Møteinnkalling. Administrasjonsutvalg (og likestillingsutvalg) Møtested: 3. etg. Rådhuset Dato: Tidspunkt: 14:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg (og likestillingsutvalg) Møtested: 3. etg. Rådhuset Dato: Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Kirsti Dyrnes leder Monica Aarønes sekretær Saksliste Utvalgs- saksnr PS 08/12 PS 08/13 Innhold Saker til behandling Godkjenning av protokoll fra forrige møte Tiltak for å rekruttere og beholde personell i pleie- og omsorgstjenesten. PS 08/14 Sykefraværsarbeidet i Kristiansund kommune - orientering Unntatt offentlighet Arkivsaksnr 2008/ /3413

2 Saker til behandling Arkiv: 430 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Stein Kulø Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalg (og likestillingsutvalg) 08/ Komite 2 Helse, sosial, pleie og omsorg Bystyret Tiltak for å rekruttere og beholde personell i pleie- og omsorgstjenesten. Rådmannens innstilling 1. Bystyret tar saken om tiltak for å rekruttere og beholde personell i pleie- og omsorgstjenesten til orientering. 2. Nye tiltak for å øke rekrutteringen og beholde allerede fast ansatte i pleie- og omsorgstjenesten vurderes nærmere i forbindelse med budsjettet for 2009 og i økonomiplanen. Saksopplysninger Bystyret vedtok i sak PS 07/30 Budsjett og økonomiplan i møte å oversende følgende verbalforslag til komité 2 (Helse, sosial, pleie- og omsorg): Bystyret registrerer at kommunesektoren opplever hardt press på dagens omsorgspersonell og utfordringer med å rekruttere nye arbeidstakere med ønsket fagkompetanse. Bystyret ber derfor administrasjonen legge fram et forslag til hvilke tiltak som bør settes i verk for at kommunen skal kunne beholde og rekruttere personell innen pleie- og omsorgstjenesten.

3 Bystyret ber om at forslag til tiltak fremlegges for politisk behandling før I møte i sakskomité 2 den ble det gjort følgende enstemmige vedtak i sak PS 08/3: 1. Sakskomité 2 Helse, sosial og pleie- og omsorg tar orientering knyttet til å rekruttere og beholde personell til orientering. 2. Sakskomiteen ber rådmannen utarbeide forslag til konkrete tiltak på kort og lang sikt for å rekruttere og beholde personell. 3. Sakskomiteen ber om at utkast til plan fremlegges for drøfting i komiteen høst 2008 slik at nødvendige tiltak kan innarbeides i økonomiplan/ budsjett Slik rådmannen oppfatter oppdraget, så skal planen kun innrettes mot de utfordringer kommunen man har i forhold til å beholde og rekruttere personell i pleie- og omsorgssektoren. For øvrige helse- og sosialtjenester (sosionomer, helsesøstre, barnevernspedagoger, leger m.v.) og øvrige kommunale virksomheter (eks. skole, barnehager, tekniske tjenester m.v.) vil ikke problemstillingene og omfanget av behov være de samme. 1. Status på området. Økning i antall fagstillinger. I løpet av den siste 10- års perioden har det skjedd en markant økning av antall fagstillinger (hjelpepleiere, sykepleiere og vernepleiere) i kommunens pleie- og omsorgstjenester. Dette har bl.a. sammenheng med de økende krav til faglighet som skjer p.g.a. mer komplekse og sammensatte sykdommer, nye brukergrupper med store behov, hurtigere utskriving fra andrelinjetjenesten, økte krav til behandling m.v. Andelen ufaglærte har blitt redusert og andelen faglærte har økt vesentlig. Fylkesstatistikk fra SSB for viser bl.a. at andelen personer uten helse- og sosialfaglig utdanning i helse- og sosialtjenestene er redusert med 5,2%, mens personer med videregående opplæring er økt med 13,2% og høgskoleutdannet personell er økt med 19%. Kristiansund kommune har vært i forkant av denne utviklingen, og Kristiansund har færre ufaglærte enn sammenlignbare kommuner, fylkesgjennomsnitt og bykommunene i Møre og Romsdal. Sist tilgjengelige Sammenligningstall for kommunene 2007 viser at de gamle kommunene Kristiansund og Frei relativt sett har en god dekning av personell med helse- og sosialfag (fra videregående skole/ høgskole) i forhold til fylket, sammenlignbare kommuner og bykommuner i Møre og Romsdal hvis man ser årsverk i forhold til antall eldre i befolkningen. (Sum årsverk i pleie- og omsorgstjenestene per innbyggere 80 år+) Med helse- og sosialfag Annet personell Kristiansund 430,1 127,6 Frei 460,9 170,1 Møre og Romsdal 370,4 163,1 Molde 393,0 145,6 Ålesund 403,6 162,3 Hele landet ( innbyggere) 358,5 165,5 Mange eldre ansatte og stort behov for nyrekruttering.

