PAS/PGS - EKSAMEN BRUKERVEILEDNING FOR SKOLEN

Transkript

1 PAS/PGS - EKSAMEN BRUKERVEILEDNING FOR SKOLEN Versjon Bokmål Utdanningsdirektoratet 25. april 2014 Dato og versjonsnr Beskrivelse Initialer Versjon 1.17 Fullstendig for eksamen. Beskrivelse for andre prøvetyper aha 18. mai kommer med i senere versjon. Versjon 1.18 Fullstendig for alle typer prøver aha 8. september 2010 Versjon 1.19 Fullstendig for alle prøver aha 2. november 2010 Versjon 1.20 Fullstendig for alle typer prøver anr 29. november 2010 Oppdatert med informasjon om import av fagpersoner Versjon mars 2011 Fullstendig for alle typer prøver Oppdatert informasjon om påmelding og IKT-baserte anr prøver (PGS-A) Versjon 1.22 Fullstendig for alle prøver 13. april 2011 Versjon mai 2011 Oppdaterte skjermbilder for monitor IKT-basert eksamen Fullstendig for alle prøver. Oppdaterte skjermbilder med beskrivelse for IKT- basert eksamen og krav til bruk av monitor i PGS-A for eksamensansvarlig. Versjon 1.24 Fullstendig for eksamen. For nasjonale prøver og anr 6. november 2011 elektroniske kartleggingsprøver, se egen veiledning. Versjon 1.25 Fullstendig for eksamen. Nye skjermbilder og forklaring anr 18. november 2011 for pålogging til PGS-A for kandidat og eksamensansvarlig. Versjon 1.26 Generell oppdatering, noe endring for PGS-A. anr 8. mars 2012 Versjon 1.27 Generell oppdatering Gruppeopplasting. kol 30. oktober 2013 Versjon 1.28 Endring i kap. om gruppeopplasting kol Versjon 1.29 Endring i kap. om gruppeopplasting aeg anr anr PAS/PGS Side 1 Brukerveiledning for skolen

2 1 GENERELT IP-ADRESSER OG INFO OM NETTLESERE VED EKSAMEN OG PRØVER SKJEMATISK OVERSIKT OVER EKSAMENSGJENNOMFØRINGEN: OM PAS/PGS PAS Prøveadministrasjonssystem Brukerstøtte Brukerrettigheter i PAS/PGS Følgende brukerroller er aktuelle for skoleeier og skoler Følgende prøvetyper er i bruk BESKRIVELSE AV FUNKSJONER PAS INNLOGGING OG AKTIVERING AV BRUKERROLLER Glemt brukernavn og passord eller endre påloggingsinformasjon PAS - HOVEDMENY PAS BRUKERPROFIL PAS BRUKERADMINISTRASJON (SKOLEADMINISTRATOR) Opprette ny bruker Tildele og slette brukerroller Administrasjon av brukere, generere nytt passord PAS FAGPERSONER (SKOLEADMINISTRATOR) Import av fagpersoner fra skoleadministrative system (SAS) SKOLEOPPLYSNINGER (SKOLEADMINISTRATOR) PÅMELDING AV KANDIDATER (SKOLEADMINISTRATOR) Fiktive fødselsnummer Manuell påmelding Endring av navn og målform på kandidat Registrere ansvarlige for kandidatgrupper Import av påmeldinger fra skoleadministrative systemer (SAS) Bestilling av materiell til kandidater med behov for spesiell tilrettelegging EKSAMENSMATERIELL SKOLE (SKOLEADMINISTRATOR) Generere brukernavn og passord for bruk i PGS-A DAGSPASSORD TIL PÅLOGGING (SKOLEADMINISTRATOR) PGS-A PÅLOGGING TIL IKT-BASERT EKSAMEN FOR KANDIDATER IKT-basert eksamen pålogging for kandidater PGS-A Følge med under eksamen i monitorbildet (eksamensansvarlig) Kandidatmonitor PGS-A Nedlasting av eksamensbesvarelser PGS-A Gruppeopplasting av besvarelser PAS REGISTRERE STATUS PÅ KANDIDAT (SKOLEADMINISTRATOR) PAS FØLGEBREV TIL BESVARELSER (SKOLEADMINISTRATOR) PAS R11 KARAKTERLISTE (SKOLEADMINISTRATOR) OVERFØRING AV KARAKTERER TIL SKOLEADMINISTRATIVE SYSTEMER FRA PAS KLAGEBEHANDLING Registrere klage på karakterer PAS Følgeseddel til klage (skoleadministrator) PAS Klageresultat (skoleadministrator) PAS KLAGEREGIONER OG KLAGEANSVAR (SKOLEADMINISTRATOR) Klageregioner Klageansvar PAS RAPPORTER R01 OG R PAS/PGS Side 2 Brukerveiledning for skolen

3 1 GENERELT 1.1 IP-adresser og info om nettlesere ved eksamen og prøver Se informasjon om IP-adresser som skal være åpne for eksamen og hvilke nettlesere som støttes Vi gjør oppmerksom på at listen kan endre seg. 1.2 Skjematisk oversikt over eksamensgjennomføringen: Kandidater påmeldes riktig prøvetype og prøveperiode i PAS: Skoleadministrator Ansvarlig registreres på kandidatgruppene: Skoleadministrator Brukernavn og passord genereres for IKT-baserte eksamen: Skoleadministrator A4arket med brukernavn og passord skrives ut fra PAS: Skoleadministrator Dagspassord for IKT-baserte eksamen skrives ut prøvedagen: Skoleadministrator Pålogging for å gjennomføre IKT-basert eksamen : Elever Pålogging for å følge med på eksamensgjennomføring: : Ansvarlig Registrere fravær i PAS: Skoleadministrator og Ansvarlig lærer Generelle rapporter og resultater finnes i PAS: Skoleadministrator og Ansvarlige Skolen tar utskrifter av rapporter og karakterlister: Skoleadministrator og Ansvarlige Laster ned kandidatenes eksamensbesvarelser fra : Skoleadm og Ansvarlig 1.3 Om PAS/PGS PAS/PGS er en samling av internettbaserte programmer som benyttes til å planlegge, administrere og gjennomføre sentralt gitte prøver og eksamen i grunnskole og videregående skole. PAS brukes for å administrere prøver og eksamen, PGS brukes for å gjennomføre prøver/eksamen: PAS (administrasjon av eksamen og prøver, påmelding og resultater/rapporter) PGS-A (IKT-baserte prøver/eksamen) PGS-C (Elektroniske nasjonale prøver og kartleggingsprøver) PAS er bygget opp dynamisk slik at tilgjengelige menyer og funksjoner varierer ut fra brukerrolle og type prøve. Systemene er under stadig utvikling, det kan derfor periodevis forekomme avvik mellom dokumentasjonen og det som vises i skjermbildene PAS Prøveadministrasjonssystem PAS brukes av administrativt personale og lærere for å administrere eksamener, nasjonale prøver, kartleggingsprøver og pilotversjoner av nasjonale prøver. PAS styrer adgang og rettigheter til de forskjellige PGS-systemene. PAS brukes ikke av elever. PAS har generelt ikke automatisk lagring. Bruk derfor Lagre -knappen der slike finnes. Både Utdanningsdirektorats ikon øverst til venstre og menypunktet Startmenyen i hovedmenyen til venstre fører deg tilbake til start. Unngå å bruke Tilbake -funksjonen i nettleseren. Du logges automatisk ut av systemet etter 20 inaktive minutter. PAS/PGS Side 3 Brukerveiledning for skolen

4 1.3.2 Brukerstøtte Brukerstøtte for PAS og PGS følger linjen, skolen kontakter sin skoleeier som ved behov kontakter egen fylkesmann. Ved spesielle tekniske problemer, kan Utdanningsdirektoratet kontaktes direkte på tlf For brukerstøtte på skoleadministrative systemer (SAS), ta kontakt med leverandør av systemet Brukerrettigheter i PAS/PGS Tilgang til skjermbilder og funksjoner styres ut fra brukerrolle og prøvetype. Brukerroller i PAS/PGS er hierarkisk oppbygget, og en bruker kan ha flere roller. Skoleadministratorrollen er vanligvis rektor på skolen, men rektor kan opprette samme rollen til flere som skal ha samme rettigheter i PAS. Brukertilgang til systemene og rapporter i PAS styres fra skjermbildet Påmelding i PAS. Skoleadministrator registrerer en eller flere på skolen som Ansvarlig for de enkelte kandidatgruppene. Disse får da rettigheter til blant annet å logge seg på PGS-A og PGS-C for å følge med på kandidatenes aktiviteter. De får se besvarelser, og de får tilgang til funksjoner for å registrere data og til å ta ut rapporter for elevgruppen. Også skoleadministrator må registreres som Ansvarlig for å få disse rettighetene. Alle brukere registreres med fødselsnummer og skal ha egen brukerident (brukernavn og passord). Brukernavn og passord er personlige og skal ikke deles. Opplysningene som er registrert i PAS, er taushetsbelagte i henhold til forvaltningsloven Følgende brukerroller er aktuelle for skoleeier og skoler Skoleeier Brukerrollen tildeles av fylkesmannen Skoleadministrator VGO (videregående skoler) Brukerrollen tildeles av skoleeier Skoleadministrator GSK (grunnskoler) Brukerrollen tildeles av skoleeier Lærer VGO (videregående skole) Brukerrollen tildeles av skoleadministrator Lærer GSK (grunnskoler, voksenopplæring) Brukerrollen tildeles av skoleadministrator Følgende prøvetyper er i bruk EG - Eksamen grunnskole EV Eksamen videregående skole VO Eksamen voksne grunnskole NP Nasjonale prøver KP Kartleggingsprøver KS Karakterstøttende prøver PAS/PGS Side 4 Brukerveiledning for skolen

5 2 BESKRIVELSE AV FUNKSJONER 2.1 PAS Innlogging og aktivering av brukerroller Alle som tildeles en brukerrolle i et av systemene, får tilsendt en e-post fra PAS med brukernavn, passord og lenke til pålogging. Nye brukere av systemene må aktivere brukeren sin i PAS. Logg på nettadressen: Logg inn med brukernavn og passord som du har fått tildelt på e-post. Ved første pålogging skal du endre både brukernavn og passord og registrere et kontrollspørsmål med svar. Unngå bruk av æ, ø eller å. FEIDE-brukere kan klikke på ikonet «FEIDE» og logge på med det brukernavnet og passordet som er tildelt fra Feide. For at FEIDE-pålogging skal fungere, må brukers korrekte fødselsnummer og brukerrolle(r) i PAS også være registrert på brukeren i FEIDE. Nye brukere av PAS, PGS-A og PGS-C må aktivere brukerrollen ved pålogging i PAS. Dersom pålogging ikke lykkes, kan det tyde på at brukeren ikke er tildelt en brukerrolle i PAS. Kontakt i så fall den som har opprettet deg som bruker. Alle endringer i personalia gjøres i PAS. Det er viktig at registrerte opplysninger er korrekte Glemt brukernavn og passord eller endre påloggingsinformasjon Dersom du ønsker å endre påloggingsinformasjon, trykker du på «Glemt passord» i påloggingsbildet til PAS og fyller inn fødselsnummer. Du får da tilsendt en e-post med ditt brukernavn og et nytt passord, slik at du kan logge deg på og endre innloggingsdata. Brukernavn og passord er casesensitive (skiller på store og små bokstaver). PAS/PGS Side 5 Brukerveiledning for skolen

6 Brukernavn må være minst 4 tegn med kun bokstaver og/eller tall. Passord må være minst 9 tegn, minst en stor bokstav, minst en liten bokstav og minst ett tall. Passordet skal ikke inneholde æ, ø, å eller apostrofer etc. Ved første pålogging må du godta personvernerklæringen ved å velge «Ja, jeg samtykker». 2.2 PAS - Hovedmeny Etter å ha gått gjennom påloggingsrutinen kommer du inn på startsiden i PAS. For å få tilgang til de riktige menyvalgene må du velge riktig prøvetype (f.eks. «Eksamen»), prøveperiode (f.eks. «Høsten 2011») og brukerrolle (lærer eller skoleadministrator). Menyvalgene du får opp, avhenger av brukerrolle. Ved neste pålogging kommer du inn i samme prøvetype, prøveperiode og brukerrolle som den du sist var innlogget med. Hvis skjermbildet viser noe annet enn forventet, sjekk på Startsiden at du har de riktige valgene for prøvetype, prøveperiode og brukerrolle. PAS/PGS Side 6 Brukerveiledning for skolen

