring av reisevirksomhet Reduksjon av fristbrudd Vekselvis feriestenging av fødeavdelingene i Helgelandssykehuset i tillegg til stenging av fødestuo i Mosjøen i 8 uker og fødestuen i Brønnøysund i 4 uker Alternerende stenging av døgnavdelinger psykisk helsevern Mo i Rana og Mosjøen Utarbeidelse av retningslinjer for årsplanlegging for legegruppen, samt tilhørende aktivitet Sykefravær Sykefraværet for mars 2013 var 7,0 %, og foretaket har et gjennomsnitt pr t.o.m. mars 2013 på 7,5 %. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2012 er det en nedgang på 0,6 prosentpoeng Kravet fra Helse Nord for 2013 er en nedgang fra gjennomsnittet av de første 10 månedene i 2011 tilsvarende 1 prosentpoeng for 2013 vil det si et gjennomsnitt på 6,5 %. Det jobbes kontinuerlig med sykefraværet for å nå kravet fra Helse Nord, blant annet gjennom følgende tiltak: Fokusert oppfølging av de avdelingene som har relativt høyt sykefravær Styrket oppfølging og samarbeid med NAV arbeidslivssenter, både på foretaksnivå og på sykehusenhetene Fokusert oppfølging fra BHT ved at de nå deltar i alle dialogmøter med sykemeldte arbeidstakere Styrke kompetansen hos ledere for å tilrettelegge for gravide arbeidstakere. Opplæring av avdelingsledere for å bedre forebygging av sykefravær i avdelingen, samt oppfølgingen av sykemeldte arbeidstakere. STYREDOKUMENT Side 15 av 63

16 Deltidsansatte Pr mars 2013 har Helgelandssykehuset følgende fordeling på personer i ulike stillingsstørrelser (intervall): Lister fra Helse Nord med oversikt over faste deltidsansatte fra undersøkelsen i mars 2012, som ønsker økt stillingsandel er distribuert i foretaket. Dette for å sikre større bevisstgjøring på bruk av allerede eksisterende helsepersonell som ønsker økt stillingsandel. Etter at et tilfeldig utvalg ledere er kontaktet, er tilbakemeldingen at de fleste ledere har denne oversikten ved de ulike avdelingene og at ledere tar oppgaven med å tilby flest mulig økt stillingsandel ved ledighet. STYREDOKUMENT Side 16 av 63

17 Aktivitet Somatikk: Antall heldøgnsopphold er redusert med 1,6%, tilsvarende 85 heldøgnsopphold sammenlignet med samme periode i Det er også 2350 døgn mindre pr mai i 2013 enn samme periode for Halve reduksjonen kan forklares med fravær av utskrivningsklare døgn, resterende er reduksjon av heldøgnsopphold samt at pasientgruppen innenfor medisin er lettere enn pasientgruppen for samme periode i De største endringene ved Helgelandssykehuset Mosjøen pr sortert på DRG innenfor heldøgn. SYKEHUS MND HDG DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall MSJ Obstruktivt søvnapnesyndrom (OSAS) MSJ Operasjoner på pasienter m/diagnose i HDG MSJ Angina pectoris MSJ Uspesifikke tilst & sympt fra muskel-skjelettsyst/bindevev ITAD MSJ Infeksjoner i nyrer & urinveier > 17 år m/bk De største endingene ved Helgelandssykehuset Mo i Rana pr sortert på DRG innenfor heldøgn. SYKEHUS DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall RAN 82 Svulster i åndedrettssystemet RAN 373 Vaginal fødsel u/bk RAN 143 Brystsmerter RAN 210 Op på bekken/hofte/femur ekskl proteseop > 30 17år m/bk 39-9 RAN 316 Nyresvikt De største endingene ved Helgelandssykehuset Sandnessjøen pr sortert på DRG innenfor heldøgn. INST_navn DRG DRG_navn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall SSJ 390 Nyfødt, fødselsvekt minst 2500 g, med annet signifikant problem SSJ 89 Lungebetennelse & pleuritt > 17 år m/bk SSJ 359 Op på uterus/adn ved godartede sykd u/bk SSJ 25 Kramper & hodepine > 17 år u/bk SSJ 183 Øsofagitt, gastroenteritt & diverse >17år u/bk STYREDOKUMENT Side 17 av 63

