KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Rammeavtale

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) Rammeavtale Kjøp og operasjonell leasing av kopi - og multifunksjonsmaskiner for levering til Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad kommuner Saksnr. 16/823 Avtaleperiode: November 2016 november 2019 (opsjon 1 år) 1

2 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang oppdragsgivers forbehold Kontraktsperiode Kontrakts bestemmelser Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbudet Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Bruk av underleverandører Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner ØVRIGE GENERELLE KRAV OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Priser, levering, betaling Priser Prisendringer Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Leveringsbetingelser

3 6.5.2 Opsjon Oppsigelse Generelle definisjoner Minimumskrav Bilag 2: Veiledning til utfylling av tilbudsskjema/prisskjema Bilag 3 - HMS-egenerklæring Bilag 4 Forbehold Forbehold Forbehold og konsekvens av forbeholdet Bilag 5. Dokumentasjon/organisering av tilbudet Bilag 6 Bestemmelser om avvisning Bilag 7 Samarbeidskommunenes alminnelige innkjøpsvilkår for handelsvarer

4 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Kommunene Aremark,Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad har etablert et innkjøpssamarbeid med et felles innkjøpskontor lokalisert i Eidsberg kommune. Aremark kommune vil ikke være en del av denne kontrakten. Det er viktig å bemerke at hver enkelt kommune er å betrakte som egen selvstendig juridisk enhet. Innkjøpskontoret gjennomfører konkurransen vedrørende rammeavtale for levering av for operasjonell leasing og kjøp av kopi - og multifunksjonsmaskiner på vegne av kommunene. Oppdragsgivers kontaktperson(er): Navn: Anne-Marie Syverstad/Bente E. Fossheim Postadresse: Ordfører Voldens vei 1, 1850 Mysen Leveringsadresse: Servicekontoret, Heggin III,Ordfører Voldens vei 1, Mysen e-post: innkjop@eidsberg.kommune.no Telefaks: Telefon: * Eventuelle spørsmål må rettes skriftlig til oppgitte kontaktpersoner per e-post eller brev. Dette på grunn av at oppdragsgiver vil gi samme opplysning til alle tilbydere samt ivareta egen internkontroll og kvalitetssikring. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn ovennevnte kontaktpersoner Anskaffelsens formål og omfang oppdragsgivers forbehold Konkurransen gjelder rammeavtale som skal omfatte kjøp og/eller leie av kopi- og multifunksjonsmaskiner samt serviceavtale knyttet til disse med levering til Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad kommuner. Indre Østfold Data (IØD) er nett- og driftsleverandør til 6 kommuner som blir omfattet av denne kontrakten. Disse er Eidsberg, Hobøl, Rømskog, Spydeberg, Skiptvet, og Trøgstad kommuner. Valgte leverandør skal avholde møter med IØD i kontraktsperioden når dette er påkrevd. Oppdragsgiver skal ha en utskrifts- og kopiløsning som baserer seg på multifunksjonsmaskiner som skal dekke behovet for utskrift, kopiering og skanning. Det er viktig for oppdragsgiver at maskinene er miljøvennlige og holder god standard innen bruksområdet. Det skal inngås ny avtale som skal støtte de mål, produksjon og utvikling av tjenester som oppdragsgiver som organisasjon til enhver tid har, samt utnytte økonomiske ressurser på best mulig måte for oppdragsgiver og oppdragsgivers innbyggere. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er inntatt i vedlegg 1 Kravspesifikasjon og tilbudsskjema/prisskjema. Det presiseres at avtalen gjelder for nye anskaffelser - dvs at de avtaler som løper i dag, vil løpe til de utgår. Deretter skal nye avtaler, i avtaleperioden, inngås gjennom 4

5 rammeavtaleleverandøren. Det betyr en suksessiv utskifting av maskiner i løpet av avtaleperioden. Oppdragsgiver ønsker pris på både leie og kjøp av multifunksjonsmaskiner. Oppdragsgiver ønsker primært rammeavtale med en hovedleverandør for hele oppdraget. Men pris på leie og pris på kjøp vil bli vurdert hver for seg, så det kan være aktuelt å få en leverandør på leie og en leverandør på kjøp. Rammeavtalen skal omfatte oppdragsgivernes anskaffelse av multifunksjonsmaskiner, serviceavtale og eventuelle tilleggsutstyr og tilleggstjenester som for eksempel sikker print Oppdragsgiver ønsker tilbud på: - Kjøp av nye maskiner - leie av nye maskiner - serviceavtale/klikkpris Hovedvekten av multifunksjonsmaskinene som etterspørres vil ligge i segment 2 og 3. Volumene er estimert og basert på statistikk og innhentede opplysninger. Forbruket vil være avhengig av oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer. Volumangivelsene er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiverne. Det stipulerte innkjøpsbehovet pr. kommune som er oppgitt skal betraktes som veiledende og gir en kjøpsrett, men ikke kjøpsplikt. Oversikten under viser antall kopimaskiner pr. kommune, og estimert volum på kopier i farge og sort/hvitt. Kommune 20+ sider pr. min. 30+ sider pr. min. 40+ sider pr. min. 50+ sider pr. min. Maskiner totalt Eidsberg Hobøl Marker Rakkestad Rømskog Skiptvet Spydeberg Trøgstad Kommune Telleverk sort Telleverk farge Totalt Eidsberg Hobøl Marker Rakkestad Rømskog Skiptvet Spydeberg Trøgstad

