INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Mandag den 22. juni kl i Rissa.

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Det innkalles herved til styremøte i Fosen Renovasjon IKS: Mandag den 22. juni kl i Rissa. Saker til behandling: SAK 12 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL SAK 13 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER SAK 14 SLAMAVTALER MED KOMMUNENE SAK 15 KLAGE PÅ AVSLÅTT SØKNAD OM FRITAK Denne møteinnkallingen blir også sendt til kontaktpersoner i kommunenes administrasjon, rådmennene i kommunene, representantskapets medlemmer og kommunerevisor til orientering. VARAMEDLEMMER I STYRET FÅR INNKALLINGEN, MEN MØTER BARE ETTER NÆRMERE BESKJED. Hvis et styremedlem ikke kan møte må medlemmet selv gi beskjed til sitt varamedlem og dernest varsle oss i administrasjonen. Beskjed kan gis på telefon Mvh Kjell Sverre Tung Styreleder Ola Sørås Daglig leder Side 1 Styret

2 SAK 12/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL MØTEPROTOKOLL - STYRET I FOSEN RENOVASJON IKS kl Til stede Forfall Andre : Kjell Sverre Tung, Ole Hyllmark, Laila Lund og Gro Kristiansen deltok på møte. : Marit Rennan : Ola Sørås SAK 09/15 GODKJENNELSE MØTEPROTOKOLL Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/15 til 04/15. Vedtak: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 01/15 til 04/15. SAK 10/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Drøftinger: Det ble informert om Fosen Renovasjon Næring og møte mellom tidligere og ny styreleder. Det ble gjennomført en grundig diskusjon rundt videre arbeid med selskapsstrategi. Vedtak: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. SAK 11/15 REGNSKAP 1. KVARTAL Innstilling: Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2015 til etterretning. Vedtak: Styret tar regnskapskontrollen for første kvartal 2015 til etterretning. Underskrifter: Kjell Sverre Tung Ole Hyllmark Laila Lund Marit Rennan (sett) Gro Kristiansen Innstilling: Styret godkjenner protokollen fra møte den fra sak 09/15 til 11/15. Side 2 Styret

3 SAK 13/15 REFERAT- OG OPPFØLGINGSSAKER Driftsorientering Sykefravær første kvartal 1,4 % Regnskap - Det er ingen uforutsette hendelse så langt i 2015, så det forventes ikke store avvik fra budsjett. ISO-revisjon Teknologisk Institutt gjennomførte revisjon på vårt kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001 og Det ble registrert null avvik, en merknad og 3 forbedringspunkt. Eiermøte og generalforsamling i Miljøpartnerne Tirsdag avholde eiermøte og generalforsmaling i Miljøpartnerne. Det gis en kort informasjon i møtet. Regler for fritak Vedlegg 1 Utdrag fra forskrifter og intern praksis Det kommer med jevne mellomrom søknader om fritak. Antall henvendelser om fritak har vært stabil i de siste årene. Det er likevel ønskelig å ta en gjennomgang av praksisen, da dette er en kundegruppe som ofte ikke blir fornøyd. Dagens forskrift og dagens praksis presenteres i styret for diskusjon. Innstilling: Styret tar referatene og orienteringene til etterretning. Side 3 Styret

4 SAK 14/15 Vedlegg: Vedlegg 2 Vedlegg 3 SLAMAVTALER MED KOMMUNENE Slamavtale med Verran kommune Utkast til ny slamavtale Saksopplysninger: Avtaler kommunene: I forbindelse med at Fosen Renovasjon tok over ansvaret for tømming av slamavskillere for eierkommunene, samt Verran, Leksvik, Osen og Roan, ble det lagt fram forslag til samarbeidsavtale og vedtekter til kommunene. Noen av kommunene tok tak i dette og signerte avtale og vedtok nye vedtekter, mens andre ikke tok tak i dette eller ønsket ikke å inngå avtale og vedtekter. Tabellen under viser hvilke kommuner som har signert avtale og hvilke som har vedtatt nye forskrifter: Kommune Har signert avtale Har vedtatt ny forskrift ( Ørland JA JA Bjugn NEI JA Åfjord JA NEI Rissa NEI NEI Verran JA JA Roan NEI NEI Leksvik NEI NEI Osen* *Osen kommune sa opp avtalen i I de avtalene som er signert i dag står det at disse må gjennomgås/reforhandles i Avtaler underleverandører: Fosen Renovasjon IKS har avtale med Namdal Tankrens på behandling av avvannet slam. Denne avtalen er inne i siste opsjonsår. Ny avtale må inngås innen Avtale på innsamling utgår Vurderinger: Avtaler kommunene: Da Osen trakk seg fra samarbeidet, hadde det liten betydning for de avtalene med underleverandørene til Fosen Renovasjon. Både størrelse på kommunen og geografisk plassering av kommunen gjorde at det ikke førte til store problemer. Dersom en større og sentral kommune hadde trukket seg fra avtalen, ville det fått konsekvenser for avtalene med underleverandørene, og dermed konsekvenser for de resterende kommunene. Alle kommunene som i dag har delegert oppgaven med innsamling og behandling av slam til Fosen Renovasjon bør kontaktes. Nye avtaler må inngås før anbud på behandling legges ut. Avtalene må signeres og i større grad være bindende for neste periode. Samtidig bør kommunene anmodes om å vedta forskrifter. Side 4 Styret

5 Avtaler underleverandører: Flere tilsvarende selskap som Fosen Renovasjon IKS og enkeltkommuner utlyser anbud hvor både innsamling og behandling er inkludert i samme konkurranse. Administrasjonen har vurdert dette, men ser det som mest hensiktsmessig å gjennomføre to anbud på tilsvarende måte som sist; et for behandling og et for innsamling inkludert transport. Årsaken til dette er at det er får behandlingsanlegg i regionen og et av anleggene eies og driftes av et selskap som i tillegg tilbyr tjenester på innsamling. Dette vil kunne påvirke konkurransen og begrense antall tilbydere. Innstilling: Styret ber administrasjonen forhandle fram nye avtaler med kommunene som grunnlag for nye anbud på behandling og innsamling av slam. Side 5 Styret

6 SAK 15/15 KLAGE PÅ AVSLÅTT SØKNAD OM FRITAK Vedlegg: Vedlegg 4 Søknad om fritak for renovasjonsavgift på 1624,12,6 Vedlegg 5 Svar på søknad om fritak på 1624,12,6 Vedlegg 6 Anke på avslått søknad 1624,12,6 Saksopplysninger: Det henvises til vedlegg i saken. Vurderinger: Fosen Renovasjon har håndtert saken i henhold til dagens praksis. Det henvises til Vedlegg 1, Utdrag fra forskrifter og intern praksis. Innstilling: Saken legges fram uten innstilling fra administrasjonen. Side 6 Styret

7 Side 7 Styret

8 Vedlegg 1 Utdrag fra forskrifter og intern praksis Avfallsforskrift Ørland kommune (for hele forskriften se 4.Avgiftsplikt I utgangspunktet omfattes alle boliger og all fritidsbebyggelse over 30 m², av ordningen med tvungen innsamling og er dermed avgiftspliktig i henhold til denne forskrift. Avgiftsplikten omfatter også permanente oppsatte campingvogner. Hver bebodd eiendom/leilighet utgjør minst et boligabonnement. Avgiftsplikten inntrer fra det tidspunktet boenheten tas i bruk eller når bygningsmyndighetene gir midlertidig brukstillatelse/ferdigattest. Boligeiendommer som har stått ubebodd i 6 md. eller mer kan etter søknad gis fritak i inntil 12 måneder. Eiendommen vil automatisk bli lagt inn med avgift fra neste årsskifte og det må ev. søkes på nytt om forlengelse av fritaket. Et eventuelt fritak fra ordningen trer i kraft fra søknadsdato, og har ikke tilbakevirkende kraft. Ev. omgjøring av boligeiendommer til fritidseiendommer, eller omvendt, må det søkes kommunen om tillatelse til. Avgiftsplikten følger eiendomstypen. Og eiendomstype er definert i reguleringsplanens/arealdelplanens formål for området. Kommunen kan, etter at den lokale helsemyndighet har uttalt seg, frita bestemte eiendommer fra den kommunale avfallsordningen. Fritidsbebyggelse omfattes i den grad kommunestyret selv bestemmer. Husholdningsavfall fra fritidsbebyggelse skal sorteres i den utstrekning kommunen bestemmer. Som fritidsbebyggelse regnes også permanent oppsatt campingvogn, jf. 2 og 4. Med permanent menes her oppstilling på samme område i 4 måneder eller mer. Kommunen skal med utgangspunkt i reguleringsbestemmelsene og i samarbeid med grunneier, bestemme hvor mange campingvogner som kommer inn under ordningen. Campingvogn plassert på lagerplass blir ikke regnet som permanent oppstilt den tiden den står på lager, og det kan dokumenteres at den ikke er i bruk. Som fritidsbebyggelse regnes også anneks o.l. som tilfredsstiller kriteriene i 2 og 4 og hvor avstanden til hovedhytta eller tunet er over 50 m. Skogshusvær, jakthytter, seterbuer, o.l., som tilfredsstiller kriteriene i 2 og 4, vil også kunne regnes som fritidsbebyggelse. Vedlegg 1 side i Styret

9 Forskrift for tømming av slamavskillere for Ørland kommune (for hele forskriften se 3.Tvungen ordning med tømming av slam Kommunen skal tømme oppsamlingsenhet som omfattes av disse forskriftene. Kommunen kan gi tillatelse til at andre står for tømming av oppsamlingsenhetene. Kommunen kan etter søknad unnta enkelte eiendommer fra ordningen. Kommunen skal registrere abonnenter, registrere hver oppsamlingsenhets volum, fastsette slamanleggets avgiftsgruppe og tømmehyppighet samt fastsette og innkreve avgift. Kommunen krever inn avgift for tømming utenfor tur. Vedlegg 1 side ii Styret

10 Intern prosedyrer for behandling av fritak Vedlegg 1 side iii Styret

11 Vedlegg 1 side iv Styret

12 Vedlegg 2 Slamavtale med Verran kommune Vedlegg 1 side v Styret

13 Vedlegg 1 side vi Styret

14 Vedlegg 3 Utkast til ny slamavtale Avtale om drift av slamordningen mellom XX Kommune (i det følgende kalt kommunen) og Fosen Renovasjon IKS (i det følgende kalt selskapet) 1. Selskapets funksjon. Fosen Renovasjon IKS er et interkommunalt selskap dannet av kommunene Rissa, Åfjord, Bjugn og Ørland. Selskapet skal påta seg kommunens oppgaver med innsamling og miljømessig forsvarlig sluttbehandling av kloakkslammet i kommunen. 2. Forvaltningsansvar. Selskapet skal påta seg forvaltningsmyndighet på slamsektoren i den utstrekning forurensingsloven tillater og i følge den vedtekt kommunen til enhver tid vedtar for slambehandling. 3. Arbeidsdeling mellom selskapet og kommunen. For å løse de samlede arbeidsoppgaver på mest mulig smidig måte legges det opp til følgende arbeidsdeling mellom kommunen og selskapet. SELSKAPETS OPPGAVER: Selskapet skal ha det koordinerende ansvar for slamsektoren i regionen, og være ansvarlig for alle operative funksjoner innenfor arbeidet med slam. Selskapet skal ha ansvaret for den daglige driften og derfor også ha ansvaret for den direkte kontakt og informasjon til abonnentene. Selskapet kan inngå avtaler med underleverandører m.h.t. praktisk gjennomføring av ulike oppgaver. Selskapet skal legge sterk vekt på de miljømessige og kostnadseffektive forhold. Selskapet plikter å ha gode rutiner for registrering av avvik/feil på de enkelte anlegg og sørge for at disse blir videresendt til eiere og kommunen. Selskapet må også sørge for tilstrekkelig informasjon til kundene om når tømming av oppsamlingsenheten skal skje. Selskapet skal forestå den direkte oppfølging overfor kundene og offentlige etater i kommunen. Dette omfatter alle rutiner, tilbud og informasjonsaktiviteter overfor kundene og offentlige etater. Selskapet skal til enhver tid ha en korrekt oversikt over slamavskillerne i kommunen og holde ajour register over eierne av anleggene. Vedlegg 3 side i Styret

15 Selskapet skal sende ut regning for gebyr for slamtjenesten. Selskapet skal koordinere all informasjonsvirksomhet når det gjelder arbeidet med slam i kommunen. Selskapet skal gjennom sine regnskapsrutiner føre et eget regnskap/budsjett for arbeidet med slam, slik at alle direkte driftskostnader og alle kapitalkostnader fremkommer i selskapets slamregnskap. Selskapet plikter å holde seg oppdatert på alle endringer i lover, forskrifter, ny teknologi m.m. innenfor saksfeltet selskapet skal dekke. Selskapet plikter å informere brukerne av selskapets tjenester på best mulig måte og så raskt og effektivt som mulig. KOMMUNENS OPPGAVER: Vedta Kommunal forskrift for tømming av slamavskillere, privet, tette tanker mv, og for gebyrer for disse tjenestene. Tildele Fosen Renovasjon IKS oppgaven med innsamling av slam med enerett/egenregi. Vedta gebyrsatsene og evt. kommunalt påslag på gebyret. Delta i informasjonsarbeid om slaminnsamling. Sørge for gode rutiner i å gi opplysninger til selskapet om nye anlegg og eiere. Sørge for tilstrekkelig kapasitet til å følge opp de avvik på slamanlegg som selskapet orienterer kommunen om etter tømming. 4. Gebyrer Se vedtektens kap 3. I samsvar med denne avtalens pkt. 3 skal selskapet kreve inn gebyret fra abonnentene for henting/behandling av kloakkslam etter de til enhver tid vedtatte gebyrer. Selskapet plikter videre å kreve inn det evt. påslaget kommunen vedtar skal kreves inn. Dette må selskapet ved årets slutt overføre til kommunen. Kommunene gir Fosen Renovasjon rett til å benytte legalpant for å kreve inn evt. gebyr for tjenester som faller inn under den kommunale forskriften. 5. Økonomi i driften. I følge pkt. 3 i denne avtalen skal selskapet føre eget regnskap og budsjett for slamtjenesten. Tjenesten skal drives til selvkost. 6. Avtalens varighet og Avtalen følger anbudsperioden for innsamling og behandling av slam. Avtalen har varighet til 2021 med ensidig opsjon for selskapet på år. Avtalen kan i utgangspunktet ikke sies opp i denne perioden. Dersom kommunen ønsker å gå ut av avtalen må evt. merkostnader til selskapet som følge av oppsigelsen, dekkes av kommunen. Fosen Renovasjon X kommune Vedlegg 3 side ii Styret

16 Vedlegg 4 Søknad om fritak for renovasjonsavgift på 1624,12,6 Knut Aursand Nyveien Stadsbygd Stadsbygd Fosen Renovasjon IKS Kremmergården 7100 RISSA Søknad om fritak for hytterenovasjon. Søker herved om fritak for hytterenovasjon, da hytten ikke har vært i bruk siden 2005/06. Min far døde i 2006, så etter den tid har hytten ikke vært i bruk. Min mor som nå er 93 år gammel, så seg ikke i stand til å fortsette bruken av hytten, så med den bakgrunn synes jeg det er urimelig at det fortsatt må betales hytterenovasjon. Da hytten ikke er fraskilt og ligger på min eiendom gbr har jeg hatt tilsyn med hytten, siden bruken av den opphørte. Betalingsfristen på tilsendte faktura er , så jeg håper på en rask tilbakemelding. Med vennlig hilsen Knut Aursand Vedlegg 4 side i Styret

17 Vedlegg 5 Svar på søknad om fritak på 1624,12,6 Knut Aursand Nyveien Stadsbygd Vedrørende søknad om fritak, hytterenovasjon I Rissa kommune omfattes alle boliger og all fritidsbebyggelse over 30m2, av ordningen med tvungen innsamling av husholdningsavfall og er dermed avgiftspliktig i henhold til forskriften. Fritak på hytterenovasjon på eiendommen 12/6 i Rissa Kommune innvilges ikke. Denne avgjørelsen kan påklages, endelig klageinstans er styret i Fosen Renovasjon IKS. Klagefristen er tre uker fra dette brevet er mottatt. Med vennlig hilsen Marianne Brødreskift Kontormedarbeider Fosen Renovasjon Vedlegg 5 side i Styret

18 Vedlegg 6 Anke på avslått søknad 1624,12,6 Knut Aursand Nyveien Stadsbygd Stadsbygd Styret i Fosen Renovasjon IKS Kremmergården 7100 RISSA Anke på avslag ang. «Søknad om fritak for hytterenovasjon». Anker herved avslaget på min søknad om fritak for hytterenovasjon inn til styret i Fosen Renovasjon IKS. Synes fortsatt at det er urimelig at det skal være nødvendig å betale renovasjonsavgift for denne eiendommen som ikke har vært i bruk siden 2005/06. Som en bekreftelse på dette, kan det dokumenteres at el. måleren knapt har registrert forbruk i dette tidsrommet. For øvrig er hytten i en meget dårlig forfatning. Viser også til mitt brev av «Søknad om fritak for hytterenovasjon». Med vennlig hilsen Knut Aursand Mob Vedlegg 6 side i Styret