18 Endringer innenfor Dag innleggelser er størst ved Helgelandssykehuset Mo i Rana, samtlige av disse er innenfor medisinskområde. Innenfor dagbehandling på Mo, har det vært en nedgang på 115 dialysebehandlinger sammenlignet med samme periode i Svingninger innen for denne pasientgruppen er vanlig og holdes derfor ofte utenfor analyser av aktivitetsendring. Det er reduksjon i aktivitet innenfor dagkirurgi ved de kirurgiske avdelingene i forhold til I rapportstrukturen inngår imidlertid også cytostatikabehandlinger (cellegiftbehandlinger) sammen med dagkirurgi. Kirurgisk avdeling i Sandnessjøen har en reduksjon på 28% ift 2012 og 12% ift plan. Hovedendringene her er cytostatikabehandling, men det er også reduksjon i dagkirurgi som sterilisering hos menn og brokkoperasjoner. De største reduksjonene ved kirurgisk område Mo i Rana er reduksjon innenfor gynekologi og ortopedi. I Mosjøen er det reduksjoner innenfor plastikkirurgi, ortopedi, generell kirurgi og cytostatika omtrent likt fordelt. Oversiktene under inneholder endringer for dagpasienter, både for innlagte dagbehandlinger og cytostatika/dagkirurgi. Helgelandssykehuset Mosjøen. SYKEHUS MND HDG DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall MSJ O Op på humerus/albue/underarm ekskl skulderprotese, dagkirugisk 23 behandling MSJ O Plastiske op på hud og underhud, dagkirurgisk behandling MSJ O Inguinal & femoral brokkop, dagkirurgisk behandling MSJ C Andre uspesifiserte mentale forstyrrelser MSJ O Bløtdelsoperasjoner ITAD, dagkirurgisk behandling MSJ P Poliklinisk behandling av hemoroider Helgelandssykehuset Mo i Rana SYKEHUS DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall RAN 711O Poliklinisk endoskopi av øvre magetarmkanal RAN 317O Dialysebehandling, dagmedisinsk behandling RAN 710O Koloskopi RAN 14A Spesifikke karsykdommer i hjernen ekskl TIA m/bk RAN 359O Op på uterus/adn ved godartede sykd i ovar/adn, dagkirurgisk 12 behandling RAN 222O Annen operasjon på kne eller legg, dagkirurgisk behandling Helgelandssykehuset Sandnessjøen INST_navn DRG DRG_navn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall SSJ 410A Kjemoterapi u/akutt leukemi som bidiagnose, uspesifisert SSJ 462O Poliklinisk rehabilitering SSJ 710O Koloskopi SSJ 184A Øsofagitt, gastroenteritt & diverse 0-17 år m/bk SSJ 351O Sterilisering av menn, dagkirurgisk behandling SSJ 702O Endoskopi av nedre luftveier SSJ 381O Abort, dagkirurgisk behandling STYREDOKUMENT Side 18 av 63

19 Reduksjon poliklinisk på 5,4 % i forhold til Generell nedgang innenfor de fleste fagområdene. De største endringene: Helgelandssykehuset Sandnessjøen INST_navn DRG DRG_navn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall SSJ 905O Poliklinisk konsultasjon vedrørende andre kretsløpsykdommer SSJ 914O Poliklinisk konsultasjon vedrørende svangerskap, fødsel og barseltid SSJ 903O Poliklinisk konsultasjon vedr andre sykdommer i øre-nese-hals SSJ 923O Pol kons vedr faktorer som har betydning for helsetilstanden/ kontakt med helsetjenesten SSJ 803U Hørselsforbedrende intervensjoner SSJ 904A Poliklinisk konsultasjon vedr astma og bronkitt Helgelandssykehuset Mosjøen -71 SYKEHUS MND HDG DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall MSJ R Annen lysbehandling MSJ S Basal sårbehandling MSJ O Poliklinisk konsultasjon vedr andre sykdommer i kvinnelige kjønnsorganer MSJ O Poliklinisk konsultasjon vedrørende svangerskap, fødsel og barseltid MSJ O Grupperettet pasientopplæring MSJ C Poliklinisk konsultasjon vedr søvnapne Helgelandssykehuset Mo i Rana -63 SYKEHUS DRG DRGnavn Antall_2013 Antall_2012 diff_antall RAN 908C Poliklinisk konsultasjon vedr inflammatorisk leddsykdom RAN 923O Pol kons vedr faktorer som har betydning for helsetilstanden/ 963 kontakt 1078 med helsetjenesten -115 RAN 908D Poliklinisk konsultasjon vedr systemiske bindevevssykdommer RAN 805S Fysiologisk hjerteundersøkelse RAN 905E Poliklinisk konsultasjon vedrørende sykdom i perifere blodkar RAN 803U Hørselsforbedrende intervensjoner Endring DRG poeng Reduksjon i DRG-poeng på 4,4%.ift 2012 og3,4 % ift plantall. Helgelandssykehuset Mo i Rana har den største endringen i DRG-poeng. Ved Helglandssykehuset Sandnessjøen er reduksjonen på 71 poeng samtidlig som aktivitetsøkning på 28 heldøgn i samme periode. STYREDOKUMENT Side 19 av 63

20 DRG endring Mo i Rana 2012 og Indeksen på heldøgnsopphold i Mo i Rana er redusert ved medisinsk avdeling. Dette skyldes dels færre tyngre pasienter, mens det er flere innlagte lettere pasienter målt ved DRG-vekt sammenlignet mellom Med avd Pr Pr Vekt < 0,5 drg poeng ,5< vekt> 1 drg poeng Vekt > Vekt > DRG endring Sandnessjøen Indeks-reduksjon innenfor medisin også i Sandnessjøen. Også her flere lettere pasienter og noe færre tyngre pasienter. Med avd + lett Pr Pr Vekt < 0,5 drg poeng ,5< vekt> 1 drg poeng Vekt > Vekt > Medisinsk avdeling Mosjøen Liten endring i pasientfordelingen mhp DRG-vekt i Mosjøen. Med avd Pr Pr Vekt < 0,5 drg poeng ,5< vekt> 1 drg poeng Vekt > Vekt > STYREDOKUMENT Side 20 av 63

