Innkalling til medlemsmøte for Sjøvegen Huseierlag

Transkript

1 SJØVEGEN HUSEIERLAG Innkalling til medlemsmøte for Sjøvegen Huseierlag TID: TORSDAG KL STED: STEINERSKOLEN PÅ ROTVOLL Saksliste: 1. Vedlegg til formingsrettleder. Presiseringer Sakspapirer: Se vedlegg 1 til generalforsamlingen Det legges opp til en presentasjon, diskusjon og forslag til vedtak. Styret

2 SJØVEGEN HUSEIERLAG Innkalling til 14. ordinære generalforsamling for Sjøvegen Huseierlag TID: TORSDAG KL STED: STEINERSKOLEN PÅ ROTVOLL Foreløpig saksliste: 1. Godkjenning av innkalling. 2. Valg av ordstyrer. 3. Valg av referent. 4. Valg av protokollunderskrivere. 5. Vedlegg til formingsrettleder. Presiseringer (Vedlegg 1) 6. Årsberetning (Vedlegg 2) 7. Resultatregnskap (Vedlegg 3 og 4) Revisors bemerkning (Vedlegg 5) 8. Driftsplan (Vedlegg 6) 9. Budsjettforslag 2005.(Vedlegg 7) 10. Innkomne saker. 11. Valg. (Styre, Oppvekstgruppa, Sosialgruppa, Revisor, Valgkomite). (Vedlegg 8) Dersom du ikke har anledning til å komme, ser Styret svært gjerne at du registrerer deltagelse/avgir stemme via skriftlig fullmakt. Denne slippen kan i så fall benyttes: Slippen kan leveres styremedlemmer / legges i postkassa til Tore Wigenstad Navn:. Adresse: Jeg registrerer min deltagelse på generalforsamlingen. Gir herved :.. fullmakt til en stemme. Forbehold/kommentarer: Styret ønsker spesielt alle nye medlemmer av huseierlaget hjertelig velkommen!

3 vedlegg 1 SAK 5. VEDLEGG TIL FORMINGSRETTLEDEREN. PRESISERINGER Styret har i årenes løp blitt konfrontert med spørsmål og uklarheter vedr. formingsrettlederen. Styret har fortløpende vurdert henvendelsene og i enkelte tilfeller gjort vedtak mht. fortolkning mv. Disse vedtakene er samlet opp og presentert i eget medlemsmøte. Styret ønsker å få en formalisering av vedtak ved at disse inngår som vedlegg til formingsrettlederen Forslag til vedtak: Årsmøte har fått seg forelagt styrets forslag til presiseringer mv. av ulike tema i formingsrettlederen. Årsmøte vedtar at disse presiseringene skal gjelde som vedlegg til formingsrettlederen og inngå i denne.

4 SJØVEGEN HUSEIERLAG TEMA: TAKTSTEIN Dato: Ref.: Formingsrettlederen side 34 Bakgrunn: På bakgrunn av henvendelser til styret synes det som om spesifikasjonen i teksten ikke er tydelig nok. Dette har ført til legging av stein av ulik type og farge. Utredning: Styret har gjennomgått teksten, og konferert med arkitekt Eileen Garmann Johnsen. Som husets femte fasade er det særdeles viktig at takstein blir av ens utførelse og farge. Bildet viser korrekt type og farge Forslag: Følgende inngår som en presisering i forhold til vedtatt formingsrettleder: Det skal benyttes enkeltkrum takstein, type tegl. Farge, naturlig brent uten overflatebehandling. Produsentens leggeanvisning, detaljblad fra NBI mm. følges. Vedtak: Forslag til presisering inngår som et tillegg til vedtatt formingsrettleder. Presentert på eget medlemsmøte den Vedtatt på årsmøte den Trondheim, Sign:

5 SJØVEGEN HUSEIERLAG TEMA: FORSTØTTNINGSMUR Dato: Ref.: Bakgrunn: Etablering av parkeringsplasser, senkning av terreng etc. har ført til et øket behov for små forstøttningsmurer. Vi ser i dag at det hersker flere varianter av disse, hvor jernbanesviller og "Trønderblokk" er dominerende. For å sikre et helhetlig preg på området tillates det kun en type forstøtningsmur. Utredning: Valgt løsning tar utgangspunkt i den murtype som i hovedsak er blitt benyttet fra årene etter krigen. Type: "Trønderblokk" mini. Farge grå. Dette er en tørrmur som er enkel å sette opp, rimelig og stabil. Forslag: Ved oppsetting av forstøttningsmur, skal benyttes type "Trønderblokk" mini. Farge grå Vedtak: Forslag inngår som et tillegg til vedtatt formingsrettleder. Presentert på eget medlemsmøte den Vedtatt på årsmøte den Trondheim, Sign:

6 SJØVEGEN HUSEIERLAG TEMA: VERANDA Dato: Ref.: Bakgrunn: Erfaring med en del oppføringer av verandaer har vist at det kan være vanskelig å følge tegninger 100%. Videre viser enkelte løsninger også avvik fra intensjon mht. fundamentering, materialdetaljer mm. Endelig viser en nøyere gjennomgang at tegningsunderlag avviker noe i fra anbefalinger fra Norges Byggforskningsinstitutt (NBI) Utredning: Forslag: Ytre mål for veranda skal være med bredde lik 6.0 meter og dybde lik 1,5 meter. Byggdetaljblad fra Norges Byggforsknings Institutt NBI ( A ), anbefaler 10 cm avstand fra nerkant dør til overkant tett gulv i veranda. Bakgrunnen for dette er å sikre mot vanninntregning ved snø/smelte. Anbefalt avstand kan oppnås ved å heve døra tilsvarende, men ulempen blir da en tilsvarende oppkant mellom dørstokk og innegulv. Huseierlaget finner det vanskelig å skulle vedta en løsning/fortolkning som strider imot anvisning fra NBI. Vi konkluderer derfor med at Byggdetaljblad fra NBI følges og styret anbefaler at avstand dørstokk - overkant gulv i veranda kan bygges med maksimalt 10 cm. Dørstokk tillatt plassert på innvendig gulv. Øvrige mål, dimensjoner og detaljer på veranda følges ihht. tegning. Huseierlaget anser det som maktpåliggende at to verandaer på samme fasade må bygges med samme høyde, og ellers gis en utforming som er identisk. Vedtak: Forslag inngår som et tillegg til vedtatt formingsrettleder. Presentert på eget medlemsmøte den Vedtatt på årsmøte den Trondheim, Sign:

7 SJØVEGEN HUSEIERLAG TEMA: VERANDADØRER OG VINDUER. Dato: Ref.: Bakgrunn: Leverandører av dører og vinduer har ulik detaljløsninger og ulike mål for forhold mellom glass og ramme. Dette medfører at det monteres mange varianter av dører og vinduer ved rehabilitering/utbygging. Styret har sett det som nødvendig å presisere disse detaljene. Utredning: Styret konferert med arkitekt Eileen Garmann Johnsen. Arbeidet er basert på formingsrettlederen. Vi har videre tatt utgangspunkt i originale vinduer, hvor glassfeltet i "smårutene" er målt til 22 x 32 cm (bredde x høyde). Intensjonen i formingsrettlederen er at nye vinduer og verandadører skal være så lik disse målene som mulig. Samtidig er det et viktig krav at linjer (typisk nedkant og overkant vinduer) skal flukte på fasaden. Forslag: Nye vinduer Minimumskrav for glassmål settes til (b x h = 21,5 x 31,5 cm) Ny verandadør For at ei verandadør skal inneha tilstrekkelig stivhet, må det være mer treverk i omrammingen enn for et vindu. Dette betyr at glassfeltet nødvendigvis må bli noe mindre. Minimumskrav for glassmål settes til (b x h = 18 x 31,5 cm) Buevindu Buevindu med profiler er beskrevet i formingsrettlederen. Buevindu og omramming skal være tro mot denne. Skal bestå av innvendig isolerglass + ytre vindu med faste sprosser (glass montert i tresprosser) Utvidelse av buevindu på gavl, ihht., skisse/forslag i formingsrettlederen tillates ikke. Dette siste også ihht. etablert praksis ved Plan og bygningsavdelingen i Trondheim kommune Kjellervindu Kjellervindu er beskrevet/tegnet i formingsrettlederen. Vindu og omramming skal være tro mot denne. Skal bestå av innvendig isolerglass + ytre vindu med faste sprosser (glass montert i tresprosser) Sprosser - generelt Sprosseløsningen utgjør et viktig arkitektonisk element for husene i Sjøvegen. Originalt er glassene i vinduene montert i sprossene via kittfals. Løsning med glassene satt med silikonfals aksepteres ut i fra vedlikeholdsvennlighet. Løsning med hel glassflate pålimt eller påmontert utvendige falske sprosser ivaretar ikke huseierlagets kvalitetskrav for området, og aksepteres ikke. Vedtak: Forslag inngår som et tillegg til vedtatt formingsrettleder. Presentert på eget medlemsmøte den Vedtatt på årsmøte den Trondheim, Sign:

8 vedlegg 2 SAK 6. ÅRSBERETNING 2004 Styrets sammensetning Styret 2004 har bestått av følgende personer: Tore Wigenstad (leder) Stuttvegen 1 Elisabeth Husebø (nestleder) Hans Collinsveg 5 Paal Østerlie (sekretær) Sjøvegen 28 Bjarne Steinskog (kasserer) Sjøvegen 23 Elin Kristine Orrem (utomhus) Stuttvegen 1 Anne Jølle (utomhus) Sjøvegen 16 Erlend Dalseg (oppvekst) Sjøvegen 22 Styremøter-info Det har vært avholdt i alt 8 styremøter og sendt ut i alt 6 styreinfo. Tursti/lekeapparat området Området anses ennå ikke som ferdig. Det er dialog mellom Utomhusgruppa og Trondheim kommune. Videre beplantning etc. overlates til utomhusplanen Reguleringsplanen Historikk: Huseierlaget har tidligere fremmet et privat reguleringsforslag for Sjøvegen-området. Denne har til hensikt å bevare de 6 tomteme i området (som Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i fellesskap) som ubebygd felles område for Sjøveien. De to fylkeskommunene stilte seg ved saksbehandlingen i utgangspunktet positive til forslaget, men ønsker økonomisk kompensasjon for tomtene (markedspris). Bygningsrådet vedtok enstemmig reguleringsforslaget i møte den Saken ble fremmet for Bystyret i mars 2000 men ble trukket grunnet ikke avklarte forhold vedr. økonomisk kompensasjon. I ettertid er det foretatt en taksering, men huseierlaget har grunnet økonomisk forhold så langt valgt å ikke forholde seg til antydet innløsningsbeløp. Vårt argument går på at skal vi først bruke penger må dette gå til oppbygging av området ikke erverv av eiendom. I ettertid har det vært en viss dialog mellom Huseierlaget, Trondheim kommune og Sør-Trøndelag Fylkeskommune. Fylkeskommunen har skriftlig tilbudt huseierlaget å kjøpe de 6 tomtene til takst (kr ,-) Styret har i brevs form tilbud eierne samlet kr for tomtene. Dette er avvist, men med en gjentagelse av tidligere tilbud om å kjøpe de 3 mest sentrale tomtene samlet til denne prisen. Det har over flere år vært dialog med enkelte personer i Trondheim kommune som stiller seg positivt til vår argumentasjon, uten at dette har resultert i noe konkret. Vi er anmodet av Trondheim kommune om å spesifisere type bebyggelse for tomtene, og fremme saken om regulering på nytt. 2004: Styret har ikke hatt kapasitet til å jobbe videre med denne saken i året som er gått. Arbeid ihht. langtidsplan Tidligere vedtatt langtidsplan er videreført uten at vi har greid å sette trykk på alle tre tema. Som basis for dette arbeidet har forslag til reguleringsplan m/vedlegg vært lagt til grunn. Temaene har bestått av følgende deler: 1. Infrastruktur. (Trafikksikkerhet/parkeringsproblematikk.) 2. Grøntareal. (beplantning, hogging, trepleie) 3. Bruk av fellesareal (Barn-ungdom-voksne, grense; privat-felles)

9 1. Infrastruktur. (Trafikksikkerhet/parkeringsproblematikk I løpet av året er det satt opp info-skilt og parkeringsskilt for gjesteparkering. Infoskilt inneholder opplysninger om parkeringsbestemmelser, fartsgrense og husplasseringer. Asfaltert del av Sjøvegen er en kommunal vei og underlag kommunale parkeringsbestemmelser. Styret har hatt kontakt med Trondheim Parkering for befaring vedr. bøtelegging og eventuell borttauing av feilparkerte biler på parkeringsplassen. 2. Grøntareal. (beplantning, hogging, trepleie) Dette inngår i det arbeidet som er påbegynt vedr. videreutvikling av utomhusplanen. Gruppa har hatt noen møter, men har beklagelig vis ikke endt opp i noen konklusjon/forslag til vedtak. Det nye styret bør følge dette opp. 3. Bruk av fellesareal (Barn-ungdom-voksne, grense; privat-felles Utredningsarbeidene er koordinert med pkt 2 "grøntareal". Oppvekstgruppa/festgruppa Fotball/skøytebana ved yrkesskolen er dessverre ikke i bruk. Juletrefest måtte avlyses grunnet manglende interesse. Imidlertid ble det juletretenning og både akebakken og ballplassen benyttes flittig. Oppvekstgruppa har hatt noe aktivitet, og mye spennende er på gang. Mangler kanskje litt på å få disse tingene ut i live. Grendahus Styret har ikke hatt kapasitet til å arbeide videre med Grendahus-saken. Oppfølging av krigsetterlatenskaper Den store saken i Sjøvegen 2003 var granatfunnet ved SV 30 Styret har forfulgt saken gjennom året som er gått, bla. med eget møte med fylkesmannens beredskapsavdeling. Denne har rettet fornyet henvendelse videre oppover i systemet til DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) og Forsvaret. Saken/problemstillingen er også omtalt i egen stortingsmelding. Alle toer sine hender mht. ansvar og vi ble av fylkesmannen bedt om å drøy videre engasjement i påvente av at saken kunne modnes noe mellom DSB og Forsvaret.. Dette har vi gjort. Da styret ble kontaktet av NRK Trøndelag før påske valgte vi derfor å følge opp saken. Den media omtale saken har fått må utnyttes, og det er derfor på tide å starte med oppfølgingen. TK har en noen uklar saksbehandling vedr. graveforbud. Dette må også avklares. Viser for øvrig til tidligere utsendt informasjon (ta vare på disse!) Styret 2004 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen tar årsberetning til etterretning

