Den sentrale telefonsvarenheten (CAP) Brukerhåndbok

Transkript

1 Den sentrale telefonsvarenheten (CAP) Brukerhåndbok Artikkelnr. N November 2005

2 Den sentrale telefonsvarenheten (CAP) Den sentrale telefonsvarenheten (CAP) består av én T7316E-telefon og én til ni T24- tasteindikatormoduler (KIM). Med CAP-enheten kan du svare på innkommende anrop og overføre dem til kollegaenes telefoner kontrollere om statusen er opptatt / ikke opptatt eller Ikke forstyrr på telefonene i systemet bruke mange flere funksjoner og numre for automatisk oppringing med ettrykkstilgang. T24-tasteindikatormodulen (KIM) T24-tasteindikatormodulen (KIM) er en tilleggsenhet som gir 24 ekstra minne- eller linjeknapper for T7316E-telefonen. Du kan koble opptil 9 KIM-moduler til T7316E-telefonen. En KIM-modul kobles til siden av T7316E-telefonen. Opptil åtte ekstra KIM-moduler kan kobles til den første KIM-modulen. KIM-modulen viser anropsstatusen for telefonen den er koblet til. Forbedret CAP-enhet Systemadministratoren må tilordne CAP-enheten som en forbedret CAP/KIM under systemprogrammeringen for at eksternlinje, mållinje og søkegruppe skal vises på KIM-knappene. Du kan bare motta eksterne anrop når CAP-enheten er i forbedret modus. Hvis du vil ha flere linjeknapper programmert på CAP-enheten eller ønsker mer informasjon om hvordan du bruker søkegrupper, kontakter du systemadministrator. Tilpasse CAP-enheten Før du begynner å svare på eller foreta anrop på CAP-enheten, må du tilpasse CAP-enheten slik at du kan administrere anropene mer effektivt. Tilpassing består av å programmere minneknapper å flytte linjer fra T7316E-telefonknappene til KIM-knappene på forbedrede CAP-enheter å merke knapper på CAP-enheten (T7316E-telefonen og KIM) 2

3 Programmere minneknapper Standarden for KIM-minneknapper er tom. Du kan programmere minneknapper på KIM-modulen etter eget ønske med interne og eksterne numre for automatisk oppringing eller automatiske funksjoner, slik at du kan ringe opp eller aktivere funksjoner med et knappetrykk. Hvis du bruker CAP-enheten i forbedret modus, kan du også programmere knapper for mållinje og søkegrupper. Når du bruker forbedret modus, kan du også programmere duplikatknapper. Du kan for eksempel programmere flere knapper for en bestemt mållinje eller ekstern automatisk oppringer. Tips: Interne numre for automatisk oppringing kan tilordnes til KIMminneknapper automatisk når det utføres en kaldstart. Se delen "Kaldstart av KIM-moduler" i denne håndboken for å få mer informasjon. CAP-enheten blir mest effektiv hvis du bruker den sammen med disse funksjonene: Kø på ( ) Overfør ( ) Prioritert anrop ( fl ) Kontroller at funksjonene er programmert på T7316E-telefonen eller KIMmodulen ved å følge fremgangsmåten for programmering av minneknapper nedenfor. Intern automatisk oppringing 1. Trykk. 2. Trykk en minneknapp. 3. Slå linjenummeret. 4. Trykk OK for å lagre nummeret. eller Trykk Avslutt for å avslutte programmeringssekvensen. Funksjoner 1. Trykk. 2. Trykk en minneknapp. 3. Trykk og tast inn funksjonskoden. 4. Trykk OK for å lagre funksjonskoden. eller Trykk Avslutt for å avslutte programmeringssekvensen. Ekstern automatisk oppringing 1. Trykk. 2. Trykk en minneknapp. 3. Slå det eksterne nummeret. 4. Trykk OK for å lagre nummeret. eller Trykk Avslutt for å avslutte programmeringssekvensen. Slik sletter du minneknappene 1. Trykk. 2. Trykk en minneknapp. 3. Trykk OK for å slette knappen. eller Trykk Avslutt for å avslutte programmeringssekvensen. 3

4 Flytte linjeknapper Hvis du har en forbedret CAP-enhet, kan du flytte visning av eksternlinjer, mållinjer og søkegrupper fra knappene på T7316E-telefonen til knappene på KIM-modulen. 1. Trykk. 2. Trykk linjeknappen for linjen du vil flytte, på T7316E-telefonen. 3. Trykk minneknappen der du vil plassere linjen, på KIM-modulen. 4. Trykk. Linjeknappen vises nå på KIM-modulen. 4

