RAPPORT OM OMSTRUKTURERINGSPROSESSEN

Transkript

1 RAPPORT OM OMSTRUKTURERINGSPROSESSEN Julie S. Danbolt Gustav R. Gunnerud Emmi C. Kristensen Marie Elise Aarrestad Camilla D. Gressnes Jonas S. Pettersen Paal André Slette Trondheim, februar 2016

2 Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag med anbefalinger 2 2. Innledning Bakgrunn Mandat Prosess Komitémedlemmer 3 3. Dagens situasjon Struktur Aktivitet Økonomi og beslutningsmyndighet Utvikling og aktivitetsnivå Problemstillinger og behov Visjon og mål Visjon Hovedmål Delmål Alternative løsninger Innledning Generelt Nullalternativet Alternativ Alternativ Alternativ Evaluering og anbefaling Evalueringsmetode Alternativ Alternativ Alternativ Evalueringsmatrise Anbefaling 25 1 av 29

3 1. Sammendrag med anbefalinger 1.1. Denne rapporten er utarbeidet av Omstruktureringskomitéen i H.M. Aarhønen. Det er et resultat av deres arbeid i perioden mars 2015 til februar 2016, og inneholder anbefaling til en eventuell ny styrestruktur i linjeforeningen. Komitéen anbefaler alternativ 1 som omtalt i kapittel 6.4. På generalforsamling 2016 skal dette forslaget stemmes over. Dersom det stemmes ja, vil det settes ned en arbeidsgruppe som skal jobbe videre med arbeidsoppgaver, stillingsbeskrivelser, statutter etc. Dersom generalforsamlingen stemmer nei, vil enten arbeidet anses som avsluttet, eller så vil det jobbes med et av de andre foreslåtte alternativene. 2. Innledning 2.1. Bakgrunn På generalforsamling 20. februar 2014 ble det satt ned et utvalg som skulle se på organiseringen av H.M. Aarhønen. Dette utvalget la frem en rapport på generalforsamling 18. februar 2015 hvor det ble foreslått at en komité skulle velges inn og jobbe videre med dette arbeidet. Da rapporten ble lagt frem kom det reaksjoner på at enkelte personer var foreslått, og at informasjonen knyttet til valget ikke hadde kommet tydelig nok frem. Det ble derfor bestemt at komitéen skulle velges inn på ekstraordinær generalforsamling. Den 11. mars 2015 ble komitéen stiftet og komiteens medlemmer valgt inn Mandat Komitéen fikk tildelt et mandat som i korte trekk inneholder arbeidsoppgaver samt fullmakter som komitéen ble tildelt. Dette går blant annet ut på å holde byggstudenter oppdatert på prosessen, avholde diskusjonsfora, kontakte tidligere styremedlemmer, for å nevne noe. I tillegg ble det gitt fullmakt til å formulere alternativer til endring samt myndighet til starte implementering av eventuelle nye endringer på generalforsamling Prosess Kort tid etter ekstraordinær generalforsamling satte komitéen seg ned for å fordele roller, arbeidsoppgaver og arbeidsmetodikk. I tillegg ble det opprettet en egen side på hjemmesidene til Aarhønen samt mailadresse. Komitéen har også avholdt kontortider på linjeforeningskontoret hvor det kom innspill og ble holdt diskusjoner, som har blitt behandlet på møter. Disse møtene ble avholdt 2-3 ganger i måneden av 2 av 29

4 byggstudentene i komitéen. Da høyhetene ikke befinner seg i Trondheim har det også blitt avholdt Skype-møter. I mandatet står det at komitéen skal strebe etter å innhente informasjon fra samtlige eksisterende og tidligere styremedlemmer fom. 2009, om deres tid i styrene. Denne arbeidsoppgaven ble den første som komitéen satte i gang med og det ble sendt ut mail til nesten alle styrene i løpet av kort tid. Tilbakemeldingene som kom ble notert og lagret. I følge mandatet skal komitéen også avholde to diskusjonsfora i løpet av semesteret. I vårsemesteret 2015 ble det avholdt kun ett pga. tidsklemme. 28. april deltok 22 byggstudenter på diskusjonsmøte med tema Hva fungerer og hva fungerer ikke i Aarhønen i dag. Referat finnes på nettsidene. 11. juli ble det arrangert sommersamling for komitéen i Oslo hvor bla. innspill fra styrer, videre fremdrift og arbeidsmetodikk ble diskutert. Der kom komitéen frem til et oppsett av en rapport som skal legges frem på generalforsamling Øvrig tidsplan finnes i vedlegg Komitémedlemmer På ekstraordinær generalforsamling 11. mars 2015 ble det valgt inn fire byggstudenter fra ulike klassetrinn, samt tre høyheter. Komitéen fikk følgende oppbygning: Leder: Emmi C. Kristensen, 3. klasse Byggstudent: Gustav R. Gunnerud, 1. klasse Byggstudent: Julie S. Danbolt, 2. klasse Byggstudent: Marie Elise Aarrestad, 4. klasse Høyhet: H.H. Fem På Halv, Paal André Slette Høyhet: H.H. Stjerten, Camilla D. Gressnes Høyhet: H.H. OS X, Jonas Stene Pettersen 3 av 29

