Referat STYREMØTE I CON AMORE Tirsdag 15. november 2011, kl 19.00, hos Per Axel Til stede: Ingrid, Per Axel, Ragnhild, Cathrine, Geir og Ulle

Transkript

1 Referat STYREMØTE I CON AMORE Tirsdag 15. november 2011, kl 19.00, hos Per Axel Til stede:, Per Axel, Ragnhild, Cathrine, Geir og Ulle Neste møte 2. desember hos Ragnhild kl 18:00 (merk tiden) Sak nr Økonomi (fast punkt) Regnskapet er ferdig til og med oktober og regnskap er levert til revisor for gjennomsyn. Det er fremdeles noen som ikke har betalt kontingent. Geir har purret opp disse. MU har holdt budsjettet sitt i år. Vi har fått tilbud om oppgradering av regnskapsprogrammet vi har kjøpt. Denne oppgraderingen vil koste ca. kr Geir anbefaler at vi gjør dette. Slike oppgraderinger skjer ca. annet hvert eller tredje hvert år. Styret var enige om å gå for dette Årsfest 2012 Vest skal ha årsfesten. Siden Jannicke er med i komiteen vil hun benytte papirversjonen som foreligger som veiledning for årsfester, forbedre denne underveis og lage en elektronisk versjon av denne til glede for fremtidige festkomiteer. Jannicke har sendt mail til Denise der hun har bedt henne å lage mailgrupper for de tre komiteene. På årsfesten ønsker vi at Hans blir utnevnt til æresmedlem og får diplom og blomster. Siden Jannicke har permisjon vil Cathrine som også er i Vest være styrets kontakt mot festkomiteen. Cathrine sender mail til komiteen og får en status. Geir informerte oss at det begynner å bli dyrt å leie St Halvard og anbefalte komiteen om og også se på andre muligheter Permisjonssøknader (løpende punkt) Disse har fått for høsten 2011: Kjersti W Christian H Emmy H Jannicke H Cathrine S Asle J Unni I Følgende har sluttet høsten Arne A Hans N Michaela L Ansvar Geir Jannicke/ Cathrine Ulle Frist

2 Ulle har påtatt ser oppgaven med å følge opp at alle dem som slutter leverer inn notene sine. Ulle har kontaktet Ellen og fått vite at ingen unntatt Hans har levert. Ulle setter i gang å purre de resterende Sangløftet Vi har fått penger inn fra Sangløftet. Vi må undersøke om dokumentasjonen vi har er sendt til sangløftet Frivillighetsstøtten (grasroten) og Panel.no Ulle har sjekket ut at det er penger vi får fra Panel.no. Per Axel har laget en liten bruksanvisning og sendt ut til alle kormedlemmene om hvordan de donerer penger til koret. Vi har mottatt ca. kr 1000 etter dette Per Axel Når det gjelder grasroten har laget en side til hver i koret som har blitt delt ut på en korøvelse. Vi vil evaluere om vi skal fortsette med Panel.on på årsmøtet Fravær (Fast punkt) Ulle Ulle har laget nye fraværslister til stemmeførere. Ulle har registret vårens fravær i korforbundets nye system. Pga. av at hver enkelt øvelse må registreres ønsker Ulle å dele dette arbeidet opp i to. Ulle vil kontakte stemmeførerne ad dette og samtidig vil hun også minne om viktigheten av korrekt registrering av alle fravær. For at det ikke skal bli for ubehagelig å påpeke mange fravær, bør vi i styre snakke med dem i en annen stemmegruppe enn der vi selv synger. Vi har uoppfordret mottatt oppfølging fra sopranene Oppmøtet fra tenorene og bassene har vært bra, derfor ingen grunn til å anmerke noe. Vi har ikke mottatt noen oppfølging fra Altene. Ulle følger dette opp med Ragnhild Plan for høsten. Viktige datoer: 15/12 Generalprøve 04/12 - Sentersang 16/12 - Konsert jul Plan for 2012

3 12/1 - Semesterstart? - Årsfest Dato for årsfest må bestemmes. Ansvarlig for dette er komiteen. 16/2 - Årsmøtet. 3/3-4/3-Seminar. 13/3 - Fellesmøte 10/5 - Vårkonsert 2/6 - Bryllup 2. juni. 14/6 - Siste øvelse 14. juni. 23/8 - Vi starter på høsten. Konserten enten 13. og 14. eller 20. og 21. oktober 22/9 - Høstseminar. 13/12 Julekonsert. Datoer for styremøter: 15/11- hos Per Axel 2/12 - Julemiddag Ragnhild kl / styremøte Geir og Ulle Sang i forbindelse med Pål Brennos bryllup. Pål Brenno som er tidligere Con Amore medlem har spurt oss om å synge i hans bryllup 2. juni 2012 i Holmenkollen kapell. Vi får kr 5000 for bryllupsoppdrag 2. juni. Brudeparet ønsker seg glade sanger med preg av sommer. Vi trenger maks fire pr stemme. Maks tre sanger. En aktuell sang de ønsker seg er Våren av Grieg. Ida sier at det er lov å spørre henne om ikke den nye dirigenten har mulighet til å dirigere oss. Når vårsemesteret starter må vi mobilisere ca. 4 sangere pr. stemme. 18:11 Medlemsmøte Spørreundersøkelse og medlemsmøter er gjennomført og referat sendt ut. Ida har sagt opp. MU og styret har satt opp en handlingsplan. Hvordan jobber vi videre nå? Vi fikk noen innspill fra medlemsmøtet 12/11: 1. Ny dirigent bør kommunisere direkte med styret. 2. Flere i MU mente at MU har utspilt sin rolle. MU har blitt et mellomledd som ikke fungerer godt nok lenger. 3. PR må forsterkes i forbindelse med rekruttering. 4. Vi har funnet alle de gamle retningslinjene. 5. Slå oss sammen med et annet kor. 6. Supporterne ønsker å være mer informert om hva som skjer i koret. Ad punkt 1. Ulle formulerer noe rundt hvordan vi tenker oss at dirigenten både kan jobbe med styret og MU.

4 Ad punkt 2 Gjennom revisjonen av retningslinjene vil vi forsøke å sette opp retningslinjer for et MU som vil fungere. Ad punkt 3 Strategi for rekruttering overleveres til det neste styret. Flere i styret har erfart at det har vært vanskelig å rekruttere når aldersgrensen for å komme inn i koret er mye lavere enn gjennomsnittsalder i koret. Ragnhild vil utarbeide et forslag til årsmøtet der vi foreslår at aldersgrensen for å komme inn i koret skal være den samme som gjennomsnittsalderen i koret. Ad punkt 4 Ulle vil ta på seg å lage et revidert utkast av retningslinjene for alle komiteer. Til årsmøtet vil vi sende ut både de reviderte retningslinjene og det opprinnelige som ble vedtatt i 2004 slik at medlemmene kan se hva som har blitt endret. Det er et mål at dette skal bli et mandat som blir vedtatt på årsmøtet. For hver av komiteene vil det bli lagt til hva styret forventer at skal rapporters i forhold til økonomi. Ad punkt 5 Dette ble kun tatt til orientering. Ad punkt 6 Vi må finne ut hva de ønsker. En idé er å legge ut halvårsplanen vår på hjemmesiden på den delen som er åpen for alle. Andre punkter styret mener det er viktig å jobbe med er: Dirigent bør evalueres hvert tredje år. Dette er noe som bør inn i kontrakt med dirigenten. Det bør jobbes mer med å motivere kormedlemmene til å gjøre en større innsats i forhold til øving. Dette mener vi at vi best får til ved å presentere repertoaret i god tid med en forklaring til hvorfor akkurat dette repertoaret er valgt og i hvilken helhet det skal inn. Det bør settes av god tid til å lytte til repertoaret under en felles presentasjon. Dirigenten bør være den som har ansvaret for at dette skjer. Dette er også noe som bør inn i retningslinjene for MU og i dirigentkontrakten. Styret bør også skrive ned sitt eget mandat slik at alle i styret til enhver tid vet hva som gjelder Ny dirigent. Vi har ikke fått inn noen nye punkter fra koret. Vi har mottatt noen forslag på aktuelle navn.

5 Fra samarbeidsmøtet har vi disse punktene å jobbe videre med: Fornuftig å kontakte korforbundet. Vi er korfolk og vi har et kontaktnett vi kan bruke. Vi må finne ut hvilken profil er vi ute etter. Vi må finne ut hvor mye erfaring vi ønsker at dirigenten skal ha. Det er viktig at dirigenten er dyktig til å spille piano. Vi bør finne en dirigent med utdannelse til å dirigere et kor på vårt nivå. Vi kan avertere i bladet musikkkultur (musikkforbundet sitt blad). Det er trolig gratis å sette inn annonse på korforbundet. Den utdannelsen Ida har er dessverre utgått, kan derfor ikke finne noen på musikkhøyskolen med tilsvarende kunnskap. Vi kan på kort sikt ha en på engasjement. Vi bør starte opp denne prosessen nå. Headingen i annonsen er viktig. Det er viktig å få frem i denne headingen hvem vi er. Vi må reklamere for det de fleste i koret vil. Et ord vi bør ha med er tradisjon. Vi er sosiale. Vi har god økonomi (litt disens om det). Vi må legge listen så presis som mulig. Vi bør bruke litt tid for å markedsføre oss ordentlig. Vi kan vise til eksempler på hva vi har sunget. Vi har en spennvidde. Korsidene våre er en fin referanse. Vi er velfungerende kor med komiteer, egen webside og øvingsfiler. Vi vil sette ned et lite utvalg som skal jobbe med en annonse. Dette er, Cathrine og Ulle. Disse skal lage hvert sitt forslag og maile dette til hverandre innen torsdag om litt over en uke. I forhold til en annonse tenker vi at vi kan holde begge mulighetene åpne i forhold til å være midlertidig dirigent først, og deretter bli fast dirigent om kjemien med koret stemmer. Styret vil be PR om hjelp i forhold til annonsering. Geir vil undersøke hvor mye det koster å sende ut annonser på de ulike stedene som det har kommet inn forslag om å annonsere på Jule konserten Status så langt: Vi har fått en konferansier som heter Wenche Medbøe. Dette vil koste oss ca. kr Vi har bedt Ida om at hun ber Medbøe å sende

6 mail til Geir for å avtale oppgjør. MU er i dialog med PR og er i god rute med julekonserten. Det haster med å få invitasjon vi kan sende ut på mail og Facebook. Ragnhild tar kontakt med PR og konsert.