Kravspesifikasjon multi-/kopimaskiner

Transkript

1 Kravspesifikasjon multi-/kopimaskiner Tilbydar skal tilby leasing av multifunksjons- og digitale kopimaskinar i samsvar med fylgjande kravspesifikasjon: 1. Generelle definisjonar: Multifunksjonsmaskin: Ei maskin som er sett i eit nettverk, slik at den i tillegg til kopiering kan fungera som printer, skanner og til å senda e-post. Tilleggsutstyr: Tilhøyrande utstyr til maskina som ikkje er inkludert i standard konfigurert maskin. Kjøp: Eigarforholdet vert overført til oppdragsgjevar. Leige: Ved leige betalar leigar ei leige pr. månad å nytta maskinen/utstyret. Ved utløp av leigeavtalen er leverandør eigar av maskinen. Leverandør har risiko for maskinen sin restverdi. Operasjonell leasing: Vert å sjå som leigeavtale. Finansiell leasing: Vert rekna som låneopptak og finansiering av ordinær drift, og er ikkje lovleg i offentleg verksemd. Forsikring: Utstyr stilt til disposisjon for kommunen er dekka av kommunen si forsikring, og skal ikkje ha særskilt forsikring. Rente: 3 mnd. Niborrente m/påslag skal leggjast til grunn for leasingavtalane. Leasingsummen skal vera fast i 12 mnd. Rentepåslaget vert å setja opp sist i dette dokumentet. Dette påslaget skal vera fast i heile avtaleperioden. 2. Krav til tenesta: Fylgjande krav vert rekna som minimumskrav. Ytingar over minimumskrav vert vurdert i tildelingssamanheng. Desse punkta er merka særskilt. Kjøp og leige: Leverandør skal kunna tilby kjøp eller leige etter oppdragsgjevars tinging. Leverandøren skal kunna tilby operasjonell leasing/ leie med ein varighet på 45 månadar. Kompetanseoverføring, behovsanalyser og rådgjeving: Leverandør skal oppdatera oppdragsgjevar på nye modellar, ny teknologi og miljøbetringar. Ved nyanskaffingar skal leverandøren medverka til behovsanalyse og at den best eigna/økonomisk fordelaktige maskinen vert valt til brukssituasjonen spesielt skal det søkjast etter løysingar som reduserer det totale talet på maskinar pr. brukarstad. 1

2 Miljø rådgjeving: Leverandør skal bistå oppdragsgjevar med å velja maskinmodellar som utmerkar seg med spesielt gode miljøprestasjonar, som for eksempel oppfylling av Svanekrav/Blaue Engel-krav/Eco Mark-krav1, lågt energiforbruk, lågt innhald av farlige kjemikaliar, høg driftssikkerhet og enkelt vedlikehald. Eco Mark er den japanske miljømerkeordninga som vert organisert av Japan Environmental Association. For kopimaskiner/mf-maskiner er krava for Svanen, Blaue Engel og Eco Mark rimelig godt harmonisert, og i denne konkurransen vert desse merkingane å sjå som likeverdige. Leverandøren skal ha godkjent miljøvenleg returordning. Nye modeller: Leverandøren sitt forslag til nye modeller som skal erstatte eldre modeller, skal som et minimum oppfylla dei krava som er stilt. Oppdragsgjevar skal godkjenna nye modellar. Erstatningsmaskinar skal ha mindre eller lik kostnad. Levering: Alle maskinane skal leverast i driftsklar stand og inkludera alle forbruksdeler slik som toner, stiftar etc. Maskinane vert å sjå som driftsklare når dei fungerar tilfredsstillande i nettverk hos den enkelte oppdragsgjevar. Leverandør har risikoen for at maskinane fungerar tilfredsstillande i eksisterande nettverkssystem. All levering av maskinar og forbruksdeler skal skje DDP Incoterms 2010 til den enkelte brukarstad. Leveringstid: Maksimum 3 veker frå tinging. (Betre vilkår vil bli vurdert under service) Oppgraderingar: Leverandøren skal kostnadsfritt oppgradera maskinane dersom det kjem ny software som forbedrar eller korrigerar maskinen si driftsevne. Oppgradering av nettverkskort skal skje vederlagsfritt. For maskinar som er kjøpt, gjeld dette i 5 år frå kjøpsdato. Installasjon: Leverandøren skal gjere avtale med kontaktperson og IT-ansvarleg om tidspunkt hos den enkelte verksemd vedkomande installering av maskinar, endring av drivarar, fjernstyring av maskinar eller oppgradering av programvare/software. Før levering av ny maskin skal fylgjande væra planlagt og klart: Leveringsadresse Navn på kontaktperson og hovedoperatør Maskinen si plassering Tidspunkt for levering vert å avtala med kunden sin kontaktperson Avklaring om nok straumforsyning Informasjon om brukarstaden sine nettverkssystem Plassering av nettverkspunkt Fakturareferanser/adresse skal påførast kontrakt 2