5 3. Dagens situasjon 3.1. Struktur Dagens struktur i H.M. Aarhønen - Bygningslinjens forening (heretter kalt Aarhønen) er presentert i Figur 1. Øverst på organisasjonskartet står Regenten, men da denne rollen er en tradisjonsrik og mer seremoniell rolle som har lite innvirkning på den daglige driften av linjeforeningen, er det de resterende rollene i organisasjonskartet som vil bli tatt opp i dette kapittelet. Kanzler er, som det fremkommer av figur 1, øverste ansvarlige i linjeforeningen og er også lederen av linjeforeningens hovedstyre. Figur 1 - Organisasjonskart Aarhønen Styrene Aarhønen har fem styrer som de øverste organene i linjeforeningen. Hvert av styrene er registrert i Brønnøysundregisteret og er underlagt Aarhønens organisasjonsnummer. Styrene leder i hovedsak seg selv og tar seg av sine oppgaver, men alle styrene er representert i 4 av 29

6 Ledermøtet som er den avgjørende myndighet i saker som omhandler linjeforeningens økonomi. Hovedstyret Hovedstyret blir som nevnt ledet av Kanzler og innehar både en seremoniell og representativ rolle i organisasjonen. Hovedoppgavene til Hovedstyret går ut på å arrangere ulike tradisjonsrike arrangementer for studentene i løpet av året samt forskjellige drift- og administrasjonsoppgaver særlig innenfor informasjonsformidling til studenter og PR-oppgaver. Hovedstyret i Aarhønen består per dags dato av følgende stillinger: Kanzler Vice-Kanzler Ceremonimester Financeminister Krosjef Nettmester Notarius Publicus Redacteur Skogvokter Sjæfus Blæstus Industrikontakten Industrikontakten er studentene i Aarhønens bindeledd med næringslivet. Industrikontaktens hovedoppgave er å arrangere bedriftspresentasjoner hvor bedrifter får muligheten til å presentere sin virksomhet for studentene. Styret til Industrikontakten ser per dags dato slik ut: Leder Økonomiansvarlig Nettansvarlig Bedriftspresentasjonsansvarlig Styremedlem Styremedlem Styremedlem Aarhønens Kulturelle Teater Aarhønens Kulturelle Teater (AKT) setter årlig opp en revy i forbindelse med bursdagsfeiringen til Aarhønen i februar. AKT-styret har ansvaret for å planlegge og gjennomføre revyen, og deres styre består av fem personer. 5 av 29

7 Styret til AKT ser per dags dato slik ut: AKT-sjef Økonomiansvarlig Teknisk sjef Styremedlem Styremedlem Hyttestyret Hyttestyret drifter og forvalter Aarhønens hytte i Selbu. Styret består av fire personer og den har ansvaret for hyttas økonomi, tilstand og bookingsystemer. De holder byggstudentene informert om hytta og arrangerer vedlikeholds- og dugnadsarbeidet. Styret til Hyttestyret ser per dags dato slik ut: Godsbestyrer Kasserer Hovmester Oppsynsmann Krostyret Krostyret består av fire personer. Disse driver Aarhønekroa på Moholt og har ansvaret for drift og forvaltning slik som innkjøp, økonomi og å holde diverse arrangement gjennom året. Styret til Krostyret ser per dags dato slik ut: Krosjef (Sitter også i Hovedstyret) Økonomiansvarlig Barsjef Innkjøpssjef Undergruppene Undergruppene i Aarhønen er i dag sterkt uavhengige grupper som driver med ulike aktiviteter for linjeforeningens medlemmer. Mange av undergruppene har organisasjonsnummer uavhengig fra Aarhønen. Det er i senere år blitt inngått en avtale mellom undergruppene og styrene som tydeliggjør en del forhold slik som bruk av navnet H.M. Aarhønen, kommunikasjon i organisasjonen osv. Det er i dag ni forskjellige undergrupper: FK Steindølene Representerer alle Aarhønens fotballag, både kvinnelag og flere herrelag. 6 av 29

8 ByggBang Linjeforeningsbandet til byggstudentene. Piker Med Spiker (PMS) En undergruppe som representerer bygningslinjens jenter og holder kurs og arrangement rettet mot jentene i løpet av skoleåret. Bygg:Verksted Arrangerer praktiske kurs for byggstudenter innenfor flere ulike fagretninger samt tilbyr utlån av verktøy. Dragern Aarhønens studentorkester. Åpent for alle studenter som har spilt, spiller eller vil spille et instrument. Spiller ved ulike arrangementer gjennom året, og deltar på studentorkestertreff i Trondheim og andre studentbyer. Dragern spiller alt fra marsjer og korpsmusikk, til pop, rock og andre musikalske godbiter de kommer over. VandrendeBjelke Turforeningen til Aarhønen. Arrangerer turer for byggstudenter gjennom skoleåret. Semen Kvinnelig munkekor for alle sangglade byggjenter som er glade i en fest. Bjelkeklang Et blandetkor for alle byggstudenter. Synger alt fra moderne pop-musikk til tradisjonelle studentviser, og opptrer på de fleste av Aarhønens arrangementer. I tillegg deltar de på korsamlinger og setter opp konserter i samarbeid med andre linjeforeningskor ved NTNU. Beton Mannlig nonnekor for alle mannlige byggstudenter. Gjengene Gjengene i Aarhønen er, med unntak av krogjengen, et relativt nytt fenomen i linjeforeningens historie. Gjengene så dagens lys først i Tanken bak gjengene er å skape arenaer hvor byggstudenter kan engasjere seg i driften av linjeforeningen uten å måtte ta på seg et stort ansvar umiddelbart. Gjengene er underlagt en representant i Hovedstyret og hjelper denne personen med å gjennomføre deres ilagte oppgaver gjennom skoleåret. 7 av 29

