MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET SAKLISTE 26/14 13/243 FRAMTIDAS GRUNNSKOLE I ALVDAL - UTREDNINGSPROSJKET - DELRAPPORT 2

Transkript

1 ALVDAL KOMMUNE Møtested: Alvdal kommunestyresal Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/14 13/243 FRAMTIDAS GRUNNSKOLE I ALVDAL - UTREDNINGSPROSJKET - DELRAPPORT 2 27/14 14/222 ORGANISERING BARNEHAGE 28/14 14/369 OPPSTART UTREDNING AV FELLES KULTURSKOLE ALVDAL OG TYNSET Alvdal, den Svein Borkhus /s/ ordfører Eventuelt forfall meldes snarest til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles.

2 Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes SP mandag kl Kammerset V mandag kl Kommestyresalen AP mandag kl Ordførerkontoret Krf? Frp?

3 Sak 26/14 Møtebok for Formannskapet Sak 26/14 FRAMTIDAS GRUNNSKOLE I ALVDAL - UTREDNINGSPROSJKET - DELRAPPORT 2 Arkiv: 614 A2 &42 Arkivsaksnr.: 13/ Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 13/13 Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Kommunestyret /14 Formannskapet Endelig vedtak fattes i: Formannskapet Vedlegg: Framtidas grunnskole i Alvdal utredningsprosjekt Delrapport 2 Planskisser og 3D skisser over ulike lokaliseringsalternativer (legges fram mandag ) Utredning grunnarbeider Sørhusjordet og Kvennbekkdalen Budsjettskjemaer 1A og 1B 8 års framskrivning ved ulike satser for promille eiendomsskatt. Andre dokumenter i saken: GJENBRUK AV EKSISTERENDE SKOLEBYGG - VALG AV KOMITE UTREDNINGSPROSJEKT NY BARNESKOLE ALVDAL KOMMUNE Melding om vedtak sendes til Høringsparter Saksopplysninger: I økonomiplanen ble det lagt inn 100 mill. til ny(e) barneskole(r) i Prosjektet var av et slikt omfang at det måtte gjøres et svært grundig forarbeid mht kvalitetssikring av økonomi, behovsspesifikasjon, analyse i forhold til læringsutbytte, forslag til skisse med mer. Innleid kompetanse på prosjektledelse var en forutsetning for å kunne gjennomføre utredningsprosjektet. Med dette som bakgrunn, ble det fremmet en sak til kommunestyret om et utredningsprosjekt, K styre sak 17/13. Ved behandling av saken ble det fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar prosjektplan for utredningsprosjekt «Ny barneskole i Alvdal kommune». LK 06 Kunnskapsløftet, legges inn som overordnet styringsdokument jf prosjektplanens pkt 4. Navn på utredningen endres til: Framtidas grunnskole i Alvdal utredningsprosjekt. Enhetsleder ungdomsskole tiltrer prosjektgruppa. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 3 av 17

4 Sak 26/14 I utredningsprosjektets prosjektplan, ble formannskapet vedtatt som styringsgruppe. Prosjektgruppa ble vedtatt med følgende sammensetning: Prosjektleder. (leder) Enhetsleder Plassen skole Enhetsleder Steigen skole Enhetsleder Alvdal ungdomsskole Representant skolefaglig ansvarlig. Tato samarbeidet. Rådmannen Tillitsvalgt (Utdanningsforbundet) Utredningsprosjektets hovedmål var å komme med anbefalinger som i størst mulig grad ga et langsiktig grunnlag for læring og utvikling hos grunnskoleelever i Alvdal kommune. Anbefalingene skulle være basert på langsiktige og bærekraftige løsninger mht økonomi, klima og energi, samt folkehelse. Det ble lagt opp til at utredningsprosjektet skulle besvare følgende punkter: 1. Hvilken type skole (organisatorisk) vil gi et grunnlag for et optimalt læringsutbytte for elevene i Alvdal? Fortsatt delt grunnskolekrets med 2 barneskoler Samlokalisert 1 7 trinn. Felles og samlokalisert 1-10 trinn Prosjektet skal synliggjøre hvilke organisatoriske løsninger som i størst mulig grad legger til rette for et godt undervisnings og læringsmiljø, herunder: Tilpasset opplæring for den enkelte elev. Et hensiktsmessig og godt system innen spes.ped.undervisning. Hvilken organisatorisk løsning vil i størst mulig grad sikre rekruttering av nødvendig kompetanse. 2. Hvilken type skole (bygningsmessig) vil gi et grunnlag for et optimalt læringsutbytte for elevene i Alvdal? Funksjonalitet (like typer funksjoner) Kapasitet Rominndeling (grupperom fellesarealer) Uteareal ( utforming og funksjonalitet) Prosjektet skal synliggjøre hvilke bygningsmessige løsninger som i størst mulig grad legger til rette for et godt undervisnings og læringsmiljø, herunder: Tilpasset opplæring for den enkelte elev. Et hensiktsmessig og godt system innen spes.ped.undervisning. Side 4 av 17