4 Sammenligningstall for kommunene i Møre og Romsdal 2007 viser at det er et betydelig behov for å beholde ansatte og nyrekruttere bare på grunn av alderssammensetningen blant ansatte. Nøkkeltall 13 årsverk for helse- og sosialpersonell 2007 viser bl.a.: Hjelpepleiere og omsorgsarbeidere Årsverk Prosent 55 år og over Årsverk Totalt Totalt Sykepleiere Prosent 55 år og over Kristiansund Frei Møre og Romsdal Molde Ålesund Personellstatistikken viser også at svært få av ansatte i pleie- og omsorgstjenestene er i yrket til fylte 67 (62 år). Svært mange har belastningssykdommer m.v. som gjør at den reelle pensjonsalder er langt lavere. Møre og Romsdal fylke har, på oppdrag av Sosial- og helsedirektoratet beregnet at årlig erstatningsbehov for hjelpepleiere/ omsorgsarbeidere bl.a. i Kristiansund.. Denne beregning er justert for erstatning i nåværende stillingsstørrelse og reell pensjonsalder/ de som slutter i yrket av andre årsaker. Årlig behov vil være ca. 35 nye omsorgsarbeidere/ hjelpepleiere, og for sykepleiere vil et reelt erstatningsbehov være ca. 20 sykepleiere årlig. Mange arbeider i reduserte stillinger. Sammenligningstall for kommunene 2007 (Styrings- og informasjonshjulet) viser at for de store arbeidstakergrupper i pleie- og omsorgstjenestene er situasjonen som følger: Hjelpepleiere og Sykepleiere omsorgsarbeidere Årsverk Prosent som arbeider Årsverk Prosent som arbeider Totalt inntil 19 timer i uka: Totalt inntil 19 timer i uka: Kristiansund Frei Møre og Romsdal Molde Ålesund Det gjøres spesielt oppmerksom på at den arbeidskraftreserve som man teoretisk kan lese ut av statistikken (fra reduserte stillinger til 100% stillinger) ikke er reell. Dette vil bli drøftet i et eget punkt seinere denne sak. Tilgang på fagutdannet arbeidskraft. Statistisk sentralbyrå har beregnet behovet for helsepersonell i årene som kommer på landsbasis. Tabellen nedenfor viser tilbud og etterspørsel for arbeidskraft på videregående skole-nivå og for sykepleiere. Arbeidskraft med videregående utdanning Sykepleiere (hjelpepleiere/ omsorgsarbeidere/ helsefagsarbeidere) ÅR Tilbud: Etterspørsel: Tilbud: Etterspørsel:

5 Denne arbeidskraftprognosen tar utgangspunkt i videreføring av dagens aktivitetsnivå. Videreføres dagens utdanningskapasitet, vil man i 2020 mangle arbeidskraft tilsvarende personer med videregående utdanning (hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helsefagarbeidere) og personer med sykepleierutdanning. SSB har også laget en prognose i forhold til fortsatt vekst i helsetjenesten (både sykehus og kommunehelsetjeneste) og da vil man i 2020 mangle personer med helsefagutdanning på videregående skole-nivå og sykepleiere. SSB konkluderer med: At mangelen på hjelpepleiere og omsorgsarbeidere vil fortsette å øke, skyldes at tallet på personer som gjennomfører denne typen utdanning har gått tilbake i de siste årene. Samtidig er det mange eldre arbeidstakere innenfor denne yrkesgruppen som nå går av med pensjon. Tilbudet av arbeidskraft fra personer utdannet som hjelpepleiere og omsorgsarbeidere vokser dermed svakt. Sammen med en forventet klar vekst i etterspørselen innebærer dette etter hvert en betydelig underdekning. Et stykke på vei kan denne underdekningen dekkes av andre grupper. Når det gjelder sykepleiere viser analysene at de tiltakene som er satt i verk for å øke studiekapasiteten for dette yrket, trolig vil være tilstrekkelige til å få bukt med dagens mangel. 2. Dagens situasjon i kristiansund. Økende problemer med å rekruttere/ beholde personell. De siste årene har Kristiansund kommune i mindre grad enn andre kommuner vært innhentet av de trender som er beskrevet over. Dette har bl.a. sammenheng med at Kristiansund har egen desentralisert sykepleierutdanning, og at utdanning på videregående skolenivå er lagt til Kristiansund men dekker hele Nordmøre. Samtidig satset Kristiansund kommune på 1990-tallet i et samarbeid med A-etat og videregående skole- på å utdanne egne hjelpepleiere Videre har arbeidsledigheten i Kristiansund tradisjonelt vært høy, noe som har ført til at mange arbeidsledige har valgt å arbeide i pleie- og omsorgstjenesten, og mange av disse har også tatt fagutdanning. Spesielt de siste 1-2 årene har pleie- og omsorgstjenestene imidlertid opplevd større rekrutteringsproblemer både i forhold til sykepleiere og i forhold til hjelpepleiere/ omsorgsarbeidere. Fra enhetslederne i pleie- og omsorgstjenesten rapporteres det nå om økende problemer i forhold til å rekruttere og beholde ansatt personell. Situasjonen kan oppsummeres slik: Små stillingsstørrelser. Det er store problemer å få fast ansatt i små stillingsstørrelser og stillinger med stor vaktbelastning (natt og helg). Grunnbemanning. Generelt opplever mange ansatte at grunnbemanningen er så lav at dette føles belastende i forhold til de tjenester som skal ytes. Det er generelt vanskelig å skaffe kvalifisert personell ved sykdom og korte vikariater, og mange fast ansatte og vikarer skrur av telefonen for ikke å bli kontaktet for ekstravakter m.v. Økende bruk av merarbeid, overtid og beordring. For å kunne gi nødvendig hjelp, blir fast ansatte i økende grad beordret på merarbeid/ overtid og må forskyve vakter. Dette er en vond spiral, som gir økte kostnader og fører til ytterligere sykemeldinger og fravær på sikt. Vikarmarkedet for ufaglærte er også vanskelig i forhold til et stramt arbeidsmarked. I forbindelse med ferieavviklingen sommeren 2007 valgte flere enheter heller å redusere inntak av vikarer, da en del vikarer ikke har den nødvendige kvalitet for å arbeide i pleie- og omsorgstjenestene. (Nytteeffekt ble

