Vedtekter for Menageriet. Sist endret

Transkript

1 Vedtekter for Menageriet Sist endret

2 1: Formål 1.1 Foreningen Menageriet har som formål å være en programforening som arrangerer fester, foredrag og sammenkomster for studentene på Materialer, Energi og Nanoteknologi. Foreningen skal også være en brobygger mellom studenter på bachelor-, master- og doktorgradsnivå på MENA-programmet ved Universitetet i Oslo, samt gi mulighet for kontakt med potensielle arbeidsgivere og andre relaterte studieprogrammer ved Universitetet i Oslo og andre Universiteter. 2. Generalforsamling 2.1 Generalforsamlingen er Menageriets øverste organ. Foreningen innkaller til generalforsamling to ganger i året. Én gang før 1. februar for vårsemesteret og én gang før 10. september for høstsemesteret. Innkalling skal sendes til alle medlemmer, med minst en ukes varsel. På generalforsamlingen møter medlemmer som har betalt kontingent for gjeldende periode, med tale-, forslags- og stemmerett. Dette kan være for høsteller vår-semesteret da disse overlapper på generalforsamling. Følgende saker skal alltid tas opp på generalforsamlingen: - Årsberetning og regnskap - Arbeidsplan og budsjett - Valg av nytt styre - Valg av studentrepresentant(er) til programrådet for Materialer Energi og Nanoteknologi (Heretter MENA). 2.2 Det avholdes ekstraordinær generalforsamling hvis styret eller minst fem medlemmer krever det. Til en slik generalforsamling må innkalling sendes ut med minst en ukes varsel, og kun saker nevnt i innkallingen kan tas opp. 2.3 På generalforsamling skal det velges minst to studentrepresentanter til programrådet for MENA der minst én representant er styremedlem i Menageriet. Ideelt skal tre representanter velges, der: - én er styremedlem i Menageriet - én er medlem av Kjemisk Fagutvalg (KFU) - én er medlem av Fysisk Fagutvalg 3. Vedtektene 3.1 Disse vedtektene er Menageriets øverste regelverk og kan kun endres med 2/3 flertall på en generalforsamling. 4. Styret 4.1 Styret er Menageriets øverste organ mellom hver generalforsamling. 2

3 4.2 Styret velges for et halvt år av gangen. Dvs. at det sitter til neste generalforsamling. Dersom man stiller til valg uten å være til stede skal dette gis beskjed om på forhånd, og alle som stiller til samme verv som er til stede er prioritert. Dersom foreningen er i en slik situasjon der ikke alle nødvendige styreverv blir fylt opp på en generalforsamling, er det opp til forsamlingen å velge hvilke verv som blir ubesatte. Styret skal ved en slik anledning supplere seg selv. 4.3 En person kan ikke inneha flere enn ett 1 verv av gangen, med mindre ikke alle nødvendige verv blir besatt. 4.4 Et verv kan ikke være besatt av flere enn én 1 person, ved mindre annet er spesifisert i stillingsbeskrivelsen. 4.5 Følgende verv skal styret ha: Leder: Leders oppgave er å se til den daglige driften av foreningen, delegere oppgaver og følge opp de andre vervene. Leder skal ha den totale oversikt over hva som skjer, og hva foreningen foretar seg. Leder skal ha innsikt i økonomien til foreningen som en kontrollperson til økonomiansvarlig. Nestleder: Dersom foreningen mister lederen sin tar nestleder automatisk over vervet, og plikter derfor å holde seg oppdatert på lik linje med leder. Nestleder skal også fungere som avlastning for leder i tider med mye arbeid. Økonomiansvarlig: Økonomiansvarlig skal til enhver tid ha oversikt over økonomien og plikter å oppdatere styret om status på styremøter. Økonomiansvarlig i samråd med sekretær har ansvar for å samle på all dokumentasjon som angår økonomien og arkivere denne både i papirformat og interaktivt. Sekretær: Sekretæren har ansvar for å loggføre alle møter og andre aktiviteter, sende ut innkalling til møter i samråd med leder og publisere referater. Sekretær har ansvar for filarkiv og medlemsregister. Arrangementsansvarlig: Arrangementsansvarlig har ansvaret for å styre arrangementskomiteen til Menageriet (heretter "Manesjen"), og det overordnede ansvaret for at oppgaver blir tilstrekkelig gjennomført. Arrangementansvarlig skal også rapportere til resten av styret om situasjonen i, og planene til Manesjen og Alkymisten. PR-ansvarlig: PR-Ansvarlig har ansvaret for å publisere arrangementer på relevante medier, eventuelt organisering av t- skjorter og andre produkter, samt fremme Menageriet utad. PR-Ansvarlig skal være klar over sine plikter i Manesjen, se 4.5 "Manesjen", og være klar for å ta over Arrangementsansvarliges oppgaver om nødvendig, f.eks. ved sykdom. Webansvarlig: Webansvarlig har ansvar for drift av hjemmesiden og mailinglistene, dette innebærer daglig oppdatering av filteret for å sikre god informasjonsflyt. Samt påse at interaktivt arkiv fungerer og at styremedlemmer har tilgang til styrets interaktive tjeneste. 3

4 Bryggmeister: Bryggmeister (heretter BM) er ansvarlig ølbrygging i Menageriet. Ved semesterets første styremøte skal BM oppdatere og informere styre om mulighetene for brygging og arrangementer for påfølgende semester, hvorpå styret skal, i samråd med BM, bestemme semesterets bryggedager og arrangementsdatoer. BM skal, i samarbeid med arrangementskomiteen (heretter kalt Manesjen), legge til rette for bryggerelaterte aktiviteter ved avtalte arrangementer. Bryggingen skal skje i samarbeid med Kristianiastudentenes Haandbryggerlaug (heretter KSHB). BM er skal være certified brewmasta i KSHB, les; gjennomført advanced course gjennom KSHB. Med mindre ingen med tittelen certified brewmasta ønsker å stille til valg, dette vil si at alle som stiller til valg med tittelen certified brewmasta prioriteres over andre. BM skal være til stede ved brygging og er ansvarlig for bryggingen, samt etterarbeid og oppfølging av brygget, med mindre annet er avtalt i samråd med styret. I samarbeid med Arrangementansvarlig skal BM legge til rette for at Menageriets medlemmer skal kunne delta på kurs arrangert av KSHB. BM er ansvarlig for tilstrekkelig opplæring av Bryggerlærling(er) slik at vedkomne skal kunne overta rollen som BM ved BM avgang eller ved behov. Ved brygging utenom arrangement skal tillatelse gis fra styret (se 4.8). Enkelte verv vil kunne velges inn ved behov: Potet: «Poteten kan brukes til alt», og er en passende vervbeskrivelse. Poteten plikter å aktivt ta del i den praktiske gjennomføringen av Menageriets arrangement og skal fungere som et supplement til de andre vervene. Poteten er å regne som et medlem av Manesjen. Nypotet: Dersom man ønsker to poteter. Se potetbeskrivelsen. Må være førsteårsstudent. Nypoteten er å regne som et medlem av Manesjen. Senior styremedlem: For å sørge for god erfaringsoverføring bør det velges et seniormedlem fra tidligere styre i tilfeller hvor styret opplever store utskiftninger. Bryggelærling: Bryggerlærlig (heretter kalt BL) er underlagt BM. BL er pålagt å ha nybegynnerkurs gjennom KSHB, og skal gå advanced course gjennom KSHB innen neste generalforsamling, med mindre BM kan fortsette i tilstrekkelig tid til fullført opplæring er gjennomført, se 4.8. BL skal læres opp til et nivå der BL kan overta BM ved BMs avgang eller ved behov. Ved brygging skal BL være tilstede, med mindre annet er avtalt i samråd med BM. BM delegerer oppgaver til BL. BLs oppgaver inkluderer (men er ikke begrenset til); hjelpe til ved brygging, holde foredrag ved arrangementer, fremme interessen for ølbrygging og Menageriet, og informere Menageriets medlemmer om bryggerelaterte aktiviteter ved kommende arrangementer. BL har ikke stemmerett på styremøter, men kan stille om BL ønsker. 4.6 Manesjen: Manesjen er en arrangementskomite og er underlagt Menageriets styre. Manesjen ledes av Arrangementsansvarlig som øverste leder og PR-ansvarlig som assisterende leder, og består øvrig av poteter i styret. Etter ønske kan Manesjen ta inn engasjerte studenter (dette ekskluderer ikke Menageriets styremedlemmer) under utarbeiding av arrangementer, disse skal ikke få oppgaver eller ansvarsområder, 4

5 og har derfor heller ingen stemmerett med mindre Manesjen tillater dette. Ved stemmelikhet under avgjørelser avgjør Arrangementsansvarlig sin stemme. Manesjen skal holde møte minst en uke før hvert arrangement der ansvarsområder blir fordelt, Arrangementsansvarlig har overordnet ansvar for at oppgavene blir tilstrekkelig gjennomført. Manesjens forpliktelser i forbindelse med arrangement inkluderer, men er ikke begrenset til, å sørge for tilgjengelige lokaler, innkjøp av snacks og alkoholfri drikke, rydding og vasking av lokaler etter arrangementet er avsluttet. Eksempel på arrangement er spillekveld, filmkveld, fest, hyttetur og aktiviteter på hyttetur. 4.7 Ved valg av nytt styre blir det oppfordret til at: - leder blir rådgiver/senior styremedlem - nestleder blir ny leder 4.8 Ved å være med i styret forplikter man seg til å: - gjøre den jobben man er satt til - være på 2/3 av møtene såfremt dette ikke er en umulighet, kan man ikke møte gis beskjed i god tid til møteinnkaller. 4.9 Alle avgjørelser som blir tatt i løpet av semesteret må vedtas av styret. Om en avgjørelse må tas før styret kan samles, kan Leder, Økonomiansvarlig og mist ett annet styremedlem ta avgjørelsen, så fremt eventuell utgift kan forsvares og avgjørelsen ikke påvirker Menageriet som forening i for stor grad. Styret skal først varsles og det skal fylles ut et dokument med redegjørelse for avgjørelsen og skrives under av alle styremedlemmer som deltok i avgjørelsen. Ved første anledning der styret møtes skal avgjørelsen vurderes i felleskap og eventuelt endres om nødvendig. 5. Styremøter 5.1 Styret skal ha mist et møte i måneden. Leder er ansvarlig for å kalle inn til møter. Innkalling skal være sendt én uke før møtet. Det kan også kalles inn til styremøte hvis 3 styremedlemmer krever det. 5.2 Alle styremedlemmer møter med tale-, forslags- og stemmerett. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme. 5.3 Et styremedlem kan ekskluderes med 2/3 flertall i resten av styret. I så tilfelle kan styret supplere seg selv med simpelt flertall. 5.4 Blir frafallet høyere enn 50% eller verken leder eller nestleder vil kunne være tilstede ved styremøtet skal møtet forskyves. Nytt tidspunkt sendes ut men trenger ikke overholde fristen om én uke i forveien. 6. Informasjon 6.1 Foreningen plikter å gi informasjon til alle sine medlemmer, uansett hvilken studieretning de tilhører. Denne informasjon vil bli sendt til en sentral e-postadresse som videresender til foreningens medlemmer. 5

6 7. Signaturrett og prokura Signaturrett på vegne av foreningen tilfaller Leder og ett 1 styremedlem i felleskap. Signaturretten innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alle anliggender. Prokuraretten tilfaller styrets leder. Dette innebærer fullmakt til å opptre på vegne av foreningen i alt som angår driften av denne. Styret skal holdes informert om leders bruk av prokuraretten. 8. Medlemskontigent Medlemskontigenten betales en gang i semesteret, og gir adgang til alle av Menageriets arrangement, utenom de som krever ekstra inngangspenger. Medlemskontigenten er satt til 10,- NOK. 6