KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 16 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA

2 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 16 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Forsvarets Logistikkorganisasjon Kjøperen Kontaktpersoner Tilbyderkonferanse Formål og omfang Sosialt og etisk ansvar Konkurransegrunnlagets organisering Kunngjøring av anskaffelsen GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Veiledning til Leverandøren Fremdriftsplan Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Leverandørens deltakelseskostnader Taushetsplikt og offentlighet Innsyn Gradert informasjon og forsvarssikkerhet Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser KRAV TIL LEVERANDØREN Innledning Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Samfunnsansvar KRAV TIL TILBUDET Tilbudsstruktur Tilbudsformat Adresse og leveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Alternative tilbud Tilbud på deler av leveransen Forbehold og endringer Tilbakekalling eller endring av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Evaluering Tildelingskriterier Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Avvisning og avlysning Opplysningsplikt Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Returnering av tilbud... 16

3 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 16 1 Innledning 1.1 Forsvarets Logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets Logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: Forsvarets logistikkorganisasjon (Flo) Forsvarets logistikkorganisasjon Flo stab Forsvarets materielltilsyn Investeringsavdeling Systemstyringsavdeling Forsyningsavdeling Produksjonsavdeling Informasjons- og kommunikasjonstjenester Avdeling for tungt vedlikehold 1.2 Kjøperen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen (FLO F). FLO F er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. FLO F vil i det følgende bli kalt Kjøperen, mens tilbyderen blir kalt Leverandøren. Bruker av rammeavtalen (e) er Forsvarsdepartementet og underliggende etater, herunder; Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) 1.3 Kontaktpersoner Kjøpers kontaktperson for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter: Førstekonsulent, Caroline Mørch Telefon:

4 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 16 Telefaks: E-post: cmorch@mil.no Merkantil støtte: Seniorkonsulent, Gry Hege Eng Telefon: Telefaks: E-post: geng@mil.no Leverandøren skal ikke kontakte andre personer angående denne konkurransen. Alle spørsmål og henvendelser vedrørende denne forespørselen skal rettes til porteføljeforvalter, med kopi til merkantil støtte. Spørsmålene skal være skriftlige på norsk eller engelsk med referanse: Spørsmål FRAM Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt via Vi vil sterkt anbefale at tilbudsgiverne registrerer seg på slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 1.4 Tilbyderkonferanse Forsvaret vil gjennomføre tilbyderkonferanse i uke 33 eller 34. Alle leverandører som har meldt sin interesse på (kunngjøringen) vil bli invitert. Mer informasjon vedrørende tilbyderkonferansen vil bli kunngjort på i uke Spørsmål Spørsmål som ønskes besvart på tilbyderkonferansen skal på forhånd meddeles skriftlig til kontaktpersonene oppgitt i punkt 1.3 ovenfor. Det kan også stilles tilleggsspørsmål på konferansen, men Forsvaret kan ikke garantere at disse vil bli besvart på konferansen, men svar vil bli gitt skriftlig i ettertid Påmelding av deltakere Forsvaret vil sende ut melding om tilbudskonferanse på forhånd, med krav om skriftlig påmelding. Forsvaret forbeholder seg retten til å begrense antall deltakere fra hver leverandør Utenlandske statsborgere - Request for Visit Hvis noen av de påmeldte deltakerne er utenlandske statsborgere må eget skjema, Request for Visit, fylles ut i henhold til Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway. 1.5 Formål og omfang Formålet med denne anskaffelsen er å møte Kjøperens behov for lagerutrustning. Leverandøren skal kunne levere til Forsvarets lokasjoner i hele Norge. Mer detaljert informasjon angående omfang av leveransen er fastlagt i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang. Rammeavtalens varighet er 2 år. Forsvaret har rett til å forlenge rammeavtalen inntil 24 måneder.

5 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Sosialt og etisk ansvar Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de krav til samfunnsansvar som fremgår av pkt. 3 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 1.7 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B HMS Egenerklæring Vedlegg C Referanseskjema Vedlegg D Case Lagerutrustning Oppgaven Vedlegg E: 1. Vedlegg E1 Prismatrisen 2. Vedlegg E2 Forklaring og merknader til prismatrisen Del 2 Kontraktsutkast Del 2 er et kontraktsutkast inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Kontraktsutkast Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 - Kontraktsutkast

