Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid

Transkript

1 Glemt av sykehuset?

2 Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid 2

3 Det er en komplisert klinisk hverdag som gjennomgås og som må forbedres Prøver Prøver Prøver Prøver Prøver Pasient Informasjonsbrev. Timeinnkalling Konsultasjon Fastlege Henvisning til sykehus Motta og vurdere henvisning, Rett til helsehjelp? Utredning Behandling Kontroll Journalnotater og -dokumenter 3

4 Konsernrevisjonen har avdekket en rekke feil og mangler Aftenposten 8. sept

5 Konsernrevisjonen gjennomgår PAS i alle pasientbehandlende helseforetak i Helse Sør-Øst Akershus universitetssykehus Oslo universitetssykehus Psykiatri - Vestfold Sunnaas sykehus Sykehuset i Vestfold Sykehuset Innlandet Sykehuset Telemark Sykehuset Østfold Sørlandet sykehus Vestre Viken Revisjon er hittil ( ) fullført i syv helseforetak. Sykehuset Østfold HF var pilot, med oppstart 2010 Alle helseforetakene i HSØ skal revideres Sykehusapotekene HF revideres ikke 5

6 Styret i Helse Sør-Øst RHF REVISJONER AV INTERN STYRING OG KONTROLL I DET PASIENTADMINISTRATIVE ARBEIDET I HELSEFORETAK. OPPFØLGING FRA HELSE SØR-ØST RHF Styrets enstemmige vedtak 1. Styret tar rapportene fra konsernrevisjonens revisjoner av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Østfold HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset i Vestfold HF og Sørlandet sykehus HF til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp at alle helseforetakene iverksetter tiltak for forbedring. Det er nulltoleranse for avvik som kan medføre at pasienters rettigheter og behandlingsbehov ikke ivaretas. 3. Styret slutter seg til administrerende direktørs plan for videre oppfølging av tiltak for å sikre bedre intern styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet i helseforetakene. Styret forutsetter at det iverksettes tiltak som fremmer organisasjonsutvikling, god ledelse, standardisering og en hensiktsmessig oppgavedeling. Dette for å sikre pasientenes rettigheter og behandlingsbehov. 4. Styret forutsetter at administrerende direktør følger tiltaksarbeidet tett og ber om å bli orientert om videre fremdrift. 6

7 Organisasjonskultur helt sentralt Aksepteres det (aktivt, eller stilltiende) at henvisinger ikke blir korrekt vurdert pasientrettigheter ikke tildeles / tildeles feil ventetidene er for lange prøvesvar ikke vurderes epikrise ikke sendes NEI men det skjer like fullt Holdninger? finner vi hos enkeltpersoner Summen av funn og observasjoner tilsier at vi må fokusere på organisasjonskultur 7

8 Prosjekteierforum (= direktørmøtet) X 4 / år Leder: Bente Mikkelsen. Styringsgruppe Leder: Alice Beathe Andersgaard Hans Nielsen Hauge Brukerutvalg (2 medl. - Kjell Jensen, Geir Bornkessel) Konserntillitsvalgte (3 medl. - Terje B. Keyn, Karin Solfeldt, Lizzie R. Thorkildsen) Repr. fra HF (3 stk) Organisering RHF adm. dir. møte RHF fagdirektørmøte Referansemiljøer innen Helse Sør-Øst Eksterne referansemiljøer Prosjektsekretariat Bjørn Magne Eggen, Mona Syversen (70 %) Anine Ramberg (50 %) Kommunikasjon, Juridisk Arbeidsgrupper Arbeidsgruppe Arbeidssamlinger Workshop Workshop 1 Workshop 1 1 n n n 8

