Brukerveiledning 3CX Telefonsystem

Transkript

1 Brukerveiledning 3CX Telefonsystem Innhold Ringe og motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone)... 2 Ringe med Apparat Yealink T Ringe med Apparat Yealink T Ringe med hurtigvalg Windows på 3CX Telefon (Softphone)... 8 Overføre samtaler med 3CX Telefon (Softphone) Direkte og kontrollert overføring til Yealink T Direkte og kontrollert overføring med Yealink T48-T Kontroller IP telefon fra PC skjerm Samtale logg Sjekke talepost fra 3CXPhone (SoftPhone) Sjekke mobilsvareren fra en annen IP telefon Sjekke talepost med Yealink T42G Sjekke talepost med Yealink T46G Skreddersy Talepost (SoftPhone, Windows Phone) Administrere talepost med fasttelefon Chat med 3CX Phone Konferanse 3CXPhone Windows (Soft Phone) Endre fra samtale til konferanse 3CXPhone Windows (Soft Phone) Konferanse Yealink T42G Konferanse Yealink T46G Endre status tilstedeværelse (Fraværsmarkering) Unntak viderekobling CX Kontakter... 45

2 Ringe og motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone) 3CXPhone lar deg enkelt foreta anrop med en rekke alternativer. Du kan ringe et nummer direkte fra tastaturet, kopiere og lime inn et nummer i 3CXPhone, bruke selskapets telefonbok eller personlige kontakter for å ringe et nummer og til og med returnere samtaler eller repetere et nummer fra anropsskjermen. Ringe offentlig eller internnummer direkte 1. Ved hjelp av musen, slå nummeret med tastaturet på skjermen. 2. Klikk på "Call" -knappen for å utføre samtalen. 3. Ved hjelp av nummertastene på tastaturet og til slutt Enter. 4. Hvis du er i CTI-modus(Softphone styrer fysisk telefon), vil du bli ringt opp på din fysiske telefon og anropet gjennomføres der. Hvis du er i Softphone-modus, vil samtalen gjennomføres ved hjelp av hodesettet eller datamaskinens høyttalere og mikrofon.

3 Ringe fra telefonboken Klikk på "Contacts" knappen nederst i menyen for å få tilgang til telefonboken. Du vil se telefonbokinnføringene sammen med sine respektive ikoner som viser typen for hver kontakt. Det finnes fire typer kontakter i 3CX Telefonbok (kontaktliste): Firmaets Kontakter: Windows, Mac:, iphone:, Android: Personlige Kontakter: Windows, Mac:, iphone:, Android: Internnummer: Windows:, iphone, Mac:, Android: Mobiltelefon Kontakter: Android:, iphone: Ringe til en av disse kontaktene 1. Dobbeltklikk, høyreklikk eller trykk på kontakten du vil ringe. 2. På kontaktinfo -skjermen velg "Call". Ringe med kopier og lim inn Du kan også ringe ved å kopiere og lime inn: 1. Velg nummeret du ønsker å ringe. 2. Trykk CTRL + C (på PC), cmd + C (på Mac) på tastaturet eller høyreklikk og kopier ved hjelp av musen. 3. Åpne 3CX telefonen (Softphone). 4. Klikk på "Keypad" -knappen. 5. Trykk CTRL + V (på PC), cmd + V (på Mac) for å lime inn nummeret. 6. Klikk på "Call" -knappen for å gjøre samtalen. Ringe fra anropsloggen (Sist brukte) 1. Klikk på "Call History" -knappen i menyen. 2. Finn samtale oppføringen du vil ringe. 3. Dobbeltklikk eller trykk på kontakten for å ringe tilbake. Trykk ">" (kun på PC) for å få tilgang til kontaktdetaljer.

4 Motta samtaler med 3CX Telefon (Softphone) Når du mottar en telefonsamtale, vil 3CXPhone automatisk dukke opp på skjermen din og vise innringer. Tre alternativer er tilgjengelige: Besvare anropet. (Answer) Avvis samtalen. (Decline) Viderekoble anrop til mobilsvar. (Divert to voic )

5 Automatisk Svar Med 3CX for Windows har du muligheten til å automatisk svare på innkommende anrop. For å gjøre dette gå til "Settings" og deretter "Advanced Settings". Klikk på "Auto Answer". Når du har et innkommende anrop vil 3CX for Windows automatisk svare på anropet.

6 Ringe med Apparat Yealink T 46 I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan du kan starte en samtale når du bruker Yealink T46 / T48. Starte en samtale Tast inn nummeret du ønsker å ringe ved å bruke nummertastene og trykk på Send på Berøringsskjermen eller løft av røret. Telefonen vil taste inn nummeret og samtalen din vil bli tilkoblet.

7 Ringe med Apparat Yealink T42 I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan du kan starte en samtale når du bruker Yealink T42 og T41. Starte en samtale Slå nummeret du ønsker å ringe ved å bruke nummertastene og trykk på Send knappen under send på skjermen.

