FORPROSJEKT NY BARNESKOLE MED KULTURDEL, FLERBRUKSHALL OG SVØMMEHALL ORGANISERING OG FRAMDRIFT POLITISK MEDVIRKNING.

Transkript

1 FORPROSJEKT NY BARNESKOLE MED KULTURDEL, FLERBRUKSHALL OG SVØMMEHALL ORGANISERING OG FRAMDRIFT POLITISK MEDVIRKNING. Arkiv: 614 A20 &40 Arkivsaksnr.: 14/874-4 Saksbehandler: Erling Straalberg... Sett inn saksutredningen under denne linjen Endelig vedtak fattes i: Kommunestyret Vedlegg: Konkurransegrunnlag forprosjekt barneskole Funksjonsprogram Flerbrukshall og svømmehall Funksjonsprogram Skole med kulturdel Rapport Geoteknisk undersøkelse Sørhusjordet Grovinndeling skole og kulturhus Andre dokumenter i saken: FORPROSJEKT NY BARNESKOLE OG HALL INVITASJON TIL MØTE VEDR. EN EV. MINIATYRSKYTEBANE I ET EV. FRAMTIDIG FLERBRUKSHUS PÅ SØRHUSJORDET NY SKOLE SØRHUSJORDET - GRUNNUNDERSØKELSER OG GEOTEKNISKE VURDERINGER GEOTEKNISK RAPPORT NR. 1 Melding om vedtak sendes til Saksopplysninger: Denne saken omhandler organisering av og framdrift for «forprosjekt ny barneskole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall». Saken fremmes politisk behandling for å sikre en politisk styring og forankring av myndighetsutøvelse og medvirkning i den fasen som omhandler planleggingen av prosjektet. På en annen side betyr det at det nå ikke fattes beslutning om selve prosjektplanen. Behandlingen av denne vil komme i mars / april. Bakgrunnen for dette er at selve utarbeidingen av forprosjektet og utarbeidelse av forprosjektrapporten med tilhørende tegninger, illustrasjoner, beregninger og anbefalinger, vil bli utført av det arkitektfirmaet som velges ut ihht pågående anbudsprosess. Formannskap og kommunestyre har i møter i januar 2015, blitt informert om status, pågående anbudsprosess og tentativ framdriftsplan for prosjektet. Rådmannen finner det imidlertid formålstjenlig å gjengi noe av dette i saken. Kommunestyret fattet i k-styresak 29/14, følgende vedtak: Ved bygging av ny barneskole i Alvdal, 1-7 trinn, skal de to eksisterende barneskolene Steigen skole og Plassen skole samlokaliseres til en felles skole. Ved bygging av ny felles barneskole 1-7 trinn, skal denne lokaliseres til Sørhusjordet. Rom for kultur integreres i nytt felles skolebygg i tråd med beskrivelsen i prosjektgruppas rapport.

2 Arealdisponeringen på Sørhusjordet utredes ytterligere slik at prosjektering av barneskole og hall kan iverksettes snarest. Ved utredningen av arealbruken skal plassering av flerbrukshall, nytt svømmeanlegg og en eventuell seinere bygging av ungdomsskole hensyntas. Utredningen skal vektlegge pedagogiske hensyn, at anlegget samlet skal ivareta flere funksjoner, effektiv arealbruk, økonomi, driftsfordeler og ulemper og trafikksikkerhet. Plassering av flerbrukshall med nytt svømmeanlegg på Sørhusjordet skal dessuten ses opp imot flerbrukshall m/rehabilitert svømmebasseng på dagens tomt samfunnshus. Utredningen fremmes kommunestyret for politisk behandling innen utgangen av september Rådmannen bes forberede innhenting av anbud på prosjektering av ny barneskole og hall ut fra overnevnte kriterier. Med bakgrunn i dette vedtaket, har administrasjonen jobbet med utarbeidelse av grunnlagsdokumentasjon for forprosjekt, samt lyst ut arkitektkonkurranse på «forprosjekt ny barneskole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall». Formannskap og kommunestyre har blitt informert om framdrift vurderinger underveis. I forarbeidene til anbudet, har det blitt utarbeidet funksjonsprogram for skole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall. Det er lagt til grunn en betydelig prosess og medvirkning i dette arbeidet, blant annet gjennom møter og ekskursjoner med ansatte representert ved ulike fagområder. Rådmannens oppfatning er at det fra de ansattes side råder tilfredshet over denne prosessen så langt. Utarbeidede funksjonsprogram vedlegges denne saken. I tillegg har det blitt utarbeidet en geoteknisk rapport for grunnforholdene på Sørhusjordet. Denne rapporten legges også ved saken. Alle disse dokumentene også lagt ved som underlagsdokumentasjon i anbudsutlysningen. En sentral utfordring gjennom hele prosessen, har vært å utforme en tilstrekkelig konkret anbudskonkurranse den gang beliggenhet for flerbrukshall og svømmehall ikke var bestemt. I utgangspunktet var det det tenkt en egen utredning i forkant av forprosjektet, der man så på alternativ beliggenhet for flerbrukshall på Sørhusjordet sett opp imot beliggenhet av flerbrukshall på Grindegga dagens tomt samfunnshus. Etter en vurdering fant man imidlertid at dette ville medføre et betydelig merarbeid. Skulle man oppnå tilstrekkelig grad av treffsikkerhet og detaljering i sammenstillingen av disse to alternativene, vil man langt på vei måtte ha gjennomført det arbeidet som ligger i et forprosjekt. Med andre ord et betydelig dobbeltarbeid. Administrasjonens tilrådning ble derfor at denne vurderingen skulle tas inn som et element i selve forprosjektet. Da møtte man imidlertid utfordringen i anbudsutformingen av forprosjektet ettersom man da ikke viste hva som ville bli sluttproduktet i bestillingen, dvs om flerbrukshall / svømmehall skulle ligge på Grindegga eller på Sørhusjordet. Denne utfordringen ble imidlertid løst i anbudskonferansen gjennomført 16 januar. Der var det en unison tilbakemelding fra samtlige oppmøtte arkitektfirmaer (8 stk), om at beliggenheten og differanse i grunnforhold vil være av mindre økonomisk betydning totalt sett for prosjektet. Anbudet ble derfor korrigert og innrettet med formål om en full forprosjektering av skole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall beliggende på Sørhusjordet, men at disse beregningene vil være relevante ved en annen valgt beliggenhet. Videre skal de enkelte delelementer skal prises separat, slik at man sammenstille og sammenlige valg av ulike lokaliteter på for eksempel flerbrukshall. Det vil parallelt bli gjort vurderinger i henhold til kommunestyrets vedtak om effektiv arealbruk,

3 driftsfordeler, trafikksikkerhet med mer. I tillegg vil det firmaet som velges i anbudet, tilkjennes oppdraget med kostnadsberegning på rehabilitering av eksisterende svømmeanlegg. Dette oppdraget skal baseres på tilstandsrapport som utarbeides av Nordconsult innenfor rammeavtale. Det beregnes i tillegg rivekostnad. I henhold til vedlagte anbudsdokument som nå er utstedt, legges det til grunn følgende tentative framdriftsplan: Anbudsutlysning prosjekterende: Primo januar 2015 Anbudsfrist prosjekterende: kl Oppstart prosjektering: Skisseprosjekt: Forprosjekt legges fram: Kommunestyrebehandling på grunnlag av forprosjekt: Desember 2015 Anbud generalentreprise legges ut: Anbudsfrist entreprise: Endelig politisk vedtak: September 2016 Byggestart: Ferdigstillelse byggearbeider: Saksvurdering: Denne saken omhandler som tidligere omtalt organisering av, og framdrift for «forprosjekt ny barneskole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall». Saken fremmes politisk behandling for å sikre en politisk styring og forankring av myndighetsutøvelse og medvirkning i den fasen som omhandler planleggingen av prosjektet. Det foreligger mange hensyn som skal tas mht til representasjon og myndighetsutøvelse ved et så omfattende prosjekt som dette. I utgangspunktet kunne det for så vidt vært tilstrekkelig og vedtatt formannskapet / kommunestyret som styringsgruppe, og delegert resten av organiseringen til rådmannen. Rådmannen mener imidlertid at organiseringen av forprosjektet er så avgjørende for helheten i prosjektet, at det bør være forankret i et politisk vedtatt dokument. Ved organisering av deltakelse og myndighetsutøvelse ved et forprosjekt av denne størrelsen, må det legges til rette deltakelse som ivaretar følgende funksjoner: -Tilstrekkelig fagkompetanse innen fagområdene skole, kultur og idrett. -Tilstrekkelig fagkompetanse innen økonomi og forvaltning. -Brukerrepresentasjon fra relevante faggrupper (Teknisk driftspersonell, renhold) -Brukerrepresentasjon fra brukergrupper på anlegg. -Tillitsvalgrepresentasjon i hht hovedavtalens bestemmelser. -Brukermedvirkning i henhold til lov om likestilling og diskriminering, herunder universell utforming. -Representasjon av vernetjenesten i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. - Sist, men ikke minst at legges til grunn deltakelse og medvirkning fra den enkelte innbygger.

4 All erfaring fra tilsvarende prosjekter, viser at tilstrekkelig opplevd medvirkning er en ubetinget suksessfaktor. Ja iblant et viktigere element enn hva som i seg selv blir vedtatt. Samtidig bør ikke medvirkningen organisatorisk sett være for voldsom, da dette vil kunne virke byråkratiserende på prosessen. Midt imellom dette ligger det en balanse. Med bakgrunn i argumentasjonen nevnt ovenfor, foreslår rådmannen følgende organisering og medvirkning: Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektgruppe Enhetsleder Plassen skole (leder av prosjektgruppe) Enhetsleder Steigen skole Enhetsleder kommunalteknikk Representant fra tillitsvalgt utdanningsforbundet Representasjon fra skolefaglig ledelse - TATO. Rådet for likestilling og funksjonshemmede har fast plass i styringsgruppa, men deltar etter behov. (prosjektgruppa skal etter behov invitere inn nødvendig kompetanse. Eksempler vil være enhetsleder ungdomsskolen, ansattrepresentant og tillitsvalgte for fagområdene undervisning, vaktmester og renhold. Arbeidsgruppe Forprosjekt Leder prosjektgruppe Rådmannen med stab. Tato (Arbeidsgruppa vil ha funksjon som prosjektleders interne arbeidsgruppe, møteforberedelse med mer) Arbeidsgruppe flerbrukshall Representant fra idrettslaget Representant Alvdal friskliv Representant kommunen / Tato. Arbeidsgruppe Kultur Kulturskolerektor Leder bibliotek Representant for frivillig sang og musikk Representant for teater.

5 Referansegrupper (formelle høringsinstanser) Ansattes representanter ( Pedagogisk personell, vaktmester, renhold) FAU Rådet for likestilling og funksjonshemmede Barne og ungdomsråd Idrettslaget Friskliv Frivillig sang musikk og teater Man befinner seg nå i oppstarten av forprosjekt. Mange avgjørelser skal tas underveis. Flere av dem er av strategisk og avgjørende karakter for framdrift og endelig utforming av forprosjektet. Under nevnes punkter / milepæler som bør være gjenstand for vedtak i en politisk valgt styringsgruppe: Organisering av forprosjekt Valg/ forankring av pedagogiske grunnprinsipper og ståsted Hovedrammer for arkitektonisk tilnærming. Hovedrammer for materialbruk. Valg av energiløsninger / Energiklasse. Valg av endelig prinsippskisse /fasadeløsning / plantegning. I henhold til tentativ framdriftsplan, skal det underveis i prosjektet fattes endelig vedtak om forprosjekt, valg at beliggenhet for flerbrukshall / svømmehall og endelig vedtak om deljprosjektering og byggestart. Dette er vedtak som er av en så stor betydning at de bør vedtas av kommunestyret selv. Vedtakets konsekvenser for klima og miljø. De valg som fattes under forprosjektet vil være av svært stor betydning for kommunens framtidige klima og miljøpåvirkning. Eksempler vil være valg av beliggenhet, valg av teknologi, energiklasse, løsning for oppvarming med mer.... Sett inn saksutredningen over denne linjen Rådmannens innstilling: ::: Sett inn forslag til vedtak under denne linjen Kommunestyret vedtar følgende organisering av arbeidet med «forprosjekt ny barneskole med kulturdel, flerbrukshall og svømmehall» Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektgruppe Enhetsleder Plassen skole (leder av prosjektgruppe) Enhetsleder Steigen skole Enhetsleder kommunalteknikk Representant fra tillitsvalgt utdanningsforbundet

6 Representasjon fra skolefaglig ledelse - TATO. Rådet for likestilling og funksjonshemmede har fast plass i styringsgruppa, men deltar etter behov. (Prosjektgruppa skal etter behov invitere inn nødvendig kompetanse. Eksempler vil være enhetsleder ungdomsskolen, ansattrepresentant og tillitsvalgte for fagområdene undervisning, vaktmester og renhold. Arbeidsgruppe Forprosjekt Leder prosjektgruppe Rådmannen med stab. Tato (Arbeidsgruppa vil ha funksjon som prosjektleders interne arbeidsgruppe, møteforberedelse med mer) Arbeidsgruppe flerbrukshall Representant fra idrettslaget Representant Alvdal friskliv Representant kommunen / Tato. Arbeidsgruppe Kultur Kulturskolerektor Leder bibliotek Representant for frivillig sang og musikk Representant for teater. Referansegrupper (formelle høringsinstanser) Ansattes representanter ( Pedagogisk personell, vaktmester, renhold) FAU Rådet for likestilling og funksjonshemmede Barne og ungdomsråd Idrettslaget Friskliv Frivillig sang musikk og teater ::: Sett inn forslag til vedtak over denne linjen