Møteprotokoll Styre: Møtested: Dato: Tidspunkt: Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Ansattvalgte med tale- og forslagsrett:

Transkript

1 Møteprotokoll Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: Sykehuset i Vestfold HF, Tønsberg, møterom 028 Dato: Tidspunkt: kl Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Stein-Are Agledal styreleder Bjørn Walle nestleder Ole Johan Bakke forfall Anne Sollie Hem Karen Anne Kjendlie Bjørn Kåre Sevik unntatt sak 041/2012 Nell Gaalaas-Hansen Nina Christin Clausen Jørn Flaatten Tone Woll Buer Birgitte Seip Ansattvalgte med tale- og forslagsrett: Christian Robak forfall Torgeir Bøe forfall Fra Brukerutvalget møtte: Anne Stryken Nygaard observatør Kari Melbye observatør Fra administrasjonen møtte Navn Adm.dir. Stein Kinserdal Direktør virksomhetsstyring Sven-Erik Andersen Protokollfører Side 1 av 6

2 SAKER SOM BLE BEHANDLET SAK: 035/2012 Godkjenning innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. SAK: 036/2012 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokollen ble godkjent og signert. SAK: 037/2012 Revidert instruks for styret Det er sendt ut en ny og oppdatert mal fra Helse Sør-Øst for å samordne instrukser for hele foretaksgruppen. Innholdsmessig er det ikke vesentlige endringer. Styreinstruks fra erstattes med ny instruks som foreslått. SAK: 038/2012 Revidert instruks for administrerende direkør Det er sendt ut en ny og oppdatert mal fra Helse Sør-Øst for å samordne instrukser for hele foretaksgruppen. Innholdsmessig er det ikke vesentlige endringer. Instruks for administrerende direktør fra erstattes med ny instruks som foreslått. SAK: 039/2012 Status oppfølging av tidligere styrevedtak Styret gis i denne saken en oversikt over hvordan styrets beslutninger i perioden frem til juni 2012 er fulgt opp av administrasjonen. Styret tar oversikten til orientering SAK: 040/2012 Styrets årsplan oppdatert Møteplan for styret ved SiV for 2012 ble vedtatt Styrets årsplan ble vedtatt i møte (sak nr. 80/2011). Denne blir fortløpende oppdatert og legges frem for styret i hvert møte. Styret tar oppdatert årsplan for 2012 til orientering. SAK: 041/2012 Samarbeidsavtaler mellom Xx kommune og Sykehuset i Vestfold HF Samhandlingsreformen gjennomføres fra Helseforetakene er pålagt å inngå samarbeidsavtaler med kommunene i opptaksområdet på en rekke områder. I tillegg kan det inngås avtaler på andre områder, utarbeidelse av tjenesteavtaler, retningslinjer og prosedyrer. Side 2 av 6

3 En overordnet samarbeidsavtale og fire delavtaler ble inngått innen fristen I løpet av våren er det utarbeidet ytterligere syv delavtaler. Disse delavtalene har frist Hver av avtalene skal inngås mellom Sykehuset i Vestfold HF og den enkelte kommune i Vestfold. I hht. styrets vedtak i sak 007/2012 i møte 26. januar 2012, har styret gitt adm. direktør fullmakt til å undertegne avtalene med den enkelte kommune, basert på styrets vedtak i foreliggende sak. Styret vurderte Bjørn Kåre Sevik som inhabil i saken som følge av hans verv i kommunal sektor i Vestfold. 1. Følgende avtaler gjeldende fra godkjennes: Retningslinjer for samarbeid i tilknytning til innleggelse, utskrivning, habilitering rehabilitering og lærings- og mestringstilbud for å sikre helhetlige og sammenhengende helse- og omsorgstjenester til pasienter med behov for koordinerte tjenester Beskrivelse av kommunens tilbud om døgnopphold for øyeblikk hjelp etter 3-5 tredje ledd Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid Samarbeid om jordmortjenester Samarbeid om forebygging Samarbeid om IKT-løsninger lokalt 2. Administrerende direktør gis fullmakt til i fortsettelsen å revidere og inngå delavtaler, med unntak av endringer som gjelder prinsipielle forhold. SAK 042/2012 Rapportering per mai 2012 Styremedlem Bjørn Kåre Sevik tiltrådte møtet. Eiers bestilling til SiV innholder mange mål. Det er fra eiers side gjort en prioritering av enkelte mål og disse følges opp månedlig. Det er disse målene som ligger til grunn for rapporteringen som gjøres i hvert styremøte. Rapportering på hele oppdrags- og bestillerdokumentet gjøres for 1. tertial gjennom Ledelsen gjennomgang i en annen sak i dette styremøte. 1. Styret tar den framlagte rapporteringen til orientering. 2. Styret viser til vedtak gjort i sak 007/2012 vedrørende oppfølging av det pasientadministrative arbeidet, og er ikke tilfreds med at resultatene av tiltakene ligger langt bak det som er forutsatt. 3. Styret ser alvorlig på at det fremdeles er store avvik når det gjelder åpne dokumenter og åpne henvisninger uten kontakt, og ber adm. direktør om umiddelbart å styrke oppfølgingen av klinikkene. Side 3 av 6

