MØTEINNKALLING. SAKSLISTE NR 14 Del 2. Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel

Transkript

1 RINGERIKE KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: kl MØTEINNKALLING SAKSLISTE NR 14 Del 2 Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 129/09 09/368 ØKONOMIRAPPORTERING PR SEPTEMBER 2009 (eget vedlegg) 130/09 09/367 AVVIKLING AV LIKVIDITETSRESERVE OG OPPRETTING AV FEIL I TIDLIGERE REGNSKAP - BUDSJETTREGULERING 131/09 09/370 KOMMUNENS LIKVIDITETSSITUASJON - SØKNAD OM TREKKRETTIGHET FOR /09 09/565 MILJØRIKTIG ENERGI I KOMMUNALE BYGG - OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS BUDSJETTVEDTAK Ringerike kommune, KJELL HANSEN ORDFØRER

2 ØKONOMIRAPPORTERING PR SEPTEMBER 2009 Arkivsaksnr.: 09/368 Arkiv: 151 &14 Saksnr.: Utvalg Møtedato 129/09 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: Formannskapet anbefaler kommunestyret å ta Økonomirapport pr september 2009 til orientering. Utredning: I henhold til økonomireglementet skal det fremlegges økonomirapporter til kommunestyret hver måned (med unntak av ferier). På bakgrunn av virksomhetenes rapporteringen pr 30. september 2009 og gjennomgang av kommunens sentrale inntekter og utgifter opprettholdes hovedtrekkene fra kvartalsrapporten. Det er en svak forbedring også fra september til augustrapporteringen. Totalt rapporteres om en sannsynlighet for merforbruk totalt i tjenesteproduksjonen (rammeområdene) på anslagsvis 47 mill kr. Avviket er noe lavere enn rapportert pr 2. kvartal. Tabellen nedenfor viser avvik prognose rapport pr juli og pr august for de ulike områdene: Rammeområdene avvik prognose Mill kr Avvik prognose rapportert pr august 2009 Avvik prognose rapport pr august Folkevalgte mv. -0,3-0,4 1.1 Rådmann og stab, strategiske tiltak -1,6-1,4 1.2 Fellestjenesten, fellesutgifter og - 3,1-2,8 støtteenheter 1.3 Oppvekst og kultur 1,6 0,8 1.4 Helse og omsorg -63,8-60,9 1.5 Tekniske områder -7,2-6,2 1.7 Avsetninger, overføringer 27,6 26,8 Sum avvik rammeområdene -46,8-44,1 Prognose avvik på 44,1 mill kr innebærer et avvik på 5% i forhold til tildelt budsjettramme samlet for rammeområdene. Sentrale inntekter og utgifter avvik prognose Mill kr Avvik prognose rapportert pr augus 2009 Avvik prognose rapport pr september 2009 Sum frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd m.v. 5,0 4,2 Netto finansinntekter/-utgifter 0,1 0,1 Netto avsetninger 22,7 22,7 Side 2 av 17

3 Sak 129/09 Overført investeringsregnskapet -0,3-0,2 Sum avvik sentrale inntekter og 27,6 26,8 utgifter Sum avvik rammeområdene -46,8-44,1 Regnskapsmessig resultat (prognose) -19,2-17,3 I forhold til et sannsynlig merforbruk innen rammeområdene i størrelsesorden 44 mill kr vil forventede økte skatteinntekter/rammetilskudd til fradrag med ca 4 mill kr. Ved et underskudd i driften vil avsatte midler til tilbakeføring av tidligere års underskudd på 22,7 mill kr ikke være realiserbart og bidra til å forbedre resultatet. Prognose samlet driftsunderskudd for 2009 rapportert pr august ligger da an til å være i størrelsesorden mill kr. Dette er en betydelig forbedring i forhold til 2008-resultatet på 88,8 mill kr i underskudd, men betyr ytterligere press på kostnadsreduksjoner i årene fremover. Det vises til vedlagte rapporter for nærmere gjennomgang av rapporteringen for de ulike rammeområdene. Rådmannens vurdering: Rådmannen ser alvorlig på den økonomiske situasjonen og viser til vedlagte økonomirapport i forhold til de tiltak som gjennomføres med sikte på å redusere driftsunderskuddet i Rådmannen vil understreke at en prognose er en prognose, men at tallene er kvalitetssikret slik at det er en grunn til å tro at de er en god indikasjon på det endelige resultatet. Det skal også understrekes at arbeidet med ytterligere forbedret resultat ved årets slutt pågår for fullt. I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2010 og økonomiplan vil rådmannen fremlegge et grunnlagsmateriell med sikte på gjenvinne den økonomiske balansen i løpet av økonomiplanperioden. Saksdokumenter: Trykt: 1. Økonomirapport pr september 2009 Ringerike kommune. Ringerike kommune, Wenche Grinderud rådmann Virksomhetsleder: Wenche Grinderud Saksbehandler (utøvende): Elin Aasnæss

4 AVVIKLING AV LIKVIDITETSRESERVE OG OPPRETTING AV FEIL I TIDLIGERE REGNSKAP - BUDSJETTREGULERING Arkivsaksnr.: 09/367 Arkiv: 145 Saksnr.: Utvalg Møtedato 130/09 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Resterende del av likviditetsreserve avsatt i driftsregnskapet, kr inntektsføres i driftsregnskapet og avsettes til disposisjonsfond i Årets renteutgifter økes med kr som følge av oppdaget feil i tidligere års regnskap. 3. Det vedtas bruk av disposisjonsfond på kr for å dekke inn deler av de økte renteutgiftene. Resten av de økte renteutgiftene forutsettes dekket ved reduserte renteutgifter på kommunens øvrige lån. 4. Resterende del av likviditetsreserve avsatt i investeringsregnskapet, kr inntektsføres i investeringsregnskapet og avsettes til ubundet investeringsfond i Det delegeres til rådmannen å foreta nødvendige budsjettreguleringer i henhold til ovenstående. Utredning: 1. Avvikling av likviditetsreserven Kommunal- og regionaldepartementet har fastsatt endringer i regnskapsforskriften for kommuner og fylkeskommuner, som innebærer at likviditetsreserven opphører som egenkapitalkonto i kommunenes balanseregnskap f.o.m , og at det innføres egne konti for endringer i regnskapsprinsipp. Dette gjøres for å bedre den økonomiske informasjonen i balanseregnskapet. Likviditetsreserven består i dag av midler avsatt til likviditetsreserven og av tidligere føringer som gjelder periodiseringsendringer. Eksempler er føringer gjort i forbindelse med endring i periodisering av feriepenger (1992), momskompensasjon (1999/2001) og endring i føring av materiallager (2001). Periodiseringsendringene er ført direkte mot egenkapitalen i balansen og ikke i investerings- og driftsregnskapet. Føringene har derfor ikke gitt resultateffekt i årsregnskapene. Regnskapsforskriftens 7, syvende ledd, fastslår at virkningen av endringer i regnskapsprinsipp i 2007 og tidligere, og som ligger under likviditetsreserven, skal overføres til konti for prinsippendringer senest Overføringen anses ikke som bruk av eller avsetning til fond, men skal opplyses i note til regnskapet. Budsjettforskriftens 5, niende ledd, fastslår at negativ saldo på kontoene for endring i regnskapsprinsipp ikke skal dekkes inn. Side 4 av 17

5 Sak 130/09 Tilsvarende regnes en positiv saldo ikke som en avsetning, og kan derfor ikke anvendes til finansiering av utgifter. Resten av likviditetsreserven skal føres som bruk av likviditetsreserve og avsettes til henholdsvis disposisjonsfond og ubundet investeringsfond senest ved årsavslutningen for Likviditetsreserven i Ringerike kommunes regnskap var kroner ved inngangen til Føringer mot konti for likviditetsreserven for perioden 1992 til 2008 er kontrollert og dokumentert så langt det har vært mulig og gruppert i henhold til endringen i regnskapsforskriften. For Ringerike kommune medfører avviklingen at det avsettes kr til disposisjonsfond og kr til ubundet investeringsfond. Negativ saldo (netto) på kr overføres til konto for prinsippendringer. 2. Oppretting av feil i tidligere års regnskap Ringerike kommune har konsernkonto hos sin hovedbankforbindelse. Konsernkonto vil si at flere underkonti summeres mot en hovedkonto som utgjør den juridiske kontoen mellom banken og kunden. Hensikten med et konsernkontosystem er å utnytte og styre likviditeten så optimalt som mulig. I et konsernkontosystem er det vanlig med interne renter, slik at konti med positiv saldo får kreditrente og konti med negativ saldo får debetrente. I forbindelse med en gjennomgang og opprydning i kommunens konsernkontosystem i slutten av august i år ble det oppdaget at kommunen gjennom flere år har bokført for mye renteinntekter. Dette skyldes hovedsakelig at renteinntektene er bokført på bakgrunn av internrentene som er belastet den enkelte underkonto. De bokførte internrentene har vært for høye sett i forhold til renten kommunen har mottatt fra banken, fordi en underkonto som har hatt mye negativ saldo ikke har blitt belastet internrente. Rådmannen har forstått at det er vanlig praksis å bokføre bankrenter på grunnlag av utskrifter for den enkelte bankkonto. Dersom internrentesystemet som var satt opp hadde beregnet og fordelt korrekt renter på de ulike bankkontiene, ville kommunen, med de rutinene som var etablert, ha bokført korrekte renteinntekter- og utgifter fortløpende. Kommunen har imidlertid ikke i tilstrekkelig grad hatt rutiner og systemer for å kvalitetssikre internrentesystemet eller kontrollere føringene på den enkelte konto opp mot de samlede rentene som kommunen har mottatt fra banken. Feilføringen har skjedd over flere år, trolig fra Akkumulert per ser det ut til å være bokført netto 6,4 mill. kroner for mye i renteinntekter. Dette er både beklagelig og uheldig. Feilen er av regnskapsmessig karakter og medfører ikke noen pengeoverføring fra kommunen til banken. Det er iverksatt tiltak for å rette opp feilen i internrenteberegningen i konsernkontoen samt å gjøre systemet mer oversiktlig. Rutinene for avstemming av bank og bokføring av renter er gjennomgått. Det er avholdt møter med banken og kommunens revisjon om saken.

