MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET SAKLISTE 1/12 12/7 GODKJENNELSE AV PROTOKOLL - FORMANNSKAP

Transkript

1 ALVDAL KOMMUNE Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: Rett etter FUP møtet MØTEINNKALLING FORMANNSKAPET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/12 12/7 GODKJENNELSE AV PROTOKOLL - FORMANNSKAP /12 12/61 ØKONOMIPLAN INNRETNING AV OMSTILLINGSPROSESS Alvdal, den Svein Borkhus /s/ ordfører Eventuelt forfall meldes snarest til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles. Møtet er åpent for publikum. Gruppemøte avholdes SP V AP Krf Frp mandag kl Kammerset tirsdag kl Kammerset mandag kl Kommunestyresalen mandag kl Galleriet tirsdag kl Gasstasjonen

2 Sak 1/12 Møtebok for Formannskapet Sak 1/12 GODKJENNELSE AV PROTOKOLL - FORMANNSKAP Arkiv: 033 &17 Arkivsaksnr.: 12/7-001 Saksbehandler: Bjørg Normann Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 1/12 Formannskapet Endelig vedtak fattes i: Formannskapet Saksopplysninger: Møteprotokoll fra møtet godkjennes. Saksvurdering: Innstilling: Møteprotokoll fra møtet godkjennes. Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 2 av 8

3 Møtebok for Formannskapet Sak 2/12 ØKONOMIPLAN INNRETNING AV OMSTILLINGSPROSESS Arkiv: 145 Arkivsaksnr.: 12/ Saksbehandler: Erling Straalberg Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 2/12 Formannskapet Endelig vedtak fattes i: Formannskapet Saksopplysninger: Ved behandling av årsbudsjettet 2012 for Alvdal kommune, fattet kommunestyret følgende vedtak i k styre sak 102/11, pkt 7: 7. Rådmannen bes sette i gang et omstillingsprogram der potensialet for endringer, reduksjon av driftsomfang og kostnadsreduksjon tilsvarende minst 5 mill kroner med tilhørende konsekvensvurderinger, gjennomføres. Første del av utredningen skal særlig vektlegge de mest omfangsrike driftsområdene, herunder: - balansen mellom institusjonsomsorg og heimebasert omsorg - helsetjenestens inntjeningspotensialet som følge av at stadig flere velger fastlege utenfor kommunen - faglige og økonomiske konsekvenser av felles kommunelege 1-funksjon i Nordøsterdalskommunene - driftsøkonomiske konsekvenser av én barneskole vs. to barneskoler gitt dagens elevsammensetning og pedagogisk kvalitet Første del av utredningene skal være underlag for økonomiplanarbeidet I etterkant av kommunestyrets vedtak, er saken blitt behandlet i enhetsledermøte den 10 januar. Følgende referat er nedfelt: Rådmannen viste til og gikk gjennom kommunestyrets vedtak som innebærer at det skal igangsettes en omstillingsprosess i forkant av økonomiplanarbeidet for Det skal utarbeides forslag til tiltak og konsekvensvurdering av en innsparing på 5 mill. kroner. Rådmannen skal legge fram sak for politisk behandling den 26. januar der prosessen beskrives. Dialogkonferansen er 26. april. Enhetslederne hadde disse kommentarene til saken: Må skille lovpålagte vs. ikke lovpålagte Om mulig ta hensyn til skole- og barnehageåret. Vanskelig med endringer fra årsskiftet Være obs i år også, vurdere alle ledige stillinger nøye Prosessen er startet i PRO. De ansatte er innforståtte med dette. Viktig at enhetene samarbeider i denne prosessen Viktig at politikerne er tydelige på hva vi skal gjøre og hva vi skal slutte med Alvdal kommune Møteinnkalling: Formannskapet Side 3 av 8

