Kravspesifikasjon Del 2 Bilag 1 Åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) for kjøp og/eller leie av:

Transkript

1 Kravspesifikasjon Del 2 Bilag 1 Åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) for kjøp og/eller leie av: Multifunksjonsmaskiner og printere Oppdragsgiver: Kommunene Frogn, Nesodden, Vestby, Ås og Ski, Follo lokalmedisinske senter IKS, Follo Distriktsrevisjon IKS, Follo kvalifiseringssenter IKS, Krise- og Incestsenteret i Follo IKS, og Follo Brannvesen IKS

2 Innhold 1 Formål med anskaffelsen Anskaffelsens innhold og omfang Definisjoner Kravtabell - Tjeneste MINIMUMSKRAV TIL TJENESTEN KRAV TIL MASKINENE

3 1 Formål med anskaffelsen Oppdragsgiver ønsker tilbud på rammeavtale som skal omfatte kjøp og/eller leie av nye printere og multifunksjonsmaskiner med rekvisita (toner, tonerkassetter, tromler (OPC) mm.), tilleggsutstyr, samt serviceavtale knyttet til disse. Oppdragsgiver har flere bestillings- og leveringsadresser i den enkelte kommune i tillegg til IKS ene. Leverandøren skal oppdatere Oppdragsgiver på nye modeller og ny teknologi, samt at leverandøren skal medvirke til behovsanalyser og kartlegging av forbedringsmuligheter. Avtalen skal dekke Oppdragsgivers behov for dette i kontraktsperioden 2 Anskaffelsens innhold og omfang Per november 2015 har Oppdragsgiver omtrent 425 printere/multifunksjonsmaskiner. Av det totale antall maskiner, er 130 kjøpt og 295 er leaset. Estimert volum for antall klikk/kopier i 2016, basert på historiske data, er ca for sort hvitt og for farge. Volumet vil endres fra år til år. Oppdragsgiver er ikke forpliktet med hensyn til volum. Som følge av kommunereformen utreder kommunene ulike alternativer for kommunesammenslåinger. Rammeavtalen skal ved eventuell kommunesammenslåing i avtaleperioden kunne overføres til ny kommune/juridisk enhet som enkelte kommuner under Oppdragsgiver kan bli en del av. Kommunene skal også ha en rett til å terminere rammeavtalen ved en eventuell kommunesammenslåing. Oppdragsgiver har per i dag løpende leiekontrakter. Det vil skje en løpende overføring til ny leverandør ved utløp av de eksisterende leieavtalene per maskin. Fordelingen av utløpstid for de eksisterende leiekontraktene ser slik ut: 2016: 26 % 2017: 20 % 2018: 32 % 2019: 22 % Maskinene er fordelt på 6 segmenter. Definisjon av segmentene og tilhørende estimert volum fordelt på hver kommune er presentert i del 2 bilag 1.1 Prisskjema, fane merket «maskiner» og «Info». Avtalen omfatter ikke høyvolumsmaskiner til hustrykkerier. 3. Definisjoner Ord Brukergrensesnitt Definisjon her: «Grenseflaten" mellom maskinen og brukeren