8 Ringe med hurtigvalg Windows på 3CX Telefon (Softphone) Hurtigtastfunksjonen lar deg kontrollere 3CX telefon ved å bruke snarveier på tastaturet. hurtigtastfunksjonen lar deg starte, svare, sette over eller sette samtaler på vent. Konfigurere hurtigtaster 1. Trykk på Utstyr knappen for å komme til innstillinger. 2. Trykk på Hurtigtaster for å komme til innstillinger for hurtigtaster. 3. Som standard hurtigtastfunksjonen er ikke aktivert. Trykk på den hurtigtasten du ønsker å aktivere og sjekk Aktiver Tastatur Snarveier. 4. Velg tastekombinasjonen du ønsker at skal fungere som din hurtigtast. Du kan kombinere Ctrl, Alt og Shift sammen med tall og bokstaver. Tall, bokstaver og spesialtegntaster (insert, slett, side ned, side opp med flere) må være kombinert med Ctrl, Alt og Shift for å kunne lage en hurtigtast. F1 F12 har ikke denne begrensningen. 5. Trykk på OK for å svare.

9 Starte en samtale ved å bruke Kopier nummer fra utklippstavlen hurtigtasten 1. Åpne opp en nettside, tekst eller en annen fil og fremhev nummere du ønsker å taste inn. 2. I dette eksemplet har vi valgt Shift+V som hurtigtast. Trykk Shift+V. Nummeret vil nå bli kopiert automatisk på din 3CX telefon for Windows nummertastskjerm. Trykk på Ring knappen, eller enter for å ringe nummeret.

10 Overføre samtaler med 3CX Telefon (Softphone) 3CX for Windows gjør det enkelt å overføre samtaler til andre brukere ved hjelp av enten "Blind" (direkte viderekobling) eller "Attended" (spørreanrop). En direkte viderekobling overføres uten å varsle mottakeren. I et spørreanrop vil mottakeren bli varslet av den som utfører overføringen (mens innringeren står på vent) og hvis mottakeren godtar å ta samtalen gjennomføres viderekoblingen. Direkte Viderekobling (Blind Transfer) Utføre en direkte viderekobling: 1. Mens du er i en samtale, klikk på "Blind Transfer" -knappen. 2. Tast inn nummeret du vil overføre samtalen til. Alternativt kan du søke etter en kontakt ved å skrive inn navn eller nummer på kontakten du leter etter. 3CX vil filtrere kontaktlisten din og foreslå brukere. 3. Klikk på "Transfer" -knappen for å overføre samtalen.

11 Spørreanrop (Attended Transfer) Utføre et spørreanrop: 1. Mens du er i en samtale, klikk på "Attended Transfer" -knappen. 2. Tast inn nummeret du vil overføre samtalen til, klikk på "Call" -knappen, og kunngjør overføringen til mottaker. Alternativt kan du søke etter en kontakt ved å skrive inn navn eller nummer på kontakten du leter etter. 3CX vil filtrere kontaktlisten din og foreslå brukere. 3. Etter å ha bekreftet at mottakeren ønsker å ta samtalen, klikker du på "Transfer" knappen. Samtalen vil bli overført til mottakeren.

12 Direkte og kontrollert overføring til Yealink T42 I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter over direkte og setter over kontrollert. ved bruk av Yealink T42. Husk: En direkte videreføring er en oversettelse til en annen viderekobling uten å starte en samtale med den endelige personen innringeren snakker med. Samtalen blir direkte satt over til destinasjonen. For å sammenligne, er en kontrollert overførsel en videreføring hvor innringeren blir satt på hold for å kunne ringe agenten innringeren skal bli viderekoblet til for å påse at han/henne har mulighet til å ta samtalen. Deretter blir de to samtalene koblet sammen. Hvordan sette over direkte Trykk på Besvar berøringsknapp for besvare samtalen. Trykk på Sette Over berøringsknapp for å starte den direkte videreføringen. Tast inn nummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk på Sett Over for å gjøre ferdig prosessen.

13 Hvordan sette over konsultert Trykk på Besvar berøringsknapp for å besvare en innkommende samtale. Trykk på Sett Over for å starte den konsulterte videreføringen. Dette vil automatisk sette innringeren på vent. Tast inn videreføringsnummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk på OK for å ringe. Mottakeren av videreføringen tar imot samtalen og aksepterer å ta imot samtalen. Trykk på Sett Over berøringsknapp for å sette over samtalen. Innringeren og mottakeren av videreføringen er nå koblet sammen.