4 Bra det blir en slik prosess og ikke bare ostehøvel Skeptisk til å benytte ekstern konsulent. Hva med KS? Tidsramma er stram Må kunne forvente at lederne har noen tanker om mulige alternativer for innsparing. Tar mer tid hvis det skal forankres i enheten. Det bør presiseres i rundskrivet hvordan de tillitsvalgte skal tas med i arbeidet. Også vurdere inntektsmulighetene. Brukerorganisasjonene inviteres til dialogkonferansen. I etterkant av enhetsledermøtet, ble saken drøftet i møte mellom rådmannen og hovedtillitsvalgt. Følgende er referert fra møtet: Innsparing av 5 mill. kroner vil medføre redusert tjenestenivå, for eksempel færre sengeplasser på Solsida og vil naturligvis berøre stillinger. Dette vil i størst mulig grad bli tatt ut ved naturlig avgang. Konsekvensene må beskrives og nye tjenestebeskrivelser og kriterier må utarbeides. Det blir viktig å se på inntektsmulighetene også. Hovedtillitsvalgte uttrykte bekymring for at dette bare er starten på en lengre omstillingsprosess. Saksvurdering: En omstillingsprosess som her initieres av kommunestyret er en svært omfattende prosess. At en slik prosess er forankret gjennom et politisk vedtak, ansees som nødvendig for at den skal kunne gjennomføres på en god måte. Siste gang Alvdal kommune gjennomført en gjennomgående prosess knyttet til nivå og omfang på tjenesteyting og organisering av kommunens tjenesteapparat knyttet til dette, var ved omorganiseringen til 2 nivå modell i Driften har siden dette vært basert på den gang vedtatt grunnstruktur, med mindre endringer knyttet til reduksjon i antall enheter og tilpasninger til de enkelte års rammevilkår. Således vil vedtaket om en omstillingsprosess være et meget godt utgangspunkt for en grundigere vurdering av hvordan kommunens ressurser og tjenesteapparat på en mest optimal måte kan tilpasses de oppgaver en kommune er satt til å utføre i Tolkning av vedtaket Kommunestyrets vedtak for budsjett 2012, pkt 7, første setning lyder: Rådmannen bes sette i gang et omstillingsprogram der potensialet for endringer, reduksjon av driftsomfang og kostnadsreduksjon tilsvarende minst 5 mill kroner med tilhørende konsekvensvurderinger, gjennomføres. Vedtaket omhandler her at man skal finne potensialet (eller muligheten) for å gjennomføre en kostnadsreduksjon tilsvarende minst 5 mill. Forholder man seg strengt til ordlyden, bes det mao ikke om å gjennomføre kostnadsreduksjonen, men å finne potensialet for at det skal kunne realiseres. Denne ordlyden er uproblematisk å tolke, men kan forstyrres av ordet omstillingsprogram. Betyr dette at omstillingsprogrammet skal gjennomføres uavhengig av utfallet av kartleggingen omkring potensialet, eller betyr det at man først kartlegger potensialet for deretter å gjennomføre omstillingsprogrammet med bakgrunn i kartlagte potensialet? Vedtaket viser også til første del av utredningen som skal omfatte de mest omfangsrike driftsområdene. Hva er andre fase av utredningen? Er det den faktiske Side 4 av 8