6 Sak 130/09 Rådmannens vurdering: Rådmannens vurdering er at 6,4 mill. kroner må utgiftsføres i driftsregnskapet for 2009 som følge av feilen som er oppdaget. Det foreslås at deler av dette beløpet dekkes inn ved å bruke fra disposisjonsfondet, tilsvarende beløpet som avsettes fondet som følge av avvikling av likviditetsreserven, om lag 5 mill. kroner. De resterende 1,4 mill. kronene forutsettes dekket ved reduserte renteutgifter på kommunens øvrige lån. Ringerike kommune, Wenche Grinderud rådmann Virksomhetsleder: Wenche Grinderud Saksbehandler (utøvende): Maria Rosenberg

7 KOMMUNENS LIKVIDITETSSITUASJON - SØKNAD OM TREKKRETTIGHET FOR 2010 Arkivsaksnr.: 09/370 Arkiv: 250 Saksnr.: Utvalg Møtedato 131/09 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar redegjørelsen om kommunens likviditetssituasjon til orientering. 2. Kommunestyret godkjenner bruk av trekkrettighet i henhold til kommunens hovedbankavtale med inntil 150 mill. kroner ved eventuelt behov i perioden til Det søkes Fylkesmannen om godkjenning av bruk av slik trekkrettighet. Utredning: Bakgrunn Etter kommunelovens 52 nr 3 skal kommunen ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser til forfall. Med likvider menes kontanter, bankinnskudd og verdipapirer med en gjenstående løpetid på 3 måneder. Som det fremgår av Finansrapport for 2.tertial (behandlet av Formannskapet og Kommunestyret i oktober) har kommunens likviditet blitt dårligere de siste årene. Kommunen har etter flere år med svake resultater og et akkumulert driftsunderskudd pr på 101,1 mill kr stadig svakere betalingsevne. I tillegg til akkumulerte underskudd har kommunen et betydelig bokført premieavvik som har svekket likviditeten. Så lenge utgiftene er høyere enn inntektene, vil dette føre til ytterligere press på likviditeten. Med dette utgangspunktet søker rådmannen i denne saken å synliggjøre ulike scenarier for kommunens likviditet i 2010 og behov for likviditetstilførsel slik at kommunelovens bestemmelser oppfylles. Likviditetssituasjonen i 2009 Ringerike kommune har en hovedbankavtale med trekkrettighet på inntil 150 millioner kroner i driftskreditter. Da Ringerike kommune er i ROBEK-registeret, må eventuell bruk av driftskreditter godkjennes av fylkesmannen. Kommunestyret fattet i sak 60/09 vedtak om godkjenning av bruk av trekkrettighet i henhold til kommunens hovedbankavtale med inntil 150 millioner kroner ved eventuelt behov. Fylkesmannen har i brev datert begrenset godkjent trekkrettighet til 130 millioner kroner ut Side 7 av 17

8 Sak 131/09 Trekkrettigheten er ikke benyttet hittil i år (per ). Rådmannens mål er å unngå å bruke driftskreditter. Prognosen for året viser at det kan bli nødvendig å benytte trekkrettigheten mot slutten av året, trolig allerede fra begynnelsen av november, men at saldo ved årets slutt vil være lav men positiv. Det er vanskelig å anslå dette presist, fordi kommunens virksomhet er stor og det lett oppstår tidsforskjeller mellom inntekter og utgifter. Det må derfor tas høyde for at saldo ved årets slutt kan være negativ. Likviditeten er betydelig svekket i 2009 og det er nå ikke flere reserver igjen å trekke på. All utbetaling som er høyere enn saldo i konsernkonto på et gitt tidspunkt vil medføre bruk av driftskreditter. Det arbeides kontinuerlig for å unngå bruk av trekkrettigheten og det er iverksatt flere tiltak for å bedre likviditetssituasjonen. Likviditetsbudsjett for 2010 For å sikre at kommunen har midler til å dekke sine betalingsforpliktelser til forfall, er det nødvendig å sette opp et likviditetsbudsjett for 2010 som viser ventede inn- og utbetalinger gjennom året, gitt forslaget til drifts- og investeringsbudsjett. Likviditetsbudsjettet vil danne grunnlaget for styringen av likviditeten i Formålet med likviditetsstyringen er å sikre at kommunen har tilstrekkelige likvider til å oppfylle kravene i kommuneloven og i kommunens eget finansreglement. Reglementet sier at driftslikviditeten, inkludert ubenyttede trekkrettigheter, til enhver tid bør utgjøre minimum 2 % av kommunens driftsinntekter, det vil si om lag 30 mill. kr. Videre er formålet med likviditetsstyringen å minimere rentekostnader knyttet til bruk av trekkrettighet og likviditetslån. I tillegg søkes det å forvalte eventuell overskuddslikviditet slik at det oppnås en høyere avkastning på midlene samtidig som risikoen begrenses til et minimum. Rådmannens grunnlagsdokument for budsjettprosessen for 2010 inneholder rammer og tiltak som rådmannen mener er realistiske og gjennomførbare. I likviditetssammenheng bør det imidlertid planlegges også får scenarier der utgiftsnivået blir høyere enn forutsatt. Dette for å sikre at kommunen alltid har likvider til å oppfylle lovens krav. Derfor er det laget et likviditetsbudsjett med to scenarier: Budsjettscenariet prøver å beskrive rådmannens beste antakelse på dette tidspunktet om hvordan likviditeten vil utvikle seg dersom kommunen følger forslaget til budsjett som rådmannen fremmet i grunnlagsdokumentet. Worst casescenariet prøver å beskrive rådmannens beste antakelse på dette tidspunktet om hvordan likviditeten vil utvikle seg dersom ingen omstillingstiltak iverksettes i forhold til nivået i Det er en rekke usikkerhetsfaktorer knyttet til et likviditetsbudsjett, og budsjettet vil måtte oppdateres og kvalitetssikres ytterligere parallelt med budsjettprosessen. Den viktigste usikkerheten er hvor store omstillingstiltak man vil få iverksatt og få effekt av i 2010 og når på året effekten kommer. I tillegg vil for eksempel tidspunkt for låneopptak til investeringer, variasjon i skatteinngang gjennom året og variasjon i drifts- og investeringsutgifter gjennom året spille inn og påvirke forholdet mellom innbetalinger og utbetalinger på gitte tidspunkt. Nivået på lønnsutgiftene vil ha stor betydning for hvor mye likviditet som behøves. På tross av usikkerhetsmomentene mener rådmannen det er viktig å skissere et bilde av likviditetssituasjonen i 2010, slik den nå kan se ut til å bli.

9 (hele tusen) Sak 131/09 Likviditetsbudsjett jan.10 feb.10 mar.10 apr.10 mai.10 jun.10 jul.10 aug.10 sep.10 okt.10 nov.10 des Worst case Budsjett Som figuren over viser, vil et scenario der kommunen holder seg til forslaget til budsjett, medføre en likviditetssituasjon med positiv likviditet store deler av året (øverste kurve). Likviditetssituasjonen er likevel ikke tilfredsstillende, og det bør planlegges for tiltak for å styrke likviditeten ytterligere i I worst case scenariet forverres likviditetssituasjonen gradvis gjennom året og kommunen har alvorlige likviditetsproblemer ved årets slutt (laveste kurve). Likviditetsbudsjettet understreker alvoret i kommunens behov for raskt å få iverksatt nødvendige omstillingstiltak og få driften på et bærekraftig nivå. Behov for trekkrettighet i 2010 Gitt likviditetsbudsjettet over, mener rådmannen det er nødvendig å søke Fylkesmannen om trekkrettighet også i Hensikten med en trekkrettighet er å dekke opp tidsforskyvninger mellom inntekter og utgifter. I figuren nedenfor er likviditetsbudsjettet brutt ytterligere ned, i et forsøk på å forutsi hovedsvingningene innenfor hver måned:

10 Sak 131/09 Detaljert likviditetsbudsjett , , , , , ,00 BUDSJETT WORST CASE , , , , ,00 Det er særlig i forbindelse med lønnsutbetaling at kommunens likviditet svekkes. Lønnsutbetaling (inkludert skattetrekk og arbeidsgiveravgift) er den største enkeltbelastningen kommunen har, og det er disse utbetalingene som danner de bratte bunnene i diagrammet over. Det er viktig å ha en trekkrettighet som sikrer at kommunen kan håndtere denne utbetalingen hver måned. Utover dette må trekkrettigheten brukes så lite som mulig. Rådmannens vurdering: Basert på likviditetsbudsjettet for 2010 vil rådmannen foreslå at det søkes om en trekkrettighet på 150 mill. kroner fram til utgangen av juni Rådmannen ønsker å synliggjøre at hun har vært i tvil om beløpet. Det er flere hensyn som skal balanseres. På den ene siden ønsker rådmannen å benytte alle muligheter til å holde trykket oppe på det nødvendige omstillingsarbeidet i organisasjonen. En strammere driftskredittramme ville kunne bidra til det. På den annen side må kommunen sørge for å oppfylle kommunelovens krav om at forpliktelser skal kunne betales til forfall. Dette tilsier at driftskredittrammen settes høyere for å sikre seg. Rådmannens avveiing av disse hensynene tilsier en ramme på 150 mill. kroner. Det vil imidlertid kunne bli nødvendig å legge frem ny sak med forslag om økt ramme, dersom ikke forutsetningene som er lagt til grunn slår til. Videre vil det også kunne være mulig å redusere rammen siste halvdel av 2010, som budsjettkurven i likviditetsbudsjettet indikerer. Ringerike kommune, Wenche Grinderud rådmann

11 Sak 131/09 Virksomhetsleder: Wenche Grinderud Saksbehandler (utøvende): Maria Rosenberg og Bente Skaane

12 MILJØRIKTIG ENERGI I KOMMUNALE BYGG - OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS BUDSJETTVEDTAK Arkivsaksnr.: 09/565 Arkiv: 614 &48 Saksnr.: Utvalg Møtedato 132/09 Formannskapet Forslag til vedtak: 1. Rådmannen gis i oppdrag å forberede og gjennomføre konkurranse om miljøvennlige energiløsninger for kommunale bygg i Ringerike kommune. 2. Oppdragene skal omfatte både investering og drift av anleggene. 3. Konkurransegrunnlaget må omfatte kriterier som sikrer mest mulig CO2-nøytrale løsninger til en lavest mulig driftskostnad. 4. Rådmannen kan benytte ekstern ekspertise for å planlegge, gjennomføre og sikre kvaliteten på prosessen som beskrevet i rådmannens saksframlegg. Til dekning av kostnader innarbeides kr i budsjett Austjord, Hallingby og Tyristrand bør prioriteres først. Utredning: Ved behandlingen av sak vedrørende Budsjett 2009 Økonomiplan vedtok Ringerike kommunestyre bl a følgende: Det utarbeides en sak vedrørende opplegg for at kommunen inngår en samarbeidsavtale med energiselskap der energiselskapet leverer en totalløsning for miljøriktig energi til kommunale bygg. I tillegg vedtok også kommunestyret et punkt vedrørende konvertering av dagens fyringssystem i kommunale bygg til varmepumper mm, som dermed er til dels sammenfallende med ovenstående. Rådmannen oppfatter at vedtaket er både miljømessig og økonomisk begrunnet, og at begrepet totalløsning dreier seg om at eksterne tar ansvar for både investering og drift. Utfra dette oppfatter rådmannen at intensjonen med vedtaket i korte trekk er: Mer miljøvennlige energiløsninger for kommunale bygg, bl a ved å konvertere oljefyrte anlegg til mer CO2-nøytrale løsninger som bioenergi (fjernvarme/nærvarme), varmepumper mm. Reduserte driftskostnader. Redusert behov for kommunalt låneopptak ved at at ett eller flere selskap tar ansvar for totalløsning som omfatter både investering og drift. Dette er særlig aktuelt for de av kommunens fyringsanlegg som blir modne for utskifting de nærmeste årene. Side 12 av 17

13 Sak 132/09 I kommuneplanen som ble vedtatt i 2007 har Ringerike kommune en målsetting om å stabilisere forbruket av elektrisitet og fossilt brensel. Målet kan oppnås ved blant annet ved å redusere energibehovet og ta i bruk klimanøytral energi. Reduksjon av fossilt brensel som olje vil være ett av de viktigste tiltakene. Lov om offentlige anskaffelser har også bestemmelser om miljøfohold, jfr følgende utdrag fra 5:...kommunale myndigheter... skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. Ringerike kommune er med i nettverket Grønne Energikommuner. Formålet med nettverket er å få kommuner til å satse på energieffektivisering, fornybar energi som bioenergi, og å få ned klimagassutslippene i kommunene. Deltakelse i dette nettverket er en god støtte for Ringerike kommune i arbeidet med flere av de større plan- og utredningsarbeidene, bl a Energi- og klimaplan som står sentralt i nettverkets arbeid. Denne saken om energi i kommunale bygg ble drøftet i møte mellom nettverksledelsen og Ringerike kommune før sommeren. Gjennomføring i samsvar med rådmannens forslag til vedtak vil passe svært godt inn som tiltak i energi- og klimaplanen. I regi av regionrådene for Hadeland og Ringerike ble det i september arrangert et seminar om miljøriktig energi. Kommunale innkjøp på energiområdet var blant temaene som ble belyst. Ringerike kommune var godt representert på seminaret, både politisk og administrativt. Ringerike kommunes totale energikostnader var i 2008 ca 24,2 mill kr. Av dette utgjorde elektrisk strøm ca 20,1 mill kr og olje ca 3,2 mill kr. Det meste av den elektriske kraften (vanligvis 23 av totalt ca 26 GWh) kjøpes for ett år om gangen til en forutsigbar pris på elbørsen. Ringeriks-Kraft er kommunens rådgiver i denne prosessen. Oljen kjøpes gjennom en anbudsprosess i samarbeid med BTV Innkjøp. I Hønefoss har Vardar/Hønefoss fjernvarme AS konsesjon for levering av fjernvarme. Det er innført pliktig tilkobling til fjernvarmenettet ved nybygging og ombygging etter spesielle regler. Fjernvarmeverket fyres med biobrensel og oppfyller dermed målet om mer CO2- nøytral energi. Nettet er utbygd i de søndre deler av byen og bygges nå videre ut for å dekke konsesjonsområdet. De av Ringerike kommunes bygninger som ligger innenfor konsesjonsområdet og er omfattet av tilknytningsplikten, er i hovedsak tilknyttet eller vil bli tilknyttet så snart det ligger til rette for det. Når det gjelder kommunens bygninger utenom konsesjonsområdet er det varierende løsninger. Noen bygg har oljefyr, andre har kun elektrisk oppvarming. Tilstanden på anleggene varierer. Rådmannens vurdering: I arbeidet med oppfølging av denne delen av budsjettvedtaket har rådmannen hatt drøftinger med personer og miljøer internt og eksternt som antas å ha god kompetanse på området. Dette for å finne fram til en hensiktsmessig framgangsmåte videre i saken. Ringeriks-Kraft er ett av de fagmiljøene rådmannen har drøftet saken med. De har i møte tilbudt seg å gjennomføre noe av grunnlagsutredningene uten kostnad for Ringerike kommune.

14 Sak 132/09 Det reiser seg flere spørsmål knyttet til dette, både av formell og prinsippiell karakter. Det er derfor hensiktsmessig at Formannskapet tar stilling til hovedprinsippene for den videre håndtering av saken. En samarbeidsavtale med leveringsforpliktelser vil måtte gjennomføres etter reglene for offentlige anskaffelser med utarbeiding av konkurransegrunnlag og offentlig kunngjøring. Anskaffelser med verdi over kr skal kunngjøres på Doffin-basen, og hvis verdien av avtalen er over 1,65 mill kr må den kunngjøres i EØS-området. Det siste er tilfellet i denne saken. Ringeriks-Kraft har signalisert at de ønsker å være tilbyder i en konkurranse som dette. Dersom Ringeriks-Kraft benyttes til å utrede deler av grunnlaget for en anbudskonkurranse, er det svært viktig å vise aktsomhet slik at Ringerike kommune som oppdragsgiver behandler alle potensielle tilbydere likt. I dette ligger bl a krav til full åpenhet ved at alt materiale som er relevant skal gjøres tilgjengelig for alle, slik at ikke den ene tilbyderen som har vært med på en forhåndsutredning får en fordel framfor de øvrige. Slik rådmannen ser det vil Ringeriks-Kraft kunne bidra med utredning og beskrivelse av faktaforhold som: status, tilstand, energibehov m.m. for det enkelte område og anlegg forslag til tekniske løsninger investeringsbehov synergier og muligheter for tilknytning av annen eksisterende og framtidig bebyggelse ulike definisjoner og avklaringer. Når grunnlaget er ferdig utredet, og den konkrete konkurransen skal gjennomføres, må det utarbeides konkret konkurransegrunnlag med faktagrunnlag, kravspesifikasjon og tildelingskriterier. En potensiell tilbyder kan ikke utarbeide kravspesifikasjon og tildelingskriterier. Her må Ringerike kommune selv stå for dette i samarbeid med en innleid uavhengig rådgiver. Det samme gjelder også når de innkomne anbud skal bearbeides og leverandør(er) skal velges. Dette for å sikre en uhildet utredning /plan og at man får den økonomisk mest fordelaktige løsningen etter gitte miljøkriterier. Rådmannen har sjekket de juridiske forholdene rundt spørsmålet om hva en potensiell tilbyder kan bidra med i forberedelsene til en anbudskonkurranse. Det følger av Forskrift om offentlige anskaffelser 3-7, jfr habilitetsreglene i Forvaltningsloven ( 6 til 10) og Kommuneloven ( 40) at en tilbyder ikke skal utarbeide kravspesifikasjon og tildelingskriterier. I konkurransegrunnlaget er det flere forhold som må klargjøres nærmere, bl a hva som menes med miljøriktig energi. Rådmannen legger til grunn at kommunestyret har ment at kommunen skal tilstrebe å få en mer miljøvennlig profil i sitt energiforbruk og at dette skal oppnås ved hjelp av bistand fra ekstern ekspertise og energileverandør. Enkelt sagt CO2- nøytralt og billigst mulig i drift. I dette ligger at miljøkravet blir en viktig del av kravspesifikasjonen, mens det viktigste tildelingskriteriet etter gjennomført konkurranse blir energipris.

15 Sak 132/09 Ved å velge en totalløsning som omfatter både investering og drift av det enkelte anlegg vil tilbyderne måtte dekke sine finanskostnader gjennom avtaleperioden. Normal tid for en rammeavtale er 4 år, men det kan gjøres unntak. Det antas at fyranlegg nedskrives over 20 år. Rådmannen vil anbefale at avtaletiden sette til maksimalt 10 år. Det vil da bli aktuelt med en klausul om tilbakekjøp av anlegg som ikke er nedskrevet, eventuelt at tilbyder i en ny konkurranse vil måtte finansiere overtakelse av eksisterende anlegg. Aktuelle områder Ringerike er en stor kommune i utstrekning, med bygningsmasse i alle deler av kommunen. Valgte enregiløsninger, alder og tilstand på anlegg, og dermed også muligheter og potensiale varierer. Innenfor konsesjonsområdet i Hønefoss er det fjernvarme som er og blir den valgte løsningen. Gjennom satsingen på fjernvarme og samarbeidet med Vardar AS og Hønefoss fjernvarme AS har Ringerike kommune allerede tatt et langt skritt i riktig retning i forhold til mer CO2- nøytral oppvarming av den tettest bebygde delen av kommunen. Når det gjelder øvrige deler av kommunen ser rådmannen klart at det kan være gode muligheter for å få en mer miljøvennlig profil på kommunens energiforbruk. På flere steder er det også behov for utskifting og oppgradering av fyringsanlegg. På Austjord er situasjonen at Ringerike boligstiftelse eier deler av bygningsmassen mens Ringerike kommune eier resten. Fyringsanlegget tilhører kommunen. Anlegget forsyner også Boligstiftelsens del. Oljefyren opplyses å være moden for utskifting. Fjernvarmetilknytning fra Hønefoss har vært vurdert og er forkastet pga for store avstandskostnader. Her ligger det etter rådmannens vurdering godt til rette for nærvarmeanlegg ved konvertering til en mer CO2-nøytral løsning som flisfyrt bioenergianlegg eller varmepumpe/jordvarme. Det vil være formålstjenlig å samarbeide med Ringerike boligstiftelse i utredningen. Hallingby skole varmes i dag med olje og elektrisitet. Det ligger til rette for konvertering til annen løsning. Også den nye delen av skolen som er under bygging, vil få vannbasert oppvarming. Tannlegekontoret og naturbarnehagen kan knyttes til samme. Bofellesskapet på den andre siden av veien har i dag kun elektrisk oppvarming og det er usikkert om dette kan konverteres til vannbåren varme uten uforholdsmessig store kostnader. Dette må i så fall utredes. Tyristrand skole har i dag oljefyr. I forbindelse med opparbeiding av miljøgate bør det vurderes å legge fjernvarmerør samtidig med tanke på å tilknytte eiendommene på nordsiden av Rv 35 til et nett som også kan dekke skolen. Dette må utredes nærmere i samarbeid med aktuelle utbyggere. Sokna skole har i dag oljefyr. Det bør vurderes å konvertere til CO2-nøytralt fyringsanlegg eller evt varmepumpe. Her er det lite sannsynlig at andre bygg i nærheten ligger til rette for tilknytning til samme anlegg. Gjennomføring

