KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

Transkript

1 NEDRE ROMERIKE DISTRIKTSREVISJON REVISJONSRAPPORT KJØP OG SALG AV EIENDOMMER I LØRENSKOG KOMMUNE November 2010 Utført av Egil Johansson

2

3 INNHOLD OPPSUMMERING, SAMLET VURDERING OG ANBEFALINGER I FORMÅL MED PROSJEKTET I REVISJONENS OPPSUMMERING OG VURDERING I ANBEFALINGER II 1 INNLEDNING BAKGRUNN OG FORMÅL FOR PROSJEKTET AVGRENSNINGER OG PROBLEMSTILLINGER ANVENDTE METODER I PROSJEKTET DATAINNSAMLING OG DATAGRUNNLAG DATAENES PÅLITELIGHET OG GYLDIGHET KJØP OG SALG AV EIENDOMMER OG BOLIGER VURDERINGSKRITERIER FUNN/FAKTA Kjøp og salg av eiendommer Kjøp og salg av boliger REVISJONENS VURDERING SALG AV EIENDOMMER TIL FINANSIERING AV LØRENSKOG HUS BESKRIVELSE AV PROSESSEN KNYTTET TIL SALG AV EIENDOMMER FOR Å FINANSIERE LØRENSKOG HUS UTVIKLING I EIENDOMSSALG ETTER AVSLUTTET DATAINNSAMLING VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER EIENDOMSTRANSAKSJONER VEDLEGG 2 RÅDMANNENS SVAR KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

4

5 OPPSUMMERING, SAMLET VURDERING OG ANBEFALINGER Formål med prosjektet Formålet med prosjektet er å undersøke om kjøp og salg av eiendommer i Lørenskog kommune gjennomføres i tråd med bevilgninger og de politiske vedtak som er fattet. I tillegg har kontrollutvalget bedt revisjonen om å se spesielt på prosessene rundt salg av eiendommer som skal finansiere byggingen av Lørenskog Hus. Revisjonen ser i denne rapporten på følgende problemstillinger: 1. Gjennomføres kjøp og salg av boliger og eiendommer i tråd med lover, budsjettvedtak og regelverk? 2. Hvordan har prosessen med salg av eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus vært? I undersøkelsen skiller vi mellom eiendom som er et tomteareal uavhengig av om det er bygninger på dette arealet, og boliger som er beboelige bygninger. Revisjonens oppsummering og vurdering I perioden fra 2006 til og med andre kvartal 2009 har revisjonen identifisert 16 ulike eiendommer som har vært gjenstand for kjøp/salg. De eiendommene som er kontrollert er kjøpt eller solgt i henhold til enten konkrete politiske vedtak, i henhold til kommunestyrets delegasjon av myndighet til rådmannen eller fullmakt for kjøp og salg av boliger. Ett kjøp er godkjent politisk etter at det ble gjennomført (hyttekjøp). Videre er alle kontrakter, avtaler og skjøter (ved salg) signert av enten ordfører eller rådmann, eller den som er delegert fullmakt fra rådmannen. For 4 dokumenter mangler det datering. Det som kjennetegner kjøp og salg av eiendommer i Lørenskog er at det er vanskelig å finne sammenhenger mellom de ulike politiske vedtakene og de aktuelle transaksjonene, fordi det ikke finnes noen kobling mellom avtalene/kontraktene og de aktuelle politiske vedtakene. Dette gjør at både folkevalgte og andre interessenter kan ha vansker med å holde oversikt til enhver tid, spesielt siden flere av disse transaksjonene har gått over lang tid og vært oppe til flere behandlinger i formannskap og kommunestyre. Den manuelle oversikten som finnes i sentraladministrasjonen er ikke koblet elektronisk til arkivsystemet, og dermed må man søke gjennom arkivene manuelt for å få oversikt. Kommunen har ikke en samlet oversikt over de eiendommer og boliger som kommunen eier der man enkelt kan hente ut informasjon knyttet til kjøp og salg det enkelte år. Kjøp og salg av boliger skal skje innenfor de årlige budsjetterte nettorammene. Vi fant at kjøp og salg ikke overskred nettobevilgningen for de årene som er kontrollert. I perioden 2006 og frem til sommeren 2009 ble det kjøpt 19 boliger og solgt 14 boliger. Ett kjøp - Gamleveien 84 ble vedtatt kjøpt som eiendom i kommunestyret, men finansiert fra boligkonto. De folkevalgte vedtok første gang i 2005 å selge eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus. Prosessen rundt salg av eiendommer som skal finansiere byggingen av Lørenskog Hus har vært en lang prosess med mange, omfattende saksframlegg, der informasjon dels har vært unntatt offentlighet. Så langt er ingen av disse eiendommene solgt. De siste månedene er prosessen med å selge eiendommene videreført. KJØP OG SALG AV EIENDOMMER I

6 Anbefalinger 1. Eiendomstransaksjoner bør arkiveres i Lørenskog kommunes arkiv signert og datert kontrakt med henvisning til hvilket formelt grunnlag (delegerte fullmakter eller politiske vedtak) man har for denne transaksjonen bør være arkivert sammen med kontrakten. 2. Det bør utarbeides et register/oversikt over alle eiendommer og boliger som kommunen eier som oppdateres fortløpende. Skedsmo, Nina Neset /sign/ revisjonssjef Ellen Lange /sign/ fagansvarlig forvaltningsrevisor II KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