3 Etter installering skal all emballasje fjernast av leverandør. Den enkelte maskin skal tydelig merkast med serienr/identifikasjon og eit telefonnummer som brukar kan nytta for å tilkalla service/support. Opplæring: Leverandør har ansvar for opplæring av inntil 2 hovedbrukarar/superbrukarar på leverte maskinar. Opplæringa skal sikra rett, kostnadseffektiv og sikker bruk av maskinen. Operatøropplæring skjer samtidig med installasjon av maskinen. Eventuelt delt opplæring vert å avtala med den enkelte brukarstad. Opplæringa skal skje vederlagsfritt. Responstid: Den tid som går frå servicemelding er gitt til teknikar fysisk er til stades ved aktuell maskin skal være kortast mogeleg og seinast første virkedag etter at melding var gitt. Service utføres innanfor vanlig arbeidstid måndag til fredag, til Ein service er ferdig utført når alt fungerar som det skal. Dersom same feil (feilkode) oppstår på nytt innan 24 t etter en service, vert feilen å sjå som ikkje reparert. Leverandør skal ha service/supporttelefon tilgjengeleg i ordinær arbeidstid Ved brot på responstid (Maskin ute av drift >48 t) skal leverandør svara dagmulkt.) Svar ved telefonsupport skal skje umiddelbart og respons på telefonsupport skal skje snarast og seinast innen 30 min. (Betre løysingar enn min. krav vil bli vurdert under tildelingskriteria). For enkelte maskinar skal det være mulig å teikna serviceavtale med kortare responstid for service etter særskilt avtale. Backup-løysingar: Oppstår det feil som ikkje er retta innan avtalt responstid, skal leverandøren tilby backup-løysing på dei brukerstadane der operativ maskin er verksemdkritisk. Backup-løysinga skal dekkja kunden sitt behov fram til eksisterande maskin er reparert. Tilrettelegging av slike backup-løysingar vert å avtala direkte med den enkelte brukarstad. Gjentakande feil og driftsstopp: Ved gjentakande feil og hyppige servicebesøk på ein maskin skal diagnose stillast av leverandøren, og vurdering av maskinbyte skal skje i samarbeid med den enkelte brukarstad. Dagmulkt kan verta aktuelt dersom forholda ikkje vert ordna på ein tilfredstillande måte. Serviceavtale: For kvar maskin vert det inngått eigen serviceavtale. Serviceavtalen skal gjelde så lenge leigeavtalen består, og opphøyrer automatisk ved utgang av leigetida. Tilbydar forpliktar seg til å kunne levera minimum 5 års serviceavtale på alle maskinar ved kjøp. Inngått rammeavtale gjeld føre leverandøren sine standard avtaledokument. Servicepris skal vera fast i leigeperioden. Lenging av leige- og serviceavtalar: Avtalane opphøyrer ved avtalt sluttid. Vidare leige til redusert pris og vidareføring av serviceavtale kan avtalast med den enkelte brukarstad. 3