16 Sak 132/09 Det har vært en diskusjon om Ringerike kommune skal gjennomføre dette som en stor anbudskonkurranse for samtlige kommunale bygg under ett eller dele det opp i flere mindre oppdrag som lyses ut. I den forbindelse har rådmannen hatt kontakt med flere nettverk som kommunen er involvert i, for å finne ut hvordan andre kommuner har løst dette. Rådmannen kjenner ikke til noen sammenlignbar kommune som har gjennomført anbudskonkurranse for den totale energiløsningen for samtlige kommunale bygg som ett samlet oppdrag. Det er imidlertid flere kommuner som har satt bort løsninger for enkeltbygg og grupper av bygg. Som det framgår av foranstående er det flere bygg og områder i kommunen som kan egne seg for dette. Rådmannen vil anbefale at dette gjøres trinnvis slik at Ringerike kommune kan høste erfaringer, evaluere og gjøre korreksjoner underveis, og slik at kommunen hele tiden har full oversikt og kontroll på tiltakene og gjennomføringen. Det anbefales at Austjord, Hallingby og Tyristrand prioriteres først, og at øvrige bygg og områder tas etter hvert. Da vil også flere områder kunne bli aktuelle i tillegg til de som er omtalt foran. Rådmannen vil imidlertid ikke unnlate å gjøre oppmerksom på at Ringerike-Kraft har opplyst at de ønsker at det legges opp til konkurranse om ett stort samlet oppdrag for hele kommunen og alle Ringerike kommunes bygninger. Ringerike kommune har begrenst kapasitet til å styre og gjennomføre prosjektet. Det vil derfor være nødvendig å bruke ekstern ekspertise. RingeriksKraft kan bidra i forhold til enkelte elementer, mens andre elementer, samt styring og kontroll av hele anbudsprosessen, må gjennomføres av kommunen selv eller en uavhengig rådgiver. De ulike elemntene i dette arbeidet blir: 1. Beskrive prosjektplan, framskaffe og systematisere grunnlagsdata og forutsetninger. 2. Utarbeide konkurransegrunnlag, herunder kravspesifikasjon og tildelingskriterier. 3. Gjennomføring av anbudskonkurranse. 4. Bearbeide innkomne anbud. 5. Iverksetting av tiltak. 6. Kontroll med gjennomføring. 7. Evaluering og rapportering. Rådmannen vil, dersom formannskapet slutter seg til forslag til vedtak, gå i dialog med Ringeriks-Kraft om utførelse av de arbeidene selskapet kan bidra med innenfor rammen av anskaffelsesregelverket. Rådmannen vil også innhente tilbud på ekstern konsulentbistand. Rådmannen antar at dette konsulentoppdraget er så stort at det krever konkurranseutsetting, eller i det minste at kommunen innhenter tilbud fra flere aktuelle rådgivere, og vil sørge for at dette bli gjort. Det er på nåværende tidspunkt vanskelig å anslå kostnader for denne konsulentbistanden. Rådmannen foreslår at det avsettes kr i budsjett 2010 til dette, og vil komme tilbake med egen sak til formannskapet ved behov utover nevnte beløp.

17 Sak 132/09 Ringerike kommune, Wenche Grinderud Rådmann Saksbehandler: Lars Olsen