Kap 8. Kvalifiseringsenhetens prosedyrer

Transkript

1 Kap 8. Kvalifiseringsenhetens prosedyrer 8.1 Handlingsplan Hovedmål Delmål Årshjul 8.2 Rapporteringsrutiner Skjema for rapporteringsrutiner 8.3 Organisasjonskart 8.4 Beredskapsplan med ROS-analyser og prosedyrer ROS-analyser Kvalifiseringssenteret 1. Dårlig psykisk arbeidsmiljø 2. Dårlig fysisk arbeidsmiljø 3. Sårbarhet ved sykefravær 4. Trusler/vold 5. Møte med media etter voldsepisoder 6. Elev kommer rusa på skolen ROS-analyser Introsenteret 1. Trusler/vold 2. Møte med media etter voldsepisoder 3. Ulykke og død hos brukere på Introsenteret 4. Sårbarhet ved sykefravær 5. Dårlig psykososialt arbeidsmiljø Prosedyrer for Kvalifiseringsenheten Brann/røykskader Alvorlig ulykke blant ansatte, brukere og elever i arbeidstida Plutselig dødsfall blant ansatte, brukere og elever Håndtering av ulykke eller vold i nære relasjoner hos brukere på Intro Akutt helsesituasjon på Intro Vold og trusler Innbrudd/tyveri/hærverk Mistenkelige brev og pakker. 8.5 Førstehjelp 8.6 Vernerundeskjema 8.7 Skjema for skademelding

2 8.1 Enhetens handlingsplan Hovedmål Skape en god arbeidsplass som gir rom for trivsel, utfordringer og egenutvikling Delmål Ha rutiner for å ivareta trygghet og sikkerhet. o Kriseplaner for vold og trusler er oppdatert og lett tilgjengelig. o Branninstruks er kjent for alle. o Ha et oppdatert organisasjonskart. o ROS-analysen integreres hos personalet og følges opp. Fremme trivsel og et godt arbeidsmiljø gjennom helsefremmende tiltak. o Studietur / personalseminar o Sosiale treff; 2-3 stk. hvert semester. o Sansestimuleringstur, meditasjon, tøy- og strekkøvelser i arbeidstida; korte avbrekk på 5-10 min. o Trimutfordringer utenom arbeidstid. o Grønnsaker/frukt på alle fellesmøter. o Mandler/nøtter på bordet på personalrommet. o Vannkjøler på arbeidsplassen. o Fokus på arbeidsglede. Følge opp enhetens og de ansattes behov for kompetanseutvikling Årshjul for lokal.

3

4 8.2.1 Revidert dato: Utarbeidet dato: Utgave: Årlig evaluering av HMS-arbeidet RAPPORT OM HMS-ARBEIDET I... ÅR... (enhet/avdeling) Antall ansatte i enheten/avdelingen:... Antall årsverk (ca.)... Emne Fulgt opp (ja/nei) Kommentar på ark Skader Antall tilfeller: 2. Ulykker. Antall tilfeller: 3. Nestenulykker Antall tilfeller: %: 4. Enhetens totale sykefravær Tiltak: 5. Personer i IA-tiltak Utprøving i andre oppg.: 6. AKAN-saker Antall: 7. Gjennomgang av sjekkliste brannvern Ja/nei 8. Brannøvelser Antall: 9. Personalmøter Antall avholdt: 10. Medarbeidersamtaler Antall avholdt: 11. Vernerunder Antall avholdt: 12. Rapportering av avvik Antall saker pr. år 13. Avvikling av ekstra ferieuke Antall medarbeidere som har i Seniorplanen avviklet denne:

5 Generelt inntrykk av arbeidsmiljøet i h t bl.a. medarbeidersamtaler og rapport fra Bedriftshelsetjenesten der dette er aktuelt, inkludert spesielle problemområder: Nærmere beskrivelser m/henvisning til punktene: Det bekreftes at skjemaet er fylt ut i samarbeid med verneombud. Søgne, dato leder Skjema m/vedlegg sendes tjenestevei til kommunens ledelse, som legger det fram for AMU

6

7 8.4 Beredskapsplan Enhet: Kvalifiseringsenheten Kvalifiseringssenteret Introsenteret for flyktninger

8 Innhold 1. BEREDSKAPSLEDELSE INTERN VARSLINGSLISTE FOR BEREDSKAPSLEDELSEN VIKTIGE TELEFONNUMMER ROS ANALYSER (RISIKOVURDERING) GENERELT OM TILTAKSKORT/ROS ANALYSER ROS ANALYSER FOR KVALIFISERINGSENHETEN: KVALIFISERINGSSENTERET INTROSENTERET BEREDSKAPSPLANER FOR KVALIFISERINGSENHETEN BEREDSKAPSPLAN VED BRANN/RØYKSKADER KVALIFISERINGSSENTERET: INTROSENTERET: BEREDSKAPSPLAN FOR HÅNDTERING AV ALVORLIG ULYKKE BLANT ANSATTE, BRUKERE OG ELEVER I ARBEIDSTIDA BEREDSKAPSPLAN FOR HÅNDTERING AV PLUTSELIG DØDSFALL BLANT ANSATTE, BRUKERE OG ELEVER BEREDSKAPSPLAN FOR HÅNDTERING AV ULYKKE ELLER VOLD I NÆRE RELASJONER HOS BRUKERE PÅ INTRO BEREDSKAPSPLAN FOR AKUTT HELSESITUASJON PÅ INTRO: EN PERSON GÅR INN I EN PSYKOSE, DISSOSIERING, BESVIMER, HJERTEPROBLEMER, ULYKKE OSV GENERELT OM VOLD OG TRUSLER Definisjoner av vold og trusler Roller og ansvar Forebygging av vold og trusler Side 2 av 52

9 5.7 BEREDSKAPSPLAN VED TRUSLER OG VOLD Oppfølging etter trusler eller vold BEREDSKAPSPLAN VED INNBRUDD/TYVERI/HÆRVERK BEREDSKAPSPLAN VED MISTENKELIGE BREV ELLER PAKKER Side 3 av 52

