SULDAL KOMMUNE; VINJAR SKULE : OPEN KONKURRANSE OM MØBEL-/ INVENTARLEVERANSE TILBODSGRUNNLAG

Transkript

1 Kon-Sul AS, 4230 Sand SULDAL KOMMUNE; VINJAR SKULE : OPEN KONKURRANSE OM MØBEL-/ INVENTARLEVERANSE TILBODSGRUNNLAG Sand,

2 1 TILBODSINNBYDING Orientering Suldal kommune står føre innkjøp av møblar og utstyr til Vinjar skule. Leveransen er kunngjort som open tilbodskonkurranse i Doffin Skulen skal tas i bruk til skulestart i august d.å., etter oppgradering med omfattande rivings-, rehabiliterings-, ombyggings- og tilbyggingsarbeid. Skulen ligg på Suldalsosen, ca. 18 km frå kommunesenteret Sand. Om leveransen Innkjøpet blir regulert av Forskrift om offentlige anskaffelser, del II. Levering og montering av nye møbler og inventar / utstyr skal skje iht. dette tilbodsgrunnlaget med spesifikasjonar. Det kan ikkje gis tilbod på deler av leveransen. Det blir gjort spesielt merksam på at skulen skal bruke deler av inventaret ein har frå før, men graden av gjenbruk vil bli vurdert nærare iht. til tilbod og budsjett. Tilboda vurdert iht. budsjettramma kan medføre justert leveranseomfang. Vedlagte etasje- og møbleringsplanar gir orienterande oversikt og viser prinsipp for planlagt innreiing av skulelokala. Leverandøren vil få direkte tilkomst utanfrå til begge etasjane. a) Kjøpar / representantar; namn og adresser Kjøpar / byggherre Suldal kommune, v. kommunale bygg og eigedomar, Eidsvegen Sand Tlf: postmottak@suldal.kommune.no Kontaktperson: prosjektleiar Hallvard Bakka Arkitekt- og interiørarbeider Kon-Sul AS, Lagarhusvegen 5, 4230 Sand Tlf: post@kon-sul.no Kontaktpersonar: Per Fremmersvik / Peter Tijhuis Byggeleiar Kon-Sul AS, Lagarhusvegen 5, 4230 Sand Tlf: post@kon-sul.no Kontaktperson: Inge Hoftun b) Vareleveransen; varekategoriar og mengder mv. Varekategoriar med spesifikasjonar og mengder går fram av vedlagt møbleringsskjema (excel-format) som saman med møbleringsplanane viser kor i bygningen varene skal plasserast. Tilbydar skal supplere / komplettere skjemaet med einingsprisar, og gi informasjon om tilbodne varer (produkt-id). Produkta skal dokumenterast via designdokumentasjon (brosjyrer, produktdatablad). Varene skal tilfredstille offentlege bestemmelsar og krav til møbler og inventar. Der farge på produkta evt. ikkje er påført i tilbodsgrunnlaget, skal kjøpar ha rett til å velje fargar innafor produsenten sine standardfargar utan priskonsekvens. 2

3 c) kor og når levering av varene skal skje Varene skal leverast og monterast på Vinjar skule på Suldalsosen. Varene skal vera ferdig installert på skulen seinast innan fredag 1. august d.å. Det er ønskeleg at deler av vareleveransen kan skje tidlegare (skap og hyllereolar), men ikkje tidlegare enn frå tysdag 1. juli. Valt leverandør skal leggje fram ein leveringsplan i samråd med oppdragsgjevar. Leveringsplanen skal ta omsyn til eventuelle arbeid som skal/må utførast av andre. d) stad og tid for levering av tilbod Tilbodet skal leverast i lukka konvolutt merka: Suldal kommune møbler / inventar Vinjar skule. Tilbodet skal sendast eller leverast til: Kon-Sul AS, Lagarhusvegen 5, 4230 Sand. Tilbodsfrist: fredag 4. april 2014, kl e) bindingstid Tilboda skal stå ved lag i 3 månader frå tilbodsfristen. f) tilbod som kommer for seint vil bli avvist Tilbod som kjem inn etter at tilbodsfristen er gått ut, skal registrerast i eigen tilbodsprotokoll og avvisast som for seint innkome. Tilbydar skal straks varslast om dette. For seint innkome tilbod skal returnerast uopna. (Evt. opnast etter sjølve tilbodsopninga, om identiteten må sjekkast). g) tilbod som ikkje er i samsvar med vilkåra i tilbodsgrunnlaget kan bli forkasta Tilbod frå leverandør som ikkje har rett til å delta i tilbodskonkurransen skal avvisast. Ved vurdering i kvart enkelt tilfelle skal det avgjerast om eit tilbod skal forkastast fordi det ikkje inneheld dei opplysningane som er kravt, er mangelfullt prisa, eller på anna vis avvik frå føresetnadane i tilbodsinnbydinga slik at konkurransetilhøvet mellom tilbydarane blir påverka. h) div. atterhald Suldal kommune har rett til evt. å forkaste alle tilbod. Leverandøren kan ikkje gjere endringar i tilbodsgrunnlaget. Alle postar i tilbodet skal fyllast ut slik dei står i tilbodsgrunnlaget. Leverandøren kan likevel komme med evt. merknader i eige følgjeskriv. Val av tilbydar blir gjort på grunnlag av komplette tilbod. Men kjøpar skal ha høve til å justere leveransane etter at tilbydar er valt. 3