5 Sak 26/14 3. Økonomi Hvilken skolestruktur og organisering er mest optimal mht kommunens økonomi? 4. Styringsdokumenter. Hvilken organisering og beliggenhet er riktig mht: Kima og energiplan Kommuneplan Kommunedelplan Alvdal Tettsted Komiterapport A Folkehelse Trafikksikkerhet LK 06 Kunnskapsløftet 5. Rehabilitering av eksisterende bygningsmasse Det leies inn konsulentbistand for å kostnadsberegne en rehabilitering / oppgradering av eksisterende skolebygg til en standard som tar høyde for videre drift i et 30 års perspektiv. Eventuelle nødvendige påbygninger for å oppnå et tilfredsstillende krav til læringsmiljø og universell utforming inkluderes i kostnadsberegningen. 6. Gjenbruk av eksisterende skolebygg Hvilke typer gjenbruk kan være aktuelt for de eksisterende skolene ved bygging av ny felles barneskole? Utredningen gjennomføres ved tverrfaglig adm / pol. Arbeidsgruppe med følgende mandat. o Hvilke driftskostnader vil to «nedlagte» barneskoler medføre for Alvdal kommune. o Hvilke muligheter finnes for etterbruk.. 7. Valg av alternativ / Lokalisering Med bakgrunn i pkt 1 6, fremmer prosjektgruppa en innstilling til formannskapet med anbefaling om modell for drift, organisering og utforming av en framtidig grunnskole, samt hvor denne bør lokaliseres. 8. Landskapsskisse Ved assistanse av arkitekt / landskapsarkitekt, utarbeides det en landskapsskisse som viser anbefalt løsning for valg av framtidig barneskole. Skissen skal illustrere: Plassbehov Infrastruktur Uteområder Løsning for oppvarming m / fornybar energi Evt tilpasning til / sammenføyning med annen bygningsmasse Utarbeidet landskapsskisse skal hensynta en investeringsramme på kr 100. mill brutto. Side 5 av 17

6 Sak 26/14 9. Konklusjon / Anbefalinger Kommunestyret fatter endelig vedtak i utredningsprosjektet innen april Vedtaket danner grunnlag for utarbeiding av økonomiplanen Jamfør mandatets punkt 6, «Gjenbruk av eksisterende skolebygg», ble det i k-styresak 65/13 fattet følgende vedtak: Følgende folkevalgte representanter velges til komite «gjenbruk av eksisterende skolebygg», jamfør punkt 6 i prosjektbeskrivelsen «Framtidas grunnskole i Alvdal utredningsprosjekt» Vigdis Vestby (leder) Kristian Hansæl Ola Eggset Komiteens rapport legges inn og presenteres i delrapport 2, som nå ligger ved denne saken. I formannskapets møte 5 desember, ble utredningsprosjektets delrapport 1 lagt fram for formannskapet, sak 73/13. Delrapport omhandlet utredningsprosjektets delpunkter 1 3. Formannskapet fattet i denne saken følgende vedtak: Formannskapet tar prosjektgruppas forslag, samt innsendte høringsuttalelser til orientering. Formannskapet gir sin tilslutning til at utredningsarbeidet videre baseres på en felles barneskole i Alvdal. Formannskapet ber om at prosjektgruppa videre også tar med Steimoegga som alternativ plassering, ut ifra innkomne høringsuttalelser. Med bakgrunn i dette vedtaket, ble prosjektgruppas videre arbeid basert på utredning omkring en felles barneskole i Alvdal. I fortsettelsen av arbeidet med utredningsprosjektet, så prosjektgruppa raskt at det ville være både klokt og formålstjenlig og avklare spørsmål rundt rom for kultur og fysisk aktivitet parallelt med utredningen av skolebygg. Prosjektgruppa fremmet derfor en sak til kommunestyret, sak 7/14, om en endring av mandatet til utredningsprosjektet. Kommunestyret fattet følgende vedtak ved behandling av saken: I prosjektplanen - «Framtidas grunnskole i Alvdal Utredningsprosjekt», tilføyes følgende punkt: Prosjektgruppa utreder rom for fysisk aktivitet og kultur tilknyttet nytt skolebygg. Prosjektgruppas forslag skal baseres på følgende punkter: Utredningen og forslag skal være basert på kommunens budsjett, økonomiplan og øvrige styringsdokumenter jf prosjektplanens pkt 4 samt erfaringstall for kostnader knyttet til utbyggingsformål som nå tas inn i utredningsoppdraget Gjennom utredningen skal det fremmes forslag til løsning som i størst mulig grad sikrer lett tilgjengelighet for brukerne, med hovedvekt på skoleelevenes bruk i skoletida. Side 6 av 17