7 2.3 PAS Brukerprofil Her kan du se og eventuelt endre dine egne brukeropplysninger. Det er viktig at personalia er korrekt, spesielt gjelder dette e-postadressen da brukernavn og nytt passord sendes til denne adressen. 2.4 PAS Brukeradministrasjon (skoleadministrator) I skjermbildet «Brukeradministrasjon» kan skoleadministrator opprette og vedlikeholde brukere ved skolen. Dersom en bruker ikke lar seg administrere, kan dette tyde på at han/hun har roller ved andre skoler, er oppnevnt som sensor/klagenemndsmedlem eller har roller som er opprettet av Utdanningsdirektoratet. Skjermbildet har tre faneblad: «Oversikt», «Detaljer» og «Lag ny». Skjermbildet Oversikt har flere muligheter for å avgrense søket. Se alle viser alle brukere du kan administrere. PAS/PGS Side 7 Brukerveiledning for skolen

8 Ved å trykke på linjen for en valgt bruker kommer du inn i detaljbildet slik at du kan gjøre endringer etc. Ved assistansebehov kan høyere brukerroller se brukeres skjermbilder ved å benytte funksjonen Overta bruker. Funksjonen er begrenset Opprette ny bruker Klikk på fanebladet «Lag ny» Tast inn personens 11-sifrede fødselsnummer og klikk på knappen «Sjekk fnr». Hvis fødselsnummeret godkjennes, får du opp et skjermbilde der du kan skrive inn navn, adresse osv. For personer som er registrert tidligere (f.eks. ved en annen skole), vil disse registreringene vises og kan endres. Obligatoriske felt er «Fødselsnummer», «Fornavn», «Etternavn» og «E-post». Helst bør også adresse og mobiltelefonnummer registreres (ikke skriv mellomrom mellom tallene). Det er særlig viktig at e-postadressen er korrekt, da brukernavn/passord sendes til den adressen. Avslutt registreringen av ny bruker ved å trykke på «Lagre». PAS/PGS Side 8 Brukerveiledning for skolen

9 2.4.2 Tildele og slette brukerroller Klikk på pluss-tegnet foran teksten «Vis brukerroller» for å se hvilke roller en person er tildelt. Klikk på knappen «Legg til ny». I kolonnen til venstre velges rolle. Avslutt med å trykke «Lagre». En brukerrolle kan slettes ved å trykke på søppelbøtta. Når en bruker slutter ved en skole, skal skoleadministrator slette brukerrollen(e) personen har hatt ved skolen og hake av i feltet Skoletilhørighet at Fagpersonen har sluttet ved denne skolen. Personen kan da søkes opp på fødselsnummer og tildeles brukerroller ved andre skoler. Dersom dette ikke gjøres, kan ikke den nye skolen administrere denne brukeren. En bruker kan ha flere brukerroller på samme skole og kan også være tilsatt ved flere skoler samtidig. Skolene må da avtale seg imellom hvem som skal kunne administrere brukeren. Hvis en bruker ikke er tildelt brukerroller, gir pålogging til PAS feilmeldingen Access denied Administrasjon av brukere, generere nytt passord Fra brukeradministrasjonsbildet kan brukeropplysninger endres og nytt passord genereres. Nytt passord sendes automatisk til den e-postadressen brukeren er registrert med i PAS. Du kan ikke endre brukeropplysninger for en brukerrolle som har høyere brukerrettighet enn de du selv har. Dette er gjort av sikkerhetsmessige grunner (gjelder bl.a. sensorrollen som styres av fylkesmannen og gruppemedlem-/nemndsmedlemsrollene som styres av Utdanningsdirektoratet). Brukerroller fra en tidligere arbeidsplass må slettes før skoleadministrator på en ny skole kan administrere brukeren. Sletting skal gjøres av den tidligere skolen. 2.5 PAS Fagpersoner (skoleadministrator) Her skal skoleadministrator foreslå lærere til arbeidet som sensor. Dette gjøres i august/september for ett skoleår av gangen. Skjermbildet har fire faneblad: «Oversikt», «Detaljer», «Lag ny» og «Importer». Fanebladet Oversikt viser status for alle eller et utvalg av fagpersonene som er foreslått hittil. PAS/PGS Side 9 Brukerveiledning for skolen

10 Ved å dobbeltklikke på navnet til en fagperson kommer du inn i Detaljer -bildet for fagpersonen. Øverst kan du endre faste personopplysninger. «Ansattnummer i SAP ved utbetaling av sensorhonorar» skal ikke fylles ut av skolen. Skoletilhørighet legges til under fanebladet «Detaljer». Klikk på pluss-tegnene for å se all informasjonen i skjermbildet. I den nedre delen av skjermbildet vises detaljer om tilknyttede skoler, her skal du også angi om fagpersonen har sluttet ved skolen, eller om dette er fagpersonens hovedarbeidsplass. PAS/PGS Side 10 Brukerveiledning for skolen

11 Under Fag vises oversikt over hvilke fag fagpersonen kan sensurere. Her kan du legge til nye fagkoder, prioritering, registrere utdanningsnivå og hvor mange år han eller hun har undervist. Husk å hake av i kolonnen «Foreslått år/år» og dette må gjøres hvert år. Fanebladet «LAG NY» brukes for å registrere nye fagpersoner. Skjermbildet er identisk med Detaljer -bildet, men fungerer slik at du først registrerer fagpersonens 11-sifrede fødselsnummer og så trykker «Sjekk fnr». Hvis personen er registrert i PAS fra før, får du se tidligere registrerte opplysninger. Er ikke personen registrert fra før, kan du registrere opplysningene her. Den registrerte informasjonen brukes som kontaktinformasjon, for å sende meldinger og for utbetaling av sensorhonorar, så det er viktig at de registrerte opplysningene er riktige Import av fagpersoner fra skoleadministrative system (SAS) PAS er tilrettelagt for import av fagpersoner fra skoleadministrativt system. Dette skjer på samme måte som ved overføring av påmeldinger og retur av karakterer. Dersom eksporten fra det skoleadministrative systemet ikke fungerer, må skolen ta kontakt med sin leverandør av SAS. Noen SAS er ikke tilrettelagt for eksport av fagpersoner. Ved direkteoverføring til/fra SAS vil du få spørsmål om brukernavn og passord, dette må være PAS brukernavn og passord. Dersom brukeren er pålogget via FEIDE vil ikke import fungere. Informasjon om eventuell import til PAS vil framgå av importloggen. 2.6 Skoleopplysninger (skoleadministrator) Skoler -skjermbildet viser opplysningene som er registrert om skolen og oppdateres fra Nasjonalt skoleregister (NSR) som ajourføres fra Bedrifts- og foretaksregisteret i Brønnøysund. Eventuelle feil eller mangler må skolen/skoleeier melde til NSR eller Brønnøysundregistrene. Ved kommunikasjon mellom PAS og skoleadministrative systemer (SAS) må organisasjonsnummeret stemmer overens i begge systemene. Hvis ikke vil overføring feile. PAS/PGS Side 11 Brukerveiledning for skolen