10 vedlegg 3 SAK 7. RESULTATREGNSKAP 2004 Budsjett Regnskap Driftsinntekter Medlemskontingenter (2) Medlemskontingenter (1) Diverse inntekter Renter SUM Driftsinntekter Driftsutgifter Honorar (3) Leie av lokaler Kommunale avgifter Fellesarealer (6) Vedlikehold felles eiendom Festkomiteen Oppvekstgruppe Norges Velforbund Renhold/container Diverse Revisjon av reguleringsplan Betaling fotball/skøytebane (4) Asfaltering ballplass / vedl. vei (5) SUM Driftsutgifter Driftsresultat (1) Innskudd 20 av 20 manglende kontingent innbet. for 2003 (2) Pr mangler 2 kontingent innbet. for Av disse er 1 innbet. kommet inn i løpet av januar 2005 (3) Styre honorar (4) Fotballbane: Utgifter til fotballbane ble varslet ved forrige årsmøte. Redegjort for forholdet hvor disse midlene egentlig skulle tas fra egen øremerket pott (egentlig egen konto) Inngår også i budsjett (5) Asfaltering av basketbane/ballplass. Disse utgiftene ble budsjettert inn i fellesareal. Tallunderlaget var basert på en tidligere prisinnhenting. Denne prisen var dessverre basert på et altfor lavt areal. Konkurrerende priser ble hentet inn fra Veidekke og NCC. NCC hadde lavest m2-pris, og arbeidene ble bestilt av dem. Prisdokumentasjon foreligger. Vi valgte å bestille asfaltering av hele området, selv om vi visste at budsjettet ble overskredet. Utbedring av Stuttvegen/HC-veg. Disse kostnadene er det ikke budsjettmessig dekning for. Grunnen til at det ikke ble budsjettert med kostnader i 2004 var at vi gjennom kontakt med Trondheim kommune fikk forståelsen av at utbedring av VA-nettet i Stuttvegen skulle foregå i løpet av Etter fornyet kontakt kom det fram at utbedring tidligst ville bli gjennomført i løpet av På denne bakgrunn valgte Styret å bestille nødvendige vedlikeholdsarbeider. (Vi følte oss sikre på at dette uansett måtte ble gjennomført i løpet av 2005). Konkurrerende pris ble forøvrig hentet inn fra Veidekke og NCC, hvor av NCC oppgav en betydelig lavere m2-pris. Dokumentasjon foreligger (6) Skilting og sandkasser. Skilting eller sandkasser har det ikke vært budsjettmessig dekning for å sette i bestilling. Vi beklager dette. Imidlertid mener vi at disse to elementene har gjort området tryggere mht. trafikk, og dette har vært vårt motiv for å overskride de rammene generalforsamlingen har gitt sin tilslutning til.

11 vedlegg 4 SJØVEIEN HUSEIERLAG BALANSE pr EIENDELER Postgiro kr Kasse kr Utetående kontingenter kr SUM Eiendeler kr GJELD OG EGENKAPITAL SUM Gjeld kr. 0 Egenkapital pr kr Overskudd regnskap 2004 kr Utestående kontingenter kr SUM egenkapital kr

12 vedlegg 5 REVISORS BERETNING Eget vedlegg blir delt ut på generalforsamlingen Forslag til vedtak: Generalforsamlingen anser et budsjettmessig avvik på driftsresultat på kr ,- som svært høyt. Avviket skyldes i hovedsak kostnader i forbindelse med fellesareal med strøsand, informasjonsskilt, asfaltering av ballplass og etterslep av vedlikehold. Dette vurderes som noe ekstraordinære men nødvendige tiltak og regnskap for 2004 ansees som godkjent.

13 vedlegg 6 SAK 8 DRIFTSPLAN FOR 2005 Styret vil i det kommende år følge opp en rekke løpende saker, deriblant: Infrastruktur-gjesteparkering. Neglisjering av parkeringsbestemmelsene vil bli fulgt opp. Alle skal parkere innenfor sine respektive eiendommer. Tilskrevne eiendommer med frist for opprettelse av ordnede parkeringsforhold (Stuttvegen 1,2 og 4) følges opp. Gjesteparkering er for gjester. Vi har fremdeles problemer med noen besøkende og utrolig nok enkelte fastboende som kjører for fort. Pålagt tiltak iverksettes. Felles eiendom. Garasjene ved akebakken bør rives og erstattes med nye. Dette arbeidet vil koste (minst) i størrelsesorden kr , og må planlegges. Vi må også se på hva vi skal fylle disse garasjene med. Et sykkel/mopedmekkeverksted for ungdommen har vært foreslått, mens andre sikkert ønsker seg en stall for hester. Vi har generelt et dårlig tilbud til ungdom i tenårene. Mye av dette arbeidet må gjøres som dugnadsarbeid hvilket også må planlegges. Styret er pålagt å forholde seg til at deler av eksisterende garasje ligger på fylkeskommunal eiendom. Utomhusplan. Oppstartede arbeider følges opp. Se langtidsplan Krigsetterlatenskaper. Huseierlaget har gjennom styret en god dialog med fylkesmannen vedr. problemstillinger rundt krigsetterlatenskaper. Den mediaomtale saken har fått må utnyttes. Trondheim kommune har en noen uklar saksbehandling vedr. graveforbud. Initiativ er tatt ovenfor saksbehandler. Dette må følges opp. Veranda/platting for 1. etg. En god og ensartet løsning av veranda/platting for 1. etg. som har senket terreng, må etableres. Det anbefales å ta kontakt med Eileen Garmann Johnsen for diskusjon og utarbeidelse av løsninger. Reguleringsplanen (se årsberetning) må videreføres. Nå er det en gylden mulighet mht. eventuelel begrensninger av tomtene. Eileen Garmann Johnsen kontaktes da hun utarbeidet det forrige forslaget, og er kommunene støttespiller i denne saken. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen støtter styrets forslag til driftsplan for 2005