7 Sak 26/14 Utforming og dimensjonering, skal om mulig, være slik at det legges til rette for større arrangementer innen idrett og kultur, og næring, for eksempel utstillinger og messer. Idrettslaget tilføyes som referansegruppe i prosjektet. Rådmannen gis mandat til å opprette referansegruppe(r) innen kultur. Utredningsprosjektet tilføres kr for dekning av økte kostnader. Kostnadsøkningen innarbeides i budsjettjustering 1, Når saken nå fremmes for formannskapet gjennom delrapport 2, er det mandatets punkter 4 9 som besvares, samt omfang og lokalisering av rom for kultur og fysisk aktivitet. Det legges følgelig opp til at saken sendes ut på høring etter formannskapets behandling av delrapporten. Etter høringen, fremmes saken på nytt for formannskapet, der høringsuttalelsene legges ved til behandlingen av saken. Formannskapet fremmer deretter sin innstilling til kommunestyret 19 juni Saksvurdering: Skolestruktur og skolelokalisering er temaer som erfaringsmessig skaper et meget stort engasjement i lokalsamfunnet. Dette er bra. En så stor og viktig sak som her legges fram, fortjener et stort engasjement og en bred lokalpolitisk debatt. Det vil uansett være et kvalitetsstempel for endelig vedtak i saken, at de demokratiske prinsipper gjennom meningsutvekslinger og ytringer har fått utfolde seg i forkant av et politisk vedtak. Når prosjektgruppa nå legger fram delrapport 2, er dette et resultat av et omfattende arbeid. Og ikke minst, der er med stor grad av ydmykhet den presenteres. For prosjektgruppas medlemmer har det vært et privilegium å kunne få arbeide med en så stor og viktig sak. En sak som danner grunnlag for et vedtak som i meget stor grad vil forme Alvdalsamfunnet for framtiden. Arbeidet har vært komplekst. Mulighetene har vært mange. En utfordring har vært å samle alle detaljer sammen til en informativ rapport, som skal være tydelig på de viktige linjene, argumenter og konklusjoner. Prosjektgruppas arbeid har med bakgrunn i delrapport 1, samt gjenbrukskomiteens arbeid, basert delrapport 2 på utredning omkring 4 stedsalternativer, Plassen skole, Steimoegga, Steigen skole Grindegga og Sørhusjordet-Grindegga. Førende for valget av disse 4 områdene er kommunedelplanen for Alvdal tettsted, samt formannskapets vedtak om at Steimoegga skulle utredes som alternativ. Kommunestyrets vedtak om tillegg til mandatet for utredning av rom for kultur og fysisk aktivitet har vært nødvendig for å kunne fremme en helhetlig vurdering rundt mulige løsninger og lokalisering. Samtidig har dette gitt utredningen en stor grad av kompleksitet. Prosjektgruppa har derfor gjort noen veivalg underveis for hvilke muligheter som skulle utredes. Dette gjengis grundig i rapporten. I tråd med mandatet for utredningsprosjektet, har prosjektgruppa utredet alternativer som man mener skal kunne være i tråd med mål om en langsiktig og bærekraftig forvaltning av kommunens økonomi. Men det bør være åpenbart, at man ved å investere i nytt skolebygg samt rom for kultur og fysisk aktivitet, vil få en langt strammere kommuneøkonomi i et 30 års perspektiv. For å synliggjøre de økonomiske konsekvensene ved ulike alternativer, har årlige rente- og avdragskostnader, samt økte driftskostnader blitt beskrevet i rapporten. Disse økte Side 7 av 17

8 Sak 26/14 kostnadene må sees i sammenheng med vedlagte budsjettskjemaer 1A og 1B. De vedlagte budsjettskjemaene viser kommunens økonomiske forutsetninger til å kunne takle investeringene. De økte kostnadene ved de ulike alternativene må sees opp imot budsjettskjemaenes 1A estimerte overskudd, nederste linje. Det er vedlagt 3 budsjettskjemaer 1A og 1B, med hhv 3, 5 og 7 promille på eiendomsskatt for privat eiendom. Som disse tallene viser, vil en økning av eiendomsskatten være nødvendig for å kunne ha økonomisk handlingsrom for de investeringer som foreslås i rapporten. Budsjettskjemaene er beregnet ut ifra følgende forutsetninger: Tallene er i 2014-kroner Inntektene skatt, rammetilskudd og konsesjonsinntekter er uendret fra 2014-nivå (her får vi visst mer når komm.prop. legges fram den 14. mai) Renter og avdrag av et låneopptak i 2014 og 2015 på til sammen 55 mill. (d.v.s. ihht. årets budsjett og neste års økon.plan) med nedbetaling over 30 år En fortsatt låg rente i hele 8-årsperioden. Dog er det lagt til grunn en moderat økning i renta fra og med neste år og utover. I skjema 1B er driftsutgiftene justert for variasjon i pensjonspremienivå og lønnsoppgjørene. Det er lagt inn 4,5 mill. i reduksjon i årene 2015, 2017, 2019 og Innsparing som følge av barneskole på 2,2 mill. fra og med Innsparing innen PRO/TFF på kr i 2015 (halvårsvirkning) og 1,2 mill. fra og med (Tallene er i tråd med omstillingsprosess, men bør kvalitetssjekkes ytterligere parallelt med et forprosjekt) Avsetning til disp.fond på 5,5 mill. i de budsjettårene det er «låg» pensjonspremie og lågt lønnsoppgjør og 1,0 mill. i de årene pensjonspremien er høy og lønnsoppgjørene er dyre. Som det gjøres rede for i rapporten, er årlige økninger på rente avdrag og driftskostnader basert på at låneopptak til investeringene nedbetales på 30 år, med en rente på 6%. 30 års nedbetalingstid er valgt ut ifra følgende grunner: Kommunens økonomi vil vanskelig kunne takle en kortere nedbetalingstid. Nedbetalingstiden bør heller ikke overstige 30 år, den gang vedlikeholdskostnadene begynner å øke når byggene har nådd en alder på 30 år. Således bør byggene da være nedbetalt. Det vil alltid foreligge mange usikkerheter ved beregninger som legges til grunn i rapporten. De sikreste tallene er de som beskriver 2014 kostnaden med de foreslåtte investeringene. Disse tallene er basert på faktiske erfaringstall fra tilsvarende prosjekter i nyere tid. Beregninger gjort omkring ulike grunnlagsinvesteringer (tilrettelegging av tomter), er basert på faglige vurderinger. De største usikkerhetsmomentene ligger på andre områder som for eksempel rentenivå og statlige overføring gjennom skatt og rammetilskudd i framtiden. Historisk sett er en rente på 6 % lavt. Likevel mener prosjektgruppa at 6 % vil være et fornuftig estimat sett i forhold til forventet utvikling av realrenta, da det vil være naturlig å forvente en økt inflasjon ved en betydelig renteøkning. Det største usikkerhetsmomentet er sannsynligvis framtidig nivå på frie inntekter fra staten. Her vil blant annet regjeringens signaliserte endring på kommunenes inntektsutjevningssystem kunne være betydelig (i negativ forstand) for en skattesvak kommune som Alvdal. Ettersom et låneopptak i den størrelsesorden som her foreslås nødvendigvis må nedbetales over 30 år, snakker man i praksis om et meget langt framtidsperspektiv. Innen et så langt perspektiv er signalene at samfunnet vil stå ovenfor Side 8 av 17