7 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn og formål for prosjektet Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget i Lørenskog vedtatt at det skal gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler kjøp og salg av eiendommer i Lørenskog kommune. Det skal vurderes om kjøp og salg av eiendommer er i tråd med bevilgninger og de politiske vedtak som er fattet. Det er altså prosessen rundt kjøp og salg av eiendommer som skal undersøkes, hvem som tar avgjørelsene, og hvem som signerer kontrakter på vegne av kommunen. Kjøp og salg av boliger skal være i tråd med de retningslinjene kommunen har gitt for dette, i tillegg til at det skal skje innenfor budsjettvedtak og politiske enkeltvedtak. I ettertid har kontrollutvalget i møte bedt revisjonen om å utvide prosjektet til også å omfatte vurdering av prosessen knyttet til salg av eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus. Herunder utlysning, prisfastsettelse, salgsbetingelser og avtalemessige forhold (sak KU-L 44/09). Resultatet av denne kartleggingen blir presentert i et eget kapittel i rapporten Avgrensninger og problemstillinger Kjøp og salg av eiendommer i Lørenskog består hovedsakelig av to elementer: Landeiendommer/areal (heretter kalt eiendommer, selv om det er bygninger på enkelte av disse). Boliger i henhold til krav kommunen har til å skaffe boliger til vanskeligstilte, flyktninger, presteboliger og lignende Det skjer også noe omsetning av arealer i Teknisk avdeling, stort sett i forbindelse med arbeid med lokal infrastruktur. Slik infrastruktur kan være rørgater til vann og kloakk, opparbeidelse av stier, gangveier og sykkelveier, mindre justeringer av lokale veier, bearbeidelse av fellesarealer og lignende. Her er det ofte snakk om små arealer, og vi har valgt å ikke gå nærmere inn på disse transaksjonene. Lørenskog kommune har utbyggingsavtaler både med fylkeskommunen angående utbygging av sentralsykehuset, og med utbygger av Lørenskog sentrum. Disse avtalene regulerer særlig samarbeidsprinsipper og ansvarsforhold, og vi har ikke vurdert disse avtalene i dette prosjektet. I dette prosjektet har vi tatt for oss perioden fra og med 2006 til og med første tertial Problemstillingene i prosjektet er: 1. Gjennomføres kjøp og salg av boliger og eiendommer i tråd med lover, budsjettvedtak og regelverk? 2. Hvordan har prosessen med salg av eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus vært? (Tilleggsbestilling). 1 Se kap. 4 Salg av eiendommer til finansiering av Lørenskog Hus. Merk at denne delen av rapporten ikke er gjennomført i tråd med RSK 001, men er en ren beskrivelse av prosessen knyttet til salg av eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus. KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 1

8 2 ANVENDTE METODER I PROSJEKTET 2.1 Datainnsamling og datagrunnlag Data består av en rekke innsamlede dokumenter, som: avtaler, kontrakter, tinglyste skjøter og annen dokumentasjon for de enkelte transaksjonene for de aktuelle årene, utbyggingsavtaler, saksframlegg og protokoller fra kommunestyret og formannskapet. I tillegg har vi undersøkt andre aktuelle dokumenter, som grunnboken fra statens kartverk. Vi har gått gjennom kommunens interne delegasjonsreglementer og regelverk knyttet opp mot gjennomføring av transaksjoner, budsjettvedtakene for de årene rapporten omhandler, og en analyse av regnskapene for de samme årene for å se om det er samstemmighet mellom budsjettvedtak og de transaksjoner som er gjennomført når det gjelder boliger. I tillegg har vi gjennomgått avtaler, kontrakter og tinglyste skjøter for de aktuelle årene for å se hvem som har signert disse. For tilleggsbestillingen har vi gått gjennom dokumenter som omhandler dette spesielle prosjektet for å finansiere bygging av Lørenskog Hus fra politiske organer og administrasjonen. Vi har hatt to møter med rådmannen og eiendomssjefen (oppstartsmøte og ). Datainnsamlingen ble avsluttet Dataenes pålitelighet og gyldighet Vi benytter data innsamlet fra kommunale dokumenter, skjøter og signerte avtaler, i tillegg til tallmateriale fra kommunens regnskapssystem. Vi regner disse data som pålitelige og gyldige. 2 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

9 3 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER OG BOLIGER 3.1 Vurderingskriterier Kriteriene er hentet fra følgende kilder: LOV nr 107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Reglementer og delegeringer for kommunestyre, formannskap og kommunale nemnder (sist behandlet i kommunestyret Kalles her delegasjonsreglementet.). Retningslinjer for saksbehandling i Lørenskog kommune (SILK) (sist endret ). Fullmakt. Delegasjon av myndighet, datert (gjelder delegasjon fra rådmann til eiendomssjef). Gjennomgangen er delt opp i: 1. Kjøp og salg av eiendommer. 2. Kjøp og salg av boliger. Kjøp og salg av eiendommer gjennomføres av sentraladministrasjonen i Lørenskog kommune, mens det er eiendomsavdelingen som er ansvarlige for kjøp og salg av boliger. Det er kommuneloven som regulerer forholdet mellom administrasjonssjefen (rådmannen) og de folkevalgte (kommunestyret). Kommuneloven sier ikke noe konkret om hvordan kjøp og salg av eiendommer skal skje i kommunene, men den sier noe om hvem som har eller kan ha myndighet i ulike type saker. Kommunestyret kan gi ordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i type saker som ikke er av prinsipiell betydning 2. Kommunestyret kan selv delegere myndighet til å treffe avgjørelser til faste utvalg 3, eller til administrasjonssjefen 4. Kommunestyret gjør årlig vedtak om årsbudsjett for påfølgende år og handlingsplan for de kommende fire år. Her vil det også gjøres vedtak som medfører kjøp og salg av eiendommer og boliger. Når det er gjort vedtak om kjøp og salg av konkrete eiendommer, har rådmannen plikt til å gjennomføre dette på vegne av kommunestyret 5. Lørenskog kommune har et delegasjonsreglement som omfatter delegasjon til politiske utvalg og til rådmannen. I kapittelet Delegering av myndighet til formannskapet, 2 Formannskapets myndighet er følgende vedtatt: Med hjemmel i kommunelovens 8 overdras formannskapet myndighet til å gjøre vedtak i saker som etter kommunelov og særlov ikke skal avgjøres av kommunestyret selv. I samme paragraf slås det også fast at: Følgende saker skal alltid behandles av kommunestyret: 1. Saker om å erverve, avhende, makeskifte, bortfeste eller pantsette fast eiendom som har en verdi på kr 5 mill. eller mer. Saker om å etablere servitutter, bruksrettigheter og leieavtaler i fast eiendom når avtalen har en samlet verdi på kr 5 mill. eller mer. 2 Kommuneloven, 9, pkt Kommuneloven, 10, pkt Kommuneloven, 23, pkt Kommuneloven 23 pkt. 2: Administrasjonssjefen skal påse... at vedtak blir iverksatt. KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 3