6 1.3. Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 3 (tre) år. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1 år slik at total mulig kontraktslengde blir 4 (fire) år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 (tre) måneder før avtalens utløp Kontrakts bestemmelser Det vil bli opprettet en skriftlig kontrakt med valgt leverandør Kontrakten, dette konkurransegrunnlaget med tilhørende dokumenter (herunder kommunenes standard innkjøpsvilkår) og tilbyders tilbud vil utgjøre avtalen. Avtalen anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakten er underskrevet av begge parter Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Veiledning til tilbudsskjema/prisskjema Bilag 3 HMS-egenerklæring Bilag 4 Skjema eventuelle forbehold Bilag 5 Dokumentasjon /organisering av tilbudet Bilag 6 Bestemmelser om avvisning Bilag 7 Kommunenes alminnelige betingelser for kjøp av varer 1.6. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Fristen for å fremsette spørsmål er senest innen mandag kl Dette fordi det er krav om at tilleggsinformasjon skal gis senest 6 dager før tilbudsfristens utløp (jf. FOA 19-1(6). Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilbud Rammeavtale for kopi-og multifunksjonsmaskiner, sak nr. 16/823» og sendes til: innkjop@eidsberg.kommune.no Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 6

7 1.8. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er , kl Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 04.august 2016 Frist for å levere tilbud 14.september 2016, kl Tilbudsåpning 14.september 2016 Evaluering Medio sept. medio okt Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Medio oktober 2016 Klagefrist leverandører 10 dager Kontraktsinngåelse Ultimo oktober 2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØSterskelverdi). I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 7

8 2.2. Tilbudets utforming Tilbyder plikter å sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold og besvare/dokumentere alle spørsmål og krav fra oppdragsgiver. Tilbudet sendes/leveres: Eidsberg kommune- Servicekontoret Innkjøpskontoret v/ Anne-Marie Syverstad Ordfører Voldens vei Mysen Tilbudet skal: 1. være merket: «Tilbud Rammeavtale for kopi-og multifunksjonsmaskiner, sak nr. 16/823» 2. oversendes i lukket forsendelse 3. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev og prisskjema som begge skal være datert og signert 4. med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på NORSK 5. være i papirversjon innbundet i perm og opplysningene skal legges under skilleark i den rekkefølge som det er bedt om i konkurransegrunnlaget (bilag 5) 6. leveres med: Én original av tilbudet En papirkopi Minnepenn merket med firmaets navn. Pennen skal inneholde: Kopi av tilbudet Sladdet versjon av tilbudet. Ved eventuelt avvik mellom prisskjemaet i papirversjon og i elektronisk utgave, vil alltid papirversjonen legges til grunn som det korrekte tilbudet Utforming av tilbudsbrev og organisering av tilbudet Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: referanse til saksnummer leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Bekreftelse på at samtlige vilkår i konkurransegrunnlaget m/ vedlegg er akseptert og eventuelle ikke vesentlige avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget skal angis i bilag 4- jf. punkt 2.4. NB! ORGANISERING AV TILBUDET SKAL GJENNOMFØRES SOM ANGITT I BILAG 5 Leverandøren er ansvarlig for at eventuelle uklarheter, alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget avklares med oppdragsgiver. 8

9 2.4. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. (Bilag 4) Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og vedlegges på eget ark (bilag 4). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises, jf. bestemmelser om avvisning i bilag Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbud på deler av oppdraget Oppdragsgiver ønsker primært rammeavtale med en hovedleverandør for hele oppdraget. Men pris på leie av maskiner (med tilhørende serviceavtale) og kjøp av maskiner (med tilhørende serviceavtale) vil bli vurdert hver for seg. Det er derfor mulig at det blir en leverandør på kjøp og en leverandør på leie, eller samme leverandør for både kjøp og leie Bruk av underleverandører Tilbyder kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Oppdragsgiver vil kun forholde seg til hovedleverandøren Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 9

10 3. KVALIFIKASJONSKRAV - Absolutte basiskrav som må oppfylles for å kunne delta i konkurransen (3.1 t.o.m. 3.4). Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, samt juridiske, finansielle og økonomiske stiling. Leverandørenes /tilbydernes kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Etter kvalifikasjonen vil tilbudene til de som har oppfylt kvalifikasjonskravene bli evaluert. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelsen som leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 3) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav - eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 mndr., og skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Revisorberetning for 2 siste år. Leverandør skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Bekreftelse på at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at arbeidstakerne har lønns- og arbeidsvilkår ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale. På forespørsel må valgte leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 10