21 Psykisk helsevern Sammenlignet pr mai 2013 og 2012 psykiatri. Liten økning i antall utskrivninger fra døgnbehandling voksne. Økning i antall liggedøgn Vop, spesielt i Mosjøen. Økt antall dagbehandlinger, reduksjon i Mo og Sandnessjøen, økning i Brønnøysund. Økning innenfor habilitering. Økt antall polikliniske konsultasjoner Vop, (Br.sund har reduksjon) Utskrivninger og liggedøgn på nivå med 2012 innenfor døgnbehandling barn. 37,2 % reduksjon i antall polikliniske konsultasjoner BUP. Også i andre helseforetak i Helse Nord registreres reduksjon i registrert aktivitet etter overgang fra BupData til DIPS, (omlegging 1. halvår 2012). Dette kan skyldes at behandlere ikke registrerer all aktivitet i DIPS på samme måte som tidligere i BupData, Om det er en reell aktivitetsendring er således usikkert og utredes nærmere. STYREDOKUMENT Side 21 av 63

22 Styresak 47/2013: Resultat- og tiltaksrapport per 05/2013 Kvalitet Møtedato: Møtested: Helgelandssykehuset Mo i Rana I denne saken presenteres resultat- og tiltaksrapport kvalitet pr april Fortsatt er ventelistedata ufullstendig pga manglende datakvalitet i Helse Nord RHF s styringsportal. Rapporten fokuserer på ventetider og fristbrudd samt noen sentrale punkter, kvalitetsparametre og indikatorer iflg den vedtatte kvalitetsstrategien. De enkelte områdene vil bli fulgt opp løpende gjennom ledelsen ved de enkelte sykehusenhetene for å oppnå de fastsatte kvalitetsmålene. Kravet i 2013 er at gjennomsnittlig ventetid for alle avviklete pasienter skal være under 65 dager. Helseforetaket har hatt en stor reduksjon i antall fristbrudd siden sommeren 2012, og arbeidet med å fjerne fristbruddene fortsetter. I februar oppnådde helseforetaket Helse Nords krav om færre enn 5 % fristbrudd pr utgangen av måneden og i mars ble kravet om færre enn 3 % fristbrudd oppnådd. Andelen fristbrudd i mai var 2,3 %, noe som var en ytterligere reduksjon fra april. Det er en økning i antall ventende med fristbrudd ved utgangen av mai, noe som illustrerer at det må være et kontinuerlig fokus på arbeidet med ventelister og fristbrudd. En økning i gjennomsnittlig ventetid for avviklete pasienter fra april skyldes først og fremst at flere pasienter uten rett til prioritert helsehjelp og med lengre ventetider har fått tilbud. Helseforetakets deltakelse og tiltak som ledd i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen iverksettes fortløpende og, og rapporteringsdata fra kampanjen er faste oppfølgingspunkter i den månedlige kvalitetsrapporten og viser at helseforetaket er i front nasjonalt. Alle 3 sykehusenhetene er nå blant de beste i landet på målingene innen Trygg kirurgi. Helseforetaket deltar også innen de fleste andre innsatsområdene og er pilot på innsatsområdet I pasientens fotspor. Mht til øvrige kvalitetsindikatorer er andel epikriser sendt innen 7 dager gått noe ned siden april innen somatikk, noe som særlig skyldes reduksjon i Sandnessjøen, men det er uforandret i psykiatri.. Det er imidlertid fortsatt langt igjen til målet 100%, og ved siden av oppfølging av antall fristbrudd vil dette være den indikatoren som har behov for den sterkeste oppfølging og tiltak. Det blir avholdt møter med ledergruppene ved sykehusenhetene før sommeren om tiltak vedr epikrisetid. Det arbeides nå mtp bedre registrering av avvik innen legemiddelhåndtering. Det har vært gjennomført 3 interne revisjoner og det er også sendt ut varsel om ytterligere revisjoner. Nasjonale kvalitetsindikatorer Det er publisert resultater for nasjonale kvalitetsindikatorer for Disse er nå publisert i et nytt format på Link til oversiktsside for Helgelandssykehuset: Helgelandssykehuset scorer tilfredsstillende på de fleste indikatorene, men hadde høy prevalnes av sykehusinfeksjoner ved prevalensundersøkelsen i november Dette skyldtes høye prevalenstall i Sandnessjøen, men ved undersøkelse av de aktuelle data er det funnet feilføring av infeksjoner, noe som har gitt forhøyet prevalenstall. Viktigheten av at rapporteringen følger de fastsatte retningslinjene er presisert, og prevalensregistreringene (siste utført i slutten av mai d.å.) er nå kvalitetssikret. Kvalitetsutvalg Det er foretatt en endring av strukturen ift kvalitetsutvalg i helseforetaket. Kvalitetsutvalg og arbeidsmiljøutvalg har siden vært sammenslått i et felles utvalg, KVAM. Denne strukturen ble iverksatt som en ett års prøveordning. Den strukturen har vært evaluert og det har gitt grunnlag for endringer i form av gjenopprettelse av egne utvalg, arbeidsmiljøutvalg og kvalitetsutvalg på HF-nivå. På sykehusenhetsnivå er det egne kvalitetsutvalg og arbeidsmiljøråd (AMR). Det vises for øvrig til egen styresak 51/2013 Organisering av HMS-arbeidet i helseforetaket. STYREDOKUMENT Side 22 av 63