10 Dette innebærer at formannskapet har fullmakt til å avgjøre kjøp og salg av fast eiendom som har en verdi på mindre enn 5 millioner kr. Er beløpet 5 millioner kr eller mer, skal saken legges fram for kommunestyret. I delegasjonsreglementets siste kapittel Kommunestyrets vedtak om delegering av myndighet til rådmannen fremgår det at kommunestyret i kommunestyrevedtak i sak 110/93 (kommunestyret ) ga rådmannen følgende fullmakt: Kommunestyret gir rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, slik det kommer til uttrykk i kommunelovens 23 nr. 4. Det innebærer at rådmannen har fullmakt til å treffe beslutninger også når det gjelder eiendomstransaksjoner i den grad disse er enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 6 Hvilke grenser som gjelder for dette er ikke definert i vedtaket, og det er hele tiden opp til de folkevalgte å vurdere hvor grensene for denne fullmakten skal gå. Ut over denne fullmakten har ikke rådmannen noen generell fullmakt til å kjøpe eller selge eiendommer. Kjøp og salg skal skje etter politisk vedtak basert på saksframlegg fra rådmannen, enten i formannskapet eller i kommunestyret, avhengig av størrelsen på beløpet. I henhold til vedtatte retningslinjer for saksbehandling i Lørenskog kommune (SILK), undertegnes avtaler om kjøp og salg av fast eiendom, inkludert skjøter og andre dokumenter som skal tinglyses, av ordfører eller den bemyndigede 7. Under samme kapittel er rådmannen gitt fullmakt til i ordførerens fravær å forplikte kommunen ved sin underskrift. Denne fullmakten er gitt rådmannen i KS-sak 153/90 (kommunestyremøte ). 8 Når det gjelder kjøp og salg av boliger, får administrasjonen i kommunens årsbudsjett 9 et nettobeløp som kan benyttes til kjøp av boliger. Dersom boliger blir solgt, kan også disse midlene benyttes til kjøp av andre boliger. I tillegg skjer det at kommunestyret gir enkeltbevilgninger til kjøp av boliger, for eksempel i forbindelse med bosetting av flyktninger. Rådmannen har videredelegert Myndighet til å inngå kjøpekontrakter knyttet til kjøp og salg av enkeltboliger til eiendomssjefen. Eiendomssjefen er også gitt myndighet til å undertegne skjøter/overdragelse av hjemmel til andel i borettslag. 10 Ut fra dette setter revisjonen opp følgende kriterier: Kjøp og salg av eiendommer skal foretas innenfor følgende rammer: o Kjøp/salg på 5 millioner kr eller mer skal avgjøres av kommunestyret. o Kjøp/salg på under 5 millioner kr kan avgjøres av formannskapet. o Rådmannen kan kjøpe eiendommer der det dreier seg om enkeltsaker/saker som ikke er av prinsipiell betydning. Alle kontrakter/avtaler for salg/kjøp av eiendommer skal være signert av ordfører, den bemyndigede eller rådmannen. Kjøp og salg av boliger skal skje innenfor de årlige budsjetterte nettorammene. 6 I delegasjonsreglementet fremgår det videre at rådmannen har videredelegert sin myndighet i slike saker til enhetslederne. 7 SILK, punkt Den formelle retten til å underskrive på kommunens vegne, avsnitt 7. 8 SILK, punkt Den formelle retten til å underskrive på kommunens vegne, avsnitt 5. 9 Gjelder konto 1503 (utleieboliger) og konto 1504 (boliger til flyktninger). 10 Fullmakt. Delegasjon av myndighet, datert Fullmakten er undertegnet av ordfører og rådmann. 4 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