11 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag av minimum samme størrelse og omfang. Leverandøren i hele kontraktsperioden skal ha en fast kontaktperson med faglig kompetanse og erfaring. De tilbudte modellene skal oppfylle de varetekniske kravene i Blaue Engel, Eco Mark eller Svanens krav til multifunksjonsmaskiner ihht standardene i EN serien eller tilsvarende internasjonale standarder. Det kreves at leverandøren har en miljømessig forsvarlig håndtering av emballasjen. Leverandøren må ha tilstrekkelig kapasitet, kompetanse, herunder ITkompetanse, og gjennomføringsevne innen de fagområder som avtalen krever. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de 3 viktigste relevante leveransene de siste 2 år, herunder opplysninger om kontraktens omtrentlige størrelse og varighet. Navn og cv på fast kontaktperson for hele oppdraget, eventuelt for hver kommune, skal oppgis, sammen med vedkommendes telefonnummer og e-postadresse. Dokumenteres med Svane-lisens, Blaue Engel-lisens, Eco Marklisens eller annen dokumentasjon fra akkrediterte testlabaratorier. Det skal vedlegges dokumentasjon på at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning.) Leverandøren skal gi en bekreftelse på at de kan oppfylle de nevnte kravene. Bekreftelsen skal inneholde tilbyders bemanning og det skal redegjøres for antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne kontrakten, herunder servicepersonell/teknikere og eventuelle samarbeidspartnere. Det kreves at leverandøren har et dokumentert og implementert kvalitetssikringssystem. Det kreves av leverandøren dokumentert og implementert system for miljøledelse. Gyldig sertifikat ISO9001:2008 eller tilsvarende sertifisering etter siste gjeldende versjon med gyldig sertifikat anses å fylle disse kravene. Alternativt vil en redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem herunder spesielt kompetanse på avviksbehandling og kontinuerlig forbedring kunne fungere som dokumentasjon. Gyldig sertifikat fra ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende vil fungere som bevis. Alternativt vil leverandørens interne dokumentasjon på miljøpolitikk/strategi/handlingsplan eller prosedyre kunne fungere som bevis. Denne bør minimum omhandle leverandørens tilnærming til energi, farlige stoffer, avfallshåndtering generelt (gjenvinning, resirkulering), og håndtering av farlig avfall. 11

12 3.5 ØVRIGE GENERELLE KRAV Service/oppfølgingsrutiner Referanser All dokumentasjon skal innleveres sammen med tilbudet. Tilbyder skal beskrive oppfølging i avtaleperioden: praktisk service kundeoppfølging opplæring faglige anbefalinger rådgivning informasjon om teknisk utvikling/oppdateringer etc.. Liste over 3 referanser i forhold til tilsvarende rammeavtale. Till hver referanse skal kunde, kontaktperson, e-postadresse samt telefonnummer oppgis. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil bli foretatt av minst to representanter fra oppdragsgiver Avvisning av leverandører Tilbud skal/kan avvises pga. forhold ved leverandøren - Jf. bilag Avvisning av tilbud Tilbud skal/kan avvises pga. forhold ved tilbudet - Jf. bilag 6 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Tildelingskriterier Kriterier for valg av tilbud Pris/anskaffelseskostnad 60 % Kvalitet/funksjonalitet 40 % Pris/anskaffelseskostnad Her vil den totale anskaffelseskostnaden, på hver av gruppene (kjøp og leie), legges til grunn. Tilbyder med lavest anskaffelseskostnad på leie av multifunksjonsmaskiner får 10 poeng og den med lavest anskaffelseskostnad på kjøp av multifunksjonsmaskiner får 10 poeng. De øvrige tilbud poengsettes i forhold til tilbudet(ene) med lavest pris. 12

13 Kvalitet/funksjonalitet Under dette tildelingskriteriet vil oppdragsgiver vurdere tilbyders beskrivelse av service, kundeoppfølging, opplæring, rådgivning etc. ( jfr. Pkt. 3.5) Kvalitet ut over minimumskrav,vedr. oppvåkningstid fra dvalemodus og kaldstart til utskrift blir vektlagt. (Jfr. oppstartstid i bilag 1). Tilbakemeldinger fra oppgitte referanser vektlegges også under dette punktet Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 6. Priser, levering, betaling 6.1 Priser Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. på vedlagte prisskjema. De tilbudte priser skal være faste 1 (ett) år fra kontraheringstidspunktet. Dersom prisene på avtaleproduktene faller etter kontraktsinngåelsen, skal de nye prisene omgående gjøres kjent og gjeldende for oppdragsgiver. Leverandøren skal holde oppdragsgiver orientert om prisutviklingen. Leieprisen skal være basert på den til enhver gjeldende 3 måneder niborrente med leverandørens påslagsprosent eksplisitt angitt. Prisene skal inkludere pris på alle elementer som skal til for å oppfylle en fullstendig leveranse, herunder også transport og frakt. Prisen skal inkludere det som er nødvendig for at tilbudte løsning/vare skal optimalt. Tilbud fra leverandøren til andre og/eller gjennomføring av spesielle kampanjer, gitt etter inngåelse av avtalen og som er gunstigere enn i inngått avtale, skal automatisk gjelde for denne avtalen. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte virksomhet som omfattes av avtalen. Nye og andre aktuelle produkter (i avtaleperioden) skal ha den samme rabatt som i det inngitte tilbud. Valgte leverandør er bundet til å refundere oppdragsgiver merkostnadene for kjøp av aktuelle produkter fra annen leverandør, dersom valgte leverandør ikke er leveringsdyktig Prisendringer De tilbudte/avtalte prisene er bindende og gjelder 1 (ett) år fra kontraheringstidspunktet. Deretter skal eventuell prisendring skje maks en gang pr. år i henhold til gjeldende konsumprisindeks. Ved prisregulering av leieavtalen skal den til enhver tid gjeldende 3 måneder niborrenten bli lagt til grunn. Prisøkninger skal begrunnes skriftlig minst 3 (tre) måneder før ikrafttredelse, og er ikke gyldig før de er skriftlig godkjent av oppdragsgiver. 13

