Saksframlegg til styret

Transkript

1 Saksframlegg til styret Møtedato Sak nr: 044/2012 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Prosjektleder Bjørn Brattfjord Sakstittel: KLINIKK PSYKISK HELSE OG RUSBEHANDLING BYGGEPROSJEKT FOR NORDRE VESTFOLD DPS OPPTRAPPINGSPROSJEKT REVIDERT FORPROSJEKT Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Ingen Revidert forprosjektrapport av med vedlegg Bakgrunn for saken Etter styrevedtak og godkjenninger av Helse Sør-Øst RHF, utlyste Psykiatrien i Vestfold HF i april 2011 en samlet entreprise bestående av byggeprosjektene PFA Alderspsykiatri, Nordre Vestfold DPS byggeprosjekt og Samlokalisert Vestfoldklinikk. Ved anbudsfristens utløp i juli 2011 forelå det to anbud, hvorav det ene måtte avvises av formelle årsaker. Gjenstående anbud lå betydelig over samlet grunnkalkyle for byggeprosjektene hvorpå anbudskonkurransen ble avlyst. Det er i ettertid gjennomført en revisjon av dette isolerte byggeprosjektet på forprosjektnivå som med dette legges fram for styret som beslutningssak. Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner byggeprosjekt Nordre Vestfold DPS for gjennomføring slik det framgår av saken og basert på Forprosjektrapport av Styret er kjent med at Helse Sør-ØST RHF har godkjent prosjektet administrativt. 3. Detaljprosjekt samt kontraherings- og byggeprosess iverksettes uten ytterligere vedtak i styret for SiV HF. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 8

2 1 Innledning og sammendrag Styret for Psykiatrien i Vestfold HF behandlet følgende sak i møte den : Sak : 3 byggeprosjekter Status, veivalg og videre framdrift I sakens avsnitt 1 var konstituert administrerende direktørs anbefaling følgende med henblikk på det foreliggende byggeprosjektet: Prosjektet anbefales å bli gjenstand for en mer omfattende revurdering av konsept, med målsetting om å få utredet det best egnede konsept for drift. Alternative bygningsmessige løsninger basert på konsept vurderes. Enstemmig vedtak (utdrag): Styret slutter seg til anbefalingene til konstituert administrerende direktør vedrørende strategi for videreføring og bearbeiding av de respektive prosjektene, slik de framgår av sakens avsnitt 1. Etter dette la konstituert administrerende direktør følgende mandat til grunn for revisjon av byggeprosjektet for Nordre Vestfold DPS: Hovedmålsettinger: Samtlige døgnplasser ved Nordre Vestfold DPS skal samles på Linde i eksisterende hovedbygg. Prosjektet gjennomføres med henblikk på minst mulig omfang av bygningsmessig og bygningsteknisk oppgradering av berørte arealer. Dog skal det etableres et antall sengerom med eget bad/wc. Nødvendig brannprosjektering gjennomføres med henblikk på hele bygningsmassen på Linde. Nybygg tilrettelegges for de polikliniske funksjoner som må ut av eksisterende bygningsmasse. Samling av all virksomhet utenom døgndrift, i Tønsberg og på Nøtterøy, i nybygg og/eller eksisterende bygningsmasse på Linde, skal vurderes innenfor den ramme som framgår av neste punkt. Prosjektet skal kunne gjennomføres innenfor indeksregulert investeringsramme for tidligere styrevedtatt forprosjekt, i alt MNOK 81,4 (april 2010-kroner) Andre forhold: Alternative plasseringer av nybygg kan være på nedsiden eller oversiden av eksisterende hovedbygg. Mulighetene for plassering av frittstående nybygg vurderes basert på foreliggende regulerings- og grunnforhold. På ovennevnte grunnlag er det gjennomført en revisjon av prosjektet på forprosjektnivå som med dette legges fram for styret til godkjenning. Prosjektet har en øvre indeksregulert investeringsramme per april 2012 på MNOK 86,8 finansiert hovedsakelig av tildelte opptrappingsmidler på 79,8 mnok supplert med egenfinansiering fra Klinikk psykisk helse og rusbehandling. Nevnte øvre investeringsramme, der ubenyttede investeringsmidler indeksreguleres løpende, legges til grunn for prosjektgjennomføringen. Det fremmes i denne saken forslag om at byggeprosjektet, med basis i ovennevnte, godkjennes for videreføring til detaljprosjekt og påfølgende kontraherings- og byggeprosess uten ytterligere styrevedtak. Side 2 av 8

3 I arbeidet med revidert forprosjekt har man lykkes med å finne en mer optimal løsning for gjennomføring og drift. Videre er usikkerheten redusert ved at prosjektet legger opp til mindre ombygginger i eksisterende bygg, samt et nytt frittstående bygg. 36 døgnplasser etableres i eksisterende bygg og poliklinisk aktivitet vil være i nybygget. Denne løsningen gir mindre forstyrrelser for drift under byggefasen. Usikkerheter som knytter seg til ombygginger i eksisterende bygningsmasser er redusert i forhold til forrige forprosjekt. Revidert forprosjekt legger følgende til grunn. Nord Overordnet medfører revisjonen følgende: Nybygg i to hovedetasjer mot vest for kun polikliniske funksjoner. Ny hovedatkomst for poliklinikkene (grønn pil) legges til nybyggets andreetasjenivå ut mot eksisterende parkeringsplass. Nybygg og eksisterende bygg merket Rupo knyttes sammen kommunikasjonsmessig via ramper. Eksisterende to døgnenheter relokaliseres/samles i atskilte arealer på førsteetasjeplan i eksisterende hovedbygning, organisert opp mot en soneoppdelt felles hovedkorridor. Eksisterende innganger videreføres. En del sengerom pusses opp og det etableres en del nye sengerom med egne bad/wc i klart avgrensede arealer. Dette bidrar til begrensning av behovene for kostnadsdrivende tung ombygging. Relokalisering/samling av administrasjon og driftsfunksjoner i underetasjeplan i eksisterende hovedbygning. Dette utløser behov for kun lettere oppussing. Eksisterende planløsninger kan videreføres som de er. Frittstående enkelt treningsbygg mellom eksisterende hovedbygning og nybygg. Plasseringen bidrar til skjerming fra innsyn til døgnfunksjoner. Planlagt anlegg for reservekraft, med særskilt bygg for dette, utgår. Som ferdigstillet i henhold til foreliggende revidert forprosjekt framstår samlet bygningsmasse på Linde slik, sett fra sørvest: Side 3 av 8

4 Tilsvarende fra nordøst: Etter ferdigstillelse oppsummerer bygningsmassen på Linde seg slik: Ny poliklinikk inkl. tekniske rom Brutto 1620 kvm. Nytt treningsbygg Brutto 50 kvm. Eksisterende bygningsmasse Brutto 4920 kvm. Samlet areal etter utbygging Brutto 6590 kvm. Det ligger til rette for eventuell senere tilbygging. Side 4 av 8

5 2 Prosess og basis for prosess for revidert forprosjekt Foreliggende Forprosjektrapport av følger vedlagt som utrykt vedlegg. Materialet er utarbeidet i henhold til Helsedirektoratets Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter og inneholder blant annet: Beskrivelse av prosjektorganiseringen. Prosjektbeskrivelse, herunder bakgrunn, formål/hensikt, tomt, eksisterende bygningsmasse, hovedgrep mht. arkitektur og organisering av funksjoner. Romprogram og arealoppstillinger. Tekniske beskrivelser og skissemateriale, herunder bygningsteknikk, tegningsmateriale på forprosjektnivå og utomhustiltak. Kostnadskalkyler på elementnivå. Arbeidet er utført gjennom medvirkerprosesser med deltakelse av ekstern prosjektledelse og prosjekteringsledelse, lokal ledelse, ansatte, vernetjeneste, tillitsvalgte og bedriftshelsetjeneste. En representant fra brukernes (pasientenes) interesseorganisasjoner har deltatt i arbeidet. 3 Oppsummering av gevinstområder og effekter Eksisterende driftsmodell for Nordre Vestfold DPS er basert på følgende: Organisatoriske enheter med fragmentert geografisk plassering. Sju kliniske enheter med tjenestetilbud fordelt på fire ulike lokasjoner. Samlokalisering av døgnplasser og andre kliniske funksjoner til Linde vil øke den driftsmessige funksjonalitet i vesentlig grad og medføre synergieffekter for både klinisk og teknisk drift. I tillegg tilføres en miljømessig gevinst. Samlokaliseringen fremmer en felles kultur, legger til rette for bedre ressursutnyttelse/sambruk og tilrettelegger for forutsatt samhandling av aktiviteter, funksjoner og arealer/rom. Gevinstområde: Effekter: Personalutnyttelse Forbedret rasjonalitet i bruk av spesialistressurser, smidigere bakvaktslegeordning og samling av støtteog servicefunksjoner. Styrking av samhandling mellom kliniske enheter med forbedret pasienttilbud som følge. Faglig gevinst gjennom videreutvikling av fagkompetanse på tvers av enhetene. Økonomisk gevinst gjennom muligheter for mer fleksibel bruk av personalressurser. Redusert sårbarhet Forbedrede muligheter for forebygging av bemanningsmessig sårbarhet ved sykdom og fravær, særlig for spesialistgruppene. Økte muligheter for intern samhandling og bistand enhetene i mellom, herunder felles vikarlister og samdrift i helger/natt ved døgnenhetene. I sum vil dette bidra til økt sikkerhet og tjenestekvalitet. Rekruttering Mer robuste fagmiljøer. Muligheter for styrket samhandling og kompetanseutvikling mellom enhetene. Et mer attraktivt klinisk miljø med henblikk på rekruttering. Redusert arealbruk Mulighet for redusert bruk av eksterne/leide lokaler: Grefsrud i Holmestrand: 4745 kvm SiV, A-blokk: 320 kvm Side 5 av 8

6 Prosjektets målsettinger Målsettingene er følgende og basert på tilsvarende fra tidligere forprosjekt samt konstituert administrerende direktørs mandat for prosjektrevisjon. Samling av alle døgnplasser ved Nordre Vestfold DPS til Linde. Imøtekomme arealbehov for polikliniske funksjoner og Akutt Ambulant Team i størst mulig utstrekning. Bidra til god fagutvikling og samarbeid mellom enhetene Fysisk atskillelse mellom funksjoner for henholdsvis døgndrift og poliklinikk. Effektivisering av administrative funksjoner. Tilrettelegging av funksjonelle utearealer i nødvendig utstrekning. 4 Krav til utforming og løsninger Generelt legges til grunn: Sikkerhetshensyn for alle brukere av bygningsmassen skal ivaretas. Tekniske og bygningsmessige løsninger skal være tilpasset målgruppen og den måten pasientbehandling skal utføres på. Gode, funksjonelle løsninger med tiltalende ytre og indre. Vellykket samspill mellom bygningsmasse og omgivelser. Tilstrekkelig med oversiktlige fellesarealer Skiller mellom henholdsvis private, halvprivate og offentlige soner. God tilknytning til romslige og varierte utearealer. 5 Utbyggingsområde, naboforhold og dialog med Nøtterøy kommune Eksisterende bygningsmasse anses egnet for de planlagte tiltak og nybygget, som utformet, lar seg etablere uten sjenanse for eksisterende fasiliteter på Linde. Det er tidligere etablert en god og tett dialog med berørte naboer som videreføres i de kommende prosesser. Linde har en vakker beliggenhet med positiv innvirkning for stedets eksisterende og planlagte funksjoner, en innvirkning som videreføres. Grunnforholdene har i relasjon til planlagt nybygg vist seg å være utfordrende. Grunnundersøkelser viser at planlagt nybygg lar seg etablere under forutsetning av adekvat fundamentering. Dette er det tatt kalkylemessig høyde for innenfor øvre investeringsramme. Området er uregulert. Nøtterøy kommune har, i brev av , meddelt at planlagte tiltak ikke medfører plankrav. Videre har kommunen tidligere avgitt rammetillatelse basert på prosjektets tidligere utforming. Administrasjonen i kommunen opplyser at godkjenning videreføres og at revidert prosjekt kun betinger endringsmelding til kommunen. Side 6 av 8

7 6 Nye forhold som kan påvirke dimensjonering Tidsmessig står prosjektet, med tentativ ferdigstillelse primo 2015, overfor påvirkninger, og dermed utfordringer, som tilsier behov for nærmere vurderinger av enkeltkapasiteter. Dette gjelder særlig hvilket omfang av døgnplasser prosjektet bør legge til rette for. Aktuelle forhold er følgende: Kommunene Sande og Svelvik overføres planmessig til Vestre Viken HF i løpet av prosjektets gjennomføringsfase. Dette medfører bortfall av totalt ca personer fra det geografiske området Nordre Vestfold DPS per dato yter tjenester overfor. Samhandlingsreformen, som per dato ikke har påvirket kapasitetsbehovene ved Nordre Vestfold DPS i utslagsgivende retning. Fra anslagsvis 2014 innføres betalingsplikt for kommunene for ferdigbehandlede pasienter på døgnposter også innenfor psykisk helsevern. Dette bør redusere behovet for bruk av døgnplasser innen psykisk helsevern tillagt spesialisthelsetjenesten, herunder ved DPS. Samhandlingsreformen innebærer videre at kommunene fra 2016 skal etablere akuttdøgntilbud for pasienter med kroniske lidelser, herunder pasienter relatert til psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Dette bør medføre ytterligere redusert behov for døgnplasser innenfor psykisk helsevern tillagt spesialisthelsetjenesten, herunder DPS. Iverksatt planlegging av organisering, omfang og geografisk plassering av Akutt Ambulant Team, som per dato er etablert ved DPS i både sør- og nordfylket. Resultatet av Klinikk psykisk helse og rusbehandling sin strategikonferanse som avvikles medio juni Byggeprosjekt er basert på eksisterende forutsetninger og planverk. Ovennevnte forhold bør analyseres slik at sikkerhet for dimensjonering av døgnkapasiteter økes og at prosjektet dermed får best mulig innretning og kapasiteter tilpasset framtidige behov. Det anbefales derfor at man, ved gjennomføringen av prosjektet deler entreprisen i to og benytter noe ytterligere tid for vurdering av arealbehovene i prosjektet utenom polikliniske funksjoner. Resultatet av de aktuelle vurderingene forventes å foreligge per oktober/november inneværende år. Anbefalingen medfører at anskaffelsesprosessen tilknyttet gjennomføring av nybygg for polikliniske funksjoner iverksettes først, og snarest mulig, som særskilt entreprise. Deretter iverksettes ytterligere anskaffelsesprosess for gjennomføring av tiltak i eksisterende bygningsmasse når resultatet av ovennevnte vurderingsbehov foreligger. Side 7 av 8

8 7 Tidsplan Uten grafisk hensyntaken til problemstillingene i kapitlet over, er prosjektets foreliggende tidsplan slik kvartal Forslag til forprosjekt Godkjenning forprosjekt Detaljprosjektering Kontrahering totalentreprise Kontrahering delentrepriser Bygging nybygg Ombygging eksisterende bygg Utstyrsplanlegging og -anskaffelse Ferdigstillelse og ibruktakelse Dette indikerer at nybygg for polikliniske funksjoner kan tas i bruk omkring årsskiftet 2013/2014. Omfang og ferdigstillelse av ombygging/tilpasning av eksisterende bygg vil avhenge av analyseresultatene relatert til de forhold som tas opp i kapittel 7 over. 8 Vurderinger Administrerende direktør vurderer det foreliggende slik at det, gjennom revisjon av prosjektets konsept og forprosjekt, er skapt økt trygghet for gjennomføring innenfor tidligere godkjent indeksregulert investeringsramme. Materialet kan nå danne grunnlag for vedtak i styret om videreføring av prosjektet til detaljprosjekt, kontrahering og gjennomføring i atskilte entrepriser slik det framgår av saken. Kilden for investeringsmidler er i hovedsak godkjent bruk av opptrappingsmidler. Tidligere dialog med Helse Sør-Øst RHF vedrørende bruken av disse videreføres. Side 8 av 8