6 mindre enn kostnader). I 2008 har kommunen etablert et eget rekrutteringstiltak for å skaffe vikarer. Dette tiltaket medfører økte kostnader for kommunen. Vikarbyrå. For å dekke nødvendig helsehjelp under ferieavvikling m.v. har man i økende grad måtte gjøre avtaler med vikarbyrå. Dette er dyre ordninger som gir liten stabilitet. Innstramminger i vikarbudsjett m.v. har ført til enda mer press på fast ansatte. Deltidsstillinger. Ansatte i deltidsstillinger arbeider allerede i stor grad som vikarer slik at det er begrenset hvor mye ekstraarbeid de vil påta seg. Økende lønnskrav. Enhetslederne opplever krav om økt lønn (overtid, vakttilegg, dekning av reisekostnader/ overnatting for utenbys vikarer, lønn for studenter m.v.) som presser budsjettene ytterligere. Midler til opplæring m.v. Kurs- og opplæringsmidler er på grunn av budsjettsituasjonen redusert. Ett av de viktigste tiltak for å beholde personell er satsing på å tilrettelegge for opplæring m.v. Nye tjenester krever mer personell. Behovet for å styrke pleie- og omsorgstjenestene er stort. Bystyret vedtok som kjent i forbindelse med budsjettet 2008/ 2009 å styrke kortsiktige tiltak i pleie- og omsorgstjenesten. Disse tiltakene ble delvis reversert i forbindelse med økonomirapport for 1. Tertial En satsing på videre utbygging av pleie- og omsorgstjenestene medfører imidlertid store utordringer i å skaffe kvalifisert og ønsket personell. I årene framover (til år 2020) legger Planutvalget for videre utvikling og utbygging av pleie- og omsorgstjenestene opp til ytterligere utbygging og økning av tilbudene, noe som også vil kreve ytterligere personell i tjenestene. Uønsket deltid. Det er mulig å få en ekstra arbeidskraftreserve ved å øke deltidsstillinger. Det vises i den forbindelse til vedlagte sluttrapport om uønsket deltid som ble behandlet i Fellesnemnda i sak 07/036 i møte Som det framgår av denne saken, var det 147 personer innenfor pleie- og omsorgstjenestene (sykehjem, hjemmetjenester og tiltak for funksjonshemmede) i gamle Kristiansund (eksklusiv Frei) som ønsket å øke sin stillingsstørrelse. En stor del av disse ansatte arbeider allerede som vikarer ved sykdom/ ferier m.v. slik at reell stillingsstørrelse for den enkelte er langt høyere enn det som framkommer i saken. Undersøkelsen ble oppsummert med at ved å øke alle stillinger som har uønsket deltid vil dette koste ca. kr. 28 mill. årlig (ca. 50 årsverk). For å øke alle småstillinger opp til 40% ville dette ha en kostnad på 6 mill. kr. årlig. I dag brukes personellet på de tider kommunen har et reelt behov for arbeidskraft. Å tilføre ressurser for at alle skal kunne gå i ønsket stillingsstørrelse vil medføre at man også får bemanning på tidspunkter man ikke nødvendigvis trenger økt bemanning, mens bemanningen for eksempel i helger ikke vil øke da alt personell allerede arbeider i helgene. Det er mulig at sykefraværskostnadene vil reduseres ved å gi alle ansatte som har uønsket deltid større stillingsstørrelser. Ferievikarkostnader vil øke ytterligere. 3. Tiltak for å beholde og rekruttere personell i pleie- og omsorgstjenestene. Generelle tiltak. En rekke tiltak vil være generelle og virke rekrutterende og være med på å legge til rette for å beholde personell i pleie- og omsorgstjenestene. Ett eksempel her er å videreutvikle Kristiansunds rolle som regionsenter og det positive omdømme Kristiansund har fått. Et velfungerende boligmarked og handelssenter, gode kultur- og fritidstilbud, godt barnehage- og skoletilbud, en trygg by å bo i m.v. vil i seg selv være avgjørende for at fagutdannet personell velger å bosette seg og arbeide i Kristiansund.

7 Differensierte tilbud på videregående skole og høgskolenivå. For videre rekruttering vil det være avgjørende at videregående skole i Kristiansund opprettholder og videreutvikler differensierte tilbud på videregående nivå spesielt i forhold til helse- og sosialfagene. Spesielt viktig vil det være at kommunen er aktiv i forhold til å få ungdommer til å søke til helse- og sosialfaglinjene. Også i forhold til opprettholdelse av nåværende høgskoletilbud (Eks. desentralisert sykepleierutdanning) og etablering av nye høgskoletilbud spesielt innenfor helse- og sosialfag - vil det være viktig at Kristiansund har differensierte og gode tilbud på dette området. Generelle kommunale personalpolitiske virkemiddel. En rekke tiltak er allerede iverksatt i forhold til å gjøre Kristiansund kommune attraktiv som arbeidsgiver. Eksempler på dette er tiltak i personalpolitisk plan, seniorpolitisk plan, avtale om inkluderende arbeidsliv m.v. Slike tiltak bør videreutvikles, slik at alle arbeidstakere opplever at Kristiansund kommune blir en foretrukket og positiv arbeidsgiver. Faglig interessante arbeidsplasser. Etablering av Rokilde som fylkets eneste Undervisningssykehjem har ført til bedre rekruttering ved sykehjemmet. Det viser seg at ansatte ønsker faglig spennende arbeidsplasser, og søkningen til ledige fagstillinger er større ved Rokilde enn de øvrige sykehjemmene. Utvikling av nye 1½-linjetilbud (mellomløsninger mellom sykehus og pleie- og omsorgstjenestene) som for eksempel intermediær avdeling vil også føre til mer faglig spennende arbeidsplasser og derved virke rekrutterende i seg selv. I årene som kommer vil det være naturlig at de ulike sykehjemmene spesialiseres ytterligere, noe som kan gi flere faglige utfordringer og føre til at arbeidsplassene blir mer spennende. Det blir derfor i fremtiden viktig i hele pleie- og omsorgstjenesten å legge til rette for fagutvikling, faglig oppdatering og å gjøre den enkelte arbeidsplass faglig spennende og interessant. I den nye hovedtariffavtalen framkommer: Det er viktig at arbeidstakerne motiveres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse amt at kommunene legger stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere gjennom interne og/eller eksterne tilbud. Arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen. Arbeidsgiver har ansvar for å kartlegge og analysere kommunens kompetansebehov. På bakgrunn av kartleggingen skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak. Dette vil gjelde for alle arbeidstakere i kommunen. Spesielt i pleie- og omsorgstjenestene vil en slik kartlegging og videreutvikling av den enkeltes kompetanse være viktig i forhold til å beholde fast ansatte og øke fokus på kompetanse i denne sektoren. En slik kartlegging og iverksetting av aktive kompetansehevende tiltak vil kunne føre til at den enkelte ansatte opplever dette positivt, og kan være et vesentlig bidrag til at ansatte blir i stillingene i stedet for å søke nye utfordringer andre plasser. For å saldere budsjettene de siste årene har de enkelte enheter over år redusert midler avsatt til opplæring. En hovedutfordring framover vil være hvor mye kommunen ønsker å bruke til kompetansehevende tiltak og om pleie- og omsorgssektoren bør prioriteres spesielt i forhold til bruk av opplæringsmidler. Et annet forhold er at man også må

8 øke vikarutgiftene, da det er svært begrensede muligheter for å gi ansatte fri til opplæring/ kompetanseutvikling uten at det settes inn vikar. Tilrettelegge for elever og studenter. En viktig innsats for å gjøre kommunen til den foretrukne arbeidsplass etter endt utdanning, er at elever og studenter opplever spennende praksisplasser under praksisperioder i utdanningstiden. Her må det settes inn målrettede innsatser, hvor en legger til rette for at elever og studenter skal trives i praksisperiodene og at de opplever at Kristiansund kommune er den foretrukne arbeidsgiver når de som ferdigutdannede søker jobb. Turnusbelastninger og uønsket deltid. For å gjøre pleie- og omsorgstjenesten mer attraktiv og for at ansatte skal trives og ha stabile arbeidsforhold, vil turnusordninger tilpasset den enkeltes livssituasjon og reduksjon av uønsket deltid være viktige virkemidler. Organisatoriske tiltak. Å forbedre ledelse, organisasjon og arbeidsmiljø vil være viktige tiltak for at ansatte skal trives og bli værende i stillingene. Satsing på systematisk lederopplæring og fokus på kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljø vil være viktige tiltak for at ansatte skal trives og være stabile i stillingene. Nye arbeidstakergrupper. I økende grad må det satses på nye arbeidstakergrupper blant annet flerkulturelle og ufaglærte. Dette vil kreve at det tilrettelegges for opplæring i grunnleggende ferdigheter. En slik basisopplæring bør gjennomføres før ansatte begynner å arbeide i pleie- og omsorgsyrkene samt at det må etableres systematisk veiledningsprogram slik at alle ansatte har en minimumskompetanse før de får begynne å arbeide i pleie- og omsorgsyrkene. Videre bør en vurdere om det er hensiktsmessig at andre yrkesgrupper (eksempel vernepleiere, sosionomer, annet høgskoleutdannet personell som ikke har medisinsk/pleiefaglig kompetanse) i økende grad kan ansettes i pleie- og omsorgssektoren for å gi enkelte brukergrupper tilbud. Lønnsmessige forhold. Konkurransedyktig lønn vil være avgjørende for om man i framtiden klarer å konkurrere om arbeidskraften. Dette gjelder både i forhold til markedet (2-linjetjenesten, nabokommuner m.v.) men også i forhold til øvrige yrker, slik at det ikke blir lekkasje av pleie- og omsorgspersonell til andre yrker. Det vises i den forbindelse til Lønnspolitisk plan hvor det framgår som et eget punkt at under lokale forhandlinger skal det vektlegges å rekruttere og beholde personell. Allerede innarbeidede tiltak i budsjett/økonomiplan. Bystyret vedtok i forbindelse med budsjett 2008 økonomiplan å avsette 0,2 mill.kr til å øke antall lærlingeplasser i 2008, økende til 2 mill.kr. i 2011, og kr 0,5 mill. kr til økning av stillingsstørrelsene i pleie- og omsorgstjenesten. I forbindelse med forslag fra Planutvalget for videre utbygging og utvikling av pleie- og omsorgstjenestene i budsjett 08 bevilget også bystyret midler for å rekruttere og beholde personell med 0,4 mill. kr. i 2008 og 1,0 mill. i O,4 mill. i 2008 ble trukket inn i forbindelse med 1. Tertialrapport. De midler som foreløpig ligger i budsjettet (1 mill.kr) kan brukes til å rekruttere og å beholde personell. Slike tiltak er viktige å øke og å videreføre for å sikre rekruttering i årene som kommer.