12 2.7 Påmelding av kandidater (skoleadministrator) Alle kandidater som skal delta ved en eksamen eller en prøve, må registreres i PAS. Dette gjøres enten ved manuell registrering i skjermbildet Påmelding eller ved overføring fra skoleadministrative systemer. Skjermbildet har 3 arkfaner: Oversikt, Detaljer og Importer. Når påmeldingsfristen er gått ut, må egen fylkesmann kontaktes slik at prøven eventuelt kan åpnes for etterpåmeldinger eller endringer. Nederst i oversiktsbildet finnes utskriftsfunksjoner som aktiveres ved at prøven hakes av til venstre. Avhakingsmuligheten gjelder kun for utskrift og eksport og skal ikke benyttes for å komme inn i PAS/PGS Side 12 Brukerveiledning for skolen

13 detaljbildet: «Eksport regneark»: Åpner regneark med Fagkode, Fagnavn, Gruppekode og Elevnummer for alle elever. «Utskrift»: Lager en liste i PDF-format per gruppe med Elevnummer, Navn, Fødselsdato, Målform, Privatist (ja/nei) og Brukernavn hvis prøven er elektronisk. (Opplysningene på utskriften kan ikke brukes til pålogging i PGS-A.) «Gruppevis utskrift»: Samme som under «Utskrift», men ordnet gruppevis. «Eksport»: Åpner regneark med oversikt over prøvene Fiktive fødselsnummer Noen få kandidater kan mangle fødselsnummer. Skolen må da kontakte Fylkesmannen som genererer et fiktivt fødselsnummer til eleven. Disse fiktive fødselsnumrene er kun gyldige i PAS og kan ikke brukes ved overføring fra PAS til andre systemer. D-nummer kan brukes i PAS Manuell påmelding Arkfanen Oversikt viser alle tilgjengelige prøver for den valgte prøveperioden. Søket kan begrenses ved enten å søke på fagkode, fagnavn eller krysse av for «Vis kun grupper med påmeldte» hvis det allerede er registrert elevgrupper. Skjermbildet viser «Fagkode», «Fagnavn», «Variant» (brukes sjelden), «Datoer» for når påmeldinger starter og slutter, samt antall påmeldte. Ved å klikke på linjen for en prøve, kommer du automatisk inn i arkfanen Detaljer for den valgte prøven og kan registrere eller se registrerte kandidater. PAS/PGS Side 13 Brukerveiledning for skolen

14 Ny prøvegruppe legges til ved å klikke på knappen «Legg til ny prøvegruppe», skrive inn navn på prøvegruppen og lagre. Hvis du allerede har registrert en gruppe kandidater (innenfor samme prøvetype og periode), kan du kopiere kandidatene fra denne gruppen over på en ny prøve ved å velge Vil du ta utgangspunkt i en annen prøvegruppe. Det er derfor hensiktsmessig å gi kandidatgruppene tydelig navn for å skille gruppene fra hverandre. Elever som kopieres fra en annen prøvegruppe, eller som er overført fra skoleadministrative systemer, vises i en liste med etternavn, fornavn, fødselsnr., kandidatnr., hovedmål, priv og ev. avgiverskole (8. trinn). For IKT-basert eksamen vil bildet også vise Login. Etterpåmelding av kandidater gjøres ved å registrere etternavn, fornavn, fødselsnummer (11 siffer), velge målform og trykke på «Lagre kandidat». Merk at fylkesmannen først må ha åpnet prøven for etterpåmelding Endring av navn og målform på kandidat Navn og målform på kandidater kan endres i PAS. For- og etternavn endres i navnerubrikkene i Påmeldingsbildet. Trykk på «Lagre prøvegruppe» nederst i bildet for å lagre endringene. Navneendringen blir da gjeldende alle steder i PAS der kandidaten er registrert. Målform endres i valglisten. PAS/PGS Side 14 Brukerveiledning for skolen

15 2.7.4 Registrere ansvarlige for kandidatgrupper Dette gjøres i Påmeldingsbildet i PAS. Alle på skolen som har en brukerrolle i PAS, er valgbare som ansvarlige for en kandidatgruppe. På prøvedagen kan de logge seg på pgsa.udir.no ved å velge brukerrollen Lærer/Administrator, de vil da få tilgang til monitorløsningen og kan følge med på eksamensgjennomføringen. De ansvarlige har og tilgang til å kunne registrere status på kandidater, og de får tilgang til flere av rapportene i PAS. Også skoleadministrator må registreres som ansvarlig for å få de nevnte tilgangene. En prøvegruppe kan ha flere Ansvarlige. Gå til Påmeldingsbildet, velg prøven og åpne en gruppe kandidater. Velg deretter den/de ansvarlige i nedtrekklisten for brukere på skolen, og klikk på knappen «Lagre ansvarlig». Ansvarlige som ikke har vært bruker av PAS/PGS tidligere, vil motta en e-post med brukernavn og passord til PAS slik at han/hun kan aktivere brukerrollen ved å logge seg på PAS og gå gjennom påloggingsrutinen. Kandidater og ansvarlige slettes ved å klikke på søppelbøtte-ikonet til høyre. Kandidatgrupper kan slettes, men først etter at alle kandidater og ansvarlige er slettet Import av påmeldinger fra skoleadministrative systemer (SAS) Det er utviklet funksjoner for bl.a. overføring av påmeldinger fra de forskjellige skoleadministrative systemene. Skjermbildet Påmelding kan også brukes for å etterpåmelde kandidater og for å endre opplysninger etter en overføring fra det skoleadministrative systemet. Rutine for import av påmeldinger varierer noe fra system til system. Er det problemer, konferer med veiledningen for det enkelte skoleadministrative systemet eller ta kontakt med leverandøren. Under arkfanen Importer finnes følgende funksjoner: Importer påmeldinger fra fil. Import fra SAS skjer vanligvis ved at skolen setter i gang en automatisk overføring av kandidatgrupper og ansvarlige lærere fra SAS. Hvis ansvarlige lærere ikke ble overført sammen med kandidatgruppen, kan skoleadministrator legge til Ansvarlig på gruppene i etterkant i Påmeldingsbildet i PAS. Korrigeringer som gjøres i PAS, blir ikke ført tilbake til SAS. Dette må ajourføres manuelt. Generer engangspassord for import direkte fra Skoleadministrativt system. Funksjonen brukes ved import fra enkelte av de skoleadministrative systemene. Kontakt leverandøren av SAS ved behov for assistanse. PAS/PGS Side 15 Brukerveiledning for skolen

16 Vis importlogg har 4 forskjellige alternative rapporter. Husk alltid å sjekke importloggen for å kontrollere at importen har gått greit. Noen typiske årsaker til feil ved import/eksport: Feil organisasjonsnummer nummeret må stemme overens i begge systemene. Ansvarlig mangler brukerrolle på skolen. Alle lærere må være tildelt en brukerrolle i PAS. Bruker som kjører import, har ikke skoleadministratorrolle ved skolen. BrukerID er ikke identisk med brukernavn i PAS. Hvis brukeren endrer brukernavn i PAS, må samme endringen gjøres i SAS (Ekstern BrukerID). Unngå bruk av æ, ø, å i brukernavnet. Ved direkteoverføring til/fra SAS vil en få spørsmål om brukernavn og passord. Dette må være PAS brukernavn og passord. Det vil si at overføring mellom PAS og de fleste SAS kun vil fungere når brukeren ikke logger seg på PAS via FEIDE Bestilling av materiell til kandidater med behov for spesiell tilrettelegging Bestilling av spesialmateriell gjelder grunnskolen. Skjermbildet Påmelding har funksjon for å bestille materiell til kandidater med behov for særskilt tilrettelegging: PAS/PGS Side 16 Brukerveiledning for skolen

17 2.8 Eksamensmateriell skole (skoleadministrator) I de fleste fag blir eksamensmateriell tilgjengelig for nedlasting i PAS som dokument i PDF-format. Skjermbildet er tilgjengelig for skoleadministrator og viser oversikt over eksamensoppgaver med Postens sporingsnummer og lenke for nedlasting av dokumentet i pdf-versjon vanligvis 24 timer før eksamen. (Foreløpig kan skjermbildet også brukes til å laste ned tidligere gitte eksamensoppgaver, fra 2008 og til d.d. Det må da velges aktuelt prøveperiode og årstall på Startsiden i PAS.) Klikk på menypunktet «EKSAMENSMATERIELL» i venstremenyen. Klikk på knappen «Se alle» for å se alle prøvene på din skole, eller skriv (starten av) en prøvekode og klikk på knappen «Søk». Klikk på pluss-tegnet foran prøven for å se Postens sporingsnummer eller klikk på lenken for å laste ned eksamensmateriell. PAS/PGS Side 17 Brukerveiledning for skolen

18 2.8.1 Generere brukernavn og passord for bruk i PGS-A Skoleadministrator genererer brukernavn og passord i PAS og skriver ut et A4 ark til den enkelte. Dette gjelder for alle kandidater som skal avlegge IKT-basert eksamen. Vær oppmerksom på at brukernavn og kandidatnummer er to forskjellige ting. Kandidatnummer bruker kandidaten for å merke besvarelsen sin, og det kan ikke brukes ved innlogging i PGS-A. Klikk på «Generer»-knappen i skjermbildet Påmelding Knappen «Skriv ut» til høyre for «Generer»-knappen blir da aktiv og lar deg skrive ut et A4-ark til hver elev med brukernavn og passord. (Ikke bruk funksjonen Skriv ut liste, denne listen inneholder ikke påloggingsinformasjon.) Er det behov for å skrive ut nye passord til kandidater, kan dette gjøres for alle eller for enkelte av kandidatene. Hak av i kolonnen til venstre for de som skal ha nytt passord. Hakes det av for alle kandidatene når du trykker på «Generer», får alle nye passord slik at du da må skrive ut nye A4-ark med brukernavn og passord til alle. Brukernavnet blir ikke generert på nytt. Brukernavn og passord kan skrives ut når som helst før prøvedagen. Utskriftfunksjoner: «Skriv ut liste»: Skriver ut en liste over alle kandidatene i prøvegruppen med Navn, Fødselsdato, Kandidatnummer, Målform, Privatist/Ikke privatist og eventuelt Brukernavn. (Informasjonen i listen kan ikke brukes for pålogging.) «Skriv ut»: Knappen ligger til høyre for «Generer»-knappen og skriver ut brukernavn og passord til den enkelte kandidaten (et A4-ark til hver). Dette er påloggingsinformasjonen og kan skrives ut når som helst før prøvedagen. 2.9 Dagspassord til pålogging (skoleadministrator) Dette gjelder kun for eksamen og prøver som gjennomføres digitalt (PGS-A og PGS-C). For å være sikker på at kandidatene ikke logger seg inn som en annen person, og for å hindre at kandidater logger seg inn i PGS-A/PGS-C for tidlig, må eksamensansvarlig godkjenne innloggingen for hver PAS/PGS Side 18 Brukerveiledning for skolen

19 kandidat ved å taste inn et dagspassord på PCen til den enkelt etter at kandidatene selv har skrevet inn brukernavn og passord. Sikkerheten med dagspassord fungerer bare så lenge kun de eksamensansvarlige kjenner dagspassordet. Nytt dagspassord genereres automatisk hver natt og gjelder per skole for en prøve på en gitt dag. Skoleadministrator tar ut dagspassordet i PAS på prøvedagen og gir det til de eksamensansvarlige. (Alternativt til bruk av dagspassord kan ansvarlig lærer godkjenne kandidatene i monitorbildet i PGS- A på prøvedagen, dette vil gjøre bruk av dagspassord unødvendig. Se mer om dette senere.) Klikk på menyvalget «Dagspassord» Velg en av dagens prøver fra nedtrekkboksen merket «Prøve» og trykk på «Vis dagspassord» Dagspassordet vises nederst i skjermbildet 2.10 PGS-A Pålogging til IKT-basert eksamen for kandidater Dette punktet er bare aktuelt for de prøvene der skolen gjennomfører IKT-basert eksamen. Kandidatene laster ned eksamensoppgaven fra PGS-A og leverer besvarelsen sin i PGS-A. De som er registrert som ansvarlig i påmeldingsbildet i PAS skal logge seg på som Eksamensansvarlig og følge med på eksamensavviklingen IKT-basert eksamen pålogging for kandidater Kandidater som skal gjennomføre IKT-basert eksamen logger seg på Her kan kandidatene laste ned eksamensoppgaver, og de laster opp eksamensbesvarelsen sin ved levering. Se egen brukerveiledning for kandidater. Elever og privatister velger lenken Kandidat og skriver inn påloggingsinformasjonen som hver enkelt har fått utdelt på et A4 ark skrevet ut fra PAS. PAS/PGS Side 19 Brukerveiledning for skolen

20 PGS-A Følge med under eksamen i monitorbildet (eksamensansvarlig) Ved hjelp av monitorskjermbildet i PGS-A kan alle som er registrert som ansvarlige for en kandidatgruppe i PAS, følge med på kandidatenes status i sanntid. Skjermbildet har flere funksjoner. Eksamensansvarlig kan her blant annet forhåndsidentifisere kandidatene og slipper å skrive inn dagspassordet på PC en til den enkelte kandidat. Eksamensansvarlig kan se på besvarelsen til den enkelte kandidat og laste opp besvarelsen for kandidater som av spesielle grunner ikke har gjort dette selv Lærer/skoleadministrator logger seg på PGS-A Gå til Velg «Eksamensansvarlig» Pålogging til PGS-A monitor er endret slik at FEIDE-pålogging kan benyttes hvis det er ønskelig. Av den grunn går påloggingen via PAS-påloggingsbildet. Logg inn (samme brukernavn, passord og svar på kontrollspørsmålet som for PAS) eller Logg inn med FEIDE-identifikasjon. PAS/PGS Side 20 Brukerveiledning for skolen

21 I neste skjermbilde er det tre valg: «Kandidatmonitor» «Nedlasting av besvarelser» «Gruppeopplasting av besvarelser» Kandidatmonitor På grunn av sikkerheten er det svært viktig at eksamensansvarlig bruker kandidatmonitoren. Hvis en kandidat forlater eksamenslokalet uten å ha levert besvarelsen, må kandidaten merkes som Blokkert for å forhindre at han/hun kan logge seg på hjemmefra. Eksamensansvarlig må være påpasselig med at riktig status er ført på kandidatene. Dagspassordet skal ikke være kjent for kandidatene. PAS/PGS Side 21 Brukerveiledning for skolen

22 I kandidatmonitoren velger du skole, fag og gruppe for å se statusoversikt over kandidatene i den valgte gruppen. Skjermbildet har flere funksjoner: Mulighet for å velge andre skoler, fag og kandidatgrupper dersom eksamensansvarlig er registrert som ansvarlig ved flere skoler/for flere grupper. «Oppdater» oppdaterer status for kandidatgruppen. «Vis oppgave» er en lenke til eksamensoppgaven «Hent kandidatliste fra PAS» henter oppdatert liste med registrerte kandidater fra PAS «Tilbake til Velg funksjon» fører tilbake til valget mellom kandidatmonitor, nedlasting av besvarelser og gruppeopplasting av besvarelser. Prosesstatuser: Eksamensansvarlig kan endre status på kandidater i kolonnen «Endre status». Ved å trykke flere ganger på lenken endrer statusen seg. De forskjellige statuser har egen fargekode. Bekreft identitet, eksamensansvarlig kan bekrefte kandidatens identitet slik at det ikke er nødvendig å skrive inn dagspassordet. Statuskolonnen viser i utgangspunktet Ikke bekreftet. Venter på bekreftelse. Eleven har logget seg på med brukernavn og passord, men kommer seg ikke videre før den ansvarlige har tastet inn dagspassordet på elevens PC eller bekrefter kandidatens identitet i monitoren. Eleven skal ikke se dagspassordet. Åpne for ny levering dersom kandiaten skal levere på nytt. Status vil her vise Levert. Lenken Last opp i monitorbildet brukes hvis eksamensansvarlig skal laste opp en kandidats besvarelse. I dialogboksen kan du velge om du skal laste opp en elektronisk besvarelse, eller om PAS/PGS Side 22 Brukerveiledning for skolen

23 kandidaten leverer på papir. Skolen kan scanne inn papirbesvarelser som kan lastes opp. Lenken Avbryt avbryter funksjonen uten å gjøre noen endringer. Trykk på lenken Last opp filer I neste skjermbildet skal du Bla gjennom, velge fil, trykke på Last opp og Lever. Hvis kandidat har levert besvarelsen, kan eksamensansvarlig oppheve dette og levere på nytt. PAS/PGS Side 23 Brukerveiledning for skolen

24 Eksamensansvarlig trykker på Opphev og skriver inn kandidatnummer. Klikk på Browse og velg dokumentet som skal lastes opp. Systemet viser da en melding om at dokumentet etter opplasting må åpnes for å sjekke at det er riktig dokument. Når dette er gjort, endrer ikonet under Lastet ned seg fra rødt til grønt og Lever -knappen får en grønn kant, dvs. at det nå er klart for levering av eksamensbesvarelsen. Trykk «lever», skriv inn kandidatnummer og trykk «ferdig». I monitorbildet velger du Tilbake til velg funksjon for å gå til «Nedlasting av besvarelser». PAS/PGS Side 24 Brukerveiledning for skolen