4 Tilbydar skal levera serviceavtale som minimum skal innehalda; Alle slitedeler Reservedeler All forbruksmateriell eks papir og eks stifter. Bruker- og teknisk support Alle kostnadar rundt timeforbruk, samt reise- og diettkostnadar etc. skal væra inkludert i serviceavtalen/klikkprisen. Det skal ikkje vera noko form for fastbeløp eller minimumsvolum/-debiteringar. Det skal berre betalast for kunden sitt reelle kopi-/utskriftsvolum. Det skal ikkje reknast servicepris /klikkpris for skanning. Ved eventuelle utkjøp/tilbakelevering av leigd maskin skal det ikkje betalast for unytta servicepris/klikkpris for restperioden. Tilbydar skal ha mulighet for et elektronisk oppfølgingssystem på leverte produkt overfor oppdragsgjevar. Systemet skal ivareta forsyning av forbruksmateriell og teljeverksavlesing av maskinen. Det er ikkje krav til elektronisk tilkalling av servicepersonell. Returordning: Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake tromler og andre slitedeler samt alt forbruksmateriell på ein miljøvenleg måte, jf Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 11, skal leverandør vederlagsfritt etablere et retursystem for dette. For eksisterende maskinar som oppdragsgjevar har/eig, (uansett fabrikat) skal leverandør ta disse vederlagsfritt tilbake og behandla dei som forskriftsmessig EEavfall, jf. Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 1. Ved nykjøp: Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake heile maskinen (hvis kunden ynsker det) når maskinen er utrangert/skal skiftast ut og handsama den forskriftsmessig som EE-avfall. Ved retur av maskinar skal kunderelaterte informasjon slettast frå internt lagringsmedia. Tilbydar sin beskrivelse av returordning vil bli vurdert under tildelingskriterier. Statistikk: Det skal utarbeides årleg rapport for alle maskiner som viser: Oversikt for alle kommunene og for hver enkelt kommune, samt brutt ned på brukersted Merke/modell Installasjonstidspunkt Eie/leie Siste avleste/fakturerte teljarstand 4

5 Tidspunkt for siste avlest teljarstand Antall servicer utført Leverandør skal med utgangspunkt i statistikken identifisera brukerstader med uhensiktsmessig bruksmønster/høge kostnader, og koma med framlegg til løysingar. Statusmøter:Det skal gjennomførast statusmøter med avtaleeigar min. årleg og elles dersom partane har behov for dette. Formålet med møta er å gå gjennom status for avtalen, om kravspesifikasjonane vert fylgt, informera kunden om ny teknologi og nye modellar, samt sjå etter forbedringsmuligheter på den enkelte brukarstad (basert på statistikken). Møta finn stad etter at årsrapport er utarbeidd. Leverandør tek initiativ til å innkalla til oppfølgingsmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. Faktura: Kommunane har innført elektronisk faktura i EHF format. Leverandør må kunne tilby faktura i dette formatet. Dersom ein kommune nyttar ein bestemt meldingssentral, skal denne nyttast. Eventuelle kostnader med dette må dekkast av leverandør. Fakturering: Fakturaen skal minimum innehalda: Namn og adresse Organisasjonsnummer Fakturanummer, fakturadato, forfallsdato, fakturabeløp og spesifisert mva Bestiller referanse/fakturareferanse Namn og adresse til brukarstaden og kontaktperson, og staden der vara/tenesta levert Betaling: Betalingsvilkåra er pr. kvartal med 30 dagar betalingsfrist. Dette gjeld både leige og service. På denne måten får oppdragsgjevar samkjørt periodisering for leige og service, noko som gjev betre oversikt, kostnadskontroll og oppfølging av maskinporteføljen. All kommunikasjon om faktura, vilkår etc skal gå mellom partane i avtalen.(factoringsselskap er ikkje part i avtalen). Ingen form for gebyr på faktura vil bli akseptert. For maskiner i nettverk: Automatisk teljaravlesing av leverandør skal vera mulig, og faktura skal utferdast for reelt forbruk pr. kvartal. For maskiner utanfor nettverk eller utan internettilgang. Manuell telleverkavlesing 2 ganger pr. år. A - konto faktura vert utferda for estimert forbruk/kvartal. Avrekning ved utgang av 12 mnd periodar. Kvalitetssikring:Tilbydar skal ha eit kvalitetssystem som fangar opp avvik, og inneheld avviks-handsamingsprosedyrar som gjeld avvik forårsaka av underleverandør og internt i eigen organisasjon. Beskrivelse av dette punktet vil bli vurdert under tildelingskriterier. 5