5 Knappeetiketter Bruk de fire knappeetikettene på KIM-modulen til å vise hva som er programmert på knappene. Ekstra knappeetiketter leveres sammen med KIM-modulen. Bruk de tre knappeetikettene på T7316E-telefonen til å vise hva som er programmert på knappene. Ekstra knappeetiketter leveres sammen med telefonen. Slik merker du knappene 1. Fjern plastdekselet og knappeetikettene fra KIM-modulen og telefonen. 2. Trykk. 3. Trykk hver knapp på KIM-modulen, og les på displayet. 4. Skriv navnet på hver knapp på riktig knappeetikett. 5. Trykk hver knapp på telefonen, og les på displayet. 6. Skriv navnet på hver knapp på riktig knappeetikett. 7. Trykk når du er ferdig. 8. Sett knappeetikettene tilbake på KIM-modulen og telefonen. 9. Sett på plastdekselet ved å plassere tappene på dekselet i hakkene på KIM-modulen og telefonen. Tips: Bruk Desktop Assistant-programmet til å tilpasse knappeetikettene. Gå til og last ned Desktop Assistantprogrammet til datamaskinen din. 5

6 Overvåke telefonene i systemet Det er viktig at du følger med på de ulike indikatorene ved siden av knappene for intern automatisk oppringing på KIM-modulen. Disse indikatorene angir statusen for en telefonlinje. Følgende indikatorer vises ved siden av KIM-modulens knapper for intern automatisk oppringing når: telefonlinjen brukes i en intern eller ekstern samtale eller brukes til å sjekke telefonsvarertjenesten funksjonen Ikke forstyrr (IF) er aktivert på telefonlinjen funksjonen Viderekobling av anrop er aktivert på telefonlinjen Svare på og viderekoble et anrop Slik håndterer du et anrop: 1. Svar på et anrop. 2. Finn ut hvem anropet er til. 3. Kontroller statusen for den tiltenkte mottakerens telefonlinje på KIM-modulen. 4. Hvis indikatoren er AV, overfører du anropet til telefonlinjen. ELLER Hvis indikatoren vises, er kollegaen din opptatt i en annen samtale. Du kan da bruke følgende funksjoner: Kø på: gir deg muligheten til å overføre samtalen til telefonlinjen selv om alle linjene er opptatt. Trykk, eller trykk minneknappen, hvis du har programmert en minneknapp for denne funksjonen. Ring igjen: gir deg signal om å ringe tilbake når telefonlinjen er ledig. 1) Slå linjenummeret. 2) Trykk, eller trykk minneknappen, hvis du har programmert en minneknapp for denne funksjonen. Prioritert anrop: lar deg avbryte kollegaens gjeldende samtale. 1) Slå linjenummeret. 2) Trykk fl, eller trykk minneknappen, hvis du har programmert en minneknapp for denne funksjonen. 6

7 ELLER Hvis indikatoren (IF) vises, tar du imot en beskjed eller overfører anropet direkte til telefonlinjens talepostkasse (hvis tilgjengelig). ELLER Hvis indikatoren (viderekobling av anrop) vises, overfører du anropet til telefonlinjen. Anropet viderekobles automatisk til et annet internt eller eksternt nummer. Kaldstart av KIM-moduler Når det utføres en kaldstart, tilordnes interne numre for automatisk oppringing i stigende rekkefølge med utgangspunkt i knappen øverst til venstre (knapp 01) på KIM-modulen. Du kan kaldstarte én av eller alle KIM-modulene på CAP-enheten etter eget ønske. En kaldstart må utføres i løpet av de første ti sekundene etter at KIM-modulen er slått på, når KIM-modulen blinker. Merk: Hvis du har en forbedret CAP-enhet, kan en kaldstart av KIM-modulen påvirke tilordningen av knapper på T7316E-telefonen. For begge typer kaldstart 1. Trekk ut ledningen til T7316E-telefonen, og sett den inn igjen for å koble til strømmen. 2. Slik kaldstarter du en enkelt KIM-modul Mens indikatorene blinker på KIM-modulen, trykker du samtidig de to øverste og de to nederste knappene på det nederste KIM-knappesettet, som vist på tegningen. ELLER Slik kaldstarter du alle KIM-modulene Mens indikatorene blinker på den første KIM-modulen (ved siden av telefonen), trykker du samtidig de to øverste og de to nederste knappene på KIM-modulen, som vist på tegningen. 3. I begynnelsen av kaldstarten blinker indikatorene ved siden av alle KIM-knappene kort etter tur, først knappen nederst til høyre. 4. Når kaldstarten av KIM-modulen er fullført, går displayet på T7316E-telefonen automatisk tilbake til klokkeslett og dato. 7

8 Andre dokumenter Les Kort for telefonfunksjoner for å få mer informasjon om hvordan du bruker telefonfunksjonene. Dette kortet viser alle de tilgjengelige funksjonene som kan brukes på CAP-enheten. Les T7316E Telephone User Card. Dette kortet inneholder informasjon om alle knappene på telefonen, inkludert lydknappene (Høyttaler, Demp og Hodetelefon). Copyright Nortel Networks Limited Med enerett. N