Kommunestyret. Møteinnkalling

Transkript

1 Kommunestyret Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 38/08 PS 39/08 PS 40/08 PS 41/08 PS 42/08 PS 43/08 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Interpellasjoner og spørsmål Utarbeding av eierskapspolitikk for Hvaler kommune Justering av feieravgift Oppnevning av representant tilstyret for stiftelsen Korshavn Oppretting av feil i protokoll fra møte i sak om valg av medlemmer til UMT Søknad om tilskudd til produksjon av dramaserien "HVALER" Samarbeid med Stiftelsen Dypedalåsen - utbygging av sykehjemsplasser PS 44/08 PS 45/08 PS 46/08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon PS 47/08 Tertialrapport pr PS 48/08 Regnskap og årsmelding 2007 PS 49/08 Økonomiplan og årsbudsjett videre prosess PS 50/08 Møteplan 2. halvår 2008 PS 51/08 Meldinger og informasjon PS 52/08 Gebyrregulativ mv for tjenester etter plan- og bygningsloven og delingsloven Justering av timeprisen PS 53/08 Tolkning av forskrift om tildeling av båtplasser PS 54/08 Nasjonalparksenter - lokaliseringsvalg PS 55/08 Omregulering av område ved Hauge barnehage - behandling etter offentlig ettersyn PS 56/08 Tilbud om festekontrakt for punktfeste for oppføring av sjøboder i Vikerhavn unntatt offentligheten 6 2b Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 56

2 PS 38/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 56

3 PS 39/08 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 56

4 Saksnr 2008/850 - Utarbeiding av eierskapspolitikk for Hvaler kommune Arkivkode 255 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Kommunestyret /08 Utarbeiding av retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring for Hvaler kommune - arbeidsprosess Sammendrag Rådmannen anbefaler at kommunen utarbeider retningslinjer og rutiner for kontroll og styring av kommunens eierskap. Dette kan innebære rutiner for rapportering, premisser for valg av styremedlemmer, og premisser for utøvelse av eierskap osv. Rådmannen foreslår at kommunen foretar en gjennomgang av alle selskapene kommunen har eierandeler i, for å diskutere eierstrategi. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal diskutere de ulike problemstillingene knyttet til kommunens eierskapskontroll og eierstyring. Saksopplysninger Bakgrunn for utarbeiding av regningslinjer for eierskapskontroll I de siste 10 årene har det skjedd en tredobling i antall kommunale selskaper. Med bakgrunn i veksten i kommunaleide selskaper og større skandaler i kommunesektoren (vannverkssaken) er det satt økt fokus på kommunens rolle som samfunnsansvarlig eier. Når det etableres selskaper gir kommunen slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring. Nyere undersøkelser viser at mange kommuner ikke er bevisst på hva denne nye rollen innebærer. Det er derfor få eksempler på eierskapsmeldinger. Undersøkelser viser at kommunene har en manglende oversikt og kunnskap om kommunens selskapsorganisering og ulike organisasjonsformer. Dette ser ut til å resultere i en passiv eierskapsrolle (KS fra veileder i eierskapstenkning 2007). Kommunestyret overfører myndighet til å utøve styringen til eierorganet. I tråd med kommunestyrets delegasjon av myndighet skal kommunestyret gi eierorganet de nødvendige politiske fullmakter og rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det politiske flertallets ambisjoner. Kommunestyret bør derfor vedta noen klare overordnede retningslinjer for hvordan de ønsker kontrollen med selskaper de har eierandeler i skal utøves. Kommunens kontrollplikt - og tilsynsplikt Kommuner har både et kontroll- og tilsynsansvar. I dette ligger ansvar for å påse at den virksomhet man er ansvarlig for blir organisert slik at målene nås. Kontrollansvaret i en kommune er lagt til kontrollutvalget. Nytt fra 2004 er kommunelovens krav om selskapskontroll. Selskapskontrollen er kontroll med forvaltning av eierinteresser og om dette skjer i samsvar med eierens vedtak og forutsetning. (Kommunel ledd og 80). Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. I følge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Møteinnkalling side 4 av 56

5 Det er her viktig at kommunene utarbeider retningslinjer og rutiner som skal være kontrollutvalgets grunnlag/utgangspunkt for kontroll. Uten klarer retningslinjer fra kommunen vil kontrollutvalgets grunnlag for kontroll være ufullstendig. Kommunenes sentralforbund (KS) har utarbeidet en veileder for eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalteide selskaper og foretak (KS ). Det blir fra KS bla. anbefalt at kommunene utarbeider eierskapsmeldinger. Eierskapsmeldingen skal inneholde en klargjøring av strategier og retningslinjer for det enkelte selskap. En eierskapsmelding kan defineres som et overordnet politisk styringsdokument for virksomhet som er lagt til et annet rettsubjekt, eget styre, en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. En eierskapsmelding bør inneholde minimum tre hovedpunkter. 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid 2. Politiske og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, vedtektsrevisjon Iht. veilederen kan eierskapsmelding bidra til å skaffe en bedre oversikt over kommunens samlede virksomhet. Eierskapsmeldingen vil sørge for åpenhet ovenfor omverden og internt i kommunen. Gjennom eierskapsmeldingen kan kommunen gi overordnede styringssignaler til selskapsstyrene i forhold til bla. miljø, likestilling og etikk osv. Anbefalinger fra Østfold kontrollutvalgssekretariat Etter å ha gjennomført selskapskontroller av Hvalertunnelen as og Hvaler arbeidssenter as har kontrollutvalget anbefalt Hvaler kommune å ta stilling til bla. følgende problemstillinger om eierkontroll: 1. Det anbefales at kommunen vurderer å gi et tilbud om opplæring for nyvalgte/valgte styrerepresentanter 2. Det anbefales at kommunen etablerer et arkivsystem for sine selskap og ikke minst gir føringer på hva som skal inngå av dokumentasjon i et slikt arkivsystem. 3. Kommunen utarbeider faste rutiner for rapportering mellom dens valgte representanter og dens administrative og politiske ledelse. 4. Det anbefales en gjennomgang av bedriftenes formål og selskapsstrategier for å se om det er behov for endringer. I arbeidet med å utarbeide en eierskapspolitikk for Hvaler bør tiltak for kontrollutvalgets anbefalinger inngå i tillegg til andre problemstillinger knyttet til eierskapsstyring og eierskapskontroll. Innkomne merknader Rapport om eierskapskontroll for Hvalertunnelen as ØKUS Rapport om eierskapskontroll Hvaler arbeidssenter as ØKUS Hjemmelsgrunnlag I kommunelovens ledd og 80 Høring av forslag til endringer i kommuneloven og forvaltningsloven om rolleklarhet mv. i kommunesektoren. Vedlegg: Foreløpig liste over selskaper kommunen har eierandeler i. Vurdering Hvaler kommune er en liten kommune der relativt få verdier er bundet opp i eierandeler i selskaper. Det er likevel viktig for kommunen å få en oversikt over hvilke selskaper en har eierandeler i, for å ha en viss kontroll og styring over selskapenes drift og utvikling. Kommunen bør som eier avklare sitt ståsted i forhold til selskapene og definere forventninger. Utøvelsen kan ha direkte konsekvenser for virksomhetens disponeringer og eierskap. Rådmannens foreslår at det utarbeides en eiermelding for Hvaler kommune. Møteinnkalling side 5 av 56

6 Utarbeiding av overordnede retningslinjer for eierstyring og eierkontroll kan bidra til at kommunen får en helhetlig tenkning rundt eierskap, slik at kommunen blir bevisst sin rolle som eier. Eierkontroll er et politisk anliggende. Det er derfor viktig at diskusjonen om hvordan retningslinjene og eiermeldingen skal utformes, diskuteres og forankres politisk. Rådmannen anbefaler følgende saksgang/prosess for å utarbeide en eierskapspolitikk for Hvaler: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som diskuterer overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierskapsstyring for Hvaler kommune. Det foretas en gjennomgang av selskaper Hvaler kommune har eierandeler i. Rådmannens foreslår at arbeidsgruppen er formannskapet. 2. Innspillene fra arbeidsgruppen tas inn i et forslag til retningslinjer for eierkontroll og eierstyring og det utarbeides et forslag til eiermelding for Hvaler kommune. 3. Et forslag til overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring behandles så politisk. Problemstillinger til drøfting: Det kan være interessant å diskutere hvilke type eierskapsformer som skal inngå i retningslinjene for eierkontroll og eierstyring (AS, IKS, Stiftelse, sameie, legater, andre samarbeidsordninger). Hvem bør sitte som kommunens representant i styrene i selskapene Dette særlig i forhold til kompetanse og habilitet (nytt lovforslag komm.l og fvl.) Hvordan skal styret fungere, hvilke rolle skal det spille, styrets sammensetning kan også diskuteres. Rutiner for opplæring av styremedlemmer hvordan og hvor ofte. Rutiner for evaluering og oppfølging av eierskapsstrategiene: Hvordan skal rapporteringen gjennomføres og hva skal den inneholde. Eierstrategi for de enkelte selskapene - diskusjon om retning i forhold til de enkelte selskapenes utvikling. Er forventningene til styret og selskapet tydelig nok uttrykt. Framgår formålet klart nok av vedtektene. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt i forhold til eierandel Konklusjoner Rådmannen foreslår at Hvaler kommune igangsetter arbeidet med å utarbeide en eierpolitikk for Hvaler kommune der kontrollutvalgets anbefalinger følges opp. Det etableres en arbeidsgruppe som diskuterer eierstyring og eierstrategi for bedriftene kommunen har eierandeler i. Arbeidsgruppen er formannskapet. Med bakgrunn i innspill fra arbeidsgruppen utarbeides videre et forslag til overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring for Hvaler kommune. Det utarbeidet et forslag til eiermelding for Hvaler kommune Rådmannens forslag til vedtak 1. Hvaler kommunestyre vedtar å igangsette arbeidet med å utarbeide retningslinjer for eierkontroll og eierstyring for Hvaler kommune. 2. Formannskapet nedsettes som arbeidsgruppe for arbeidet. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannen forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : 1. Hvaler kommunestyre vedtar å igangsette arbeidet med å utarbeide retningslinjer for eierkontroll og eierstyring for Hvaler kommune. 2. Formannskapet nedsettes som arbeidsgruppe for arbeidet. Møteinnkalling side 6 av 56

7 Møteinnkalling side 7 av 56

8 Foreløpig liste over selskap/sameier der Hvaler kommune har eierandeler Navn/ selskapstype Type bedrift Aksjekapital Mineberget Industrier AS Unicom AS Vernet bed Fredrikstad Distrikts Vegfinansiering BorgBuss Østfold Kommunerevisjon IKS AS Hvalertunellen Opplev Fredrikstad Hvaler as Eierkommuner/ medeiere Komm. andel. Vernet bed Fr.stad og Hvaler 16,67% Finansiering Samarbeid Busssel. Eierforh. Under endring Revisjons- Selskap. Finansiering av Hvaler tunnelen Fr.stad(88,5%), Hvaler, Råde og Østfold fylke (5,5%) Fredrikstad komm (76.6%) Østfold f.komm. (20%) Hvaler Fr.stad og Hvaler 14,5% Eieres av råde, Rygge, Hvaler, Moss, Halden, Sarpsborg og Fredrikstad Fr.stad, Hvaler og Østfold fylkeskommun 2% 68% Turistutv Fredrikstad( 35%) sentrum BA (44,3%) Hvaler (6.5%) 6,5% Båthavn/ Hvaler komm. 29,22% næring Skjærhallen Gjestehavn as Hvaler arbeidssenter AS Verna bed. 100% Laenga Hyttegrend aksjonærer Aksje nr (tilbys 1 og 46 for salg) Andeler i FOBBL 400 Sameier Idiell andel Medeiere Stokken sameide 1/3 Stiftelsen Dypedalsåsen Hvaler kommune Knut Martinsen Tjudalen (g/br 49/287 1/8 Stiftelsen Dypedalsåsen Hvaler kommune Martinsen Knut Klingvall Anne Lise Kristiansen Paula Bertha Alexanderson Jenny Hansen Sverre Arnesen Petter Arnt Grønnet Gunhild Torgersen Rolf Klingvall Bjørn Bjerklund Annie Helene Amundsen Kristiane Hedvalg Anna Eugenie Nilsen Evelyn Sigrid Johansen Berit Synnøve Møteinnkalling side 8 av 56

9 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2008/768 - Justering av feieravgift Bernt Erik Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Justering av feieravgift Saksopplysninger Kommunens brann- og feiertjeneste ble pr overført til Fredrikstad kommune gjennom en vertskapskommuneavtale. I beregningsgrunnlaget for avtalen ble det antatt at feiertjenesten kunne utføres til samme pris som i Fredrikstad og feieravgiften ble som følge av dette satt ned fra kr. 298 til 180 pr pipe. I regnskapet for 2007 viser det seg imidlertid at stipulert avgift ikke dekker kostnadene og tjenesten viser et regnskapsmessig underskudd på kr Kommunens direkte faktureringskostnader inngår, med kr , mens andre overheadkostnader som for eksempel kontor og adm. ikke vises i regnskapet. Tjenesten har således ikke vært selvfinansiert slik som forutsatt og administrasjonen fremmer derfor denne saken om justering av avgiften. Kommunerevisjonen har også rettet en forespørsel om selvkost og evt. tiltak. Brannsjefen i Fredrikstad har i tillegg nylig sendt en bekymringsmelding for årets budsjettramme, med antydning om et samlet merforbruk i størrelsesorden kr for drift av vårt deltidsbrannvesen. Det fremgår ikke her i hvilken grad feiertjenesten bidrar, men det er bl.a. pekt på lønnsjusteringer som følge av vårens lønnsforhandlinger. Hjemmelsgrunnlag Kommunens betalings- og gebyrregulativ Vurdering Dersom vi hadde opprettholdt kommunens opprinnelige avgift, med tillegg til vedtatt normal prisstigning ville basisgebyret i dag vært kr. 320,-. Med ca avgiftsobjekter vil en justering til dette nivå gi en merinntekt på kr ,- på årsbasis. Halvårsvirkning, som vil være aktuelt i år, vil altså ikke gi full kostnadsdekning i Det finnes heller ikke noe bundet driftsfond til å møte situasjonen. Det vurderes riktig å søke inndekning av det regnskapsmessige underskuddet på kr ,- i Dette vil gi et årsgebyr på kr. 355 og et gebyr for 2. halvår 2008 på kr De aller fleste gebyrene er basert på vanlig bolig med ettløpspipe men regulativet inneholder noen flere kategorier: dobbeltpipe, ekstrapipe og fritidsbolig. For disse foreslås det en skjønnsmessig justering slik: Dobbeltpipe kr. 450 Ekstrapipe kr. 300 Fritidsbolig kr. 400 Møteinnkalling side 9 av 56