14 Direkte og kontrollert overføring med Yealink T48-T46 I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter over direkte, og sette over kontrollert. ved bruk av Yealink T48. Samme metode kan brukes for Yealink T46. Husk: Å sette over direkte til en annen videreføring uten å starte en samtale med den endelige personen innringeren snakker med. Samtalen blir blindt satt over til destinasjonen. For å sammenligne, er en konsultert overførsel en videreføring hvor innringeren blir satt på hold for å kunne ringe agenten innringeren skal bli viderekoblet til for å påse at han/henne har mulighet til å ta samtalen. Deretter blir de to samtalene koblet sammen. Hvordan sette over i blinde Trykk på Besvar på berøringsskjermen, eller løft av røret for besvare samtalen. Trykk på Overfør knappen eller Transfer og tast inn nummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk Sette over. Samtalen har blitt satt over til den gitte videreføringen.

15 Hvordan sette over konsultert Trykk på Besvar på berøringsskjermen for besvare samtalen. Sett innringeren på vent ved å trykke på På Vent knappen på berøringsskjermen. Trykk på Ny Samtale knappen for å starte en ny samtale. Tast inn videreføringsnummeret til personen du ønsker å sette samtalen over til. Trykk på Send. Mottakeren av videreføringen tar imot samtalen og aksepterer å ta imot samtalen. Trykk på Sett over knappen på berøringsskjermen og velg samtalen som er på vent på berøringsskjermen. De to samtalene er nå koblet sammen.

16 Kontroller IP telefon fra PC skjerm 3CX telefon for Windows lar deg kontrollere din IP-telefon fra din PC-skjerm. Når 3CX telefon kontrollerer din IP-telefon er 3CX telefon i CTI-modus. Husk: CTI-modus er bare tilgjengelig i 3CX telefon for Windows og bare med Fanvil, Htek Snom og Yealink IP-telefoner. Følgende handlinger kan bli fjernstyrt på IP-telefoner: Starte samtaler med ett museklikk. Lett å sette over samtaler. Lage telefonkonferanser med noen få museklikk. Viktig å huske på: Når du bruker CTI-modus vil alle innkommende samtaler på din IP-telefon (apparat) og alle nummere tastet fra 3CX telefon bli sent til ditt apparat. CTI eller Softphone-modus? Når du bruker Softphonemodus vil alle innkommende og utgående samtaler komme til og fra 3CX telefon kunden personlig. Lyd vil gå gjennom den oppdagete audio driveren som er konfigurert for 3CX telefon for Windows eller standard Windows lydenheten som blir brukt til opptak eller avspilling. Hardware hodetelefoner er kun tilgjengelig til bruk av 3CX telefon for Windows i softphone-modus. Bytte til CTI-modus Viktig: For å kunne bruke CTI-modus må du både 3CX telefon kunden og en IP-telefon konfigurert for den samme viderekobling. Etter at du har byttet til CTI-modus for første gang, tast et nummer på 3CX telefon nummertastskjermen. Det vil da komme opp en dialogboks på skjermen til IP-telefonens rør. Den spør om du vil tillate fjernstyring, trykk på Ja.

17 Får å bytte til CTI-modus fra Softphone-modus: Fra nummertastmenyen, trykk på telefonknappen og velg CTI fra rullegardinmenyen (Slik som på bildet ovenfor). Starte en samtale i CTI-modus 1. Som beskrevet ovenfor, sett 3CX telefon i CTI-modus. 2. Tast videreføringsnummeret eller nummeret du ønsker å ringe med 3CX nummertastene. 3. Trykk på Ring knappen. Din IP-telefon vill nå taste nummeret du ønsker å ringe og starte samtalen. Ta i mot en samtale i CTI-modus Du har tre valgmuligheter: Besvar samtalen. Avvis samtalen.

18 Sett samtalen over til talepostkassen. Blind viderekobling i CTI-modus 1. Besvar den innkommende samtalen. 2. Trykk på Sette Over knappen. 3. Tast inn videreføringsnummeret du ønsker å sette samtalen over til. 4. Trykk på Sette Over knappen for å gjøre ferdig viderekoblingen. Konsultert viderekobling i CTI-modus 1. Besvar den innkommende samtalen. 2. Trykk på Konsultert Viderekobling knappen. 3. Tast inn videreføringsnummeret du ønsker å sette samtalen over til. 4. Gi beskjed om samtalen til mottakeren av samtalen. 5. Trykk på Sette Over knappen for å gjøre ferdig viderekoblingen.

19 Samtale logg Anropslogg Anropsloggfanen viser alle innkommende, utkommende og ubesvarte samtaler. Du kan se dato, tid, nummer, navnet på personen som ringe og samtaletypen for hver samtale. For å se anropsloggen, klikk på anropslogg på bunnen av menyen på 3CX telefonen for Windows. Det er tre typer samtaler: Innkommende samtaler Utgående samtaler Ubesvarte samtaler Samtaler kan filtreres ved å bruke knappene på bunnen (Windows, ios) eller på toppen (Android) av anropslogglisten. Det valgte filtre (Alle, innkommende, utgående, ubesvarte) er fremhevet for å indikere hvilket filter som er valgt. Du kan slette eller oppdatere anropsloggen ved å trykke på eller knappene.

20 Sjekke talepost fra 3CXPhone (SoftPhone) Sjekke og administrere mobilsvareren din fra 3CX telefonen Når din viderekobling er opptatt eller er utilgjengelig eller velger å avvise en samtale får innringeren valget å legge igjen en talemelding. Disse meldingene blir lagret i kronologisk rekkefølge og du kan få tilgang til dem gjennom din IP telefon, smarttelefon eller direkte fra din 3CX telefon. Hvis du har talemeldinger du ikke har hørt vil et blått konvoluttsymbol vises på din 3CX telefon. Hvordan sjekke din mobilsvar: 1. Fra skjermen, klikk på mobilsvarknappen for å se listen over dine uhørte talemeldinger. 2. Denne fanen viser alle talemeldingene i din innboks. a. Windows, Mac og Android: Ikke hørte talemeldinger vises i blått. Talemeldinger du har hørt på vises i grått. b. ios: Ikke hørte talemeldinger vises i rødt. Talemeldinger du har hørt på vises i sort.

21 3. Dobbeltklikk, høyreklikk eller klikk på en talemelding for å få den opp i alternativmenyen og velg: a. Spill av dette laster ned talemeldingen som en a.wav fil og vil automatisk spille den av på din PC b. Spill av på din Softphone eller CTI modus. c. I Softphone mode vill 3CX telefonen motta en innkommende samtale fra innringeren Playfile. Det er gjennom denne innringeren talemeldingen vil bli avspilt, etter at du har besvart samtalen. d. På Mac, dobbeltklikk på talemeldingen, den vil da spille den av direkte fra mobilsvarvinduet. 4. På skjermen, den blå konvolutten vil bli hvit. Dette betyr at du ikke har noen nye talemeldinger. Husk: Du kan også sjekke mobilsvareren ved å ringe 999 fra din 3CX telefon og følge stemmens instruksjoner. Administrer din mobilsvar I tillegg til avspillingsalternativene så kan du også administrere din mobilsvar ved hjelp av de følgende midlene: Ring dette alternativet vil ringe tilbake nummeret som la igjen en talemelding Marker som hørt markerer den valgte talemeldingen som avlyttet Marker som ulyttet markerer den valgte talemeldingen som ulyttet Slett talemelding sletter den valgte talemeldingen

22 Legg igjen en talemelding til en bestemt overføring: For å legge igjen en talemelding i mobilsvareren til en bestemt overføring: Trykk *4 <overføringsnummer> Eksempel: *4100 vill legge igjen en talemelding til overføring 100

23 Sjekke mobilsvareren fra en annen IP telefon For å sjekke mobilsvareren din fra hvilken som helst telefon på kontoret: 1. Plukk opp røret og ring Tast # 3. Du vil bli spurt om å taste videreføringsnummeret, tast inn videreføringsnummeret. 4. Du vil deretter bli bedt om pinkoden til din mobilsvar. Tast inn pinkoden til din mobilsvar, tast så #. 5. Følg instruksjonene til stemmen i røret for å sjekke eller slette dine talemeldinger. Sjekke mobilsvareren utenfor kontoret For å sjekke mobilsvareren på mobilen eller en annen ekstern telefon når du ikke har WiFi eller 3G, følg disse trinnene: 1. Tast nummeret administratoren din har gitt deg. 2. Når du er koblet til, vent til du hører tast videreføringsnummeret, tast deretter inn videreføringsnummeret. 3. Du vil bli spurt om din videreføres pinkode. Tast inn pinkoden til din mobilsvar, tast så #. 4. Du vil få tilgang til din mobilsvarer. Følg instruksjonene til stemmen for å sjekke, slette eller høre på dine talemeldinger.

24 Sjekke talepost med Yealink T42G I dette eksemplet vil vi demonstrere hvordan du sjekker talepostkassen når du bruker Yealink T42G Sjekke din Talepostkasse For a sjekke din talepostkasse, trykk på Beskjeder knappen og følg stemmens instruksjoner.

25 Sjekke talepost med Yealink T46G I dette eksemplet vil vi demonstrere hvordan du sjekker talepostkassen din når du bruker Yealink T46 G. Sjekke din Talepostkasse For å sjekke din talepostkasse, løft av røret og trykk på Message knappen

26 Skreddersy Talepost (SoftPhone, Windows Phone) 3CX telefon lar deg personlig gjøre dine talepostkassehilsener avhengig av din status. Ved standard vil 3CX telefon bruke hilsenen som er laget av systemet. For å lage dine egne talepostkassehilsener: 1. Fra nummertastene, trykk på en av talepostkasseknappene. 2. Trykk på mappeknappen for å komme til Lage Talepostkassehilsener fanen. Ta opp en personlig hilsen 1. I Lage Talepostkassehilsener fanen, trykk på opptaksknappen. 2. Du vil bli instruert til å taste inn et filnavn for din hilsen. Trykk OK etter du har gjort dette. 3. Du vil motta en samtale fra innringer-id Ta Opp Fil 4. Besvar samtalen og følg samtalens instruksjoner. Du vil bli instruert til å taste # for å avslutte opptaksprosessen og å taste 0 for å lagre opptaket. Når du er i samtalen, trykk på tastaturknappen for å få opp nummertastene.