11 3.2 Funn/fakta Lørenskog kommune har en manuell oversikt over alle inngåtte avtaler som oppbevares utenfor arkivet, men som er oversiktelig og grei. En god del av materialet har det ikke vært mulig å finne i kommunens offisielle arkiv, noe som har gjort at arbeidet med datainnsamlingen har tatt lenger tid enn først antatt. Dokumentasjon over politiske saker som omhandler eiendomstransaksjoner har vi funnet ved å gå gjennom alle protokoller for formannskap og kommunestyre fra 2006 og fram til første kvartal Det finnes ingen samlet oversikt over politiske saker som omhandler eiendomstransaksjoner Kjøp og salg av eiendommer Ved gjennomganger av saksframlegg og protokoller fra formannskap og kommunestyre, gjennomgang av alle utviklings- og samarbeidsavtaler for Lørenskog kommune og grunnboka fra statens kartverk har vi identifisert 16 eiendommer som enten er vedtatt solgt/kjøpt, eller som har vært gjenstand for transaksjoner i den aktuelle perioden ( ). Disse er: Kjøp/ Gj. ført Kommentarer Eiendomsnavn Gnr / Bnr Salg Ja/Nei Katralen-eiendommen 109/3 Kjøp Ja Mailandvn 8 AS 108/282 Kjøp Ja Mailandvn 10 AS Kjøp Ja Udatert kontrakt Gamleveien /171 Kjøp Ja Feilført beløp Parsell /230 Salg Ja Astruptomt 106/112 Kjøp Ja Ole Lians vei A 107/610 Kjøp Ja Hytte til ansatte, Sjusjøen 518/1, andel 47 Kjøp Ja Losbyveien 7 100/32 Salg Ja T-banetomta 102/3, 176, 385 Salg Nei Brinken 113/360 Salg Nei Udatert avtale Skårersletta /70 Salg Nei Ut av salgslista i k-styret Utvidelse av Solheimsveien 108/512 Kjøp Ja Løkenåsveien 53 (Sokneprestbolig) 100/278 Salg Ja Gamleveien /74 Kjøp Ja Udatert kontrakt Tomt til Lørenskog Hus 108/804 Kjøp Ja Udatert oppgjørsinstruks For alle disse eiendommene har vi gått gjennom dokumentasjon fra formannskap, kommunestyre, kommunens arkiv og annen tilgjengelig dokumentasjon som omhandler politisk behandling og gjennomførte transaksjoner. For mer detaljert oversikt over undersøkte eiendomstransaksjoner, se vedlegg 1. Av eiendommene listet ovenfor er T-banetomta, Brinken og Skårersletta 70 blant de eiendommene som opprinnelig ble vedtatt solgt for å finansiere byggingen av Lørenskog Hus. Senere er også inntektene fra salg (salgsproveny) av Løkenåsveien 53 og Losbyveien 7 overført til konto for finansiering av Lørenskog Hus (se mer om salg av eiendommer til inntekt for Lørenskog Hus i eget kapittel 4). Kjøp av Katralen-eiendommen er gjennomført og skjøte tinglyst , og er signert av selger. Dette er et areal på m 2 i form av et stripeareal som ble kjøpt i forbindelse med kablingsarbeid. Her har rådmannen brukt sin fullmakt om enkeltsaker til å gjennomføre kjøpet. Mailandveien 8 AS og Mailandveien 10 AS er vedtatt kjøpt i kommunestyret. Ordfører og rådmann har fått fullmakt av kommunestyret til å inngå kontrakt for aksjekjøp, og myndighet til å undertegne en slik kontrakt (kommunestyrets vedtak pkt 3 i KS 063/07, ). KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 5

12 Kontrakt for overtakelse av aksjene i Mailandveien 8 A er signert av rådmannen og datert 11. Kontrakt for overtakelse av Mailandveien 10 A er signert ordfører og rådmann, men ikke datert. Kommunen har gjennomført generalforsamlinger i begge selskapene og vedtatt avvikling av aksjeselskapene, slik at kommunen blir stående som eier av eiendommene 12. Kjøpet av de to aksjeselskapene i 2007 ble finansiert med lån. Avviklingen av aksjeselskapene er bl.a. begrunnet i at kjøp av aksjer ikke kan finansieres av lån. Gjennomføringen av denne avviklingen er utsatt, fordi det er usikkerhet med hensyn til kostnader som vil påløpe ved en avvikling, bl.a. i forhold til skatteplikt. I møte med rådmannen ble det opplyst at det vil bli utarbeidet et saksframlegg til formannskapet (generalforsamlingen), hvor det vil bli redegjort for de alternativer som foreligger med hensyn til avvikling av selskapene. Slik sak er fremmet for formannskapet den Ekstraordinær generalforsamling i begge selskap vedtok den å oppheve vedtak fra om å oppløse selskapene. Eiendommene vil således fortsatt være eid i form av aksjer. Lån knyttet til kjøp av aksjene i selskapene vil bli innfridd og dekket av ubundne fond. Det vil ligge en latent skatteforpliktelse i disse selskapene 13. Kjøp av Gamleveien 84 er vedtatt i kommunestyret som en del av utbyggingsavtalen for Skårer Vest. Selger har fått kroner i erstatning for tap av parkeringsplasser i tillegg til kjøpesummen for eiendommen. Kostnaden vedrørende kjøpet og erstatningen er belastet prosjekt K 1503, bevilgningen på dette prosjektet gjelder kjøp av boliger til vanskeligstilte. Gamleveien 84 er ikke ervervet for dette formålet og skulle av den grunn ikke vært dekket innenfor dette prosjektet. Salg av Parsell 57 er signert av ordfører på skjøte , og gjelder 363 m 2 eiendom. Saken har ikke vært politisk behandlet, men er gjennomført etter rådmannens fullmakt om enkeltsaker. Kjøp av Astruptomten er dokumentert ved skjøte som er tinglyst , signert av selger. Kjøpet er gjennomført av rådmannen basert på kommunestyrets fullmakt om enkeltsaker. Dette er del av et område som er regulert til friområde, og er delvis benyttet til rundkjøring. (Arealet utgjør m 2.) Ole Lians vei gjelder kjøp av eiendom med bolig, og er undertegnet av kontorsjef og eiendomssjef. Formannskapet gjorde følgende vedtak i møte (sak 37/08): Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å delta i budrunde for eiendommen Ole Liansvei 35, gnr 107, bnr 610 i Lørenskog med sikte på å erverve denne. Sammen med dette saksframlegget fikk formannskapet også oversendt prospekt for eiendommen sammen med verdi- og lånetakst. Da kommunen fikk tilslag på eiendommen for 4,8 millioner kroner, la rådmannen fram følgende forslag til innstilling for formannskapet ( ): Kjøpesummen for eiendommen Ole Liansvei 35, gnr. 107, bnr. 610, kr ,- belastes kontostreng K9301 Eiendommer/boliger. Formannskapet valgte, selv om kjøpet ligger innenfor grensen på 5 millioner kroner og dermed innenfor formannskapets fullmakter, å oversende saken til kommunestyret for avgjørelse. Kommunestyret behandlet saken i møte , i K-sak 057/08. Her ble følgende vedtak gjort (enstemmig) i kommunestyret: Kjøpesummen for eiendommen Ole Liansvei 35, gnr. 107, bnr. 610, kr ,- belastes kontostreng K9301 Eiendommer/boliger. Eiendomssjefen, som utøver rådmannens fullmakt til å undertegne kontrakter for kjøp og salg av boliger på vegne av kommunen, har undertegnet avtalen. 11 Kontrakten er signert med forbehold om kommunestyrets godkjennelse. 12 Generalforsamlingene i Mailandveien 10 AS og Mailandveien 8 AS vedtok å endre selskapets vedtekter Det ble også valgt styre. Den avholdes ekstraordinær generalforsamling hvor man beslutter å oppløse aksjeselskapene. 13 Denne latente skatteforpliktelsen vil utløses dersom selskapene oppløses. 6 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