10 For 2009 vil en videreføring av et slikt avgiftsnivå tilsynelatende gi et overskudd for tjenesten, men her bør det gjennomføres en grundigere vurdering av det totale kostnadsbildet, med realistiske overheadkostnader. Samtidig er det behov for å få etablert et driftsfond til å møte kostnadssvingninger, slik det er vanlig innenfor de betalingsbaserte tjenestene. Avgiftsnivået for 2009 og regulativets oppbygging vil i tillegg bli gjenstand for vurderinger i budsjettbehandlingen er det første hele driftsåret i samarbeidet med Fredrikstad, som vil gi oss et bedre grunnlag for vurdering av kostnadsbildet. Rådmannens forslag til vedtak Utvalget for miljø og teknikk anbefaler formannskapet å avgi følgende innstilling til kommunestyret: Hvaler kommune vedtar ny årsavgift for feiing som følger: Vanlig bolig med en pipe kr. 335,- Dobbeltpipe kr. 450,- Ekstra pipe kr. 300,- Fritidsbolig kr. 400,- Alle tall eks. mva. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 10 av 56

11 Saksnr 2004/673 - Oppnevning av representant tilstyret for stiftelsen Korshavn Arkivkode 255 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret /08 Oppnevning av representant til styret for stiftelsen Korshavn Sammendrag Kommunestyret skal velge to medlemmer til styret for stiftelsen Korshavn, som skal fungere for 2 år om gangen. (Frøkengården) jfr. Stiftelsens vedtekter. Saksopplysninger Hvaler kommune er blant stifterne av Stiftelsen Korshavn (Frøkengården). De øvrige stifterne er: Fortidsminneforeningen i Østfold, Fredrikstad museum, og kystmuseet Hvaler Stiftelsens formål er å forvalte, vedlikeholde og bevare bebyggelse med eksisterende innbo på eiendommen gnr. 25 bnr. 9 Korshavn Frøkengården Hvaler i samsvar med retningslinjer fra antikvariske myndigheter og vilkår som fastsatt av donatorene. Da Det Norske Videnskaps Akademi selv ikke hadde ressurser for å vedlikeholde og forvalte eiendommen, og for å sikre en best mulig og lokalt forankret drift og utvikling av eiendommen valgte Akademiet, i forståelse med donatorene, å overdra eiendommen vedelagsfritt til Stiftelsen Korshavn med et styre bestående av lokale myndigheter og kulturorganisasjoner. Stiftelsen ledes av et styre bestående av 5 medlemmer som fungerer for 2 år om gangen. I kommunestyrevedtak 56/04 ble Anne May Sandvik Olsen enstemmig oppnevnt som kommunens representant i styret. Inger Jensen er oppnevnt på vegne av Hvaler kommune. Jensen har sittet i styret siden stiftelsen ble stiftet. Siden 2004 har Inger Jensen representert Hvaler kommune i styret. Jensen er valgt inn i styret på bakgrunn av sin kompetanse. Iht. vedtektene er det mulighet til å foreta gjenvalg av styremedlemmene. Hjemmelsgrunnlag Vedtekter for stiftelsen Korshavn (Frøkengården) vedtatt på Stiftelsesmøte Kommunestyrevedtak: Vurdering Rådmannen foreslår at det velges to nye representanter til stiftelsen Korshavn (Frøkengården). Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommunestyre velger følgende to personer til styret i Stiftelsen Korshavn: 1 2. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rrådmann Møteinnkalling side 11 av 56

12 Saksnr 2007/ Valg av faste utvalg og nemnder for valgperioden Kommunestyrevalg Arkivkode 080 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret /08 Oppretting av feil i protokoll fra møte i sak om valg av medlemmer til UMT Saksopplysninger I forbindelse med valgene av ulike politiske utvalg ble det foretatt et avtalevalg der partiene i Hvaler kommunestyre la fram en felles innstilling om valg av medlemmer til utvalgene. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. På listen som ble oversendt administrasjonen dagen i forveien manglet en linje, noe som førte til at en rekke navn ble utelatt under varamenn til UMT. Dette ble kommentert i kommunestyre og forsøkt rettet. I ettertid har vi fått beskjed om at Anne May Sandvik Olsen i den forbindelsen feilaktig ble slettet fra listen som 2 varamedlem for AP i UMT. Administrasjonen har sett på videoen fra kommunestyremøtet og undersøkt hvilken feil som ble gjort. Hjemmelsgrunnlag Kommunestyresak sak 48/07 Video fra kommunestyremøte Vurdering Rådmannen beklager feilføringen av protokollen. Rådmannen anbefaler at kommunestyret vedtar å rette opp feilen. Konklusjoner Anne May Olsen (AP) har falt ut av listen under 2.vara til UMT. Protokollen rettes. Rådmannens forslag til vedtak Protokollen rettes opp som følger Varamedlem til UMT for AP/SV/SP: 1. Varamedlem : Paul Henriksen 2. Varamedlem: Anne May Sandvik Olsen 3. Varamedlem: Arnfinn Vikerheim 4. Varamedlem: Karin Kristiansen 5. Varamedlem: Birgit Kristiansen Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 12 av 56

13 Saksnr 2008/ Søknad om tilskudd til tv-dramaserien Hvaler Arkivkode 223 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /08 Kommunestyret /08 Søknad om tilskudd til produksjon av dramaserien "HVALER" Sammendrag Rubicon as og Medieparken as skal som kjent på vegne av TV2 produsere en tv dramaserie med i første omgang 12 episoder. Serien vil bli sendt på TV2 i perioden september desember 2008 i beste sendetid. I tillegg vil serien bli solgt til utenlandske tv-selskaper. Produsentene av tv-dramaserien Hvaler har gjennom noe tid vært i kontakt med Hvaler kommune, regionrådet for Nedre Glomma (kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler) og Østfold fylkeskommune. Blant annet med ønske om økonomisk tilskudd til produksjonen av dramaserien. Regionrådet og hver av de tre kommunene har fått en felles søknad som vedlegges denne saken. Denne felles søknaden er en søknad til regionrådet om støtte til et prosjekt for å utnytte mulig synergi av produksjonen, samt en søknad til hver av de tre kommunene om kr i tilskudd til produksjonen av dramaserien. Denne søknaden er skrevet av rådmann Torleif Gjellebæk på vegne av de tre rådmennene i regionrådet, og etter innspill fra produsentene og potensielle samarbeidende parter i arbeidet med å utnytte mulig synergi av denne tv-serien. Ordførerne i de tre kommunene har vært positive til en slik søknad. Produsentene har i tillegg søkt Østfold fylkeskommune om tilskudd til produksjonen, slik at samlet tilskudd fra fylkeskommunen og de tre kommunene blir i samsvar med den finansieringsplanen som fremgår av vedlagte søknad, nemlig 2 mill kroner. Politisk ledelse i fylkeskommunen har vært positiv til denne søknaden, men den er i skrivende stund ikke ferdig behandlet. Budsjettet for produksjonen av 12 episoder av tv-serien er 25.5 mill kroner, hvorav det søkes om 2 mill kroner fra fylkeskommunen og de tre kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler. Dersom serien blir en suksess kan det bli aktuelt å produsere flere episoder. Produsentene anslår at 40 % av verdien av budsjettet for produksjonen blir brukt til kjøp av varer og tjenester i Nedre Glomma. I tillegg er det antatt at tv-serien vil ha en betydelig verdi i forhold til markedsføring av regionen og muligheter for å skape merverdi (synergi) med basis i dette. For øvrig vises til vedlagte søknad. Saksopplysninger Se sammendraget over, samt vedlagte søknad datert Vedlegg Søknad datert til regionrådet og hver av de tre kommunene i regionrådet. Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Møteinnkalling side 13 av 56

14 Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering Rådmannen slutter seg til de argumenter som er framført i vedlegget og vil spesielt peke på avsnittet Konklusjoner og oppsummering på brevets side 4. Regionen er i en konkurransesituasjon i forhold til annen lokalisering av produksjonen. Det lokale tilskuddet vil sikre at produksjonen legges til regionen og at flest mulig opptak blir gjort på ulike steder i regionen. Prosjektet med formål å utnytte ringvirkningene av produksjonen anses å være fornuftig offentlig satsning på næringsutvikling, både på kort og lang sikt. Prosjektet vil stimulere til samarbeid innen offentlig sektor og mellom offentlig sektor og private virksomheter. TV-serien Hvaler vil i tillegg kunne få meget stor betydning og verdi i form av direkte og indirekte markedsføring av Nedre Glomma og Hvaler. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune vedtar med bakgrunn i vedlagte søknad, datert , å bevilge kr i tilskudd til produksjonen av tv-dramaserien Hvaler. Det er en forutsetning for tilskuddet at en størst mulig del av opptakene og produksjonen av serien skjer i Nedre Glomma-regionen. Bevilgningen på kr dekkes ved bruk av disposisjonsfondet som pr var pålydende kr Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : AP og SV fremmet følgende tilleggsforslag til rådmannens forslag: Hvaler kommunestyre forutsetter at Fredrikstad kommune, Sarpsborg kommune, og Østfold fylkeskommune bevilger de summene som ligger i søknaden. Votering: Rådmannens forslag til vedtak med tilleggsforslag ble vedtatt mot 1 stemme. Lene Strøm (H) stemte mot. Innstilling fra Formannskapet : Hvaler kommune vedtar med bakgrunn i vedlagte søknad, datert , å bevilge kr i tilskudd til produksjonen av tv-dramaserien Hvaler. Det er en forutsetning for tilskuddet at en størst mulig del av opptakene og produksjonen av serien skjer i Nedre Glomma-regionen. Hvaler kommunestyre forutsetter at Fredrikstad kommune, Sarpsborg kommune, og Østfold Fylkeskommune bevilger de summene som ligger i søknaden. Bevilgningen på kr dekkes ved bruk av disposisjonsfondet som pr var pålydende kr Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : UKPT fremmer følgende tillegg til vedtak: Hvaler Kommunestyret forutsetter at Fredrikstad kommune, Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune bevilger de samme summer som ligger i søknaden. Ved senere søknader av en slik art er det ønskelig å gi støtte som et underskuddsgaranti. Votering: Mot to stemmer( Lene Strøm H og Ann-Lise Pettersen FrP) Møteinnkalling side 14 av 56

15 Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Hvaler kommune vedtar med bakgrunn i vedlagte søknad, datert , å bevilge kr i tilskudd til produksjonen av tv-dramaserien Hvaler. Det er en forutsetning for tilskuddet at en størst mulig del av opptakene og produksjonen av serien skjer i Nedre Glomma-regionen. Bevilgningen på kr dekkes ved bruk av disposisjonsfondet som pr var pålydende kr Hvaler Kommunestyret forutsetter at Fredrikstad kommune, Sarpsborg kommune og Østfold fylkeskommune bevilger de samme summer som ligger i søknaden. Ved senere søknader av en slik art er det ønskelig å gi støtte som et underskuddsgaranti. Møteinnkalling side 15 av 56

16 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2006/767 - Nye sykehjemsplasser på sykehjemmet Dypedalåsen. H12 Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet /08 Formannskapet /08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /08 Kommunestyret /08 Samarbeid med Stiftelsen Dypedalåsen - utbygging av sykehjemsplasser Sammendrag Hvaler kommune og Stiftelsen Dypedalåsen (tidligere Stiftelsen Dypedalåsen alderspensjonat) har fra 1981 samarbeidet om driften av Dypedalåsen alderspensjonat. I denne saken gis det er kort tilbakeblikk på dette samarbeidet slik det ser ut fra kommunens side, samtidig som det skisseres noen prinsipper som kan legges til grunn for samarbeidet i fremtiden. Saken informerer også om kommunens behov for nye sykehjemsplasser, og om utfordringene knyttet til å finansiere disse plassene. Saksopplysninger Om Stiftelsen Stiftelsen Dypedalåsen Alderspensjonat ble opprettet av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening 27. juni Kort tid etter ble Stiftelsen registrert i Handelsregisteret og i fylkesmannens register over stiftelser etter stiftelsesloven av 23. mai 1980, nr 11. Stiftelsen var dermed underlagt fylkesmannens tilsyn. 15. juni 2001 ble det vedtatt ny stiftelseslov, gjeldende fra 1. januar 2005, men med visse overgangsordninger fram til 1. januar Den nye stiftelsesloven medførte store forandringer, sammenlignet med det som gjaldt tidligere. Blant annet ved å innføre større begrensninger i stifternes muligheter til å bestemme over stiftelsen. I sammenheng med dette ble det fra opprettet et særskilt stiftelsestilsyn (lotteri- og stiftelsestilsynet) som nå har tilsyn med stiftelsene, og betydelig utvidede fullmakter ovenfor disse, sammenlignet med det som fylkesmennene tidligere hadde. Stiftelsen Dypedalåsen alderpensjonat er overført til det nye stiftelsesregisteret, men mangler foreløpig vedtekter registrert i stiftelsesregisteret som er godkjent i henhold til den nye stiftelsesloven. Nåværende vedtekter ble fastsatt på årsmøtet i Vestre Hvaler Pleiehjemsforening 16. mars I disse vedtektene skiftet Vestre Hvaler Pleiehjemsforening navn til Hvaler Pleiehjemsforening, mens Stiftelsen Dypedalåsen Aldershjem endret navn til Stiftelsen Dypedalåsen. Nåværende styre for Stiftelsen er i henhold enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene sammensatt slik: Mogens Christensen (leder), Nils Tore Nilsen (nestleder), Kate Holt (styremedlem), Randi Pedersen (styremedlem), Rita Nilsen (styremedlem) og Ivar Stein Skodje (styremedlem). Ragnar Forsberg er varamedlem. Stiftelsen har opplyst at det senere er meldt endringer om styresammensetningen til registeret. Stiftelsen Dypedalåsen er i enhetsregisteret registrert i kategorien som private konsumentorienterte organisasjoner uten profittformål (ideelle organisasjoner). Samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen Det har vært vanskelig å finne god dokumentasjon som grunnlag for å beskrive samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen fra starten og frem til idag. Det vesentligste av den informasjonen som Møteinnkalling side 16 av 56