27 5. Når samtalen avsluttes blir du satt tilbake til hovedskjermen for 3CX telefon for Windows skjermen. 6. Opptaket vil være tilgjengelig for alle statuser. Velg den statusen du ønsker at skal høre med den personlige meldingen, ved å trykke på feltet ved siden av statusen. 7. Trykk på Talepostkasse knappen for å lagre endringer og komme tilbake til talepostkasselisten. For å ta opp en hilsen til, gjenta prosessen.

28 Administrere talepost med fasttelefon Du kan administrere din talepostkasse ved bruk av hvilken som helst fasttelefon, lage eller modellere, konfigurert på din videreføring, ved å taste 999 (3CX telefonsystem standard). Du vil nå høre et stemmebasert menysystem som vil be deg taste inn ditt personlige identifiseringsnummer (Pinkode) etterfulgt av #. De første valgene du vil få presentert er følgende: Tast * for å spille av dine meldinger. Tast 9 for å gå til alternativer. Tast # for å avslutte. Hvis du taster 9 for flere alternativer, vil følgende alternativer bli presentert av det stemmebaserte systemet. Tast de respektive numrene for å endre eller oppdatere følgende funksjoner: Ved å taste 1 kan du endre din profilstatus. Ved å taste 3 kan du taste et telefonnummer. Ved å taste 4 kan du slette alle leste meldinger. Ved å taste 5 kan du endre din selvidentifikasjons melding. Ved å taste 6 kan du spille av postkasseinformasjon. Ved å taste 7 kan du endre Pinkoden til din talepostkasse. Ved å taste 8 kan du endre din velkomsthilsen. Ved å taste 9 kan du re-starte stemmesystemets instruksjoner.

29 Chat med 3CX Phone Bedrifts chat 3CX telefon inkluderer en praktisk chattefunksjon. Du kan både sene meldinger til kollegaer og oppgradere chatten din til en WEB RTC samtale med lyd og video eller et 3CX nettmøte med et museklikk. Start en chat 1. Trykk på Chat knappen på den nederste raden med ikoner. På Androidenheter, scroll den nederste linjen med ikoner til venstre for å se Chat ikonet. 2. Velg Opprett chat. 3. Dette vil få opp bedriftens videreføringsliste. Søk eller scroll for å finne videreføringen du ønsker å chatte med og velg den. Trykk på OK for å få opp chatvinduet. Du kan også velge flere kontakter, og ha en gruppechat. 4. Trykk på inntastningsfeltet på bunnen av chatvinduet og skriv inn din melding. Trykk på Enter/Send på tastaturet ditt for å sende meldingen. Oppgrader din chat til en WebRTC samtale

30 Når du har en en-til-en chat kan du oppgradere chatten din til en WebRTC samtale med lyd og video. For å gjøre dette trykk på Send WebRTC oppringelink knappen. Din personlige oppringelink vil bli sent til dit chatvindu. Kollegaen din kan trykke på linken og ringe deg rett fra sin nettleser. Oppgrader din chat til et nettmøte Når du har en gruppe Chat kan du oppgradere chatten til et nettmøte og alle deltagerne i chatten kan delta med lyd og video. For å opprette et nettmøte, trykk på Opprett 3CX nettmøte knapen. Nettleseren vil starte opp møte og du vil automatisk bli logget inn i møtet. En link med tilgang til nettmøtet vil bli sent til Chat vinduet slik at kollegaene dine kan ta del i møtet. Slette Chat logg 1. Trykk på Chat knappen for å få tilgang til din Chat logg. 2. Høyreklikk (Windows, Mac) eller klikk lenge (Android) på en chat. Velg Slett. 3. Et vindu som ber deg bekrefte slettingen vil komme opp, trykk OK.

31 Konferanse 3CXPhone Windows (Soft Phone) Lag en telefonkonferanse (Windows) Med 3CX telefon for Windows er det lett å lage, administrere og bli med i en konferansesamtale fra din stasjonære eller bærbare datamaskin. Ta nytte av fordelene en fler-deltager samtale bringer ved å følge trinnene nedenfor: Lag en telefonkonferanse 1. Trykk på telefonkonferanse knappen. 2. Trykk på Opprett Telefonkonferanse. 3. Velg kontakter ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet. 4. For å legge til nummere som ikke er i kontaktlisten din, trykk på Legg Til Nummer. Tast inn nummeret til den eksterne deltageren i inntastningsfeltet og trykk på Pluss knappen. For å fjerne et nummer fra telefonkonferansen trykk på Papirkurv knappen. 5. Trykk på Tilbake Pilen for å komme tilbake til listen over interne deltagere. 6. Trykk på Start Telefonkonferanse for å starte konferansen. Du vil motta en

32 innkommende samtale fra 3CX telefonsystemet. Besvar samtalen for å starte telefonkonferansen. Telefonkonferansen begynner når minst en av deltagerne har blitt med. Andre inviterte deltagere kan nå ta del i samtalen når som helst. Legg til flere deltagere i en påbegynt telefonkonferanse 1. Trykk på Telefonkonferanse knappen, velg deretter Vis Telefonkonferanser 2. Trykk på Blyanten og deretter Neste. 3. Velg kontakter ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet. For å legge til telefonnummer som ikke er i din kontaktliste, trykk på Legg til Nummer. Tast inn nummeret til den eksterne deltageren i inntastningsfeltet og trykk på Pluss knappen. For å fjerne ett nummer, trykk på papirkurv knappen. 4. Trykk på Tilbake Pilen. De nye deltagerne vill bli kontaktet for å ta del i telefonkonferansen. Innenfor telefonkonferansen, vil du ha følgende alternativer: Trykk på for å frakoble en deltager fra din telefonkonferanse. Trykk på koble en deltager til telefonkonferansen på nytt. Trykk på for å kutte lyden til en av deltagerne i telefonkonferansen. Trykk på for å avslutte telefonkonferansen. Lag en planlagt telefonkonferanse 1. Trykk på Telefonkonferanse knappen. 2. Trykk på Planlegg Telefonkonferanse. 3. Fyll ut et navn på telefonkonferansen, beskrivelse og DID nummeret som de eksterne deltagerne må taste for å få tilgang til konferansen. 4. Bestem et tidspunkt for begynnelse og slutt av telefonkonferansen 5. Aktiver kunngjøringer for å høre en kunngjøring når en deltager blir med i telefonkonferansen. Trykk på Neste for å gå videre. 6. Trykk på Neste for å legge til eksterne deltagere. Tast inn epostadressene til de eksterne kontaktene og trykk på Pluss knappen for å legge til disse epostadressene til listen.

33 7. For å inkludere kontakter fra din firmakontaktliste, trykk på Legg til fra Adressebok knappen. Velg kontaktene du ønsker at skal delta i telefonkonferansen og trykk på Avtal knappen. Alle deltagere vil motta en epost med konferansens telefonnummer og pinkoden de må bruke for å få tilgang til telefonkonferansen. 8. Trykk på Avtal for å avtale konferansen. 9. For å se, redigere eller slette avtalte telefonkonferanser, gå til telefonkonferansefanen og trykk på Avtalte Konferanser. Trykk på for å redigere telefonkonferansen. Trykk på for å slette telefonkonferansen.

34 Endre fra samtale til konferanse 3CXPhone Windows (Soft Phone) Gjøre en samtale om til en telefonkonferanse (Windows) Mens du er i en samtale kan en samtale bli gjort om til en telefonkonferanse, slik kan flere deltagere ta del i samtalen. 1. Mens samtalen pågår, trykk på Telefonkonferanse knappen. 2. Legg til flere deltagere ved å trykke på Legg til Flere Deltagere knappen. 3. Velg deltagere ved å trykke på avkrysningsboksen ved siden av kontaktnavnet deres og / eller legg til nummere som ikke er i kontaktlisten din ved å trykke på Legg til Nummere. 4. Tast inn nummeret i inntastningsfeltet og trykk på. For å fjerne deltagere trykk på Papirkurv knappen. 5. Trykk på Start Telefonkonferanse for å legge de til i konferansen. 6. For å avslutte telefonkonferansen, trykk på Avslutt Telefonkonferanse knappen.

35 Konferanse Yealink T42G I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter opp en telefonkonferanse når man bruker Yealink T42 Telefonkonferanse Ring et nummer eller besvar en samtale. Trykk på Konferanse knappen på skjermen. Den første innringeren vil bli satt på vent.

36 Slå nummeret til innringeren du ønsker å legge til i telefonkonferansen og trykk på Konferanse. Når innringeren har svart trykk på Konferanse igjen. Innringerne vil nå bli lagt til i telefonkonferansen. Når du er i en telefonkonferanse, kan du utføre følgende handlinger: Trykk på Del knappen på skjermen for å dele telefonkonferansen inn i to individuelle samtaler. Trykk på Vent knappen på skjermen for å sette telefonkonferansen på vent.

37 Trykk på Administrer knappen på skjermen og velg deltagere ved å bruke Venstre og Høyre knappene til å: Kutte lyden til deltageren ved å trykke på Far Mute soft key Fjerne en deltager ved å trykke på Fjern knappen på skjermen. Lage en ny samtale ved å trykke på Ny Samtale knappen på skjermen. Telefonkonferansen vil da bli satt på vent. Trykk på Tilbake knappen på skjermen for å gå til den forrige skjermen. Trykk på Avslutt knappen på skjermen for å avslutte telefonkonferansen. Denne metoden fungerer for telefonkonferanser med opptil tre deltagere (deg og to andre).