13 Hytte til ansatte ble kjøpt og kontrakt signert av rådmannen før det var behandlet i formannskap eller kommunestyre 14. Kjøpet ble lagt fram for formannskapet like etter at kontrakt var signert, og formannskapet valgte å godkjenne kjøpet 15. Senere ble også forslag til finansiering av kjøpet vedtatt i formannskapet 16. Losbyveien 7 er også en eiendom med bolig som er solgt, og hvor eiendomssjefen har undertegnet salgsavtalen. Salg av denne eiendommen ble behandlet i formannskapet den , i F-sak 111/06. T-banetomta og Brinken er knyttet til finansiering av Lørenskog Hus og prosessen rundt salg av disse eiendommene beskrives i kapittel 4. Skårersletta 70 ble opprinnelig lagt ut for salg som en del av finansieringen av Lørenskog Hus. Rådmannen fikk fullmakt til å kontrahere eiendomsmekler for gjennomføring av salg av flere eiendommer i kommunestyrets møte Samtidig besluttet kommunestyret å fjerne Skårersletta 70 fra listen over eiendommer som skulle selges (kommunestyrets B-sak 002/08), og det er derfor ikke gjort noe arbeid for å få den solgt. Utvidelse av Solheimsveien (gjelder Globusgården) er dokumentert ved inngåelse av avtale , signert av rådmannen. Arealet på 105,3 m 2 er benyttet i forbindelse med opparbeidelse av rundkjøring i krysset Skårersletta/Ragnhildsvei, i tilknytning til Skårer Vest. Basis for kjøpet er avtale av mellom Lørenskog kommune, Statens Vegvesen Akershus, Skårer Stormarked AS og SK Metro, en avtale som senere er oppdatert, sist godkjent i kommunestyret den , i K-sak 021/06. Løkenåsveien 53 er eiendommen til den såkalte sokneprestboligen, og salget er gjennomført av eiendomssjefen i tråd med fullmakt for kjøp og salg av boliger. Salget er behandlet i formannskapet den , i F-sak 049/05. For Gamleveien 280 har vi funnet en udatert kontrakt undertegnet av ordfører, som slår fast at eiendommen skal være til kjøpers disposisjon senest I oversikt over inngåtte avtaler er denne registrert som sak nummer 05/5674 på dato Vedtak om kjøp er gjort i formannskapet i F-sak 071/06, i møte Kjøp av Tomt til Lørenskog Hus er gjennomført i henhold til rammeavtale med Skårer Stormarked AS (benevnt SST), datert Denne er behandlet og godkjent av kommunestyret den , i K-sak 21/06. Her framgår det at partene (er) enige om at Kommunen skal erverve utbyggingsrett av SST og forestå utbygging av Lørenskog Hus gjennom avtale som er undertegnet den Avtalen er undertegnet av rådmannen. Vi har funnet en udatert oppgjørsinstruks som er undertegnet av ordfører (sannsynligvis fra 2009). Som en oppsummering finner vi at det enten er fullmakt for kjøp/salg av eiendom gjennom kommunestyrets fullmakt om enkeltsaker til rådmannen, delegasjon til rådmannen (videredelegert til eiendomssjefen) for kjøp og salg av boliger, eller konkrete politiske vedtak som ber om kjøp/salg av ulike eiendommer. Kommunens underskrift mangler på skjøter, men i møte med rådmannen ble det opplyst at det ikke er vanlig at kommunen signerer på skjøter ved kjøp av eiendommer. Det er bare selger som signerer. Vi har også funnet mangelfull datering på to kontrakter, en avtale og en oppgjørsinstruks. Enkelte av transaksjonene har vært til behandling flere ganger i folkevalgte organer, enten fordi det har vært utbyggingsavtaler som har blitt justert, eller fordi det har skjedd ting i eiendomsmarkedet som rådmannen har informert de folkevalgte om. 14 Kjøpekontrakt signert FS sak 033/09, FS sak 041/09, KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 7