9 Sak 26/14 mange nye utfordringer, blant annet knyttet til en økte pensjonskostnader og økte behov innen pleie og omsorg pga flere eldre. Dette er i sum risikoer som må vurderes. Samtidig må man innse at det aldri vil være risikofritt gjennomføre så omfattende prosjekter som bygging av skole og rom for kultur og fysisk aktivitet. Som det går fram av rapporten, er det ikke så store forskjeller økonomisk sett mellom de ulike lokaliseringsalternativene som vurderes. Følgelig har det i hovedsak vært andre forhold enn økonomiske forskjeller som har vært avgjørende for prosjektgruppas konklusjoner i saken. Under gjengis prosjektgruppas avsluttende vurdering, samt konklusjon. Prosjektgruppas vurdering I kommuneplanen for Alvdal er det i dag beskrevet viktigheten ut fra samfunns-, folkehelse- og klimaperspektiv at det er korte avstander mellom bo-områdene og viktige sentrumsfunksjoner. Dette er noe av bakgrunnen for den foreslåtte sentrumsnære lokalisering av ny skole og flerbrukshus. «Nærhetsprinsippet» bygger på kort avstand mellom skole, flerbrukshus og nye boligområder. Dette skal gi mulighet for å gå eller bruke sykkel. Skole og flerbrukshus er også sosiale møteplasser som styrker handelssenteret Steia. Dette vil også gjelde på kveldstid, da et flerbrukshus vil generere mye aktivitet og trafikk ved tilbud om fritidsaktiviteter. Tilgang til lysløype, urørt natur og plass til ballspill og annen idrett vil bli svært bra ivaretatt ved en samlokalisering på Steimoegga. Likeledes størrelsen på utearealene. Avstand til sentrum kan gjøre at uorganiserte barn og ungdommer ikke føler tilhørighet til området. For disse vil det være viktigere med god tilgjengelighet og hvordan utearealene er bygget opp og utstyrt i forhold til andre og mer alternative aktiviteter som for eksempel skating, bordtennis, klatring, rom for sosialt samvær, steder å henge, uten at en kommer utenfor det sosiale samspillet. Dette er mer avhengig av utforming og antall kroner brukt pr m² uteareal enn nødvendigvis størrelsen. Møblering og utforming av utearealer må gjøres slik at de gir variasjon og innbyr til samvær mellom ulike grupperinger. Sett fra en samfunnsmessig synsvinkel, er det mange argumenter for en lokalisering i eller nær sentrum. De siste årene er det satset mye på sentrumsutvikling i Alvdal. Infrastruktur er regulert med tanke på et forsterket sentrum. Dette er resultat av et godt samarbeid mellom eierne på Steia, Jernbaneverket, Statens vegvesen og Alvdal kommune. Målet er et bedre og mer slagkraftig sentrum. Private har investert i oppussing av bygninger, bl.a. Østby og Steien Hotell. Nettopp av den grunn foreslår Kommuneplanen at sentrum skal være lokalisering for skole, idrettshall, kultursal og kulturskole. Det er få kommuner som legger «sentralskolen» og kulturtilbudene i kjøreavstand fra sentrum. Et skole-, kultur- og idrettsanlegg i sentrum vil dermed plasseres der det er tettest befolket i kommunen. Med beliggenhet i området Steigen skole Sørhusjordet Grindegga, blir det gangavstand fra skolene til svært mange virksomheter og etater som det er naturlig å samhandle med. Anlegget vil ligge nær offentlig kommunikasjon med de positive konsekvenser det har både for miljøet og den enkelte bruker. Prosjektgruppa har forståelse for ønsket om å utnytte flotte friluftsområder som Steimoegga og Plassen skole til skoleformål. Men elevenes samlede læringsmiljø må stå i fokus. Ingen av sentrumsløsningene hindrer elevers fysiske utfoldelse i løpet av en skoledag, og det er lett tilgang til områder som tilfredsstiller friluftslivsdelen. Tilgjengelighet til andre viktige læringsarenaer er best ivaretatt nær sentrum. Hovedtyngden av framtidig boligutvikling vil bli i de sentrumsnære boligområdene opp til dagens boligbebyggelse på Steia. De er lagt inn i den nye kommunedelplanen for Alvdal sentrum. Plassering av et skole- og fritidsanlegg som medfører at de fleste elever ikke har gangavstand, er ikke gunstig sett i forhold til kjøremønster, miljø og folkehelse. Avstanden er såpass lang til Steimoegga og Plassen at også de elever som ikke har krav på skyss, kommer til å bli kjørt av foreldrene. Det vil ikke bli en skolevei som kan gi Side 9 av 17

