Referat fra Årsmøte i Grefsen skolekorps

Transkript

1 Referat fra Årsmøte i Grefsen skolekorps 12.mars 2013, Personalrommet til Grefsen Skole Oppmøte 38 av 61 familier. Dagsorden: 1. Behandling av innkalling. 2. Behandling av dagsorden. 3. Valg av møteleder, to referenter og to til å underskrive protokollen. 4. Behandling av årsmeldingen. 5. Behandling av revidert regnskap. 6. Saker fremmet av styret eller medlemmer. - Se vedlagte forslag til vedtektsendringer. 7. Orienteringssaker. 8. Fastsettelse av kontingent. 1. Behandling av innkalling. Helga Håtveit åpnet møtet, og innledet de to første punktene som styreleder. Ingen kommentarer eller innvendinger mot innkallingen, den er dermed godkjent. 2. Behandling av dagsorden: Ingen innvendinger til dagsorden, den er dermed godkjent. Under punkt 7. Orienteringssaker er Rektor Anton Rygg, ved Grefsen skole invitert til å orientere om ny skole osv. Hans punkt vil bli flyttet frem til punkt 4. Behandling av årsmeldingen. 3. Valg av møteleder, to referenter og to til å underskrive protokollen. Valg av møteleder: Helga Håtveit Årsmøtet bestemte at det var tilstrekkelig med to personer til å underskrifter på protokollen. Valg av referent: Astrid Lodgaard. Cecilie Bergersen og Hans Peter Verne kontrollerer og signerer referatet. 4. Behandling av årsmeldingen. Vedlagt årsmelding ble gjennnomgått med følgende tillegg: Tillegg: 16. november spilte i 50år feiring av «avgått korpsmamma». Side 1 av 5

2 Årsmelding for Grefsen Skolekorps 2012.pdf Informasjon om 2013: Vikar for Jenny er etablert - Jonatan Wetzel. Jenny går ut i permisjon fra påske 2013 og planlegger å være tilbake i januar 2014 som dirigent for hovedkorpset. Instruktør på saksofon Sara Brygfjeld, skal ha permisjon frem til jul. Øystein Wold blir vikar. I Oslomesterskapet for korps, 3. divisjon fikk Grefsen Skolekorps 1.ærespris ( 90 poeng)= ungene har forstått musikken. Veldig flott for korpset! 7.Orienteringssaker del 1 Rektor informerer: Skolen er i all hovedsak i rute. Flerbrukshallen (kultursal+idrettshall) er dessverre ikke det. Driftsstyret, FAU og skolen jobber hardt for å få dette i rute igjen. Hallen har kommet over i «bymiljøetaten», overført fra Kulturetaten /«idrettsetaten». Mest sannsynlig ikke ferdig til skolestart, kanskje til jul (Morellbakken skole kan evnt. benyttes som avlasting for skolen ved fysisk aktivitet/gym ag andre aktiviteter. Korpset kan for eksempel fortsette forholdene med Engebråten skolen for samspill i festsalen.) Bygget er totalt 200m2, det vil si litt mindre enn antatt, da lagerrom var tenkt i tillegg til dette arealet. Fortsatt stor usikkerhet i forbindelse med lagring kan ikke forvente at dette er stort nok. I følge vedtak har korpset «rett på» større lagerlokaler. Korpset kan forhandle areal med rektor Potensielt kan «det hvite huset» der det tidligere var aktivitetsskole, benyttes til noen av behovene til korpset (kopiering, arkiver osv.). Kjetil Sjøeng gav rektor rosende ord for innsatsen overfor skolemiljøetaten - for å kjempe for at korpset og andre kulturorganisasjoner skal få plass og levedyktige vilkår inn i ny skole. 5. Behandling av revidert regnskap Vedlagt regnskap ble gjennomgått: Balanse 2012.pdf Resultat 2012.pdf Kommentarer og spørsmål:

3 Hvorfor er tilskuddet fra kommunen så mye mindre enn budsjettert? (budsjettert for lite i 2011 budsjetterte dermed med i 2012) For 2012 var det spesielt mange overføringer fra støtteforeningen, da kontoen til støtteforeningen ble «tømt» for I tillegg kommer inntektene for loppemarkedet. Utgiftene for loppemarked ble ført i korpsets regnskap( ikke støtteforeningens ). Pengene fra støtteforeningen blir overført til «sparekonto» og må ligge som buffer. Nytt av året er inngangsbillett for konserter gir god inntekt. Pausefrukt vel verdt pengene mener styret. Veldig populært blant junior og aspiranter. Loppemarked- Kommentar fra styret at det er store utgifter med dette, i all hovedsak innkjøp til kafe som selges videre, billeie, samt avfallshåndtering. Styret oppfordrer til å minimere utgifter. Innsparing på leie av biler ble nevnt, men i plenum ble det konstatert at loppemarkedet er veldig mye jobb, og ekstra biler gjør at belastningen av antall arbeidstimer på korpsforeldre blir mindre. Oppfordring til å ta vare på instrumenter da hele nesten kroner går med til reparasjon av instrumentene i året. Det kom forslag fra foreldre om at også de får en gjennomgang av hvordan instrumentene skal behandles og vedlikeholdes for å unngå unødig utgifter til reparasjon. Korpset «går rundt» - det brukes ca. like mye som vi får inn. Er veldig avhengig av gode loppemarkeder. Er fortsatt i vekst, bruker mye penger på instruktører og instrumenter. Det ligger en buffer i regnskapet, men dette er ikke større en nødvendig dersom ikke fult så godt loppemarked. Det kom inn forslag om å sette pengene på konto med høyere rente styret vil vurdere dette. Revisjonsberetning for korpsregnskap: Øystein Sjøli og Espen Kvalheim har gått igjennom hvert bilag i regnskapet og bekrefter at regnskapet er i henhold til faktiske forholdet. Det vil si at styret med godkjent revisjonsberetning er personlig fratatt mulig mislighold som måtte komme i etterkant. 6. Saker fremmet av styret eller medlemmer Vedtektsendringer.p df 6.1 Vedtekstendring vedrørende 3 Medlemskap, utmelding: Ny siste setning første avsnitt: Utmelding kan bare skje ved utgangen av et semester. De som ønsker å tre ut ved høstsemesterets Side 3 av 5

4 slutt, skal melde fra om dette før 1.desember. De som ønsker å tre ut ved vårsemesterets slutt, skal melde fra om dette før 1.juni. Forslaget til endring av 3Medlemsskap, melde fra om «utmelding» ble vedtatt mot 5 stemmer 6.2 Vedtektsendring vedrørende 5 STYRET, Sammensetning og konstituering ; Ny første setning: Styret består av leder, nestleder, sekretær, kasserer og minst 23 styremedlemmer. Blant styremedlemmene utnevnes tre korpsledere; en for Hovedkorpset, en for Juniorkorpset og en for Aspirantkorpset. Avstemming: Endringer til minst 3 styremedlemmer vedtatt endret under forutsetning av at sammensettingen av når styremedlemmer begynner og slutter vurderes. Enstemmig vedtatt 6.3 Innspill fra turkomiteen: Negativ tilbakemelding fra korpset på at alle voksne må betale fult og helt for sin reise. Forslaget om at styret må se nærmere på hvordan retningslinjer rundt voksne/ledere på korpstur skal være ble vedtatt med 21 mot 15 stemmer Medlemskap, Kontingent - Instrumentavgift Styret ønsker å introdusere instrumentavgift på 300kr i halvåret per musikant. Forslaget til endring av kontingent vedrørende instrumentavgift Avvist med 13 for og 14mot Medlemskap, Kontingent - halv kontingent for korpsmedlemmer over 16: Styret foreslår å stryke følgende tekst: Det betales vanlig kontingent til og med det halvåret medlemmer fyller 16 år. Får medlemmet instruksjon i det halvåret hun/han fyller 16 år, eller senere, betales vanlig kontingent. Forslag om å fjerne vedtak om mulighet for redusert avgift ved fylte 16 ble vedtatt 25 mot 2 stemmer. 7. Orienteringssaker del 2 Samarbeid med andre korps: Det arbeides med felles konsert med Kjelsås i november, og en plan om å delta i NM i korps i Trondheim i forbindelse med byjubileum i 2014.

5 Materialforvalteren oppfordrer til at alle må sjekke noteklyper, bæreseler før kommende marsjsesong. Dersom noen ønsker å gå på sommerskole gi beskjed til styret innen 15.mars. Korpset dekker deler av deltakeravgiften. 8. Fastsettelse av kontingent Budsjett: Budsjettet bel presentert, uten endret kontingent. Budsjettet ble enstemmig vedtatt. 9. Valg Innstilling fra valgkomiteen Innstilling fra valgkomiteen til styre i Grefsen skolekorps 2013.docx Rettelse av valgkomiteens innstilling (oppdatert innstilling ligger vedlagt): Styremedlem-Christel Stub er(valgt 2012 for to år). Valgkomiteen skal i henhold til vedtektene bestå av 3 personer, nå er en stilling ledig. Valgkomiteens innstilling til nye verv i styret: Nestleder: Stein Botilsrud (ny, velges for to år) Sekretær: Anders Bjelkerud (ny, velges for to år) Varakasserer: Pål Johansen(ny, velges for to år) Valgkomiteens innstilling ble vedtatt med akklamasjon. -Årsmøtet er hevet- Side 5 av 5