Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Malvik vgs. Møtedeltakere: Tove Eivindsen Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Tove Eivindsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 27/16 Referatsaker 28/16 Orientering om Malvik videregående skole 29/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - mobbing og psykososialt arbeid 30/16 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss 31/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring og kollektivtrafikk i distriktene 32/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter 33/16 Eventuelt

3 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/78-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Vedtak FT, , Sak 30-16, Årsmelding kontrollut...pdf Vedtak FT, , Sak 26_16, Rapport fra forvaltningsrevisjon - kostnadsutvik _1_1.PDF Protokoll representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS - konstituering. Møteprotokoll rep.skap møte Revisjon Midt-Norge IKS Protokoll representantskapet Konsek Saksutredning Følgende referatsaker blir lagt fram i møtet: 1. Melding om politisk vedtak: Fylkestingets behandling av kontrollutvalgets årsmelding for Melding om politisk vedtak: Fylkestingets behandling av rapport fra forvaltningsrevisjon av kostnadsutvikling i investeringsprosjekt. 3. Protokoll fra representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS Protokoll fra representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS Protokoll fra representantskapet i Konsek

4 SAKSPROTOKOLL Årsmelding kontrollutvalget Arkivsak-dok Saksbehandler Torbjørn Berglann Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget /16 2 Fylkestinget /16 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering. Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 30/16 Protokoll Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering. side 1 av 1

5 SAKSPROTOKOLL Rapport fra forvaltningsrevisjon - kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Arkivsak-dok Saksbehandler Sverre Bugge Midthjell Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget /16 2 Fylkesutvalget /16 3 Fylkestinget /16 KONTROLLUTVALGETS INNSTILLING Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen om å: 1. Formalisere krav til risikovurdering av alle prosjekter på et nivå som er hensiktsmessig i forhold til den fasen prosjektet er i. 2. Innlemme betraktninger om risikoforhold i alle saksutredninger om investeringsprosjekter til politisk behandling. 3. Gjøre en nærmere vurdering av behovet for risikoavsetninger for investeringsprosjekter og hvordan dette eventuelt bør organiseres. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om dette innen utgangen av Fylkestinget har behandlet saken i møte sak 26/16 Protokoll Forslag fremmet av Karin B. Bjørkhaug (Krf), på vegne av KrF Tillegg til innstillingen: Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere hvordan sams veiadministrasjon og Statens vegvesen sin bruk av håndbøker påvirker risikoen for kostnadsoverskridelser på fylkesveiprosjekt. Votering Innstillingen ble enstemmig vedtatt Forslag fra Karin Bjørkhaug ble enstemmig vedtatt side 1 av 2

6 Vedtak Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen om å: 1. Formalisere krav til risikovurdering av alle prosjekter på et nivå som er hensiktsmessig i forhold til den fasen prosjektet er i. 2. Innlemme betraktninger om risikoforhold i alle saksutredninger om investeringsprosjekter til politisk behandling. 3. Gjøre en nærmere vurdering av behovet for risikoavsetninger for investeringsprosjekter og hvordan dette eventuelt bør organiseres. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om dette innen utgangen av Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere hvordan sams veiadministrasjon og Statens vegvesen sin bruk av håndbøker påvirker risikoen for kostnadsoverskridelser på fylkesveiprosjekt. side 2 av 2

7

8

9

10

11 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00 11:30 Møtested: Quality Hotel Panorama Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk Berit Flåmo Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Gunnar Krogstad Aina Bogen Berit Ingeborg By Jon P. Husby John Lernes Arnstein Trøite Kristian Torve Odd Gulbrandsen Forfall: Bjørg Reitan Bjørgvik Jostein Tetlie Pål Sture Nilsen Agdenes kommune Frøya kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Selbu kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune Hitra kommune Hemne kommune Klæbu kommune Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Oddlaug Børseth Brekken, styreleder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Sverre B. Midthjell, styremedlem Arkivsak: 16/50 Merknader: 12 av 15 deltakerkommuner, og 87,6 % av stemmene var tilstede og representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ikke merknader til møteinnkalling og sakliste. Jahn Harry Kristiansen, Malvik kommune, og Arnstein Trøite, Selbu kommune, ble valgt til å skrive under protokollen sammen med møteleder. 1

12 2

13 Sak 01/16 Presentasjon av Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Saken tas til orientering. Behandling: Daglig leder orienterte. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 02/16 Valg av leder og nestleder i representantskapet. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som leder til representantskapet velges: Som nestleder til representantskapet velges: Behandling: Gunnar Krogstad (Melhus) fremmet forslag om Jon P. Husby som leder av representantskapet. Berit Flåmo (Frøya) fremmet forslag om Vibeke Melum som nestleder av representantskapet. Begge forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Som leder til representantskapet velges Jon P. Husby. Som nestleder til representantskapet velges Vibeke Melum. 3

14 Sak 04/16 Ressursbruk KonSek Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet tar saken til orientering. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet tar saken til orientering. Sak 03/16 Valg av styret, styrets leder og styrets nestleder. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Som styremedlemmer til KonSek Midt-Norge IKS velges: Styremedlem: Personlig varamedlem: 4 styremedlemmer 4 varamedlemmer Som styrets leder velges: Som styrets nestleder velges: Valgkomiteens leder Sivert Berg la frem følgende forslag: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Behandling: Det ble votert punktvis over valgkomiteens innstilling. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. 4

15 Vedtak: Styreleder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Inga Balstad - vara: Karin Bjørkhaug Jan Ole Sund - vara: Steinar Berdal Oddlaug B. Brekken - vara: Siri Lønseth Helge B. Bæverfjord - vara: Tom Skare, Hitra Styremedlem valgt av ansatte: Torbjørn Berglann - vara: Sverre B. Midthjell Sak 05/16 Regnskap og årsberetning for 2015 Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet fastsetter årsregnskapet for 2015 for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS og slutter seg til styrets forslag om å avsette det regnskapsmessige overskuddet for 2015 på kr ,11 på følgende måte: Kr ,00 på konto fond dekning av pensjonsforpliktelser. Kr ,11 på konto annen egenkapital. Sak 06/16 Budsjettforutsetninger/-rammer for Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. 5

16 Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Representantskapet vedtar budsjettforutsetningene for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS innenfor en total ramme på kr for Samlet honorar justeres opp med 2,7 % fra budsjett Representantskapet gir styret fullmakt til å utarbeide budsjett for 2017 innenfor de vedtatte budsjettforutsetningene. Sak 07/16 Valg av revisor. Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Behandling: Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: KomRev Trøndelag IKS velges som revisor for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS for Møtet ble hevet 11:30 6

17 Orientering om Malvik videregående skole Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 15/148-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Informasjonen tas til orientering. Saksutredning Som et ledd i å gjøre seg kjent med skolens virksomhet gjennomfører kontrollutvalget besøk ved Malvik videregående skole. Skolens ledelse vil orientere om skolens virksomhet, spesielle satsningsområder og eventuelle utfordringer. Erfaringer med nye lokaler og byggeprosess kan kanskje være av særskilt interesse.

18 Rapport fra forvaltningsrevisjon - mobbing og psykososialt arbeid Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 15/49-14 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger fram rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens arbeid med psykososialt arbeidsmiljø og mobbing for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for fungerende skolemiljøutvalg ved alle skolene, og at disse finner en form og et innhold som oppleves som nyttig for alle involverte i skolemiljøarbeidet. b. sørge for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse og verktøy for å kunne avdekke mobbing, inkludert sosiale medier som en arena hvor mobbing skjer. c. gjøre en vurdering av skolenes praksis knyttet til å unnlate å fatte enkeltvedtak i saker som omhandler mobbing. 1. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake om hvordan rapporten er fulgt opp innen Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - mobbing i videregående skole Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 12/15 en forvaltningsrevisjon av det psykososiale læringsmiljøet i videregående opplæring, konkretisert i dialog med revisjonen i påfølgende møter. Revisjon Midt-Norge leverte rapporten "Mobbing i videregående skole" som svar på denne bestillingen. Kontrollutvalget behandlet første gang denne rapporten i sak 19/16. Utvalget fant at det ikke fremgikk av rapporten hvorvidt skolene aktivt og systematisk informerte de ansatte om mobbing, i tråd med prosjektplanen, og ba revisor gjøre en vurdering av dette. Rapporten foreligger nå i revidert versjon i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 19/16. Det er lagt til en vurdering i kapittel 3.3 der det fremgår at "Det gis systematisk informasjon til ansatte om mål, planer, rutiner og prosedyrer for det psykososiale læringsmiljøet". Rapporten har vært på ny høring hos fylkesrådmannen, som opprettholder sitt tidligere høringssvar. Om rapporten Revisjonen har undersøkt om det arbeides aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i de videregående skolene i Sør-Trøndelag. Undersøkelsen er delt i tre og tar for seg skolenes forebygging av mobbing, avdekking av mobbing og oppfølging av mobbesaker.

19 1. Forebygging av mobbing Samtlige skoler har handlingsplaner for å styrke det psykososiale miljøet. Skolene har ulike arrangement ved begynnelsen av skoleåret, i tillegg har de generelle trivselstiltak gjennom skoleåret og revisjonen konkluderer med at skolene har en systematisk tilnærming til dette. Det gis systematisk informasjon til ansatte om mål, planer, rutiner og prosedyrer for det psykososiale læringsmiljøet Den årlige spørreundersøkelsen til alle elever er en viktig kilde til informasjon om det psykososiale læringsmiljøet. Resultatene analyseres på trinn-, programområde- og klassenivå og lærerne diskuterer også resultatene med elevene. Resultatene kan føre til at man setter i verk tiltak for å øke trivselen og redusere omfanget av mobbing. Skolene har oversikt over det psykososiale miljøet og bruker denne i varierende grad til å sette i verk tiltak. Hver skole skal ha et skolemiljøutvalg som skal bidra til at skolen, de ansatte og elevene deltar aktivt for å skape et godt skolemiljø. Ingen av skolene revisjonen besøkte hadde på besøkstidspunktet et skolemiljøutvalg i tråd med lovverket. Det framgår av rapporten at disse skolene i etterkant har arbeidet for å etablere skolemiljøutvalg, men revisjonen konkluderer med at man ikke oppfyller opplæringsloven på dette punktet. 1. Avdekking av mobbing Både rektorene og lærerne mener at skolene har god kunnskap om mobbing og psykososialt læringsmiljø. Begge deler er tema på skolenes planleggingsdager før hvert skoleår, men ingen av skolene har satt i verk kompetanseheving direkte rettet mot mobbing. Selv om kunnskapen er god avdekker skolene likevel lite mobbing. Mye av mobbingen skjer på sosiale medier der lærerne ikke har tilgang og skolene varsles som regel om mobbing fra (med-) elever, foreldre eller eksterne aktører, som for eksempel barnevernet eller politiet. Revisjonen påpeker at mobbingen på sosiale medier visker ut skillet mellom skole og fritid og at det ikke kan ikke forventes at skolen avdekker mobbing på sosiale media. Revisjonen mener likevel at fylkeskommunen bør heve lærernes kompetanse på mobbing på digitale arenaer og anser det som en svakhet at dette ikke har vært gjort. 1. Oppfølging av mobbesaker Fylkeskommunen har laget en felles prosedyre for håndtering av krenkende atferd som også omfatter mobbing, som ifølge rapporten brukes i mobbesaker og som revisjonen mener er tilstrekkelig kjent i organisasjonen. Skolene ønsker å løse mobbesaker på lavest mulig nivå. Mange saker løses ved at de involverte innkalles til et møte der alvoret i saken understrekes. Dette er ofte tilstrekkelig til at mobbingen opphører, men revisjonen påpeker at opplæringsloven krever at ledelsens skal varsles i alle mobbesaker. I en del saker fattes det av forskjellige grunner ikke enkeltvedtak, det er heller ikke dokumentert at partene er kjent med adgangen til at det kan fattes enkeltvedtak Revisjonen mener denne praksisen kan redusere rettssikkerheten for de involverte, blant annet fordi de involverte da mister sin rett til utvidet klageadgang over skolens behandling og tiltak i saken. På bakgrunn av dette kommer revisor med følgende anbefalinger:

20 sørge for fungerende skolemiljøutvalg ved alle skolene, og at disse finner en form og et innhold som oppleves som nyttig for alle involverte i skolemiljøarbeidet. sørge for at ansatte har tilstrekkelig kompetanse og verktøy for å kunne avdekke mobbing, inkludert sosiale medier som en arena hvor mobbing skjer. gjøre en vurdering av skolenes praksis knyttet til å unnlate å fatte enkeltvedtak i saker som omhandler mobbing. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir et bilde av styrker og svakheter i fylkeskommunens håndtering av det psykososiale læringsmiljøet. Sekretariatet mener den foreliggende rapporten er i overensstemmelse med vedtatt prosjektplan og kan fremmes for fylkestinget. Revisors anbefalinger peker på betydelige forbedringsområder i arbeidet med mobbing og psykososialt læringsmiljø som både medfører direkte brudd på opplæringsloven og svekkelse av elevenes rettssikkerhet. Fylkestinget bør forvente at fylkesrådmannen tar tak i disse problemstillingene og følger dem opp overfor skolene.

21 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/64-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan - STFK tilrettelagt skoleskyss.pdf Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sitt forrige møte forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens håndtering av tilrettelagt skoleskyss (sak 23/16). Vedtaket lød slik: 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en prosjektplan med forslag til problemstillinger, ressursforbruk og leveringstidspunkt til kontrollutvalgets neste møte. Revisjonen har laget en plan for arbeidet med følgende problemstillinger: 1. Hvilke tiltak har STFK og AtB iverksatt for å få mer økonomisk forutsigbarhet på området for tilrettelagt skoleskyss? 2. Har STFK og AtB tilfredsstillende rutiner for håndtering av personopplysninger i forbindelse med planlegging og gjennomføring av tilrettelagt skoleskyss? 3. Sørger STFK for at saksbehandlingen av søknader om tilrettelagt skoleskyss er tilfredsstillende? a. Hvordan legger fylkeskommunen til rette for at skjønnsutøvelsen skal bli mest mulig forutsigbar for de vedtakene som fattes i kommunene? b. Er vedtak om tilrettelagt skoleskyss som fattes av STFK i tråd med regelverket? Revisjonen har lagt opp til en timeramme på 450 timer med leveringsfrist til sekretariatet Leveringstiden er satt for at revisjonen skal ha mulighet til å koordinere datainnsamlingen i flere prosjekt, noe som vil redusere belastningen på samferdselsadministrasjonen. Planen dekker de tre områdene som ble skissert i saksframlegget fra sekretariatet: økonomi, håndtering av sensitive personopplysninger og saksbehandling. Revisjonen vil være tilstede for å orientere om planen og ta imot innspill fra utvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon

22 Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalgets medlemmer å gi revisjonen forslag til problemstillinger, eller gi andre innspill til prosjektet.

23 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK BAKGRUNN Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Tilrettelagt skoleskyss Styringsgruppe, dato: Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune (STFK) fattet følgende vedtak i sak 23/16 på møte den : 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en prosjektplan med forslag til problemstillinger, ressursforbruk og leveringstidspunkt til kontrollutvalgets neste møte. I saksutredningen skriver KonSek blant annet følgende: Fylkeskommunen er ansvarlig for all skoleskyss i fylket. Siden 2013 har administrasjonen av ordningen vært lagt til AtB, fylkesrådmannen er likevel ansvarlig for at ordningen fungerer i tråd med lovog regelverk. Opplæringslovens 7 regulerer skoleskyssordningen, fylkestinget har i tillegg vedtatt et reglement for denne. ( ) I plan for forvaltningsrevisjon er det pekt på at utgiftene til området har vært i sterk vekst de siste årene og at det har vært utfordrende å holde vedtatt budsjettramme. I 2014 brukte fylkeskommunen eksempelvis 63,9 mill. kr på tilrettelagt skoleskyss, mens budsjettet var på 41,6 mill. kr. Fylkesrådmannen har gjennom en analyse av området kommet fram til at omfanget av transport og kostnader har vært relativt stabile, mens den den årlige variasjonen og den tilsynelatende veksten i utgifter skyldes etterslep i fakturering og bokføring. Det framgår av fylkeskommunens årsmelding for 2015 at fylkeskommunen nå har oversikt over nødvendige tiltak for å få bedre samsvar mellom fakturering og bokføring. Elevene skal søke om tilrettelagt skoleskyss til kommunen dersom de går i grunnskolen, eller til fylkeskommunen dersom de er under videregående opplæring. Når elevene har fått vedtak om tilrettelagt skoleskyss er det en transportør som på vegne av AtB utfører oppdraget. Mange aktører er involvert og det vil nødvendigvis være behov for å utveksle sensitive personopplysninger, noe som i seg selv er en risiko for spredning av opplysninger til uvedkommende. side 1 av 7

24 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: For elever i grunnskolen er det kommunene som fatter vedtak om tilrettelagt skoleskyss. Det må utvises skjønn i saksbehandlingen, noe som medfører risiko for at søkere behandles ulikt fra én kommune til en annen. ( ) Vedtakene bygger i mange tilfeller på skjønnsutøvelse, revisjonen bør derfor undersøke om vedtakene er i tråd med regelverket og hvordan fylkeskommunen legger til rette for at skjønnsutøvelsen skal bli mest mulig forutsigbar. Ut fra denne redegjørelsen og etterfølgende dialog med sekretariatet, er revisjonens oppfatning at det er tre adskilte områder innenfor skoleskysstematikken som det kan være grunn til å se nærmere på: 1. økonomi 2. personvern 3. saksbehandling (skjønnsutøvelse) 1.1 OM INDIVIDUELT TILRETTELAGT SKOLESKYSS I SØR-TRØNDELAG 1 Med individuelt tilrettelagt skoleskyss (forkortet ITS) menes individuelt tilrettelagt transport av elever i grunnskole og videregående skole, som skjer utenfor den ordinære skoleskyssen med buss, i hovedsak som følge av: 1. varige medisinske årsaker 2. midlertidige medisinske årsaker 3. avstand til skolen, men hvor traséen gjør transporten uhensiktsmessig utført med buss 4. farlig skolevei, men hvor traséen gjør transporten uhensiktsmessig utført med buss 2 Kostnadene for skyss etter punktene 1 3 over skal dekkes av STFK, mens kostnader til skyss på grunn av farlig skolevei skal dekkes av den aktuelle kommunen. Kostnaden for skyss som ytes på grunnlag av kommunale vedtak (i all hovedsak for farlig skolevei), viderefaktureres fra STFK (i praksis av AtB) til den enkelte kommune. I tillegg har kommunene i skoleåret 2014/2015 betalt en egenandel for den fylkeskommunale skyssen av grunnskoleelever. 1 Kilde: «Retningslinjer for grunnskoleskyssen i Sør-Trøndelag» og «Skyssreglement for elever i den videregående skole i Sør-Trøndelag», STFK 2013 og «Kostnader ved individuelt tilrettelagt skoleskyss», PwC på oppdrag fra AtB, Ikke aktuelt for elever i den videregående skolen side 2 av 7

25 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: AtB har hovedansvar for å organisere og finansiere skoleskyss mellom hjem og skole. STFK har ansvar for rettighetsavklaring og retningslinjer som beskriver rammer for planlegging og tjenestekvalitet. Vedtak om skoleskyss er enkeltvedtak, og er dermed underlagt reglene om omgjøring og klageadgang. Dette ligger til STFK. For grunnskoleelevene har kommunene et naturlig ansvar for å informere alle elever/foresatte om skyssreglene og muligheten for å søke om skyss. I tillegg er det kommunene som i mottar søknader om skoleskyss for grunnskoleelever og registrerer dem i «Cert» - saksbehandlingssystemet for skoleskyss. Revisjonen har foreløpig ikke fått avklart hvorvidt Cert benyttes for saksbehandlingen av tilrettelagt skoleskyss. Saksgangen for de ordinære søknadene beskrives uansett slik: 3 1. Foresatte søker om skoleskyss 2. Skolene registrerer søknader om skyss i Cert (gjelder ikke tilrettelagt skoleskyss?) 4 3. Fylkeskommunen behandler, dvs. vedtar eller avslår, skoleskyss elektronisk. 4. Godkjente søknader/elektroniske vedtak rutes deretter til AtB, som organiserer skyss. 5. AtB produserer t:kort skole og sender dem til skolene som deler ut reisebevis til elevene. Som det fremgår over har også kommunene ansvar for å fatte noen vedtak. Det gjelder søknader på grunn av farlig skolevei etter opplæringsloven 7-1 første ledd tredje setning. STFK avgjør om en elev har rett til skoleskyss på grunn av varig funksjonshemming eller skade etter oppl Ved behov for skyss pga. midlertidig skade eller sykdom etter oppl. 7-3, iverksettes transport inntil 8 uker på bakgrunn av legeattest, uten enkeltvedtak. Det er STFK som håndterer også disse forespørslene. Elever i videregående opplæring har ikke krav eller mulighet til å få - på skoleskyss på grunn av farlig skolevei. 3 Kilde: «Retningslinjer for grunnskoleskyssen i Sør-Trøndelag» 4 Å registrere søknaden blir med andre ord et kommunalt ansvar for grunnskolen, og fylkeskommunalt ansvar i videregående opplæring. side 3 av 7

26 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: ØKONOMI I arbeidet med planleggingen av forvaltningsrevisjonen har revisjonen gjennomgått tilgjengelig dokumentasjon om økonomistyringen på området, blant annet en analyse av kostnadene til individuelt tilrettelagt skoleskyss. 5 Analysen hadde som mål å belyse årsaker til endring i disse kostnadene over tid. Den viser at den faktiske, årlige kostnaden har vært relativt stabil i perioden , og avkrefter dermed teorien om at kostnaden har økt kraftig. Årsaken til at man trodde at kostnaden var økt, var blant annet et betydelig etterslep på viderefakturering av skyss som skulle betales av kommunene. Om dette skiver PwC: Manglende fakturering forklares delvis med at fakturaunderlaget fra STTx og GØB/TB (operatørene/taxiselskap, revisjonens anmerkning) ikke spesifiserer kostnad pr elev, og dermed at kostnaden ikke direkte kan fordeles de respektive kommunene ut fra hvilke elever som har skyss etter kommunale vedtak. Vi mener likevel det burde vært mulig for AtB å estimere og viderefakturere en andel av totalfakturaen til kommunene (basert på informasjon i CERT om andel elever med kommunal skyss). Mangelfulle grunnlag kan ikke forsvare å ikke gjøre et så vesentlig krav gjeldende. Analysen bekrefter at regnskapsføring og oppfølging i AtB er vesentlig forbedret gjennom analyseperioden, men at det fremdeles er noe å hente. I sin årsmelding for 2015 skriver STFK følgende om analysen og det etterfølgende arbeide: Analysen viser at transportomfang og kostnader er rimelig stabile, og at det har vært til dels store etterslep i faktureringer og bokføring som har bidratt til et inntrykk av kraftig økning de siste 4 årene. Prosjektet har avdekket hva som er riktig nivå og hva som må til av forbedringer for å få riktig kostnad på riktig år. En annen faktor var at det for skoleåret 2013/2014 var inngått en svært gunstig avtale med en operatør (taxiselskap), som medførte et kunstig lavt kostnadsnivå i denne perioden, og dermed en økning til etterfølgende periode. 5 «Kostnader ved individuelt tilrettelagt skoleskyss», PwC på oppdrag fra AtB, side 4 av 7

27 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: PERSONVERN Det finnes flere eksempler på at personvernhensyn ikke har blitt godt nok ivaretatt i forbindelse med håndtering av transportoppdrag for det offentlige. Blant annet ble det i 2013 avdekket at sensitive personopplysninger om barn under offentlig omsorg i Oslo lå åpent fremme i taxier. 6 Revisjonen har ingen indikasjoner på at lignende kan forekomme innen den individuelt tilrettelagte skoleskyssen i Sør-Trøndelag, men slike saker viser at dette kan være et område med risiko for svikt. 1.4 SAKSBEHANDLING I sin saksutredning til kontrollutvalgets bestilling skriver KonSek at det er kommunene som fatter vedtak om tilrettelagt skoleskyss. Ut fra revisjonens foreløpige undersøkelser har vi inntrykk av at det kun er en del av vedtakene om tilrettelagt skoleskyss som fattes av kommunene: de som skyldes farlig skolevei. Vi oppfatter det likevel slik at utvalget er interessert i hva STFK gjør for sikre at det blir en viss forutsigbarhet i saksbehandlingen av disse vedtakene, all den tid de fattes på skjønnsmessig grunnlag og av mange ulike kommuner. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING 2.1 AVGRENSNING Bestillingen og redegjørelsen foran leder fram til en naturlig, tredelt innretning. Vi presiserer at vurderingen av saksbehandling, må innrettes som en kontroll opp mot saksbehandlingsregler. Revisjonen vil ikke overprøve utøvelsen av faglig skjønn i forbindelse med saksbehandling av søknader verken på grunnlag av medisinske årsaker eller på grunnlag av vilkåret om «særlig farlig skolevei». 2.2 PROBLEMSTILLING Ut fra bestillingen og redegjørelsene over, har revisjonen formulert følgende problemstillinger: 1. Hvilke tiltak har STFK og AtB iverksatt for å få mer økonomisk forutsigbarhet på området for tilrettelagt skoleskyss? 2. Har STFK og AtB tilfredsstillende rutiner for håndtering av personopplysninger i forbindelse med planlegging og gjennomføring av tilrettelagt skoleskyss? 3. Sørger STFK for at saksbehandlingen av søknader om tilrettelagt skoleskyss er tilfredsstillende? 6 «Barn på hemmelig adresse blottlagt av dataglipp», Dagbladet, side 5 av 7

28 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: a. Hvordan legger fylkeskommunen til rette for at skjønnsutøvelsen skal bli mest mulig forutsigbar for de vedtakene som fattes i kommunene? b. Er vedtak om tilrettelagt skoleskyss som fattes av STFK i tråd med regelverket? REVISJONSKRITERIER Rett til skoleskyss følger av opplæringsloven, og reglene er presisert gjennom et rundskriv fra Utdanningsdirektoratet. 7 Opplæringslovens krav til forsvarlig system for opplæringsvirksomheten gjelder også skoleskyssen. Det betyr at STFK skal ha aktiv, planmessig og kontinuerlig styring for å sikre at kravene til skoleskyss etter opplæringsloven blir oppfylt. Fordi vedtak om skoleskyss er enkeltvedtak, stiller forvaltningsloven klare krav til saksbehandlingen. Praksis fra fylkesmannen kan gi bidrag til å vurdere hva som skal til for å oppfylle vilkåret om «særlig farlig eller vanskelig» skolevei, som er det grunnlaget kommunene kan vedta tilrettelagt skoleskyss på. Personopplysninger skal behandles i tråd med personopplysningsloven. Loven stiller blant annet krav om et system for intern kontroll. Kravet utdypes i internkontrollforskriften og Datatilsynet veileder om internkontroll og informasjonssikkerhet. Som en del av sitt internkontrollansvar har fylkesrådmannen ansvar for å sikre at fylkeskommunen har tilstrekkelig oversikt over de økonomiske sidene med tilrettelagt skoleskyss. Lover og forskrifter regulerer flere krav på dette område. Nedenfor følger en oversikt over noen kilder til revisjonskriterier som er relevant i dette prosjektet: I forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner er det i 10 satt krav til budsjettstyring, videre er det i 47 føringer på bruk av budsjettet. STFKs økonomireglement COSO-modellen. Revisjonen vil utlede konkrete kriterier fra de kildene nevnt over, og i tillegg fra politiske vedtak i STFK, som «Retningslinjer for grunnskoleskyssen i Sør-Trøndelag» og «Skyssreglement for elever i den videregående skole i Sør-Trøndelag» fra «Retten til skyss» Udir side 6 av 7