14 vedlegg 7 SAK 9 BUDSJETTFORSLAG 2005 SJØVEGEN HUSEIERLAG DRIFTSINNTEKTER Kroner Kommentar Medlemskontigenter Årskontigent økes til kr 1500,-/år Diverse inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSUTGIFTER Kroner Honorar Kommunale avgifter Fellesarealer Vedlikehold felles eiendom Styrehonorar er kr 1.000,- pr medlem (6 stk). Honorar leder kr 2.000,- Sum kr Styret pålegges å utrede alternative måter å sørge for vedlikehold på. Avtale med vedlikeholdselskap, engasjere ungdommer i området ol. Arrangementgruppa Oppvekstgruppe Dugnad Diverse Kjøp av ny gressklipper/traktor Eksisterende klipper er utslitt Utarbeide løsning for veranda/platting Utarbeide endring av reguleringsplan. Fremme saken SUM DRIFTSUTGIFTER UTFYLLENDE KOMMENTAR TIL BUDSJETT FOR 2005 Inntekter Budsjettforslaget forutsetter at medlemskontigenten for inneværende år økes til kr 1500,- Styret anser eksisterende beløp (1.000,-) for å være altfor lavt til å holde tritt med utgiftene. %-vis økning er høyt, men har ligget fast i mange år. Foruten medlemskontigenten består inntektsiden av salg av verandategninger, loft og kjellerskolen samt brannutredning. I tillegg renteinntekter. Utgifter Utgiftsiden består i det vesentlige av erfaringsmessige faste kostnader. Disse er holdt på et absolutt minimum, og vedlikehold er muligens noe underbudsjettert. Av ekstraordinære kostnader har vi ført opp skifte av gressklipper. Vi foreslår en mer robust maskin, som også kan benyttes som trekkvogn (= minitraktor) Budsjettbalanse Det budsjetteres med et underskudd på kr ,-. Dekkes av egenkapitalen Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar styrets budsjettforslag for 2005.

15 vedlegg 8 SAK 11 VALG 2005 STYRET Navn: Adresse: Tlf Forslag fra valg komiteen Tore Wigenstad (leder) ST På valg Bjarne Steinskog SJ På valg Anne Jølle Sv Erlend Dalseg SJ Elisabeth Husebø HC Elin Kristine Orrem ST På valg Paal Østerlie SJ På valg Leder: Elin Orrem Torbjørn Svendsen, HC 9, Tlf Ole Henrik Johansen, SV 30, Tlf OPPVEKSTGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Forslag fra valg komiteen Hilde Bergh SJ Tom Østmoe SJ På valg Urd Schjetne SV Frode Frydenlund SJ På valg Unn Mari Norbeck HC På valg Tom Østmoe Frode Frydenlund Aino Indergård, Sjøvegen 23, Tlf / SOSIALGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Forslag fra valg komiteen Nick Faradonbeh ST Gunnar Sørlie HC På valg Ingrid Romundstad ST På valg Nina Olsen SJ På valg Fernando Perz-Fernandez SJ31 Kerstin Monsees, ST4, Tlf Tove Huseby, HC 3 Tlf? REVISOR Navn: Adresse: Tlf Forslag fra valg komiteen Arnt Bjøru SV På valg Arnt Bjøru VALGKOMITE Navn: Adresse: Tlf Forslag fra styret Kristin Wigen ST På valg Tone Antonsen SJ Nick Faradonbeh ST