SIPOK SINTEF Prosjekt og kunnskapsforvaltning

Transkript

1 SIPOK SIPOK SINTEF Prosjekt og kunnskapsforvaltning Snorre Ness og Martin Engan 1 Hvordan takler vi endring? Sinnamestring 2 1

2 22/04/2013 Teknologi for et bedre samfunn 3 Teknologi for et bedre samfunn 4 2

3 Bakteppe prosjekter ansatte 5 selskap kr 150 TB kunder 30 år 5 SIPOK prosjektet Prosjekt Prosjektforslag Prosjektetablering Valg og anskaffelse Implementering Anvendelse Visjon/overord mål Behov Behovsopptak Sammenfatte identifisert Sammenstilling Prioritere Program besluttet Erkjennelse Mobilisering Nå situasjonen Mål situasjon Endringsbehov Kost/nytte Ambisjon og mål Forankring BC Organisering besluttet Økonomimodell Planer Prosessanalyse Pros. Kravspesifikasjon etablering Tilbudsinnbydelse besluttet Evaluering/valg Gevinstrealiseringspl Forprosjekt. Design besluttet Implement. besluttet Klargjøring Installasjon Etterarbeide Prosjektrevisjon Gevinstrealiseri ng Overlevering besluttet Gevinstrealisering Justeringer Trene 2007 Juni 2008 April 2009 August 2010 April 2011 April 2013 Desember

4 Løsningens hovedkomponenter Funksjon Økonomi, prosjektregnskap, finans, rapportering Arbeidsflate, samhandling, prosjektportal, dokumentbehandling, styringssystem Dokument/arkiv Komponent Søkemotor Integrasjon/mellomvare 7 Erkjennelsen 8 4

5 Prosjektplanlegging Ressursallokering Budsjettering Kapasitetsplanlegging Månedsrapportering Dele kunnskap, prosjekter og kunder Oppdrag i arbeid Finne igjen dokumenter Lønnsomhet i prosjekter Prosjektledelse Prosjektrapportering Inntektsprognoser Ta vare på viktige dokumenter Styringssystem Samhandling med eksterne partnere og kunder 9 Planlagt forløp SIPOK presentasjon E-læring Bevisstgjøring Motivering Kurs SIPOK-dager Lokal støtte Støtte fra superbrukere "På stedet" støtte SIPOK SPOC Video-støtte Opplæring II superbrukere SIPOK-dager II "P" SIPOK-dager II "K" Første periodeslutt Rutiner og roller Prosesseierskap Prosessleder og -gruppe Forvaltning/utvikling Gevinstrealisering "Gunnar": "det vi har sett av SIPOK ser bra ut, Jeg er positiv" "dette gikk jo fint, nå er prosjektene lagt inn i SIPOK, fikk god hjelp" "nå er det periodeavslutning-dette har jeg ikke gjort før. Hvordan gjør jeg det? Hva skal jeg styreprosjektet mitt etter, hvordan er rutinene. Jeg skjønner ikke hvordan det er tenkt i SIPOK jeg er frustrert. Dette er ikke i tråd med forventningene som er skapt. Jeg må dele frustrasjon med lederen min og kolleger" "OK, begynner å skjønne hvordan dette Henger sammen nå. her må jeg tenke nytt. Vellykket SIPOK endringsprosess kjennetegnes ved et planmessig arbeid hvor redusert medarbeidertilfredshet og produktivitet MINIMERES, og nytteeffekter REALISERES 10 5

6 Erkjennelsen Steingjerdet 11 Felles IT systemer i hele SINTEF IT systemer som er definert som fellessystemer skal benyttes i hele SINTEF. På den måten vil felles IT systemer støtte opp under gjennomgående forretningsprosessene, utgjøre en samlet og helhetlig IT arkitektur, samt bidra til stordriftsfordeler. IT systemer skal tas i bruk, slik de er ment Effekten av prosjektet kommer først når IT systemene blir tatt i bruk, på den måten som de er ment. Prosjektledelsen har ansvar for å etablere IT systemene, linjeledelsen har ansvar for at brukerne tar ITsystemene i bruk. Prosjektledelsen har en viktig rolle i å støtte linjeledelsen i dette arbeidet. Vi standardiserer, der det er viktig SINTEF er en kunnskapsorganisasjon med forskning som hovedbeskjeftigelse. En god balanse mellom standardisering F, som grunnlag for intern effektivitet, og den enkeltes frihet til kreativitet og fleksibilitet, er viktig for oss. Følgelig er standardisering ikke et mål, men et virkemiddel der indre effektivitet er viktig. Noen må etablere IT systemene, ikke alle kan være med Prosjektet skal levere nye IT systemer og relaterte arbeidsprosesser. Gjennomføringen av prosjektet vil få implikasjoner for alle ansatte. Prosjektet skal gjennom referanser søke god forankring av endringer internt. Samtidig skal effektivitet i gjennomføringen vektlegges. Ikke revolusjon, men evolusjon Gjennomføringen av prosjektet skal i minst mulig grad skape en opplevelse av revolusjon i organisasjonen. Gjennom etablering av en moderne IT plattform, samt noen utvalgte arbeidsprosesser, skal prosjektet legge til rette for en trinnvis og kontrollert utvikling (evolusjon). Piloter IT systemer og arbeidsprosesser skal piloteres. Større/kritiske piloter skal godkjennes før utrulling i hele organisasjonen kan skje. Dette vil gi den ønskede trygghet, og eventuelt avdekke behov for justeringer tidlig. 12 6