29 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2016 Kommune: STFK METODE Oppdragsansvarlig: Espen Langseth Prosjektnr.: 2476 Styringsgruppe, dato: For å svare på problemstilling 1 må vi hente ut dokumentasjon på økonomisk utvikling på området, og dokumentasjon på iverksatte tiltak. Det vil antagelig bli behov for å gjennomføre intervjuer med nøkkelpersoner i både STFK og AtB for å få ytterligere beskrivelser av tiltakene. Problemstilling 2 om håndtering av personopplysninger vil i hovedsak besvares ved gjennomgang av relevante rutiner. Også på dette området må dokumentasjonen antagelig understøttes og utdypes gjennom intervju med nøkkelpersoner i både STFK og AtB, og eventuelt også hos kommuner og operatørselskap. Problemstilling 3 er todelt. Den første delen (hvordan STFK legger til rette for forutsigbar skjønnsutøvelse) vil belyses gjennom gjennomgang av eventuelle rutiner, og intervju med nøkkelpersoner i STFK om hvordan de ivaretar dette ansvaret. Vi vil også innhente informasjon fra et utvalg kommuner, for eksempel ved intervju med skoleskyssansvarlige i kommunene. Vi vil også søke å belyse omfanget av tilrettelagt skoleskyss på ulikt grunnlag, i ulike kommuner, i den grad det finnes tilgjengelig data om det. Den andre delen (om vedtak er i tråd med regelverket) vil belyses ved kontroll av et utvalg vedtak fattet av administrasjonen i STFK (stikkprøvekontroll), holdt opp mot aktuelle saksbehandlingskrav. PROSJEKTORGANISERING OG LEVERING Espen Langseth er oppdragsansvarlig, Frode Singstad er prosjektmedarbeider. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innen en ramme på 450 timer. Revisjonen er kjent med at flere forvaltningsrevisjoner på samferdselsområdet er under bestilling. Vi foreslår derfor en lang leveringsfrist, slik at vi har handlingsrom til eventuelt å samkjøre datainnhentingsprosessene, hvis det viser seg å være aktuelt når de nye bestillingene har kommet. Frist for levering til KonSek: side 7 av 7

30 Bestilling av forvaltningsrevisjon - tilpasset opplæring og kollektivtrafikk i distriktene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE Arkivsaknr 15/149-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon med fokus på tilrettelagt opplæring. 2. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon med fokus på kollektivtrafikk i distriktene 3. Revisjonen bes komme med forslag til innretning på prosjektene, leveringsfrist og ressursramme til kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning Fylkestinget vedtok i sak 18/16 plan for forvaltningsrevisjon med prioriterte prosjekter for forvaltningsrevisjon i perioden. Kontrollutvalget behandlet i sak 22/16 aktuelle prosjekter for bestilling i 2016, og gjorde følgende vedtak: "Tilrettelagt skoleskyss, Miljøpakken, Tilpasset opplæring og Kollektivtrafikk i distrikene prioriteres for bestilling i 2016." De to først nevnte er allerede bestilt. De to prosjektene som gjenstår for bestilling er dermed tilpasset opplæring og kollektivtrafikk i distriktene. Sekretariatet fremmer derfor i tråd med dette vedtaket forslag til bestilling. Sekretariatet fremmer i tillegg forslag om bestilling av forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter. Slik det redegjøres nærmere for i saksfremlegget i bestillingssak om SGK kan disse vedtas uavhengig av hverandre så lenge det gis fullmakt til revisjonen å fremme forslag om leveringsfrist for prosjektene. Tilpasset opplæring Prinsippet om tilpasset opplæring står sentralt i opplæringsloven og er et begrep som omfatter både tiltak innenfor den ordinære undervisningen og spesialundervisning. Tilpasset opplæring er et generelt prinsipp om at skolen skal sikre at opplæringa er tilpasset evnene og forutsetningene til den enkelte elev. Spesialundervisning er en individuell rettighet eleven har i de tilfellene han eller hun trenger ekstra tilrettelegging ut over det ordinære tilbudet. Det er særskilte regler knyttet til sakkynding vurdering av behov for spesialundervisning og utarbeidelse og oppfølging av individuelle opplæringsplaner. I prosessen med overordnet analyse ble det overfor sekretariatet ytret bekymringer angående skolenes mulighet til å ivareta tilpasset opplæring. Forskjeller i gruppestørrelse ble trukket frem som et punkt som gir sårbarhet. Det kan by på utfordringer for en lærer i en stor gruppe å kunne vurdere behovet for tilrettelegging for den enkelte elev. I tillegg ble det rapportert om en oppfatning blant de ansatte om at det var vanskeligere å få innvilget spesialundervisning enn tidligere. Det ble