38 Konferanse Yealink T46G I dette eksemplet skal vi demonstrere hvordan man setter opp en telefonkonferanse når man bruker Yealink T46G Telefonkonferanse Ring et nummer eller besvar en samtale. Trykk på Konferanse knappen. Tast inn nummeret du ønsker å legge til i telefonkonferansen og trykk på Send. Når den oppringte parten svarer, trykk på Konferanse. Samtalen vil da bli lagt til i telefonkonferansen.

39 Når du er i en telefonkonferanse, kan du utføre følgende handlinger: Trykk på Del for å dele telefonkonferansen inn i to individuelle samtaler. Trykk på Vent for å sette telefonkonferansen på vent. Trykk på Avslutt samtale, eller på Avslutt for å avslutte telefonkonferansen. Denne metoden fungerer for telefonkonferanser med opptil tre deltagere (deg og to andre).

40 Endre status tilstedeværelse (Fraværsmarkering) Bruk Tilstedeværelse/Status Tilstedeværelse/status funksjonen lar deg lage en status som dine kollegaer kan se. Hvordan dine samtaler blir administrert, avhenger av din status. For eksempel, hvis du er i et møte, kan du sette statusen din som Borte, slik at samtaler automatisk blir omdirigert til en annen videreføring eller til din talepostkasse. Din status vises i dine kollegaers tilstedeværelsesskjerm. I tilstedeværelsesskjermen kan du se statusen til andre 3CX telefon brukere. Hvis du, for eksempel videreføre en samtale til en annen videreføring, kan du se hvis den videreføringen er opptatt før du setter over samtalen. Oppdater din tilstedeværelsesstatus 1. Trykk på statusfeltet i det øverste, venstre hjørnet. 2. Fra menyen kan du velge den riktige statusen ved å klikke på den.

41 På en iosenhet, trykk på Ferdig for å ta i bruk: Tilgjengelig Borte Ikke forstyrr Lunsj en spesial laget tilgjengelig-status som kan bli konfigurert når man setter opp regler for å sette over samtaler. Forretningsreise en spesial laget ute av kontoret status som kan bli konfigurert når man setter opp regler for å sette over samtaler. 3. Trykk på >. Fra denne skjermen kan du velge statusmeldinger, når statusen din skal bli stilt tilbake til den forrige statusen, for eksempel etter 1 time, og hvor dine samtaler skal bli satt over i dette tidsrommet. Opprette en spesiallaget status I tillegg til tilstedeværelse kan du opprette spesiallagete statuser for alle de tilgjengelige statusene. For eksempel, oppdater statusen din til Borte og legg til I Et Møte For Windows velg din status og trykk deretter på >. Skriv inn din spesiallagete status og trykk på OK.

42 For Android og iosenheter trykk på statusen din og skriv inn din spesiallagete melding i dialogen. Husk: Du kan skrive inn navnet på forretningsreisen eller lunsjen ved å trykke på > og taste inn det spesiallagete tilstedeværelsesnavnet. På eller utenfor kontoret? 3CX for Windows kan oppdage automatisk om du er på eller utenfor kontoret (basert på din IP) og vil automatisk bytte til den riktige statusen. Automatisk oppdatere din tilstedeværelsesstatus Du kan automatisk oppdatere statusen din til Ikke Forstyrr, Tilgjengelig basert på din arbeidstid. Dette må gjøres av administratoren gjennom 3CX telefonsystem administratorkonsoll. Spør din administrator om denne funksjonen. I arbeidstiden vill du være logget inn som Tilgjengelig og når arbeidsdagen din er slutt vil din 3CX telefon endre status til Ikke Forstyrr automatisk. Administratoren kan også være satt til å bli logget ut av køer og innkommende samtaler kan bli blokker fra 3CX telefonsystem når statusen endrer seg. Se tilstedeværelsen/statusen til dine kollegaer Tilstedeværelse lar deg sjekke statusen til en videreføring sa du vet hvem som er opptatt, hvem som er tilgjengelige og hvem som er borte. At du kan se dette gjør det lettere å sette over samtaler. Tilstedeværelsesmenyen lar deg også kommunisere med andre videreføringer: 1. Trykk på Tilstedeværelse knappen i menyen på bunnen. 2. Du vil få opp listen med 3CX telefonsystem videreføringer og deres statuser. 3. Velg videreføringen du vil kommunisere med og dobbeltklikk eller trykk for å ringe videreføringen. Trykk på > for å se kontaktdetaljer for flere valg.

