Klart språk i kommunesektoren. Anna Holm Vågsland, KS Kristin Høie Walstad, KS og Stavanger kommune

Transkript

1 Klart språk i kommunesektoren Anna Holm Vågsland, KS Kristin Høie Walstad, KS og Stavanger kommune

2

3 Én av tre nordmenn ikke forstår innholdet i offentlig informasjon

4 Kostnader

5 Hva er klarspråk? Vi kommuniserer i klarspråk når ordlyd, struktur og visuell utforming er så tydelig at målgruppen finner informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den

6 «Formålet vil være å vurdere behov for å gjennomføre organisatoriske tiltak som bør vurderes for å fremme og støtte opp under gjennomføring av de målene som fastsettes i planen.» STAVANGER KOMMUNE

7 Brukerstyrt innovasjonsarena Inntektstapsmetoden Økosystembasert forvaltning Mål- og resultatstyringssystemer Preforprosjektsfase

8 «Eit språk som er tomt for meining er håplaust å argumentera mot. Men når det har fått hegemoni i ein organisasjon eller kultur, er det dette språket som gjeld.»

9 STAVANGER KOMMUNE

10 STAVANGER KOMMUNE

11 Kurstilbud for alle STAVANGER KOMMUNE

12 STAVANGER KOMMUNE

13 Spesialtilpassede skrivekurs, oppfølging og egne verktøy: Webgruppene Saksbehandlere De som skriver styringsdokumenter, budsjettdokumenter osv. Alle avdelingene etter gjennomført tekstarbeid STAVANGER KOMMUNE

14 Veileder for annonseskribenter STAVANGER KOMMUNE

15 STAVANGER KOMMUNE - og for saksbehandlere Å"SKRIVE"GODE"SAKSFRAMLEGG" "EN"VEILEDNING" " Innledning! Rådmannen!har!ansvar!for!at!en!sak!er!forsvarlig!utredet,!jf.!kommunelovens!!23.2.!Med!dette! mener!vi!at!saker!til!politisk!behandling!skal!være!utformet!på!en!slik!måte!at!de!danner!et!godt! beslutningsgrunnlag.!!!! Gode!og!forståelige!saker!er!viktige!for!at!våre!folkevalgte!skal!kunne!ta!kvalifiserte!beslutninger.!De! fleste!saker!er!offentlige.!dette!innebærer!at!media!og!innbyggere!har!innsynsrett.!med!denne! veilederen!ønsker!vi!å!bidra!til!en!forbedring!av!saksframleggene!slik!at!sakene!blir!lettere!å!forstå!for! målgruppene.!! Rådmannen!innstiller!i,!og!dermed!underskriver,!saker!som!sluttbehandles!i!administrasjonsutvalget,! kommunalutvalget,!formannskapet!og!bystyret.!aktuell!direktør!innstiller!i!saker!til!andre!utvalg.!!! Leders"ansvar" Leder!har!ansvar!for!å!vurdere!om!en!sak!skal!framlegges!til!politisk!behandling,!når!saken!skal! fremmes!og!til!hvilket!utvalg.!leder!har!også!ansvar!for!innhold!og!anbefaling!i!saken.!leder!skal! derfor!gi!konstruktive!tilbakemeldinger!til!saksbehandler!med!tanke!på!forbedringer.!!! Saksbehandlers"ansvar" Saksbehandler!har!ansvar!for!at!sakene!utformes!i!tråd!med!denne!veilederen.!Saken!skal!være! utformet!slik!at!den!kan!gå!uforandret!gjennom!hele!den!politiske!beslutningsprosessen!(fullført! saksbehandling).!dette!innebærer!at!saksbehandler!må!tenke!helhet,!samarbeide!på!tvers!og!ha!en! åpen!kommunikasjon!underveis.!!! Kvalitetssikring"hos"kollega" Det!kan!være!lurt!å!be!en!kollega!om!å!lese!gjennom!dokumentet.!Dette!kan!gi!gode!innspill!for!å!få! et!best!mulig!saksframlegg.!!tilbakemeldingene!kan!være!faglige!innspill,!men!først!og!fremst!er!det! viktig!å!gi!tilbakemelding!på!om!dokumentet!har!en!god!struktur,!om!sentrale!moment!kommer!klart! nok!fram!og!om!språket!er!tilpasset!leseren.!!! Språket" Retningslinjer!for!skriftlig!produksjon!finner!du!i!kommunens!språkprofil.!!! Saksframleggene!skal!være!forståelige!og!nyttige!for!dem!vi!skriver!til.!Vi!må!ha!klart!for!oss!hvorfor! vi!skriver!saken,!hvem!vi!skriver!til!og!ikke!minst!hva!de!som!leser!saken!trenger!å!vite!for!å!kunne!ta! en!kvalifisert!beslutning.!!! Tilpass!ordvalget!etter!leseren!og!bruk!konkrete!og!kjente!ord!der!du!kan.!Forklar!vanskelige!fagord! og!regelverk!på!en!måte!som!de!fleste!forstår.!!!! Det!er!viktig!at!overskriften!vi!bruker!er!tydelig,!selvforklarende!og!søkbar!i!arkivsystemet!vårt.!!! or!å!ta!en!god!beslutning.!som! l!

16 Klarspråk et lederansvar STAVANGER KOMMUNE

17 Tekstgruppen til Kemneren «For å få godskrevet forskuddstrekket må mottakeren ha vært i aktsom god tro i forhold til om forskuddstrekket er foretatt i egen godtgjørelse.» STAVANGER KOMMUNE

18 Oppdateringer på Intranettet STAVANGER KOMMUNE

19 Før: STAVANGER KOMMUNE

20 Etter: STAVANGER KOMMUNE

21 Det er ingen problem å skjønne hva jeg skal gjøre når jeg leser dette brevet Det er mye lettere å absorbere all informasjonen i et slikt brev når teksten er så oversiktlig og fri for tunge fagord Som innbygger er det flott å oppleve at kommunen kommuniserer på likefot med oss. Det gir en helt annen, og mye mer positiv opplevelse av kommunen STAVANGER KOMMUNE

22 Tilbakemeldinger fra fremmedspråklige: «Før var brevet så negativt du lurte med en gang på hva du hadde gjort galt». «I det gamle brevet var kommunen «noe der oppe». Nå kommer kommunen nærmere oss. Det er bra». «Overskriften er vennlig og høflig den gamle er skremmende». «Kontaktdetaljer er svært viktig for utenlandske innbyggere» «Dette vil redusere behovet for tolketjenester!» STAVANGER KOMMUNE

23 Jeg opplevde selve tekstbearbeidingsprosessen som nyttig og lærerik Jeg er mer bevisst på egen skrivepraksis etter å ha deltatt i prosjektet Tekstene ble klarere og tydeligere etter bearbeidingen 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt enig/enig Delvis enig Uenig STAVANGER KOMMUNE

24

25 40 prosent færre henvendelser

26

27 Tekstbase: klarspråk.no/kommunesektoren

28 Regionale kurs Molde, 12. og 13. januar Kristiansand, 19. og 20. januar Tromsø, 25. og 26. april Kongsberg, 9. og 10. mai Nord-Trøndelag, 8. og 9. juni

29 Klarspråksprisen

30 Støtteordning søknadsfrist 1. mai 2017 Les mer:

31 Takk for oss! Anna Holm Vågsland, Mobil: Kristin Høie Walstad, Mobil: