Det blir møte i Godtgjøringsutvalget rett etter Organisasjonsutvalget. Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: Kl. 10:00 Organisasjonsutvalget Rådhuset, Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt sekretær for Organisasjonsutvalget, Torill Kristiansen telefon , e-post: så tidlig at vararepresentant kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Det blir møte i Godtgjøringsutvalget rett etter Organisasjonsutvalget. Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra Jevnlige orienteringer Sykefravær/nærværsjobbing Rekruttering hvordan arbeides det Heltid/deltid Omdømme som arbeidsgiver PO/Friskvernteam PO/Karin M. Hansen PO/Liss Eberg I tillegg orienterer Liss Eberg om følgende: - Ny taushetserklæring - Reduksjon av administrative stillinger i SA Side 1

2 Saksliste Saksnr Innhold PS 12/1 Referatsaker PS 12/2 Orientering status rekruttering Bodø kommune 2011 RS 12/1 Sykefravær 2011 Bodø, 24. januar 2012 Ingrid Lien leder Torill Kristiansen sekretær Side 2

3 PS 12/1 Referatsaker Side 3

4 Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg / referatsak Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /355 Saksnummer Utvalg Møtedato 12/2 Organisasjonsutvalget Orientering status rekruttering Bodø kommune 2011 Sammendrag Bodø kommune har hatt en bred og god rekruttering i 2011, med spesielt fokus på de fagene som er avgjørende for at kommunen skal kunne levere gode tjenester. Det har vært satt et spesielt fokus på å gjøre Bodø kommune kjent som en spennende og god arbeidsplass, med gode arbeidsvilkår og store muligheter for utvikling innenfor de ulike fagområdene. Vi har fått opprettet et større samarbeid og en god dialog med større bedrifter og fylkeskommunen i denne perioden. De fleste har de samme utfordringene på rekruttering innenfor enkelte fagområder og det er derfor særdeles viktig og kunne jobbe i lag på dette feltet. Gjennom et tettere samarbeid kan vi sikre vekst og utvikling i Bodø. Personalkontoret ved rekrutteringsteamet og personal- og organisasjonssjefen har jobbet mye utadrettet, både innenlands og utenlands. Det har i tillegg vært stort fokus på interne rutiner og arbeidsvilkår. Dette tosidige perspektivet er avgjørende for å rekruttere nye arbeidstakere, samtidig som en sikrer at medarbeidere blir i kommunen. Lønn og utviklingsmuligheter i jobben, samt oppfølging av ansatte er sentrale punkt i dette arbeidet. Saksopplysninger Det har vært ulike utfordringer innenfor de forskjellige fagområdene og hvor det på enkelte stillinger har vært mange søkere, mens det på andre har vært svært vanskelig å finne de rette personene. Det har vist seg at stillinger innenfor kontorfag, økonomi, lønn, helse- og sosialfag fremdeles rekrutterer bra. Det samme gjelder innenfor skole og barnehage. De største utfordringene har gjennomgående vært innenfor tekniske fag, både for fagarbeidere og personell med høyere utdanning. Det fagområdet som har den minste tilgangen på fagfolk er vann- og avløps fag. Dette er dessverre en gjennomgående utfordring for hele landet fordi færre søker denne typen utdanning. I Bodø kommune er det for denne gruppen gjort tiltak for å beholde personell gjennom bedre lønnsog arbeidsvilkår og dette har gitt positive resultater. Imidlertid er det ikke tilstrekkelig for nyrekruttering. Utadrettet arbeid på rekruttering gjennomført i Deltakelse på utdanningsmesser ved Universitet i Luleå, Universitetet i Nordland og Høyskolen i Narvik. Side 4

5 - Deltakelse på arbeidsmesse arrangert av EURES ( Europeiske arbeidsformidling) på Island april- og oktober Deltakelse på Saltenmessa på Fauske - Egen stand på Parken festivalen og Landsskytterstevnet i Bodø. - Kom hjem kampanje i samarbeid med Bodø i vinden. I tillegg har vi hatt flere mediedekninger i både avis og tv angående rekruttering til Bodø kommune dette året. Internt arbeid i Personalet i Rekrutteringsteamet er fordelt med egne kontaktpersoner for de enkelte avdelinger og kontorer. Kontaktpersonene har ansvaret og deltar med rådgiving, planlegging og tilsetting av personell ute i virksomhetene. De bistår også i utarbeidelsen av mulige tiltak i virksomheten. Kontor Saker Søkere Tilsatte Sentraladministrasjonen Inkl. Kemnerkontoret Bodø Byggservice Eiendomskontoret OK-avdelingen HS-avdelingen Teknisk avd inkl. Bodø Bydrift Totalt Konklusjon Personalkontoret ved rekrutteringsteamet fortsetter sitt arbeid med å sikre kvalifisert personell innenfor alle stillinger i Bodø kommune. Vi har i 2011 gjort oss mange erfaringer gjennom de tiltak vi har gjort dette året og vil fremover jobbe mer direkte mot utdanningsinstitusjoner og direktekontakt med studentene. Dette vil gjelde besøk til klasser innenfor aktuelle fagområder for å presentere hva Bodø kommune kan tilby. Vi skal fortsatt delta på aktuelle utdanning- og arbeidsmesser. Vi vil forsterke samarbeidet med andre aktører i Bodø og Nordland innenfor dette området. Gjennom både kortsiktig og langsiktig planlegging vil vi i samarbeid med alle avdelinger ha stort fokus på interne og eksterne forhold som har betydning for fremtidig rekruttering. Rolf Kåre Jensen Rådmann Liss Eberg Personal- og organisasjonssjef Saksbehandler: Karin Mollan Hansen Side 5

6 Personal- og organisasjonskontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato Organisasjonsutvalget 12/1 Organisasjonsutvalget Sykefravær 2011 Sammendrag Totalt sykefravær 2011 endte på 8,8%. Dette er en økning på 0,8 prosentpoeng sammenlignet med Måltallet for 2011 var satt til 7,5%, noe vi allerede etter 1. kvartal innså kunne bli vanskelig å oppnå. 1. og 2. kvartal hadde en negativ utvikling, med en økning på henholdsvis 1,7 og 1 prosentpoeng. 3. kvartal var lik 2010 mens vi i 4. kvartal opplever en positiv utvikling, en nedgang på 0,5 prosentpoeng. Saksopplysninger Statistikken over fraværet for 2011 viser følgende: Avdeling Egenmeldinger Sykemeldinger Totalt sykefravær Mulige dagsverk Fravær i arb.giver perioden Fravær i % 2010 Sentraladm 367,2 1826,9 2194, ,4 1,5 % 4,8 4,6 Bygg.serv. 241,1 1557,4 1798, ,3 3,0 % 11,7 11,7 H/S avd 3361, , ,4 2,5 % 10,1 9,0 Tekn. Avd 262,9 576,6 839, ,4 1,7 % 3,8 4,2 Bydrift 299,2 1313,4 1612, ,7 2,3 % 6,3 6,3 OK-avd 5293, , ,5 2,7 % 8,7 8,1 TOTALT 9825, , ,7 2,5 % 8,8 8,1 8,1% totalt sykefravær i 2010 var det laveste vi har hatt de siste 10 årene. Etter den gode utviklingen vi opplevde i 2010 satte vi et måltall på 7,5% for For å nå måltallet burde vi ligge noe under kvartalstallene for Allerede i 1. kvartal fikk vi en skikkelig nedtur. 1. kvartal endte på 10,5% som var en økning på 1,7 prosentpoeng. 2. kvartal endte på 8,7 en økning på 1 prosentpoeng. 3. kvartal var på samme nivå som 2010, mens 4. kvartal endte på 9,0%, som er en gledelig nedgang i forhold til 2010 på 0,5 prosentpoeng. Men økningen i de 2 første kvartalene gjør at vi ikke når måltallet og ender på 8,8%. I 2010 var det HS-avdelingen som sto for den største nedgangen. I 2011 er det de som står for den største økningen. HS-avdelingen går fra 9% i 2010 til 10,1% i 2011, en økning på 1,1 prosentpoeng. Her var det også de 2. første kvartalene der økningen var størst. Side 6

7 OK-avdelingen har en økning på 0,7 prosentpoeng. Også her er det de to første kvartalene hvor økningen er størst. Utviklingen i 4. kvartal er imidlertid meget positiv, der har OK-avdelingen en nedgang på 1,1 prosentpoeng. Sentraladministrasjonen og Teknisk avdeling ligger fortsatt godt innenfor det nivået som defineres som en langtidsfrisk organisasjon, men henholdsvis 4,8% og 3,8%. Bodø bydrift ender på 6,3% og Bodø byggservice ender på 11,7%, for begge er dette samme resultat som i Når det gjelder Bodø byggservice så hadde de en fin utvikling i de to første kvartalene, med nedgang på 4,4 prosentpoeng i 1. kvartal og 2,3 prosentpoeng i 2. kvartal. De to siste kvartalene øker fraværet igjen, i 4. kvartal med hele 4,7 prosentpoeng. Det å bygge en langtidsfrisk og helsefremmende organisasjon og redusere sykefraværet er et langsiktig arbeid. Når vi nå opplever en negativ utvikling er det viktig å holde fokus og ikke gi opp. PO-kontoret er i gang med å utarbeide en ny plan for revitalisering av jobbinga med å bli en helsefremmende og langtidsfrisk organisasjon. Forslag til vedtak Statistikk over sykefraværet for 2011 tas til orientering. Saksbehandler: Unni Bøkestad Eide Rolf Kåre Jensen Rådmann Liss Eberg Personal- og organisasjonssjef Side 7