25 PGS-A Nedlasting av eksamensbesvarelser Når eksamensgjennomføringen er over, må skolen laste ned kopi av eksamensbesvarelsene for sine grupper. Dette er skolens/elevenes eiendom og skal oppbevares i samsvar med regelverket. Utdanningsdirektoratet kan bare oppbevare kandidatinformasjon i 8-12 måneder jf. Datatilsynet. Velg funksjonen «Nedlasting av besvarelser». I neste bildet skal du velge eksamensdato, skole og trykke på lenken for kandidatgruppen. Oversiktsbildet for en kandidatgruppe kan se slik ut: Statuser: Ikke innlogget Levert Online Ja/Nei Knappesymboler til venstre i bildet: Se på besvarelse(r) som kandidaten har levert Se på besvarelse(r) som kandidaten har levert (i pdf-format dersom dette er tilgjengelig) Last ned eksamensbesvarelser, nederst i skjermbildet: Her kan eksamensoppgaven og alle besvarelsene lastes ned i original eller som PDF-format i en zip-fil. Trykk på aktuell lenke PAS/PGS Side 25 Brukerveiledning for skolen

26 Når eksamensdagen er ferdig, blir eksamensbesvarelsene automatisk overført fra PGS-A til PAS og vil være tilgjengelige for sensor fra kl påfølgende dag. Plagiatkontroll blir tilgjengelig for sensorene i de fleste fag PGS-A Gruppeopplasting av besvarelser Gruppeopplasting av besvarelser er en funksjon som lar eksamensansvarlig laste opp eksamensbesvarelser for én eller flere kandidatgrupper av gangen. Logg inn på som eksamensansvarlig. Når du er innlogget velg funksjon «Gruppeopplasting av besvarelser». PAS/PGS Side 26 Brukerveiledning for skolen

27 Informasjonsteksten kan skjules ved å trykke på krysset i høyre hjørne. For å laste opp filene trykker du på «Bla gjennom...»-knappen og velger besvarelsesfilene som skal lastes opp. Du må ha installert Flash for å kunne velge flere filer. Filer som ikke har rett navnestruktur, vil vises med en rød farge i fil-lista. Nå skal du sjekke om informasjonen i filene kan sjekkes mot kandidater i databasen, og det gjøres ved å trykke på «Hent kandidatinformasjon»-knappen. Dersom en fil med feil filnavnstruktur er valgt, vil det vises en feilmelding i rød tekst som viser hvilken filnavnstruktur filene må ha. Slett de ugyldige filene ved å trykke på kryss-symbolet ved siden av filen og hent så kandidatinformasjon. PAS/PGS Side 27 Brukerveiledning for skolen

28 Etter at kandidatinformasjon er hentet vises denne i en liste med lenker for nedlasting av filer, kandidatenes tilhørighet til fag, til gruppe, prøvedel, kandidatnavn, kandidatnummer og status. Kandidater som ikke finnes i databasen, vil merkes med en rød ramme og en varseltekst vil vises nedenfor. En tilsvarende ramme i oransje vil vises dersom en kandidat allerede har levert eller har avbrutt eksamen. PAS/PGS Side 28 Brukerveiledning for skolen

29 Knappen for å laste opp besvarelsesfilene til databasen blir ikke aktivert før alle rød- og oransjemerkede rader blir slettet. Trykk på «Slett markerte»-knappen for å slette markerte rader. Den øverste avkrysningsboksen kan brukes for å markere alle/ingen rader. Kandidatlista kan sorteres ved å trykke på kolonneoverskriftene, og bredden på kolonnene kan justeres ved å trekke i de små ankerikonene bak kolonneoverskriftene. PAS/PGS Side 29 Brukerveiledning for skolen

30 Dersom det finnes mer enn én prøvedel i et fag på samme dag, må man velge hvilken prøvedel en besvarelsesfil skal tilhøre. Når man velger en prøvedel i nedtrekksmenyen, vil man få spørsmål om hva man vil endre prøvedel for. Du kan da endre prøvedel bare for det dokumentet du har valgt (aktiv rad), eller for alle dokumenter for denne kandidaten i dette faget, eller for alle dokumenter i dette faget. PAS/PGS Side 30 Brukerveiledning for skolen

31 Her er det valgt prøvedel 1 for noen dokumenter og prøvedel 2 for ett. PAS/PGS Side 31 Brukerveiledning for skolen

32 Etter at alle ugyldige filer er fjernet og eventuelle prøvedeler er valgt, kan filene lastes opp til databasen ved å trykke på «Last opp»-knappen. Etter at filene er lastet opp, vil det nå i filnavn kolonnen vises en lenke til de opplastede filene, og status vil være oppdatert (i de fleste tilfeller til Levert).For å laste opp flere filer trykker du på «Velg nye filer»-knappen. PAS/PGS Side 32 Brukerveiledning for skolen

33 Dersom du velger noen av de samme filene når du laster opp nye filer vil du se at de blir oransjemerkede og dermed ikke kan lastes opp til disse kandidatene igjen uten først å ha endret status i Kandidatmonitor. PAS/PGS Side 33 Brukerveiledning for skolen

34 Som i Kandidatmonitor kan en eksamensansvarlig i «Gruppeopplasting av besvarelser» levere besvarelser på vegne av kandidatene frem til midnatt på eksamensdagen PAS Registrere status på kandidat (skoleadministrator) Skjermbildet Registrere status på kandidat brukes for å registrere fravær under eksamen, og det må vise kandidatens korrekte status. Standardinnstillingen i Påmeldingsbildet i PAS for alle kandidater er i utgangspunktet «Deltatt», dvs. Avlagt. For elever som ikke deltar må det registreres enten «Syk» dvs. Dokumentert fravær eller «Ikke deltatt», dvs. Ikke dokumentert fravær. For kandidater som deltar på prøven, men som er registrert i PAS med status «Syk» eller «Ikke deltatt», vil overføring av kandidatbesvarelse fra PGS-A bli avvist av PAS. (Benevnelsene Avlagt, Dokumentert fravær og Ikke dokumentert fravær refererer seg til Forskrift til Opplæringslova 3-35.) Det er også viktig at fravær registreres under eller straks etter eksamensgjennomføringen slik at sensor får vite hvorfor han/hun ikke mottar besvarelse fra en kandidat. PAS/PGS Side 34 Brukerveiledning for skolen

35 2.12 PAS Følgebrev til besvarelser (skoleadministrator) Denne funksjonen skal bare brukes ved forsendelse av besvarelser som er innlevert på papir. IKTbaserte besvarelser levert i PGS-A blir automatisk tilgjengelige for sensorene i PAS. Hak av for den/de besvarelser det skal skrives ut følgebrev for, og velg «Skriv ut». Status oppdateres da til «Brev sendt». Du kan krysse av for utskrift av det samme følgebrevet flere ganger dersom det er behov for dette PAS R11 Karakterliste (skoleadministrator) Etter fellessensuren skriver skolen ut karakterlister, velg rapporten «R11 Karakterliste (skole)»: Klikk på valget «R11 Karakterliste (skole)» i venstremenyen. Arkfanen Oversikt viser en liste over alle prøvegruppene. Du kan skrive ut karakterlisten for en eller flere prøver ved å krysse av til venstre for prøvekoden og klikke «Eksporter til Excel» eller «Skriv ut» (oppretter et PDF-dokument som kan skrives ut). Det er bare mulig å krysse av for prøver der sensurregionansvarlig fylkesmann har åpnet for offentliggjøring av resultat. PAS/PGS Side 35 Brukerveiledning for skolen

36 Alternativt kan du klikke på en prøve for å se detaljbildet for den enkelte karakterlisten og deretter velge utskrift eller eksport til Excel. Oversikten viser detaljer for elevgruppen. PAS/PGS Side 36 Brukerveiledning for skolen

37 2.14 Overføring av karakterer til skoleadministrative systemer fra PAS En del av de skoleadministrative systemene har utviklet funksjon for elektronisk overføring av karakterer fra PAS. Leverandøren av de enkelte SAS vil kunne veilede når det gjelder dette. 3 Klagebehandling All klagebehandling i grunnskole og videregående skole foregår i PAS, både for papirbaserte og IKTbaserte eksamensbesvarelser Registrere klage på karakterer Skjermbildet «Registrere status på kandidat» brukes også for å markere at en kandidat har klaget på karakteren. Straks endelige karakterer foreligger etter fellessensuren, blir «Klag» -knappen tilgjengelig. Skoleadministrator markerer at kandidaten har klaget ved å klikke på knappen. Knappen har tre forskjellige statuser «Klag», «Trekk klage» og «Klage ferdigbehandlet». Hvis det er klaget ved en feiltakelse, tilbakestilles dette ved å klikke på knappen en gang til. Når klagen er ferdigbehandlet, vises status «Klage ferdigbehandlet» PAS Følgeseddel til klage (skoleadministrator) Denne funksjonen brukes bare ved oversendelse av klager der besvarelsen kun foreligger på papir. For IKT-baserte besvarelser skal det ikke skrives ut følgeseddel. Før følgeseddelen kan skrives ut, må det være registrert at kandidaten har klaget i skjermbildet «Registrere status på kandidat». Skjermbildet har flere søkealternativer. Klikk på menyvalget Følgeseddel klage. Skjermbildet viser oversikt over kandidatene det er registrert klage for. Listen kan filtreres ved å klikke på kolonneoverskriftene. Kryss av for kandidaten/kandidatene du ønsker å skrive ut følgebrev for, og klikk på knappen «Skriv ut» nederst i skjermbildet (gjelder kun for papirbaserte besvarelser). Når du har skrevet ut følgebrev for en kandidat, oppdateres status til «Brev sendt». Du kan krysse av for utskrift av det samme følgebrevet flere ganger. PAS/PGS Side 37 Brukerveiledning for skolen

38 Når du klikker på knappen «Skriv ut», opprettes et PDF-dokument med én side for hver avkrysset kandidat PAS Klageresultat (skoleadministrator) På tilsvarende måte som ved sensur, kan du hente ut resultatet av klagebehandlingen ved hjelp av en egen rapport. Skjermbildet har flere søkemuligheter. Klikk på menyvalget Klageresultat. Skjermbildet åpner en liste over alle klagene, med resultatet før (opprinnelig karakter) og etter klagebehandlingen (endelig karakter). Til høyre i listen viser status-kolonnen om resultatet etter klagebehandlingen er sendt til kandidaten. Merk kandidater det skal skrives ut klageresultat for ved å hake av til venstre for kandidaten og klikk på knappen «Utskrift av klageresultat». Det skrives da ut et PDF-dokument for hver kandidat som det er haket av for. PAS/PGS Side 38 Brukerveiledning for skolen

39 3.2 PAS Klageregioner og klageansvar (skoleadministrator) Disse to skjermbildene ajourføres fra Utdanningsdirektoratet og viser hvilke fylkesmannskontor som har ansvar for sensuren i hvert enkelt fag Klageregioner Skjermbildet viser regioninndelingen. Fylker med samme nummer tilhører samme sensurregion Klageansvar Skjermbildet viser for hvert fag hvilket fylkesmannskontor som har ansvar for hvilke regioner. 4 PAS Rapporter R01 og R02 Disse rapportene oppdateres vanligvis én gang i timen. Rapportene er laget for alle forvaltningsnivåer, men kan ha begrensinger knyttet til forvaltningsnivået. Rapportene har flere søkemuligheter. R01 Oppfølging 1 Rapporten viser antall påmeldte for hver enkelt eksamen, antall med registrert fravær, antall deltatt, antall hvor sensor 1 og sensor 2 har satt sitt karakterforslag, antall hvor det er satt endelig karakter, antall registrerte klager, antall klagekarakterer satt, antall kandidater som har levert IKT-basert besvarelse gjennom PGS-A, og antall hvor det er foretatt plagiatkontroll. Øverst i rapporten ser du dato og tidspunkt for siste oppdatering. Rapportene er laget for alle forvaltningsnivåer, men med begrensing knyttet til forvaltningsnivået. PAS/PGS Side 39 Brukerveiledning for skolen

40 R02 Oppfølging 2 Oppfølgingsrapport R02 inneholder de samme opplysninger som R01, men viser en skole per linje. En skole vil bare kunne se skolens egne opplysninger. Det er altså ikke stor forskjell på informasjonen som kan hentes ut av R01 og R02. Øverst i rapporten vises dato og tidspunkt for siste oppdatering. Rapportene er laget for alle forvaltningsnivåer, men med begrensing knyttet til forvaltningsnivået. PAS/PGS Side 40 Brukerveiledning for skolen