10 1. Beredskapsledelse: Enhetsleder- avdelingsleder representant fra introssenteret for innvandrere vaktmester SGP-verneombud- tillitsvalgt 2. Intern varslingsliste for beredskapsledelsen Listen er enhetens interne varslingsliste og oversikt over viktige telefonnummer som skal benyttes i forbindelse med en krise eller en uforutsett hendelse. Varslingsliste beredskapsledelsen ajourført: Navn: Funksjon: Jobb tlf: Harald Berntsen, enhetsleder Karen Elisabeth Leithe Abrahamsen Beredskapsleder (BL) Pressekontakt Brannvernleder SGP Brannvernleder helsehuset Vakthavende vaktmester Mobil tlf: Hjem tlf: Pål Bjørkkjær Informasjonsansvarlig internt Anne Torlaug Idsø Bjorå Verneombud Andre som skal varsles ved: Ulykker/selvmord/alvorlig hendelser Frank Andersen Kommunens beredskapsgruppe Kim Høyer Holum Rådmann Svein Resset Kommunalsjef Søgne kommune Vakttelefon 24 timer Vaktmestertjeneste Ola Frøysland Kenneth Fedog Enhetsleder eiendom Søgne kommune IKT - ansvarlig, Søgne kommune Side 4 av 52

11 3. Viktige telefonnummer FUNKSJON PRIMÆR - NUMMER: Brann 110 SEKUNDÆR - NUMMER: BESKRIVELSE: FAST MØTESTED SGP: Tuntre ALTERNAT IVT MØTESTED : Politi Ambulanse 113 Lokalt politi Lokalt brannvesen Lokal legevakt Helsesenter lokalt Søgne legesenter Kim Høyer Holum Representant i kommuneledelsen Kenneth Fedog Kommunens IT avd. Ved evt. brann, Søgne gamle prestegård Se branninstruks pkt s 22 Karen Elisabeth Leithe Abrahamsen Marianne Laukvik Harald Berntsen Brannvernleder Enhetsleder for Kultur Enhetsleder for Kvalifiseringsenhete n Ved evt. brann, Introsenteret Se branninstruks pkt s 24 Brannvernleder, Vakthavende Helsehuset vaktmester Kommunens overordna beredskapsplan Side 5 av 52

12 4. ROS analyser (risikovurdering) 4.1 Generelt om tiltakskort/ros analyser Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-arbeid) er nøkkelen i forebyggingen av vold og trusler. Dette innebærer at alle har et ansvar for å tilstrebe at organisasjonen/arbeidsmiljøet preges av åpenhet og trygghet. De ansatte har selv ansvar for å sette seg inn i enhetens prosedyrer/retningslinjer for dette arbeidet og informere arbeidsgiver dersom det er forhold som ikke fungerer etter intensjonen eller som krever tydeligere/bedre retningslinjer Det innebærer å: o Kartlegge farekilder. o Vurdere risiko. o Utarbeide planer og prioritere tiltak. o Iverksette tiltak. o Evaluering. Kartlegge farene - Vurdere risiko Hver avdeling skal ha gjennomført ROS analyser hvor kartlegging av aktuelle situasjoner og risikovurderingers er nedfelt skriftlig i kommunens mal. kap. 8. HMS- bok. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Kartleggingen skjer ved at en skaffer en oversikt over hvor og i hvilke arbeidssituasjoner arbeidstakerne kan bli utsatt for vold og trusler. Kartleggingen må inneholde en gjennomgang av risikofaktorer både internt i virksomheten og i omgivelsene. Enheten skal ha en oppdatert ROS - analyse for alle beredskapsområdene for avdelingene: - Kvalifiseringssenteret - Introsenteret ROS - analysene oppdateres på Lokal ns møtet på vårhalvåret 3 enkle spørsmål er kjernen i risikovurdering: Hva kan gå galt? Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene dersom det skjer? Ut fra oversikten en får via kartleggingen må vi: vurdere hvor sannsynlig det er at hendelsene kan inntreffe hvem som kan bli skadet/truet si noe om hvor alvorlige konsekvensene vil være analysere konsekvensene dersom hendelsene/farene skulle oppstå Gjennomgangen vil sannsynligvis vise at noen hendelser vil medføre mer alvorlige konsekvenser og /eller har større sannsynlighet for at de kan inntreffe. Dette er faktorer en må ta hensyn til når tiltak skal prioriteres. Skjema for risikovurdering Side 6 av 52

13 Tiltak: Når en har fått en oversikt over farekildene, hvilken fare de kan representere og hvor sannsynlig det er at faren kan inntreffe, må en vurdere: Hva en kan gjøre for å forhindre hendelsene Hva en kan gjøre for å begrense skadene hvis hendelsen likevel skulle inntreffe. Tiltakene omfatter blant annet rutine/retningslinjer for Forebygging Håndtering av situasjonen Oppfølging Registrering av hendelser Opplæring Kriseberedskap Det må skilles mellom tiltak som må iverksettes straks, og tiltak som må iverksettes mer på lang sikt. Hva som kan gjennomføres vil også måtte vurderes ut fra hva som er teknisk og kostnadsmessig mulig. Evaluering: Etter at en har gjort dette må en ha et system som sikrer at en får evaluert rutinene/tiltakene slik at en kan endre dem om noe ikke fungerer etter hensikten. 4.2 ROS analyser for Kvalifiseringsenheten: Side 7 av 52

14 4.2.1 Kvalifiseringssenteret ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Kvalifiseringssenteret Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 1 Uønsket hendelse Dårlig psykososialt arbeidsmiljø Årsaker (utløsningskilde) For stort arbeidspress. Usikkerhet i forhold til fremtidig jobb. Uenighet om arbeidsfordeling m.m. Kommunikasjonsproblemer Antatte konsekvenser Høyt sykefravær Misnøye Interne konflikter B C Ubetydelig Mindre alvorlig Konsekvenskode A Betydelig Sannsynlighet Mindre sannsynlig Kommentar/Tiltak Felles verdiforankring i Husets grunnmur: Være stolte, være i utvikling, bygge et sterkt fellesskap, se muligheter, være sunne og litt gale. Dette praktisereres ved: "Godt nytt" på alle møter. Åpenhet, raushet og tydelighet.. Å vise respekt for hverandere. Se og bli sett. Frukt/grønt på alle felles- og fagmøter. Oppkutta frukt til lunsj siste mandag i måneden Semesteravslutning, blåtur, markering av bursdager,etc. Se kommunens Retningslinjer for konflikthåndtering Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Side 8 av 52

15 ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Kvalifiseringssenteret Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 2 3 Uønsket hendelse Dårlig fysisk arbeidsmiljø Sårbarhet ved sykefravær Årsaker (utløsningskilde) Feil arbeidsstilling Stort arbeidspress Dårlig inneklima Mangel på kvalifiserte vikarer Dårlig informasjonsflyt Antatte konsekvenser Høyt sykefravær Hodepine Skjelett- og muskelplager Problem med gjennomføring av kurs/opplegg pga. at det bare er den som er syk som har oversikten og vet hva som må/skal gjøres. Kan resultere i flere sykemeldinger A B C A B C Betydelig Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Ubetydelig Ubetydelig Konsekvenskode Sannsynlig het Lite sannsynlig Lite sannsynlig Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Kommentar/Tiltak Tilpassede arbeidsplasser (bord/stol etc) Fokus på fysisk aktivitet og avspenning. Lav terskel for å melde fra om stort arbeidspress. Jevnlig måling av luftkvaliteten. Stor fleksibilitet og ansvarsfølelse hos personalet. Kursplaner/ halvårsplaner Elevenes/deltakernes IOP/handlingsplaner Informasjon på møter Flere personer på samme team Teamledermøte 1 gang pr mnd - informasjonsflyt Side 9 av 52