6 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN ( og Tender Electronic Daily ( Gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. april 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen gjennomføres som en: Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III (over EØS-terskelverdi). Åpen anbudskonkurransen gir alle interesserte Leverandører mulighet til å levere tilbud. Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) er tilgjengelig på: Veiledning til Leverandøren Innledning Dette punkt 2.2 gir Leverandøren en kort oversikt over hva tilbudet skal inneholde, samt gi referanser til hvor mer utfyllende informasjon finnes Kvalifisering For å kunne delta i konkurransen må Leverandøren oppfylle alle kvalifikasjonskravene som er nevnt i punkt 3. Se dette punkt for hvilken dokumentasjon som skal leveres Tilbudet Kontrakten Leverandøren skal basere sitt tilbud på kontrakten som finnes i Del 2 Kontraktsutkast. Leverandøren må derfor sette seg inn i denne Kravspesifikasjoner Leveringsomfanget er definert i Del 2 Vedlegg A Leveringsomfang. De tekniske krav til leveringsomfang er spesifisert i Del 2 Vedlegg E Kravspesifikasjon. Leverandøren skal besvare de spørsmål og levere den dokumentasjon som her er stilt Løsningsforslag Forsvaret har utarbeidet en oppgave som skisserer alternative lagerbehov. Leverandøren skal levere sine løsningsforslag til oppgaven, ref. Del 1 Vedlegg D Case Lagerutrustning - Oppgaven Priser Leverandøren skal gi følgende priser: o På komplette løsninger som beskrevet i Del 1 Vedlegg E1 Prismatrisen og E2 Forklaring og merknader til prismatrisen. o Pris på alle enkeltkomponenter i de tilbudte komplette løsningene, ref. Del 1 Vedlegg E1 Prismatrisen. Enkeltkomponentene skal prises uavhengig av komplett løsning, og vil inngå som en del av rammeavtalen som pris for suppleringskjøp. Enkeltkomponentene antas å utgjøre ca. 80 % av brukernes suppleringskjøp.

7 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 16 Resterende sortiment antas å utgjøre ca. 20 % av suppleringskjøp og skal i avtaleperioden prises med tilsvarende dekningsgrad (eksempelvis samme kalkyler og fortjeneste for leverandør og underleverandører), som de fastprisede enkeltkomponentene. Ved anbud vil det ikke være anledning til å endre tilbudet, eller prøve å endre tilbudet gjennom forhandlinger, for eksempel prisendring, endring av leveringstid eller andre forhold. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen Servicenivå og leveringstid Leverandøren skal beskrive sitt servicenivå og leveringstider iht. Del 2 Vedlegg C Leveringstid og betingelser Andre forhold De øvrige momenter som Leverandøren skal besvare og ta hensyn til i tilbudet er nevnt i punktene nedenfor og konkurransegrunnlaget forøvrig Utforming av tilbudet Leverandøren skal utforme tilbudet sitt i henhold til kravene i punkt 4 nedenfor. 2.3 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN/TED Tilbyderkonferanse Uke 33 eller 34 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist , kl. 15:00. Tilbudsåpning Eventuelle avklaringer Uke 41/42 Tilbudsevaluering Uke Kontraktstildeling Uke 46 Klagefrist Kontraktssignering 10 dager etter kontraktstildeling Etter klagefristens utgåelse 2.4 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Kjøperen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige.

8 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Taushetsplikt og offentlighet Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Dette betyr at Leverandørens forretningshemmeligheter eller annen informasjon som anses som taushetsbelagt etter forvaltningsloven ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående. Taushetsplikten er likevel ikke til hinder for at allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort iht. lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, og forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Kjøper er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Dersom Leverandøren mener tilbudet inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn, skal han opplyse om dette i et separat dokument, jfr. punkt 4.1 nedenfor. Kjøper gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandøren bare er veiledende, da Kjøper er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova Innsyn Leverandøren skal gi autorisert representant fra Forsvaret innsyn i alle opplysninger, dokumenter mv. som denne representant mener er av betydning for å utføre sitt oppdrag i forbindelse med gjennomføringen av denne anskaffelsen. Leverandøren må også gi fysisk adgang til alle eiendommer og lokaliteter for Forsvarets representanter der det er nødvendig for at disse skal kunne utføre sine oppdrag. Forsvaret vil kunne kreve rett til innsyn i forbindelse med kvalitetssikring, leverandøranalyse, kostnadskontroll, kodifisering, sikkerhetsbeskyttelse og inspeksjon av teknisk fremdrift og/eller materiell eid av Forsvaret. 2.8 Gradert informasjon og forsvarssikkerhet Innledning I forbindelse med tildeling av kontrakter/avrop vil det kunne være aktuelt å utlevere gradert informasjon til valgt leverandør. I slike tilfeller må leverandøren og eventuelle underleverandører sikkerhetsklareres. De følgende punkter vil i slike tilfelle være relevante Sikkerhetsavtale Det skal inngås en separat sikkerhetsavtale mellom partene for behandling av gradert informasjon i denne anskaffelsen, dersom det blir nødvendig at leverandør oppbevarer gradert materiell For norske leverandører For eventuelle norske leverandører skal en sikkerhetsavtale etableres slik det er spesifisert i Del 2 Vedlegg K-2. For å etablere en sikkerhetsavtale må leverandøren avgi informasjon som er anvist i Del 2 Vedlegg K-3 Egenopplysninger i forbindelse med leverandørklarering.

9 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av For utenlandske leverandører For eventuelle utenlandske leverandører skal avtalen om sikkerhetsklausulene i Del 2 Vedlegg K- 7 inngås. Formålet med disse sikkerhetsklausulene er å sikre at gradert informasjon som blir utvekslet eller generert skal bli brukt, oversendt, lagret, håndtert og sikret i henhold til bilateral sikkerhetsavtale mellom Norge og leverandørens hjemland, som skal vedlegges denne kontrakten. 2.9 Sikkerhetsklarering og besøkstillatelser Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine deltagere til for eksempel møter eller befaringer på Forsvarets anlegg. Leverandørens utenlandske statsborgere skal sende besøksanmodninger gjennom Leverandørens ambassade til den norske forsvarsstaben, jfr. Vedlegg K-6 Guide For Clearance of Foreign Citizens Visiting Norway. Dersom Leverandøren allerede har en gyldig sikkerhetsklarering, må dette opplyses. 3 Krav til Leverandøren 3.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. 3.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig. For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring i Vedlegg B skal fylles ut.

10 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Egen virksomhet: Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: En redegjørelse for foretakets forretningsidé og kjernekompetanse relatert til leveransen. En oversikt over selskapets historikk, organisering og eierforhold, samt en beskrivelse av dagens virksomhet. Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av dette oppdraget. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem leverandøren vil legge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Herunder skal oppfyllelse av krav til sporbarhet av de varer som omfattes av tilbudet fremgå. Dersom leverandøren er sertifisert skal han legge ved sertifikat/dokumentasjon for ISO 9000 eller tilsvarende for å dokumentere kvalitetssikringssystemet. Samarbeidspartnere/underleverandører: Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandører skal tilbyder legge ved en beskrivelse av: Navn og adresse, omfang av ansvar og rolle i forholdet, forholdets formalitet samt hvorvidt leverandøren har til hensikt å ta underleverandør med som en aktiv deltaker i kontraktsforhandlingene. Hvilken merverdi samarbeidspartnere gir leverandøren organisasjons- og kapasitetsmessig. Antatt fordeling av økonomiske verdi i prosent mellom samarbeidspartnerne i tilfelle kontrakt. Samarbeidspartnerens organisasjonsstruktur - herunder vedlegge organisasjonskart med beskrivelse. I tillegg skal det beskrives hvilke enheter ved virksomheten som skal oppfylle kontrakten. Denne beskrivelsen skal minimum inneholde antall ansatte fordelt på hver enkelt enhet og knyttes opp mot organisasjonskartet. Hvordan den forretningsmessige relasjonen til samarbeidspartnerne er sikret eller vil sikres. Det skal fremgå om relasjonen er eksklusiv, bindende etc.

11 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 16 Dersom viktige underleverandører ennå ikke har blitt valgt, skal det oppgis en oversikt over aktuelle underleverandører. Dersom Leverandøren velger å endre underleverandør skal han meddele Kjøperen om dette umiddelbart. Kjøperen har rett til å nekte godkjenning av enhver underleverandør dersom han har saklig grunn til dette. 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Dersom årsregnskapet for 2009 ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristen for denne konkurransen skal årsregnskap for 2008 og 2007 vedlegges, samt foreløpig årsregnskap for Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Ovennevnte informasjon skal også leveres for morselskapet. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle kontrakten. 3.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. Leverandøren skal ha tilstrekkelig faglige kvalifikasjoner til å gjennomføre kontrakten. En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort presentasjon av prosjektet, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. Leverandøren skal levere minimum 3 utvalgte referanser på vedleggsskjema, se Del 1 Vedlegg C Referanseskjema. Beskrivelse av leverandørens faglige kvalifikasjoner, inkludert utdannelse og arbeidserfaring til de ansatte som skal gjennomføre rammeavtalen. 3.6 Samfunnsansvar KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Kjøperen stiller minstekrav til leverandørens samfunnsansvar ved gjennomføringen av denne rammeavtalen, herunder; o Leverandøren skal ha iverksatt miljøledelsestiltak for virksomheten. o Leverandøren skal oppfylle sosiale og Leverandøren skal dokumentere hvilke tiltak og miljøledelsesstandarder som etterleves, som f.eks. EMAS og anerkjente europeiske eller internasjonale miljøledelsesstandarder. Leverandøren skal ved egenerklæring akseptere de krav til menneskerettigheter, miljø og