14 3.2.2 Kjøp og salg av boliger Når det gjelder kjøp og salg av boliger har revisjonen mottatt lister over alle boligkjøp og boligsalg som er gjennomført av eiendomsavdelingen fra 2006 og fram til og med første tertial For å kontrollere disse er listen sammenholdt med bokført beløp i regnskapet for hvert år til og med var godkjent pr I perioden 2006 og frem til sommeren 2009 ble det kjøpt 19 boliger og solgt 14 boliger. Her er en oversikt over transaksjoner sammenholdt med de årlige bevilgningene for boligkjøp: År Sum Konto Kjøp Salg Tilskudd Netto kostnad Budsjett Rest budsjett Her representerer konto 1503 utleieboliger og konto 1504 flyktningeboliger. Konto 1504 disponeres av administrasjonen. Negativ rest budsjett betyr at forbruket er lavere enn bevilgede budsjettmidler. Kommunen har ikke gått ut over vedtatte rammer for noen av årene, og vedtatt budsjett for kjøp av boliger til flyktninger er i liten grad disponert. Kostnadene som er belastet K1503 og K1504 er knyttet til kjøp av boliger til vanskeligstilte flyktninger og en prestebolig som er i tråd med formålet med bevilgningen. Det er registrert ett kjøp som ligger utenfor dette formålet. Dette gjelder Gamleveien 84 som er omtalt i rapportens punkt I Årsrapport 2008 for Lørenskog kommune er det for første gang tatt med en opplistning av alle kjøp av eiendommer/boliger som er gjennomført i 2008 (side 11). 3.3 Revisjonens vurdering Lørenskog kommune selger og kjøper eiendommer uten at det finnes en samlet, lett tilgjengelig oversikt over slike transaksjoner direkte knyttet opp mot kommunens arkiv. Oversikten som finnes er plassert hos sentraladministrasjonen, fristilt fra resten av arkivet, og omfatter alle inngåtte avtaler. Derfor er det heller ikke lett å finne alle koblinger mellom avtaler og politisk behandling av disse. Noen av salgene skjer som følge av svært langvarige prosesser, der grunnlaget kan være samarbeidsavtaler/utbyggingsavtaler som er over 10 år gamle. Samtidig er enkelte transaksjoner behandlet flere ganger i folkevalgte organer, både som åpne saker og som B- saker (lukket og unntatt offentlighet). Det kan derfor være problematisk å ha oversikt for de folkevalgte og andre interesserte. Etter revisjonens vurdering kan det være hensiktsmessig å sørge for en lett tilgjengelig oversikt over eiendomstransaksjoner og det formelle grunnlaget for disse enten det er politiske vedtak eller rådmannens fullmakt i enkeltsaker. Lørenskog kommune har klare regelverk som stiller krav til gjennomføring av salg og kjøp av eiendommer. Av de 16 eiendommene vi undersøkte, var 8 transaksjoner vedtatt av kommunestyret og 4 var vedtatt av formannskapet. Alle de sistnevnte eiendommene lå innenfor grensen på 5 millioner. 3 eiendommer var kjøpt/solgt basert på kommunestyrets delegasjon 8 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

15 som fullmakt. Det er ikke satt noen beløpsgrense for rådmannens fullmakt i henhold til kommunestyrets delegering av myndighet i enkeltsaker, og derfor vil det være opp til de folkevalgte å vurdere om fullmakten har fungert etter hensikten. I ett tilfelle (hyttekjøpet) gjennomførte rådmannen kjøp av eiendommen før politisk flertallsvedtak forelå. Det kan være nyttig å merke seg at det til dels har vært stor politisk uenighet både når det gjelder prosesser og vedtak, men alle de transaksjonene vi har sett på, er gjennomført basert på politiske flertallsvedtak i formannskap og/eller kommunestyre. Alle kontrakter, avtaler og skjøter (ved salg) vi har gått gjennom, er undertegnet av rette vedkommende. De fleste av dokumentene vi har sett på er datert, men det mangler datering på fire dokumenter. Revisjonen mener at det er ryddig å alltid datere slik dokumentasjon. Når dokumenter er datert, vil det også være helt klart om avtaler eller kontrakter er undertegnet før eller etter politisk behandling. Når det gjelder kjøp og salg av boliger, står eiendomsavdelingen fritt til slik handel så lenge de holder seg innenfor de nettorammer kommunestyret bevilger. Det betyr at det kan omsettes boliger for langt større beløp enn det som bevilges i budsjettvedtak. Det at eiendomsavdelingen fra og med årsrapport for 2008 har tatt med en opplisting av alle eiendomstransaksjoner som er gjennomført, gjør det lettere for folkevalgte å kontrollere tjenestens aktiviteter. KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 9