23 Det er gjennomgående struktur på agenda i de lokale kvalitetsutvalgene og HF-kvalitetsutvalget, og aktuelle saker kan løftes fra de lokale arbeidsmiljøutvalgene til HF-utvalget. Punktene i agendaene er forankret i kvalitetsstrategien Endringen ble drøftet med foretakstillitsvalgte Det vises til prosedyren PR10249 (vedlagt) som beskriver kvalitetsutvalgenes oppgaver og sammensetning både på HF- og sykehusenhetsnivå. VEDTAKSFORSLAG: Styret tar saken til orientering. Per Martin Knutsen Administrerende direktør Saksbehandlere: Medisinsk direktør Fred A. Mürer + fagstab Vedlegg: Resultat- og tiltaksrapport kvalitet pr. mai 2013 Prosedyre PR10249 Kvalitetsutvalg - oppgaver og sammensetning. STYREDOKUMENT Side 23 av 63

24 VEDLEGG 1 Resultat - og tiltaksrapport kvalitet Helgelandssykehuset HF Mai Ventelister Oversikt 1: Gjennomsnittlig ventetid for alle pasienter tatt til helsehjelp i perioden. I mai har ventetiden for avviklete pasienter i helseforetaket foretaket fortsatt å øke. Dette skyldes at det er avviklet flere pasienter uten prioriteringsrett som i arbeidet med fristbrudd har måttet vente lengre. Disse som nå har fått sin helsehjelp påbegynt har ført til økning av den gjennomsnittlige ventetiden i helseforetaket. Oversikt 2: Ventetid fordelt mellom pasienter med og uten rett til prioritert helsehjelp Jfr. oversikt1,økningen i ventetid i mai gjelder for pasienter uten rett til prioritert helsehjelp. STYREDOKUMENT Side 24 av 63

25 Oversikt 3: Oversikt over gjennomsnittlig ventetid for alle pasienter tatt til helsehjelp i perioden fordelt på hver sykehusenhet. Styringsportalen til Helse Nord RHF gir fortsatt ikke korrekte ventelistedata for fagområdene. Derfor presenteres fortsatt ventetid pr sykehusenhet, men ikke pr fagområde. Forskjellen gjenspeiler ulikheter i ventetiden mellom fagområdene som er funksjonsfordelt, men også noe ulikheter i fagområder som er felles for alle 3 enhetene. Helgelandssykehuset Mosjøen har fremdeles den lengste ventetiden i foretaket. Oversikt 4: Oversikt fordelingen mellom antall vurderte henvisninger pr mnd med fordeling med og uten rett. NPR publiserer ventelistedata virkedag 15 i mnd, og data er således ikke oppdatert ift rapporten for mai : STYREDOKUMENT Side 25 av 63

26 Aktivitet pr mnd innenfor antall nyhenviste, antall ventende, antall avviklet og ant fristbrudd avviklet. Kilde: Cognos ventelistekube på : Ved alle enhetene er det flere nyhenviste enn antall avviklet fra ventelistene. Som ledd i justering aktivitet ift et for høyt sykehusforbruk, vil dette bli gjenstand for nærmere analyse og tiltak i samarbeid med primærlegene. Oversikt 5: Rettighetsvurdering andel, 2012 sammenliknet med nasjonale nivå pr fagområde. * Nasjonale nivå i 2.tertial 2012, året som helhet ikke publisert da denne rapporten ble skrevet. STYREDOKUMENT Side 26 av 63

27 Overvåkning og arbeid med andel rettighetspasienter er et av tiltakene for å få ned ventetid og fristbrudd i helseforetaket. Det har vært møter med fagpersonell innen noen fagområder, og kurs for leger og merkantilt personell er gjennomført ved alle sykehusenhetene i foretaket. Insentivet kom for å lukke avvik etter tilsyn, men også for å øke fokus på hvordan rettighetstildelingen er tiltenkt etter veiledere og normer. Rettighetstildeling totalt er tilfredsstillende ift landsgjennomsnitt og de øvrige HF ene i Helse Nord. Det er imidlertid fortsatt høyere rettighetstildeling innen noen fagområder i helseforetaket enn landsgjennomsnittet. Dette gjelder særlig hudsykdommer, ØNH og kvinnesykdommer Oversikt 6: Pasienter med lang ventetid pr april Antall Helgelandssykehuset HF Helgelandssykehuset Mo i Rana Med rett Uten rett Med rett Uten rett Med rett Helgelandssykehuset Mosjøen Uten rett Helgelandssykehuset Sandnessjøen Med rett Uten rett Ventetid > 6mnd Ventetid > 12mnd Kilde: D-8192 uttrekk 4/6 pr 31/5-13. Antallet pasienter med lang ventetid er gradvis redusert gjennom For 2013 ser vi en økning hos pasienter uten rett da helseforetaket har prioritert arbeidet med å redusere fristbrudd. Det er begynt arbeidet med å avklare tiltak for den økende pasientmengden uten rett, for å finne tilbud til også disse pasientgruppene. Oversikt 7: Antall ventende og antall avviklede fristbrudd STYREDOKUMENT Side 27 av 63

28 Fristbruddandelen for mai er 2,3% (19/825), noe som anses som meget tilfredsstillende.. Fristbruddsandel er definert som antall avviklete pasienter med fristbrudd dividert med antall avviklete pasienter med rett til prioritert helsehjelp. Pr utgangen av mai har imidlertid antall fristbrudd i foretaket doblet seg fra 21 i april til 40 i mai, noe som illustrerer at arbeidet med ventelister og fristbrudd må følges opp kontinuerlig.. Det arbeides med å utvikle bedre rutiner for pasientflyt internt i helseforetaket. Foretaket deltar også prosjekt i Helse Nord RHF for utnyttelse av samlet ledig kapasitet, men dette har foreløpig ikke gitt resultater. Det er utarbeidet flere prosedyrer for håndtering av fristbrudd, pasientflyt mellom sykehusene i regikonen, men de er foreløpig ikke formelt vedtatt. Det planlegges kurs og opplæring for ved alle sykehusene og prosedyrene vil bli en del av håndboken for håndtering av ventelister i helseforetaket. 2. Pasientsikkerhet a) Status bruk av Trygg kirurgi sjekklista Enhet/bruk Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Mo 97% 99% 99% 99% 92% Mosjøen 95% 95% % 97% % Sandnessjøen 99% 97% 99% 99% b) Status bruk av Riktig hårfjerning Enhet/bruk Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Mo 93% 89% 100% 100% Mosjøen 92% 88% 80% 87% 100% Sandnessjøen 100% 100% 100% 100% c) Status forebygging av hypotermi Enhet/bruk Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Mo 100% 98% 100% 100% Mosjøen 99% 96% 98 % 97% 91% Sandnessjøen 99% 99% 99% 94% d) Status bruk av Riktig bruk av antibiotikaprofylakse Enhet/bruk Jan Feb Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Mo 100% 98% 100% 100% Mosjøen 99% 96% 98 % 97% 95% Sandnessjøen 99% 99% 99% 94% Det jobbes med å ta i bruk en ny sjekkliste der det implementeres bruk av bruk av antibiotika, temperaturmålinger og riktig hårfjerning slik at rutinemessige målinger vil etter hvert bli fjernet. e) Status GTT (pasientskader funn): - Innsatsområdene i pasientsikkerhetskampanjen samstemmer med de funn som er gjort av pasientskader på GTT. Iverksetting av innsatsområdene er derfor vårt tiltak for å redusere antall GTT funn. - GTT-teamene har hatt årsmøte 18/4. Tallene for 2012 er levert kunnskapssenteret. Tallene presenteres hver sykehusenhet. - Det presiseres at ulike sykehus kan ikke sammenlignes når det gjelder GTT funn grunnet ulik avdelingsstruktur. STYREDOKUMENT Side 28 av 63

29 - Pasientsikkerhetsgruppa ved NLSH Bodø vil gjøre revisjon på de journalgjennomganger som er gjort ved Hsyk. f) Behandling av hjerneslag: Team følger læringsnettverk og har hatt informasjonsmøter ved alle 3 sykehusene for å informere om det arbeidet som skal gjøres. Man er nå i avslutningen av prosedyrearbeidet. Under er statistikk fra etterlevelse av tiltakspakken pr. pasient. Ved etterlevelse av alle tiltak får man 100 poeng. Eget punkt for hver pasient. Det som har trukket ned er hovedsakelig at det ikke er geografisk definert areale for slagenhet i Sandnessjøen. Det arbeides med løsning på dette. g) Forebygging av urinveisinfeksjoner (UVI): UVI utgjør den pasientskaden som hyppigst gir funn i GTT. Team følger læringsnettverk. Det er startet med pilotmålinger i Extranet. Det er gitt internundervisning ved alle 3 enhetene i løpet av april mnd i nye nasjonale retningslinjer når det gjelder bruk av urinveiskateter. Under ligger oversikt over andelen pasienter med urinkateter som har dokumentert relevant indikasjon. Teamlege Frode Arstad har sendt ut informasjonsbrev til alle leger om innsatsområdet. h) Samstemming av legemidler: Det har vært flere møter mellom kampanjeleder, praksiskonsulenter og sykepleiere i akuttmottak. Sykehusfarmasøyten i Mo i Rana er teamleder. Det lages en nyhetssak til nettstedet Fastlegenytt på det arbeidet som nå er startet. Prosjektet skal presenteres i neste utgave av HELT. STYREDOKUMENT Side 29 av 63

30 Det er sendt ut informasjonsskriv til fastleger. i) I Pasientens fotspor: Pilotprosjektet er ferdig og rapport er under publisering.. j) Reduksjon av CVK-relaterte infeksjoner, (infeksjoner relatert til sentrale venekatetere): Oppstart i mai. Intensivavdelingen i Sandnessjøen har hatt opplæring av CVK-veileder ved NLSH Bodø. Internundervisning gjennomført ved Intensivavdelingen i Mo i Rana. STYREDOKUMENT Side 30 av 63

31 3. Kvalitetsindikatorer a) Status kvalitetsindikatorene: Indikatorer 2012/2013 Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars April Mai Operasjonsstrykninger, 7,7% 7,8% 3,9% 6,9% 6,5% 6,7% 6,8% 7,1% 7,7% 7,0% 6,1% 5,6% 5,8% sum HF (D-6946) - Mo i Rana 12% 7,0% 1,8% 6,4% 7,7% 6,4% 2,9% 7,4% 6,7% 8,3% 5,4% 4,9% 3,2% - Mosjøen 2,2% 5,6% 2,3% 8,7% 3,3% 4,2% 6,4% 3,6% 8,5% 5,0% 6,7% 4,7% 7,0% - Sandnessjøen 9,4% 11% 7,7% 5,5% 8,6% 9,5% 9,4% 10,9% 8,0% 7,7% 6,4% 7,1% 7,2% Individuell plan barne-habilitering, 29,1% sum HF (D-6087) - Mo i Rana 0% 0% 12% 33% 33% 20% 29% 29% 4/27 4/28 1/16 4/27 4/26 - Mosjøen 83% 75% 30% 0% 0% 0% 38% 47% 10/23 8/24 8/22 11/26 11/25 - Sandnessjøen 100% 100% 0% 0% 0% 100% 34% 34% 9/27 9/29 8/24 7/28 6/21 Epikrisetid, somatikk, 71% 75% 80% 76% 67% 72% 74% 68% 71% 74% 70% 74% 70% sum HF (D-4045) - Mo i Rana 71% 77% 84% 77% 69% 77% 78% 67% 71% 72% 69% 66% 69% - Mosjøen 80% 79% 86% 82% 72% 68% 78% 70% 77% 79% 78% 82% 81% - Sandnessjøen 63% 68% 71% 71% 61% 71% 66% 67% 68% 71% 63% 73% 60% Epikrisetid, psykisk helsevern 77% 76% 83% 72% 64% 68% 82% 84% 82% 82% 75% 86% 86% sum HF (D-5927) - Mo i Rana 78% 72% 84% 77% 68% 66% 66% 69% 74% 67% 42% 78% 85% - Mosjøen 69% 77% 97% 73% 57% 88% 91% 89% 86% 90% 86% 84% 84% - Sandnessjøen 85% 79% 67% 66% 68% 51% 91% 94% 85% 88% 98% 95% 90% Epikrisetid, (somatikk og psykisk helsevern), sum HF 74% 75% 81% 74% 65% 70% 78% 76% 76% 78% 72,5% 80% 78% STYREDOKUMENT Side 31 av 63

32 Indikator Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars April Mai Hyppighet av keisersnitt, 9% 16% 19% 6% 11% 17% 13% 13% 17% 17% 24% 14% 9,3% sum HF (inkl også fødsler i Mosjøen 5/54 9/57 13/68 4/68 7/63 11/63 7/54 8/60 7/40 13/73 12/49 7/51 8/86 og Brønnøysund) - Mo i Rana, 3/47 fødsler/elektive 1/26 2/33 3/41 1/33 1/32 0/34 1/30 2/24 0/18 1/36 2/31 3/21 fødsler/akutte 1/26 5/33 8/41 1/33 3/32 4/34 4/30 2/24 2/18 7/36 5/31 1/21 4/47 - Sandnessjøen, 1/27 fødsler/elektive 2/20 0/14 1/22 1/30 1/24 4/18 1/17 3/27 0/13 3/30 4/14 1/24 fødsler/akutte 1/20 2/14 1/22 3/30 2/24 3/18 1/17 1/27 5/13 2/30 1/14 2/24 0/27 Korridorpasienter, sum HF (D-5952) antall pas. - Mo i Rana Mosjøen Sandnessjøen Preoperativ liggetid ved lårhalsbrudd, (D-4085) - Mo i Rana 2/2 11/11 0/0 5/7 4/4 5/5 10/10 10/11 8/10 8/8 5/5 10/10 7/8 - Sandnessjøen 0/1 0/1 0/0 1/1 1/1 0/0 0/0 1/1 2/2 1/1 0/0 1/1 0/0 STYREDOKUMENT Side 32 av 63

33 Vurdering: - Operasjonsstrykningene har gått noe opp på HF-nivå, Mo i Rana har en reduksjon mens Mosjøen har en økning denne perioden. Sandnessjøen er nesten uforandret. Detaljerte oversikter over strykningene oversendes avdelingsdirektører, avdelingssjefer kirurgi og avd.ledere ved operasjonsavdelingene for gjennomgang og iverksettelse av tiltak. - Individuell plan barnehabilitering: Måloppnåelse for indikatoren (100%), fordrer bedre samhandling mellom kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjeneste. Hovedansvaret for individuell plan ligger hos kommunehelsetjenesten. - Andel epikriser sendt innen 7 dager somatikk: Mht til øvrige kvalitetsindikatorer er andel epikriser sendt innen 7 dager gått noe ned siden april, noe som særlig skyldes reduksjon i Sandnessjøen, På HF-nivå 70%, noe som ikke er tilfredsstillende. Bruk av ny DIPS-rapport som identifiserer de heldøgnsoppholdene som mangler epikrise med NPR-ID-nr, vil avhjelpe enhetene her. Det er gjennomført møter med ledergruppa på HF et og ved sykehusenheten i Mosjøen. Møter ved de to andre enhetene før sommeren. Ved bruk av rapporten og i samarbeid med fagmiljøene, vil rutiner / prosedyrer for rask ferdigstillelse av epikriser bli oppdatert. - Andel epikriser sendt innen 7 dager psykisk helsevern: Psykisk helse Mo i Rana har nå fått en økning og er nå på nivå med Mosjøen. Sandnessjøen har 90 % til tross for en viss reduksjon. Uforandret HF-nivå, men enda er det noe å gå på ift måltall 100 %. - Hyppighet av keisersnitt: Tilfredsstillende utvikling, med reduksjon av andel keisersnitt. - Korridorpasienter: Nedgang i mai måned nå, både i Mo i Rana og i Sandnessjøen. - Lårhalsbrudd: 7 av 8 pasienter er operert innen 48 timer i mai måned. b) Legemiddelhåndteringsavvik i Docmap 2012/2013: Enhet/ant. Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars April Mai Mo Mosjøen Sandnessjøen Det meldes fortsatt få avvik innen legemiddelhåndtering, men en liten økning i mai igjen. Tiltak: - Avd.ledere har ansvar for at de ansatte også melder denne type avvik elektronisk. - Dette er tatt opp som eget tema under kvalitetsuka 2013 ved sykehusenhetene. - I samarbeid med nytilsatt farmasøyt i Mo i Rana arbeides det for å få meldefrekvensen opp og elektronisk melding i Docmap. c) Status pasientklagesaker ved sykehusenhetene i 2013: STYREDOKUMENT Side 33 av 63

34 Mo i Rana: Mnd Helsetilsynet NPE Pasient- og brukerombudet Andre med. klager Innhold i saken Jan 2012/1409 Tranport av pas. i drosje 2013/1 Operajon av lårshalsbrudd 2013/46 Feil diagnose 2013/50 Varslet om dødsfall, omfatta ikke 3-3a 2013/53 Journalforespørsel 2013/85 Usikkerhet om diagnose Feb 2013/141 Krav om erstatning, journaler sendt 2013/198 Åpning av tilsynssak - atrieflimmer og hjertesvikt, bedt om journalnotater og uttalelser 2013/199 Krav om erstatning, journaler sendt 2012/1278 Vedtak - erstatningskrav ikke tatt til følge, nedatt funksjon i hånd etter behandling Mars 2013/ / / / / /243 April 2013/ / / / / / / / /410 Mai - ingen nye saker i mai måned - Sum Mosjøen: Mnd Helsetilsynet NPE Pasient- og brukerombudet Andre med. klager Innhold i saken Jan 2012/1209 Tilsynssak VOP, overdose i suicidal hensikt, pasient død 2013/82 Lang tid fra CT bilder ble tatt til kreft ble oppdaget, pasient død 2013/83 Sår på legg etter kollisjon ville ikke gro, førte til innleggelse og flere operasjo 2011/179 Hull på tykktarm etter dagkir. Inngrep, flere operasjoner 2013/32 Dårlig info til pårørende under innleggelse Feb 2013/164 Tilsynssak Pas. reiser: manglefull/dårlig transporttjeneste 2013/220 Journalforespørsel Mars 2013/290 Journalforespørsel 2013/263 Blind på øye etter grå stær operasjon 2013/95 Pasient død pga spredning av kreft, opprinnelig føflekk-kreft, gikk til etterkontroll 2013/303 Ransaking og beslag av filmer tilhørende innlagt pasient. April 2013/378 Klage vedr. faktura, ikke mottatt krav Mai 2013/511 Klage på taushetsplikt Sum Sandnessjøen: Mnd Helsetilsynet NPE Pasient- og brukerombudet Andre med. klager Innhold i saken Jan 2013/91 Journalforespørsel, Tilleggsopplysning i forb med mulig erstatning 2013/48 Manglende utredning og oppfølgende behandling Feb 2013/56 Journalforespørsel 2013/159 Journalforespørsel, Tilleggsopplysning i forb med mulig erstatning? 2012/948 Journalforespørsel Mars 2013/256 Vurdering av mulig pliktbrudd- Svar sendt /262 Svar vedr. vurdering av mulig pliktbrudd 2013/226 Klage på behandling 2013/217 Journalforespørsel, Ikke besvart, videre sendt til ny saksbehandler /262 NPE svar vedr. sakkyndig vurdering 2013/226 Klage på behandling April 2012/180 Pasientskade etter operasjon (Svarfrist ) 2013/337 Vet ikke hvor saken står Mai 2013/452 Journalforespørsel 2013/468 Journalforespørsel 2013/469 Journalforespørsel 2013/480 Erstatningskrav 2013/486 Journalforespørsel Sum STYREDOKUMENT Side 34 av 63