9 Hovedelementene i prosessen Henvisning Forløp og arbeidsflyt Avslutte opphold / ny kontakt Mottak Vurdering og prioritering Info til pasient inkl. innkalling Prøvesvar Åpne dokumenter Inaktive brukere Ny kontakt? Epikrise m.v. OPPLÆRING systematikk, inkl. e-læring RAPPORTER hva når og til hvem ORGANISASJONSKULTUR SYSTEMUTVIKLING vs. leverandører Den enkelte medarbeider Nærmeste leder Aggregerte tall ØVRIGE SYSTEMER MED EPJ-DATA STANDARDISERING AV RUTINER OG PROSEDYRER 9

10 Hovedtrekk i prosjektopplegget Hovedvekt på arbeidssamlinger heller enn langsiktige delprosjekter regionalt arbeid, felles i stedet for lokale arbeidsgrupper deltakelse fra alle helseforetakene / sykehusene inkludere tillitsvalgte og brukere utvikler konsensus forslag fra prosjektet regional praksis Standardisert innhold i prosedyrer og rutiner i hele regionen standardiserte fellesprosedyrer ville i tillegg krevd store omlegginger i kvalitetssystemene Aktiv bruk av referansemiljøer for diskusjoner, tilbakemeldinger og forankring Intern og ekstern kommunikasjon. Forankring Tilbakemelding til systemleverandørene 10

11 Status hvor er vi pr Arbeidssamling gjennomført om avslutning av arbeidsforhold rutiner, oppfølgning, ansvar, rapporter også definere ønsket fremtidsbilde Arbeidssamling gjennomført om lukking av åpne journaldokumenter og signering av prøvesvar tydeliggjøre ansvar og tidsfristerr Konkrete krav om oppfølgning, i Oppdrags- og bestillerdokumentet til helseforetakene 11

12 Videre fremover Prosjektplan med milepæler og markeringer. Utarbeides Interaksjon og krysningspunkter med andre aktiviteter, prosesser, enheter (også de øvrige RHF) Utsjekk mot de anmerkningene som Konsernrevisjon har hatt inkl. revisjon i 2008 Henvisningsrutiner Organisasjonskultur bevisstgjøring. Kontinuerlig Opplæring som regelmessige aktiviteter regionale fellesaktiviteter. Krav, tilrettelegging. e-kurs FORANKRING ønsker å møte samtlige journalkomiteer i Helse Sør-Øst området ekstern kommunikasjon Iverksetting av tiltak, implementering, tilbakemelding NB: det regionale helseforetaket har ikke direkte pasientkontakt 12

13 Kommende aktiviteter og tiltak 13. februar: Henvisninger (mottak, prioritere / vurdere, info til pasient) 5. mars: Pasient med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt sikker oppfølgning av pasient også etter opphold / poliklinikk behov for gruppering av pasienter med langvarig oppfølgning (f.eks. habilitering) 26. mars: Andre systemer med pasientinformasjon (bilde, lab, intensiv etc.) Rapporteringer (form, hyppighet, oppfølgning) til den enkelte medarbeider til nærmeste faglige leder, og til leder med personalansvar for aggregert rapportering innen hele HSØ (jf. OBD 2012) Opplæring / e-læring (jf. også forskrift om info-sikkerhet) dagens tips i Dips Krav overfor systemleverandører (jf. e-helse-programmet) systemgjennomgang, systemutvikling Interaksjon med andre prosesser i HSØ / og for øvrig 13

14 Opplæring Obligatorisk opplæring forutsetning for tilgang jf. Forskrift om informasjonssikkerhet i helsesektoren obligatorisk oppfriskning og fornyelse obligatorisk betyr at den som ikke oppfyller krav, også mister rettigheter / tilganger / funksjoner grunnutdanning kompetanse, ferdigheter, holdninger Bruk av Læringsportalen invitasjon og dokumentasjon påminnelser, purringer og varsel om at tilganger tas ned sende ut melding om at bruker ikke lenger oppfyller krav for tilgang / autorisasjoner utløse aksjon / har konsekvenser informasjon til leder lokalt, samlet oversikt over medarbeiderne følger oss til neste arbeidssted 14

15 Prosjektmål: Ikke glemt av sykehuset 15