14 Etter at prisendringer er godkjent skal leverandøren sende ut, og forsikre seg om at alle brukersteder og kontaktpersoner har mottatt nye oppdaterte prislister. Dersom avtalen får en prisøkning som etter oppdragsgivers vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen. Prisendringer skal kun relateres til dokumenterte økninger og kan ikke overstige dokumenterte økninger fra underleverandør. Alle prisendringer skal dokumenteres. 6.3 Leveringsbetingelser All dokumentasjon og kommunikasjon skal være på norsk. Leveringsbetingelsene er fritt levert den enkelte virksomhet, dvs DDP ihenhold til sist oppdaterte Incoterms. Leverandøren forplikter seg til å levere de produktene avtalen gjelder. Dersom kvaliteten på varen ikke tilfredstiller krav fra oppdragsgiver, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å anskaffe varen fra annen leverandør. Valgte leverandør er bundet til å refundere oppdragsgivers dokumenterte merkostnader for kjøp av aktuelle produkter fra annen leverandør, dersom valgte leverandør ikke er leveringsdyktig. Hver kommune skal betraktes som en egen kunde med flere leveringsadresser, men kun en faktureringsadresse. Leveringssted avtales med hver kommune. Leveransen skal finne sted innenfor normal åpningstid til henvist plass. Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i samsvar med bestillingen. Alle ordrer skal ordrebekreftes. 6.4 Betalingsbetingelser Fakturering avtales med den enkelte kommune. Fakturaen skal være oversiktlig slik at det er lett å kontrollere at oppdragsgiver er godskrevet de avtalte betingelser. Det skal tydelig framgå av fakturaen hvilke nettopriser som gjelder for de aktuelle tjenestene. Ved kjøp av maskin, skal betalingsfristen være fri leveringsmåned pluss 30 dager. Ved feil på faktura utvides betalingsfristen tilsvarende den tid det tar å korrigere og produsere ny faktura. Betalingsbetingelsene for leie og service: Etterskuddsvis pr. kvartal + 30 dager. På denne måten får oppdragsgiver samkjørt periodiseringen for leie og service, noe som gir en bedre oversikt, kostnadskontroll og oppfølging av maskinporteføljen. For maskiner i nettverk: Automatisk telleverkavlesing av leverandør, og faktura utstedes for reelt forbruk/kvartal. For maskiner utenfor nettverk: Manuell telleverkavlesing 1 gang pr. år. A - konto faktura utstedes for estimert forbruk/kvartal. Avregning ved årets slutt. Faktureringsgebyr, administrasjonsgebyr, minsteordregebyr el. lign. aksepteres ikke. Etter leieperioden skal det ikke tilkomme termineringskostnader ved avslutning av avtalen. For å sikre rettidig betaling må kunden ha mottatt korrekt faktura senest 4 dager etter fakturadato. EHF-faktura må kunne leveres til de kommunene som ber om det. Fri leveringsmåned pluss 30 dager. 14

15 Fakturaen skal stiles til: NN kommune og minst inneholde: Navn på kommune Bestillende virksomhet Bestillers navn/initialer/kostnadssted Leveringssted/prosjektnummer/anleggsnavn Hva fakturaen gjelder Priser ref. prisskjema Spesifikasjon av merverdiavgfit Firmanavn, selgers nav, adresse og organisasjonsnummer Eventuell forsinkelsesrente beregnes i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17.des. 1976, med siste endring. Rentenota skal ikke utstedes før bestiller er kontaktet. Oppdragsgiver setter som krav at fakturaer fra valgt leverandør skal kunne mottas som e- faktura senest 3 måneder etter dato for avtaleinngåelse. Elektronisk handel Eidsberg kommune har tatt i bruk elektronisk innkjøpssystem (Visma), og er etablert på Markedsplassen. Det stilles krav til leverandør om at de produktgrupper som inngår i denne konkurransen skal gjøres tilgjengelig på Markedsplassen fra kontraktens oppstart. På Markedsplassen skal oppdragsgiver tilbys en katalog som kun inneholder de avtalte produkter og produktgrupper, alternativt ekstern nettbutikk begrenset til å inneholdende avtalt produktsortiment. Produktsortimentet avtales mellom partene i et møte kort tid etter kontraktsignering. Dersom den leverandør som tildeles kontrakt allerede er en Markedsplassleverandør til Eidsberg kommune, skal de produkter som tilbys i denne konkurransen leveres som en separat katalog på Markedsplassen, alternativt ekstern nettbutikk begrenset til å inneholdende avtalt produktsortiment. For å regulere bruken av Markedsplassen, vil det bli opprettet egen samhandlingsavtale med leverandøren. Det vises til ytterligere informasjon om samhandlingsavtalen på Der hvor oppdragsgiver mener at katalog/nettbutikk ikke er egnet, kan det avtales en annen løsning for elektronisk innkjøp i form av f.eks. fritekstbestilling pr. epost. De øvrige kommunene planlegger i løpet av kontraktsperioden å gå over til elektronisk handel, og tilbydere må tilpasse seg dette og kunne tilby slike løsninger når de blir implementert i hver av kommunene. 6.5 Leveringsbetingelser Prøvetid Avtalens prøvetid - Så lenge ikke annet er avtalt, blir de første 6 måneder å betrakte som prøvetid sett fra oppdragsgivers side. Dette gjelder så vel kvalitet, bruksegenskaper, oppfølging og leveringsforhold Opsjon - Oppdragsgiver har individuell ensidig rett til å prolongere avtalen med 1 år til de samme betingelsene. - Utløsning av opsjonen skal skje senest 3 måneder før avtalens utløp. 15

16 6.5.3 Oppsigelse - Avtalen kan ved saklige grunner sies opp med en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Ved vesentlig mislighold av avtalen kan den sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom leverandørens produkter/tjenester har en vesentlig dårligere kvalitet enn det som er forutsatt i kontrakten. - Mislighold fra leverandørens side gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten uten at oppdragsgiver pådrar seg noen form for erstatningsansvar. Foruten manglende levering/ leveringsforsinkelser og mangler ved produktene, skal det også regnes som mislighold at leverandørens service-/ opplæringsfunksjon og reklamasjonshåndtering ikke fungerer etter forutsetningene. I tillegg til heving eller prisavslag kan oppdragsgiver kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Dersom det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene, kan det forhandles om revidering eller oppsigelse. 16

17 BILAG 1 KRAVSPESIFIKASJON Tilbyder skal tilby multifunksjons- og kopimaskiner i henhold til nedenstående kravspesifikasjon. Punktene i denne kravspesifikasjonen er minimumskrav /skal krav som skal oppfylles. Manglende oppfyllelse av disse kravene vil medføre avvisning av tilbudet. Alle maskinene skal oppfylle krav i henhold til enhver tid gjeldende forskrifter om elektronisk utstyr, som sikrer gjennomføringen av de direktivene som omfattes av EØS-avtalen og som gjelder elektronisk utstyr. Sikkerhetskrav og krav til EMC (elektromagnetisk kapabilitet) skal oppfylles og produktene skal være CE - merket. Generelle definisjoner Multifunksjonsmaskin: En maskin som er satt i et nettverk, slik at den i tillegg til kopiering kan fungere som printer, skanner, sende e-post og faks. Tilleggsutstyr: Tilhørende utstyr til maskinen som ikke er inkludert i standard konfigurert maskin. Kjøp: Eierforholdet overføres til oppdragsgiver. Leie: Ved leie menes det at oppdragsgiver betaler en månedlig avgift for å benytte en gitt maskin. Ved leieavtalens utløp er leverandør eier av maskinen. Leverandør bærer risikoen for maskinens restverdi. Operasjonell leasing: Betraktes som en leieavtale. Finansiell leasing: Regnes som låneopptak og finansiering av ordinær drift og er ikke tillatt. Minimumskrav Under listes minimumskravene som gjelder til leasingtjenesten: Kjøp og leie: Leverandør skal kunne tilby kjøp eller leie etter oppdragsgivers bestilling. Leverandøren skal kunne tilby operasjonell leasing/ leie med en varighet på henholdsvis 36 og 45 måneder. Pris og produkter : Se vedlegg: tilbudsskjema/prisskjema. Samtlige maskiner som tilbys må oppfylle minimumskravene fra og med tidspunktet for levering av dette tilbudet, dvs at produktene er testet og klare for levering ved tilbudsfristens utløp. Tilbudte maskiner skal være nye og garanteres levert fra og med kontraktinngåelsen. Hvis modeller som omfattes av avtalen endres eller går ut av produksjon i avtaleperioden skal oppdragsgiver informeres. Dersom maskinen fases ut, forutsetter oppdragsgiver at man får minimum de samme avtalebetingelser (kvalitet, ytelse, funksjonalitet og pris) eller bedre på de nye modellene. Signatur: 17

18 Tilbyder skal vedlegge tilbudet nødvendig informasjonsmateriell som beskriver tilbudte produkter. Tilbyder skal oppgi link til produktet på web og annen dokumentasjon som beskriver de tilbudte produkter. Nye modeller som innfases må godkjennes av oppdragsgiver inkl. klikkpris, kjøpspris og leiepris. Opplæring, rådgiving, kompetanseheving og behovsanalyser: Tilbyder skal gi opplæring, rådgiving og informasjon i hele avtaleperioden. Leverandør skal oppdatere oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. Leverandøren skal i hele avtaleperioden bidra til å sikre at oppdragsgiver til enhver tid benytter metoder og produkter som er optimale. Implementering av avtalen: Oppdragsgiver legger i sitt arbeid med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde-/leverandørutvikling. Det må sørges for en god implementering av avtalen. Det skal utarbeides en strategi for implementering av avtalen. Leverandør er ansvarlig for å igangsette dette arbeidet umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Levering: Alle maskiner skal leveres i driftsklar stand og inkludere alle forbruksdeler. Maskinene anses driftsklare når de fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverk hos den enkelte oppdragsgiver. Leverandør bærer risikoen for at maskinene fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverkssystem. All levering av maskiner og forbruksdeler skal skje DDP (fritt levert) til det enkelte brukersted iht. Incoterms Maskinene skal settes opp med sort/hvit-utskrift som standard, slik at fargeutskrift og fargekopiering aktivt må velges av bruker, dersom oppdragsgiver ønsker det. Tosidig utskrift skal kunne settes opp med dette som standard, slik at ensidig utskrift og kopiering, uavhengig av hverandre, aktivt må velges av bruker, dersom oppdragsgiver ønsker det. Ved kjøp eller leie av ny maskin skal det garanteres 3 mnd fri bytterett uten omkostninger for oppdragsgiver. Dette skal sikre riktig dimensjonering. Leverandøren har ansvar for å vederlagsfritt ta med seg all emballasje i retur. Leveringstid: Maksimum 6 uker fra bestilling. Med leveringstidspunkt menes fra bestilling til varen er levert og klar til bruk på avtalt sted. Akutt behov forbruksdeler: Ved akutt behov for toner og stifter er leverandøren ansvarlig for å kunne skaffe dette innen en 1 virkedag. Oppgraderinger: Leverandøren skal kostnadsfritt oppgradere maskinene dersom ny software forbedrer eller korrigerer maskinens driftsevne. Oppgradering av nettverkskort skal også skje vederlagsfritt. For maskiner som kjøpes gjelder dette for 5 år fra kjøpsdato. Installasjon: Leverandøren skal gjøre avtale med IT-ansvarlig hos den enkelte kommune vedrørende installering av maskiner, endring av drivere, fjernstyring av maskiner eller oppgradering av programvare/software. Før levering av ny maskin skal følgende være planlagt og klart: Leveringsadresse Navn på kontaktperson Signatur: 18