16 4 SALG AV EIENDOMMER TIL FINANSIERING AV LØRENSKOG HUS 4.1 Beskrivelse av prosessen knyttet til salg av eiendommer for å finansiere Lørenskog Hus I møte den ba kontrollutvalget revisjonen se etter hvordan det har gått med de eiendommer som ble vedtatt solgt for å finansiere byggingen av Lørenskog Hus. Dette er en gjennomgang av det som har skjedd. Som ledd i finansieringen av Lørenskog Hus vedtok kommunestyret i K-sak 61/05 i møte å legge til grunn for byggingen at dette skulle finansieres ved salg av kommunale eiendommer. I saksframleggene til kommunestyret presenterer også administrasjonen anslag for mulige salgsinntekter for eiendommene. Disse er unntatt offentligheten fordi det anses som forretningshemmelighet mens prosessene pågår. Vi har valgt å ikke ta med disse anslagene. Når eiendommer er solgt, vil beløpene bli offentliggjort på normal måte i saksframlegg til formannskap og kommunestyre. Det opprinnelige vedtaket ble gjort i B-sak 03/05 Lørenskog Hus (tillegg til KS-sak 48/05) og denne saken var unntatt offentligheten. Her ble følgende eiendommer vedtatt lagt ut for salg: Eiendom Gnr/bnr Areal m 2 1 Løkenåsveien / Kulturhuset 101/ Skårersletta / T-banetomta 102/ Brinken ikke oppgitt 6 Øvre Grønliv /662 og Parkeringareal Skårersletta 102/ Mailandveien E-verksbygget 108/651 9 Skårerveien 6 Limtomta 105/ Losbyvn 3 100/ I vedlegg 7 (unntatt offentlighet) til K-sak 020/06 i kommunestyremøte er de samme eiendommene fremdeles listet opp som mulige salgsobjekter. I saksframlegg i kommunestyret i KS-sak 023/07 den framkommer følgende opplysninger i saken om finansiering av Lørenskog Hus: Som et ledd i finansieringen av Lørenskog Hus, har kommunestyret i sak 61/05 i møte 28. september 2005 lagt til grunn at det skal selges kommunale eiendommer. Så langt er to kommunale eiendommer solgt, hvor salgsprovenyet er disponert til finansiering av Lørenskog Hus. Det er eiendommene Løkenåsveien 53 og Losbyveien 7. Rådmannen foreslår nå å selge ytterligere tre eiendommer. Det dreier seg om T-banetomta, gnr. 102, bnr. 3, 176 og 385. Videre om Brinken, gnr. 113, bnr. 360, og om Skårersletta 70, gnr. 101, bnr. 70. Her opplyses også at T-banetomta nå er på kvm, Brinken kvm og Skårersletta 70 har et areal på kvm. Det betyr at man samlet ønsker å selge et større areal enn tidligere framlagt for kommunestyret. 10 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

17 Kommunestyrets vedtak i KS-sak 023/07: 1. Eiendommene gnr. 102, bnr. 3, 176 og 385, gnr. 113, bnr. 360 og gnr 101, bnr 70 selges. Salgsprovenyet går til finansiering av Lørenskog Hus. 2. Rådmannen får fullmakt til å kontrahere eiendomsmegler for gjennomføring av salgene. 3. Saker om salg legges fram for formannskapet før salg gjennomføres. 4. Kommunestyret informeres om resultat av salgene. Vi får dermed følgende tabell med oversikter over tomter som skal selges for å finansiere Lørenskog Hus: Eiendom Gnr/bnr Areal i m 2 1 Løkenåsveien / Kulturhuset 101/ Skårersletta / T-banetomta 102/3, 176, Brinken 113/ Øvre Grønliv /662 og Parkeringareal Skårersletta 102/ Mailandveien E-verksbygget 108/651 Ikke oppgitt 9 Skårerveien 6 Limtomta 105/ Losbyvn 3 100/ I sitt møte vedtok kommunestyret å ta disse eiendommene ut av salgslista (KS B- sak 002/08): Eiendom Gnr/bnr Areal i m 2 3 Skårersletta / Øvre Grønliv /662 og Skårerveien 6 Limtomta 105/ Da gjenstår følgende eiendommer som skal selges for å finansiere Lørenskog Hus: Eiendom Gnr/bnr Areal i m 2 1 Løkenåsveien / Kulturhuset 101/ T-banetomta 102/3, 176, Brinken 113/ Parkeringareal Skårersletta 102/ Mailandveien E-verksbygget 108/651 Ikke oppgitt 10 Losbyvn 3 100/ I sitt møte (KS B-sak 003/09) ble kommunestyret orientert om status knyttet til salg av eiendommene. Rådmannen viser til arbeidet med å selge eiendommene Brinken, T- banetomta, Kulturhuset og E-verksbygget, og at disse eiendommene er prioritert med henblikk på salg. Når det gjelder Løkenåsveien 45, så skal denne først fraflyttes i forbindelse med at Lørenskog Hus tas i bruk. I dag er området regulert til offentlig formål. Rådmannen antar derfor at det vil være riktig å omregulere denne eiendommen til boligformål før salg finner sted. Kulturhuset (Kulturhustomta) vil være i bruk helt fram til nytt kulturhus er tatt i bruk, og salg av dette vil bero til nytt kulturhus er tatt i bruk. Allikevel er tanken at det vil bli tatt initiativ til å få i gang salgsprosessen i Dette ble opplyst i møte med rådmannen T-banetomta ble annonsert for salg i annonse i Romerikes Blad , og basert på responsen ble det gjennomført forhandlinger med tre interessenter. Basert på framlagt B-sak 04/08 vedtok formannskapet i møte at Lørenskog kommune skal forhandle med AF Eiendom med sikte på salg. Vedtaket sier også at Framforhandlet, ferdig kjøpekontrakt KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 11