5 gjennomføringen av tiltakene effektuert i kommende års budsjetter Rådmannen ber om formannskapets presisering omkring dette. I den videre saksframstillingen, vil rådmannen framlegge sin tolkning av vedtaket til grunn med dertil påfølgende forslag om innretning av prosess. Rådmannens grunnleggende tolkning av vedtaket er at det foreligger et omforent politisk ønske om å bedre kommunens økonomiske situasjon og handlefrihet gjennom en reduksjon i driftsnivået. Da må man i ta utgangspunkt i at en reduksjon på 5 mill faktisk skal gjennomføres. Så vil det med all sannsynlighet dukke opp problemstillinger i forhold til at det vil mangle ressurser til å gjennomføre lovpålagte oppgaver. Dette må man da korrigere for gjennom prosessen, men man må aldri på noe sted i prosessen fravike målet. Kjennetegn ved en god omstillingsprosess En vellykket omstillingsprosess krever først og fremst et tydelig mandat og tydelig ledelse. Således danner kommunestyrets vedtak et god godt utgangspunkt for arbeidet. En så omfattende omstillingsprosess som det her legges opp til, vil berøre stillinger. Dette er forhold som allerede er bragt på banen gjennom rådmannens møter med tillitsvalgte. Fra både arbeidstaker og arbeidsgiversiden er det uttrykt en omforent målsetting om at stillingsreduksjoner i all hovedsak skal gjennomføres fortrinnsvis gjennom naturlig avgang, dernest gjennom vikariater og vakante stillinger. Legger man til grunn at man her snakker om et omfang i størrelsesorden 10 stillinger, burde dette la seg gjøre i en organisasjon med 270 ansatte. Gjennom møte med hovedtillitsvalgt, ble det uttalt en omforent forståelse om at prosessen ivaretar arbeidstakersiden gjennom jevnlige møter mellom rådmannen og tillitsvalgte. Det utarbeides en egen møteplan for dette. En driftsreduksjon på 5 mill kroner skal få, og vil få konsekvenser. Noe annet ville være en falitt-erklæring for kommunens drift på nåværende stadium. Det er viktig at man fra både politisk og administrativ ledelse er åpen og tydelig på dette. Dette betyr likevel ikke at prosessen trenger å være negativ av den grunn. Nøkkelen ligger i forventningsavklaringer, nærmere bestemt forventningsavklaring mellom politisk nivå og administrasjon og forventningsavklaring mot kommunens innbyggere mht hva de kan forvente av kommunale tjenester. En nøkkelfaktor her vil være utbeiding av politisk vedtatte serviceerklæringer som er godt forankret blant ansatte og politisk ledelse og som bekjentgjøres for ansatte gjennom en bevisst informasjonsstrategi. Dette er overordnet viktig, og bør være et absolutt mål om for hva prosessen konkret skal ende ut i. Utarbeiding av serviceerklæringer er imidlertid krevende. I praksis innbefatter dette et arbeid der man skal se sammenhengen mellom tilgjengelige ressurser, lovpålagte oppgaver og hva administrasjonen evner å få ut av ressursene. Dette er et komplekst arbeid, og må følgelig sikres tilstrekkelig tid gjennom prosessen. En absolutt oppriktighet fra administrasjonens side må legges til grunn i dette arbeidet. Det må ikke loves noe som er urealistisk samtidig som det skal tilstrebes mest og best mulig tjenesteyting for ressursene. Metodikk Som tidligere nevnt, vil det være viktig med et tydelig fokus på det overordnede målet i prosessen, en reduksjon i driftsnivået på minst 5 mill kroner. En effektiv måte å sikre dette på, ville ha vært å fordele ut «rammer» på de enkelte enhetene som til sammen samsvarte med driftsreduksjon på 5 mill. Imidlertid vil dette være å jobbe i blinde. Man vet ikke på forhånd Side 5 av 8

6 hvilke potensiale for reduksjon av driftsomfang som ligger på den enkelte enhet. Det er det man skal finne ut av. På en annen bør det bestrebes å legge føringer for arbeidet enhetsvis basert på enhetenes driftsomfang. Bestillingene i det videre arbeidet forslås derfor 2 delt. Del en er generell for organisasjonen, og vil beskrive en generell tilnærming til driftsreduksjoner. Del 2 vil gjelde særskilt for tjenesteområder, der man ut fra eksisterende kompetanse og vedtak i budsjett 2012 presiserer tiltak. Del 2 framlegges til formannskapets møte 25 januar. Del 1: Generell tilnærming Vurdere reduksjon i drift ved redusert tjenesteomfang. Vurdere effekt av potensialet ved redusert tjenestenivå. Punktet vurderes mot lovpålagte oppgaver og sees i sammenheng med tjenestebeskrivelser. Vurdere effektiviseringstiltak, derigjennom utarbeiding av metodikk og rutiner for å oppnå gevinster. Bruk av LEAN metodikk. Dette er en metode som kort kan beskrives som en metode på analysere og ta bort arbeidsoppgaver og tidsforbruk som faktisk ikke resulterer i vedtatt tjenesteyting. Metodikken er anerkjent fra industrien, er forholdsvis enkel å gjennomføre og gir raskt resultater. For å hente ut en effekt av metoden kreves det en oppfølging der redusert tidsforbruk erstattes med arbeidsoppgaver fra tjenesten slik at dette i sum kan frigjøre ressurser. Spesifisering på enhetsnivå Som det går fram av vedtaket, er det allerede spesifisert noen oppgaver som skal utredes i løpet av prosessen. Til formannskapets behandling, vil administrasjonen legge fram en beskrivelse av fokusområder på de enkelte enhetene. Kompetansebehov under prosessen. En omstillingsprosess er et arbeid som krever kompetanse innen omstillingsarbeid og endringsledelse. Hvorvidt Alvdal kommune besitter denne kompetansen i tilstrekkelig grad kan sikkert diskuteres. Hvorvidt det foreligger kapasitet tidsmessig er et annet spørsmål. I den forbindelse kan det vurderes hvorvidt man bør benytte ekstern kompetanse innen deler av arbeidet. Rådmannen anbefaler at noe ekstern kompetanse benyttes for analyse av organisasjonens ståsted mht tjenesteomfang og tjenesteyting. Rådmannen mener imidlertid at rådmannsnivået for øvrig må være tungt inne i prosessen hele veien, og at denne tilstedeværelsen ikke bør eller kan erstattes av ekstern bistand. Således vil det være urealistisk å forvente at man kan løse eventuell ressursmangel ved å leie inn eksterne folk. Da må det i stedet gjøres vurdering av rådmannsnivåets totale oppgaveportefølje, og ut ifra dette gjøres prioriteringer som sikrer tilstrekkelig tid og progresjon for omstillingsprosessen. Organisering av arbeidet Rådmannen vurderer at kommunens generelle organisering benyttes i prosessen. Dvs at administrasjonen gjennomfører prosessen med tilbakemelding til, og forankring hos formannskapet underveis. Tidsplan I utarbeidelsen av årshjul Alvdal kommune, har rådmannen lagt til grunn følgende framdriftsplan for økonomiplanen: Side 6 av 8

7 Tema Oppgaver Ansvarlig Dato/Tidsfris t Kommentar Gjennomgang i Rådmannen 10. januar Tydeliggjøring enhetslederkollegiet. av vedtak - Innretning av Økonomiplan- Omstillingsprosess Møte Tillitsvalgte. Rådmannen / HTV Formannskap Innretning av prosess / rammer. Rundskriv m / rammer. Formannskap / rådmann prosess 10. januar Uttalelse fra HTV til FS 25. januar. 25. januar Rådmannen. Uke 5 Arbeid enhetsvis. Uke 6-11 Møter med Uke 6-11 tillitsvalgte. Enhetene oppsummerer. Skriftlig tilbakemelding til rådmannen Enhetslederne 23 mars Notat til kommunestyret Rådmannen 19 april Dialogkonferanse Rådmannen K-Styre 1 gangs behandling Formannskapet FS 2 gangs behandling Formannskapet FS Vedtak Økonomiplan 26. april 10. mai 31. mai 21. juni Denne tidsplanen er blitt drøftet med enhetsleder, og tilbakemeldingen er at planen framstår som i overkant ambisiøs tidsmessig. Det ytres fra noen enheter ønske om noe lengre tid. Det foreslås at dette gjøres ved å utsette dato for dialogkonferanse, men at fristen for behandling av økonomiplanen i kommunestyret holdes fast. Rådmannen er ikke uenig i dette, men foreslår at dette gjøres underveis, men innenfor en endelig frist ved kommunestyrets behandling av økonomiplanen 21 juni Innstilling: Side 7 av 8

8 Formannskapet slutter seg til saksutredningens beskrivelse og forslag til innretning av omstillingsprosess, jamfør kommunestyrets vedtak for budsjett Side 8 av 8