KONKURRANSEGRUNNLAG:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (for anskaffelser med verdi over EØS-terskelverdi) for anskaffelse av Multimaskiner SAK nr. 2009/ Sak nr. 2009/ av 12

2 Innhold Bilag oversikt... 3 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Utforming av tilbud Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Pris Service Miljø Brukervennlighet Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Sak nr. 2009/ av 12

3 Bilag og vedlegg oversikt Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 HMS-erklæring Bilag 3 Erklæring om etiske retningslinjer til leverandør Bilag 4 Miljø Bilag 5 Spesielle kontraktsvilkår Bilag 6 Kontrakt Den lille kjøpsavtalen Vedlegg 1 Prisskjema (exel) Vedlegg 2 Oversikt over dagens maskiner i detalj (exel) Sak nr. 2009/ av 12

4 GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Innovasjon Norge er et statlig særlovsselskap og startet sin virksomhet 1. januar 2004 basert på offentlige virkemidler som ble tilbudt av Innovasjon Norge, Norges Eksportråd, Statens veiledningskontor for oppfinnere (SVO) samt Norges Turistråd. Selskapet har ca. 760 ansatte med kontorer i alle landets fylker på distriktskontorer (ca 280 ansatte), utekontorer i 29 land (ca 200 ansatte) og hovedkontor i Oslo (ca 280 ansatte). Innovasjon Norge skal fremme bedrifts- og samfunnsøkonomisk lønnsom næringsutvikling i hele landet, og utløse ulike distrikters og regioners næringsmessige muligheter gjennom å bidra til innovasjon, internasjonalisering og profilering. Innovasjon Norge blir heretter omtalt som oppdragsgiver. Organisasjonskart: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Svein Lars Ytterbøl Postboks 448 Sentrum, 0104 Oslo Akersgaten 13, 0158 Oslo archive@innovasjonnorge.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per firma e-post archive@innovasjonnorge.no Spørsmål må være kontaktperson i hende senest Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. Sak nr. 2009/ av 12

5 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Det skal inngås en rammeavtale for anskaffelser av multimaskiner. Anskaffelsen vil bli til de respektive distriktskontor samt vårt hovedkontor i Oslo. Se Som opsjon skal leverandøren også leverer tilbud på laserskrivere, både farge og sort hvitt. Leverandøren kan gjerne ha egne underleverandører, men skal overfor oppdragsgiver ha et totalansvar og være den som sender fakturaer. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1 Kravspesifikasjon Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 4 år Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 HMS Bilag 3 Erklæring om etiske retningslinjer til leverandør Bilag 4 Miljø Bilag 5 Spesielle kontraktsvilkår Bilag 6 Kontrakt Den lille kjøpsavtalen Vedlegg 1: Prisskjema m/to faner: prisskjema 1 og prisskjema 2 i exel Vedlegg 2: Oversikt over dagens maskiner i detalj (exel) 1.5. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Tillegsinformasjon vil evt. bli lagt ut i DOFFIN/TED. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Sak nr. 2009/ av 12

6 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse Multimaskiner, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post: innen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er kl. 10: Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud kl 10:00 Tilbudsåpning kl 12:00 Eventuelle avklaringsmøter Uke Evaluering Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Klagefrist leverandører Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Sak nr. 2009/ av 12

7 Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. Være merket: Tilbud Saknr. 2009/ Multimaskiner 2. Oversendes i lukket forsendelse 3. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 5. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 6. Leveres med: Én original av tilbudet på papir 1 papirkopi Kopi av tilbudet skal også leveres i PDF format på minnepinne 2.3 Utforming av tilbud Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om ikke vesentlige forbehold, avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget. 2. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) Se se punkt HMS egenerklæring se bilag 2 Sak nr. 2009/ av 12

8 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) se punkt Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) se punkt Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) se punkt Tekniske spesifikasjoner (besvarelse med etterspurt dokumentasjon) se bilag 1 8. Prisskjema (utfylt) se Vedlegg 1 9. Eventuelle forbehold og avvik se punkt 2.3 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra bilag nr. 1 til nr 6, samt vedlegg 1 Prisskjema (exel) og vedlegg 2 Oversikt over deagens maskiner i detalj (exel) 2.3. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke Tilbud på deler av oppdraget Det er kun adgang til å gi tilbud på hele oppdraget inkl. opsjoner Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med Sak nr. 2009/ av 12

9 2.8. Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn 6 måneder. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke eldre enn 6 måneder. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se bilag 2 til konkurransegrunnlaget) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap med noter inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste årene. Rating fra anerkjent kreditt-rating-selskap Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Sak nr. 2009/ av 12

10 Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Redegjørelse for dedikerte kontaktpersoner som oppdragsgiver disponerer i kontraktsperioden. Navn og organisasjonsnummer på eventuelle underleverandører. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4.3 Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende, eller feilaktige opplysninger, eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren. 4.4 Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: Sak nr. 2009/ av 12

11 a) det ikke er levert i tide b) det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming c) det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget bestemmelser om: - kontraktsvilkårene, - kravspesifikasjonene - tilbud på deler av oppdraget, - vedståelsesfrist, - tilbakekallelse eller endring av tilbudet Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier: Det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende kriterier vil bli valgt: Tildelingskriterium Beskrivelse Vekting A. Pris 25 % B. Service 30 % C. Miljø 30 % D. Brukervennlighet 15 % Pris Det vises til vedlagte prisskjema. Denne vil danne grunnlag for prissammenligning mellom tilbyderne. Det evalueres etter 2 måter Leiepris og Klikkavtale. Når det gjelder leiepris vil det bli lagt sammen summene i prisevalueringsskjemaet. Klikkprisen blir multiplisert med klikk, pr. maskin. Klikkprisen (serviceprisen) skal dekke alle kostnader, med unntak av papir. Det gjøres oppmerksom på at Innovasjon Norge har egen forsikring som dekker alle maskiner. Alle kostnader som ikke er oppgitt eller spesifisert, anses som inkludert. Sak nr. 2009/ av 12

12 Service I dette punktet må den service og oppfølgingen som firmaet gir, spesifiseres. Tilbyder bes opplyst garantert responstid fra feil oppstår til utbedringen har startet Miljø Det bes opplyst hvor mange av de tilbudte modellene som oppfyller de varetekniske kravene i Blaue Engel, Eco Mark eller Svanens krav til kopieringsmaskiner/multifunsjonsmaksiner. Dette må dokumenteres med Svanelisens, Blaue Engel-lisens, Eco Mark-lisens eller annen dokumentasjon fra akkrediterte testlaboratorier akkreditert etter standardene i EN serien eller tilsvarende internasjonale standarder. Det bes også i tilbudet dokumentert/beskrevet hvilke tiltak leverandøren har gjort for å oppnå mindre forurensning, og eventuelt de sertifikater/godkjenninger som foreligger. Det vises også til Bilag 4 Miljø. For å få full score, forutsettes det at leverandøren er miljøsertifisert, eller forplikter seg til en 3.-parts sertifisering innen et år etter kontraktsinngåelse Brukervennlighet Maskinene vil bli plassert senralt i våre lokaler og vi stiller derfor krav til støy, varme og hvor enkelt det er å bruke bestillingspanelet. Vi ønsker derfor en demo av maskinene. Når det gjelder støy og varme fra maskinene ber vi om nøyaktig informasjon på disse kriteriene Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 12 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt omgående. Sak nr. 2009/ av 12