9 Ovennevnte tiltak er i ulik grad allerede iverksatt, og det er viktig at disse systematiseres, videreføres og at innsatsen i forhold til disse tiltakene økes. 4. Tiltak som vil kreve ytterligere finansiering. Egen rekrutteringsmedarbeider. Kommunen har i et tidligere rekrutteringsprosjekt på 1990-tallet forsøkt ordningen med egen rekrutteringsperson innenfor pleie- og omsorgstjenesten. Arbeidsoppgavene var hovedsakelig kontakt med/besøk på høgskoler, og å skape relasjoner til den enkelte sykepleierstudent. Tiltaket var svært vellykket, og man klarte å rekruttere de studenter man da trengte. Reetablering av ordningen med egen rekrutteringsperson som kan arbeide systematisk med å rekruttere vil ha årlige kostnader på ca 0,6 mill.kr. En slik satsing må ha hovedfokus både på høgskoler, videregående skoler, utdanningsmesser, oppfølging av personer som søker stillinger, kontakt med vikarer m.v. for å motivere til fortsatt arbeid/ utdanning innen pleie- og omsorgstjenestene osv. Stipend til studenter/ elever. For å gjøre kommunen attraktiv, bør stipendordning for helsefagarbeider/ sykepleierstudenter innføres. Erfaringer fra tidligere forsøk i Kristiansund viser at stipend mot bindingstid er en effektiv måte å sørge for rekruttering av elever/ studenter på. Hvis stipendordninger skal ha en rekrutterende effekt, bør det utdeles stipend minst tilsvarende kr ,- for siste studieår mot bindingstid på 2 år. Samtidig vil en stipendordning signalisere at kommunen tar rekruttering på alvor. Hvis stipendordninger skal innføres, bør det ha et visst omfang for eksempel 10 stipendier pr. år. Årlige kostnader blir derved 0,4 mill. kr. Fagutvikling/ opplæring. For å ivareta ansattes behov for faglig oppdatering og for at det skal bli attraktivt å arbeide i omsorgsyrkene, må dagens opplæringsmidler økes vesentlig. Hvis Kristiansund skal ha et konkurransefortrinn i forhold til andre kommuner er det viktig å kunne vise at kommunen vedlikeholder kompetansen til den enkelte ansatte. En spesiell problemstilling er at vikarmidlene er så reduserte i enhetene at det stort sett også må avsettes midler å leie inn vikar når fast ansatte blir tatt ut av turnus for faglig oppdatering/ kursing/ opplæring. En ambisjon om for eksempel 2 dagers systematisk opplæring av alle ansatte pr. år i pleie- og omsorgstjenesten vil beløpe seg til i underkant av ca. 2 mill.kr. årlig. 5. Økonomiske utfordringer. Som kjent er det i pleie- og omsorgstjenestene et stort press på tjenesteproduksjonen. Kommunen har problemer med å finansiere dagens drift i pleie- og omsorgstjenestene og 1. tertialrapport viste et merforbruk på dette tjenesteområdet. Samtidig er presset på tjenestene økende. En rekke av de tiltak som Planutvalget for videre utbygging og utvikling av pleie- og omsorgstjenestene foreslo og som bystyret vedtok i forbindelse med budsjett 2008 har blitt utsatt/ikke iverksatt på grunn av kommunens økonomiske situasjon. Det vil derfor være urealistisk at nye tiltak i forhold til å rekruttere/ beholde personell kan iverksettes uten at sektoren tilføres nye midler. De foreslåtte tiltak har en kostnadsramme på 3 mill. kr. årlig. Vurdering Kommunen har allerede store utfordringer når det gjelder å rekruttere/ beholde kvalifisert personell i hele kommunen, og spesielt innenfor pleie- og omsorgstjenestene. I årene som kommer vil disse problemene øke. Samtidig er tjenesteproduksjonen

10 innenfor pleie- og omsorgstjenesten presset, og mulighetene for å finansiere tiltak for å beholde/rekruttere kvalifisert personell er begrenset innenfor dagens ressursramme til området. For å kunne gjennomføre videre målrettede innsatser, burde pleie- og omsorgstjenestene tilføres minimum 3 mill. kr. årlig. Om det er mulig å prioritere dette tiltaket i dagens pressede kommuneøkonomi sammen med andre ønskelige tiltak er gjenstand for ytterligere drøftinger og prioriteringer i forbindelse med økonomiplan/ budsjett Rådmannen i Kristiansund Just Ingebrigtsen Helge A. Carlsen Kommunalsjef

11 Arkiv: 461 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Nils T. Walseth Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalg (og likestillingsutvalg) 08/ Sykefraværsarbeidet i Kristiansund kommune - orientering Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering. Saksopplysninger Sykefravær og aktiviteter i Kristiansund kommune. Orientering til bystyret 23. September via ADMU den 17. september Bakgrunn. Bystyret har i tidligere møte bedt om en orientering om sykefraværsarbeidet i Kristiansund kommune. Kommunen er en stor arbeidsplass med mange ansatte, der sykefravær får virkning så vel økonomisk som kompetanse-/bemanningsmessig i de ulike enheter. Gjennom årene er det derfor innarbeidet system for oppfølging av sykefravær både i form av overordnet system og i forhold til aktiviteter rund den sykmeldte ved enheten.