9 3.2. Aktivitet Faste arrangementer Når Hva Ansvarlig Januar Åretur Hovedstyret Februar Revy AKT (Aarhønens Kulturelle Teater) Bursdagsfest Generalforsamling Sommerjobbhjelpen Hovedstyret Hovedstyret Industrikontakten Mars ÅL (Aarhønelekene) Hovedstyret/Krostyret) Gjengopptak Hovedstyret/Krostyret Mai Jonathanfesten Jonathankomitéen (5. klasse) 17.mai Hovedstyret August Fadderperiode Hovedstyret September Immatrikuleringsball Hovedstyret Oktober Gjengopptak Hovedstyret/Krostyret November Julebord Hovedstyret Desember Juleverksted Hovedstyret/Ceremonigjengen Kontinuerlig aktivitet Styrene Hovedstyret Hovedstyret arrangerer 7 større arrangementer i løpet av året, i tillegg til å arrangere fadderperioden. De sender ut ukentlige mail med informasjon til studentene på bygg, samt jevnlige oppdateringer på nettsidene og på facebook. I tillegg kommer ukentlige møter, for å opprettholde den daglige driften av linjeforeningen. 8 av 29

10 Industrikontakten Industrikontakten arrangerer årlig om lag 25 bedriftspresentasjoner. I tillegg arrangerer de sommerjobbhjelpen, drifter PC-støtten, som deles ut i samarbeid med Næringslivsringen og videreformidler stillingsutlysninger fra næringslivet. AKT Styret i Aarhønens Kulturelle Teater arrangerer linjeforeningens årlige revy. Styrets oppgaver er rekruttering til/informasjon om revyen, styring av det økonomiske rundt oppsetting av revyen, utleie av anlegg gjennom året, innholdet i revyen og gjennomføring. Hyttestyret Hyttestyret mottar og administrerer bookinger gjennom året, i 2014 var det 76 utleiedøgn og 760 persondøgn. I tillegg til å leie ut hytta arrangerer hyttestyret dugnader for å vedlikeholde og forbedre hytta. Krostyret Styret har jevnlige møter og jobber i baren på kjelleren. Ansvarlig for varebeholdning og -innkjøp kontinuerlig gjennom året. Kroa hadde ca. 30 arrangementer i 2014, i tillegg til at Krostyret og Krogjengen bidro på arrangementer andre steder, som for eksempel låvefest i fadderperioden. Undergruppene FK Steindølene Har 4 fotballag i student-/bedriftsserie i Trondheim. Jevnlige kamper og treninger. Herrelagene hadde totalt 18 kamper hver i løpet av Damelaget hadde 14 kamper i løpet av deres sesong. ByggBang Bandet har egne øvelser og holder konserter for byggstudenter. Byggbang hadde i konserter, i tillegg til å være en del av revybandet under byggrevyen. Piker Med Spiker Arrangerer typisk mellom 3-5 arrangementer for jentene på bygg per semester. For eksempel byggeplassbesøk og selvforsvarskurs. Bygg:Verksted Har jevnlige møter og kurs til studenter på bygg og andre linjer. Låner ut verktøy gjennom semesteret. Arrangerte totalt 11 kurs i Arrangerer veggkurs for alle studenter som tar BM4. 9 av 29

11 Dragern H.M. Aarhønens studentorkester. Dragern har ukentlige øvelser, og opptrer ved flere av Aarhønens arrangementer. I tillegg deltar de på studentorkestertreff som SMASH og TORSK. VandrendeBjelke Turforeningen til Aarhønen. Arrangerer turer for byggstudenter gjennom skoleåret, alt fra korte dagsturer til lengre helgeturer. Semen Kvinnelig munkekor for alle kvinnelige byggstudenter. Har egne øvelser og konserter for byggstudenter. Opptrer blant annet på immatrikuleringsballet. Bjelkeklang Et blandetkor for alle byggstudenter. Har egne øvelser og konserter for byggstudenter og andre. Opptrer ved 3-4 anledninger i semesteret. Beton Mannlig nonnekor for alle mannlige byggstudenter. Har egne øvelser og konserter for byggstudenter. Opptrer blant annet på immatrikuleringsballet. Gjengene Redactionen Jevnlige møter gjennom året. Produserer 5-6 Spikers Kårner årlig. Ceremonigjengen Jevnlige møter gjennom året. Står for planlegging og gjennomføring av arrangementer sammen med Ceremonimester. Blæstegjengen Jevnlige møter gjennom året. Gjør mesteparten av sitt arbeid i forkant av arrangementer i regi av linjeforeningen. Produserer materiell og gir publisitet til arrangementer. Faddercom Bistår Skogvokter i planlegging og gjennomføring av fadderperioden. Har planleggingsmøter i forkant, samt ekstra ansvar for gjennomføring av arrangementene i fadderperioden. 10 av 29

12 Nettgjengen Jevnlige møter, opptil 1 per uke, med hovedfokus på videreutvikling av nettsiden. Mye arbeid legges ned i å betjene IT-henvendelser fra byggstudenter. Krogjengen Jevnlige arrangementer gjennom året og særlig i fadderukene. Faste arrangementer gjennom året, men også enkeltarrangementer. Som enkeltarrangement kan nevnes lanseringsfesten for nye nettsider våren Økonomi og beslutningsmyndighet Økonomien i foreningen i dag styres av de økonomiansvarlige i styrene og undergruppene. Undergruppene er per dags dato økonomisk uavhengig av foreningen. De fem styrene har hver sin økonomiansvarlig og etter momsregistreringen i 2013 har samarbeidet mellom disse fem blitt tettere pga. felles regnskap og momsbetaling. Financeminister har blitt en uformell leder for dette arbeidet og har jevnlige møter med de fire andre økonomiansvarlige når bilag skal føres, moms skal leveres og regnskap settes opp. I følge statuttene til linjeforeningen er Kanzler ansvarlig for foreningens økonomi, men det er ledermøtet, bestående av hver leder i de fem styrene samt tilhørende økonomiansvarlig, som har myndighet til å ta økonomiske avgjørelser knyttet til foreningen. Det er finnes i dag ingen økonomisk grense som sier noe om når en avgjørelse må gå til ledermøtet. Dersom det er store økonomiske avgjørelser knyttet til hele foreningen, tas dette opp i ledermøtet. De fem styrene trenger derfor ikke å gå til ledermøtet for å få godkjent hvert lille beløp. Dette innebærer blant annet at budsjettet som Financeminister setter opp i samarbeid med Kanzler, må godkjennes av ledermøtet. 11 av 29

13 3.4. Utvikling og aktivitetsnivå Figur 2 - Utvikling i aktivitetsnivå Figur 2 viser en utvikling i aktivitetsnivået fra Tallene er hentet fra årsmeldingene fra de aktuelle årene. Det har vist seg vanskelig å finne nøyaktige tall på aktivitet og antall engasjerte, men trenden er likevel tydelig. Aarhønen har i de senere år hatt en solid vekst i såvel omsetning som i aktivitetsnivå. Dette er tegn på en linjeforening som i dag treffer godt på mange fronter og gir et tilbud som mange setter pris på. Representanter fra næringen har uttrykt at de ønsker 400 byggstudenter fra NTNU hvert år. Samtidig fusjonerte NTNU med HiG, HiALS og HiST Det er usikkert hvor mye dette direkte vil påvirke byggstudiet på NTNU, men det er ikke urimelig å forvente en fortsatt vekst fremover. Det er viktig at linjeforeningen også fremover har et godt tilbud til alle byggstudenter og er organisert slik at foreningen er rustet til å ta imot alle byggstudenter som ønsker det med åpne armer. 12 av 29

14 4. Problemstillinger og behov Definisjon av styrene, gjengene og undergruppene Slik situasjonen oppfattes i dag, så er det ingen klar definisjon på hva som er et styre, hva som er en undergruppe og hva som er en gjeng. Dette fører til at man er usikker på hvordan man skal behandle nye initiativ samt at man ikke vet hvor disse skal plasseres i organisasjonskartet. Det er et behov for å kunne ta vare på initiativ og at studentene skal kunne ha mulighet til å engasjere seg i spontane aktivitet. Det bør eksistere enda flere lavterskel-tilbud enn det gjør i dag. Kommunikasjonskanalen bør forbedres og det å ha en egen person i Hovedstyret som fungerer som kontaktperson for undergruppene kan være hensiktsmessig. Slik situasjonen er i dag så finnes det ikke retningslinjer for opprettelse av nytt initiativ, kommunikasjonslinjene er uklare og fungerer ikke slik de bør gjøre. Dette fører til en distansering fra Aarhønen. Dersom det ikke foreligger noen forskjell i de tre ulike instansene (styrene, gjengene og undergruppene), er det heller ingen vits i å skille dem fra hverandre. Når det stilles spørsmål utenfra om hvordan Aarhønen er bygd opp, stilles det nye spørsmål til hvorfor det er slik. Hvorfor er det fem styrer, og ikke ett som tar alle beslutninger? Hvor kommer gjengene inn i dette bildet? Og hva med undergruppene? For den jevne byggstudent oppfattes ikke dette nødvendigvis som et problem, men for de som er med i organisasjonen oppfattes det uoversiktlig. På grunnlag av dette mener vi at det er et behov for å definere styrene, undergruppene og gjengene. Ledermøtet vs. Hovedstyret I dag er det ikke avklart hvem som har ansvar og beslutningsmyndighet innenfor de ulike ansvarsområdene i linjeforeningen. Et eksempel på dette er forholdet mellom Hovedstyret og Ledermøtet. Det er ingen beløpsgrense på hvilke beslutninger Hovedstyret kan ta, og hvilke Ledermøtet kan ta. Som nevnt tidligere godkjenner Ledermøtet budsjettet, men utenom dette er linjene uklare. Dette medfører stagnasjon i utvikling, oppsmuldring av ansvar og frustrasjon blant tillitsvalgte. Det er også vanskelig å vite hvem som best representerer de forskjellige organene. Man vet ikke hva man skal bestemme og dermed ikke hvem som skal bestemme. Slik definisjonen av styrene, undergruppene og gjengene er i dag, gjør at beslutningsmyndigheten blir uklar. Det er vanskelig å si hvem som sitter hvor og hvorfor. Det er også uklart hva ledermøtets funksjon er i dag. Det er behov for å styre linjeforeningen fra generalforsamling til generalforsamling. 13 av 29

15 Hvordan dette skal gjøres på best mulig måte er en interessant problemstilling da det er uklare definisjoner og roller den dag i dag. Siden det oppleves som uklart hvilke saker som faktisk skal tas opp i ledermøtet, hender det at det tas opp saker som i liten grad er relevant for enkelte av stillingene som er der. Dette kan igjen gå utover motivasjonen og engasjementet til de som møter opp. Et annet problem er at det oppleves som uklart hvem som skal ta den endelige beslutningen. Vi har inntrykk av at oppbygningen av ledermøtet slik den er i dag ikke nødvendigvis er optimal. De ulike delene av organisasjonen er ikke entydig definert, slik at det er uklarheter i hva som egentlig skiller de ulike organisasjonslagene. Dette fører til at man i dag er usikre på hvilke ledd som burde være representert i for eksempel Ledermøtet eller Hovedstyret. Ut i fra avsnittene over mener vi at det er nødvendig å definere hvilken funksjon Ledermøtet og Hovedstyret skal ha, før man bestemmer sammensetningen av dem. 14 av 29

16 5. Visjon og mål 5.1. Visjon Vår visjon er å skape en attraktiv linjeforening for byggstudentene 5.2. Hovedmål Å skape en inkluderende og oversiktlig linjeforening for alle byggstudenter som favner bredt 5.3. Delmål Inkluderende. Et ønske som har kommet tydelig frem blant byggstudenter som ikke er engasjerte i Aarhønen, er at linjeforeningen skal bli mer inkluderende. En eventuell ny struktur skal legge til rette for at flere byggstudenter skal ha hatt et verv i løpet av sin studietid. Dette kan være enklere dersom vervene virker mer attraktive, også for eldre årstrinn Oversiktlig. Ved å lage ett styre som tar seg av den daglige driften og de økonomiske beslutningene, blir det mer oversiktlig både innad og utad. Det vil også være lettere å vite hvem man skal kontakte dersom man har spørsmål Favner bredt. Nye engasjement skal tas vare på, og ikke forsvinne på grunn av manglende kommunikasjon. Å ha en tydelig struktur som viser hvor man kan henvende seg, kan føre til et enda større og bredere tilbud enn det linjeforeningen har i dag. 15 av 29

17 6. Alternative løsninger 6.1. Innledning Alternativene som er presentert her er basert på alle innkomne innspill fra aktive og ikke-aktive i Aarhønen. Mange av tilbakemeldingene som går på generell drift feks. Spikers Kårner, konkrete tiltak på blæsting etc. er skrevet i et eget dokument som vil bli overlevert Hovedstyret 2016/2017 og lagt ved som vedlegg til denne rapporten, se vedlegg 2. Komitéen har kun sett på strukturelle endringer og fokusert på hvordan disse kan løse problemstillingene og behovene diskutert i kapittel 4 i denne rapporten Generelt I alle alternativene, bortsett fra nullalternativet, foreslås det at kravet om at den som stiller til Kanzler må ha hatt/innehar verv i linjeforeningen, fjernes. Man blir likevel Vice-Kanzler etter Kanzler-vervet. Dette begrunnes med at det kan finnes gode kandidater til Kanzlervervet som ikke nødvendigvis har vært involvert i Aarhønen før. Vice- Kanzler vil dermed fungere som støttespiller slik man kjenner denne stillingen i dag. Det bør være såpass stor tillit til generalforsamlingen at de uansett vil velge en god kandidat. Dette blir en evt. statuttendring som ikke gjøres ved kommende generalforsamling Det foreslås at alle stillingene i Hovedstyret velges inn på generalforsamling, gjenger fortsetter å velges inn via intervjuer og undergruppene velges inn på egne generalforsamlinger (som er praksis i for eksempel VandrendeBjelke i dag) Dette begrunnes med at dagens praksis med intervjuer og egne generalforsamlinger for gjengene fungerer godt i dag og denne foreslås derfor å videreføres for alle alternativer. I tillegg kan det nevnes at valgsystemet på dagens generalforsamling ikke fungerer optimalt. Dagens praksis hvor 28 stillinger skal velges inn, resulterer i at generalforsamlingen strekker kraftig ut i tid, og at mange av de oppmøtte faller av underveis. Det at kun Hovedstyret blir valgt inn, kan også føre til en økt ansvarsfølelse hos de som blir valgt inn. Dette blir en evt. statuttendring som ikke gjøres ved kommende generalforsamling. 16 av 29

18 Generalforsamling 2016 brukes til vedtak om struktur. Når struktur er valgt vil det være nødvendig å endre statutter. Komiteen foreslår at dette gjøres i etterkant av generalforsamling 2016, med mål om at ny struktur kan tre i kraft på generalforsamling Nullalternativet Alt fortsetter slik vi kjenner det i dag. Dette vil si at alt fortsetter etter dagens statutter. Likevel vil vedlegg 2 komme med konkrete tiltak som kan forbedres også i dette alternativet Alternativ 1 Dette forslaget fjerner dagens Ledermøte og resulterer i kun ett Hovedstyre (lilla bokser) som overtar ansvar og oppgaver som i dag tilhører Ledermøtet. Som man ser har enkelte stillinger i dagens Hovedstyret blitt slått sammen, og enkelte stillinger tilhører nå gjenger. Under PR finner man Redaksjon og IT-/nettgruppe, som faller inn under samme kategori. PR vil da beholde Sjæfus Blæstus sine arbeidsoppgaver, men samtidig ha ansvar også for de andre hovedkanalene for Aarhønens promotering. Det er foreslått en Koordinator som får AKT, Hytta og Kroa under seg. Disse tre styrene blir 17 av 29

19 dermed foreslått definert som undergrupper. Det er også satt opp at Koordinator kan være en undergruppe-kontakt eller undergruppe-ansvarlig, slik at altså alle undergrupper samles under Koordinator. Skogvokter er satt under Ceremonimester da fadderperioden foregår over en begrenset periode, og det kan virke mer naturlig å se på Skogvokter som en del av det vi i dag kjenner som Ceremonigjengen. Økonomiansvarlig blir tilsvarende dagens Financeminster og får dermed ansvaret for den samlede økonomien til Aarhønen, dvs. de delene som har samme organisasjonsnummer. Denne personen får da ansvaret for å holde møter med de resterende økonomiansvarlige og sørge for at økonomien blir ført riktig. Komitéen ser for seg at arrangementsansvarlig får velge selv om det skal utnevnes egne ansvarspersoner for faddergruppen og arrangementsgruppen. Dette gjelder også for leder for bedriftskontakt og PR-ansvarlig. Administrasjonsansvarlig kan evt. slås sammen med Koordinator og dermed bli kontaktperson for undergruppene. Denne stillingen vil være tilsvarende dagens Notarius Publicus Fordeler Det skapes en mer oversiktlig struktur med kun én instans Samler flere funksjoner under samme stilling som gjør at man får en mer oversiktlig arbeidsinndeling (all PR under én person i Hovedstyret osv) PR blir gjort til en egen avdeling, som gjør det lettere å nå ut til flere, og drive et helhetlig informasjonsarbeid. Oppsettet er basert på hva komitéen ser på som hva som er et styre Stillingene blir mer attraktive da det blir tydeliggjort hvilket arbeid som faktisk gjøres av hvem. Leder for Industrikontakten inkluderes i Hovedstyret, noe som skaper mer samhold i foreningen. Dette kan også gjøre økonomistyringen mer helhetlig Gir Hovedstyret et mer overordnet og profesjonelt uttrykk Alle deler av organisasjonen er representert i ett styre Ulemper Det blir en mangel på et eget kontrollorgan. Er det tilstrekkelig dersom dette er generalforsamlingen? Koordinator kan få lite tilknytning til arbeidsoppgavene og kan bli travel i perioder Det er ikke gitt at den personen som stiller som leder for Industrikontakten ønsker å sitte i Hovedstyret som tradisjonelt sett er ansett som et mer useriøst styre Samtidig som det kan bli mer helhetlig, kan også litt av sjarmen med Hovedstyret bli borte 18 av 29

20 Dersom Kroa, Hytta og AKT blir undergrupper, blir disse da mindre formelle? 6.5. Alternativ 2 Dette forslaget er likt som det forrige utvalget la frem. Det foreslåtte nye Hovedstyret er markert også her i lilla bokser Fordeler Alle de nåværende styrelederne er representert Ceremonigjeng vil få en større rolle og avlaster Hovedstyret enda mer enn det de gjør i dag Ett styre er enklere mtp. beslutningsmyndigheten Mer oversiktlig struktur Alle organer som ligger under Aarhønens organisasjonsnummer er samlet i ett styre Ulemper Sniker seg litt unna tydelige definisjoner av styrer, gjenger etc. sammenlignet med alternativ 1 Kan være vanskelig å skjønne hvorfor noen stillinger er representert og andre ikke Det er ingen kontakt med undergruppene. Dette kan løses ved å legge inn en undergruppe-kontakt i feks. Vice-Kanzler Vanskelig å finne logisk plassering av nye aktiviteter 19 av 29

21 10 personer kan bli for mange for effektivt styrearbeid 6.6. Alternativ 3 20 av 29

22 Forslag nr. 3 baserer seg på dagens situasjon på den måten at det beholder både Ledermøtet og Hovedstyret (lilla bokser). Det foreslås likevel noen små endringer som å ta ut økonomiansvarlige fra Ledermøtet, bortsett fra Financeminister. I Hovedstyret er Nettmester og Redacteur slått sammen under Sjæfus Blæstus-stillingen og blir de blir dermed en del av det vi i dag kjenner som Blæstegjengen. Også her er Skogvokter plassert under Ceremonimester i likhet med de to andre alternativene med samme argumentasjon. Krosjef er også tatt ut av Hovedstyret, se punkt 2 under Fordeler Fordeler Styrelederne er representert i Ledermøtet Krosjef er tatt ut av Hovedstyret slik at det er likt mtp. Godsbestyrer, AKT-sjef og Industrikontakten-leder Personene som sitter i Ledermøtet er der på grunn av organisasjonsnummer Har et kontrollorgan med tanke på økonomi i Ledermøtet Ganske likt dagens situasjon da styrene består og det gjøres bare små endringer Ulemper Beholder dagens fem styrer som kan virke rotete og uoversiktlig Det er Ingen kontakt med undergruppene. Dette kan løses ved å legge inn en undergruppe-kontakt i feks. Vice-Kanzler. En struktur som er så lik som i dag vil ikke løse problemet med å lette problemet knyttet til å opprette nye kontakter 21 av 29

23 7. Evaluering og anbefaling 7.1. Evalueringsmetode I dette kapittelet gjennomgås de tre alternativene. De er evaluert opp mot delmålene og er gitt en poengsum fra 0-5 basert på antatt forbedring i måloppnåelse sammenlignet med dagens situasjon (null-alternativet) Alternativ Inkluderende I dette alternativet får alle ledd i organisasjonen en representant eller kontaktperson i Hovedstyret. Det gir større anledning til at alle skal kunne bli hørt og tatt hensyn til. At hele organisasjonen er samlet i ett styre bør øke tilhørigheten og oppfattelsen av at man jobber sammen i en og samme organisasjon. Sammensetningen av Hovedstyret vil her føre til at det blir redusert mulighet for at Hovedstyret detaljstyrer og heller kan bruke tid på å tenke og arbeide helhetlig. Hovedstyret gis også et mer overordnet og profesjonelt uttrykk som kan virke mer inkluderende for alle byggstudenter. Særlig forventes det at å trekke inn Industrikontakten-leder i Hovedstyret tydeliggjør at fokus må dreies vekk fra daglig drift og mot helhetlig styrearbeid. Dette vil føre til at gjengene må ta større ansvar for sine områder. Større ansvar gir økt eierskapsfølelse for det organisasjonen gjør for en større andel av de som engasjerer seg. Vurderingen er derfor at det vil gi en middel forbedring i måloppnåelsen sammenlignet med i dag. Poengsum: Oversiktlig Organisasjonen bygges opp etter en logisk tankegang. PR-arbeid og arrangementsplanlegging samles i egne avdelinger, som dermed får et helhetlig ansvar for sine områder. Undergruppene gis også en naturlig plass i organisasjonen med en definert kontaktperson. Dette bør særlig gjøre det tydelig at det er denne personen man skal snakke med for å opprette nye initiativer og grupper i fremtiden. Utfasing av Ledermøtet gjør at vi står igjen med ett styre på toppen av en helhetlig organisasjon. Det blir dermed tydelig hva som er beslutningslinjene. Vurderingen er derfor at det vil gi en god forbedring i måloppnåelsen sammenlignet med i dag. Poengsum: 4 22 av 29

24 Favner bredt Blant byggstudenter, på lik linje med flere linjer på NTNU, er det mange som tenker på linjeforeningen som en gruppe engasjerte som stort sett er opptatt av å dra på fest. I dette alternativet må man i større grad gi ansvar til gjengene, og Hovedstyrets oppgaver blir i større grad å trekke store linjer og ta økonomiske avgjørelser. For byggstudenter vil Aarhønen fremstå som én samlet organisasjon med et variert tilbud som er til for alle byggstudenter. Ved å tydeliggjøre at den som får Koordinatorrollen også er den naturlige kontaktperson for oppstart av nye initiativer, åpner det for å skape mer engasjement og et enda mer variert tilbud. Vurderingen er derfor at det vil gi en middels forbedring i måloppnåelsen sammenlignet med i dag. Poengsum: Alternativ Inkluderende Alternativ 2 inkluderer alle dagens styreledere i ett styre som samler organisasjonen. Gjengene vil få en større rolle og dermed avlaste Hovedstyret. Dette vil frigi tid hos Hovedstyret og gjengene vil få større ansvar. Vurderingen er at dette vil gi liten forbedring i måloppnåelsen. Poengsum: Oversiktlig Ved å danne ett Hovedstyre som tar over dagens Ledermøte sine oppgaver vil virke mer tydelig og oversiktlig innad og utad. Likevel er det ikke en kontaktperson for undergruppene noe som kan virke rotete for dem. Dette kan løses ved å gjøre samme tiltak som i alternativ 1. I dette alternativet er det 10 personer i Hovedstyret hvor representantene sitter der på grunn av tilknytningen til organisasjonsnummeret. Dette til tross for sterkt variende aktivitet gjennom året. Det kan derfor være uklart hvorfor det er akkurat disse stillingene som skal være representert, og ikke andre. Dette vil gi en middels forbedring sammenlignet med dagens situasjon. Poengsum: Favner bredt Det at gjengene får større ansvar og flere arbeidsoppgaver kan øke eierskapsfølelsen til arbeidet som gjøres. Samtidig kan engasjement bli borte hvis man ikke har et tydelig sted å henvende seg. Poengsum: 1 23 av 29

25 7.4. Alternativ Inkluderende En samling av de som driver utadrettet kommunikasjonsarbeid i en PR-avdeling gir anledning til å tydeliggjøre at disse kan hjelpe alle byggstudenter, ikke bare bistå internt i Hovedstyret. Linjeforeningen vil likevel fortsatt kunne oppleves som delt, og det er liten grunn til å forvente at de som blir sittende i Ledermøtet skal føle mer eierskap og interesse for det som foregår i regi av Hovedstyret. Vurderingen er derfor at det vil gi en liten forbedring i måloppnåelsen sammenlignet med i dag. Poengsum: Oversiktlig Dagens struktur har ført til at omstruktureringsarbeidet er satt i gang. Det oppleves som uklart hvilke organer som sitter på hvilket ansvar og hvilken beslutningsmyndighet disse har. Denne varianten har mange likheter med dagens oppbygning, og dermed løser den i seg selv disse utfordringene. Det er likevel en mer oversiktlig organisering av Hovedstyret, og et slankere og forventet mer effektivt Ledermøte. Vurderingen er derfor at det vil gi en liten forbedring i måloppnåelsen sammenlignet med i dag. Poengsum: Favner bredt Denne strukturen er i det vesentlig lik dagens struktur. Det er ikke foreslått å endre på hvilke deler av organisasjonen som er representert i de ulike organer, og det gjøres ikke særskilte tiltak for å endre på hvem man ønsker å nå ut til. Vurderingen er derfor at det vil gi samme måloppnåelse som i dag. Poengsum: Evalueringsmatrise Matrisen under oppsummerer poengsummene fra 0-5 gitt over, etter vurdering av forbedring av måloppnåelse sett opp mot dagens situasjon. Dagens organisering (nullalternativet) er satt som nullpunkt. Alle de tre andre alternativene anses som en forbedring av dagens situasjon. 24 av 29