19 Maskinens plassering Tidspunkt for levering avtales med kundens kontaktperson Avklaring om tilstrekkelig strømforsyning Informasjon om brukerstedets nettverkssystemer Plassering av nettverkspunkt Plassering av evt. fax-kontakt Den enkelte maskin skal tydelig merkes med et ID-merke og hvordan bruker skal gå fram for å tilkalle service. Garanti: Minimum garanti mot material og/eller fabrikasjonsfeil skal være 2 år fra kjøpstidspunktet. Maskinen skal ha minimum 5 års driftsgaranti når samlet kopieringsvolum ligger innenfor det kopi/utskriftsvolum den er beregnet/tilbudt for. Deler for drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering garanteres å være tilgjengelig i minst 5 år etter at produktet er levert hos oppdragsgiver. For leie gjelder de samme minimumskrav for garanti mot material og/eller fabrikasjonsfeil. I leieperioden har leverandøren ansvar for alle kostnader rettet mot drift, reparasjon, erstatning eller oppgradering. Opplæring: Leverandøren har ansvar for opplæring av 2 hovedbrukere pr. maskin og aktuelle brukere av maskinen, samt teknisk drift/nettverksleverandør. Opplæringen skal sikre riktig, kostnadseffektiv og sikker bruk av maskinen. Operatøropplæring skjer samtidig med installasjon av maskinen. Opplæringen avtales med den enkelte virksomhet. All opplæring skal skje vederlagsfritt. Oppetid: Oppetid er den perioden maskinen er i operativ stand innen normal virketid ( , mandag til fredag). Oppetiden skal være minimum 95 % i gjennomsnitt over ett år. Mandagsmaskin : Ved gjentatte klager og servicebesøk på en maskin skal diagnose stilles av leverandøren, og vurdering av maskinbytte skal skje i samarbeid med det enkelte brukersted. Ved uenighet tar oppdragsgiver endelige avgjørelse i statusmøte med leverandøren. Dersom samme feil oppstår mer enn to ganger, kan det det påberopes å bytte ut maskinen. Serviceavtale: a) Generelt om serviceavtalen For hver maskin skal det inngås en egen serviceavtale. Serviceavtale skal kunne fornyes. Serviceavtalen skal gjelde minimum 3,75 år etter at maskinen er levert ved leie. Tilbyder forplikter seg til å kunne levere minimum 5 års serviceavtale på alle maskiner ved kjøp. Det skal være kun en maskin per serviceavtale. Ved utskifting av mandagsmaskin, skal serviceavtalen følge den opprinnelige maskinens serviceavtale. Signatur: 19

20 Tilbyder skal levere en serviceavtale hvor klikkprisen minimum skal inneholde: All service og vedlikehold Alt forbruksmateriell (toner, stifter, developer, trommel, renseblader osv.) Alle slitedeler og reservedeler Bruker- og teknisk support Alt som for øvrig er nevnt i kravspesifikasjonen Klikkpriser skal oppgis i NOK eks.mva., med inntil 3 desimaler Det skal skilles mellom klikkpris for farge og sort/hvitt. Alle priser skal presenteres i vedlagte prisskjema.. Alle kostnader rundt timeforbruk, samt reise- og diettkostnader, frakt etc. skal være inkludert i serviceavtalen/klikkprisen. Faktureringsgebyr, administrasjonsgebyr, minsteordregebyr, faste månedlige serviceavgifter, systemavtale for printerkort eller lignende aksepteres ikke. Servicepris/klikkpris skal inneholde disse kostnadene. Det skal kun betales for kundens reelle kopi-/utskriftsvolum. Det skal ikke beregnes servicepris /klikkpris for funksjoner som blant annet skanning. Ved eventuelle utkjøp/tilbakelevering av leide maskiner aksepteres ikke betaling av servicepris/klikkpris for restperioden. Dersom markedspris på kopi/print (pr. kopi) på farger synker, skal klikkprisen reduseres tilsvarende. Oppdragsgiver har ensidig rett til å si opp serviceavtalen med 3 mnd. Tilbyder skal vederlagsfritt ha et elektronisk oppfølgingssystem overfor oppdragsgiver. Systemet skal ivareta forsyning av forbruksmateriell og automatisk melding ved feil på maskiner samt tilkalle service personell ved vedlikehold av maskinen. Det er ikke krav til elektronisk tilkalling av servicepersonell. Den enkelte avtalepart skal når det bes om det, få innsyn i serviceinformasjon (serviceloggen for samtlige maskiner) internt i kommunene. b) Servicekrav Ved behov for service skal oppdragsgiver kunne kontakte leverandør pr telefon eller primært elektronisk via leverandørens nettsider. Telefonen skal være betjent i normal arbeidstid på virkedager mellom kl og Alle maskiner skal være driftsklare hos oppdragsgiver innen 24 t etter brukerstedet har meldt inn feil på maskin eller behov for forbruksmateriell etc. dagen etter i normal arbeidstid, dersom brukerstedet har kontaktet leverandør innen klokken dagen i forveien. Service utføres innenfor normal arbeidstid. En service er ferdig utført når alt fungerer som det skal. Dersom samme feil (feilkode) oppstår på nytt innen et virkedøgn etter en service, skal feilen oppfattes som ikke rettet. For enkelte maskiner skal det være mulig å tegne serviceavtale med kortere responstid for service. Dersom ikke tilbyder klarer å få maskinen driftsklar innen den tidsfristen skal brukerstedet får tilbud om lånemaskin med tilsvarende funksjonalitet og volumkapasitet som tilbyder skal ha driftsklar i brukerstedets lokaler innen normal arbeidstid virkedagen etter. Signatur: 20