4 4. Styret ber om at det i neste styremøte gis en orientering om prosjektet "Glemt av sykehuset". SAK 043/2012 Ledelsens gjennomgang 1. tertial Ledelsens gjennomgang (LGG) skal forelegges styret hvert tertial. I LGG har direktøren i samarbeid med klinikksjefene risikovurdert status vedr. Oppdrag og bestilling 2012, klinikksjefenes lederavtaler inkludert, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Videre er det foretatt en vurdering om det evt. også er eksterne og interne tilsyn og omdømmesaker, trekk fra avvikssystemet og evt. andre forhold som utgjør en del av risikobildet. Et vesentlig element knyttet til LGG er handlingsplaner knyttet til de risikoområder som avdekkes. Ledelsens gjennomgang foretas på alle ledelselnivåer i foretaket. I foreliggende sak synliggjøres overfor styret de områder som på foretaksnivå vurderes å kreve særkilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. 1. Styret tar Ledelsens gjennomgang pr. 1.tertial 2012 til etterretning. Styret ber om at adm. direktør særlig arbeider med oppfølging knyttet til de mest risikoutsatte områdene. 2. Styret vil bli orientert om gjennomføringen og status for oppdrag og bestilling gjennom den ordinære rapporteringen. SAK: 044/2012 Klinikk psykisk helse og rusbehandling Byggeprosjekt for Nordre Vestfold DPS Opptrappingsprosjekt revidert forprosjekt Etter styrevedtak og godkjenninger av Helse Sør-Øst RHF, utlyste Psykiatrien i Vestfold HF i april 2011 en samlet entreprise bestående av byggeprosjektene PFA Alderspsykiatri, Nordre Vestfold DPS byggeprosjekt og Samlokalisert Vestfoldklinikk. Ved anbudsfristens utløp i juli 2011 forelå det to anbud, hvorav det ene måtte avvises av formelle årsaker. Gjenstående anbud lå betydelig over samlet grunnkalkyle for byggeprosjektene hvorpå anbudskonkurransen ble avlyst. Det er i ettertid gjennomført en revisjon av dette isolerte byggeprosjektet på forprosjektnivå som med dette legges fram for styret som beslutningssak. 1. Styret godkjenner byggeprosjekt Nordre Vestfold DPS for gjennomføring slik det framgår av saken og basert på Forprosjektrapport av Styret er kjent med at Helse Sør-ØST RHF har godkjent prosjektet administrativt. 3. Detaljprosjekt samt kontraherings- og byggeprosess iverksettes uten ytterligere vedtak i styret for SiV HF. SAK: 045/2012 Adm. direktørs orientering a) Status nytt parkeringshus med helikopterplass Styret i Sykehuset i Vestfold behandlet etablering av helikopterplass på nytt parkeringshus i september 2010 og vedtok gjeldende konsept og budsjett i januar Side 4 av 6