26 Inkluderende Oversiktlig Favner bredt Total Null-alternativet Alternativ Alternativ Alternativ : Rød farge: betyr ingen til liten forbedring 2-3: Gul farge: betyr liten til middels forbedring 4-5: Grønn farge: betyr middels til stor forbedring 7.6. Anbefaling På bakgrunn av grundige utredninger av dagens situasjon og vår vurdering av mulige alternativer for omorganisering, er komitéens anbefaling alternativ av 29

27 VEDLEGG 1 - TIDSPLAN AKTIVITET TIDSPUNKT ANSVARLIG KOMMENTARER Kontortid 20. april Emmi Møte 22. april, kl Skype Kontortid 27. april Emmi Diskusjonsmøte: del 3 i rapporten 28. april, kl i R5 Emmi, Julie, Gustav Kontortid 4. mai Gustav Samling i sommer! 11.juli, Oslo Ønske om to møter i sommer Møte 07.september, kl Planlegge diskusjonsforum Diskusjonsmøte: del 4 i rapporten 16.september, kl Emmi, Julie, Gustav, Marie Møte 2.oktober Oppsummere forrige og planlegge neste diskusjonsforum Møte 16.oktober, kl Emmi, Julie, Gustav, Marie Høstsamling Uke 44 Emmi, Julie, Gustav, Marie Se egen innkallelse Møte 12.november Emmi, Julie, Gustav Forberede diskusjonsmøte Møte 14.november Emmi, Julie, Gustav Jobbe videre med problemstilinger og behov Kontortid og møte 17.november, kl Emmi, Julie, Gustav, Marie, Camilla Jobbe videre med problemstilinger og behov 26 av 29

28 Diskusjonsmøte: Presentasjon av arbeid samt delmål 20.november, kl Emmi, Julie, Marie Møte 14.januar, kl Emmi, Julie, Gustav, Marie Problemstillinger/behov og utarbeide alternativer Møte 21.januar, kl Julie, Gustav Utarbeide alternativer Møte 28.januar, kl Emmi Utarbeide alternativer Møte 01.februar, kl Emmi Utarbeide alternativer Møte 4.februar, kl Emmi Forberedelse til diskusjonsmøte Diskusjonsmøte: Del 6 i rapporten 5.februar, kl Emmi, Julie Presentasjon av alternativer, fordeler og ulemper Møte 12.februar, kl Julie, Gustav Ferdigstillelse og forberedelse til genfors Møte 15.februar, kl Emmi, Julie, Gustav Ferdigstillelse og forberedelse til genfors Pils og preik 16.februar, kl 17 -> Emmi, Julie, Gustav Innspill på anbefalt løsning Pils og preik 17.februar, kl 17 -> Emmi, Julie, Gustav Innspill på anbefalt løsning Møte 18.februar, kl Emmi, Gustav Forberedelse til genfors Ordinær generalforsamling 18. februar 2016 Kanzler 27 av 29

29 VEDLEGG 2 - INNSPILL SOM GÅR DIREKTE PÅ ARBEIDSOPPGAVER HOS DE ULIKE STYRENE Hovedstyret - Følge opp kalenderen slik at arrangementer ikke kolliderer med hverandre - Gjennomføringen av fadderperioden er bra, men kan alltids bli enda bedre - Faddere er kjempeviktige, så informasjonsmøtet i forkant av fadderperioden må gjennomføres på en god måte - Fortsette med stands på Lerkendalsbygget under fadderperioden - Avholde informasjonsmøter om hva de forskjellige styrene, gjengene og undergruppene holder på med - Oppdatere Facebook med jevnlige mellomrom - Lyse ut andre styrer til arrangementer, samt reklamere for undergruppene - Kanskje sette av mer penger i budsjettet til styrer og gjenger for å skape mer samhold (gjelder også Ledermøtet) - Komme frem til en strategi som man sammen jobber mot - Dette kan også gjelde feks. referatføring og hvordan det skal publiseres - Holde trykket oppe etter fadderperioden slik at det ikke blir dødtid mellom immball og eksamensperiode - Engasjere tidlig og tydeligere informasjon etter fadderperioden Generelt - Legge til rette for trinnvise klassefester - Flere gjengfester for å skape mer samhold - Flere arrangementer til eldre årstrinn - Rom for flere spontan-arrangementer - Relasjonsbygging mellom byggstudiet og Aarhønen (samarbeid mellom Industrikontakten, Redaction, Ceremonigjeng?) - Kontortidene må forbedres. Det er for gjengete og dørstokken er vanskelig å krysse - Inkluderende for de som er med, ekskluderende for andre - Fondet drukner i informasjonsflyten. Enkelt tiltak kan være en plakat som inneholder info om deres arbeid og søknadsprosess. - Sørge for at Aarhøne-arrangementer ikke blir for interne og dermed sørge for at alle billetter blir utsolgt på grunn av interesse - Ønske om at gjengene får enda mer ansvar enn det de har i dag. Hovedstyret bør kanskje gi enda mer slipp enn hva de gjør i dag - Ønske om at det skal settes av penger til gjengene, undergruppene og styrene slik at man også tar vare på de som er engasjerte 28 av 29