10 Sak 26/14 mulighet for bevegelse og opplevelser. Med en lokalisering på Steimoegga eller Plassen får en ikke hjelp av skole- og fritidsanlegget til å skape liv og røre i sentrum. Med en mer sentral plassering vil disse aktivitetene være med på å styrke tettstedet Alvdal, både handelsmessig og ved å skape gangtrafikk på dag- og kveldstid. Kommunen har satt seg klimamål innen Å legge opp til økt bruk av privatbil, er i strid med både nasjonale og lokale føringer i klimapolitikken. En styrking av ett tydelig og livskraftig sentrum er et meget viktig bidrag for at Alvdal skal være en bærekraftig kommune framover. Prosjektgruppas konklusjon og anbefaling: Prosjektgruppas anbefaler at skole-, kultur-, idrett og svømmehall skal være lokalisert i eller nær sentrum. Det underbygges godt i Kommuneplanen. Det er for få gode argumenter for å fravike fra det som ble vedtatt i Her er det to alternativer for lokalisering ny «Alvdal barneskole»: Sørhusjordet Grindegga Tomt dagens Steigen skole Grindegga For begge områdene legges idrettshall med klatrevegg i kombinasjon med Alvdal Friskliv til Grindegga. Dagens samfunnshus rives. En rehabilitering er et betydelig økonomisk løft og gir et unødvendig stort areal. Dette vil så påføre kommunen store årlige driftskostnader. Kulturaktivitetene kombineres med skolen. Det gjelder både Kulturskolen og det frivillige kulturliv. Slik får en godt sambruk. Skolens «storstue» utvides og utstyres slik at den tilfredsstiller noen av kravene fra det frivillige, kulturskolens øvingsrom kan brukes av skolen på dagtid. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vedtaket vil ha en særdeles stor betydning for klima og miljø. Det er i hovedsak innen areal og samfunnsplanlegging, herunder plassering av større offentlige bygg, at kommunen selv besitter, og har styring over virkemidlene for en framtidig og bærekraftig klimapolitikk. Et tydelig definert og komprimert sentrum vil være en forutsetning for et samfunn der flest mulig kan benytte seg av offentlige funksjoner uten at dette gjøres ved bilkjøring. Ved å flytte viktige funksjoner som skole og flerbrukshall vekk fra det stedet der hovedvekten av kommunens befolkning bor, vil dette øke behovet for bruk av biltransport. Innstilling: Alvdal kommune, formannskapet, tar prosjektgruppas rapport «Framtidas grunnskole i Alvdal utredningsprosjekt », «Alvdalsskolen mot 2050», delrapport 2, til orientering. Formannskapet sender delrapport 2 ut på høring. Side 10 av 17

11 Sak 27/14 Møtebok for Formannskapet Sak 27/14 ORGANISERING BARNEHAGE Arkiv: A10 &20 Arkivsaksnr.: 14/ Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 27/14 Formannskapet / Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Stillingsinstrukser Møtereferat med tillitsvalgte Andre dokumenter i saken: ORGANISERING BARNEHAGE - DRØFTING ORGANISERING BARNEHAGE Melding om vedtak sendes til Sivil Sara barnehage Saksopplysninger: Alvdal kommune har i dag to kommunale barnehager, Øwretun og Plassen, samt en privat barnehage, Sivil Sara. De to kommunale barnehagene er organisert som to enheter, med hver sine enhetsledere. Disse inngår i kommunens ledergruppe, på nivå med kommunens øvrige enhetsledere, i en to nivå modell. Kommunen har jf lov om barnehage, ansvaret for samordningen av opptak av barn i barnehage, føre tilsyn med, godkjenninger, dispensasjoner og økonomisk tilskudd til privat barnehage. Det ble i økonomiplanarbeidet for 2010 gjort en bestilling fra kommunestyret på en vurdering av ledelsesorganiseringen i barnehagene i Alvdal kommune. Av ulike årsaker som blant annet nedlegging av tidligere Strømmen barnehage, samt uavklart ledersituasjon i Øwretun barnehage, tok det vesentlig tid før dette arbeidet kom i gang. Våren 2013 utarbeidet rådmannen et mandat til en arbeidsgruppe bestående av ansatte i barnehagene i Alvdal. Arbeidsgruppen bestod av Kristin Herstadhagen, Linn-Hege Bugge Haugseth, Kristin E Hol, Ragne Tysnes Hokstad og Janne Kjeldsen. Arbeidsgruppen har hatt møter der det ble drøftet ulike aspekter ved barnehagehverdagen og en eventuell omorganisering. I tillegg har enhetslederne i barnehagene utarbeidet forslag til stillingsinstrukser ved en eventuell omorganisering. Det er også blitt gjennomført et møte med tillitsvalgte med informasjon/drøfting av en eventuell omorganisering. Referat fra møte med tillitsvalgte, samt forslag til stillingsinstrukser, legges ved saken. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 11 av 17