16 ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Kvalifiseringssenteret Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. Uønsket hendelse 4 Trusler/vold: Trusler om vold eller drap, skriftlig (for eksempel sms) eller muntlig. Direkte vold psykisk eller fysisk. Møte med media 5 etter voldsepisoder. Årsaker (utløsningskilde) Traumer Psykiske lidelser Ruspåvirkning Pågang fra media etter voldsepisoder. Antatte konsekvenser Skade på personalet; fysisk/psykisk Utrygt arbeidsmiljø Skade på inventar. Media gir en uheldig/uriktig fremstilling av saken. A B C A B C Svært alvorlig Ubetydelig Mindre alvorlig Mindre alvorlig Ubetydelig Ubetydelig Konsekvenskode Sannsynlig het U- sannsynlig Lite sannsynlig Kommentar/Tiltak Alle vet hvordan de skal handle, jf. prosedyre under pkt. 5.6 i beredskapsplanen. Voldsalarm tilgjengelig. Informer en kollega hvis du vet at du skal ha en «vanskelig» samtale. Enhetsleder informeres. Media henvises til enhetsleder. Hvis enhetsleder er borte kontaktes kommunalsjef for Helse- og omsorg. Kommunen innkaller til pressekonferanse for å informere riktig til media. Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Side 10 av 52

17 Dato: ANALYSESKJEMA Sted: Kvalifiseringssenteret Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 6 Uønsket hendelse Elev kommer rusa på skolen Årsaker (utløsningskilde) Rusproblemer Psykisk påkjenning Traumer Antatte konsekvenser Eleven kan f.eks. lage «kvalme», spy, være truende, voldelig, sovne etc. Dette kan igjen føre til dårlig læringsmiljø for de andre elevene og utrygghet for både elever og personale. Skade på inventar. B C Ubetydelig Mindre alvorlig Konsekvenskode A Betydelig Sannsynlighet Mindre sannsynlig Kommentar/Tiltak Lærer går gjennom skolens reglement ift rus i skoletiden ved skoleårets begynnelse. Hvis en elev er synlig ruset skal læreren sammen med et annet personale, bortvise eleven den dagen. Er de utrygg på situasjonen bør politiet kontaktes. Læreren avtaler en samtale med eleven neste skoledag der vedkommende blir minnet om konsekvens ved gjentagelse; Først skriftlig bortvisning i 3 skoledager, deretter utvisning fra skolen. Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Side 11 av 52

18 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Kvalifiseringssenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 1, 6 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle 5 2, 3 Usannsynlig/Ingen tilfeller 4 Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 12 av 52

19 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Kvalifiseringssenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 1, 6 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle 2, 3, 5 Usannsynlig/Ingen tilfeller 4 Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 13 av 52

20 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Kvalifiseringssenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 1, 6 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle 3, 5 2 Usannsynlig/Ingen tilfeller 4 Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 14 av 52

21 4.2.2 Introsenteret ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Introsenter for innvandrere Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse Uønsket nr. hendelse 1 Trusler/vold Trusler om vold eller drap, skriftlig (for eksempel sms) eller muntlig. Direkte vold psykisk eller fysisk. 2 Møte med media etter voldsepisoder Årsaker (utløsningskilde) Traumer (PST), psykiske lidelser eller økonomi (trekk i stønad) hos brukere av Introsenteret. Pågang fra media etter voldsepisoder. Antatte konsekvenser Skade på personalet; fysisk/psykisk. Utrygt arbeidsmiljø. Skade på inventar. Media gir en uheldig/uriktig fremstilling av saken. B C A B C Ubetydelig Ubetydelig Mindre alvorlig Ubetydelig Ubetydelig Konsekvenskode A Alvorlig Sannsynlighet Lite sannsynlig Lite sannsynlig Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Kommentar/Tiltak Alle vet hvordan de skal handle, jf. prosedyre under pkt. 5.6 i beredskapsplanen. Åpne dører mellom kontorene. Kontordørene kan kun låses med nøkkel og det er vindu i dørene. Voldsalarm er tilgjengelig. Informer en kollega hvis du vet at du skal ha en «vanskelig» samtale. Det er førstehjelpsutstyr på Introsenteret. Enhetsleder informeres. Media henvises til enhetsleder. Hvis enhetsleder er borte kontaktes kommunalsjef for Helse- og omsorg. Kommunen innkaller til pressekonferanse for å informere riktig til media. Side 15 av 52

22 ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Introsenter for innvandrere. Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 3 Uønsket hendelse Ulykke og død hos brukere på Introsenteret Årsaker (utløsningskilde) Alvorlig ulykke eller sykdom. Antatte konsekvenser Personalet ved Introsenteret blir involvert i hjelp og støtte til / oppfølging av forulykkede og/eller pårørende. Konsekvens -kode A B C Betydelig U- betydelig Betydelig Sannsynlig het Lite sannsynlig Kommentar/Tiltak Kontakt med 113 AMK/sykehus. Avtaler varsling av pårørende med politiet. Begravelsesbyrå informerer pårørende om rutiner ved begravelse. Landås begravelsesbyrå i Kristiansand har gode rutiner hvis det er en muslimsk begravelse. Permisjon (10 virkedager) kan bli gitt til personer på introprogram. Detter gjelder mor, far og barn. Organisere en markering på Birkelid Læringssenter hvis forulykkede er deltaker der. Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Side 16 av 52

23 ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Introsenter for innvandrere. Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 4 Uønsket hendelse Sårbarhet ved sykefravær. Årsaker (utløsningskilde) Mangel på kvalifiserte vikarer. Dårlig informasjonsflyt Antatte konsekvenser Problem med gjennomføring av arbeidsoppgaver pga. at det bare er den som er syk som har oversikten og vet hva som må/skal gjøres. Kan resultere i flere sykemeldinger. Konsekvens -kode A B C Betydelig U- betydelig U- betydelig Sannsynlig het Sannsynlig Kommentar/Tiltak Tydelige ansvarsoppgaver/stillingsinstruks i de ulike stillingene. Stor fleksibilitet og ansvarsfølelse hos personalet. Kursplaner/ halvårsplaner med ansvarsfordeling. Elevenes/deltakernes IOP/handlingsplaner oppdatert i Socio. Informasjon på møter. Flere personer opplært i samme systemer/oppgaver. Teamledermøte 1 gang pr mnd informasjonsflyt. Se egen handlingsplan. Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Side 17 av 52

24 ANALYSESKJEMA Dato: Sted: Introsenter for innvandrere. Vurdering foretatt av: Lokal Hendelse nr. 5 Uønsket hendelse Dårlig psykososialt arbeidsmiljø Årsaker (utløsningskilde) For stort arbeidspress. Usikkerhet i forhold til fremtidig jobb. Uenighet om arbeidsfordeling m.m. Kommunikasjonsproblemer Antatte konsekvenser Høyt sykefravær Misnøye Interne konflikter B C Ubetydelig Mindre alvorlig Konsekvenskode A Betydelig Sannsynlighet Mindre sannsynlig Konsekvenskoder: A: Skader på mennesker. B: Skader på miljøet, C: Økonomiske/materielle verdier Konsekvenskategorier: Ubetydelig, mindre alvorlig, betydelig, alvorlig, svært alvorlig Sannsynlighetskategorier: Svært sannsynlig, sannsynlig, mindre sannsynlig, lite sannsynlig, usannsynlig Kommentar/Tiltak Felles verdiforankring i Husets grunnmur: Være stolte, være i utvikling, bygge et sterkt fellesskap, se muligheter, være sunne og litt gale. Dette praktisereres ved: Lav terskel for å si fra om dårlige arbeidsforhold "Godt nytt" på alle møter. Åpenhet, raushet og tydelighet.. Å vise respekt for hverandere. Se og bli sett. Felleslunsj hver fredag Se kommunens Retningslinjer for konflikthåndtering Side 18 av 52

25 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Introsenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis 4 Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 5 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle Usannsynlig/Ingen tilfeller Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 19 av 52

26 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Introsenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis 4 Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 5 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle 1, 2, 3 Usannsynlig/Ingen tilfeller Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 20 av 52

27 Dato: Vurdering foretatt av: Lokal Enhet/operasjon: Introsenteret RISIKODIAGRAM Sannsynlighet Risikodiagram for: A: Mennesker B: Miljø C: Økonomi Svært sannsynlig/kontinuerlig Sannsynlig/Periodevis 4 Mindre sannsynlig/enkelttilfeller 5 Lite sannsynlig/enkelt tilfelle 1,2 3 Usannsynlig/Ingen tilfeller Ubetydelig Mindre alvorlig Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Konsekvens Side 21 av 52

28 Hendelse nr. 4. Sårbarhet ved sykefravær. HANDLINGSPLAN Sykemeldt Ansvarsoppgaver Ansvar Kommentar Fagansvarlig Møtevirksomhet; NAV, Birkelid, Avdelingsmøter etc. IMDI-kontakt Skrive rapporter og saksutredninger. Fordele bosatte flyktninger på programrådgiverne Organisering av arbeid på Introsenter. Enhetsleder Programrådgiver Oppfølging av deltakere i Introprogrammet. Fordeles på de andre programrådgiverne. Merkantil stilling Miljøarbeider Økonomi Agresso Socio Nir/vedtak Norskvedtak i Ephorte Bosetting Istandsetting av bolig Språkpraksis for deltakere i Introprogrammet. Agressoansvarlig på Kvalifiseringssenteret Fagansvarlig Fagansvarlig Enhetsleder Arbeidsgruppe NAV Fagansvarlig Psykisk helsearbeider Oppfølging av personer med spesielle behov. Enhetsleder i enhet for helsetjenester. Enhetsleder fordeler evt. andre av fagansvarligs oppgaver som må gjøres på Intro i sykemeldingsperioden, på de andre ansatte på Intro. Vikar bør settes inn hvis sykemeldingen blir lengre enn arbeidsgiverperioden (16 dager). Hvis fagansvarlig må ta ekstra merkantile oppgaver, bør det vurderes om noen av hans/hennes programrådgiver-oppgaver bør fordeles på de andre programrådgiverne. Fagansvarlig må finne ny praksisplass i annen enhet i kommunen. NB! Det bør alltid tilstrebes å sette inn vikar hvis sykemeldingen blir lengre enn arbeidsgiverperioden (16 dager). Side 22 av 52

29 5. Beredskapsplaner for Kvalifiseringsenheten Oppslag i alle rom: 5.1 Beredskapsplan ved brann/røykskader Kvalifiseringssenteret: BRANNINSTRUKS Søgne kommune. 1. VED BRANNVARSLING. FORLAT STRAKS ROMMET LUKK DØRER OG VINDUER OG FØLG OPPMERKET RØMNINGSVEI 2. VED BRANN I ROMMET. BRUK NÆRMESTE BRANNMELDER PRØV Å SLUKKE BRANNEN HVIS MULIG LUKK DØRER OG VINDUER OG FØLG OPPMERKET RØMNINGSVEI MØT OG INFORMER BRANNVESENET NÅR DET KOMMER. 3. VIKTIGE TELEFONER. BRANNVESEN TLF: 110. Branninstruks for Kvalifiseringssenteret. Tillegg til kommunens branninstruks 1. Få ut alle som oppholder seg i bygget. Lukk dører og vinduer. Gå raskt og rolig ut av huset. Følg merket rømningsvei. Du skal ikke ta med deg noe. 2. Læreren går alltid ut til slutt. 3. IKKE BRUK HEISEN 4. Still opp klassevis på møtestedet: Under tuntreet. 5. Lærer teller opp elevene og gir enhetsleder/ brannvernleder beskjed om alle er kommet ut. 6. Bli stående rolig på møtestedet til annen beskjed blir gitt av brannvernleder/ansvarlig eller brannvesenet. Brannvernleder: Karen Elisabeth Leithe Abrahamsen Side 23 av 52

30 Ved oppdagelse av brann uten at alarmen går: Slå inn brannalarm som er festet på veggene i gangene eller ring brannvesenet 110 og følg instruksen over. TELEFONLISTE BRANNVAKTA 110 POLITI 112 AMBULANSE 113 KOMMUNENES VAKTTELEFON SERVICETORGET: Eiendomsavd. Vakttelefon Karen Elisabeth Leithe Abrahamsen, brannvernleder: / Enhetsleder for kultur, Marianne Laukvik: / Enhetsleder for Kvalifiseringsenheten, Harald Berntsen / RUTINER NÅR ALARMEN GÅR OG IKKE BRANNVERNLEDER (VAKTMESTER) - ELLER EN ANNEN FRA KULTUR ER TILSTEDE: «Alarmsentralen befinner seg i vestibylen i Låven. Dere har nøkkel til inngangsdøra (henger i nøkkelskapet, personalrommet) Nøkkel til sentralen henger i skapet bak skranken, merket AUTRONICA. Hvis alarmen går: Når evakueringen er gjennomført, går den ansvarlige til sentralen for å finne ut hvor alarmen er utløst. Er det i Stendalsbygget, sjekker man alarmstedet. Kun hvis man er 100 % sikker på at det er falsk alarm, kan alarmen skrus av. Er alarmen utløst i ett av de andre byggene, må man sjekke om det er folk i bygget og eventuelt hjelpe. Er bygget låst, venter man på brannvesenet. Alarmen skal ikke skrus av!» Side 24 av 52

