Jenny har laget en konsertinstruks. Sammen med korforbundet sitt forslag er dette til hjelp for de komiteene som skal arrangere konserter.

Transkript

1 Referat fra styremøte Dato: Sted: Hjemme hos Åse Til stede: Ina, Jenny, Turid, Åse, Lisbeth og Nina Sak 1 Gjennomgang av referat fra forrige styremøte Hege M, ikke Heidi M som det står i referatet, får lønn som vikar for Ina før jul. Nina undersøker med Sissel om utbetalingen er foretatt. Åse skal utarbeide informasjonsskriv til nye sangere. Sissel skal være kontaktperson for Brønnøysundregisteret. Turid og Sissel avklarer dette. Spørreundersøkelsen er ikke sendt ut. Nytt mål: gjennomføres før påske. Ansvarlig: Sissel. Sak 2 Status økonomi/innbetalinger v/sissel Saken utsettes på grunn av Sissels fravær Sak 3 Handlingsplaner/komiteer Instruks Jenny har laget en konsertinstruks. Sammen med korforbundet sitt forslag er dette til hjelp for de komiteene som skal arrangere konserter. Drift av komiteene Notekomité Ina foreslår at nestleder i styret skal være leder i notekomiteen. Styret bør være representert i alle komiteer. Styrmedlemmet bør lede komiteen det sitter som medlem av. Det skal skrives referat fra alle komitémøter. Består i dag av Bente O, Bente M og Åse, i tillegg til Ina. Turid spør om disse vil fortsette, hvis ikke spør hun etter nye medlemmer på neste medlemsmøte. Forslag fra styre: Hege M og Ann Kristin. Åse blir styrets representant i notekomiteen. Instruks for arbeidsmåter bør utarbeides.

2 Visjonskomiteen Styret forslår at denne komiteen legges ned en periode og at styret overtar komiteens oppgaver. Det kan være aktuelt med brainstormingsmøter, vår og høst, der hele koret er involvert. Turid informerer på neste medlemsmøte. Draktkomité Utfordres til å komme med forslag til antrekk til marskonsertene. Styret foreslår at Åse er styrets representant i denne komiteen. Sponsorkomité Styret foreslår at Sissel er styrets representant i komiteen og at Kari og Trine E blir spurt om å være med. Jubileumskonsert Byneset 2010 Planlegging av denne konserten må komme i gang så fort som mulig. Marskonsertene Siobhan, Sissel, Bente O, Barbro og Ina Konsert 16. og 30. mars er avklart. Ina har kontakt med pianist Bjørn ang disse datoene. Billettpris 150 kr, som dekker inngang, kaffe og kaker. Det budsjetteres med et oversudd på ca kr som deles likt mellom Viva og det lokale koret vi samarbeider med. Bente O og Turid avklarer om det er aktuelt med konsert på Ørlandet. Dersom det blir konsert her regnes det med et underskudd. Konsertkomiteen må ta stilling til om konsert skal gjennomføres. Konsert med Eggkleiva utgår. Sissel foreslås som leder av komiteen. Damenes aften m/jan Thomas Hilde, Sissel, Bente O, Lena, Kristin R og Ina Lena foreslås som leder av komiteen. Turid spør om Trine E også kan være med her. Invitasjoner Invitasjon fra Sjetnekoret om å delta på sangertreff 2.mars. Vi takker nei. Turid gir beskjed til Sjetne. Invitasjon fra Molde om å delta på et arrangement våren Vi takker nei, på grunn av mange planer i vår, men det kan være ønskelig å delta til neste år. Øvingshelg Elin Valvatne skal ha 1000 kr pr time for instruksjon. Styret synes dette blir for dyrt og foreslår at vi bruker helga til innøving av nytt repertoar og at Hege M eller Ann

3 Kristin blir bedt om å hjelpe til. Turid avklarer med dem. Vi ønsker heller å innhente en ekstern instruktør etter påske, men før konserten 15.juni. Landskonkurransen høsten 2011 Praha Påmeldingsavgift for koret kr 750. Deltakeravgift pr sanger kr 890. Ina sjekker hvilken klasse vi skal synge i. Vi har tidligere sagt at turkomiteen har ansvar for påmelding m.m i forbindelse med konkurransen, men foreslår nå at styret overtar dette ansvaret. Ansvarlig: Åse. Det blir store utgifter for hver sanger høsten Styret ser på muligheter for at koret dekker noen av disse. Sak 4 Status medlemmer/permisjoner Sigrun Sæter, Heidi S Lie, Randi Larsen, Elin Orrem og Nina Haug har permisjon våren Sigrun kan allikevel være aktuell for Praha. Andre som har meldt at deltagelse i Praha er usikkert er Helene, Lena og Siobhan. Turid sender informasjon om vårens aktiviteter og invitasjon til nyttårsfesten til medlemmene i permisjon. Kirsti Rokkones har sluttet. Koret har nå 30 aktive sangere. Vi trenger både en 1. og en 2.alt. Ina spør Trine Olsen om hun vet om en sanger. Lisbeth lager et skriv som kan henges opp på HIST, Gløshaugen og musikkskolen. Ina spør Tove R om hun har navn på sangere som kan være aktuelle for oss. Sak 5 Spørreundersøkelsen Saken utsettes til neste møte, men målet er å få gjennomført den før påske. Ansvarlig Sissel. Sak 6 Øvingslokale Bare positive tilbakemeldinger til å øve i Tempe kirke. Sak 7 Viva-håndboka v/ Jenny

4 Jenny har utarbeidet en medlemsavtale som nye sangere får når de har startet i Viva. Dette erstatter håndboka. Jenny gjør noen endringer i forhold til forslaget som forelå og sender korrigert utgave til Lisbeth som legger den inn på korets nettside. Jenny oppdaterer hele koret. Sak 8 Samarbeid med Marianne Meløy Marianne kommer og Hun skal hjelpe koret med å sy sammen sponsorpakker. Sak 9 Nyttårsfest Nyttårsfesten er flyttet til 11.februar. Planleggingsmøte i Tempe kirke onsdag kl Styret møter. Alle tenker kreativt før møtet. Påmeldingsfrist til nyttårsfest 25.janaur. Åse følger opp dette. Turid sender informasjon til Heidi M om at datoen for festen er endret til 11.februar. Nina sender oversikt over utmerkelser til Jenny. Styret foreslår at festen blir gratis for alle i Viva. Sak 10 Planlegging av årsmøte Årsmøtet flyttet til 11.februar Alle papirer som skal legges ved må være ferdige til 28.januar. Turid sender innkalling til møtet. Eli foreslås som ordstyrer. Referent: Nina Tellekorps: to stk Signering av protokoll: en stk Årsberetning: Nina Regnskap: Sissel/Charlotte Turid undersøker med valgkomiteen om de ønsker å fortsette. Innkomne saker: vedtektsendring 7 Styret foreslår vedtektsendring for 5 Minn koret på at kontingenten må være betalt før årsmøtet Sak 11 Dirigentens kontrakt Ina la fram forslag til kontrakt. Styret har forslaget til vurdering. Endelig beslutning sees i sammenheng med budsjettet. Sak 12 Eventuelt

5 Vil Elin S fortsette som noteansvarlig? Nina oppdaterer kor.no-sidene. Lisbeth oppdaterer hjemmesida. Bør vi ha to mail-lister, med og utan medlemmer i permisjon? Fotografering; vi ønsker at det blir tatt et nytt bilde av Viva. Turid/Jenny spør Camilla Jenssen. Jenny minner marskomiteen på at de skal sende konsertprogram til Tono. Nina informerer Siobhan om at konsertinstruks er under utarbeidelse. Nina sender ut ny handlingsplan, medlemsmøtene skal inn i planen: 16.febr, 6.april og 25.mai. Turid scanner budsjett for 2010 til Sissel. Det er viktig at vi holder fast ved tanken om at Marianne Meløys engasjement skulle henge sammen med ønsket om å få flere oppdrag. Det er mulig å søke korforbundet om momskompensasjon. Ta med korets passord på medlemsoversikten. Møtet hevet Nina Tolnes referent