43 Unntak viderekobling Unntak til videresendereglene (Windows) 3CX telefon for Windows gir deg muligheten til å opprette unntaksregler for visse forhåndsbestemte nummere. Disse forhåndsbestemte numrene vil få en annen behandling enn andre numre. For eksempel: Du kan få samtalene fra gitte nummere til å bli satt over til din mobil eller en annen videreføring når du er borte fra kontoret. Husk: Det er en maksgrense på 15 unntak per videreføring. 1. Trykk på innstillingers Utstyr knapp. 2. Velg Viderekoble Samtaler 3. Trykk på Unntak 4. Trykk på knappen på bunnen av skjermen for å komme til unntaksregelskjermen. 5. I feltet for Anrop fra Innringer ID, tast inn nummeret du vil at skal få en unntaksregel. 6. Feltet Mottatt Under lar deg spesifisere når unntaksregelen skal være gjeldende. Du kan velge mellom: Alltid Kontortid Utenfor kontortid Spesifiserte tider: De spesifiserte tidene. Spesifiserte tider, bortsett fra ferier: Tider du har spesifisert, ikke inkludert ferier. Utenom spesifiserte tider: Unntaksregelen gjelder utenom tidene du har spesifisert. Utenom spesifiserte tider: Unntaksregelen gjelder utenom tidene du har spesifisert, inkludert ferier 7. Trykk på Konfigurer for å konfigurere tiden for de valgte unntaksreglene. 8. Velg det tidsintervallet du ønsker at unntaksregelen skal gjelde. Dette gjør du ved fylle inn Til og Fra feltene for dagene du ønsker at unntaksregelen skal være aktiv. 9. Trykk på for å legge det til i dagen du har valgt. Du kan velge flere tidsintervall for flere dager ved å gjenta prosessen. 10. Når du har spesifisert dagene og tiden for unntaksregelen, trykk på OK for å komme tilbake til Unntaksregler skjermen. 11. Utvid listen under Sette Over og velg Videreføring.

44 12. En ny rullegardinmeny vil komme til syne. Utvid listen og velg videreføringen du vil sette samtalen over til. For å videreføre samtalen til talepostkassen til en videreføring, se i Talepostkasse alternativet. 13. Trykk på OK for å komme tilbake til unntaksregellisten. Du vil da se en unntaksregelliste som har blitt konfigurert på nytt Trykk på Diskett knappen for å lagre.

45 3CX Kontakter Bruk 3CX telefonboken Telefonboken lar deg raskt starte en samtale uten å kaste bort tid med å finne en kontakts telefonnummer for å deretter taste det inn på telefonen. Du kan både taste telefonnummer rett fra telefonboken, du kan også utføre flere tidsbesparende handlinger. Trykk på Kontakter 4 typer kontakter i 3CX telefonboken (kontaktlisten): knappen på menyen på bunnen for å komme til telefonboken. Det er Bedriftskontakter. Dette er kontakter innhentet fra 3CX telefonsystem. Personlige kontakter. Dette er kontakter som er lagt til av brukeren, de kan bare bli sett av brukeren. Videreføringer. Din bedrifts videreføringer. Mobiltelefonkontakter Android, iphone : kontakter innhentet fra brukerens mobiltelefon. Husk: For å kunne legge til eller redigere bedriftskontakter må du ha fått rettighetene til det av 3CX telefonsystem administratoren.

46 Legge til kontakter: 1. Når du er inne i telefonboken, trykk på i det øverste høyre hjørnet. 2. På den nye 3CX kontaktskjermen fyll inn kontaktdetaljene. 3. Hvis du har rettighetene til å lage nye bedriftskontakter kan du velge Legg til i bedriftstelefonbok alternativet. Dette alternativet vil lagre kontakten i bedriftstelefonboken, som lar alle brukere få tilgang til kontakten. 4. Trykk på OK for å lagre kontakten.

47 Søke etter en kontakt i 3CX telefon telefonboken 1. I søkefeltet på toppen av kontaktlisten, begynn å skriv inn hvilken som helst av kontaktdetaljene til kontakten du leter etter. Dette kan være navnet, epostadressen, eller telefonnummeret. Kontaktlisten vil begynne filtreringen og vise resultater mens du taster. 2. å dobbeltklikke på en kontakt vil ta deg til skjermen med kontaktens detaljer, eller høyreklikk på kontakten og velg den ønskede handlingen fra rullegardinmenyen.

48 Administrere din telefonbok innhold Redigere dine kontakter 1. I kontakter, scroll nedover listen eller søk og finn den personlige kontakten du ønsker å redigere. 2. Dobbeltklikk, høyreklikk eller trykk på kontakten for å få opp siden med kontaktens detaljer. Velg Rediger. 3. Oppdater eller endre kontaktdetaljene og trykk på OK for å lagre endringene. Slette kontakter 1. I kontakter, scroll ned listen eller søk og finn den personlige kontakten du ønsker å slette. 2. Dobbeltklikk, høyre klikk eller klikk på kontakten for å få opp kontaktens detaljer. Velg Slett. 3. Kontakten vil bli slettet og du vil komme tilbake til kontaktlisten.