17 fremkommer om dette i denne saksfremstillingen er hentet fra tidligere avisomtaler, samt fra samtaler med sentrale personer. Fra starten i 1980 til 1985 Dypedalåsen alderspensjonat sto ferdig i mars Institusjonen ble bygget etter initiativ fra entusiastiske medlemmer av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening. Byggingen ble finansiert blant annet ved innsamlede midler, donasjoner og kommunal garanti for lån. Før ferdigstillelsen ønsket kommunen at institusjonen skulle bli et kombinert syke- og aldershjem, mens Stiftelsen ønsket et rent aldershjem. Fra åpningen i mars 1981 til juni 1985 var driften av Dypedalåsen fullt og helt stiftelsens ansvar. Stiftelsen hadde således også arbeidsgiveransvaret for de som var ansatt. Stiftelsen og kommunen hadde ingen formell avtale om driften, men kommunen betalte for oppholdet for nær samtlige av de som bodde der. Hjemmelen for denne betalingen var daværende lov om sosial omsorg som påla kommunen å betale for slikt opphold for mennesker som ikke kunne ta omsorg for seg selv. Særlig i 1981, 1982 og 1983 var det i mange tilfeller uenighet mellom stiftelsen og kommunens sosialsjef om hvem som burde prioriteres for plass og hadde rett til kommunalt betalt opphold. Samtidig synes det åpenbart at sosialstyret i samme periode innvilget kommunal betaling for opphold ved Dypedalåsen i langt større utstrekning enn det som sosialsjefen tilrådde med hjemmel i lov om sosial omsorg. Denne situasjonen var en viktig grunn til at kommunen ikke klarte å utbetale lønningene i rett tid i juni Kommunen var da i praksis insolvent. Situasjonen førte videre til at Hvaler kommune mot midten av 1980-årene var den kommunen i Østfold som brukte mest ressurser til eldreomsorg pr innbygger, samtidig som det også var lange ventelister, særlig til plasser i sykehjem. Situasjonen i første halvdel av 1980-årene var med andre ord at det i kommunen var bygget et flott aldershjem i regi av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening. Tilbudet om plasser i aldershjem var blitt langt bedre enn det som sentrale og lokale fagmyndigheter anbefalte, samtidig som tilbudet om plasser i sykehjem var helt utilstrekkelig. Kommunens økonomi ble svært negativt påvirket av dette. Første samarbeidsavtale i juni 1985 ble det for første gang inngått en samarbeidsavtale mellom Stiftelsen og kommunen. Avtalen medførte at kommunen skulle betale for 18 av 24 plasser, samtidig som tildelingen av plasser skulle besluttes av et inntaksteam bestående av en representant for Stiftelsen, kommunelegen og sykepleiersjefen. På denne måten ble beslutningene om inntak og kommunal betaling mer i samsvar med det som kommunen etter lov om sosial omsorg måtte prioritere. Brudd i forhandlingene om ny avtale i 1987 I 1987 ble det ført forhandlinger om ny samarbeidsavtale mellom Stiftelsen og kommunen. Forhandlingene førte ikke frem, noe som ble innledningen til et par særlig urolige år i forholdet mellom Stiftelsen og kommunen. Kommunen overtar ansvaret for driften i 1989 Fra høsten 1989 overtok kommunen ansvaret for driften av institusjonsplassene ved Dypedalåsen alderspensjonat. Administrasjonen har ikke funnet noen dokumentert avtale om denne overtakelsen. Beslutning om utbygging av nye tilbud og kommunalt ansvar i 1995 avtalen fra I 1995 vedtok kommunestyret (sak 25/95) blant annet at eldreomsorgen i Hvaler kommune skulle samles med utgangspunkt i en institusjon, og at man ville forsøke å få dette til på Dypedalåsen. Forutsetningen var at institusjonen ble bygget ut i samsvar med de behov som kommunen måtte ivareta i henhold til kommunehelseloven og lov om sosiale tjenester med tilhørende forskrifter. I tillegg ble det forutsatt at avtaleforholdet med Stiftelsen ble revidert slik kommunens økonomiske bidrag til eiendommen ikke gikk tapt ved opphør eller oppsigelse av en eventuell avtale. Stiftelsen startet som byggherre utbyggingen av Dypedalåsen våren 1997, i samsvar med kommunestyrets vedtak i sak 25/95, senere justert som følge av kommunestyret vedtak i sak 37/97. Administrasjonen har ikke funnet noen dokumentert avtale mellom Stiftelsen og kommunen om den utbyggingen og driften som fulgte etter kommunestyrets vedtak i 1995 og utbyggingen i 1997, før det ble inngått avtale datert , gjeldende fra Denne avtalen vedlegges denne saken som vedlegg 1. Avtalen synes å bygge på forutsetningene i kommunestyrets vedtak i sak 25/95. I praksis førte utbyggingen i 1997 til at kommunen fullt ut senere har betalt renter og avdrag på de lån som ble tatt opp for å finansiere utbyggingen. Samtidig forpliktet kommunen seg til å sørge for utvendig og innvendig vedlikehold. Møteinnkalling side 17 av 56

18 Kommunens handlingsplan for 2005 planlegging av flere sykehjemsplasser I handlingsplanen for 2005 besluttet kommunen å utrede mulighetene for flere sykehjemsplasser. I samarbeid mellom Stiftelsen og kommunen ble det nedsatt en arbeidsgruppe for å gjennomføre deler av en slik utredning. Gruppen hadde flere møter i 2005, 2006 og I denne arbeidsgruppen har det vært diskusjoner blant annet om hvor mange sykehjemsplasser som burde bygges. Stiftelsen ønsket å bygge et større antall plasser enn det som kommunen mente det var behov for, og som kommunen kunne finansiere. Kommunen oppfattet at Stiftelsen i tillegg hadde følgende utgangspunkt for drøftingene i denne arbeidsgruppen: Stiftelsen skulle stå ansvarlig for utbygging og finansiering av prosjektet Kommunen skulle betale alle kostnader, herunder til prosjektering, finansiering og oppfølging Stiftelsen ville av innskutt egenkapital ha utbetalt fra kommunen en årlig avkastning/prosentandel Kommunen skulle stå fritt til å drifte Dypedalåsen uten påvirkning fra stiftelsen Eventuelle inntekter i form av leieinntekter eller annen form for inntektsgivende drift skulle tilfalle kommunen. Kommunens representanter i arbeidsgruppen, det vil si seksjonssjef for helse og sosial og virksomhetsleder ved Dypedalåsen eldresenter, oppfattet etter dette at Stiftelsen sitt utgangspunkt for drøftelsene var uklart og i strid med samarbeidsavtalen datert Det ble deretter ( ) arrangert et møte mellom Stiftelsen og kommunens ledelse for å få avklart hva Stiftelsen mente om et fremtidig samarbeid. Fra kommunens side ble det i dette møtet fremholdt at kommunen neppe ville akseptere å betale stiftelsen noen form for avkastning, honorar eller godtgjøring. I tillegg ble det understreket at det var kommunen som måtte bestemme hvordan den kommunalt betalte eldreomsorgen skulle utvikles og drives, og at et samarbeid med stiftelsen måtte vise merverdier i forhold til den offentlig betalte eldreomsorgen. Stiftelsen ble i dette møtet anmodet om konkret skriftlig å gjøre rede for: Stiftelsens krav om avkastning på innskutt kapital/honorar/godtgjøring Stiftelsens fremtidige investeringer og utbyggingsplaner Utleieforhold Planer for stiftelsens fremtidige bruk av sin kapital Stiftelsens tanker om organisering av samarbeidet med kommunen Stiftelsens ønske om føringer på/influering på kommunens eldreomsorg Stiftelsen sendte deretter til kommunen vedlagte dokumenter (vedlegg 2) som inneholder visjon, formål, forventninger og utfordringer, og strategiske mål. Kommunens administrative ledelse oppfattet at svaret fra stiftelsen, slik det fremgår av vedlegg 2, ville forsterke utfordringene i samarbeidet mellom stiftelsen og kommunen. Av dokumentene er det for kommunen vanskelig å se hvilken merverdi som stiftelsen har til hensikt å tilføre den offentlig betalte eldreomsorgen i Hvaler kommune. Det kan også stilles spørsmål om innholdet i dokumentene er i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Kommunens administrasjon har særlig merket seg følgende: Visjonen og formålet gir en indikasjon på at Stiftelsen fortsatt ønsker å involvere seg tett i kommunens drift av eldreomsorgen, samtidig som man fastsetter en ambisjon som antakelig er betydelig høyere enn det som kommunens økonomi gir mulighet til. Under forventninger og utfordringer er det gitt uttrykk for at stiftelsen vil oppnå positive driftsresultater hvert år, samt forbedre avkastningen på egenkapitalen. Dette er et helt legitimt formål for stiftelsen, forutsatt at det kan skje innenfor rammen av vedtektene og den nye stiftelsesloven. Det er imidlertid ikke tilrådelig at Hvaler kommune skal bidra til å forbedre økonomien i stiftelsen. I alle fall ikke uten at stiftelsen på en åpenbar annen måte tilfører merverdi til kommunens lovpålagte eldreomsorg. Under forventinger og utfordringer gis det uttrykk for at stiftelsen ønsker å få forståelse i Hvaler kommune (politisk og administrativt) at stiftelsen må ivareta sine egeninteresser. Formuleringen oppfattes av kommunens administrasjon som noe uklar, ikke minst sett på bakgrunn av bestemmelsene i den nye stiftelsesloven. I henhold til denne er det vanskelig å se at en stiftelse kan ha en egeninteresse utover det som ligger i formålet i vedtekter som er godkjent av det nye tilsynet. Møteinnkalling side 18 av 56

19 Under strategiske mål har stiftelsen bestemt at vi skal sørge for at området Dypedalåsen er regulert til ønskede formål før en ny fløy til alders- og sykehjem har byggestart. Her stiller stiftelsen i praksis krav til kommunen som kommunen ikke har mulighet til å etterkomme. Kommunen kan ikke blande sin forvaltningsmyndighet etter plan- og bygningsloven med de privatrettslige drøftingene som er mellom kommunen og stiftelsen om utbygging og drift av institusjonen. Under strategiske mål gir stiftelsen uttrykk for at man vil være i førersetet for utbygging av seniorboliger som skal bygges, finansieres og driftes av Dypedalåsen. I tillegg vil man være en pådriver ovenfor Hvaler kommune i forhold til bygging av nytt velferdssenter og andre prioriteringer i utbyggingen av eldreomsorgen. Kommunens administrasjon oppfatter at stiftelsen har mål for sin involvering i kommunens utvikling og drift av eldreomsorgen som går lenger enn det som er ønskelig sett fra kommunens side. Særlig sett på bakgrunn av de utfordringene som har vært og er i forholdet mellom stiftelsen og kommunen. Nærmere om gjeldende samarbeidsavtale datert Vi viser til vedlagte avtale i vedlegg 1. I avtalen leier kommunen hele eiendommen gnr 42, bnr 208. Leietiden er 20 år med virkning fra , og leietaker har rett til fornyelse. Kommunens administrasjon mener at avtalen gir en god balanse mellom stiftelsens og kommunens interesser, og den formulerer stiftelsens ønske om å medvirke til eldreomsorgen på en positiv og akseptabel måte. Avtalen fastslår presist hva leieprisen skal dekke og at stiftelsen ikke skal ha økonomisk fortjeneste ved uleievirksomheten ( 4). Kommunen er som leietaker ansvarlig for alt utvendig og innvendig vedlikehold, samt for eventuelle endringer som tvinger seg frem på grunn av nye offentlige påbud. Det har vært en viss uenighet mellom stiftelsen og kommunen om oppfølgingen av bestemmelsene i 5 i avtalen om vedlikehold. Kommunens administrasjon mener at 8, om refusjon av offentlige tilskudd, kan være noe uklar. Spørsmålet er blant annet hva som er å anse som kommunale/offentlige tilskudd. Kommunen og stiftelsen bør søke å bli enige om hva som menes med dette. Kommunens administrasjon mener at hensiktene til stiftelsen slik de fremkommer i vedlegg 2 bryter med bestemmelsene i avtalen av Herunder på de to vesentlige forholdene som gjelder avkastning/fortjeneste på samarbeidet med kommunen, og graden av involvering fra stiftelsen sin side i utvikling og drift av den kommunale eldreomsorgen. I den senere tid har det vært eksempler på uklar samhandling mellom stiftelsen og kommunen i forhold til branntilsyn, brannøvinger og planlegging av tiltak for å etterkomme forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Denne samhandlingen har ikke vært i samsvar med forliggende leieavtale og den har påført kommunen noe høyere kostnader enn nødvendig. Kommunen vil gjøre sitt for at slik uklar samhandling ikke skal forekomme i fremtiden. I den bygningsmassen som kommunen leier av stiftelsen Dypedalåsen vil det på kort sikt være nødvendig med betydelige investeringer for å oppfylle kravene i brannlovgivningen, i lov om miljørettet helsevern og i kommunehelseloven. Investeringsbehovet som følger av lov om miljørettet helsevern og kommunehelseloven er særlig knyttet til behovet for å forebygge utbrudd av legionella. Foreløpig er investeringbehovet anslått til om lag 2 mill kroner etter brannlovgivningen, og 1 mill kroner etter helselovgivningen. Gjeldende avtale mellom stiftelsen og kommunen pålegger i utgangspunktet kommunen å betale disse investeringene. Kommunens behov for investeringer i eldreomsorgen Hvaler kommune er i ferd med å utarbeide en kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester for perioden I denne planen er det foreløpig skissert følgende behov for økte økonomiske driftsrammer på relativt kort sikt, forutsatt flere brukere, men om lag nåværende kvalitetsnivå på tjenestene: hjemmetjenestene 5.1 mill kroner, tiltak for funksjonshemmede 8.5 mill kroner og sykehjemmet 10.2 mill kroner. Til sammen 23.8 mill kroner. I tillegg kommer kostnader knyttet til investeringer, herunder renter og avdrag. I den kommunedelplanen som er under utarbeidelse legges det til grunn at kommunen så raskt som mulig bør etablere 16 nye plasser i sykehjem, i tillegg til de 24 plassene som i dag finnes. For å kunne drive disse nye plassene, med om lag samme kvalitet som de nåværende, er det i planen beregnet at vi trenger 12.5 stillinger. Dette vil som nevnt over øke de årlige driftsutgiftene med om lag 10.2 mill kroner. Møteinnkalling side 19 av 56

20 I tillegg kommer som nevnt over kostnader knyttet til investeringer i ny bygningsmasse som kan romme 16 nye plasser i sykehjem, samt investeringer for å oppfylle pålegg i brannlovgivningen og i helselovgivningen. Kostnadene ved investeringene er i skrivende stund ikke helt avklart. Staten vil kunne gi tilskudd gjennom Husbanken til delvis finansiering av investeringene, i tillegg til at Husbanken også vil kunne gi lån. Fylkesmennene er gitt i oppdrag å bistå Husbanken ved behandlingen av søknader fra kommunene om lån og tilskudd til de formål som her er aktuelle. Situasjonen i skrivende stund er at det ennå ikke er fastsatt rutiner og prosedyrer for Husbankens og fylkesmennenes behandling av søknader fra kommunene, slik at det er for tidlig å sende søknad. Vi vet imidlertid at Hvaler vil få høy prioritet i Østfold. Fylkesmannen har imidlertid informert om at man ville legge vekt på at kommunene i forbindelse med søknader om finansiering til Husbanken kan sannsynliggjøre at man er i stand til å dekke de driftsøkonomiske konsekvensene av investeringene. Gjeldende økonomiplan for har foreløpig ikke gitt noen mulighet til å finansiere de økte driftsøkonomiske rammene som er nødvendig, og heller ikke de økonomiske konsekvensene av selve investeringene. Denne manglende finansieringen i kommunens budsjetter og økonomiplan er etter rådmannens vurdering den vanskeligste hindringen for å få gjennomført utbyggingen av flere plasser i sykehjem, samt de andre investeringene som blir presentert i kommunedelplanen for pleie- og omsorgstjenester I gjeldende økonomiplan for er det forutsatt en nominell nedgang i den økonomiske rammen til seksjon helse og sosial fra 2008 til 2009 og 2020, og deretter en beskjeden nominell økning fra 2010 til Økonomiplanens økonomiske ramme til helse og sosial gir ikke rom for aktivitetsvekst i form av bygging, nye plasser eller annet, men forutsetter tvert om redusert aktivitet i perioden. Vedlegg 1. Avtale mellom stiftelsen Dypedalåsen Alderspensjonat og Hvaler kommune om leie av Dypedalåsen eldresenter, datert (vedlegg 1) 2. Innspill fra Stiftelsen Dypedalåsen, datert xx.yy.07, om stiftelsens visjon, formål, forventninger og utfordringer og strategiske mål (vedlegg 2) Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering Rådmannen oppfatter at samarbeidet mellom Stiftelsen Dypedalåsen (tidligere stiftelsen Dypedalåsen alderspensjonat) og Hvaler kommune har vært krevende og utfordrende stort sett i hele perioden fra 1980 og frem til i dag. Dette har tatt energi både fra stiftelsen og kommunen. Samtidig har stiftelsen og stifterne uten tvil tilført mye positivt på flere måter til eldreomsorgen i kommunen. Med bakgrunn i den historien vi har bak oss, og med bakgrunn i den situasjonen som er i dette samarbeidet i dag, vil rådmannen primært foreslå at samarbeidet organiseres og avtales på en måte som kan bidra til redusere mulige konflikter og uoverensstemmelser. Det beste ville i så fall være om man kunne erstatte nåværende leieavtale (datert ) med en avtale om kommunalt kjøp av den samme eiendommen. Dette ville gitt stiftelsen anledning til å forvalte og bruke sine andre eiendommer i samsvar med stiftelsens formål, samtidig som kommunens drift og utbygging av nåværende bygningsmasse ville blitt enklere. Nest beste alternativ er etter rådmannens mening om kommunen kunne inngå en avtale med stiftelsen om at kommunen kunne få bygge ut nåværende bygningsmasse i samsvar med de behovene i eldreomsorgen som kommunen vil prioritere. Slik det nå ser ut dreier dette seg om flere plasser i sykehjem. Kommunen ville i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Tredje alternativ er at kommunen gjør en avtale med stiftelsen om at stiftelsen er tiltakshaver og byggherre for en utbygging i samsvar med det behovet som kommunen har. Dette siste alternativet vil stille større krav til samarbeidet mellom stiftelsen og kommunen enn de to første alternativene. Alternativet kan likevel være akseptabelt dersom dette kan gi vesentlige lavere kostnader for kommunen enn andre alternativer. Rådmannen legger vekt på at en fremtidig leieavtale, eller eventuelt samarbeidsavtale mellom stiftelsen og kommunen må bygge på viktige prinsipper i den nå gjeldende leieavtalen fra De to viktige Møteinnkalling side 20 av 56

21 prinsippene er at stiftelsen ikke skal ha økonomisk fortjeneste av samarbeidet med kommunen, samt at stiftelsen ikke må involvere seg i utvikling og drift av eldreomsorgen på en slik måte at man reduserer kommunens muligheter for å styre og drive de lovpålagte oppgavene som kommunen har i eldreomsorgen. For øvrig vil rådmannen understreke av den avgjørende utfordringen i forhold til å løse oppgavene i eldreomsorgen i Hvaler kommuner er å skaffe finansiering for fremtidige driftsutgifter. I overskuelig fremtid ligger det så langt rådmannen kan se ingen muligheter for å finne slik finansiering innenfor de økonomiske rammer som er stillet til disposisjon av sentrale og lokale myndigheter. Det er således heller ikke grunn til å forsere arbeidet med planlegging og prosjektering av utbygging av nye plasser i sykehjem Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret gir sin tilsutning til de vurderingene som rådmannen har formulert over, i avsnittet vurderinger. Med bakgrunn i dette gis rådmannen i oppdrag å drøfte følgende alternativer i prioritert rekkefølge med stiftelsen: 1. Någjeldende leieavtale, datert , mellom stiftelsen og kommunen avløses av en avtale om kjøp av samme eiendom. 2. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men som også gir kommunen rett til å bygge flere plasser i sykehjem i tilknytning til eksisterende bygningsmasse. Kommunen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. 3. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men hvor kommunen leier en utvidet bygningsmasse som følge et øket antall plasser i sykehjem i samsvar med det behovet som kommunen definerer. Stiftelsen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Dersom dette alternativet skal foretrekkes må det for kommunen være åpenbart økonomisk fordelaktig, sammenlignet med andre alternativer. Kommunestyret tar til orientering at videre fremdrift med planlegging og prosjektering av nye plasser i sykehjem tilpasses arbeidet med å skaffe finansiering for utbygging og senere drift. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Eldrerådet : Eldrerådet gir enstemmig tilslutning til rådmannens forslag til vedtak. Votering: Enstemmig Vedtak i Eldrerådet : Eldrerådet gir enstemmig tilslutning til rådmannens forslag til vedtak. Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Uttalelse fra Formannskapet : Møteinnkalling side 21 av 56

22 Kommunestyret gir sin tilsutning til de vurderingene som rådmannen har formulert over, i avsnittet vurderinger. Med bakgrunn i dette gis rådmannen i oppdrag å drøfte følgende alternativer i prioritert rekkefølge med stiftelsen: 1. Någjeldende leieavtale, datert , mellom stiftelsen og kommunen avløses av en avtale om kjøp av samme eiendom. 2. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men som også gir kommunen rett til å bygge flere plasser i sykehjem i tilknytning til eksisterende bygningsmasse. Kommunen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. 3. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men hvor kommunen leier en utvidet bygningsmasse som følge et øket antall plasser i sykehjem i samsvar med det behovet som kommunen definerer. Stiftelsen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Dersom dette alternativet skal foretrekkes må det for kommunen være åpenbart økonomisk fordelaktig, sammenlignet med andre alternativer. Kommunestyret tar til orientering at videre fremdrift med planlegging og prosjektering av nye plasser i sykehjem tilpasses arbeidet med å skaffe finansiering for utbygging og senere drift. Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Votering: Enstemmig Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Kommunestyret gir sin tilsutning til de vurderingene som rådmannen har formulert over, i avsnittet vurderinger. Med bakgrunn i dette gis rådmannen i oppdrag å drøfte følgende alternativer i prioritert rekkefølge med stiftelsen: 1. Någjeldende leieavtale, datert , mellom stiftelsen og kommunen avløses av en avtale om kjøp av samme eiendom. 2. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men som også gir kommunen rett til å bygge flere plasser i sykehjem i tilknytning til eksisterende bygningsmasse. Kommunen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. 3. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men hvor kommunen leier en utvidet bygningsmasse som følge et øket antall plasser i sykehjem i samsvar med det behovet som kommunen definerer. Stiftelsen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Dersom dette alternativet skal foretrekkes må det for kommunen være åpenbart økonomisk fordelaktig, sammenlignet med andre alternativer. Kommunestyret tar til orientering at videre fremdrift med planlegging og prosjektering av nye plasser i sykehjem tilpasses arbeidet med å skaffe finansiering for utbygging og senere drift. Møteinnkalling side 22 av 56

23 Saksnr 2005/ Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Arkivkode 216 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Kommunestyret /08 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Sammendrag Vedlagt følger kontrollutvalgets forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden Saken legges fram direkte til kommunestyret med kontrollutvalgets forslag til vedtak. Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet planen i møte , og følgende vedtak ble fattet: 1. Kontrollutvalget vurderer det slik at følgende områder bør være gjenstand for forvaltningsrevisjon i perioden : (legges fram uten innstilling, jf pkt 3.1 i planen) 2. Kontrollutvalget forslag til prioriteringer innarbeides i plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , pkt Planen sendes til rådmannen for uttalelse ihht KL 77 pkt Kontrollutvalgets forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for perioden , samt rådmannens uttalelse, sendes til kommunestyret til politisk behandling. 5. Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1) Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden ) Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år, ca 30 % av samlede revisjonsressurser (som i 2007, jf kommunestyrevedtak 78/07, ). 3) Kommunens revisor gjennomfører forvaltningsrevisjon for inneværende periode. 4) Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette ihht egen rutinebeskrivelse). 5) Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 6) Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Vedlegg Saksutskrift fra kontrollutvalgets møte , ska 08/04. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden Oversendelsesskriv fra Østfold kontrollutvalgssekretariat av Innkomne merknader Møteinnkalling side 23 av 56

24 Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg og revisjon, med tilhørende forskrift. Vurdering Saken legges fram direkte til kommunestyret med kontrollutvalgets forslag til vedtak. Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak Saken legges fram direkte til kommunestyret med kontrollutvalgets forslag til vedtak. 1) Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden ) Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 300 timer per år, ca 30 % av samlede revisjonsressurser (som i 2007, jf kommunestyrevedtak 78/07, ). 3) Kommunens revisor gjennomfører forvaltningsrevisjon for inneværende periode. 4) Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. (Dette ihht egen rutinebeskrivelse). 5) Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til kommunestyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til kommunestyret. 6) Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 24 av 56

25 Saksnr 2008/815 - Tertialrapport pr Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester /08 Eldrerådet /08 Arbeidsmiljøutvalget /08 Administrasjonsutvalget /08 Formannskapet /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Kommunestyret /08 Tertialrapport pr Sammendrag Rådmannen anser økonomien i Hvaler kommune som svært anstrengt i budsjettåret er første av tre innsparingsår hvor vi skal få økonomien ned på et mer bærekraftig nivå. Flere forhold tyder på at årets regnskap vil ende med et underskudd. Høyt lønnsnivå, øket pengemarkedsrente og pressede driftsrammer til flere seksjoner er de viktigste årsakene til det. Det er vanskelig å estimere hvor mye et underskudd kan ende på, hovedsakelig fordi lønnsforhandlingene ikke er sluttført enda. Rådmannen foreslår å omfordele 2 mill kroner av kommunens frie inntekter ved at anslaget på skatteinntekter nedjusteres mot å øke anslaget på rammetilskudd med samme beløp. Rådmannen forslår å øke kommunens låneopptak med kroner ,- fordelt på tiltaket Kornmagasinet med 1,3 mill kroner og ny offentlig brygge på Skjærhalden med 2,25 mill kroner. Budsjettrammen til grunnskolene foreslås fordelt i tråd med rådmannens innstilling. Rådmannen foreslår å sette av 2,4 mill kroner til disposisjonsfond av de gjenstående midlene som var tenkt benyttet ved et ev negativt driftsresultat for Saksopplysninger Tertialrapport pr inneholder tilbakemeldinger på hvordan situasjonen er for seksjonene og virksomhetene i forhold til de styringssignaler som ble vedtatt i budsjett og økonomiplan Det som kommenteres er i hovedsak forhold hvor det er oppstått avvik i forhold til vedtatte styringssignaler. Det er kun seksjon Helse og sosial, ved virksomhet Tiltak funksjonshemmede, som melder om et forventet merforbruk på ca 0,4 mill kr ved årets slutt. De andre seksjonene tar imidlertid forbehold om hva utfallet av årets lønnsforhandlinger vil bringe. Formannskapet har i møte den 17. April gjort to hastevedtak om å lånefinansiere to investeringstiltak hvor merutgiftene er foreslått inndekket i denne tertialrapporten. Møteinnkalling side 25 av 56