12 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 12 av 16 etiske minstekrav. arbeidstakerrettigheter som fremgår av Del 2 Vedlegg H Code of Conduct (kun på engelsk). Kravene angir en minstestandard med hensyn til forhold som påvirker leverandørens gjennomføring av rammeavtalen generelt, og sikrer riktig kvalitet og ytelse på leveringsomfanget spesielt. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsstruktur Dersom leverandøren inngir tilbud på både område 1 og 2, skal leverandøren inngi separate tilbud. Det betyr at punktene vedrørende kvalifikasjon (punkt 1-9) kan leveres én gang og være felles for begge tilbudsområdene. Punkt 10 til og med punkt 16, må leveres fullstendig og tydelig avskilt for hvert område. Tilbud(-ene) skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. følgende mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, iht. Del 1 Vedlegg A 2 Skatteattester jfr. punkt HMS erklæring, jfr. punkt Referanseskjema, jfr. punkt Firmaattest jfr. punkt Organisasjon og kapasitet, jfr. punkt Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jfr. punkt Egenerklæring på oppfyllelse av Code of conduct, jfr. pkt Prismatrise, jfr. punkt Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jfr. punkt Case Lagerutrustning Oppgaven, jfr. punkt Eventuelle forbehold eller endringer til kontraktsutkastet, jfr. pkt Eventuelle forbehold eller endringer til tekniske krav, jfr. pkt Eventuell taushetsbelagt informasjon, jf punkt Annen relevant informasjon 4.2 Tilbudsformat Innbinding 1. Tilbud(-ene) med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med: FRAM Lagerutrustning og Leverandørens navn.

13 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 13 av Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 6. Tilbudet skal være på engelsk eller norsk Antall kopier og elektronisk versjon Tilbud med tilhørende dokumentasjon skal fremsendes med 1- én - signert original, og 2 - to - arbeidskopier. Alle 3 eksemplarer skal pakkes og merkes som beskrevet under. Tilbud(-ene) skal leveres som elektronisk versjon på CD-/DVD-ROM/minnepinne. FLOs utarbeidede svarskjemaer skal være lagret i MS Office format. Øvrige dokumenter skal være lagret i MS Office eller PDF format. Eventuelle andre formater må godkjennes av FLO på forhånd. Tilbudsbrevet skal skannes inn i signert stand. Skriftlig papirversjon av tilbudet gjelder foran elektronisk versjon. Alle dokumenter som ettersendes elektronisk skal også ettersendes skriftlig Pakking og merking Tilbud(-ene) (ringpermene) skal være pakkes i dobbel, lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud FRAM Lagerutrustning På baksiden: Tilbyders returadresse Ytterste konvolutt skal merkes med postadressen i pkt nedenfor. 4.3 Adresse og leveringssted Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/F/DAA/Felles- og støttesystemer v/caroline Mørch Postboks Kjeller Åpnes kun av adressat Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med porteføljeforvalter eller merkantil støtte: FLO/F/DAA/Felles- og støttesystemer v/caroline Mørch eller Gry Hege Eng Fetveien Kjeller 4.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen , kl. 15:00. Det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet med tilhørende dokumentasjon, kommer uskadet og rettidig frem. FLO gjør oppmerksom på at for sent innkommet tilbud er pliktig avvisningsgrunn i henhold til FOA