7 Erkjennelsen Steingjerdet Det gode samspillet 13 Roller og ansvar det gode samspillet Effekter oppnås. ved at prosjektene utvikler og leverer systemer som de ansatte tar i bruk, slik det er ment Dette betyr i praksis : Prosjektledelsen er ansvarlig for å levere IT-systemer Linjeledelsen er ansvarlig for at IT-systemene tas i bruk 14 7

8 Faser i implementering endring Gode ledere PRESTASJON forventning usikker aksept t utforsking forbedring av prestasjon gevinst Ledere med lav involvering motstand TID Erkjennelsen Steingjerdet Det gode samspillet Et planmessig arbeid 16 8

9 Innføring av SIPOK easy, but not simple Måneder Mai Jun Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Prosjektetablering PM1 Kick-off i ledermøte SIPOK innføring Organisering, nøkkelpersoner Planer Endringsprosessen All-møte Stabsmøter Avdelingsmøter/faggrupper SIPOK-demo Kurs og e-læring Kommunikasjon Bevisstgjøre Motivere PM2 Lære og trene Forankre Migrering Forberedelse av klienter Kunder Anlegg Prosjekt PM3 18 Gevinstrealiseringen Effekt- og gevinstanalyse Tiltak og kampanjer Oppfølging og måling PM4 9

10 Dreiebok for avdelingsmøter Agendapkt Innføring SINTEF Kort om SIPOKprosjektet 4 1 Sette senen 2 Petroleumsforskning SIPOK løsningspresentasjon 3 5 Spørsmål/ innspill Tid 10min 10min 10min 30min 20min Total ca 1,5 t Hovedansvar Alv-Arne Grimstad Martin E Marit S Martin E Trond E Alv-Arne Grimstad Forvent et resultat Ta sentrale spørsmål upfront Rolleavklaring SPF og SIPOK Bevisstgjøre/motivere Sette steingjerdet Etablere troverdighet gjennom å vise kvaliteten i SIPOKarbeidet Etablere forståelsen av hva som skjer når - Når blir jeg innvolvert? Etablere trygghet for innføringsløpet Konkretisere hva som blir annerledes (bevisstgjøre) Skape entusiasme, motivere Åpne for refleksjoner Etablere kommunikasjon med SIPOK Innhold a) Hva SIPOK betyr for SPF (forsker- /ledelsesperspekti vet) b) Hvorfor er SPF pilot c) Hva betyr det å være pilot d) Samspillet SPF og SIPOK under innføringen a) Kort historikk-prosessen b) Vise hvordan organisasjonen er innvolvert c) Kort status a) Presentere overordnet plan for Q3 og b) Gi en kort beskrivelse av hva de enkelte fasene skal inneholde c) Vise planlagt dato for produksjonssetting d) Plan for opplæring a) Løsningspresentasjon -Arbeidsflate -Timeføring -Prosjektopprettelse -Dokumenthåndtering -Søk -Statusrapportering -Prosjektgjennomføring b) Hva blir endret og hvorfor c) Dialog Arbeids -form Presentasjon, 1 stk innledende foil SIPOK Presentasjon SIPOK Løsningspresentasjon Reaksjoner Dialog Erkjennelsen Steingjerdet Det gode samspillet Et planmessig arbeid Oppfølging og "måling" 20 10

11 Status endringsprosessen SINTEF Petroleumsforskning Dato : BEVISSTGJORT Bevissthet for at det blir endringer MOTIVERT Ønsker å delta, og støtter endringene KUNNSKAP ETABLERT Nødvendig kunnskape for endring er etablert TRENING GJENNOMFØRT Er i stand til å implementere endringen FORANKRET Endringene er forankret, varig endring Adm.pers (SKUP) (Marit Sneen) Bassengmodellering (Ute Mann) Brønnstrømsteknologi (Jon Harald Kaspersen) Formasjonsfysikk og brønnintegritet (Jostein Mårdalen) Boring og brønnkonstruksjon (Thor Ole Gulsrud) Idriftsettelse Seismikk og reservoarteknologi (Menno Dillen) Ledergruppen (Lars Sørum) 21 11

12 Oppsummering Erkjennelsen Steingjerdet Det gode samspillet Et planmessig arbeid Oppfølging og "måling"

13 "Skipping steps creates only the illusion of speed and never produces a satisfying result." Jon P Kotter, HBR 1995 Styr prosjektet mot effektmålene, ikke mot resultatmålene. Maksimering av kost/nytte forholdet Har implikasjoner for Planlegging Aktiviteter Ressurser Samspillet mellom linja og prosjektet