Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Hilde Jørgensen MEDL SV Tom Skare Medlem FRP

Transkript

1 Hitra kommune Møteprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtested: Ordførers kontor, Hitra rådhus Dato: Tidspunkt: 09:00 16:05 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Ole L. Haugen Ordfører AP Eldbjørg Broholm Varaordfører AP Trygve Sivertsen Medlem AP Lars P. Hammerstad Medlem SP Per Johannes Ervik Medlem PP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Hilde Jørgensen MEDL SV Tom Skare Medlem FRP Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Sigbjørn Glørstad Hilde Jørgensen AP Dag Willmann Tom Skare H Fra administrasjonen møtte: Navn Laila Eide Hjertø Omar Pleym, under orienteringer og PS 29/17 Dag Robert Bjørshol, under orienteringer og PS 32/17 Ann-Vigdis Risnes Cowburn Stilling Rådmann Enhetsleder kultur Kommunalsjef RO4 Politisk sekretær/protokollfører Innkalling var utsendt Det fremkom ingen merknader.

2 Ordførers orientering Frøya og Hitra kommuner hadde besøk av en delegasjon fra Møre og Romsdal onsdag og torsdag forrige uke. De ble imponert over det de opplevde. Og enige i utfordringen med hurtigbåt og ferge. Det ble gjennomført Hitterkveld sist lørdag og ordfører takket enhetsleder for kultur for en flott kveld. Det er berammet felles formannskapsmøte med Frøya og Trondheim den 3. og 4. mai i Trondheim. Samarbeidsforum Hitra Frøya ble sist fredag enige om å avholde et felles, men uformelt formannskapsmøte. Sted og tid: Aunøya primært den 27. juni., sekundært den 28. juni. Det er berammet møte i formannskapet den 23. mai. Den dagen blir det stort besøk som må prioriteres. Formannskapet er enig i at møtet flyttes til 30. mai. Rådmannens orientering Enhetsleder kultur Omar Pleym orienterte om de forskjellige oppgavene til kulturenheten som omfatter bl.a. allment kulturarbeid, bibliotekbaserte tjenester, kulturskole, kino, ungdomsbasen, biblioteket, daglig drift og behov når det gjelder stillinger og utviklingstiltak. Klagesak TOBB gjennomgang av prosessen hittil v/kommunalsjef RO4 Dag Robert Bjørshol Tomt K2 og K4 i Vikan. Utsendt forslag til kontrakt til tilbyderne. K2 har flere interessenter slik at det må inngås kontrakt innen rimelig tid. Skattetall pr. februar 2017 ble omdelt Sykefraværstatistikk forskjell i grunnlagsdata KS og kommunen internt Sykefravær blir tema i neste møte i personalutvalget. Etter formannskapets realitetsbehandling hadde rådmannen følgende orientering: Omorganisering fremdriftsplan og skisse til ny organisasjon unntatt offentlighet. Møtet ble lukket med hjemmel i Kommuneloven 31.2, jfr. Offentlegloven 13. Leder i oppvekstkomiteen sin orientering Barman oppvekstsenter - Konkurransegrunnlag på anbud går til slutten av mars. Når det er på plass. Skrives sak til oppvekstkomiteen og formannskapet. Endelig beslutning i kommunestyret. Bygging Fillan barnehage går etter planen, overleveres 1. mai. Jobbes med årshjul/plan med 4-årsperspektiv. Tema i augustmøte: Kvalitet i skole- og barnehageeierskapet. Følgende sak ble ettersendt: PS 35/17 Utbygging av bofellesskap for demente. Klargjøring av utbyggingsområde. Arkeologiske utgravinger bak dagens Hitra Helsetun. Formannskapet vedtok å behandle saken i dagens møte. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: PS 29/17, PS 28/17, PS 30/17, PS 31/17, PS 32/17, PS 33/17, PS 34/17 og PS 35/17.

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket Saker til behandling PS 28/17 Godkjenning av protokoll fra møtet den PS 29/17 PS 30/17 PS 31/17 Driftstilpasninger RO5 Kultur gangs behandling Klage på tilhørighet til veinavnet Smågeveien DalPro AS - Valg av styremedlem PS 32/17 Hitra Industripark øst - finansiering og utbygging - Kalvøya PS 33/17 PS 34/17 PS 35/17 RS 13/17 Overføring av elever fra Snillfjord kommune til Hitra kommune Forslag til sammenslåing av Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Utbygging av bofellesskap for demente. Klargjøring av utbyggingsområde. Arkeologiske utgravinger bak dagens Hitra Helsetun. Referatsaker Årsmøteprotokoll Hitra idrettslag - signert RS 14/17 Kystmuseets årsrapport 2016 RS 15/17 Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Hitra kommune RS 16/17 Innspill vedr. klage fra Frøya kommune av

4 Saker til behandling PS 28/17 Godkjenning av protokoll fra møtet den Vedtak: Protokoll fra møtet den godkjennes som framlagt. PS 29/17 Driftstilpasninger RO5 Kultur gangs behandling Saksprotokoll i Formannskapet Lars P. Hammerstad (SP) fremmet følgende alternative forslag: Formannskapet vedtar følgende driftstilpasninger RO5 kultur Avtale med Hitrahallene og Kystmuseet, reforhandles for å optimalisere kost nytte effekten av avtalene og for å redusere overføringene. 2. a) Det oppnevnes et forhandlingsutvalg bestående av: varaordfører Eldbjørg Broholm leder, Hilde Jørgensen, Opposisjonsleder Dag Willmann og Omar Pleym fra administrasjonen. b) Forslag til nye avtaler legges frem til politisk behandling innen utgangen av mai Følgende reduksjoner gjennomføres i tillegg til endringene i avtalene med Hitrahallene og Kystmuseet. Tiltak Effekt 2017 kommentarer Vakant 60 % stilling i 5 mnd. -kr Nedleggelse av bokbussen -kr Forventet reduksjon av overføringer til Hitrahallene og Kystmuseet etter gjennomførte forhandlinger -kr I planperioden forventes reduksjoner i overføringene på inntil kr årlig Kulturmidler Ungdomstiltak Utgår Tilstrekkelig med midler i investeringsbudsjettet Kr Økt tilskudd til Hitra Kirkelige Fellesråd Utgår Overføring til Hitra Kirkelig Fellesråd blir på samme kronebeløp som i Hitra Kino er budsjettert ut i fra et besøkstall på Publikumsbesøket for 2016 er vesentlig høyere. Forventet inntekt fra billettsalg settes ut i fra et besøkstall på 5500 besøkende. Dette gir en merinntekt på kr Deretter ble det fremmet følgende omforente forslag: Saken utsettes med bakgrunn i at formannskapet ønsker en gjennomgang av hele RO5 Kultur.

5 Ved votering ble omforent forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes med bakgrunn i at formannskapet ønsker en gjennomgang av hele RO5 Kultur. Dag Willmann ba om å få vurdert sin habilitet med bakgrunn i at han kone er daglig leder i Hitrahallen, og forlot møtet under habilitetsvurderingen. Formannskapet teller nå 6 medlemmer. Han ble erklært habil mot 2 stemmer. Dag Willmann tiltrådte møtet igjen og formannskapet er dermed fulltallig. Det ble fremmet følgende omforente forslag: 1. Saken utsettes. 2. Avtale med Hitrahallene og Kystmuseet, reforhandles for å optimalisere kost nytte effekten av avtalene og for å redusere overføringene. 3. a) Det oppnevnes et forhandlingsutvalg bestående av: ordfører Ole L. Haugen leder, Hilde Jørgensen, Lar P. Hammerstad og Omar Pleym fra administrasjonen. b) Forslag til nye avtaler legges frem til politisk behandling innen utgangen av mai Etter at nevnte avtaler er reforhandlet legges saken fram til ny behandling i formannskapet. Lars P. Hammerstad fremmet følgende nytt pkt. 5: Hitra Kino er budsjettert ut i fra et besøkstall på Publikumsbesøket for 2016 er vesentlig høyere. Forventet inntekt fra billettsalg settes ut i fra et besøkstall på 5500 besøkende. Dette gir en merinntekt på kr Det ble votert slik: Pkt. 1 i omforent forslag ble enstemmig vedtatt Pkt. 2 i omforent forslag ble enstemmig vedtatt Pkt. 3 i omforent forslag ble enstemmig vedtatt Pkt. 4 i omforent forslag ble enstemmig vedtatt Pkt. 5 forslag fremmet av Lars P. Hammerstad i møtet, fikk 2 stemmer og falt. Vedtak: 1. Saken utsettes. 2. Avtale med Hitrahallene og Kystmuseet, reforhandles for å optimalisere kost nytte effekten av avtalene og for å redusere overføringene. 3. a) Det oppnevnes et forhandlingsutvalg bestående av: ordfører Ole L. Haugen leder, Hilde Jørgensen, Lar P. Hammerstad og Omar Pleym fra administrasjonen. b) Forslag til nye avtaler legges frem til politisk behandling innen utgangen av mai Etter at nevnte avtaler er reforhandlet legges saken fram til ny behandling i formannskapet. Enstemmig Innstilling: Formannskapet vedtar følgende vedr. driftstilpasning RO5 kultur 2017: 1. a) Tilskuddet til bowlinghallen reduseres med kr for 2017.