14 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 14 av Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig inntil Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud utover det som er oppgitt i Del 1 Vedlegg E1 Prismatrisen og E2 Forklaring og merknader til prismatrisen. Dette hindrer ikke tilbyderen å tilby parallelle løsninger/produkter/tjenester innenfor de krav Kjøperen har stilt. 4.7 Tilbud på deler av leveransen Anskaffelsen er delt i to og det er adgang til å gi tilbud på deler av leveringsomfanget. Dette innebærer mulighet til å levere tilbud per område som definert i tilbudsbrevet, Del 1 Vedlegg A Tilbudsbrev. Det er ikke adgang til å levere tilbud på deler av én varegruppe. Se for øvrig tilbudsdisposisjon pkt Forbehold og endringer Forbehold og endringer godtas normalt ikke. Kjøperen gjør oppmerksom på at forbehold og endringer kan medføre avvisning av tilbudet i henhold til FOA over EØS terskel. Vesentlige forbehold og endringer vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold og endringer skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 4.1. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold har for ytelsen, prisen eller andre forutsetninger i tilbudet. 4.9 Tilbakekalling eller endring av tilbud Leverandøren kan tilbakekalle eller endre tilbudet inntil tilbudsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5 Avgjørelse av konkurransen 5.1 Evaluering Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene nedenfor. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Det gjøres oppmerksom på at manglende oppfyllelse av minimumskrav i vedlegg E Kravspesifikasjonen kan medføre avvisning. For å hensynta Forsvarets stordriftsfordeler ved å ha en kontraktspart på begge områdene, vil leverandør som tilbyr på område 1 og område 2, få tillegg på 5 % på totalscore. 5.2 Tildelingskriterier Tildelingskriterier Vekt % KVALITET OG LØSNINGSFORSLAG % Case Lagerutrustning vil telle mest av underkriteriene som følger nedenfor.

15 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 15 av Case Lagerutrustning Tilbudte løsningsforslag vil bli vurdert ut i fra følgende oppdragsforståelse samt øvrige elementer definert i oppgaven. Oppdragsforståelse vil bli vurdert ut i fra hvilke typer løsninger tilbyder har valgt å levere i tilbudet. Valg av løsninger er viktig for Forsvaret, dette for å kunne se om tilbyder har forstått og i tillegg har evnen til å sette seg inn i Forsvarets behov. Se detaljert beskrivelse for oppgaven, ref. Del 1 Vedlegg D Case Lagerutrustning Oppgaven. 2. Sortimentsbredde Tilbudet skal inneholde produktliste, dette som dokumentasjon på leverandørens sortimentsbredde. Sortimentsbredde vil bli vurdert ut i fra tilbudte produkter med hensyn til bredde og variasjon. Forsvaret har behov for sortimentsbredde som dekker behovet til alle Forsvarets brukere. 3. Garantier Leverandør skal redegjøre for og tilby eventuelle garantier som gjelder for leveringsomfanget utover de reklamasjonstider som følger rammeavtalens bestemmelser. 4. Servicenivå Tilbudet vil bli evaluert ift. følgende underpunkter, ref. Del 2 Vedlegg C Leveringstid og betingelser: 1. Responstid inspeksjon, se pkt.1.3 i vedlegget. 2. Leverandør skal redegjøre for hvor stor andel av deler/enkeltkomponenter som dekkes fra eget lager. I tillegg skal leverandør redegjøre for maksimal forventet leveringstid for deler som ikke ligger på lager 3. Leverandør skal redegjøre for leveringstider for forskjellige varegrupper i forhold til regioner 5. Oppfyllelse av Vedlegg E Kravspesifikasjon Tilbudet vil bli evaluert i forhold til leverandørens evne til å oppfylle kravspesifikasjon utover minimumskrav. PRIS % Pris vil bli evaluert ut fra følgende: Leverandør skal besvare og fylle ut prismatrise i Del 1 Vedlegg E1 Prismatrisen. Prismatrisen definerer flere typer komplette løsninger og enkeltkomponenter som skal prises separat. Leverandøren skal tilby relevante lønns- og materialindekser, samt prosentvis andel av disse jfr. Del 2 Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser punkt 1.5 Prisglidningsformelen.

16 DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 16 av 16 Avvik i forhold til prismatrisen kan medføre avvisning. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. 5.3 Tilbudsregistrering Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de blir mottatt av Kjøper. 5.4 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt av minimum to av Kjøperens representanter. Det vil ikke bli holdt offentlig tilbudsåpning. 5.5 Avvisning og avlysning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til over EØS terskel / FOA til komme til anvendelse. Det anbefales at Leverandøren gjør seg kjent med disse. Kjøper forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.6 Opplysningsplikt Kjøper vil meddele leverandørene skriftlig og med begrunnelse i tilfelle tilbudet blir avvist, eller ved totalforkastelse av tilbud eller avlysning av konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om nærmere begrunnelse for avvisningen eller totalforkastelsen. 5.7 Informasjon og grunnlag for kontraktstildeling Kjøper informerer alle leverandørene skriftlig og samtidig om hvem som skal tildeles kontrakt i rimelig tid før kontraktssignering. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og frist for tilbydere til å klage over beslutningen. 5.8 Returnering av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt kontrakt. ooooo00000ooooo