4 Finansiell leasing Kjøp Klikkpris Leie Multifunksjonsmaskin Operasjonell leasing Virksomhetskritisk Betegnelse på kontaktflaten mellom brukeren og datamaskinens operativsystem og programmer, avgjør hvordan brukeren styrer programmene Regnes som låneopptak og finansiering av ordinær drift, og er ikke tillatt Eierforholdet overføres til Oppdragsgiver. Pris pr A4-side, alt inkludert som beskrevet i Konkurransegrunnlagets punkt «Pris» og Bilag 7 i Del 2. Ved leie menes det at Oppdragsgiver betaler en månedlig avgift for å benytte en gitt maskin. Ved leieavtalens utløp er leverandør eier av maskinen. Leverandør bærer risikoen for maskinens restverdi. En maskin som er satt i et nettverk, slik at den i tillegg til kopiering kan fungere som printer, skanner og sende e-post. Betraktes som en leieavtale. Enheter i den enkelte kommune/iks der det kun er en maskin. 4. Kravtabell - Tjeneste 4.1 MINIMUMSKRAV TIL TJENESTEN Kravene under er å betrakte som minimumskrav. Krav nr. Prioritet Beskrivelse Leverandørens oppfyllelse Ja Minimumskrav til tjenesten 4.1 A Kjøp og leie: Leverandør skal kunne tilby kjøp eller leie etter Oppdragsgivers bestilling. Leverandøren skal kunne tilby leie med ulik varighet der 12 måneder er minimum og 45 måneder er maksimum. Ved kortere leieperioder enn 36 måneder, skal leiepris være lik månedsleie for 36 måneder. 4.2 A Kompetanseheving, behovsanalyser og rådgivning: Leverandør skal oppdatere Oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. Ved nyanskaffelser skal leverandørene medvirke til behovsanalyser og medvirke til at den beste maskinen blir valgt til brukssituasjonen spesielt skal det søkes etter løsninger som reduserer det totale antall maskinenheter pr brukersted. Etter anskaffelser skal leverandøren systematisk lete etter forbedringsmuligheter basert på kontakt med brukerne og ført statistikk. 4.3 A Miljø rådgivning: Leverandør skal bistå Oppdragsgiver med å velge modeller som utmerker seg med spesielt gode miljøprestasjoner, som for eksempel oppfyllelse av

5 Svanekrav/Blaue Engel-krav/Eco Mark-krav 1, lavt energiforbruk, lavt forbruk av slitedeler, lavt innhold av farlige kjemikalier, bruk av kvalitetskomponenter, høy driftssikkerhet og enkelt vedlikehold. 4.4 A Servicehenvendelser skal kunne gjøres både pr telefon i perioden og elektronisk i perioden 08:00 16:00, mandag til fredag. 4.5 A Oppgraderinger: Leverandøren skal kostnadsfritt oppgradere maskinene dersom ny software forbedrer eller korrigerer maskinens driftsevne. Oppgradering av nettverkskort skal også skje vederlagsfritt. For maskiner som kjøpes gjelder dette for 5 år fra kjøpsdato. 4.6 A Installasjon: Leverandøren skal gjøre avtale med IT-ansvarlig i den enkelte virksomhet vedrørende installering av maskiner, endring av drivere, fjernstyring av maskiner eller oppgradering av programvare/software. Før levering av ny maskin skal følgende være planlagt og klart: Leveringsadresse Navn på kontaktperson og hovedoperatør Maskinens plassering Tidspunkt for levering avtales med kundens kontaktperson Avklaring om tilstrekkelig strømforsyning Informasjon om brukerstedets nettverkssystemer Etter installering skal all emballasje tas med tilbake av leverandør. Den enkelte maskin skal tydelig merkes med et telefonnummer som bruker kan benytte for å tilkalle service. 4.7 A Levering Alle maskiner skal leveres i driftsklar stand og inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art. Maskinene anses driftsklare når de fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverk hos den enkelte Oppdragsgiver. Oppsett av adresser i den enkelte kommunes nettverk, er kommunenes eget ansvar. Leverandøren har ansvaret for at maskinene leveres driftsklare. Leverandøren utarbeider et forslag til skjema for ferdigstillelse av installasjon og levering av multifunksjonsmaskiner i nettverk. Skjemaet må godkjennes av Oppdragsgiver i oppstartsmøtet for kontrakten. For godkjent leveranse skal dette skjemaet signeres av Oppdragsgiver. 1 Eco Mark er den japanske miljømerkeordningen som organiseres av Japan Environmental Association. For kopimaskiner/mf-maskiner er kravene for Svanen, Blaue Engel og Eco Mark rimelig godt harmonisert, og i denne konkurransen anses derfor disse ordningene for likeverdige

6 4.8 A Leveringstid: senest 10 virkedager etter mottatt bestilling 4.9 A Opplæring: Leverandøren har ansvar for opplæring. Det skal gis opplæring i inntil 3 timer etter Oppdragsgivers behov tilknyttet den enkelte maskin. Opplæringen skal sikre riktig, kostnadseffektiv og sikker bruk av maskinen. Operatøropplæring skjer samtidig med installasjon av maskinen. All annen opplæring avtales med den enkelte enhet A Serviceavtaler For hver maskin skal det inngås en egen serviceavtale. Serviceavtalen skal ikke inneholde bestemmelser som strider mot rammeavtalen. Serviceavtaler skal kunne fornyes. Oppdragsgiver skal kunne si opp serviceavtaler med 1 måneds varsel. Ved leie av maskin skal serviceavtalen følge leieavtalens varighet. Ved kjøp av maskiner skal det inngås serviceavtale på minimum 5 år iht. denne avtale. Hver serviceavtale skal inneholde navngitt kontaktperson for avtalen samt krav rundt responstid (se pkt. 4.11). Avtalen gjelder all service, vedlikehold og reparasjoner av maskinen for at den i hele kontraktsperioden skal oppfylle alle krav til funksjonalitet stilt i kravspesifikasjonen og som fremgår av leverandørens tilbud i anbudskonkurransen, herunder kravet til oppetid. I tillegg skal alle forbruksvarer, med unntak av papir, være inkludert. Dette gjelder blant annet toner, stifter, developer etc. I tilfeller der feil på maskinen skyldes uaktsom behandling av Oppdragsgiver, dekkes dette ikke av avtalen. Eksempel på dette kan være at binders, stifter og lignende kan komme inn i maskinen, feil på grunn av feil type rekvisita eller som skyldes ytre påvirkning som oppussing, flytting (dersom dette utføres av andre enn leverandøren), brann eller feil på det elektriske anlegget. Kostnader som følge av dette skal faktureres Oppdragsgiver særskilt. Leverandøren skal i samarbeid med den enkelte enhet hos Oppdragsgiver legge opp servicerutiner for gjennomføring av forebyggende service og vedlikehold. Leverandøren skal videre avtale med Oppdragsgiver hvordan gjennomføring av installering av maskiner, endring av drivere, fjernstyring av maskiner eller oppgradering av programvare skal skje

7 Serviceavtalen skal inneholde løsning for automatisert innmelding av feilkoder og rekvisita behov. Dette skal ikke medføre noe ekstra kostnad for oppsett og drift dvs være inkludert i prisen. Eventuelle feil på løsningen skal og være inkl. i pris. Se for øvrig punkt A Responstid: I de tilfeller den aktuelle maskin er virksomhetskritisk skal den tid som medgår fra servicemelding er gitt, til tekniker fysisk er til stede ved den gjeldende maskinen, være gjennomsnittlig fire 4 timer, dog maksimum åtte 8 timer. I de tilfeller hvor den aktuelle maskin ikke er virksomhetskritisk, kan service gjennomføres påfølgende virkedag. Tidspunktet for bestilling av service regnes som det tidspunktet Oppdragsgiver kontakter leverandøren første gang for å bestille service evt fra maskinen selv rapporterer direkte til leverandør om at service er nødvendig. Service utføres innenfor vanlig arbeidstid mandag til fredag, 0800 til En service er ferdig utført når alt fungerer som det skal. Dersom samme feil (feilkode) oppstår på nytt innen et virkedøgn etter en service, skal feilen oppfattes som ikke rettet. Leverandøren skal føre statistikk på service/feil samt tilhørende responstid A Oppdragsgiver skal ha tilgang til leverandørens servicelogger på de ulike maskinene A Backup-løsninger: Oppstår det feil som ikke er rettet innen en virkedag, skal leverandøren for virksomhetskritiske maskiner tilby backup-løsninger uten ekstra kostand for Oppdragsgiver. Backup-løsningen skal dekke kundens behov inntil eksisterende maskin er reparert. Tilrettelegging av slike backup-løsninger avtales direkte med den enkelte virksomhet. På de brukersteder hvor maskinen ikke er virksomhetskritisk, skal backup-løsning tilbys hvis maskinen ikke er reparert innen to 2 virkedager, også dette uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver A Oppetid: Oppetid er den perioden maskinen er i operativ stand. Oppetiden skal være minimum 90 % i gjennomsnitt over en halvårsperiode A Mandagsmaskin: Ved gjentatte klager og servicebesøk på en maskin skal diagnose stilles av leverandøren, og vurdering av maskinbytte skal skje i samarbeid med det enkelte brukersted. Ved uenighet tar Oppdragsgiver endelige avgjørelse. Dette kan f.eks skje i statusmøte