21 c) Timebot /kompensasjon: Dersom oppdragsgivers krav i punktet om servicekrav ikke overholdes, beregnes det en konvensjonalbot. Konvensjonalboten beregnes til kr 750,- pr. kalenderdag begrenset oppad til 20% av totalverdien av den forsinkede del av leveransen. Forsikring: Den enkelte kommune/virksomhet skal kunne velge hvorvidt det er ønskelig med egne forsikringer på maskinene eller hvorvidt de ønsker forsikringer gjennom leverandøren. Returordning: Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake tromler og andre slitedeler. Hvis det ved bruk av maskinen oppstår avfall (tonerkassetter, tonerrester eller andre ting) som er klassifisert som farlig avfall, jf forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 11, skal leverandøren vederlagsfritt etablere et retursystem og ta dette tilbake. For eksisterende maskiner som oppdragsgiver eier (uansett fabrikat) og ved nykjøp skal leverandør ta maskinene vederlagsfritt tilbake og behandle dem forskriftsmessig som EEavfall, jf. Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 1. Ved avhending av maskin må leverandøren påregne at alle maskiners hardisk skal slettes vederlagsfritt. Dette må bekreftes/dokumenteres av leverandøren. Statistikk: Tilbyder skal på oppfordring oversende statistikk, til oppdragsgivers kontaktpersoner. Statistikken leveres elektronisk i MS Excel format eller tilsvarende som er kompatibelt med oppdragsgivers systemer. Statistikken skal kunne utformes som prisskjemaet i dette anbudet. Statistikken skal vise: Oversikt for alle kommunene og for hver enkelt kommune, samt brutt ned på brukersted Merke/modell Installasjonstidspunkt Eie/leie Siste avleste tellerstand Tidspunkt for siste avleste tellerstand Antall servicer utført Snitt responstid (fra melding mottatt til ferdig fullført jobb) danner grunnlag for beregning av oppetid Leverandør skal med utgangspunkt i statistikken søke å identifisere brukersteder med uhensiktsmessig bruksmønster/høye kostnader og komme med anbefalinger til løsninger. Statistikkutarbeidelsen skal være kostnadsfri for oppdragsgiver. Statusmøter: Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver 1-2 ganger i året, felles for alle kommunene. Hensikten med møtene er å gjennomgå status for avtalen, om kravspesifikasjonen etterfølges, informere oppdragsgiver om ny teknologi og nye modeller, samt se etter forbedringsmuligheter på det enkelte brukersted (basert på statistikken). Møtene kan legges til et hvilket som helst brukersted. Leverandør tar initiativ til å innkalle til statusmøte. Hyppigere statusmøter kan avtales etter behov. Valgte leverandør skal i kontraktsperioden avholde statusmøter med IØD. (Indre Østfold data) når dette er påkrevd. Signatur: 21

22 Håndbok: Valgte leverandør skal utarbeide håndbok. Leverandør er ansvarlig for løpende ajourhold av denne. Valgte leverandør er ansvarlig for, umiddelbart etter kontraktsinngåelse, å distribuere link til håndboken til de aktuelle brukerstedene hos oppdragsgiver. Leverandøren er ansvarlig for kostnader forbundet med produksjonen av håndboken. Brukerhåndboken skal minst inneholde følgende avsnitt: Avtalen mellom partene Bestillingsrutiner Leveringsrutiner Reklamasjonsrutiner Kontaktpersoner hos leverandøren Oppdaterte tilbudsprislister Håndboken skal ha stikkordbasert søkefunksjonalitet Krav til maskinene segmenter Maskinsegmenter Segment Antall kopier pr minutt Sort/hvitt eller farge Papirformat Fargeskanner Begge Minimum A4 og Ja Begge Minimum A4 og A Begge Minimum A4 og A Begge Minimum A4 og A3 Ja Ja Ja Tillatt avvik i antall kopier pr. minutt fra sort til farge være max 30% fra sort/hvitt. [Eksempel: Sort 35 farge 25 er (35-25)*100/35 er 28,6 % avvik, max kan være inntil 30%] Det forutsettes at tilbyder ved behov kan levere kopimaskiner med ytelse <20 kopier pr. minutt og eventuelt maskiner større enn >75 kopier pr minutt. Prisene for disse maskinene skal kalkuleres etter samme prinsipper som for de angitte maskinsegmenter. Minimumskrav til alle maskinene: Generelle tekniske krav: Maskinene skal oppfylle kravene angitt i tilbudsskjemaet. Minimum minne i maskin skal være 4 GB, Sikkerhet: Alle maskiner skal oppfylle sikkerhetskrav/krav til EMC (elektromagnetisk kompatibilitet) som følger av lov/forskrift. Alle maskinene skal være CE-merket. Telleverk: På alle fargemaskiner skal det være egne telleverk for hhv sort/hvitt og farge. Harddisk: Det forutsettes at harddisk som er nødvendig for maskinens funksjonalitet leveres inkludert i maskinprisen. Minimum hastiget på harddisk skal være 7200 opm Signatur: 22