31 5.1.2 Introsenteret: BRANNINSTRUKS Ved brannalarm: 1. Sjekk alle rom på Introduksjonssenteret, Helsehuset 3 etasje 2. Ring 110 for å informere om eventuelt brannstedet, eventuelt falsk alarm 3. Lukk alle dører/vinduer rundt brannstedet 4. IKKE BRUK HEISEN 5. Varsle andre personer som er i umiddelbar fare Vær oppmerksom på overtenningsfaren 6. Still opp på fastsatt møtested ved flaggstanga 7. Forsøk å slukke hvis mulig, brannslange i gangen, brannslukkingsteppe ved kjøkken. 8. Assister brannvesenet hvis ønskelig 9. Ved falsk alarm: Kontakt vakthavende vaktmester tlf.: Side 25 av 52

32 5.2 Beredskapsplan for håndtering av alvorlig ulykke blant ansatte, brukere og elever i arbeidstida Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjon Iverksett førstehjelp Om nødvendig tilkalles/varsles: Observatør/meldin gsmottaker ambulanse 113 Varsle enhetsleder Tiltak Varsle pårørende dersom dette ikke ivaretas politi/sykehus Mottak av ambulanse (informere om hendelsesforløpet) Eventuelt sperre av åstedet, sikre, notere vitner Skjerme berørte personer for uvedkommende og media Enhetsleder Rapportering/ etterarbeid Krisehjelp om forholdene tilsier det. Ettervern(samle berørte, debrief, psykisk støtte) Rapportering av skade: politi, arbeidstilsyn, seksjon for HMS Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Enhetsleder Side 26 av 52

33 5.3 Beredskapsplan for håndtering av plutselig dødsfall blant ansatte, brukere og elever Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjon Ring 113 Varsle enhetsleder Avklar all ekstern varsling med politi Observatør/meld ingsmottaker Enhetsleder Tiltak Skjerme person og åsted mot uvedkommende og media Ivareta direkte berørte og andre som kan ha behov for støtte og hjelp Alle ansatte får så raskt som mulig informasjon om dødsfallet. Søke råd/hjelp hos personalavd./rådhuset Enhetsleder Rapportering/ etterarbeid Rapportering av forløp til politi, arbeidstilsyn og seksjon for HMS Ettervern og oppfølging av berørte Eventuelt evaluering av forløp/ sikringstiltak og forslag til forebyggende tiltak Krisehjelp om forholdene tilsier det. Ettervern(samle berørte, debrief, psykisk støtte) Legges plan for oppfølging Øvrige skal få råd om hvor de kan henvende seg. Enhetsleder Dødsfall blant ansatte. Dersom en ansatt avgår ved døden, informeres de ansatte så raskt som mulig, helst før neste arbeidsdag. Ansvar: Enhetsleder Side 27 av 52

34 5.4. Beredskapsplan for håndtering av ulykke eller vold i nære relasjoner hos brukere på Intro. Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjon Ring politiet 112 Meldingsmottaker/observatør. Avklar all ekstern varsling med politiet. Varsle enhetsleder. Varsle rektor på Enhetsleder Birkelid læringssenter, tlf / og avtal videre oppfølging på skolen. Kontakt med media All kontakt med media Enhetsleder går gjennom enhetsleder. Oppfølging av pårørende i Barnevern, Enhetsleder etterkant av hendelsen. familiesenter og Introsenter samkjører den videre oppfølgingen Beredskapsplan for akutt helsesituasjon på Intro: En person går inn i en psykose, dissosiering, besvimer, hjerteproblemer, ulykke osv. Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjon Ring legesenteret Meldingsmottaker/observatør. direkte, tlf Videre oppfølging Dagvakt med akuttalarm vil ta hånd om situasjonen. Dagvakt med akuttalarm Varsling til nærmeste pårørende «Melder» melder fra til nærmeste pårørende, hvis de har. Meldingsmottaker/observatør. 5.6 Generelt om vold og trusler Arbeidsmiljøloven: Arbeidsmiljø skal etter Arbeidsmiljøloven være forsvarlig. Arbeidsmiljøloven 4-3. Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre Side 28 av 52

35 Definisjoner av vold og trusler I Arbeidstilsynets veileder om vold og trusler på arbeidsplassen, er vold og trusler forklart slik: «Vold og trusler er hendelser hvor arbeidstakere blir utskjelt, utsatt for uønsket seksuell oppmerksomhet fra tredjepart eller angrepet i situasjoner som har forbindelse med deres arbeid, og som innebærer en åpenlys eller antydet trussel mot deres sikkerhet, helse eller velvære». Det er i hovedsak vold og trusler fra tredjepart som utgjør en fare i arbeidslivet. Vold og trusler mellom ansatte på arbeidsplassen forekommer generelt sjelden. Vold og trusler kan komme til uttrykk som: Fysisk vold som primært gir skade på legeme. Psykisk skade kan oppstå som følge av å bli utsatt for slik vold. Psykisk vold som kan uttrykkes både verbalt og gjennom kroppsspråk. Denne retter seg mot den utsattes psykiske tilstand eller sinnsstemning. Formålet er å skape psykisk ubehag, frykt, engstelse og/eller usikkerhet. Seksuell vold som kan gi både fysisk og psykisk skade Som fenomen opptrer ikke fysisk vold og trusler (psykisk vold) nødvendigvis samtidig» Vold og trusler kan ha ulike former. Det som skiller de ulike formene for vold, er intensjonen bak voldshandlingen. Relasjonell vold er der utøveren bevisst går inn for å ramme den andre, for eksempel i relasjonen Vold og trusler kan komme til uttrykk ansikt til ansikt, på telefon, skriftlig eller gjennom ulike elektroniske medier. Vold og trusler versus trakassering Vold og trusler er begrepsmessig beslektet, men likevel vesensforskjellig fra trakassering. Et hovedskille mellom vold og trusler og trakassering som fenomen, er at vold og trusler kan skje som en enkelthendelse, mens trakassering er negative handlinger som vanligvis foregår over tid. I tillegg skjer trakassering primært blant personer som kjenner hverandre, mens vold og trusler kan forekomme både mellom kjente og mellom ukjente. Aml. 4-3 om psykososialt arbeidsmiljø skiller også begrepene vold og trusler og trakassering, ved at disse er regulert i to ulike ledd. Det fremgår av forarbeidene til loven at lovgiver på denne måten vil tydeliggjøre og fremheve disse som to ulike og særskilte risikofaktorer på området. Roller og ansvar Aml Arbeidsgivers plikter Arbeidsgiver skal sørge for at bestemmelsene gitt i og i medhold av denne lov blir overholdt. Side 29 av 52

36 Arbeidsgiver har etter loven et ansvar for å forbygge at ansatte utsettes for vold og trusler fra brukere/pasienter/elever/publikum, samt ha retningslinjer for hvordan vi håndterer situasjonen dersom dette likevel skulle skje. Aml Arbeidstakers medvirkningsplikt (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. (2) Arbeidstaker skal: e) melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet. Arbeidstakerne skal medvirke i utformingen og gjennomføringen av tiltak mot vold og trusler, samt i den videre oppfølgingen av om tiltakene fungerer. De skal rapportere hendelser med vold og trusler til ledelsen. Samarbeid mellom arbeidstakere og arbeidsgiver er sentralt i arbeidet med forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler. Det er et felles ansvar å skape gode arbeidsbetingelser. Aml Verneombudets oppgaver (1) Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til [ ] at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt. (2) Verneombudet skal særlig påse: c) at arbeidstakerne får den nødvendige instruksjon, øvelse og opplæring Verneombudet har en sentral rolle i arbeidet med et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak mot vold og trusler, samt bidra til at ansatte får nødvendig opplæring. Tillitsvalgte ivaretar medlemmenes interesser i henhold til lov og avtaleverk. Tillitsvalgte er viktige samarbeidspartnere for arbeidsgiverne i det systematiske arbeidet med å forebygge vold og trusler. Aml Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver (1) Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalget skal delta i det forebyggende arbeidet som omhandler arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Utvalget kan også vedta at arbeidsgiver skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet. Aml Bedriftshelsetjeneste (1) Arbeidsgiver plikter å knytte bedriftshelsetjeneste til virksomheten dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det. Vurderingen av om slik plikt foreligger skal foretas som ledd i gjennomføringen av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. (2) Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Bedriftshelsetjenesten er fri og uavhengig i faglige spørsmål og skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakere, verneombud og arbeidsmiljøutvalg i det forebyggende og systematiske arbeidsmiljøarbeidet. Det er viktig at virksomhetene søker bistand hos en bedriftshelsetjeneste som har kompetanse på området. Side 30 av 52

37 Forebygging av vold og trusler Forebyggende arbeidsmiljø: Å lese signaler For å vurdere om en situasjon innebærer risiko, må man lese motpartens signaler, både de ikke-verbale og de verbale: Virker personen ruspåvirket? Har personen et usedvanlig høyt stressnivå? Har personen (hvis kjent) et annet kroppsspråk enn vanlig? Reagerer personen voldsomt når det stilles krav? Den forståelse man får av den andres sinnstilstand, kan hjelpe en til å bevare fatningen og trappe ned konflikten. Omstendighetene i situasjonen spiller også inn, som om man kjenner personen, eller om det er en ukjent person med et ukjent reaksjonsmønster. Konfliktdempende kommunikasjon Språk som demper konflikten, er å: Bruke jeg-setninger Ha rolig stemmeføring Lytte mer enn å prate Snakke konkret Fokusere på nåtid og fremtid Gå på sak, ikke person Språk som øker konflikten, er å Anvende du- setninger Rope Avbryte Gi kommandoer og sette krav Bebreide Snakke abstrakt Fokusere på fortiden Gå på person, ikke sak Ti gode råd dersom noen opptrer truende Opptre rolig. Lytt og vær observant. Vær aktiv ta initiativ. Forklar tydelig hva som er mulig, og hva som ikke kan la seg gjøre. Bruk et enkelt språk og vær konkret. Vær hjelpsom. Vær ikke dominerende eller underkastende. Hold en passende avstand. Tenk på vedkommende sitt selvbilde og opplevelse av kontroll over situasjonen. Ta deg god tid og ikke gjør noe overilt. Side 31 av 52

38 5.7 Beredskapsplan ved trusler og vold I situasjonen: Tips: Opptre så rolig og behersket som du kan. Se direkte på vedkommende som truer deg. Hvis du er alene, trekk deg umiddelbart ut av situasjonen og tilkall hjelp fra kolleger hvis mulig. Snakk lavt og sakte, bruk enkle ord og korte setninger Ikke argumenter Fortell personen hva du akter å gjøre Ikke gjør brå bevegelser. Vær klar over at hvis du reiser deg brått eller går mot en voldelig person, risikerer du å bli slått ned. Vær oppmerksom på hvor du står i farlige situasjoner, tenk retrettmulighet. Vær oppmerksom på gjenstander som kan kastes eller brukes som våpen Rutiner: Hvis truslene ikke gjelder en selv, må den/de som truslene gjelder varsles. Det må vurderes om den som er utsatt for truslene skal få legebehandling eller annen oppfølging, for eksempel om noen skal følge den ansatte hjem, være hos den eller lignende. Utgifter til legebehandling dekkes av arbeidsgiver. Vurder om politiet skal kontaktes for å forhindre ytterligere trusler/vold. Det må vurderes om annet personale skal ta seg av den som utøvet volden. Vurder om virksomheten må stenges. Vurder om skade krever legebehandling. Hvis den skadde ønsker det, eller andre mener det er nødvendig, skal annet personale være med på legevakten og sørge for at den skadde blir fulgt opp umiddelbart etterpå. Som hovedregel bør ikke den skadde være alene den nærmeste tiden etterpå. Varslingsrutine for melding til overordnet følges. Etter situasjonen Tilkall umiddelbart nærmeste overordnet, gi en fullstendig forklaring på hva som har skjedd. All vold eller trusler skal meldes til enhetsleder/stedfortreder. Hvis enhetsleder/stedfortreder ikke er tilgjengelig, meld fra til kommunalsjef/rådmann/personalkonsulent om det er behov for rask oppfølging. Når enhetsleder har fått beskjed, er han/hun ansvarlig for videre oppfølging av den skadde/den som er utsatt for vold/trusler. Etter voldshendelser skal verneombudet/hovedverneombudet orienteres første virkedag. Anmeldelse Skal ALLTID skje dersom en tilsatt er truet fysisk/psykisk. Kommunens juridiske rådgivere kan rådspørres om hvordan dette skal gjøres. Rådmannen er delegert myndighet til å anmelde. Vedkommende enhetsleder utarbeider anmeldelsen, og rådmannen skriver under. Ved utforming av anmeldelse/påtalebegjæring må en vurdere innholdet nøye slik at en ikke røper taushetsbelagte opplysninger som ikke er nødvendig for å gi politiet informasjon om hendelsen. Side 32 av 52