5 Konseptet for etablering av helikopterplass på nytt p-hus har sitt utgangspunkt i krav fra Tønsberg kommune om flytting av dagens helikopterplass og den nye reguleringsplanens krav om sentralisering av parkeringsarealer i sykehusområdet. Det etableres ca 200 parkeringsplasser p-huset med helikopterplass på det øverste planet. Helikopterplassen er knyttet til akuttmottaket gjennom egen akuttheis og overbygget forbindelsesgang. Prosjektet har en prisjustert ramme på 70 mill kr. b) Status reguleringsplan for sykehusområdet i Tønsberg Sykehuset tok initiativ til revisjon av reguleringsplanen og etter vedtak i Utvalg for bygg og arealsaker i oktober 2008 startet arbeidet. I medhold av plan-og bygningslovens har bystyret i møte ,sak: 002/12 vedtatt reguleringsplanen 1 for sykehusområdet i Tønsberg. Reguleringsplanen er en områdeplan basert på sykehuset utviklingsplan og legger til rette for ta opp si seg endringer i sykehusets utviklingsbehov over tid. Grunnleggende føringer for reguleringsarbeidet har vært å: sikre utbyggingsmuligheter opprettholde akuttberedskap gi god og sikker tilgjengelighet Reguleringsplanen gir også løsninger som ivaretar grøntområder for lek og uteopphold, både for nabolaget og helseforetakene, samt parkerings- og trafikkløsninger som dekker helseforetakenes behov og samtidig skjermer boligområdene. Planen er robust og gir muligheter for fleksibilitet i forhold til bygningers utforming og plassering i et lengre tidsperspektiv. Hovedgrepet i planen ligger i inndeling i tre underområder etter funksjon; delområde 1 er i hovedsak avsatt til somatikk, delområde 2 er i sin helhet satt av til psykiatri, delområde 3 er planlagt utnyttet til merkantile funksjoner i tråd med allerede eksisterende kontorbygg og parkeringshus. I arbeidet med ny reguleringsplan er det lagt vekt på en god balanse mellom bygningsstruktur og grøntstruktur. c) Prosjekt nybygg SiV, Tønsberg løypemelding Styrene i helseforetakene Sykehuset i Vestfold, Psykiatrien i Vestfold og Sykehuset Telemark behandlet Utviklings- og investeringsplanen for sykehusområdet Telemark- Vestfold sommeren nov 2011 mottok Sykehuset i Vestfold brev fra HSØ med mandat om videre arbeid i idéfasen for prosjektene i Tønsberg der det er gjennomføringsmessige avhengigheter mellom ny sengefløy og nytt bygg for akuttpsykiatrien. Arbeidet i idéfasen er avgrenset til idésøk, alternativvurderinger og anbefalinger på konseptuelle løsninger for somatikk og psykiatris behov på sykehustomten. Arbeidet bygger på hovedfunn, analyser og behov utredet og beskrevet i Utviklings- og Styret tar redegjørelsene fra adm. direktør til orientering. Side 5 av 6

6 SAK: 046/2012 Ny stiftelsen Felleslegatet til Sykehuset i Vestfold HF Valg av nytt Styret vedtok i 2011 å være representantskap for det nye Felleslegatet til Sykehuset i Vestfold HF (sak 78/2011). Representantskapet skal blant annet velge styrets medlemmer. 1. Asbjørn Barkve trer ut av styret for Felleslegatet til Sykehuset i Vestfold HF. 2. Representantskapet velger Viggo Holmen som nytt medlem i legatstyret for 4 år. 3. Styret ber om at det ved neste valg tas hensyn til målet om likestilling mellom kjønnene. SAK: 045/2012 Eventuelt Karen Anne Kjendlie trakk fram SiVs nye internavis Kursiv som et svært positivt tiltak. Tønsberg 12. juni Sven-Erik Andersen protokollfører Stein-Are Agledal, leder Bjørn Walle Jørn Flaatten Karen Anne Kjendlie Birgitte Seip Nell Gaalaas-Hansen Ole Johan Bakke Tone Woll Buer Bjørn Kåre Sevik (sett) Anne Sollie Hem Nina Christin Clausen Side 6 av 6