12 Sak 27/14 Saksvurdering: Hva som i sin tid var bakgrunnen for forslaget om å utrede at barnehagene i Alvdal skulle driftes som en enhet, er noe uvisst. Sannsynligvis hadde den sammenheng med daværende prosess knyttet til opphør av kommunal barnehage ved Strømmen. Når det ikke foreligger et klart og tydelig mandat / vedtak som bakgrunn for saken, valgte rådmannen og iverksette det administrative arbeidet jf den tidligere bestillingen, med forholdsvis blanke ark. Tilnærmingen ble en vurdering av dagens situasjon i barnehagene sett i relasjon av hva som fungerer bra, og hva som kunne ha vært bedre. Dette ble belyst i en organisasjonsmessig kontekst. Resultatet fra denne gjennomgangen, var at barnehagene i Alvdal scorer godt på brukerundersøkelser og brukertilfredshet. Utfordringene ligger i å ha rom for /tid til faglig utvikling, samt ustabile økonomiske rammer på grunn av mye enkeltvedtak. Det er i tillegg underdekning av formelt utdannet pedagogisk personell. Alle disse forholdene synes å kunne ha en relevans til hvordan barnehagedriften er organisert. Som grunnlag for en ønsket utvikling i barnehagene i framtida, ble barnehagenes mål, jf styringskortene lagt til grunn. Dette er blant annet følgende målsettinger: Rekruttere og beholde ønsket kompetanse i de kommunale barnehagene, i nåtid og framtid. Et godt tjenestetilbud. Mulighet for veiledning og utvikling hos de ansatte, herunder faglig utvikling og veiledning samt utvikling av rutiner som sikrer en tjeneste i tråd med barnehagelovens bestemmelser. En forutsigbar og bærekraftig økonomi. En viktig faktor for kvalitetsheving i barnehagene er gjennomgående og systematisk veiledning av ansatte. Dette forsterkes også av det faktum at det er lav søkning til pedagogiske stillinger i barnehagene, og følgelig bør det organisatorisk legges til rette for at ønsket faglig nivå og utvikling kan oppnås gjennom veiledning og etterutdanning av eget personell. Dette vil være helt nødvendige grep for å sikre at alle har en felles forståelse av lov og forskrift, samt bidra til å skape en profesjonell barnehage med gode oppvekstsvilkår for barn i Alvdal. Mer fokus på veiledning kan også gi ringvirkninger i forhold til bedre kommunikasjon på arbeidsplassen og endring i holdninger både i samarbeid de voksne i mellom, men også økt samarbeid og et utvidet syn med større respekt for barnegruppa. Veiledning skal gi refleksjon over egen praksis og et systemblikk som gjør at det fører til utvikling og varig endring. Det er enighet blant ansatte om at det er et ønske om å få inn systematisk veiledning i barnehagen. For å ha rammer og tid til å i større grad kunne drive en systematisk veiledning og faglig oppdatering av personellet, krever dette at noen har tid til dette. Slik er ikke situasjonen i dag. Med dagens to nivåmodell, har man en situasjon der enhetslederne i stor grad fyller opp tiden til forefallende arbeid den gang det ikke er ressurs til bemanning for alle påkommende oppgaver. Dette er for så vidt en økonomisk effektiv organisering, men det gis ikke tilstrekkelig tid for lederne til å drive overordnet ledelse herunder veiledning og systematisk kompetanseutvikling. En endret organisering vil kunne bidra til å ivareta noen av disse utfordringene. En forutsigbar og bærekraftig økonomi: Ved å gjøre om de kommunale barnehagene til en enhet, vil en med dette kunne fordele ressurser på en mer hensiktsmessig måte ved at man kan gjennomføre en mer helhetlig Side 12 av 17