6 Ved minimumskrav/skal og må krav er dette absolutte krav, og manglande oppfylling av desse kan føra til avvising av tilbodet. Krav til maskinane: Segment Kopiar pr. min. s/v og farge Format Fargescannar Begge A4 Ja Begge A4 + A3 Ja Begge A4 + A3 Ja Begge A4 + A3 Ja Minimumskrav til maskinane: Tekniske krav: Maskinane skal oppfylla alle tekniske krav i anbodsskjema. Høgare hastighet enn oppgjeve intervall kan dog aksepterast. Sikkerhet: Alle tilbydde maskinar skal oppfylla lovpålagte sikkerheitskrav og vera CE-merka. Teljeverk: Det skal vera teljeverk på alle maskinar, separat for farge og S/V. Harddisk: Maskinane skal ha nødvendig harddisk for fullgod funksjonalitet inkludert i maskinpris. Duplex: Alle maskinar skal ha mulighet for tosidig utskrift m/valfri standardinnstilling. Standard utskrift: Alle maskinar skal ha S/V utskrift som standard. Brukarmanualar/display: Brukarmanualar og display skal vera på norsk språk. Brukarpanel: Brukarpanel i normal arbeidshøgde (Universell utforming) Datablad: Det skal føreliggja datablad for maskinane som dokumenterar energiforbruk, støy og evt. utslepp. Drivarar: Drivarar skal vere sertifisert av Microsoft for Windows 2008 OG nyare. Drivarar skal vere Citrix Ready og fungere med Citrix XenApp 6.5 OG nyare. Drivarar skal fungere godt saman med Citrix Universal Print driver/server i versjon 6.5 OG nyare. Det er ynskjeleg med ein felles drivar for alle maskinar frå same produsent. Sikker utskrift: Maskinane skal ha mulighet for sikker utskrift med pinkodar/passord. «Følg meg-utskrift» : / Follow me print.: Det er ynskjeleg med ei beskriving av ein løysing på sikker print som omfattar skrivarar som leverandør på dette anbodet kan 6

7 tilby i tillegg til eksisterande å støtta printere som er i ferd med å vert fasa ut og mindre nettverkskrivarar som vert nytta på mindre kontor. Nummer koding, evt kort. Koder=evt henta frå AD- tilsett nr som er på 5 siffer. NB! Følg-meg-utskrift-kø/drivar må og støtte same krav som for Drivarar generelt. Universell utforming: Leverandøren skal tilby maskinar med universell utforming. Dette er spesielt fokusert på display, tilgjengeleghet og lesbarhet, men også operativ bruk av maskinane. Display skal vera mulig å kjenna igjen frå maskin til maskin uavhengig av maskinmodell. Universell utforming vil bli vurdert under tildelinskriterier. Miljøkrav: All emballasje skal fjernast og handsamast på rett miljømessig måte. Medlemsskap i grønt punkt eller tilsvarande ordning dokumenterer oppfylling av krava. Alternativt kan beskrivelse av eigen returordning fungera som dokumentasjon. Produktet skal vera energieffektive, og ha strømsparingsfunksjon som standard. Dokumentasjon på dette kan vera Energy Star sertifikat, Svanemerka, Blaue engel eller tilsvarande. Alternativt kan teknisk dokumentasjon frå produsent eller testrapport dokumentera krava. Forbruk under dvale og bruk skal oppgjevast, og vil bli vurdert under tildelingskriterier. Støy under bruk og dvale skal oppgjevast, og vil bli vurdert under tildelingkriterier. 3 mnd niborrente Påslag i % Kva påslag vert nytta? (Skal vera fast i heile perioden) Overnemnte kravspesifikasjon og minimumskrav side 1 6 er lest og akseptert, og fast påslag på niborrente er oppgjeve. Dato Firma.. Sign. 7