39 Oppfølging etter trusler eller vold Umiddelbart etter voldssituasjonen Det er arbeidsgivers ansvar å sikre at den voldsrammede ikke er alene umiddelbart etter voldshendelsen. Inntil enhetsleder/avdelingsleder kommer gir kollegaer psykisk førstehjelp til den voldsrammede. Psykisk førstehjelp er å: Skape ro om den voldsrammede Akseptere alle følelser Vise omsorg og nærvær Følge den voldsrammedes behov Lytte spørre om situasjonen Unngå å: Snakke selv og styre samtalen Fortelle om egne opplevelser Bagatellisere Analysere og forklare Bli forlegen over følelser La den voldsrammede være alene Bebreide eller kritisere den voldsrammede Arbeidsgiver bør samle de ansatte til en samtale i løpet av de første timene etter hendelsen. Samtalen kan gjerne innledes ved å avklare hensikt og bestemme regler dersom flere deltar. Slike regler kan være gjensidig taushetsplikt og å unngå bebreidelser mot hverandre. De er viktige for å skape trygghet og hindre angst. I tillegg bør følgende punkter gjennomgås: Ta opp fakta, tanker og reaksjoner om det som har skjedd, men ikke press folk til å snakke. Man bør gi informasjon om at det er normalt å få fysiske og psykiske reaksjoner. Slike reaksjoner kan være hjertebank, svette, hodepine, kvalme, svimmelhet angst, uvirkelighetsfølelse. Man bør vurdere behovet for videre hjelp og avtale eventuelt nytt møte Side 33 av 52

40 Videre oppfølging Hva bør den voldsrammede gjøre? Akseptere at det er normalt å reagere Ta imot psykologhjelp Fortelle hva man har behov for Overlate praktiske problemer til andre Gå på arbeid raskest mulig etter hendelsen Oppholde seg på arbeidsplassen, men ikke nødvendigvis utføre de vanlige arbeidsoppgavene Unngå å arbeide alene de første dagene etter hendelsen Bearbeide det som har skjedd, sammen med kollegaer, familie og venner, unngå å gjøre det hjemme alene Søk hjelp dersom: Sterke reaksjoner fortsetter eller forsterkes de første tre til fire uker uten å vise noe tegn til å avta Sterk følelse av uvirkelighet vedvarer og man ikke er i stand til å fungere i sitt vanlige liv (sosialt, yrkesmessig eller i andre deler av livet) Dersom det oppstår markerte forandringer i personligheten Man tyr til «selvbehandling» med rusmidler. Hva bør arbeidsgiver gjøre? Vurdere behovet for å innkalle ekstern hjelp som psykolog, lege, bedriftshelsetjeneste underrette pårørende Varsle arbeidstilsynet og politiet ved alvorlige hendelser og vurdere om hendelsen skal anmeldes Registrere voldshendelsen i virksomhetens interne avvikssystem Vurdere behov for tilpasning av arbeidsoppgaver de første dagene etter hendelsen Unngå å plassere den voldsrammede i situasjoner som minner om voldshendelsen Vurdere oppfølging for familie dersom den trekkes indirekte eller direkte inn i voldsog trusselsituasjonen Lede gruppemøter hvor alle blir informert om hva som skjedde under og etter voldshendelsen Ta vare på eventuelle vitner til voldshendelsen Beskytte arbeidstakerne mot media og tredjepart Hva bør kollegaene gjøre? Noen av de vanligste problemene etter en voldshendelse er mangel på forståelse fra omgivelsene for hvordan krisen rammer den det gjelder. De kan vise en misforstått beskyttelse overfor den voldsrammede og slik støtte tendenser som isolasjon. Ved å utvikle et systematisk opplegg for kollegastøtte kan man unngå dette. Det er viktig at de som skal fungere som kollegastøtter, får opplæring av fagpersoner på temaene aktiv lytting, konflikthåndtering og selvmordsforebyggende arbeid. Støttesamtaler skal ha som mål å gi psykososial omsorg og støtte samt redusere senvirkninger av en voldshendelse. Side 34 av 52

41 Kollegastøtte er: En samtale som skal hjelpe den voldsrammede til klargjøring og yte hjelp til å forstå og akseptere de reaksjoner som kan oppstå. Gis ut fra tillit, frivillighet og konfidensialitet Skal bidra med å skaffe helsefaglig assistanse hvis den voldsrammede viser sterke psykiske reaksjoner som ikke avtar. Kollegastøtte er ikke: Å være terapeut og å gå inn på personlige forhold eller forhold som ligger utenfor den aktuelle situasjon. Å snakke om sine egne erfaringer, men være opptatt av hva kollegaen forteller. Ved både formell og uformell kollegastøtte er det helt sentralt at den voldsrammede føler tillit til kollegastøtten og at denne har en forståelse av hva den voldsrammede gjennomgår. Rutine for intern registrering og oppbevaring av dokumentasjon: Alle hendelser der det blir utøvd vold/prøver å utøve vold/truer med å utøve vold eller retter trusler mot deg som ansatt, skal registreres internt på arbeidsplassen på et avviksmeldingsskjema. Leder plikter å bistå den som har blitt utsatt ved utfylling. Avviksmeldeskjema oppbevares i avviksmeldesystemet i 10 år. Kopi legges i personalmappen. Hvis skaden antas å gi rett til erstatning fra forsikringsselskapet, fylles det ut et skademeldingsskjema til kommunens forsikringsselskap. Dette sendes til personalkonsulent for videre ekspedering og oppbevaring. Hvis en sykdom eller skade i ettertid skal kunne godkjennes som yrkesskade, vil det være helt avhengig av at det finnes skriftlig registrering /dokumentasjon. Side 35 av 52

42 5.8 Beredskapsplan ved innbrudd/tyveri/hærverk Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjon Hva, hvor og når skjedde det. Er tyvene fortsatt på stedet. Hvis ja-kontakt politiet umiddelbart. Observatør/ meldingsmottaker Varsling til Vakt- og alarmsentralen Varsling enhetsleder Varsle vaktmester Mottak/kontakt med politi Tiltak Rapportering/ etterarbeid Skaff overblikk over skadeomfang Vurdere om enheten må stenge/vakthold Registrere skade Anmeldelse Rapportering Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Enhetsleder Ellers bør politiet ta hovedansvar i videre gransking Enhetsleder Side 36 av 52