23 Duplex: Alle maskiner skal ha 2-sidig utskrift som standard, bortsatt fra i segment 1. Standard utskriftsfarge: Alle maskiner skal ha sort/hvitt som standard utskriftsfarge. Brukermanualer: Brukermanualer, maskindisplay og drivere skal foreligge på norsk for alle maskiner. Det kan gjøres unntak for dette etter særskilt avtale med den enkelte virksomhet. Datablad: Med hver maskin skal det følge med produktdatablad på norsk, som også redegjør for utslipp av støy og ozon. Skanner: Maskiner med fargeskanner skal minimum kunne skanne til filformatene PDF og TIFF. Maskinene skal støtte LDAP for skanning til e-post. Maskinene skal også kunne skanne til fil/filområde.. Dette skal være LDAP med autentisering og LDAPS. Skan til fil må støtte SMB- protokollen med og uten autentisering. I tillegg skal det være med FTP, FTPS, SFTP støtte. Ved pdf- skanning bør skannere støtte PDF/A (PDF 1.4), dette med tanke på applikasjonene som skal behandle dokumentene i etterkant. «PDF/A is an ISO- standarized version of the Portable Document Format(PDF)». Maskinene må støtte SMTP for sending av innskannede dokumenter, med tanke på fremtiden skal de også støtte Autentisert SMTP. Oppstarttid: Maskinene skal ikke bruke mer enn maksimalt 60 sekunder på oppvåkningstid fra dvalemodus og maksimalt 90 sekunder på oppstart fra avslått modus (kaldstart). Gjelder ikke for produksjonsmaskiner, som heller ikke er etterspurt. Maskiner raskere enn 96spm. Drivere: Drivere skal være godkjente for Microsoft operativsystemer (WHQL) og testet for Citrix presentation/xenapp server miljø. Det skal være 1 felles driver for hver produsent som skal gi full funksjonalitet under Windows terminalserver. Det skal tilbys driver for både 32 og 64 bit miljø. Hvis leverandør ved tilbudsfristens utløp ikke har godkjente drivere, skal godkjente drivere foreligge ved levering av varen. Alle maskiner skal ha drivere med støtte for Postscript og PCL og dette skal inngå i prisen. Driveren må være en såkalt «Universal driver», dvs. en driver som er felles for hele produktporteføljen til produsenten Sikring med pinkode: Maskinene skal ha mulighet for PIN-koder/passord (mao. dette trenger ikke være standardutstyr) ved utskrift. Universell utforming: Leverandøren skal kunne tilby maskiner med universell utforming. Dette kan være at display og skannerenhet kan justeres/flyttes for å lette tilkomst, display som er tilpasset bruk for svaksynte eller annet. De tilbudte maskiner i segmentene 1-4 skal ha brukergrensesnitt som i størst mulig grad er likt og gjenkjennbart for maskiner fra de ulike segmentene.. Skriveren som leveres må være «Citrix-Ready», Leverandøren skal også ha erfaring/kompetanse med drift av skriverløsninger i store Citrixmiljøer. Vi kjører i dag følgende Citrix-miljøer: Win 2008 R2 m/ctrix v.6.5 Win 2012 R2 m/citrix v7.x Signatur: 23

24 Sikker Print/Sikring med pinkode: Maskinene skal ha mulighet for bruk av sikker print med bruk av kortleser.vi har i dag lisenser for ThinPrint(ikke i bruk) og Safecom. Vi benytter i dag Sikker print fra Safecom og maskinen må kunne støtte dette. Overvåking/statusinformasjon: Modellene i segment 3 og 4 skal ha mulighet for overvåking over nettverk (ikke standard oppsett). Maskinene skal ha mulighet for følgende automatisk sending av statusinformasjon: behov for bestilling av rekvisita behov for teknisk assistanse telleverksinformasjon behov for fylling av rekvisita (toner, papir, stifter etc.) Det vil være opp til hver enkelt oppdragsgiver om slik overvåking vil bli brukt. Kjemikalieinnhold: Alle maskiner skal oppfylle RoHS-direktivet. Nettverk: Alle maskiner skal ha Ethernet med TCP/IP. ENERGY STAR, versjon 1.1. Strømsparingsfunksjon bør kunne settes opp som standard. Plastdeler som er tyngre enn 25g skal ikke inneholde flammehemmende stoffer eller blandinger som er tildelt noen av følgende risikosetninger iht. EØS-direktiv 67/548/EØF. returordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Produktet skal oppfylle energikravene i dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) Miljøkrav: All emballasje skal vederlagsfritt fjernes ved leveranse. Emballasje i leveransene inkludert paller og lignende, skal være resirkulerbar, gjenbrukbar eller bli ivaretatt gjennom en returordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte. Produktet skal oppfylle energikravene i dokumenthåndteringsprodukter (Imaging Equipment) ENERGY STAR, versjon 1.1. Strømsparingsfunksjon bør settes opp som standard. Plastdeler som er tyngere enn 25 g skal ikke inneholde flammehemmende stoffer eller blandinger som er tildelt noen av følgende risikosetninger i hht. EØS-direktiv 67/548EØF. Kjemikalieinnhold: Alle maskiner skal oppfylle ROHS-direktivet. Nettverk: Alle maskiner skal ha Ethernet med TCP/IP Vi bekrefter med dette at alle minimumskravene i denne kravspesifikasjonen oppfylles. Sted og dato Underskrift 24