31 også trukket frem utfordringer i overgangen mellom ungdomsskole og videregående som kan føre til at elever med behov for spesialundervisning ikke får vedtak om dette før langt ut i skoleløpet, delvis på grunn av de krav som stilles i fylkeskommunens retningslinjer. Videre har det blitt uttrykt bekymring for at spesialundervisning i for stor grad gjennomføres av personer uten tilstrekkelig kompetanse. Dersom dette forekommer og ikke er tilstrekkelig faglig begrunnet, men for eksempel skjer av økonomiske årsaker, vil det være i strid med opplæringsloven. Plan for forvaltningsrevisjon gir følgende beskrivelse av forslaget: "Opplæringsloven gir alle lever rett til tilpasset opplæring ut fra egne evner og forutsetninger. Enkelte elever trenger større grad av tilpasning i form av spesialpedagogisk hjelp, særlige tilpasninger i opplæringen eller spesialundervisning. Det er stor variasjon i antall elever i undervisningsgruppene på de videregående skolene. Enkelte skoler har høy gruppestørrelse, som gir flere elever pr. lærer, og kan være en utfordring for å gjennomføre individuell tilpasning. Det er også viktig at fylkeskommunen har systemer for å ivareta elevenes behov ved overgang fra ungdomsskole til videregående, blant annet ved å sørge for å få kjennskap til og iverksette tiltak tidlig nok. Det er blant annet også viktig at tiltak og vurderinger gjennomføres av tilstrekkelig kvalifisert personale i tråd med opplæringsloven. En forvaltningsrevisjon kan vurdere om fylkeskommunene ivaretar opplæringslovens krav på en forsvarlig måte." Kollektivtrafikk i distriktene Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om kollektivtrafikk i distriktene ble tatt inn i planforslaget under kontrollutvalgets behandling. Plan for forvaltningsrevisjon gir følgende beskrivelse av forslaget, utformet av sekretariatet på bakgrunn av diskusjonen i kontrollutvalget: Sør-Trøndelag har i stor grad et todelt kollektivtilbud mellom Trondheimsområdet og resten av fylket. Mens kollektivsatsingen i og rundt Trondheim har generelt har vært ansett som en stor suksess har det vært betydelig mer støy rundt kollektivtrafikken i distriktene. Det har blant annet vært flere indikasjoner på at anbudsprosessene har vært lite vellykket. Det er også stilt spørsmål ved hvorvidt politiske vedtak om å utnytte muligheter til bestillingstransport er fulgt opp i tilstrekkelig grad. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel innrettes mot å vurdere oppfølging av politiske vedtak, vurdere den faktiske tilstanden og tilfredsheten med tilbudet og hvilke tiltak som eventuelt er satt i gang for å bedre situasjonen. Etter som det nå er vedtatt å slå sammen Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner kan det også kanskje være aktuelt å trekke inn ulikheter mellom hvordan distriktstilbudet i Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag er organisert, og hvilke erfaringer som er gjort. Tilgjengelige ressurser I sak 22/16 ble det antydet at det var rom for å sette i gang to prosjekter, i tillegg til et prosjekt innen selskapskontroll. I etterkant har det imidlertid blitt klart at det ikke er realistisk å få behandlet plan for selskapskontroll i fylkestinget i juni, og at det dermed vil bli frigjort ressurser som var tenkt til oppstart av eventuelt

32 selskapskontrollprosjekt. Den samlede budsjetterte rammen i 2016 var på timer. Av dette er disponert enten til prosjekter bestilt i 2015 og de to prosjektene som allerede er bestilt i Det bør derfor være mulig å sette i gang tre prosjekter nå, derav ett eller flere ikke vil bli ferdige før i løpet av første halvår 2017 og dermed ta av timene for neste år. Sekretariatet legger fram forslag til et tredje prosjekt i egen sak. Hvilke leveringsfrister som er realistiske for det enkelte prosjekt vil avhenge av tilgjengelig personale med riktig kompetanse hos Revisjon Midt-Norge, som igjen til en viss grad avhenger av fokus for bestillingene. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget overlater til revisjonen å komme med forslag om leveringstidspunkt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget bestiller prosjekter rettet mot kollektivtrafikk i distriktene og tilpasset opplæring i videregående skole. Sekretariatet foreslår at revisjonen bes utarbeide forslag til innretning til neste møte. Det er viktig at kontrollutvalget i møtet kommer med eventuelle signaler om perspektiver de mener det er spesielt viktig at tas inn i prosjektene.

33 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Skjetlein grønt kompetansesenter Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/88-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter. 2. Utvalget ber revisjonen utarbeide et forslag til innretning på prosjektet, inkludert ressursramme og leveringsfrist til neste møte. Vedlegg Habilitetsvurdering - Arne Braut - Skjetlein grønt kompetansesenter Saksutredning Fylkestinget vedtok i sak 18/16 plan for forvaltningsrevisjon , der Skjetlein grønt kompetansesenter fremgikk som ett av de prioriterte prosjektene i perioden. Dette ble også trukket frem som spesielt høyt prioritert i debatten in fylkestinget. Følgende står om prosjektet i plan for forvaltningsrevisjon : Skjetlein grønt kompetansesenter ble etablert i 2012, og drives i fylkeskommunal regi. Senteret skal være et regionalt knutepunkt og et fremtidsrettet kompetansesenter som tilbyr dagsaktuell kunnskap og rådgivning for landbruket og andre grønne næringer. Senteret hadde et akkumulert driftsunderskudd på om lag 3 mill. kr. ved utgangen av 2014, og har i liten grad vært gjenstand for politisk behandling etter opprettelsen. En forvaltningsrevisjon av kompetansesenteret bør belyse om målene for kompetansesenteret er oppnådd. Etter at plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt foreligger det en utredning fra fylkesrådmannen, som ble lagt frem for fylkestinget i sak 38/16. Fylkesrådmannen oppgir formålet med utredningen å foreta en foreløpig gjennomgang og vurdering av måloppnåelse, ressursbruk og organisering av SGK. For faktiske opplysninger om SGK viser vil til vedlagte saksfremlegg til fylkestinget. Fylkesrådmannen skriver i fylkestingssaken at senteret ikke har " blitt det 'verktøyet' for utvikling av de 'grønne' næringene som forutsatt." Han påpeker imidlertid at senteret kan vise til gode resultater i arbeidet med småskala bioenergi i landbruket. Fylkesrådmannen viser til at senteret når det gjelder drift og økonomi så langt ikke har klart å levere i tråd med forventningene. Den mest åpenbare svikten er ifølge fylkesrådmannen kursinntektene. Fylkesrådmannen har beskrevet tiltak og oppfølging gjennomført av fylkesrådmannens fra side 7 til 9 i vedlagte saksfremlegg.