6 b) Avtale vedr. drift av bowlinghallen reforhandles og åpningstidene reduseres i forhold til nytt tilskudd. c) Ny avtale med Hitrahallen legges fram for politisk behandling i løpet av våren a) Tilskuddet til lag og foreninger reduseres med kr b) Reduksjonen tas ut forholdsmessig mellom de ulike tilskuddene. PS 30/17 Klage på tilhørighet til veinavnet Smågeveien Det ble fremmet følgende omforente forslag: Pk1. som rådmannens innstilling Pkt 2. Veinavn blir derav som følger; a) Melandsjøveien går fram til Valmyra. b) Smågeveien går fra Valmyra til Ringblomdal. Pkt. 3 Det gjøres for øvrig oppmerksom på at det er mulig å benytte seg av underadresse. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Hitra Formannskap vedtar å imøtekomme klagen angående tilhørlighet til veiadresse Smågeveien 2. Veinavn blir derav som følger; c) Melandsjøveien går fram til Valmyra. d) Smågeveien går fra Valmyra til Ringblomdal. 3. Det gjøres for øvrig oppmerksom på at det er mulig å benytte seg av underadresse. Innstilling: 1. Hitra Formannskap vedtar å imøtekomme klagen angående tilhørlighet til veiadresse Smågeveien 2. Veinavn for strekningen blir følgende; Melandsjøveien og Smågeveien utgår. Uthitterveien vedtas for streknignen Vikstrøm Ringblomdalen, der alle tidligere tildelte nummer langs Melandsjøveien består, pluss at det tildeles veinummer videre langs veien igjennom Småge og til Ringblomdal. PS 31/17 DalPro AS - Valg av styremedlem Ordfører orienterte om at Roger Antonsen og Randi Storsve Lundquist tar gjenvalg, henholdsvis som styremedlem og varamedlem. Det ble fremmet følgende omforente forslag:

7 Hitra formannskap reoppnevner Roger Antonsen som medlem og Randi Storsve Lundquits som varamedlem i styret for DalPro AS. Ved votering ble forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Vedtak: Hitra formannskap reoppnevner Roger Antonsen som medlem og Randi Storsve Lundquist som varamedlem i styret for DalPro AS. Innstilling: Hitra kommune velger for perioden , som Hitra kommunes medlem i styret for DalPro AS.. Som vara velges PS 32/17 Hitra Industripark øst - finansiering og utbygging - Kalvøya Kommunalsjef RO4 Dag Robert Bjørshol orienterte i saken. Møtet ble lukket med hjemmel i Kommuneloven 31.5, jfr. Offentleglova 23 under orienteringen. Møtet ble åpnet igjen før votering. Tilrådning: 1. Hitra kommunes tiltak med opparbeidelse av adkomstveg og industriareal som omfattes av Hitra industripark Øst, gjennomføres som planlagt og beskrevet i kommunens anbudsgrunnlag. 2. I henhold til framkomne totalkostnader settes økonomisk ramme for prosjektet til kr inkl. mva. 3. Tiltaket finansieres slik: Bruk ubundne investeringsfond: kr Låneopptak: kr Tiltaket gjennomføres så langt det er relevant etter kommunens vedtatte retningslinjer for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Administrasjonen v/ byggherren foretar fortløpende anleggstekniske vurderinger og nødvendige endringer av anleggets utførelse. 5. Økte driftskostnader på kr ,- tas inn i kommunens årlige driftsbudsjett. Tiltaket ferdigstilles innen 1. november Enstemmig

8 Innstilling: 1. Hitra kommunes tiltak med opparbeidelse av adkomstveg og industriareal som omfattes av Hitra industripark Øst, gjennomføres som planlagt og beskrevet i kommunens anbudsgrunnlag. 2. I henhold til framkomne totalkostnader settes økonomisk ramme for prosjektet til kr inkl. mva. 3. Tiltaket finansieres slik: Bruk ubundne investeringsfond: kr Låneopptak: kr Tiltaket gjennomføres så langt det er relevant etter kommunens vedtatte retningslinjer for gjennomføring av bygge- og anleggsprosjekter. Administrasjonen v/ byggherren foretar fortløpende anleggstekniske vurderinger og nødvendige endringer av anleggets utførelse. 5. Økte driftskostnader på kr ,- tas inn i kommunens årlige driftsbudsjett. Tiltaket ferdigstilles innen 1. november PS 33/17 Overføring av elever fra Snillfjord kommune til Hitra kommune Det ble fremmet følgende omforente forslag til 2 nye pkt.: Tilføyelse i pkt. 2 i rådmanns innstilling: Denne framleggs Kommunestyret for endelig politisk behandling. Som nytt pkt. 3: Basert på at dette er en helt spesiell og ekstraordinær situasjon, søkes det skjønnsmidler/tilskudd hos Fylkesmannen. Eventuelt gjøres dette i samarbeid med Snillfjord og Hemne kommune Ved votering ble rådmannens innstilling samt tillegg fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: 1. Hitra kommune vedtar å utarbeide avtale etter Opplæringslovens 8.1, andre avsnitt, iht. de rammer og tidsplaner som fremkommer i saken. 2. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle en avtale med Snillfjord kommune. Denne framleggs Kommunestyret for endelig politisk behandling. 3. Basert på at dette er en helt spesiell og ekstraordinær situasjon, søkes det skjønnsmidler/tilskudd hos Fylkesmannen. Eventuelt gjøres dette i samarbeid med Snillfjord og Hemne kommune