35 d) Status 3-3 meldinger (Pasienthendelsesskjema) til Kunnskapssenteret (siden ): Det er sendt meldinger til Kunnskapssenteret etter at ny meldeordning for slike meldinger fra I mai er det sendt 1 melding. Helseforetaket arbeider med løsninger for å publisere sammendrag av innholdet i disse meldingene. 4. Status avvikshåndtering i Docmap a) Hva er de 3 fokus områdene/situasjonene som avdelingene skal melde avvik på a. Sykehusenhetene v/avd. direktør skal fremlegge en oversikt over avdelingenes fokusområder.(skal dokumenteres i ephorte i et avdelingsmøtereferat.) b) Ant. meldte avvik i forhold til ant. lukka avvik siste måned/år Meldte avvik/lukka avvik Mo Msj Ssj Mo Msj Ssj 10 0 Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Ant. åpne avvik (ikke lukka) pr. dato: Mo Msj Ssj Tiltak: - Det er en nedgang i åpne avvik fra januar måned, noe som gjenspeiler aktivt arbeid med dette ved sykehusenhetene, men ikke ytterligere reduksjon siste mnd. STYREDOKUMENT Side 35 av 63

36 5. Interne revisjoner (akkumulert 2013) Sted Type Saks nr. ephorte Status Mosjøen Internrevisjon v/stikkprøvekontroller tema: diagnosekoding ved med. og 2013/248 For mangelfull og for mye feil ved koding v/poliklinikkene. kir.pol.: Mosjøen Internrevisjon 2013/234 Gj.ført Mo i Rana Egeninspeksjon og stikkprøver Internrevisjon Intensiv avd., dokumentstyring og med. tekn. utstyr 2013/403 Gj.ført , 1 avvik 1 anm. Sandnessjøen Internrevisjon - Blodbank 2013/407 Varsel sendt, skal være Mosjøen Internrevisjon - FAM/intensiven, dokumentstyring og med. tekn. utstyr 2013/433 Gj.ført , 2 avvik 2 anm. Sandnessjøen Mosjøen Mosjøen Internrevisjon Intensiv avd., dokumentstyring og med. tekn. utstyr Internrevisjon Psyk.døgn, suicidalvurdering Internrevisjon Vop, suicidalvurdering 6. Eksterne revisjoner (akkumulert 2013) 2013/434 Gj.ført , 2 avvik 1 anm. 2013/523 Varsel sendt /522 Varsel sendt Sted Hvem Saks nr. ephorte Status HF Riksrevisjonen - Utvidet kontroll av styring, måloppnåelse og resultatrapportering knyttet til forebygging av infeksjoner HF Fylkesmannen i Nordland - Tilsyn med spesialisthelsetjenesten og forespørsel om helseforetakets egenvurdering av de barne- og ungdomsspykiatriske poloklinikker Mo i Rana og Sandnessjøen Mo i Rana HF Statens helsetilsyn - Tilsyn med blodbankvirksomheten ved Helgelandssykehuset HF Internrevisjonen i Helse Nord RHF. Henvisninger, ventelister og fristbrudd DSB, systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. 2013/190 Sendt etterspurt info. Intervju gj.ført. Rapport vil ikke foreligge. 2013/132 Sendt etterspurt info. Så har Msj sendt etterspurt info. De kommer til Msj i oktober. 2012/798 Evalueringsrapport av gjennomførte tiltak ble sendt De vil ha info om oppfølgingen /231 Sendt etterpurt info. 2013/300 Har mottatt varsel. DE avlyste tilsynsbesøket De vil ha tilsendt statusrapport Mo i Rana Branntilsyn, Rana Kommune 2013/420 5 avvik, 2 anmerkninger. Tiltaksplan sendt og akseptert. Mosjøen Internrevisjonen i Helse Nord RHF. Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Pasientreiser ANS. 2013/476 Utkast til rapport foreligger STYREDOKUMENT Side 36 av 63

37 7. Dokumenter i Docmap a) Har vår avdeling/område/enhet de dokumentene som skal være i Docmap i.h.h.t retningslinje OL0267 Emneinndeling? Når dokumenter i Docmap er eldre enn 2 år og ikke reviderte, vil de dokumentansvarlige få e-post med varsel om at dokumentet kan bli trukket tilbake dersom det ikke blir revidert. Arbeidet med å få felles prosedyrer på tvers av enhetene kan være et realistisk mål etter at prosjektet med å vurdere mulige organisasjonsendringer er ferdig. STYREDOKUMENT Side 37 av 63

38 VEDLEGG 2 STYREDOKUMENT Side 38 av 63

39 STYREDOKUMENT Side 39 av 63

40 STYREDOKUMENT Side 40 av 63

41 STYREDOKUMENT Side 41 av 63