34 Fylkestinget vedtok i sak 38/16 å avvikle kompetansesenteret i sin nåværende form, men vedtok også å gå i dialog med næringen med sikte på reetablering av virksomheten. Fylkeskommunen har også vært med på å opprette Blått kompetansesenter på Frøya og er involvert i utredning av et mulig fremtidig kompetansesenter for prosessindustrien. En gjennomgang av organiseringen og arbeidet med SGK kan derfor tenkes å ha en viktig læringseffekt. Tilgjengelige ressurser Kontrollutvalget vedtok i sak 22/16 å prioritere kollektivtrafikk i distriktene og tilrettelagt opplæring foran Skjetlein grønt kompetansesenter. I etterkant har det imidlertid blitt klart at det ikke er realistisk å få behandlet plan for selskapskontroll i fylkestinget i juni, og at det dermed vil bli frigjort ressurser som var tenkt til oppstart av eventuelt selskapskontrollprosjekt. Det bør derfor være mulig å sette i gang tre prosjekter nå, derav minst ett ikke vil bli før i løpet av første halvår Hvilke leveringsfrister som er realistiske for det enkelte prosjekt vil avhenge av tilgjengelig personale med riktig kompetanse hos Revisjon Midt-Norge, som igjen til en viss grad avhenger av fokus for bestillingene. Sekretariatet foreslår derfor at kontrollutvalget overlater til revisjonen å komme med forslag om leveringstidspunkt. Mulig innretning av prosjektet Fylkesrådmannen har i sitt saksfremlegg til fylkestinget redegjort for manglende måloppnåelse i prosjektet. Det synes derfor lite hensiktsmessig å dedikere ressurser til dette. Prosjektet har, etter valg foretatt av fylkestinget selv på tvers av fylkesrådmannens innstilling, vært lagt som en enhet direkte tilknyttet fylkesrådmannen. Dette burde betinge en tett oppfølging fra fylkesrådmannens side, og legge grunnlaget også for tett politisk oppfølging. Saker angående senteret later imidlertid ikke til å ha vært på den politiske agendaen siden opprettelsen. Fylkesrådmannen har redegjort for en del tiltak og møtevirksomhet fra høsten 2013 av, men det kan være rom for en noe bredere gjennomgang av organiseringen, ledelsen og oppfølgingen av senteret, og hvorvidt det er erfaringer som fylkeskommunen kan trekke med seg på bakgrunn av dette. Fylkesrådmannens redegjørelse gir inntrykk av en svært svak økonomistyring og betydelige svakheter i administrasjon og organisering av prosjektet fra starten av. Det kan være på sin plass å få en vurdering av hvorvidt fylkesrådmannen kan sies å ha hatt betryggende styring og kontroll med virksomheten. Som også fylkesrådmannen refererer til ble det opprettet to rådgivende organer i tilknytning til senteret der fylkeskommunen og eksterne parter var involvert. Det bør også være aktuelt å vurdere om disse har fungert etter hensikten, hvorfor de eventuelt ikke har gjort det og hvilken konsekvens det eventuelt har hatt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt om Skjetlein grønt kompetansesenter i tråd med det som er skissert i saksfremlegget. Sekretariatet anbefaler at revisjonen bes komme tilbake med en prosjektskisse med

35 forslag til ressursramme og leveringsfrist sett i sammenheng med øvrige bestillinger.

36 Notat Fra: Sverre B. Midthjell Dato: Arkivsaknr: 16/88-2 Habilitetsvurdering - Arne Braut - Skjetlein grønt kompetansesenter Kontrollutvalget skal vurdere igangsetting av forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter. Arne Braut er medlem av kontrollutvalget. Han har også som fylkesvaraordfører vært oppnevnt til et rådgivende utvalg for Skjetlein grønt kompetansesenter. Braut oppgir til sekretariatet at da administrasjonen av senteret ble lagt til Fylkesrådmannen ble dette organet omdannet til et rent konsultativt organ for Fylkesrådmannen som skulle innkalles ved behov. Det ble ifølge Braut ikke avholdt møter i utvalget. Dette utvalget er også omtalt i fylkesrådmannens redegjørelse til fylkestinget i sak 38/16. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Ugildhet, eller inhabilitet, reguleres av forvaltningsloven 6. Etter første ledd bokstav a er en tjenestemann ugild når vedkommende selv er part i saken. Begrepet tjenestemann omfatter i denne sammenhengen også folkevalgte. I denne sammenhengen må tjenestemannen anses som part i saken dersom hans utøvelse av vervet potensielt kan bli gjenstand for kontroll. Braut påpeker selv at organet han var oppnevnt til ikke har hatt møter. Sekretariatet vurderer ikke at dette har avgjørende betydning, da det at organet ikke har fungert også kan være relevant for et forvaltningsrevisjonsprosjekt, der også manglende deltakelse eller involvering kan være et moment. At Fylkesrådmannen trekker inn utvalget i sin redegjørelse overfor Fylkestinget bør også tale for at det må anses som en del av det som skal kontrolleres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Basert på dette er det kontrollutvalgssekretariatets vurdering at Braut må anses som å være part i saker angående forvaltningsrevisjon av Skjetlein grønt kompetansesenter, og dermed inhabil i medhold av forvaltningsloven 6 første ledd bokstav a. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget å erklære Arne Braut inhabil i slike saker. Sverre B. Midthjell rådgiver

37 Eventuelt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /16 Saksbehandler Torbjørn Berglann Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/78-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling.