Kristiansund Samhandl Samha ing ng N yskapi ysk ng ng Opti misme - - R au R shet au

Transkript

1 Kristiansund

2 Kommunesammenslåingen Kristiansund og Frei (Sammenslått 1. januar 2008) Per Sverre Ersvik Økonomisjef Frei (og Kristiansund) fra 2007 Assisterende rådmann Kristiansund kommune

3 Agenda Bakgrunn for sammenslåingen 1, 2 eller 3 kommuner? 3 krevende prinsipper Organisering av sammenslåingsprosessen Nærmere om prosjektgruppen Organisatoriske forhold Strategisk ledelse hva skjer med toppledelsen Strategiimplementering Samlokalisering av tjenester Arbeidsgruppe økonomi Økonomisjefen

4 Kristiansund km² innbyggere 773 personer pr. km² Frei 65 km² 5301 innbyggere 82 personer km² Nye Kristiansund 87 km² innbyggere 257 personer pr. km² Oslo 1225 personer pr km² Møre og Romsdal 17 personer pr km² Norge 15 personer pr km²

5 Kristiansund ( i 2006) Bykommune, stor tetthet Infrastruktur Regionsenter/ Handelssenter Olje og gass Kommunikasjon Arbeidsplasser Urbane kvaliteter Lite areal til ny næring 3 % har arbeidsplass i Frei Frei (5 400 i 2006) Landkommune Lite infrastruktur Bo-kommune Landbruk Begrenset ant arbeidsplasser 55 % har arbeidsplass i Kr.sund

6 Konsekvensutredning mai i 2003 Vil det lønne seg økonomisk? Kvaliteten på de kommunale tjenestene? Hvordan blir lokaldemokratiet? (intervju med innbyggerne inkl ansatte) Mulighetene for utvikling av lokalsamfunnet? (intervju med innbyggerne inkl ansatte) Informasjon på folkemøter Distribusjon til alle husstander Flere oppslag i media

7 Fra vedtak til virkelighet Mai 2004 Kommunestyrene sender felles søknad om sammen-slutning fra og med 1. januar Juni 2004 Rådmennene fastsetter felles administrativ prosjektorganisering August 2004 Første møte i administrativ styringsgruppe Oktober 2004 Søknad om tilskudd til infrastruktur Oktober 2004 Første møte i administrativ prosjektgruppe November 2004 Felles kommunestyremøte (pålagt)

8 Fra vedtak til virkelighet forts Mars 2005 Søknad til kommunaldepartementet om engangstilskudd Søkte 71,3 fikk = 19,2 mill. Mai 2005 Prosjektleder tiltrer Mai 2005 Konglig resolusjon - sammenslåing fra 1. januar 2008 Juni 2005 Første møte i fellesnemnda Tilrettelegging, prosesser, valg

9 Felles kommunestyremøte nov Driftsmessig 2 kommuner frem til (2 juridiske enheter) Tillitsvalgte skal være med i hele prosessen To likeverdige parter (avvik fra 26 i inndelingsloven) Mandat for fellesnemnda Sammenslåingsdato Kommunenavn Antall medlemmer i det nye kommunestyret Ingen ansatte skal sies opp som følge av sammenslutningen Tiltredelse av rådmann i nye" Kristiansund fra 1. juli i 2007 Ikke enige om kommunevåpen

10 Utfordring med tre samtidige organisasjoner Frei Kristiansund Nye Kristiansund Frei kommunestyre Kristiansund bystyre Fellesnemnda (interimorg.)/nytt kommunestyre Ordfører Ordfører Fellesnemndas leder/ordfører Rådmann Rådmann Prosjektleder/ rådmann Viktig med ryddighet. Hvem som behandler hvilke saker? Her kan det lett bli uryddig.

11 5 300 innb 350 ansatte innb ansatte innb ansatte

12 Premisser fra Fellesnemnda Ingen skal bli sagt opp som følge av sammenslåingen Tjenestetilbudet i den nye kommunen skal være det beste fra dagens kommuner Uttak av økonomiske effekter avventes

13 Utfordring Sentrale personer i begge kommuner dras stadig sterkere inn i sammenslutningsarbeidet samtidig som det forventes at de skal virke for fullt i egne kommuner. 13

14 Budsjett - drift Lønn (prosjektledelse, Møtegodtgjørelse, arb.giveravgift, pensjon) Andre utg (Bevertning møter, kjøp tjenester, Annonser/-trykking, folkemøter, EDB-program, telefoni, kurs/komp, bryllupsfest, arkivrydding) Sum utgifter Engangstilskudd 19, Budsjett - investering Den nye servicekommunen Vei Bolga Vadstensvika Gang og sykkelvei Kvalvikveien Forlengelse rullebane Sum utgifter Infrastrukturtilskudd

15 Prosjektgruppens oppgaver Sørge for at ulike tjenester, virksomheter og arbeidsfelt i kommunene blir tatt inn som delprosjekt i sammenslåingsarbeidet innb ansatte Sørge for at det for hvert delprosjekt blir Utarbeidet konkret mandat for prosjektet Opprette aktuelle delprosjektgrupper Utarbeide tidsplan for gjennomføring av arbeidet Avklare økonomiske forhold, også kommunene imellom Avklare personellmessige forhold Avklare lokalitetsmessige forhold Medvirke til at det søkes om eksterne midler til sammenslåingsarbeidet

16 Dubletter To skal bli til en Rådmann Kommunalsjefer Økonomisjef Personalsjef Biblioteksjef Kultursjef Kulturskolerektor Servicekontorleder Ledende helsesøster osv Økonomisjef Frei + «gamle» Kristiansund + «nye» Kristiansund Og-ting-tar-tid Det tar tid å - Drøfte noen av stillingene - Skrive 1549 arbeidsavtaler - Skrive ca 60 lederavtaler - Skrive nye serviceerklæringer

17 Kommuneledelsen Hvem er det? innb ansatte Viktig å få på plass sentrale ledere og andre nøkkelstillinger tidlig Alle bruker energi på hvordan det går med dem selv For å lede gjennomføringen av en så stor omstilling må du ha motivasjon og forutsigbarhet for din nær fremtid Interne og eksterne samarbeidsparter er usikre på hvem de skal forholde seg til

18 Same, same - but different? innb ansatte Kontinuitet og kunnskap om organisasjonene gjør at du kan jobbe raskere Økonomisjefen er en nøkkelrolle Organisasjonskultur undervurderes ofte Balanse mellom endring/utvikling og sammenslåing Må man vente med utviklingsarbeid, eller klarer man å ta alt samtidig?

19 Kristiansund - Utsikt fra en bru, mot øst Frei - Utsikt fra kirka, mot øst

20 Strategiimplementering Fokus på oppdraget Hvorfor ny kommune? Skap en visjon og driv aktiv formidling Toppledelsens aktive eierskap, involvering og deltakelse Toppledelsens evne til å etablere en sterk maktkoalisjon, hvor mellomlederne involveres aktivt og er sentrale

21 Strategiimplementering Fokus på betydningen av endringsledelse evnen til å motivere og inspirere medarbeidere til å realisere sitt potensiale i endringsprosessen Utarbeid en grundig interessentanalyse Planlegg for raske og synlige resultater underveis, som markeres

22 Samlokalisering av tjenester Sentral barnehageadministrasjon Sentral grunnskoleadministrasjon Kulturadministrasjon Kulturskole Personalseksjonen inkl. lønn Økonomiseksjonen og økonomisjef IKT Sentralbord Kommunalsjefer Bibliotek Sosiale tjenester og barnevern Tekniske tjenester

23 Samlokalisering av tjenester

24 Arbeidsgruppe økonomi Sammensetning 2 ansatte fra Kristiansund 2 ansatte fra Frei En tillitsvalgt fra hver kommune Viktig å skille drift av eksisterende kommuner og prosjekt To selvstendige regnskap, rapporteringer Hva når det blir mange kommuner? 24

25 Arbeidsoppgaver økonomi Etablere teknisk infrastruktur mellom enheter Etablere felles drift av applikasjoner Etablere felles grunnlagsregister Oppdatere register i økonomisystem og forsystemer Etablere felles kontoplan Ta i bruk felles momskoder Etablere felles avstemmingsrutiner Innføre scanning av faktura 25

26 Arbeidsoppgaver økonomi Ta i bruk web-løsninger Innfør timeregistreringssystem i den minste kommunen Utarbeide felles økonomi- og finansreglement Anskaffe felles lønnssystem Ta i bruk felles system for fakturering kulturskole Felles system for forvaltning av idrettsanlegg Felles system for husleiefakturering 26

27 Arbeidsoppgaver økonomi Utarbeide felles rapporteringsmaler Utarbeid felles fakturalayout Samarbeid om plassering av midler og låneopptak Felles innkjøpsavtaler samordning og nye avtaler Etablere felles skatteregnskap og skatteutvalg Opprydding i skatteregnskap Samordne skatteinnfordring, rapportering og statistikk 27

28 Arbeidsoppgaver økonomi Husk opplæring!!!! Anbud ny bankavtale Anbud ny tjenestepensjonsordning Innføre eiendomsskatt i Frei Taksering Saksbehandling Klagebehandling Utskriving Overgangsregler 28

29 Arbeidsoppgaver økonomi Startlån felles retningslinjer og saksbehandling Ta i bruk nytt system for kommunal innfordring Etablere samarbeid om arbeidsgiverkontroll Harmonisere økonomihåndboka kontroll Innføring av månedsrapportering på WEB Nytt årshjul for økonomiforvaltningen 29

30 Arbeidsoppgaver økonomi Avslutning regnskap i 2 kommuner m/årsrapport Utarbeide første budsjett og økonomiplan for den nye kommunen Nytt organisasjonsnummer, kommunenummer, gårds- og bruksnummer Gjennomgå samarbeidsavtaler med frivillige lag og organisasjoner Samkjøre på nivå og oppfølgingsansvar 30

31 Arbeidsoppgaver økonomi Avklare forhold rundt Hjemmelsregister for eiendom Registrering av kjøretøy Eierandeler i selskaper og behov for vedtektsendringer Interkommunale samarbeid og endrede eierandeler 31

32 Har økonomisjefen utfordringer? Økonomisjef skal kanskje lede prosesser i flere eksisterende kommuner, og bygge ny Økonomisjef skal mene noe om alle endringer i organisasjonen ift økonomi Økonomisjef er, sammen med rådmann og personalsjef, den eneste som tenker på hele kommunen!? Økonomisjef må alltid ha faktafokus det holder vanligvis ikke å mene noe 32

33 Har økonomisjefen utfordringer? Økonomisjef blir ansiktet for reduksjoner Vanskelig å vise innsparing når tilpasning skjer lenge før sammenslåing 33

34 Det gikk bra - kanskje fordi Innbyggerdialog, folkeavstemming, folkemøter Likeverdig behandling raus og inkluderende innb ansatte Fellesnemnda og prosjektet fikk vide fullmakter (etter hvert) Tillitsvalgte med i hele prosessen - stillingsgaranti Ryddige ansettelsesforhold administrativ/politisk struktur avklart Samlokaliseringer med enhetlig ledelse Enhetslederne på plass ½ år før Informasjon til ansatte, til innbyggerne, til naboene Omdømmebygging i prosessen God nok tid framdriftsplan - gode prosesser - få snarveier

35 Takk for oppmerksomheten! Assisterende rådmann Per Sverre Ersvik Kristiansund kommune Mobil