43 5.9 Beredskapsplan ved mistenkelige brev eller pakker Oppgaver Momenter Ansvarlig Varsling/informasjo n Ring politi Observatør/ meldingsmottaker Varsle Vakt og alarmsentralen Varsling til lokalt ansvarlig Tiltak Rapportering/ etterarbeid Ikke rist eller åpne slike brev eller pakker Dekk straks over pulveret med papir, plast, klær eller noe annet. Gå ut av rommet og lukk døra. La ingen gå inn i rommet. Vask hendene med såpe og vann. Er brev/pakke alt åpnet må de som har vært borti pulveret eksponeres til et rom der de kan ta av seg resten av klærne. De legges i plastpose som lukkes. Dusj deretter. Tilkall politi og oppgi alle som har vært i kontakt med brev/pakke Evaluering av forløp/beredskapstiltak, sikringstiltak og forslag til forebyggende tiltak Observatør/ meldingsmottaker Enhetsleder Side 37 av 52

44 8.5 Førstehjelp Kvalifiseringssenteret: Hefte og førstehjelpsskrin ligger oppå arkivskapet på personalrommet. Introsenteret: Førstehjelpsskrin står under printeren. Side 38 av 52

45 8.6 Revidert dato: Utarbeidet dato: Utgave: Vernerundeskjema 1.Orden/Renhold Er renholdet tilfredsstillende? Er det faste renholdsrutiner? Følges de? Utføres regelmessig hovedrengjøring? (Hvor ofte?) Har arbeidstakerne ansvar for orden og renhold på egen arbeidsplass? Følges dette opp? Ja/Nei Tiltak Kommentar Ansvarlig Tidsfrist 2. Belysning Er belysningen tilfredsstillende? (Luxtabellen) Allmennbelysning? Plassbelysning? Er det utført lysmålinger? Er det ubehagelig blending? Reflekser i dataskjerm? Er det rutiner for renhold av armatur? 3. Støy Er det plagsom støy utover minstekravene? Er det stor etterklang (ekko) i lokalet? 4. Ventilasjon Er grunnventilasjonen god? Er det rutiner mht. renhold, kontroll av reimer, filterskift osv.? Er det god tetting rundt filterrammene? Er kanaler sjekket for støv og forurensninger? Er luftinntaket rent for blader, insekter o.l.? Side 39 av 52

46 5. Inneklima/Innemiljø Er temperaturen tilfredsstillende? Er det trekk, og evt. hvor kommer trekken fra? Er det kaldt ved gulvet? Er det ubehagelig lukt, mye støv eller andre forurensninger til stede? Føles luften «tørr»? 6. Kjemiske stoffer, f.eks. løsemidler / biologiske faktorer Benyttes kjemiske stoffer? Har disse tilfredsstillende NORSKE produktdatablader? Er databladene samlet i stoffkartotek tilgjengelig for de aktuelle brukerne? Er brukerne kjent med innholdet i databladene, helsefare, vernetiltak, førstehjelp osv.? Er innkjøpsrutinene tilfredsstillende? Kan noen stoffer erstattes med mindre helsefarlige produkter? Kan antall stoffer reduseres? Krever kjemikaliene at spesielle arbeidsinstrukser følges? Er det gode rutiner for renhold og avfallshåndtering? 7. Luftforurensning (støv, røyk, gasser, damper og kjemikalier) Arbeides det med stoffer som avgir støv eller andre forurensninger? Avgis forurensninger fra arbeidsprosessen? Kan de forurensende prosesser og eller arbeidsoperasjoner la seg bygge inn? Benyttes tilfredsstillende punktavsug? Er det utført målinger av forurensningskonsentrasjonene? Benyttes riktig type åndedrettsvern? 8. Ergonomi Er det tunge løft? Side 40 av 52

47 Kan løfteutstyr/hjelpemidler benyttes? Er det belastende arbeidsstillinger? Ensidig gjentakelsesarbeid? Vonde arbeidsstillinger? Går/står en mye på harde gulv? Kan arbeidsplassen/ arbeidsprosessen tilrettelegges slik at en reduserer uheldig fysisk belastning? Finnes variasjonsmuligheter? (jobbrotasjon, pauser) Er de ansatte kjent med riktig arbeidsstilling? Er kontorarbeidsplassen hensiktsmessig innredet? 9. Sikkerhet/vernetekniske forhold Forekommer farlige arbeidssituasjoner? Finnes sikkerhetsprosedyrer og arbeidsinstruks, og følges disse? Er maskiner/utstyr forsvarlig sikret? Er det regelmessig kontroll/ettersyn på dette utstyret? Har operatøren nødvendig opplæring? Er det sikkerhetsskilting/ signalgiving på arbeidsplassen? 10. Personlig verneutstyr og førstehjelpsutstyr Er nødvendig verneutstyr tilgjengelig (hjelm, sko, briller/ ansiktsskjerm, åndedrettsvern, hørselsvern)? Oppbevares og vedlikeholdes utstyret på forsvarlig måte? Benyttes riktig (godkjent) verneutstyr? Er en klar over hvilke arbeidsoperasjoner som krever verneutstyr? Benyttes tilfredsstillende arbeidstøy? Er nødvendig førstehjelpsutstyr lett tilgjengelig for ansatte? Side 41 av 52

48 Finnes øyeskyller og nøddusj ved håndtering av kjemikalier? 11. Organisatoriske og psykososiale forhold Er arbeidet godt tilrettelagt/organisert? Finnes det arbeidsinstrukser? I hvilken grad er det mulighet for selvbestemmelse og faglig ansvar? Hvordan blir medbestemmelse praktisert? Hvilke rutiner finnes for å sikre god kommunikasjon og godt samarbeidsklima? Er det f.eks. faste rutiner for personalmøter, medarbeidersamtaler eller liknende Er det faste rutiner for opplæring av nytilsatte? Er det utarbeidet opplæringsplaner el.l. for å sikre de ansattes faglige og personlige utvikling? Hvilke rutiner finnes for spise- og hvilepauser Hvor stort var sykefraværet siste år, og hvordan er utviklingen hittil i år? Er det tilfeller av vold og trusler? Hvordan blir dette i tilfelle registrert? Hva med tilrettelegging av arbeidsplasser for yrkeshemmede? Hva kan eventuelt gjøres for å bedre trivselen? Vedrørende organisatoriske og psykososiale forhold kan HMS gruppesamtale med fordel benyttes i stedet eller i tillegg. 12. Øvrige forhold Driver virksomheten aktivt AKANarbeid? Har virksomheten ungdom under 18 år ansatt? Er risikomomenter i forhold til gravide arbeidstakere kartlagt? Forhold vedrørende f.eks. lokaliteter som ikke er nevnt tidligere? Side 42 av 52