INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til st yr em øte: Fre dag den 13. desember kl i Rissa.

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til st yr em øte: Fre dag den 13. desember kl i Rissa. Saker til behandling: SAK 32 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL SAK 33 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 34 ÅRSPLAN/LANGTIDSAGENDA 2014 SAK 35 GJENNOMGANG AVTALER SAK 36 ETISKE RETNINGSLINJER Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådm ennene i ko mmunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRE T FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et sty remedlem ikke kan møte må medlemme t selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjo nen. B eskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Svere Tung Sty releder Ol a Sørås Daglig leder 1

2 SAK 2 7 /1 3 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN REN. Rissa kl Til stede : Kjell Sverre Tung, Laila Lund, Ole Hyllmark, Gro Krist ia nsen og Marit Rennan d el tok på m øte. Forfall : Andre : Ola Sørås SAK 27/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Innstilling: Sty ret godkj enner protokollen fra møte den fra sak 24/13 til 26/13. Vedtak: Sty ret godkj enner protokollen fra møte den fra sak 24/13 t il 26/13. SAK 28/13 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER I referatsak ang. leie kontorlokaler ble St yr eleder Kjell Sverre Tung erklært inhabil av st yr et. Vedtak: Sty ret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 29/13 REGNSKAP 3. KVARTAL 2013 I nnstilling: Sty ret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2013 til etterretning. Vedtak: Sty ret tar regnskapskontrollen for tredje kvartal 2013 til etterretning. SAK 30/13 BUDSJETT 2014 Innstilling: Sty ret vil anbefale at representantskapet fatter fø lgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjo n i 2014 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes til kr. 2378, - eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjo nsforskriftene. 3. År lig gebyr for slaminnsamling /b ehandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pri s per tank på kr. 498, - og en pris pr. kbm. på kr. 270, -, begge priser eks. mva. 4. Ko mmuner so m fakt urerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25, - eks mva. pr. renovasjo ns - og sl amabonnement. 5. Den fores låtte investeringsplan godkjennes og finansieres med lån/driftsfo nd. 2

3 Vedtak: Sty ret vil anbefale at representantskapet fatter følgende vedtak. 1. Det fremlagte budsjett for Fosen Renovasjo n i 2014 godkjennes. 2. Avfallsgebyret for et normalabonnement settes t il kr. 2378, - eks. mva. Alle andre gebyrer beregnes ut fra dette i følge renovasjo nsforskriftene. 3. År lig gebyr for slaminnsamling/behandling beregnes ut fra forskrifter med en fast pri s per tank på kr. 498, - og en pris pr. kbm. på kr. 270, -, begge priser ek s. mva. 4. Ko mmuner so m fakt urerer kundene selv gis en reduksjon på kr. 25, - eks mva. pr. renovasjo ns - og sl amabonnement. 5. Den foreslåtte investeringsplan godkjennes og finansieres med lån/driftsfo nd. SAK 31/13 NÆRINGSSELSKAP Innstilling: Sty ret i Fosen Ren ovasjo n anbefaler overfor representantskapet: 1. Fosen Renovasjo n IKS oppretter et aksjeselskap som betjener næringskunder i ei erkommunene. 2. Fosen Renovasjo n IKS skal eie 100% av aksjene i selskapet. 3. Ak sjekapital settes til 1,5 millio ner kroner. Vedtak: Sty r et i Fosen Renovasjo n anbefaler overfor representantskapet: 1. Fosen Renovasjo n IKS oppretter et aksjeselskap som betjener næringskunder i ei erkommunene. 2. Fosen Renovasjo n IKS skal eie 100% av aksjene i selskapet. 3. Ak sjekapital settes til 1,5 millio ner kroner. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ol e Hyllmark Laila Lund Mari t Rennan Gro Krist ia nsen In nstilling: Sty ret godkj enner protokollen fra møte den fra sak 2 7 /1 3 til 31 /1 3. 3

4 SAK 33 /1 3 REFERAT OG OPPFØLGINGSSAKER Drift sorientering 1, 1 % sy kef ravær t.o.m. nov 2013 Åp ningst ider gjenbruksstasjo n 2014 Sl am tømming 2013 ferdig Regnskap Noe usikkerhet i forho ld driftskostnader for trevirke og grusing av plass for tre virke på Rissa gjenbruksstasjo n so m kan ha påvirkning på årsresultatet. Næringsselskap Ko rt informasjo n om saken. Evaluering av Vedlegg: Vedl egg 1 Evalueringsskjema Sty ret har ti dligere evaluert seg selv gjenno m a nonym besvarelse av vedlagt skjema. Det tas en diskusjo n på om det er ønskelig å videreføre denne evalueri ngen. 4

5 SAK 3 4 /1 3 ÅRSPLAN/LANGTIDSAGENDA 2014 Vedlegg: Vedl egg 2 Årsplan/Langt idsagenda 2014 Saksopplysninger: Vedl agt l angt idsagenda er laget basert på tidligere møteplaner og er forsøkt tilpasset til faste hovedsaker som regnskap og budsjett, samt møte ne i representantskapet. Vurdering: Innstilling: Sty ret vedtar vedlagt langt idsagenda for

6 SAK 3 5 /1 3 GJENNOMGANG AVTALER Vedlegg: Saksopplysninger: Fosen Renovasjo n har fem ansatte i administrasjonen so m st år for om lag 10 % av selskapets utgif ter. Resterender varer og tjenester som selskapet kjøper. Det er derfor vikt ig å ha stort fo kus på gode avtaler. Selskapet er underlagt lov om o ffent lig anskaffelser. De største avtalene er: Tjeneste/Vare Andel av omsetning Leverandør Varighet Avtalet ype Renovasjo n Retura Sør års anbud 18 % innsamling Trøndelag Ko nt einertransport 12 % Westgaard års anbud, opsj on 2+2 Renovasjo n far lig Vegl o års anbud 1 % avfall Behandling Rekom (Statkraft års anbud 8 % restavfall varme) Behandling Retura TRV 2014 Tilbudsforespørsel i 2010 grovavfall 4 % videreføres med 1.år av gangen Behandling treverk 2 % Retura IR 2013 Innhenter pris hvert år. Drift gj enb.st. Margrethe Nilsen 2014 Gammel avtale - Ørl and 1 % videreføres med 1.år av gangen Drift gj enb.st. 1 % Mesta Aug. Tilbudskonkurranse Bj ugn Drift gj enb.st. Åfj ord 1 % Drift gj enb.st. Rissa 1 % Innsamling slam Behandling slam Sal g metall 16 % 3 % 2 % Sal g papi r/plast/papp 1 % 2014 Fosen Vekst 2014 Gammel avtale - videreføres med 1.år av gangen Espen Denstad 2014 Gammel avtale - videreføres med 1.år av gangen Stokl and Bilruter års anbud, opsj on 1+1, må evt. bestilles 6 mnd. før utl øp kontrakt. Nam dal års anbud, opsj on 1+1, Tankrens (+1 år) må evt. bestilles 1 år før utl øp. Norsk 2013 Tilbudsforespørsel Gj envinni ng, 2 års varighet med Metal co, Fosen mulighet til forlengelse Gj envinning Retura TRV 2013 Tilbudsforespørsel i 2010 videreføres med 1.år av gangen 6

7 I tillegg til avtalene over er det relat ivt stor e utgifter i forbindelse med vedlikeho ld av gj enbruksstasj oner og konteinere, samt avskrivninger på innkjøpte konteinere. Dette varierer mello m s må og store oppdrag/innkjøp. Det vurderes ved hvert enkelt innkjøp o m det er hensiktsm essig og/eller behov for anbud. Vurdering: A vt al ene er i henho ld t il lo v o m o ffentlig anskaffelser. En del av avtalene er gamle avtaler med mulighet til årlig reforhandling og forlengelse. Disse kan ligge i en gråsone med tanke på om de er i henho ld t il lo v o m o ffent lig anskaffe lser. Oppfølging av avtaler er en del av kvalitetssystemet, og når en avtale utløper gjøres det en vurdering o m det er behov for nytt anbud eller om det er tilstrekkelig, l ovlig og hensiktsm essig å forlenge eksisterende avtale. Innstilling: Sty ret tar f remlagte informasjo n om avtaler til orientering. 7

8 SAK 3 6 /1 3 Vedlegg: Vedl egg 3 ETISKE RETNINGSLINJER Etiske retningslinjer Saksopplysninger: Dette er oppfølging av sak 07/13. Etiske retningslinjer for Fosen Renovasjo n er diskutert i st yr e t og admini strasj on en på fi rm asamling i november Basert på innspill fra den samlingen er det blitt utarbeidet et fo rslag til etiske retningslinjer for bedriften. Disse er igjen gjenno mgått i administrasjo nen. Vurderinger: I forbindelse med gj enno mgangene med s ty re t og administrasj on ble noen spesifikke utf ordringer belyst og vurdert spesielt aktuelle for Fosen Renovasjo n. Di sse er tatt med i fo rslaget til et iske retningslinjer for selskapet, samt generelle temaer knyttet til et ikk. Innstilling: Sty ret vedtar d e framlagte etiske retningslinjer for Fosen Renovasjo n. 8

9 Vedlegg 1 Evalueringsskjema Vurder påstandene på en skala fra 1 til 6, der 1= helt uenig og 6 = helt ening PÅSTAND Praktisk gjennomføring av styrearbeid Jeg er fornøyd med antall st yremedlemmer på møte / oppmøteprosent Jeg er fornøyd med rutinene for innkalling til styremøter Jeg er fornøyd med mine egne forberedelser til styremøtene Jeg er fornøyd med måten møtene blir ledet på Jeg er fornøyd med møtested Jeg er fornøyd me d varigheten av styremøtene Jeg er fornøyd med den mengde arbeid jeg må gjøre for / selskapet mellom styremøter Medlemmer av har ikke hatt habilitetsproblemer Motivasjon Jeg har generelt vært godt motivert for styrearbeidet Styrehon oraret er for lavt Kompetanse / rollefordeling Rollefordelingen innen er klar Styret har nødvendig kompetanse innen (vurder alle 4 områder fra 1 til 6) 1. Bransjekompetanse 2. Kompetanse på drift av selskapet 3. Kompetanse på økonomi 4. Kompetanse på strategi / analyse Kontakt med daglig leder / selskapet Jeg synes samarbeidet med daglig leder / selskapet fungerer godt Jeg synes rapportene fra daglig leder / selskapet kommer for ofte Jeg synes rapportene fra daglig leder er lett e å forstå Jeg synes rapportene fra daglig leder holder god kvalitet Vedlegg 1 Evalueringsskjema 9

10 Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda 2014 Fosen Renovasjon Styremøter/Representantskapsmøter - Årsplan/ Langtidsagenda februar Godkjening møteprotokoll februar Avfalls - konferanse Midt - Norge Åre 2 1. mars 7. april Represent. (Rissa) 2. mai Godkjenning Godkjenning Godkjenning møteprotokoll møteprotokoll møteprotokoll juni Nasjonal Avfalls - konferanse Trondheim 6. juni 22. august 26. september 3 1. oktober 17. november represent. (Ørland) Godkjenning Godkjenning Godkjenning Godkjenning Godkjenning møteprotokoll møteprotokoll møteprotokoll møteprotokoll møteprotokoll 12.d esember sty ret Godkjenning møteprotokoll Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Referatsaker Strategi/HMS Ledelsens gjennomgang Gjennomgang forsikringer Regnskap Regnskap Kvartals - rapport. Gjennomgang anbud innsamling Halvårsrapp Budsje tt forutsetninger Kvartals - rapport Budsjett Budsjett Årsplan/Langtidsa genda Gjennomgang av viktige avtaler Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda

11 Vedlegg 3 Etiske retningslinjer ETISKE RETNINGSLINJER FOR FOSEN RENOVASJON IKS 1. Etikk Retningslinjene beskriver den etiske standarden som må respekteres av alle ansatte og valgte medlemmer av selskapetstyrende organ i deres kontakt med interne og eksterne int eressenter. Di sse etiske retningslinjene skal bidra til bevisstgjørin g og oppfordre til et isk skj ønn. Det er hver enkeltes ansvar å etterleve retningslinjene. Derso m det er tvil o m o mfanget av regl ene, bør handlingen unngås eller spørsmålet drøftes med nærmeste leder. 2. Formål Fosen Renovasjo n IKS skal opptre redelig, upa rtisk og profesjo nelt i alle forhold. Ansatte og medlemmer av selskapetstyrende organ plikter lojalt å overho lde og holde seg orientert om de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for selskapets virkso mhet. Dette innebærer også å forholde seg lo j al t til vedtak som er fattet av st yr ende organ og selskapets ledelse. De eti ske retningslinjene kan ikke fravikes med begrunnelse i ensidige økonomiske hensyn. 3. Omdømme Ønsket om dømme for Fosen Renovasjo n IKS er at vi hos innbyggere og samarbeidspartne re fremstår som en kvalitetsbevisst, samarbeidsvillig og serviceinnst ilt organisasjo n so m legger vekt på åpenhet, redelighet og ærlighet i all sin virksomhet. Virkso mheten drives av pålagte gebyr, og innbyggerne skal derfor være sikre på at pengene anvende s på en måte som gir en best m ulig tj eneste. Det skal vises vennlighet, høflighet og korrekthet overfor publikum i både skrift lig og munt lig kommunikasjo n. All kommunikasjo n må utformes på en måte som er lett forståelig for mo ttakerne. Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda

12 4. Åpenhet og var sling Åpenhet er et overordnet prinsipp i Fosen Renovasjo n IKS, og er en forutsetning for mo ti vasjo n, tillit og try gghet. Med åpen bedrift skul tur l egges det til rette for at ledere, tillit svalgte og m edarbeider forstår de veivalg so m t as og at velment kri ti kk kommer fram slik at bedre beslutninger tas. Medarbeidere har rett og plikt til, på en forsvarlig måte, å varsle o m fo rhol d de får kjennskap til so m anses krit ikkverdige eller uho ld bare. Dette kan være brudd på lovverk eller selskapet egne retningslin jer, korrupsjon, underslag, mobbing, diskriminering, håndtering av farlige produkter eller forhold so m kan føre til fare for liv og helse. Kr it ikkverdige forho ld kan tas opp med leder, fagforening eller tilsynsmyndigheter. Disse kan om nødvendi g bringe sa ken frem for. 5. Habilitet, interessekonflikter Lov om int erkommunale selskaper 15, samt forvaltningslo vens kap. 2 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og medlemmer av selskapetstyrende organ. Det er avgjørende for tilli ten til Fosen Renovasjo n IKS at ingen skal kunne st ille spørsmål ved habiliteten til de so m ut fører tjeneste eller oppdrag for Fosen Renovasjo n I KS. Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Fosen Renovasjo n IKS må løpende vurdere sin egen habilitet. Dersom vedko mmende anser seg som inhabil eller er i tvil o m egen habilitet skal dette tas opp m ed nærmeste overordnede. Vurderingen skal også foretas med tanke på hvordan egen rolle kan bedømmes av utenforstående. Enkelte rolleko mbinasjo ner vil også kunne medføre at det oppstår interessekonflikter, eller påstander om dette, og som kan gjøre at det kan stilles spørsmål ved den enkeltes habilit et eller uavhengighet. Dette kan for eksempel gjelde i forbindelse med medlemskap i po lit iske organi sasj on er, poli ti ske verv, medlem i st yr er og råd. Den enkelte må derfor være særlig oppm erkso m på slike forhold. Den enkelte har selv ansvaret for å vurdere og opplyse om egen inhabilitet og tre til side når saken krever det. 6. Bistilling Medarbeidere plikter å underr ette arbeidsgiver om bist illinger eller bierverv so m vedko mmende har eller senere pådrar seg. Slike må ikke komme i konflikt med konkurranseforho ld t il Fosen Renovasjo n IKS og heller aldri gå på bekostning av hovedstilling. Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda

13 7. Gaver og andre fordeler Ans atte og m edlemmer av selskapetstyrende organ skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, eller kan gi andre salig grunn til å tro dette. Si tuasj oner so m kan medføre konflikt mello m s elskapets interesser og personlige interesser skal unngås. Di sse regl ene er likevel ikke til hinder for at ansatte kan motta gaver av ubet ydelig verdi, så so m r ekl amemateri ell, bl om ster og li gnende. Gaver utover dette må avklares med over ordnet. Reglene hindrer ikke oppmerkso mhet i form av moderate former for gjest fr ihet og representasjo n so m hører med i samarbeidsforho ld og inform asj on sutveksling. I tidsrom der selskapet skal kjøpe varer eller tjenester skal det ikke mottas noen form for representasjon fra potensielle t ilbydere. Reiseutgifter i faglig sammenheng skal dekkes av selskapet. 8. Innkjøp / bruk av selskapets eiendeler Innkjøp skal foretas i henho ld t il fastsatte rutiner, jfr. Selskapets Prosedyre for innkjøp, økonomireglemente og gj eldende lovverk. Bruk av selskapets maskiner og annet utstyr kan bare skje etter godkjenning av leder. 9. Taushetsplikt Sel skapets medarbeidere har taushetsplikt om informasjon mottatt i forbindelse med arbeidet. Taushetsplikten skal likevel ikke i nnskrenke den enkeltes grunnleggende ytringsfrihet. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i selskapet, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. All informasjo n so m g is i fo rbindelse med virkso mhet i selskapet, skal være korrekt og pålitelig og gis en tydelig formulering. Taushetsplikten gjelder også etter at en har sluttet i selskapet. 10. Oppfølging Ledere på alle nivå har et særlig ansvar for å påse at medarbeiderner kjent med - og etterl ever - selskapets eti ske retningslinjer. Opptreden i strid med retningslinjene kan medføre konsekvenser for arbeidsforho ldet. De eti ske retningslinjene skal evalueres av ansatte og minimum en gang hvert fjerde år. Vedlegg 2 Årsplan/Langtidsagenda