4 Dersom slike endringar fører til endring av mengdene i tilbodet, skal dei aktuelle postane kunna regulerast forholdsmessig i samsvar med endringa, basert på dei einingsprisane som er gitt i tilbodet. Kjøpar tek atterhald om å trekke ut einskilde postar eller delar av postar. Desse skal då gå ut eller regulerast i samsvar med reelle mengder. Leverandøren kan ikkje krevje erstatning for avbestilling ved slike høve. i) fast pris Tilbodet skal vera fastpristilbod, dvs. ingen regulering for pris- og lønsstigning. j) krav til leverandøren sine kvalifikasjonar Leverandøren skal dokumentere at han har naudsynte kvalifikasjonar for oppdraget. Kvalifikasjons- og dokumentasjonskrava går fram av utlysinga i Doffin, skal leverast inn saman med tilbodet. k) kriteria for val av tilbydar Leveringskontrakten skal tildelast på bakgrunn av følgjande vurderingskriteria (NB! kriteria står ikkje i prioritert rekkefølgje): pris, d.e. tilbodssum eks. mva. leveringstid/-sikkerhet, garantiar. estetiske og funksjonsmessige eigenskapar, ergonomi. design og innreiingseigenskapar; møblane i romma. kvalitet, levetidskostnader, driftskostnader, totaløkonomi. brukaromsyn ( universal utforming, miljøeigenskapar m.v.). Ved val av tilbydar vil fullstendig utfylt tilbod og tilbodssum eks. mva. bli lagt til grunn saman med dei andre kriteria. l) orientering om val av tilbydar Tilbydarane blir orientert straks leverandør ein aktar å inngå avtale med, er valt. m) særskilde tilhøve; kvalitetssikring, gjennomføringsplan Arbeida på plassen må skje i kontakt med byggeleiar som samordnar med andre aktivitetar og brukarane. Sikring, varsling, orden, opprydding; arbeida på plassen skal utførast på ryddig måte, utan at bygningen blir påført skade. Leverandøren har ansvaret for at arbeidsområda er tilfredsstillande sikra mot uhell og ulykker. Alle direkte og indirekte kostnader som leverandør får med levering og montering i skulelokala, inkl. opp- / utrydding og fjerning av avfall, skal vera inkludert. n) Dokumentasjon av tilbudt leveranse; levert saman med tilbodet Leverandøren skal levere produktinformasjon (datablader osv). Leverandøren skal levere funksjons- og systembeskrivelser, montasjeblad. 4

5 Leverandøren skal levere enkel og lettfattelig brukarrettleiing for inventar / utstyr. Leverandøren skal levere rettleiing for daglig og / eller rutinemessig reinhald av inventar og utstyr (drifts- og vedlikehaldsinstruksar). o) Dokumentasjon av utført leveranse Valt leverandør skal dokumentere leveransen i A4-perm (2 eks.) + i digital versjon. Komplett godkjent dokumentasjon skal liggja føre innan ei veke før fristen for sluttoppgjer, som er 30 dagar etter ferdigstillingsfristen. All dokumentasjon skal vera i elektronisk form. Produktdatablad skal fortrinnsvis leverast i originalt digitalt pdf-format. All skanna dokumentasjon skal vera i pdf. Kun tekstinformasjon kan eventuelt leverast i Word-format. Materialet skal oversendast Kon-Sul AS, som formidlar vidare til oppdragsgjevar. Kon-Sul AS Inge Hoftun Per Fremmersvik Vedlegg - Møbleringsplanar 1. og 2. etasje - Møbleringsskjema med mengder og generelle krav, 2 A3-sider (i excel-format, tilbydar fyller ut prisar og spesifiserar leveransen nærare) (Tilbodsbrev følgjer på neste side) 5

6 2 TILBODSBREV Tilbodssum Underteikna leverandørfirma tek på seg, for Suldal kommune som kjøpar /oppdragsgjevar, å levere varer og monteringsarbeider iht. tilbodsgrunnlaget for følgjande pris: a. tilbodssum eks. mva. kr. b. avgift, 25% kr. c. totalsum kr. Regulering av kontraktsummen Tilbodet er fastpris-tilbod, og kontraktsummen skal derfor ikkje regulerast på grunn av endringar i lønningar, prisar, sosiale utgifter m.v. Atterhald Tidsfristar Levering kan starte dagar etter tinging / kontrakten er underteikna. Ved kontraktsinngåing innan utgangen av april, skal leveransen vera utført innan Underleverandørar Tilbydar vil knytte til seg følgjande underleverandørar: 6

7 Sikkerhet Kjøpar stiller ikkje sikkerhet. Leverandøren stiller sikkerhet for sine leveringsplikter i form av bankgaranti frå:.. Dagmulkt Ved evt. forseinka leveranse skal det betalast dagmulkt tilsvarande 1 promille av kontraktsummen, minimum kr 1000,- pr. dag. Arbeidsleiing Følgjande person blir kontaktperson for leveransen:... Underskrift av tilbydar Underteikna leverandørfirma har sett seg inn i tilbodsgrunnlaget og gjort seg kjent med omfanget. Prisane som er gitt er dekkande for alle kostnader til varer, arbeid og material som firmaet vil ha for komplett leveranse iht. tilbodsgrunnlaget. Leverandørfirma:... Dato/stad:... Underskrift/stempel:... Telefon/telefax/e-post:... 7