12 I forbindelse med inngåelse av IA-avtalen ble det satt ekstra fokus på to av områdene: - Redusert sykefravær - Forlengelse av yrkesaktiv karriere seniorpolitikk. Kort historikk. Avtale om Inkluderende Arbeidsliv (IA-avtale) ble inngått i mars Avtalen ble introdusert for enhetslederne, og den ble fulgt opp gjennom opplærings- og informasjonstiltak og tilgang på verktøy gjennom intranettet. I dette arbeidet ble Trygdeetatens Arbeidslivssenter brukt som aktiv medspiller og ressurs både for personalseksjonen og for enhetsledere. Som en ytterligere satsing ble det i 2004 planlagt, og i 2005 gjennomført, to prosjekt i sammenheng med tiltak i forhold til redusert sykefravær. Prosjektene var et samarbeid mellom Bedriftshelsetjenesten (KFBH), Trygdeetatens Arbeidslivssenter og personalseksjonen. Fra ble også den første versjonen av Seniorpolitisk plan iverksatt, med overveiende positive tilbakemeldinger. Denne planen er som kjent revidert/forbedret med virkning fra Det kan være krevende for enkelte enheter å ha flere seniorer ansatt på en og samme arbeidsplass som tar ut fritid (10 % fra 62 og 20 % fra 65 år). Hovedhensikten med seniorplanen var imidlertid å begrense uttaket av AFP og få seniorene til å stå lengre i jobb. Inntrykket er at dette har lyktes i stor grad. Fram til 2006 kunne vi ut fra statistikken dokumentere en nedgang tilnærmet det som var målet for IA-avtalen: 20% reduksjon. Fraværet har deretter vært relativt stabilt, men høyt; dvs. rundt 9%. Januar 2007 ble Kristiansund kommune involvert i KS-prosjektet Innsatskommuner sykefravær sammen med 11 andre kommuner, og en egen prosjektgruppe har deltatt på nettverks- og fellessamlinger. Prosjektet avsluttes sommeren Fra vår kommune har følgende partssammensatte gruppe deltatt: Fra ADMU: Kirsti Dyrnes, Ap Runar Vestheim, H Tillitsvalgte (noen utskiftinger i perioden, men dette er nåværende deltakere)): Fagforbundet: Geir Ole Kanestrøm Utdanningsforbundet: Asbjørn Dypbukt Sykepleierforbundet: Brit Engvig Hjelle Delta: Astrid K. Grødal Personalseksjonen: Arne Fjellstad (lokal prosjektleder) Sigvard Thy (+personalsjefen i enkelte samlinger) KS hadde som mål for prosjektet at hele kommune-norge skal ned på et sykefravær på 6-7 %. Det faktiske forhold er dessverre at fraværet har økt det siste året i veldig mange kommuner. Organisering av arbeidet med sykefravær arbeids- og ansvarsdeling.

13 Den viktigste delen av arbeidet med redusert sykefravær skjer ute i enhetene, og hovedansvaret for denne delen av oppfølgingssystemet ligger til enhetsleder. Oppfølgingsarbeidet er svært tidkrevende, jfr. vedlagte oppfølgingsskjema. Etter en revisjon av systemet for oppfølging av sykmeldte er dette introdusert for enhetslederne i den nye kommunen. Systemet gir en ryddig oversikt og veiledning vedrørende krav til aktiviteter, dokumentasjon, tidsintervall og oppfølgingsfaser. Systemet skal også fungere som informasjon til ansatte, slik at de er klar over hvilke rutiner som skal følges, plikten til å medvirke og de rettigheter de har. Personalseksjonen og eksterne samarbeidspartnere (NAV, Trygdeetatens arbeidslivssenter, KFBH, leger o.a.) gir bistand hovedsakelig i form av informasjon, opplæring og veiledning av og til også praktisk medvirkning i enkeltsaker der enhetsleder føler seg usikker på hvordan situasjonen skal håndteres. Innenfor de rammene som er gitt gjør, etter vår erfaring, enhetslederne jevnt over en god innsats med å vurdere tilrettelegging/tiltak i forhold til oppfølging av sykmeldte ansatte. Der det er gjort grundig og dokumentert arbeid for å føre den ansatte tilbake til egen stilling eller i annen stilling ved samme enhet, og når dette ikke har ført fram, overtar personalseksjonen ansvaret for videre oppfølging i kommunen totalt. Seksjonen har også et større ansvar for oppfølging av langtidssykmeldte d.v.s. fravær i ett år og mer. Tabell under gir et inntrykk av situasjonen/volumet for langtidssykmeldte. Oversikten viser løsninger/avklaringer i forhold til ansatte som har hatt sykefravær opp mot ett år eller mer, fordelt på noen hovedgrupper: Årstall Type avklaring/løsning Antall Antall Merknader Tilbake i egen stilling/enhet Helt eller delvis Tilbake i annen stilling/enhet Helt eller delvis Sykepermisjon fra egen stilling 8 16 Venter på behandling/resultat av behandling. Innvilget hel uføretrygd En del av langtidsfraværet strekker seg helt tilbake til 2003/2004. Tilsettingsforholdet avsluttet Oppsigelse fra arbeidsgiver, se også merknad ovenfor. Annet 10 5 Over i tiltak utenfor kommunen, død, sagt opp selv m.m.. Sum tilfeller avsluttet Saker i alt Tallene for 2008 er pr Dette avklaringsarbeidet er som tidligere nevnt gjennomgående svært tidkrevende. Foruten den sykemeldte selv skal aktuelle enhetsledere involveres, personalseksjonen, tillitsvalgte, NAV, arbeidslivssenteret m.fl. Ofte må vi gå mange runder før vi finner løsninger.