13 Sak 27/14 tenkning. Utvikle gode systemer på tvers av barnehagene. Det blir nå arbeidet noe dobbelt på grunn av at barnehagene drives i to enheter. Ved å slå sammen barnehagene til en enhet, vil en få et overblikk som vil kunne effektivisere arbeidet og enklere se helheten i arbeidet. Barnehagene vil kunne profitere på å kunne ha en leder som kan bruke tid på å følge opp føringer fra sentralt og i tillegg ha fokus på kvalitetsheving på lengere sikt. Slik situasjonen er i dag er det en skjev fordeling på pedagoger i barnehagene. Plassen barnehage har pr. dags dato ingen pedagoger på dispensasjon, mens Øwretun har 4 av 6 på dispensasjon barnehageåret Ved å slå sammen barnehagene vil det ved tilsettinger lettere å kunne fordele pedagogene på en fornuftig måte. Alle er ansatt i Alvdal barnehage, og kan omplasseres ved behov. Ved en eventuell omorganisering vil det være naturlig at dette vil få virkning fra nytt barnehageår høst På grunn av at dagens modell i svært stor grad utnytter ressursene maksimalt, men gir lite rom for utvikling, vil en endring til gjennom sammenslåing av barnehagene til en enhet, føre til at det er et behov for økt ramme tilsvarende kr for Noen betraktninger omkring en to- nivå modell Alvdal kommune har vært organisert i en to nivå modell siden omorganiseringen i Organisering som to nivå var en generell trend den gang, som gikk over hele landet. Filosofien var tuftet på færrest mulig nivåer innen offentlig forvaltning, ville gi kortere tjenestevei for bruker. Beskjeder og dialog ville gå raskere. Det var mindre sannsynlighet for at «noe» ble borte på tjenesteveien. Resultatet av denne type organisering, var ofte et svært høyt antall enheter. Myndighetsansvar ble oppdelt, og man fikk enhetsleder som i stor grad gjorde mye annet praktisk i tillegg til det å være leder. Resultatet ble en effektiv modell som utnyttet ressursene godt, men som ikke ga særlig rom for strategisk tenkning, omstilling og utvikling. Siden den gang har samfunnet og krav til offentlig virksomhet utviklet seg betydelig. Man ser i dag en tiltagende utfordring med sistnevnte utfordringer. Dette er et perspektiv som bør legges til grunn for den organisatoriske omstilling som beskrives og foreslås i notatet. I kommuner rundt oss ser vi også en tiltakende trend til en reversering fra nevnte to nivå modell. Resultatet av dette ser ut til å bli en «to og en halv nivå modell», ikke en ren tre nivå modell. Man slår sammen enheter, men lager ikke noe nytt nivå. Uansett så oppnår man en rendyrking av lederrollen til å kunne bruke mer tid til strategisk lederskap. Det er vel i store trekk litt hva denne saken også dreier seg om. Praktisk gjennomføring Ved en sammenslåing av barnehagene, ser man for seg følgende organisasjons- og møtestruktur: Enhetsleder 100% administrasjonstid, Styrer Øwretun 70% administrasjon 30% tid på avdeling (pedagogisk leder), Styrer Plassen barnehage 50% admininstrasjonstid 50% tid på avdeling (pedagogisk leder) Samarbeid/Møtevirksomhet: Enhetsleder møter på: Enhetsledermøter BUT Barnehagenettverk NØ Koordinerende enhet Samarbeidsmøter i tilsynsorgan, Folldal, Rendalen og Alvdal. Side 13 av 17

14 Sak 27/14 Felles ledermøter Alvdal barnehage, ca 1 g i mnd: Enhetsleder Styrer Øwertun og Plassen Styrer Sivil-Sara innkalles til fellesmøte i etterkant Møte med tillitsvalgte i etterkant av møtet 1 gang annenhver måned Felles ped.ledermøter 1 g annenhver mnd Alle pedagogiske ledere Innholdet i disse møtene blir kompetanseheving- med fokus på veiledning Felles personalmøte 1 g i halvåret Alle ansatte i Alvdal barnehage Leder/styrere har ansvar for møtet. Ved en eventuell omorganisering av barnehagene i tråd med saksframstillingen, ser en for seg at dette utføres med virkning fra barnehageåret , dvs august Innstilling: Plassen og Øwretun barnehager, skal fra og med august 2014, organiseres som en enhet. Omorganiseringen gjennomføres i tråd med saksutredningen. Økt behov til drift som følge av omorganiseringen på kr for 2014, innarbeides i budsjettjustering Side 14 av 17

15 Sak 28/14 Møtebok for Formannskapet Sak 28/14 OPPSTART UTREDNING AV FELLES KULTURSKOLE ALVDAL OG TYNSET Arkiv: 026 A30 Arkivsaksnr.: 14/ Saksbehandler: Bente Linjordet Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 28/14 Formannskapet / Kommunestyret Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Melding om vedtak sendes til Kulturtjenesten Tynset Enhet kultur Alvdal Saksopplysninger: Tynset kulturskole har 3,9 årsverk, 250 elevplasser, og tilbyr opplæring innen fløyte, klarinett, saxofon, kornett/trompet, horn, trombone, baryton, tuba, fiolin, bratsj, cello, gitar, bassgitar, slagverk, piano, samspill/rockeverksted, billedkunst, dans, sang.. Administrativ ressurs er 40% stilling, utvides til 70% fra skoleåret Bakgrunn for at administrativ ressurs økes i Tynset er at kulturskolen på Tynset har vokst til nesten dobbelt størrelse i løpet av en 6 års periode. Hovedårsaken til dette er at dans og billedkunst har kommet til som nye tilbud. Siden dette er undervisningstilbud i større grupper med samme kontingent som for enetimer, har det vært mulig å ta opp nye grupper av en viss størrelse uten økte ressurser. I tillegg ble kulturskolen for rundt 6 år siden gitt en økning i ramma på kr for å redusere lange ventelister. Senere har det vært et kutt på kr. Alle ressurser har blitt brukt til å kutte ventelister, mens økte krav til administrativ ressurs ikke har blitt fulgt opp. Denne blir nå økt fra høsten 2014 i forbindelse med at noen lærere ønsker å gå ned i stilling. Det er et ønske fra lærerkollegiet at den administrative ressursen styrkes i denne forbindelse. Alvdal kulturskole har 3 årsverk, 120 elever og tilbyr opplæring innen sang, blåse- og strykeinstrumenter, dans, billedkunst og har en musikkgruppe tilrettelagt for funksjonshemmede. Kulturskolene i Tynset og Alvdal har et tett samarbeid, men samarbeidet er ikke formalisert. Samme person er rektor for begge skoler, men i to separate ansettelsesforhold. De fleste av lærerne er også ansatt i begge skoler. I 2010 ble det gjennomført et politisk komitearbeid i Alvdal, som førte til følgende vedtak vedrørende kulturskolen: Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 15 av 17