26 Utvalget for kultur og personrettede tjenester fattet i møte 24. Januer i sak 07/08 vedtak om å flytte administrativ organisering av PP-tjenesten fra seksjon Helse og sosial til seksjon Opplæring og kultur. Formell budsjettjustering mellom seksjonene fremmes i denne tertialrapporten. Vedlegg Tertialrapport pr Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Delegasjonsreglementet Finansreglementet Vurdering Rådmannen har i tidligere styringsdokumenter, senest i økonomiplan og årsbudsjett for og årsmelding for 2007, nevnt behovet for å tilpasse kommunens økonomi til å bli mer bærekraftig. Dette handler om å forbedre driftsresultatene, slik at vi blir mindre sårbare for svikt i inntektene, samtidig som vi øker sparingen i form av egenkapital i investeringer og avsetninger til fond. AGENDA-rapportene konkluderte med at kommunens økonomi burde forbedres med årsvirkning 10 mill kroner, basert på regnskapet for I så fall ville vi ha oppnådd en sunn økonomi i henhold til de forutsetningene og måltallene som ble brukt i rapporten. I disse analysene, og tallet 10 mill kroner, er det imidlertid ikke tatt høyde for at kommunen må frigjøre ytterligere mill kroner med årsvirkning for å kunne bygge og drive det antallet nye plasser som trenges innen omsorgssektoren. Kommunens økonomiske utfordringer er med andre ord av så alvorlig karakter at vi i 2007 og 2008 ikke har kunnet prioritere annet enn strengt nødvendig drift og med tungt fokus på økonomistyring. Konsekvensen av kommunens økonomiske situasjon, er redusert tjenesteyting, både i mengde og kvalitet. Vi mener likevel at tjenesteytingen holder de krav som overordnede myndigheter har satt til lovpålagte tjenester. Unntakene fra dette kan være oppgaver i forbindelse med beredskap, HMS (helse, miljø og sikkerhet), internkontroll og forebyggende arbeid. I rådmannens forslag til økonomiplan og årsbudsjett , var det innarbeidet en innsparingsplan i tråd med Agendas anbefaling, fordelt over de tre årene 2008, 2009 og Kommunestyret fattet en enda strammere innsparing for seksjon Opplæring og kultur, som også har det største innsparingspotensialet, ved at seksjonen skulle spare inn ytterligere 1,9 mill kr i 2008 utover rådmannens forslag. I tillegg ble ikke budsjettrammen til grunnskolen fordelt ut til skolene, da man forutsatte å fordele disse etter et mer behovsrelatert system. Administrasjonen i seksjon opplæring og kultur har jobbet knallhardt for å tilpasse ressursbruken i samsvar med vedtatte rammer og man har etablert en modell for å fordele ressursene mellom skolene etter mer objektive behov. Det er igangsatt flere innsparingstiltak nå i første tertial som gir grunnlag til å forvente et årsresultat innen vedtatt ramme. I møte for kultur og personrettede tjenester den , i sak 21/08, er det gjort rede for denne innsparingsprosessen og hvordan man vil fordele budsjettrammen innen grunnskolen. Formell behandling av fordeling av grunnskolebudsjettet er innarbeidet i denne tertialrapporten. Kommunens frie inntekter er budsjettert med totalt 119,7 mill kroner, fordelt på 80,4 fra skatteinngang og 39,3 mill kroner fra rammetilskudd fra staten. Selskapsskatten er ved en inkurie i budsjett for 2008, vedtatt som en del av skatteinntektene, mens den i praksis utbetales som en del av rammetilskuddet. For å unngå unødvendige avvik på disse forholdene foreslås dette korrigert ved å omfordele 2 mill kroner, som selskapsskatten utgjør, mellom skatt og rammetilskudd. Nye investeringer i første tertial 2008 Formannskapet har gjort hastevedtak om å øke bevilgningen til investeringer i Kornmagasinet fra 1.6 til 2.9 mill kroner, inkludert merverdiavgift. Forutsetningen er blant annet at kommunens netto utgift ikke øker med mer enn kr pr år, inkludert kapitalutgifter. Kornmagasinet vil bli definert som et eget Møteinnkalling side 26 av 56

27 regnskapsobjekt for samtlige ugifter og inntekter som kan henføres til dette, slik at formannskapets vedtak kan følges opp. Merutgiftene foreslås inndekket i denne tertialrapporten. Formannskapet har gjort hastevedtak om bygging av ny offentlig brygge fra ISPS havna på Skjærhalden til privat eiendom nord-øst for Sjøbua. Dette for å få en helhetlig utbygging i forlengelsen av de byggearbeidene som nå gjennomføres av Cardio as utenfor Vertshuset. Kostnadene er beregnet til 2,250 mill kroner som må finansieres ved opptak av lån. Dette øker kapitalutgiftene med kroner pr år. Låneopptaket med tilhørende kapitalutgifter forutsettes ført og betjent av havnekassen når denne utskilles fra kommunekassen. Merutgiftene foreslås inndekket i denne tertialrapporten. Lønnsoppgjøret 2008 Årets lønnsoppgjør er et hovedoppgjør, som betyr at den to-årige Hovedtariffavtalen som er inngått mellom Kommunenes Sentralforbund (KS) og arbeidstakerorganisasjonene skal rulleres nå i år. Disse forhandlingene er nå hos riksmeklingsmannen og man vil nok ikke få vite utfallet av disse før rundt 23 mai. Hvaler kommune har budsjettert med en årslønnsvekst på rundt 4,7 prosent og man har registrert at forventningene til årets lønnsoppgjør innen offentlig sektor ligger høyere enn dette. Konsekvensene av årets lønnsoppgjør vil ikke være kjente til denne tertialrapporten, men dette vil bli presentert i en egen sak slik man har gjort de siste årene. Sannsynligheten er nok ganske stor for at utfallet av forhandlingene vil havne høyere enn hva man har tatt høyde for i årets budsjett. Regnskapsresultat 2007 I vedtatt budsjett for 2008 er det innarbeidet en avsetning på 4,5 mill kroner for å kunne dekke et ev merforbruk i regnskapsresultatet for mill kroner av denne avsetningen er finansiert med bruk av disposisjonsfond. I sak om regnskap og årsmelding for 2007, er det foreslått å lånefinansiere udekket beløp fra investeringsregnskapet og dekke økte kapitalutgifter med 0,8 mill kroner fra denne avsetningen. Administrasjonen foreslår også å dekke økte kapitalutgifter vedr Kornmagasinet og ny offentlig brygge på Skjærhalden, fra ovennevnte avsetning på 4,5 mill kroner. Trekkes disse forholdene fra opprinnelig avsetning, så står man igjen med en avsetning på 2,450 mill kroner som kan disponeres til andre formål. Rådmannen vil foreslå at resterende avsetning på 2,450 mill kroner settes av på disposisjonsfond. I årsbudsjett for 2008 er det innarbeidet mange innsparingstiltak for å kunne forbedre kommuneøkonomien i samsvar med konklusjonene fra Agenda-rapportene. I det forholdsvis stramme budsjettet er det mange usikkerhetsmomenter som fort kan skape et avvik i negativ retning. Kort nevnes svikt i skatteinntektene, høyt lønnsoppgjør, økte renteutgifter m.m. Rådmannen vurderer det derfor som mest tilrådelig å kunne ha en økonomisk buffer for å øke handlingsrommet noe. Oppfølging av vedtatte verbalforslag i økonomiplan og årsbudsjett Kommunestyre vedtok 18 verbalforslag som et tillegg til vedtak om økonomiplan og årsbudsjett Formannskapet ga i møte i sak 03/08 tilslutning til rådmannens forslag til prioritering og håndtering av hvert enkelt verbalforslag. Nedenfor gis en kort redegjørelse på de verbalforslagene hvor det er oppstått avvik i forhold til planlagt fremdrift. - To administrasjonsenheter innen skole og barnehage. Denne utredningen har man ikke rukket å utarbeide enda. Arbeidet med omstilling og gjennomføringen av nødvendige tiltak for å holde vedtatte grunnskolerammer har tatt mesteparten av kapasiteten. - Program for konkurransestimulering. Man har fått tilbakemelding fra fylkesmannen om at dette programmet ikke ble prioritert i søknaden til fornyingsarbeid. Hvaler kommune søkte om og man har fått tilsagn om kroner. - Retningslinjer for prosjektering og tilbakerapportering av investeringer er utarbeidet, men ikke implementert. Disse rutinene er til vurdering av ekstern konsulent i anledning revidering av delegeringsreglementet. - Endring i renovasjonsordning, samt vurdering av konkurranseutsetting. Renovasjonsordningen ble behandlet av kommunestyret i møte den , hvor man fattet vedtak om nye investeringstiltak og avslutte videre planer om konkurranseutsetting. Rådmannens forslag til vedtak Møteinnkalling side 27 av 56

28 Rådmannen foreslår at utvalget for miljø og teknikk gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport tas til orientering. Rådmannen foreslår at utvalget for kultur og personrettede tjenester gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport tas til orientering. 2. Budsjettrammen for grunnskolen på kr fordeles med kr til Hvaler ungdomsskole, kr til Floren skole, kr til Åttekanten skole, mens kr overføres til administrasjonen. Rådmannen foreslår at eldrerådet gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport tas til orientering. Rådmannen foreslår at administrasjonsutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport tas til orientering. Rådmannen foreslår at arbeidsmiljøutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport tas til orientering. Rådmannen foreslår at formannskapet gir slik innstilling til kommunestyret: 1. Tertialrapport tas til orientering. 2. Frie inntekter omfordeles med at skatteanslaget nedjusteres med 2 mill kroner fra 80,4 til 78,4 mill kr, mens rammetilskuddet oppjusteres tilsvarende fra 39,3 til 41,3 mill kr. 3. Nytt investeringstiltak offentlig brygge på Skjærhalden på kr dekkes med låneopptak, og økt investeringsbehov for Kornmagasinet på kr dekkes også med låneopptak. 4. Avsetning til bruk for et ev merforbruk i driftsresultatet for 2007, på 4,5 mill kroner foreslås budsjettjusteres slik: - Kr til økte kapitalutgifter for investeringstiltakene Kornmagasinet og ny offentlig brygge på Skjærhalden. - Kr tilbakeføring av vedtatt bruk av disposisjonsfondet. - Resterende kr , siden 0,8 mil kroner er foreslått benyttet av denne avsetningen i sak om regnskap og årsmelding for 2007, foreslås avsatt til disposisjonsfondet. 5. Flytting av budsjettramme for Kornmagasinet også 6. Nettobudsjettet til PP-tjenesten på kroner , flyttes fra seksjon Helse og sosials budsjettramme som nedjusteres fra kroner til kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner til kroner. 7. Nettobudsjettet til Kornmagasinet på kroner , flyttes fra seksjon Miljø og teknikks budsjettramme som nedjusteres fra kroner til kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner til kroner. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: aken ble enstemmig utsatt Vedtak i Utvalget for miljø og teknikk : Saken utsettes Møteinnkalling side 28 av 56

29 Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Carl Erik Madsen fremmet følgende protokolltilførsel og leder Johnsen tillot votering over forslaget; Hvaler arbeiderparti er uenig i størrelsen i budsjett 2008 for Hvaler skolene og er bekymret for den videre utvikling. Protokolltilførselen fikk tre stemmer (Madsen, Baltzersen, Pedersen) Votering:Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : 1. Tertialrapport tas til orientering. 2. Budsjettrammen for grunnskolen på kr fordeles med kr til Hvaler ungdomsskole, kr til Floren skole, kr til Åttekanten skole, mens kr overføres til administrasjonen. Behandling i Eldrerådet : Eldrerådet tar saken til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Eldrerådet : Saken tas til orientering. Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Saken tas til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : Tertialrapport tas til orientering. Behandling i Administrasjonsutvalget : Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. Votering: Enstemmig. Vedtak i Administrasjonsutvalget : Tertialrapport tas til orientering. Behandling i Formannskapet : Tilleggsforslag fra Eivind Borg, FRP: Kommunestyre ber rådmannen om å kartlegge årsakene til sykefraværet. Votering: Rådmannens forslag til vedtak med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : 1. Tertialrapport tas til orientering. 2. Frie inntekter omfordeles med at skatteanslaget nedjusteres med 2 mill kroner fra 80,4 til 78,4 mill kr, mens rammetilskuddet oppjusteres tilsvarende fra 39,3 til 41,3 mill kr. Møteinnkalling side 29 av 56

30 3. Nytt investeringstiltak offentlig brygge på Skjærhalden på kr dekkes med låneopptak, og økt investeringsbehov for Kornmagasinet på kr dekkes også med låneopptak. 4. Avsetning til bruk for et ev merforbruk i driftsresultatet for 2007, på 4,5 mill kroner foreslås budsjettjusteres slik: - Kr til økte kapitalutgifter for investeringstiltakene Kornmagasinet og ny offentlig brygge på Skjærhalden. - Kr tilbakeføring av vedtatt bruk av disposisjonsfondet. - Resterende kr , siden 0,8 mil kroner er foreslått benyttet av denne avsetningen i sak om regnskap og årsmelding for 2007, foreslås avsatt til disposisjonsfondet. 5. Flytting av budsjettramme for Kornmagasinet også 6. Nettobudsjettet til PP-tjenesten på kroner , flyttes fra seksjon Helse og sosials budsjettramme som nedjusteres fra kroner til kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner til kroner. 7. Nettobudsjettet til Kornmagasinet på kroner , flyttes fra seksjon Miljø og teknikks budsjettramme som nedjusteres fra kroner til kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner til kroner. Kommunestyret ber rådmannen om å kartlegge årsakene til sykefraværet. Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Vedtak i / Innstilling fra Utvalget for miljø og teknikk : Møteinnkalling side 30 av 56

31 Saksnr 2008/344 - Regnskap og årsmelding 2007 Arkivkode 216 Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Eldrerådet /08 Arbeidsmiljøutvalget /08 Administrasjonsutvalget /08 Formannskapet /08 Kommunestyret /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Regnskap og årsmelding 2007 Sammendrag Driftsregnskapet for Hvaler kommune ble gjort opp med et resultat på kr. 0,- etter pliktige strykninger og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på kr ,-. Brutto driftsresultat ble negativt med 13,9 mill kroner, mens netto driftsresultat ble negativt med 4,2 mill kroner. Regnskapsresultatene for 2007 styrker konklusjonene i analysene av kommunens økonomiske situasjon fra AGENDA Utredning og Utvikling as fra august Kommunens økonomi må forbedres betydelig for å skape en sunn driftsøkonomi og for å kunne bygge opp økonomiske reserver. Dagens driftsnivå er for høyt sett i forhold til de inntektsrammene vi har til rådighet. Saksopplysninger Vedlagt følger regnskap og rådmannens årsmelding og revisjonsberetning for Regnskapet med noter gir detaljert oversikt over de regnskapstekniske forholdene, mens årsrapporten gir tilbakemelding på hovedresultater for økonomi og tjenesteproduksjon. Østfold kommunerevisjon IKS har i skriv av lagt fram revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2007 og de mener følgende: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2007 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter. Kontrollutvalget har i møte 19. mai 2008 behandlet regnskapet for 2007 og avgitt følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2007 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding og revisjonsberetningen for Årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter. Møteinnkalling side 31 av 56

32 Kommunens regnskap 2007 viser et netto driftsresultat på kr ,97 (merforbruk) og er avsluttet med et regnskapsmessig resultat på kr. 0,-. Kontrollutvalget vil uttrykke sin bekymring for at kommunens netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntektene er negativt (-2%). Fylkesmannen har anbefalt et nivå på minimum (+) 3% for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2007 og slutter seg til revisors beretning av 14. april Skattedirektoratet stiller ikke lenger krav til formell behandling av skatteregnskapet i kommunestyre/kontrollutvalg, men anser det som naturlig at dette oversendes til de respektive parter. Årsrapport for 2007 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad kommune ligger vedlagt og viser en mindreinntekt på ca 4,4 mill kroner i forhold til budsjett for Dette er en nedgang på 1,5 mill kroner av kommunens andel i forhold til Årsrapport for 2006 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad kommune ligger vedlagt og viser en merinntekt på ca kroner i forhold til budsjett for Det ble et stort avvik på marginoppgjøret i høst og man har derfor i budsjett for 2007 foreslått og fått vedtatt en økning på 1 % til kommunens marginavsetning fra og med inntektsåret Skattefogdkontoret har i 2007 gjennomført kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune. Kontrollrapporten følger vedlagt, og resultatet av kontrollen oppsummeres slik: Ressurser og tilpasset organisering Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at skatteoppkreverkontoret er organisert slik at gjøremålene i henhold til skatteoppkreverinstruksen kan utføres tilfredsstilende. Skattekontoret har ingen spesielle anmerkninger til kontorets ressurssituasjon Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet er i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et rettvisende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Arbeidsgiverkontroll Etter en samlet vurdering finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk. Annet Uten at det har betydning for konklusjonene i avsnittene ovenfor anmerkes at kommunen har gjennomført kontroll av 2,8 % av kommunens leverandører av lønns- og trekkoppgaver. Målkravet var 5 Vedlegg Regnskap 2007 Årsmelding 2007 Vedlegg 1 til årsmelding 2007 Revisjonsberetning av fra Østfold kommunerevisjon IKS Uttalelse fra kontrollutvalget i møte den Årsrapport 2007 for skatteoppkreverfunksjonen fra kemneren i Fredrikstad. Kontrollrapport 2007 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune. Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 48 Årsregnskap og årsberetningen. Forskrift om årsregnskap og årsberetning med tilhørende noter. Kommunal regnskapsskikk og foreløpige regnskapstandarder Møteinnkalling side 32 av 56

33 Vurdering Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et resultat på kr. 0,- etter pliktige strykninger og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på kr ,-. Kommunens reelle driftsresultat er et underskudd på ca 3,1 mill kr, men pliktige strykninger gjorde altså at resultatet ble null. Overføring mellom drifts- og investeringsregnskapet på 2,3 mill kr og avsetning til disposisjonsfond på 0,8 mill kr er de forholdene som ble strøket. Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Mindreinntekt på skatt med 4,4 mill kr. Merinntekt på rammetilskudd på 3,4 mill. kr. Positive premieavvik på pensjonsordningen. Merinntekt på renteinntekter med ca 2,6 mill. kr. Merinntekt på momskompensasjonsordningen på 2,1 mill. kr. Merforbruk hos seksjonene med ca 5 mill kr. Kommunens investeringsregnskap ble gjort opp med et udekket beløp på 7,8 mill. kr. Dette skyldes i hovedsak inndekning av tidligere års (2005) bruk av likviditetsreserven med 4,6 mill kr, merforbruk på omsorgsboliger med 0,8 mill kr, merforbruk trafikkhavn Skjærhalden med 0,7 mill kr og strykning fra driftsregnskapet med 2,3 mill kr. Andre tall fra driftsregnskapet som administrasjonen vil peke litt på, er nøkkeltallene brutto- og netto driftsresultat. Disse tallene ble for 2007 negative med henholdsvis 13,9 mill kr for brutto- og 4,2 mill kr for netto driftsresultat. Det betyr at kommunens utgifter var nesten 14 mill kr høyere enn inntektene som igjen gjør at man driver på tidligere oppsparte midler. For at kommuneøkonomien skal være bærekraftig har fylkesmannen antydet at man bør ha et positivt netto driftsresultat på minimum 3 % av sum driftsinntekter. Hvaler kommune burde ha hatt et positiv netto driftsresultat på ca 6,2 mill kr for å oppfylle dette måltallet. Allerede i 2006 ble det klart at vi i økonomiplanperioden sto foran økonomiske utfordringer som gjorde det nødvendig med grundige analyser av kommunens økonomiske situasjon. Særlig når det gjaldt driften av grunnskolene. Kommunestyret gjorde derfor, i forbindelse med behandlingen av budsjett og økonomiplan i desember 2006, vedtak om å gjennomføre et slikt analysearbeid i AGENDA Utredning og Utvikling AS leverte i august 2007 to rapporter som oppsummerte de analysene og vurderingene som ble gjennomført i et samarbeid mellom ansatte i Hvaler kommune og konsulentselskapet. Analysearbeidet var i det alt vesentlige basert på benchmarking, det vil si sammenlikning med andre kommuner. Den tiltagende negative utviklingen i budsjettregnskapet gjennom 2007 førte til at vi i alle deler av kommunens virksomhet primært fokuserte på reduksjon av utgifter, og økning av inntekter. Arbeidet med de økonomiske analysene, i samarbeid med AGENDA, samt de rapportene som ble laget, har gitt oss vesentlige innspill i arbeidet med økonomiske forbedringer. Rapportene er fortsatt av stor verdi i vårt arbeid med å forbedre kommunens økonomi. Dette arbeidet vil måtte fortsette i flere år. AGENDA-rapportene konkluderte med at kommunens økonomi burde forbedres med årsvirkning 10 mill kroner, basert på regnskapet for I så fall ville vi ha oppnådd en sunn økonomi i henhold til de forutsetningene og måltallene som ble brukt i rapporten. I disse analysene, og tallet 10 mill kroner, er det imidlertid ikke tatt høyde for at kommunen må frigjøre ytterligere mill kroner med årsvirkning for å kunne bygge og drive det antallet nye plasser som trenges innen omsorgssektoren. Kommunens økonomiske utfordringer er med andre ord av så alvorlig karakter at vi i 2007 ikke har kunnet prioritere annet enn strengt nødvendig drift og med tungt fokus på økonomstyring. Der det har vært mulig har vi latt stillinger bli stående ledig når noen har sluttet. Slike tiltak ble gjennomført allerede fra juni Innenfor seksjon opplæring og kultur har det siden sommeren 2007 blitt drevet et intenst og meget krevende arbeid for å redusere ressursbruken ned til det som ble foreslått i AGENDArapporten, og senere til det som ble vedtatt av kommunestyret i desember i forbindelse med budsjett og økonomiplan. Fra høsten 2007 har vi lagt til grunn at det kunne bli nødvendig med oppsigelser av Møteinnkalling side 33 av 56

34 ansatte og vi har derfor gjennomført alle nødvendige prosesser i forhold til å kunne oppfylle betingelsene om saklig grunn i arbeidsmiljøloven og avtaleverket. Konsekvensen av kommunens økonomiske situasjon, og det fokuset som vi satt i 2007, er redusert tjenesteyting, både i mengde og kvalitet. Vi mener likevel at tjenesteytingen holder de krav som overordnede myndigheter har satt til lovpålagte tjenester. Unntakene fra dette kan være oppgaver i forbindelse med beredskap, HMS (helse, miljø og sikkerhet), internkontroll og forebyggende arbeid. Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak 1. Årsmelding for 2007 tas til etterretning. 2. Regnskap for 2007 godkjennes. 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet dekkes inn ved et låneopptak på kr ,-. 4. Økte kapitalutgifter som en følge av pkt 3, kr dekkes ved å redusere avsetning til tidligere års merforbruk med tilsvarende beløp. 5. Årsrapport 2007 for skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : Rådmannens forslag til vedtak enstemmig vedtatt. Leder tillot følgende protokolltilførsel fra Wiggo Sørlien: Hvaler FRP ønsker presisere at det er bygd kunstgressbane i regi av Hvaler Idrettslag. Votering for protokolltilførselen: 6 stemmer for, en mot (Carl E. Madsen AP) Votering: Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Vedtak i Utvalget for kultur og personrettede tjenester : 1. Årsmelding for 2007 tas til etterretning. 2. Regnskap for 2007 godkjennes. 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet dekkes inn ved et låneopptak på kr ,-. 4. Økte kapitalutgifter som en følge av pkt 3, kr dekkes ved å redusere avsetning til tidligere års merforbruk med tilsvarende beløp. 5. Årsrapport 2007 for skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. Hvaler FRP ønsker presisere at det er bygd kunstgressbane i regi av Hvaler Idrettslag. Behandling i Eldrerådet : Eldrerådet tar rådmannens forslag til vedtak til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Eldrerådet : Saken tas til orientering. Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Saken ble enstemmig utsatt Møteinnkalling side 34 av 56

35 Vedtak i fra Utvalget for miljø og teknikk : Saken utsettes Behandling i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag til vedtak vedtatt. Votering:Enstemmig Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget : Rådmannens forslag enstemmig vedtatt. Behandling i Administrasjonsutvalget : Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. Votering: Enstemmig Vedtak i Administrasjonsutvalget : Saken tas til orientering. Behandling i Formannskapet : Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : 1. Årsmelding for 2007 tas til etterretning. 2. Regnskap for 2007 godkjennes. 3. Udekket beløp i investeringsregnskapet dekkes inn ved et låneopptak på kr ,-. 4. Økte kapitalutgifter som en følge av pkt 3, kr dekkes ved å redusere avsetning til tidligere års merforbruk med tilsvarende beløp. 5. Årsrapport 2007 for skatteoppkreverfunksjonen tas til orientering. Møteinnkalling side 35 av 56

36 Saksnr 2008/ Økonomiplan og årsbudsjett 2009 Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /08 Kommunestyret /08 Økonomiplan og årsbudsjett videre prosess Sammendrag I denne saken orienterer rådmannen om prosessen videre i arbeidet med økonomiplan og årsbudsjett I henhold til kommunens årshjul skal de politiske organene før sommerferien hvert år behandle rådmannens utkast til plan- og budsjettrundskriv for påfølgende økonomiplan (fireårig) og årsbudsjett for neste år. Av årsaker nevnt nedenfor i saksframlegget vil politisk behandling av plan- og budsjettrundskrivet måtte vente til over sommerferien og dermed avvike i henhold til gjeldende vedtatte retningslinjer. Rådmannen vil derfor orientere om dette avviket i denne saken. Saksopplysninger Plan- og budsjettrundskrivet er den viktigste planleggingsfullmakten/instruksen som gis fra kommunens øverste ledelse til avdelingsledere, virksomhetsledere og seksjoner. Rundskrivet inneholder blant annet de økonomiske rammene for kommunen, seksjonene og virksomhetene som aktiviteten må holdes innenfor. Normalt skal plan- og budsjettrundskrivet vedtas endelig av kommunestyret, slik at administrasjonen fra og med juli hvert år kan starte sitt arbeid med økonomiplan og budsjett for påfølgende periode i henhold til rundskrivet. Dette med sikte på å legge frem endelig forslag medio oktober hvert år, for politisk behandling i november og desember. Kommunens økonomiske rammer blir i vesentlig grad bestemt av staten i statsbudsjettet, som fremmes tidlig i oktober hvert år. Statsbudsjettet blir så revidert i mai påfølgende år, samtidig som kommuneproposisjonen for neste år legges frem. Kommuneproposisjonen er statens viktigste indikator til kommunene på hvordan de økonomiske rammene vil bli, før endelig statsbudsjett blir fattet. Regjeringens kommuneproposisjon for 2009, samt nytt inntektssystem for kommunene ble lagt fram den 15. mai d.å. Der går det frem at Hvaler kunne påregne seg nær 4 mill kroner ekstra i Imidlertid er flere av regjeringens beregninger foretatt med eldre befolkningstall. Nye beregninger med oppdaterte befolkningstall indikerer at Hvaler kommune må klare seg med nesten 1,1 mill kroner mindre enn forutsatt i kommuneproposisjonen. Lønnsoppgjøret i offentlig sektor kom nesten i havn 23. mai. I skrivende stund er lærere og sykepleiere ute i streik. Lønnsoppgjøret i år, vil for kommunesektoren utgjøre en årslønnsvekst på rett i overkant av seks prosent. Dette er nesten 1,5 prosent mer enn hva statsbudsjett og Hvaler kommune har tatt høyde for i årsbudsjett for Det tar imidlertid en del tid før man rekker å innarbeide alle konsekvensene av lønnsoppgjøret for de ulike ansatt- og ansiennitetsgruppene. Dette er viktig å få kvalitetssikret slik at vi kan beregne hvor mye lønnsoppgjøret vil utgjøre for inneværende år og at beregningsgrunnlaget for lønnsbudsjetteringen i økonomiplanen blir korrekt. Møteinnkalling side 36 av 56

37 Foruten lønnsoppgjøret, vil også endringer i folketrygdens grunnbeløp og pensjonskostnader, kunne påvirke en stor del av kommunens utgifter. Trygdeoppgjøret, som vedtas av Stortinget i juni hvert år, regulerer grunnbeløpet fra 1. mai hvert år. Endringer i Grunnbeløpet påvirker i vesentlig grad også våre pensjonsutgifter. Konsekvensene av forholdene nevnt ovenfor er i stor grad avgjørende for hva slags årsresultat Hvaler kommune vil kunne få for regnskapsåret Et merforbruk vil igjen få konsekvenser for økonomiplan og årsbudsjett da dette må dekkes inn igjen senere år. Hvis et ev underskudd ikke dekkes inn påfølgende budsjettår, så vil kommunen bli innmeldt i det såkalte ROBEK-registeret. Når en kommune står i ROBEK-registeret blir kommunens handlefrihet noe redusert som følge av at flere kommunale vedtak trenger godkjenning fra fylkesmannen. Som tidligere nevnt i sak om tertialrapport pr , forventes det et merforbruk inneværende budsjett- og regnskapsår. Seksjon Helse og sosial har meldt om et forventet merforbruk på ca 0,4 mill kroner, mens alle seksjonene har tatt forbehold om hva utfallet av årets lønnsforhandlinger vil bringe. Siden foreløpig lønnsoppgjør avviker såpass mye i forhold til hva man har tatt hensyn til i årets budsjett, er det med stor sikkerhet at man kan forvente et merforbruk i år. Man trenger litt mer tid for å beregne alle økonomiske konsekvensene, og sett ut i fra at budsjettrammene i utgangspunktet er svært stramme, ser rådmannen det som vanskelig å gjennomført mange- og hurtig nok nødvendige korrigerende tiltak for å kunne holde budsjettbalansen i år er som kjent det første året hvor forbedringsbehovet i henhold til Agenda-rapportene skal iverksettes. Forbedringsbehovene er fordelt over budsjettårene 2008, 2009 og 2010, med henholdsvis 25, 50 og 25 %. Utsiktene til å kunne klare forbedringsbehovet på 25 % i 2008, ser som nevnt tidligere, ikke ut til å gå. Dermed blir også utsiktene til å kunne klare forbedringsbehovet på 50 % i 2009, kraftig forverret. Det må iverksettes mange og kraftfulle tiltak for å kunne gjenopprette kommuneøkonomien til et nødvendig og anbefalt nivå. Det gjøre oppmerksom på at dette er basert ut i fra dagens driftsnivå, og at det ikke er tatt hensyn til nye driftstiltak som om kort tid vil bli nødvendig å sette i gang utover dagens driftsnivå. Vurdering Som tidligere nevnt skal plan- og budsjettrundskrivet i henhold til årshjulet behandles politisk før sommerferien. Rådmannen mener at hensynet til å få kvalitetssikret utviklingen av både inntektene og utgiftene, er så avgjørende for å få realistisk og godt budsjetteringsgrunnlag, at det må komme foran hensynet om å følge årshjulet på dette punktet. Selv om en får en forskyvning i politisk behandling av plan- og budsjettrundskrivet, mener rådmannen at dette ikke vil få merkbare konsekvenser for resten av budsjettprosessen i Hvaler kommune. Plan- og budsjettrundskrivet vil bli behandlet politisk rett over sommerferien. Virksomhetene og seksjonene kan arbeide med sine bidrag frem til midten av oktober, hvor rådmannen deretter legger fram forslaget til økonomiplan og årsbudsjett i månedsskiftet oktober/november. Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen ber formannskap og kommunestyret til å ta saken til orientering. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Formannskapet : Møteinnkalling side 37 av 56

38 Votering: Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Formannskapet : Rådmannen ber formannskap og kommunestyret til å ta saken til orientering. PS 50/08 Møteplan 2. halvår 2008 Møteinnkalling side 38 av 56

39 PS 51/08 Meldinger og informasjon Møteinnkalling side 39 av 56

40 Saksnr 2008/940 - Gebyrregulativ mv for tjenester etter plan- og bygningsloven og delingsloven Arkivkode 231 Saksbehandler Jan Torp Pharo Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /08 Kommunestyret /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Gebyrregulativ mv for tjenester etter plan- og bygningsloven og delingslovenjustering av timeprisen Sammendrag Saken gjelder økonomien for tiltak som kan bedre saksbehandlingstida for saker etter plan- og bygningsloven og delingsloven. Det foreslås en mindre økning i timeprisen som er grunnlaget for gebyrberegningen. Saksopplysninger Virksomheten for plan og miljø opplever dessverre i enkelte tilfeller at ventetida for søkerne/bestillerne kan bli i overkant av de fristene lovgiveren har satt for saksbehandlingstid. Det gjelder særlig saker der det søkes om dispensasjon fra sentrale eller lokale planbestemmelser. Kostnaden ved å gi eiendomsopplysninger har dessuten vist seg å være noe i underkant av det man kan kreve for tjenesten, slik at prisene for dette må vurderes på nytt. Gjeldende gebyrer ble vedtatt i kommunestyret i sammenheng med årsbudsjett 2008 og økonomiplan , jfr økonomiplanens vedlegg 2 gebyrregulativ. Hjemmelsgrunnlag Plan- og bygningsloven 109, delingsloven 5-2, ny offentlighetslov 8 (fra ikrafttreden sommeren 2008) Vurdering En kapasitetsøkning kan gjennomføres ved nyansettelse uten at saksbehandlingsgebyret øker noe særlig. Det er snakk om en økning på 5% fra kr 570,- til kr 600,- for resten av 2008; erfaringene fra denne perioden vil bidra som grunnlag for vurdering av satsene for Lønnsutviklinga som er ventet i forbindelse med lønnsoppgjøret 2008 for medarbeidere innenfor saksfeltet medfører at gebyrene som ble vedtatt i desember, ligger i underkant av det som trengs for å dekke kostnadene ved saksbehandlinga, også uten kapasitetsøkning. Forsinkelse i saksbehandlinga ut over lovens krav medfører dessuten at gebyrene reduseres. Konklusjoner Rådmannen vil forslå at timesatsen justereres fra kr 570,- til kr 600,-, og at rådmannen får fullmakt til å justere enkeltsatsene i betalingsregulativets kapittel B, C og D etter dette, samt å fastsette prisen for eiendomsopplysninger ut fra den samme timesatsen. B1a skal beregnes som en halv time. Møteinnkalling side 40 av 56

41 Rådmannens forslag til innstilling Gebyrene etter kapitlene B, C og D i betalingsregulativet justeres med utgangspunkt i en timepris på kr 600,- (her skal satsen for B1a regnes for en halv time). Det samme gjelder betaling for eiendomsopplysninger. Rådmannen har fullmakt til å beregne enkeltsatsene. Satsene gjelder fra Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Saken ble enstemmig utsatt Vedtak i fra Utvalget for miljø og teknikk : Saken utsettes Møteinnkalling side 41 av 56

42 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2006/ Forskrift om tildeling av båtplass P23 Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Kommunestyret /08 Tolkning av forskrift om tildeling av båtplasser Sammendrag Det er søkt om båtplass fra foretak som drive utleie av hytter. De hevder at de har fortrinnsrett iht 2-3 b i forskrift om tildeling av båtplass ved kommunale brygger og havner. Saksopplysninger Hvaler kommune har fått søknader om båtplasser fra 2 foretak som driver utleie av hytter i Utgårdskilen. De hevder at de skal ha fortrinnsrett til båplass iht forskriften 2-3 b som lyder: Andre næringsdrivende registrert med hovedkontorets adresse i Hvaler. Båten skal være registrert på bedriften. Båten skal være godkjent driftsmiddel i selskapets regnskap. Det skal dokumenteres behov for bruk av båt i bedriftens næring og båten skal være egnet til formålet. Fortrinnsretten vil være i forhold til fastboende og eiere av fritidseiendom. Problemstillingen er om utleie av hytter er en slik type næring som kommer inn under forskriftens 2-3 b. Vedlegg Innkomne merknader Søknader om båtplass fra Garnberget AS og Pidell AS, begge Utgårdskilen Hjemmelsgrunnlag Kommunelovens 6 Vurdering Da 2-3 b i forkriften ble tatt inn i den formen som den har i dag var bakgrunnen at det kom inn søknader fra flere foretak som hevdet at de hadde behov for plass til båt som ble brukt i næring. Utgangspunktet vårt har vært håndverkere som har jobber på øyer og holmer hvor det ikke er mulig/hensiktsmessig å bruke offentlig kommunikasjon, og andre som driver sjørelatert næring, skal ha fortrinnsrett til båtplass. Vi så ikke at den problemstillingen som nå er kommet opp var aktuell. På Hvaler er det flere som driver med utleie av hytter. Det er både enkeltpersoner og foretak med dette formålet. Det er klart en økonomisk fordel ved utleie av hytter å ha tilgang til båt i nærheten av hytten som kan leies ut. Imidlertid er ikke selve driften og utleie avhengig av at det er båt tilgjengelig for utleier. Møteinnkalling side 42 av 56

43 Konsekvensen dersom vi skal åpne for at utleievirksomhet av hytter kommer inn under 2-3b, vil være at store. Vi vet ikke hvor mange hytter dette vil kunne gjelde for. I Utgårdskilen vil det dreie seg om mer enn 13 utleieenheter. Hvor mange utleieenheter som finnes i kommunen har vi ikke oversikt over. Pr dags dato har Hvaler kommune etter inngåelsen med Kystverket om drift og vedlikeholdsavtaler for statlige fiskerihavner ca 20 plasser til utleie ved stenbrygga ute ved moloen i Utgårdskilen. 12 av disse leies i dag ut til andre enn fiskere. Konsekvensene blir store særlig for fastboende som har fortrinnsrett etter næringsbåter. Det vil bli færre plasser å tildele fastboende. Administrasjonen har for 2008 leid ut en båtplass til hver av de to foretakene som har søkt i Utgårdskilen, slik at virkningen av denne tolkning kommer først til anvendelse fra og med Når det gjelder Utgårdskilen så er det i den godkjente reguleringsplanen for indre del, satt av områder for private småbåtplasser. Det vil være naturlig at foretak som driver utleie av hytter inngår avtaler med grunneierne her om båtplass til sin virksomhet. Siden båtplass ikke er nødvendig for å drive utleie av hytter, vil administrasjonen anbefale at 2-3b er å forstå slik at dette ikke gjelder for foretak som driver utleie av hytter. Konklusjoner Ved tolkning av forskrift om tildeling av båtplass er 2-3 b å forstå slik at dette ikke gjelder for foretak som driver utleie av hytter/feriebolig. Rådmannens forslag til vedtak Med hjemmel i kommunelovens 6 vedtas at ved tolkning av forskrift om tildeling av båtplass, er 2-3 b slik å forstå at dette ikke gjelder for foretak som driver utleie av hytter/feriebolig. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Forslag fra borgelig gruppe: Saken utsettes. Votering: Forslaget om utsettelse av saken ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer (Mona Vauger (Ap), Øyvind Wevling (Ap) og Hans Herman Utgård (Sp) stemte mot). Innstilling fra Utvalget for miljø og teknikk : Saken utsettes. Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Vedtak i / Innstilling fra Utvalget for miljø og teknikk : Møteinnkalling side 43 av 56

44 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2008/ Nasjonalparksenter - lokalisering Bernt Erik Larsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /08 Kommunestyret /08 Nasjonalparksenter - lokaliseringsvalg Saksopplysninger Før kommunen går videre med prosjektarbeid for etablering av et besøks-/nasjonalparksenter er det behov for å foreta et lokaliseringsvalg. I juni 07 ble det fremlagt en rapport fra forprosjektet Besøks og informasjonssenter på Hvaler. Forprosjektet er gjennomført med Oslofjordens friluftsråd v/liv Marit Hansen som prosjektleder og med representanter for Hvaler, Fredrikstad, fylkesmannen og fylkeskommunen som styringsgruppe. Deltakernes kompetanse, innhentede ekspertiseråd og gjennomførte studiebesøk både i inn- og utland, vurderes å ha gitt et godt grunnlag for den videre prosess med å få etablert et vellykket informasjons- /nasjonalparksenter, herunder vurderinger og anbefalinger mht. lokalisering. Når det gjelder krav til lokalisering og vurdering av alternativer fremgår følgende 6.0 KRAV TIL LOKALISERING I følge Flogenfeldt jr10) bør en informasjonsstrategi ligge til grunn for hvor og hvordaninformasjonspunkter skal bygges opp. Han påpeker viktigheten av å først drøfte hva senteret skal informere om og hvem informasjonen skal henvende seg til, før man tar lokaliseringsdebatten. Beliggenheten til et besøkssenter på Hvaler bør gi oppfordring til stopp og besøk. Fordi verdiene på Hvaler ligger spredt, er det mye som taler for at det bør etableres et senter med informasjonssatellitter. Informasjonssatellittene bør kunne nås fra sentret, enten med båt eller til fots. I løpet av prosjektperioden har følgende lokaliteter blitt vurdert: Skjærhalden og Storesand på Kirkøy Viker på Asmaløy Dypedal på Spjærøy Utgårdskilen og Papperhavn på Vesterøy Parametere som lokalitetene bl.a. har blitt vurdert opp i mot er: Tilgjengeligheten fra land (inkl. nærhet til verneområdet, kollektivtransport, parkering, stier/ turveier). Tilgjengeligheten fra sjøen (inkl. nærhet til verneområde, gjestehavn, kaianlegg, ferger turistbåter). Service ellers (inkl. bl.a. overnatting, butikker, restauranter). Muligheter for akvarier (inkl. bl.a. nærhet til sjø med tanke på vanntilførsel). Muligheter for samlokalisering med eksiterende bygg. Parameterne har blitt plukket ut etter anbefalinger fra informanter, samt etter drøftinger i referansegruppen. Vurderingene er satt opp i tabellform i fra Kap 6.1 til Kap Møteinnkalling side 44 av 56