14 Til de enkelte hovedgrupperingene: Tilbake i egen stilling innebærer at de aller fleste er tilbake i sin vanlige stilling og stillingsstørrelse. For noen betyr det at de har fått innvilget en delvis uføregrad, og at det er tilbake i sin stilling i mindre stillingsstørrelse. Samme forhold er gjeldende hva angår overgang til annen type stilling og i annen enhet. Sykepermisjon anvendes i de tilfellene der det kan være mulig for den ansatte å komme tilbake i arbeid når behandling er gjennomført. Denne ordningen kan brukes for inntil 2 år etter at det første året med sykefravær utløper, men skal i utgangspunktet være målrettet og realistisk og med en underbygget vurdering av sannsynligheten for videre yrkesaktivitet ved utløp av permisjonstiden. Status pr. i dag. System for oppfølging av sykmeldte er etablert og introdusert og skal være godt forankret i organisasjonen. Opplæring/oppfølging må skje kontinuerlig og vil så langt det er mulig bli gjentatt regelmessig, bla. p.g.a skifte i stillinger og andre endringer i organisasjonen. Opplæringen blir ivaretatt av personalseksjonen som i tillegg benytter eksterne veiledere, spesielt NAV/Arbeidslivstjenesten. Fravær/statistikk Fraværsdelen i fagsystemet (Agresso 5.4) gir oss ikke den informasjon vi trenger i form av fortløpende statistikk, og vi har gjennomført en kartlegging av problemkilder som må bearbeides videre i forhold til å finne systemløsninger. Foreløpig må vi gjøre arbeidet med fraværsregistreringen på en altfor omstendelig måte, og vi må ut fra de signaler vi har fått fra systemleverandøren (Ergo Group) gjøre dette fram mot årsskiftet og overgang til ny versjon av programvaren (Agresso 5.5.) De statistikker vi har tatt ut har vært ressurskrevende å produsere, de har noen feilkilder og det kan derfor være unøyaktighet i oppsummeringen. - Feilene vil ikke influere vesentlig på totalbildet i forhold til sammenligning mellom første og annet kvartal, men for små enheter vil de kunne gi uforholdsmessig store utslag. Håpet/målet er at den nye versjonen i fagsystemet skal gi oss lettere tilgang til fraværstallene f.o.m Statistikkene for første og annet kvartal 2008 følger vedlagt til orientering. Etter en positiv utvikling over noen år kan vi se at det for første og annet kvartal i 2008 har vært en negativ utvikling, til et fravær rundt 10% i begge kvartal. En slik negativ utvikling er ikke typisk bare for Kristiansund kommune. Tendensen har vært den samme på landsbasis. Gjennomgangen viser at det legges ned betydelige ressurser i arbeidet med oppfølging og reduksjon av sykefravær, men det er ikke alltid at innsatser gir seg umiddelbart utslag, og det er ikke alle tiltak som er like vellykket når de vurderes over tid. Gjennom blant annet samarbeidet i prosjektet Innsatskommuner sykefravær ser vi at de sikreste suksessfaktorer er : - Stor innsats på systematisk oppfølgingsarbeid - Vedvarende fokus på fraværs- og nærværsfaktorer - Aktivt bruk av tilretteleggingstiltak og eksterne ressurser (for eksempel KFBH og NAV). Dette er krevende innsatser, i alle fall i en innkjøringsperiode, og det burde vært avsatt egne ressurser til et prosjekt som kan drive arbeidet framover, for deretter få det enda

15 tydeligere inn i den ordinære driften. Det vil bli drøftet med pensjonsforsikringsselskapet Vital, jfr. merknad under. AMU/ADMU Disse to organene har hatt begrenset delaktighet i sykefraværsarbeidet det siste året. Sykefraværstatistikken har tidligere vært løpende lagt fram og diskutert i de to organene, så lenge vi klarte å produsere riktig statistikk. Det siste året har dette som nevnt foran vært problematisk. Det beklages, men samtidig har forutsetningen vært at den partssammensatte arbeidsgruppen Innsatskommuner sykefravær (jfr. opplistingen foran med deltakere både fra ADMU og AMU) skal ha hovedansvaret for dette arbeidet ut prosjektperioden fram til sommeren Satsingsområder, og forslag til løsninger. Det foreslås at den partssammensatte arbeidsgruppen Innsatskommuner sykefravær viderefører og forsterker arbeidet fram til sommeren Arbeidet evalueres deretter. Rådmannen vil tilrå følgende hovedsatsingsområder: 1. Å få oppfølgingssystemet både teknisk og praktisk til å fungere i enhetene. Etablere rutinene og forståelsen for dem og for praktisk bruk av de verktøy, hjelpemidler og ressurser som er tilgjengelige. Bistå /veilede spesielt enhetsledere med høyt sykefravær. 2. Å utvikle en fraværsrapport som fungerer og blir et verktøy i arbeidet. 3. Gjennomføre tiltak i utvalgte enheter Delsatsing 1 kan løses ved å tilføre ekstra ressurser for en periode, med hovedoppgave i å lære opp, veilede og oppsøke enheter. Rådmannen vil ta dette spørsmålet opp med Vital, jfr. den inngåtte HMS-avtalen der Vital forplikter seg til å bevilge 1,2 mill. kroner til tiltak nevnt i avtalen. Tiltak som skal finansiers helt eller delvis av Vital forutsettes å være direkte relatert til HMS området. Kommune skal enten alene eller i samarbeid med Vital utarbeide forslag til tiltak. Av disse midlene kan kr benyttes til Friskvern for etablering av trimrom, trimutstyr, treningsdrakter etc. og kr til HMS-relaterte tiltak. Hvert tiltak skal godkjennes av Vital før utbetalign skjer. Den største andel av de 1,2 mill. (ca. kr ) er dirkete konsulentbistand fra Vital som avskrives etter hvert som vi benytter bistand derfra. Vi vil altså ta opp med Vital om deler av dette beløpet kan knyttes mot en egen prosjektstilling for et avgrenset tidspunkt. Delsatsing 2, den mer tekniske delen, bør legges opp slik at en intern gruppe definerer spørsmålsstillinger og problem som må løses, sørger for nødvendig bistand fra programleverandør/teknisk personale, og får på plass en rapport som fungerer og er korrekt. Her er det viktig at ansatte på Personalseksjonen er sentralt involvert slik at kompetansen blir igjen og tilgjengelig ved seksjonen. Delsatsing 3 Det foreslås at den partssammensatte arbeidsgruppen Innsatskommuner sykefravær gjennomfører tiltak med følgende utgangspunkt Enheter med høyt sykefravær Enheter med spesielle utfordringer i forhold til tilrettelegging og avklaring Erfarings-/kunnskapsdeling med andre enheter