8 med leverandøren. Leverandøren vil bære kostander relatert til et eventuelt maskinbytte A Returordning: Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake tromler og andre slitedeler. Hvis det ved bruk av maskinen oppstår avfall (tonerkassetter, tonerrester eller andre ting) som er klassifisert som farlig avfall, jf Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 11, skal leverandøren vederlagsfritt etablere et retursystem og ta dette tilbake. Ca 10% av Oppdragsgivers eksisterende maskinpark vil måtte hentes av (ny) Leverandør. Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake hele maskinen (hvis kunden ønsker det) når maskinen er utrangert/skal skiftes og behandle den forskriftsmessig som EE-avfall jf. Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 1. Alle transportkostnader skal dekkes av leverandør A Statistikk: Det skal utarbeides årlig statistikk for alle maskiner som viser: Samlet oversikt for alle kommunene/alle IKS er og for den enkelte kommune/iks, brutt ned på brukersted/pr. maskin Merke/modell Installasjonstidspunkt Eie/leie Siste avleste tellerstand med tilhørende dato Antall servicebesøk Snitt responstid Oppetid pr. maskin (Tiden fra servicemelding er mottatt til maskinen fungerer tilfredsstillende danner grunnlag for beregning av oppetid). Kostnadsoversikt for påløpte kostnader pr. maskin Leverandøren skal uoppfordret og innen utløpet av året sende over slik statistikk til kommunens kontaktperson. Statistikken skal leveres i MS Excel format. Leverandør skal med utgangspunkt i statistikken søke å identifisere brukersteder med uhensiktsmessig bruksmønster/høye kostnader og komme med anbefalinger til løsninger A Statusmøter: Det skal gjennomføres statusmøter med Oppdragsgiver 1 gang i året. Hensikten med møtene er å gjennomgå status for avtalen, om kravspesifikasjonen etterleves, informere Oppdragsgiver om ny teknologi og nye modeller, samt se etter forbedringsmuligheter på det enkelte brukersted (basert på statistikken)

9 Møtene kan legges til et hvilket som helst brukersted. Møtene finner sted etter at en av årsrapportene er utarbeidet. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøter. Hyppigere statusmøter kan avtales etter behov. 5 KRAV TIL MASKINENE Tabell 5.0 Oversikt over de ulike maskinsegmentene Segm ent Antall kopier pr minutt Sort/hvitt eller farge Minimum sort/hvitt Begge Minimum toppmater, sidemater Begge Minimum toppmater, sidemater Begge Minimum toppmater, sidemater, stifting Begge Minimum toppmater, sidemater, stifting Begge Minimum toppmater, sidemater, stifting Krav Papirformat Skanner Minimum A4 Minimum A4 og A3 Minimum A4 og A3 Minimum A4 og A3 Minimum A4 og A3 Minimum A4 og A3 NEI MINIMUMSKRAV TIL MASKINENE Generelle tekniske krav til maskinene: 5.1 A Sikkerhet: Alle maskiner skal oppfylle sikkerhetskrav/krav til EMC (elektromagnetisk kompatibilitet) som følger av lov/forskrift. Alle maskinene skal være CE-merket. Leverandør skal sørge for at temporære dokumenter på maskinens disk skal være kryptert. Ved avhending av maskinene skal leverandør for egen regning slette innholdet på harddisken permanent. Leverandøren skal på forespørsel kunne dokumentere dette. 5.2 A Telleverk: På alle maskiner skal det være egne telleverk. På fargemaskiner skal det være eget telleverk for hhv sort/hvitt og farge. 5.3 A Duplex: Alle maskiner skal ha 2-sidig utskrift som standard, bortsatt fra i segment A Standard utskrifts farge: Maskiner med mulighet for fargeutskrift skal kunne settes opp med sort/hvit-utskrift som standard, slik at fargeutskrift aktivt må velges av bruker. Leverandørens oppfyllelse

10 5.5 A Datablad: Med hver maskin skal det være tilgjengelig produktdatablad på norsk/engelsk. 5.6 A Skanner: To-sidig skanning til e-post og nettverksmappe, i både sort/hvitt og farger i segment 2 til og med A Maskinene skal ikke bruke mer enn maksimalt 120 sekunder på oppstart fra avslått modus og 10 sekunder på oppstart fra dvalemodus til klar til at første kopi kan tas. 5.8 A Drivere: Drivere skal være godkjente for alle supporterte Microsoft operativsystemer (inkl. terminalserver) og for supporterte Citrix presentation/xenapp server. Hvis leverandør ved tilbudsfristens utløp ikke har godkjente drivere, skal godkjente drivere foreligge ved levering av varen. Det er et krav at 32-og 64-bit går/fungerer sammen. Det skal også være støtte for utskrifter fra mobil/nettbrett (IOS, Android og Windows). Driverne skal være digitalt signert av leverandør og være tilgjengelig på en enkel måte via leverandørens hjemmesider. Driverne skal også være universale, det vil si at samme driver skal enkelt kunne brukes på alle produktene som leveres i henhold til avtalen. Driverens navngivning når innlagt på serveren bør inneholde versjonsnummer for å gi en enkel oversikt. 5.9 A Sikring med pinkode: Multifunksjonsmaskinene skal ha mulighet for pin-koder/passord A Alle maskiner skal leveres med mulighet til å integreres med eksisterende Safecom løsning. Eksisterende kortlesere og Safecom lisenser ønskes gjenbrukt. Eventuelle byttekostnader skal dekkes av leverandør. Det skal leveres en driver som fungerer med alle funksjoner på alle leverandørens (tilbyderens) maskiner A Universell utforming: Leverandøren skal kunne tilby maskiner med universell utforming. Dette kan være at display og skannerenhet kan justeres/flyttes for å lette tilkomst, display som er tilpasset bruk for svaksynte eller annet A Overvåking/statusinformasjon: Maskinene skal ha mulighet for overvåking over nettverk (ikke standard oppsett). Maskinene skal ha mulighet for følgende automatisk sending av statusinformasjon: behov for bestilling av rekvisita behov for teknisk assistanse telleverksinformasjon behov for fylling av rekvisita (toner, papir, stifter etc.) administrasjonssystem som muliggjør sentral styring av enhetene Kostnader for oppsett og vedlikehold skal dekkes av leverandør A Kjemikalieinnhold: Alle maskiner skal oppfylle RoHS-direktivet A Energiforbruk: Alle maskiner skal oppfylle Energy Star-kravene til energiforbruk for IKT-utstyr som trådte i kraft pr april

11 5.15 A Nettverk: Alle maskiner skal ha Ethernet med TCP/IPv4 og mulighet for oppdatering til IPv6. Segment 2 til 6 skal ha mulighet for 2 nettverksgrensesnitt A Enhetene skal kunne styres via web-grensesnitt A Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er levert A Inventarregister: På forespørsel skal leverandøren avlevere data om produkt-id og gjeldende serviceavtale. Dataene skal benyttes til Oppdragsgivers inventarregister, slik at servicehenvendelser styres hensiktsmessig i forhold til serviceavtaler A Dokumentasjon Dokumentasjon og brukerveiledning for alle produkter skal være på norsk eller engelsk. Brukergrensesnittet / displayet på alle produktene skal være på norsk. (Innstillinger på skjermer kan være på engelsk.) 5.20 A Papir Alle maskiner skal kunne benytte resirkulert papir. Spørsmål Ja Nei Kan de overstående minimumskravene til maskinene oppfylles? Dokumentasjon av minimumskravene Beskriv hvordan Safecom fungerer mot valgte maskiner Dokumentasjon av minimumskravene Universell utforming. Leverandøren bes redegjøre for hvilke/n løsning som kan tilbys. Vedlegg Vedlegg