16 Sak 28/14 Anbefaling Tettere samarbeid med andre kommuner er viktig, spesielt for å øke stillingsstørrelsen for lærerne. Tynset, Alvdal og Tolga kan være passende størrelse på et samarbeid. Kulturskolene bør ikke slås sammen, jmfr økt fokus på Læring i levende lokalsamfunn, men det må inngås avtaler slik at lærerne kan få fulle stillinger og være ansatt i en kommune (kan variere hvilken kommune som ansetter hvilken lærer). Komiteen ønsker økt fokus på vår lokale kulturarv, og at den løftes tyngre inn i kulturskola. Før dette komitearbeidet kom i gang, var det også noen møter mellom Alvdal og Tynset kommune om en form for formalisering av samarbeidet. En viktig problemstilling den gangen var pensjonsrettigheter for lærerne, som kunne ha små stillinger i flere kulturskoler, og dermed ikke opptjene seg pensjonsrettigheter på grunn av kravet om minimums stillingsstørrelse hos samme arbeidsgiver. Nye retningslinjer for stillingsstørrelse og pensjonsrettigheter som kom i 2013 gjør at dette ikke er en problemstilling lenger. Konklusjonen den gangen var imidlertid at rådmann i Alvdal skulle lage et mandat til ei arbeidsgruppe som skulle utrede tettere formelt samarbeid mellom de to skolene. Vedtaket som fulgte det politiske komitearbeidet gjorde at en slik utredning den gangen likevel ikke var aktuell. Man var også fornøyd med det uformelle samarbeidet kulturskolene hadde i og med at samme person var rektor ved begge skoler. Det oppstod imidlertid en ny situasjon da rektor sa opp sin stilling ved Alvdal kulturskole med virkning fra skoleåret 2014/15. I forbindelse med denne oppsigelsen, tok Alvdal kommune et initiativ overfor Tynset kommune for å drøfte videre samarbeid. Det ble avholdt et møte mellom rådmennene og kultursjefene i de to kommunene. Konklusjonen i dette møtet ble at det fremmes politisk sak om oppstart av en utredning om sammenslåing av de to kulturskolene. Stillingen som rektor for Alvdal kulturskole er utlyst som en midlertidig stilling for skoleåret 2014/15 i påvente av resultatet av en eventuell utredning av sammenslåing av de to skolene. Saksvurdering: Samarbeidet mellom de to skolene har bestått i felles stillingsutlysninger, som har gjort det mulig å synliggjøre muligheten for større samlet stillingsressurs, og dermed lette rekrutteringen. Det har i mange tilfeller likevel vært snakk om to separate ansettelsesforhold for lærerne, eller ansettelsesforhold i en av skolene med salg av ressurs til den andre. Dette har gått begge veier. Det har også vært søkt prosjektmidler felles for de to kommunene. Et flertall av lærerne har vært ansatt i begge skoler. Det har likevel vært avholdt ukentlige lærermøter for hver av skolene siden noen lærere bare er ansatt i en av skolene. Dette tar uforholdsmessig mye tid av enn liten administrativ ressurs. Det er også snakk om å følge opp to separate budsjett. Det finnes også tilfeller der lærerne på en av skolene en periode kan ha ledig kapasitet, mens det på den andre skolen er venteliste på dette instrumentet. Per i dag har man ikke utnyttet muligheten av å gi elever i Alvdal kulturskole plass hos en lærer ved Tynset kulturskole eller omvendt, siden det dreier seg om to separate skoler med to separate budsjett, og man må bo i respektive kommune for å være prioritert til elevplass. Side 16 av 17

17 Sak 28/14 En har utnyttet samarbeidsmulighetene mellom de to skolene så langt det lar seg gjøre innenfor rammene av to separate skoler. Det er vanskelig å utnytte disse mulighetene bedre enn det som har vært gjort uten å se på en sammenslåing. En sammenslåing av skolene vil kunne gi muligheter til bedre ressursutnyttelse både i forhold til lærerressurs og administrativ ressurs, og dermed gi et bedre tilbud til brukerne i de to kommunene. En utredning vil kunne gi svar på hvilke muligheter og konsekvenser en sammenslåing vil gi, og må gi forslag til organisering og økonomisk fordelingsnøkkel med bakgrunn i erfaringer fra andre kommuner. En slik utredning er nødvendig som beslutningsgrunnlag i forhold til et senere vedtak om sammenslåing eller ikke. Det foreslås at det settes ned en arbeidsgruppe bestående av kultursjef Tynset, kultursjef Alvdal og kulturskolerektor Tynset og Alvdal. Gruppa gis følgende mandat: «Arbeidsgruppa skal utrede sammenslåing av de to kulturskolene etter en vertskommunemodell, med forslag til organisering og økonomisk fordelingsnøkkel.» Frist: Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. Vedtaket har ingen betydning for klima/miljø. Innstilling: Det settes ned en arbeidsgruppe bestående av kultursjef Tynset, kultursjef Alvdal og kulturskolerektor Tynset og Alvdal. Gruppa gis følgende mandat: «Arbeidsgruppa skal utrede sammenslåing av de to kulturskolene etter en vertskommunemodell, med forslag til organisering og økonomisk fordelingsnøkkel.» Frist: Side 17 av 17