16 Eksempel på enkelttiltak som arbeidsgruppen bør diskutere: - Friskvern : Tilpassede treningstilbud/-tiltak. Dette har tidligere vært forsøkt i andre bedrifter og kommuner, med positiv innvirkning bl.a. på sykefraværet. - Forflytningsteknikk : Opplæring og organisering av div. driftsrutiner. Dette er et tiltak som rettes inn mot ansatte i omsorgssektoren, med opplæring av lokale instruktører og organisering av tiltak for å vedlikeholde kompetansen. - Arbeidsmiljødugnad : En kartlegging med etterfølgende prosess som er rettet mot hms-området psykososialt arbeidsmiljø mellommenneskelige forhold. Her kan Vital være med som prosessveiledere, alternativt også lære opp lokale veiledere for å ha kompetanse videre internt i kommunen. Arbeidsgruppen involverer så vel KFBH som NAV bør involveres i prosjektet.

17 Enhet Antall ansatte i statistikk 1 kvartal 2008 % sykefravær 2 kvartal % Sykefravær Allanengen Skole/SFO 26 12,70 % 9,00 % Atlanten Idrettspark 26 14,80 % 16,50 % Atlanten ungdomsskole 34 13,90 % 10,80 % Barn, familie, helse 76 8,50 % 8,90 % Bekkefaret bo & dagtilbud 52 17,50 % 13,50 % Bergan sykehjem 61 15,40 % 14,90 % Bjerkelund skole/sfo 25 4,40 % 7,20 % Brann- og redn.vesenet 38 16,70 % 9,20 % Brasen opptrening 36 10,70 % 7,20 % Bygg og eiendom 61 10,70 % 12,40 % Bygningssjef 16 1,30 % 1,80 % Byingeniøren 74 4,20 % 7,30 % Dalabrekka skole/sfo 40 8,40 % 9,90 % Dale barnehage 17 10,10 % 10,50 % Dale bo- og dagtilbud 44 19,10 % 16,30 % Dale skole/sfo 37 9,80 % 9,00 % Fløya barnehage 10 13,10 % 13,70 % Fosna barnehage 14 9,00 % 37,00 % Frei skole/sfo 28 7,10 % 2,30 % Frei sykehjem 39 11,60 % 9,70 % Frei ungdomsskole 44 9,00 % 12,00 % Gomalandet skole 24 9,10 % 8,40 % Heinsa barnehage 14 27,00 % 13,40 % Hjemmetjenestene D ,40 % 13,00 % Hjemmetjenestene D ,60 % 16,40 % Hjemmetjenestene D ,20 % 13,50 % Inkludering 36 9,00 % 13,10 % Innlandet skole/sfo 16 12,40 % 3,90 % Interne tjenester 28 4,30 % 7,00 % Juulenga barnehage 8 3,30 % 3,70 % Karihola barnehage 9 4,10 % 1,30 % Kringsjå sykehjem 41 19,60 % 13,40 % Kristiansund bo- & oppfølg. 20 6,90 % 14,70 % Kristiansund folkebibliotek 9 3,20 % 8,00 % Kristiansund Opplæring 38 Feil i rapporten 7,00 % Kultur- og musikkskolen 17 8,20 % 6,90 % Kulturenheten 11 3,30 % 0,40 % Lilleputten barnehage 9 5,20 % 5,00 % Myra barnehage 22 7,40 % 16,20 % Nordlandet B/SFO 27 21,00 % 16,90 % Nordlandet U og Basist. 35 2,90 % 2,00 % Parksjefen 7 2,50 % 14,90 % Psykisk helse 42 10,60 % 13,90 % Rensvik barnehage 21 7,80 % 3,80 % Rensvik skole/sfo 43 9,60 % 6,20 % Rokilde sykehjem 91 16,20 % 14,00 % Røsslyngveien barnehg. 19 5,50 % 17,10 % Sentraladministrasjonen 73 4,70 % 4,30 %

18 Enhet Antall ansatte i statistikk 1 kvartal 2008 % sykefravær 2 kvartal % Sykefravær Servicekontoret 10 10,10 % 7,90 % Stella Maris barnehage 11 3,40 % 11,50 % Stortua bo- og arb.tilb. 49 8,30 % 8,20 % Tildelingstjenesten 14 13,40 % 1,70 % Tunet bo- og avlastning 46 16,10 % 11,30 % Sum ansatte ,29 % 10,15 % PPT 19 8,40 % 17,40 % Rådmannen i Kristiansund Just Ingebrigtsen Personalsjef Nils T. Walseth