9 Innstilling: Hitra kommune vedtar å utarbeide avtale etter Opplæringslovens 8.1, andre avsnitt, iht. de rammer og tidsplaner som fremkommer i saken. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle en avtale med Snillfjord kommune. PS 34/17 Forslag til sammenslåing av Komsek Trøndelag IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Tilrådning: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS. 2. Kommunestyret vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS. 3. Kommunestyret godkjenner økning av innskuddskapital på kr 7.000,-. Økning i innskudd forutsettes dekket ved utbetaling av egenkapital fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 4. Som kommunens representant i representantskapet for Konsek Trøndelag IKS velges Bjørg Reitan Bjørgvik. Som vararepresentant velges Lindis Ramona Heggvik Aune. Innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til sammenslåing av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og Komsek Trøndelag IKS. 2. Kommunestyret vedtar ny selskapsavtale for Konsek Trøndelag IKS. 3. Kommunestyret godkjenner økning av innskuddskapital på kr 7.000,-. Økning i innskudd forutsettes dekket ved utbetaling av egenkapital fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 4. Som kommunens representant i representantskapet for Konsek Trøndelag IKS velges Bjørg Reitan Bjørgvik. Som vararepresentant velges Lindis Ramona Heggvik Aune. PS 35/17 Utbygging av bofellesskap for demente. Klargjøring av utbyggingsområde. Arkeologiske utgravinger bak dagens Hitra Helsetun. Saken går til kommunestyret til endelig behandling. Ordfører Ole L. Haugen (AP) fremmet følgende nytt pkt.: Det må søkes etablert et samarbeid med MiST/Kystmuseet med henblikk på å oppnå mest mulig lokal opplevelses- og nytteverdi av de funn og gjenstander som framkommer av utgravingen. Ved votering ble rådmannens innstilling samt forslag fremmet i møtet enstemmig vedtatt. Tilrådning: Kommunestyret innvilger kr inkl. mva. til arkeologiske utgravinger bak dagens Hitra helsetun, for klargjøring til utbygging av prosjektet Bofellesskap demente med tilhørende parkeringsarealer mm.

10 Investeringskostnaden på kr , finansieres slik: Kr momsrefusjon Kr låneopptak Prosjektet Bofelleskap demente er med i gjeldende Økonomiplan med kr 22 mill. i 2019 og 2020, til sammen kr 44 mill. inkl. mva. Prosjektet endres i Økonomiplan med innvilget beløp ved første revidering til kr 18,9 mill. i 2019 og kr 22 mill. i 2020, til sammen kr 40,9 mill. Det må søkes etablert et samarbeid med MiST/Kystmuseet med henblikk på å oppnå mest mulig lokal opplevelses- og nytteverdi av de funn og gjenstander som framkommer av utgravingen. Innstilling: Formannskapet innvilger kr inkl. mva. til arkeologiske utgravinger bak dagens Hitra helsetun, for klargjøring til utbygging av prosjektet Bofellesskap demente med tilhørende parkeringsarealer mm. Investeringskostnaden på kr , finansieres slik: Kr momsrefusjon Kr låneopptak Prosjektet Bofelleskap demente er med i gjeldende Økonomiplan med kr 22 mill. i 2019 og 2020, til sammen kr 44 mill. inkl. mva. Prosjektet endres i Økonomiplan med innvilget beløp ved første revidering til kr 18,9 mill. i 2019 og kr 22 mill. i 2020, til sammen kr 40,9 mill. Møtet ble hevet kl. 16:05 Ole Laurits Haugen Ordfører Ann-Vigdis Risnes Cowburn Protokollfører

11 Referatsaker RS 13/17 Årsmøteprotokoll Hitra idrettslag - signert RS 14/17 Kystmuseets årsrapport 2016 RS 15/17 Kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Hitra kommune RS 16/17 Innspill vedr. klage fra Frøya kommune av