45 Møteinnkalling side 45 av 56

46 Møteinnkalling side 46 av 56

47 Møteinnkalling side 47 av 56

48 Møteinnkalling side 48 av 56

49 Møteinnkalling side 49 av 56

50 8.0 KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Det er vår oppfatning at følgende alternativer bør det jobbes videre med: 1. Det bør etableres et besøkssenter på Hvaler hvor viktigste oppgave er å formidle naturverdiene i sjø og på land. Forutsatt at det vedtas å opprette en nasjonalpark for Ytre Hvaler, bør det arbeides for at besøkssenteret får autorisasjon som nasjonalparksenter. 2. Besøksenteret/nasjonalparksenteret (heretter senteret) må i tillegg til naturverdiene gi et bilde av tidligere og nåværende menneskelige aktiviteter i verneområdet og det tilgrensende område. Sentralt i dette står kulturminner, friluftslivet samt fiskeri og landbruk. 3. Senteret må få status som ett av Hvalers viktigste reiselivsmål, og særlig viktig er det gi publikum lyst og grunn til å besøke Hvaler utenom båt og badesesongen. Det er et mål at senteret blir en av Østfolds viktige severdigheter. Dette vil kreve et variert aktivitetstilbud til de besøkende. 4. I formidlingen av naturverdier, kulturminner og menneskelige aktiviteter i dag skal informasjonen være ekte, virkelighetsnær og basert på lokal identitet. Informasjon og formidling må ha et moderne uttrykk, men høyteknologi må underordnes opplevelser og aktiviteter. 5. Senteret skal gi tilbud om kunnskapsformidling og opplevelse til barn og unge og Møteinnkalling side 50 av 56

51 samarbeide med barnehager, grunnskolen og videregående skoler i første rekke i Nedre Glommaregionen, - i annen rekke også resten av Østfold og hele Oslofjordområdet. 6. Det skal legges til rette for at høyskoler og universitet kan benytte seg av senterets ustyr og fasiliteter. Det skal legges til rette for at det kan drives forskning knyttet til senteret, primært innenfor det biologiske fagfeltet. 7. Erfaringer fra andre nasjonalparker og besøksentra peker på at fornyelser og muligheter for utvidelser er viktig. Framfor å bygge ett stort, ferdig senter, anbefales det å tenke dynamisk. Det anbefales at en bygger sten for sten. Ved oppstart bør imidlertid en formidlingsenhet med akvarier, berøringsbasseng og presentasjon av biologiske verdier på land være ferdig, sammen med en enhet som tilbyr publikum servering, toaletter med mer. Sistenevnte kan også benevnes som en samfunnshusfunksjon. 8. Formidling og informasjon er ikke tilstrekkelig for at et senter skal trekke seg publikum og at de skal gjøre flere besøk. Et senter må ha en kommersiell del (servering, lokalutleie, gavebutikk, turistinformasjon oa) som også gir inntekter til driften. Den kommersielle delen bør også inneholde betaling for aktivitetsopplevelser som for eksempel naturguiding til lands og til sjøs. 9. En utbyggingsstrategi som nevnt i punkt 7 vil gi et finansieringsbehov på mellom 7-15 millioner, avhengig av enhetenes størrelse og standard. 10. Innenfor nasjonalparkens areal finnes det mange besøksmål. I tillegg til et senter må det finnes såkalte informasjonssatellitter som spiller på lag med senteret og som kan være organisert som en del av dette. Eksempler på slike satellitter kan være Akerøya (ornitologi), Heia (sjøreddning, sel) fyrstatsjonene (Struten, Homlungen, Torbjørnskjær) friluftsliv og bading (Kuvauen, Storesand) fiskerier (Utgårdskilen), kunst i landskap (Rødshue) osv. Slike informasjonssatellitter kan være alt fra enkle tavler til mer forseggjorte anlegg. 11. Senteret må lokaliseres nært opp til verneområdet og bygningsmessig tilpasset landskapet samt bygget med miljøvennlige materialer. Senterets parkeringsplass skal være utfartsparkering også for besøk i nasjonalparken, fra senteret må det gå turstier i forskjellig lengde og med ulik preparering og vanskelighetsgrad slik at deler av disse er tilgjengelig for personer med funksjonshemninger. 12. Senteret må i det minste i sommermånedene - kunne gi de besøkende et tilbud om å dra ut i nasjonalparken i ulike typer båt. Dette kan gjøres i alt fra enkle, leide småbåter til guidede turer i passasjerbåter. Om senteret selv ikke tilbyr denne tjenesten, er det viktig at det etableres et nært samarbeid med virksomheter som tilbyr båtopplevelser og hvor deres kompetanse er kvalitetssikret. 13. I tillegg til lokaliseringen nær naturområdene og ved sjøen må senteret kunnes nås med kollektive transportmidler, helst ligge nær annen service som butikker, overnatting mv. 14. Med utgangspunkt i lokaliseringskravene i Kap. 6.0 og anbefalte forslag nevnt i punkt 1-13 over foreslås det at videre planlegging tar utgangspunkt i Skjærhalden. Skjærhalden i sammenheng med Storesand tilfredsstiller flest lokaliseringskrav. Utgårdskilen, Dypedal og Viker har alle kvaliteter og potensial men sammenlignet med Skjærhalden tilfredstiller disse ikke lokaliseringskravene like godt. Øvrige forslag som har kommet frem i debatten frafalles. Møteinnkalling side 51 av 56

52 Vedlegg Rapporten er i sin helhet utdelt tidligere og finnes tilgjengelig på kommunens hjemmeside. Ytterligere eksemplarer kan fås ved henvendelse til kommunen. Vurdering Et grovt lokaliseringsvalg er viktig for å komme videre i prosessen med oppstart av et nytt prosjekt, hvor mer detaljert planarbeide, arkitektkonkurranse mv. må gjennomføres. Det anbefales å følge de vurderinger og konklusjoner som forprosjektet gir oss. En nasjonalpark på Hvaler, med tilhørende senter, opplevelses- og aktivitetstilbud vil ha et helt annet besøkspotensiale enn vanlig for andre norske parker ca. 1,5 millioner mennesker kan besøke stedet innen en reisetid på 1,5-2 timer. Når parken i tillegg er den første og eneste med marint innhold og med natur- og kulturverdier som skiller seg helt fra andre slike områder vil tilgjengelighet fra sjø og land være avgjørende for suksess. I et natur- og miljøperspektiv (bærekraftig turisme) bør det rettes et spesielt fokus mot offentlige og kollektive transportmuligheter. Det er kun Skjærhaldenområdet som har nødvendig infrastruktur og i rimelig grad kan tilfredsstille slike krav. Innen turisme er det vanlig å peke på et tredelt ønske/behov fra de besøkende: Oppleve spise bo. Også her skiller seg Skjærhalden seg ut, med flere og varierte tilbud. Ved et valg ut fra nevnte kriterier vil dette ikke bety at andre deler av kommunen ikke skal/kan få glede av utviklingen. Tvert imot bør det legges opp til at et senter nettopp skal invitere og inspirere til opplevelser og besøk i hele kommunen, slik tankegangen også er i den tilstøtende svenske Kosterhavets nasjonalpark. Konklusjoner Det anbefales at Skjærhalden-området pekes ut som etableringssted for et kommende besøks- og nasjonalparksenter og at det arbeides videre med oppstart av et oppfølgingsprosjekt med mål om realisering. Rådmannens forslag til vedtak Utvalget for miljø og teknikk anbefaler kommunestyret å fatte vedtak om å utpeke Skjærhalden-området som etableringssted for et kommende besøks-/nasjonalparksenter. Videre anbefales det at kommunen setter sterkt fokus på å prioritere det videre arbeid med et etableringsprosjekt for å kunne realisere et slikt senter. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Vedtak i / Innstilling fra Utvalget for miljø og teknikk : Møteinnkalling side 52 av 56

53 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2007/ Omregulering av område ved Hauge barnehage L12 Jan Torp Pharo Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk /08 Kommunestyret /08 Utvalget for miljø og teknikk /08 Omregulering av område ved Hauge barnehage - behandling etter offentlig ettersyn Sammendrag Saken gjelder omregulering av dette området, for å ta hensyn til barnehageutvidelsen, parkeringsløsning for skole og barnehage, og egenskaper for den nye, endrete traseen for vegen Stormmusbrinken. Det foreslås at planen vedtas. Saksopplysninger I 2001 ble det vedtatt en plan for området ved Åttekanten skole, som følge av en tidligere vedtatt plan for Stormmusfjellet nord planen skulle sikre ny atkomst for hele boligområdet på Stormmusfjellet (fra fylkesvegen ved bedehuset og til eksisterende Stormmusbrinken ved barnehagen), slik at den økte trafikken ikke skulle passere mellom skolen og barnehagen. Den tidligere vegtraseen ble satt av til gang- og sykkelveg, og lokal atkomst til skolen og barnehagen. Da den nye vegparsellen ble bygget, viste det seg at den ble i smaleste laget, særlig fordi det ble en høy fylling på en del av strekningen. Samtidig ble det behov for å få vurdert parkeringsløsningen for skolen og barnehagen på nytt. En del av området mellom vegene Stormmusberget og Stormmusbrinken, nedenfor fjellbratta, der det står/stod avfallsbeholdere, er i planforslaget satt av til parkering, mens den øvre delen (tilgjengelig fra Stormmusberget) forblir friluftsområde. Dessuten er det satt av friluftsområder langs den nye vegtraseen. Se for øvrig pkt 3 i planbeskrivelsen. Området er vel 7 daa stort og er foreslått satt av til friluftsområder og offentlige trafikkområder. Saken har ligget ute til offentlig ettersyn og den har vært sendt til berørte grunneiere og institusjoner til uttalelse, med frist Innen fristen kom det ikke inn noen merknader. Merknadene kom senere, se nedenfor. Vedlegg Plankart (forminsket) Beskrivelse Bestemmelser Innkomne merknader (gjengitt i utdrag; fullstendig dokument kan sees hos administrasjonen) Dok. nr. Avsender Møteinnkalling side 53 av 56

54 Dato Sammendrag Østfold fylkeskommune kommenterer at innspillet fra oppstartperioden om universell utforming ikke er tatt opp i planforslaget. Fylkeskommunen har ellers ingen merknader. Statens vegvesen ber om forlenget frist. Fylkesmannen i Østfold (mottatt ) ingen merknader. Statens vegvesen anbefaler at planen utvides til å omfatte siktsonene, og at det bestemmes at sikthinder over 0,5 m ikke tillates i siktsonene. Fredrikstad EnergiNett AS peker på at vegen er utbygd for lengst og over eksisterende høgspentkabel; FEN krever at det anordnes alternativ føring av kabelen. Hjemmelsgrunnlag Plan- og bygningsloven kapittel VII gir rammer for innholdet i og behandlingen av reguleringsplaner. I 27-1 nr 2 første ledds siste punktum angis hva planutvalget skal gjøre etter offentlig ettersyn. I 27-2 angis det hvordan saken skal behandles videre. Hvis planutvalget (UMT) ønsker at planen skal endres, må den sendes til administrasjonen med instruksjon om dette, og et endret planforslag må legges fram for de berørte, eventuelt for allmennheten, til ettersyn/uttalelse. Hvis planutvalget innstiller på at planen vedtas, sendes den til kommunestyret. Hvis kommunestyret ønsker at planen skal endres, må den sendes til planutvalget med instruksjon om dette (og videre til administrasjonen), og et endret planforslag må også da legges fram for de berørte, eventuelt for allmennheten, til ettersyn/uttalelse. Vurdering Dok. nr. Kommentar/vurdering 12 Planforfatteren har kommentert innspillet da saken ble oversendt kommunen, men forholdene rundt universell utforming er ikke kommentert spesielt. Fra administrasjonens side kan vi kommentere at prinsippene om universell utforming bør la seg løse innenfor planens rammer, under detaljutforming av gangvegen og parkeringsarealene. 12 Vegvesenet fikk frist i dok. 13; eventuell uttalelse må komme inn senest (se kommentar til 15) Frisiktsonen sør for krysset med den etablerte vegen ligger helt på veggrunn. Frisiktsonen nord for krysset er mellom byggegrense og veg i allerede gjeldende plan fra 2001 for vegen, som allerede er bygget. Det naturlige terrenget på tomta i det aktuelle området er til dels høyere enn de 50 cm som vegvesenet nå ber om, og som ikke var noe tema i 2001, der frisiktlinja ble satt til 6 m x 60 m. En kunne heller vurdere om dette krysset, og krysset med Skreverhella litt lengre sør og med Åsen litt lengre nord, kunne vært forkjørskryss. 16 Det at vegen for lengst er utbygd, har sammenheng med at den for lengst er regulert (i 2001). Spørsmålet om kabelføring berører ikke reguleringsplanen, men vegmyndigheten i kommunen bør se på dette og samarbeide med FEN. Konklusjoner Planen må kunne vedtas slik den foreligger. Utbygger for området må sørge for at prinsippene om universell utforming legges til grunn for utforming av gang-/sykkelveg og parkeringsanlegg. Det vil være en uforholdsmessig ressurskrevende ekstraomgang om planen skulle ut på ny, om enn begrenset, ettersynsrunde for å utvide planen i et område som såpass nylig (i 2001) er regulert nettopp med sikte på den allerede bygde vegen. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune vedtar reguleringsplan for omregulering av område ved Hauge barnehage slik forslaget som lå ute til offentlig ettersyn viser. Møteinnkalling side 54 av 56

55 Utbygger må legge prinsippene for universell utforming til grunn ved utforming av gang-/sykkelveg og parkeringsanlegg. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann Behandling i Utvalget for miljø og teknikk : Votering: Saken ble enstemmig utsatt. Vedtak i fra Utvalget for miljø og teknikk : Saken utsettes. Plankart: (bestemmelser og beskrivelse kommer i separate vedlegg) Møteinnkalling side 55 av 56