18 framlegges for kommunestyret for endelig godkjennelse. Tre kommunestyrerepresentanter begjærte etter dette lovlighetskontroll av vedtaket, og fylkesmannen gjennomførte slik kontroll etter at formannskapet opprettholdt opprinnelig vedtak. I brev av konkluderer fylkesmannen med at formannskapets vedtak av i sak FB-004/08 opprettholdes. Klagen har etter dette ikke ført fram. Det ble inngått en skriftlig intensjonsavtale med interessenten AF Gruppen Norge Siden har det vært arbeidet for å få på plass en ny reguleringsplan for området. I den sammenheng har kjøper avholdt arkitektkonkurranse, og oppstart av arbeidet med ny reguleringsplan skal annonseres i april 2010, slik at endelig vedtak på ny reguleringsplan kan gjennomføres i kommunestyret tidlig i Da vil avtalen kunne sluttføres. Når det gjelder Brinken foreligger det kontrakt mellom Lørenskog kommune og Brinken Utvikling AS (byttet navn fra Strømsveien 221 AS) om salg av denne eiendommen. Her har det vært arbeidet med å få til en felles tilnærming til ny reguleringsplan sammen med naboeiendommen, men dette arbeidet har så langt ikke ført fram. Oppstart av reguleringsplanarbeidet er imidlertid kommet i gang og er annonsert. Det er kommet inn uttalelser bl.a. fra Akershus fylkeskommune. Rådmannen opplyser i saksdokument til kommunestyret at dette arbeidet bør kunne ferdigstilles i løpet av første halvår 2010 (KS B-sak 03/09). Førstegangsbehandling ble gjennomført på planutvalgets møte Dermed er det mulig å rekke kommunestyrets egengodkjenning i første halvår I avtalen som er inngått mellom Lørenskog kommune og Strømsveien 221 AS (udatert 2008), er det en egen klausul om mulig bortfall av avtalen. Her heter det: 3.3 Eventuelt bortfall av Avtalen Dersom det ikke foreligger egengodkjent reguleringsplan for Tomten innen utgangen av 2009, eller den endelige reguleringsplanen for Tomten avviker i vesentlig fra Kjøpers forutsetninger som beskrevet under pkt 3.1, har Kjøper rett til å trekke seg fra Avtalen uten at partene kan rette krav mot hverandre av den grunn ut over eventuell tilbakeføring av erlagte ytelser i henhold til avtalen. Kjøper har betalt inn 10 % av kjøpesummen for Tomten som skal stå på sperret konto fra til overtakelsestidspunktet. Selv om kjøpesummen er fastsatt i avtalen, er det inntatt en egen klausul som sier at Dersom man ikke oppnår den forutsatte regulering, vil det kunne lede til en justering av Kjøpesummen eller bortfall av avtalen. (pkt.3.1 i avtalen). I samme punkt i avtalen er det nærmere redegjort for hvilke krav til reguleringsplan som fremsettes av kjøper. I møte den opplyser rådmannen at det har vært arbeidet med å få til en felles tilnærming til ny reguleringsplan sammen med naboeiendommen, men dette arbeidet har så langt ikke ført fram. Arbeidet med å selge Parkeringsareal Skårersletta er ikke påbegynt, ifølge rådmannen i møte For E-verksbygget er det inngått ny avtale om utleie. Spørsmål rundt framtiden for denne eiendommen ble behandlet i formannskapet , i sak 014/10, der rådmannen fikk tilslutning til sine strategiske og praktiske vurderinger angående tomten. Når det gjelder Losbyveien 3, så opplyser rådmannen i møte at denne fremdeles er i kommunens eie, og arbeidet for å få solgt den ikke er startet. 12 KJØP OG SALG AV EIENDOMMER

19 I budsjettmøtet (K-sak 091/09) vedtok et flertall i kommunestyret at rådmannen har fullmakt til å foreta ekstra låneopptak på 120 mill. kr for å sikre mellomfinansiering av byggingen av Lørenskog Hus, i påvente av at kommunen får inntekter fra salg av sine eiendommer. Selv om prosessen med salg av eiendommene som skal finansiere Lørenskog Hus er påbegynt, er ingen av salgene gjennomført. 4.2 Utvikling i eiendomssalg etter avsluttet datainnsamling Informasjonen er i hovedsak hentet fra saksfremlegg til KS B-sak 002/10 (i kommunestyret ). I tillegg har vi fått noen oppdateringer om eiendomssalg i e-post fra administrasjonen Administrasjonens oppdateringer er satt i kursiv. Løkenåsveien 45 Tomten er fortsatt regulert til offentlig formål, og reguleringsarbeidet er ikke påbegynt. Kulturhuset Rådmannen avholdt i august 2010 et møte med Hadrian Eiendom AS (engasjert for å gjennomføre salget av kulturhuset). På rådmannens initiativ vil Hadrian Eiendom AS strukturere og tilrettelegge salget noe annerledes, slik at kulturhuset blir interessant og attraktivt for finansielle investorer. Det ble avholdt møte mellom rådmannen og Olav Thon 20. oktober 2010, der alternative muligheter for kulturhuset og salg av eiendommen var tema. T-banetomta I april ble det avholdt møte mellom AF Gruppen Norge der tema var endelig kjøpsavtale. Det ble også avholdt to møter i juni der endelig kjøpekontrakt var tema. AF Gruppen Norge skulle komme tilbake med revidert forslag til kjøpekontrakt etter sommeren, mens kommunen skal utarbeide forslag til bilag til avtalen. Partene er fortsatt i forhandlinger om endelig kjøpekontrakt. Det var dessuten et møte mellom reguleringskontoret og arkitekten i mars 2010, og framdriftsplanen ble fortsatt ansett som realistisk. Brinken Brinken Utvikling AS meldte fra om at de ønsket å trekke seg fra avtalen i april I løpet av mai og juni ble avtaleforholdet med Brinken Utvikling AS avsluttet, tilleggsavtale om formell avslutning av avtaleforholdet er undertegnet, og deponert beløp (10 % av kjøpesummen) ble frigitt til Brinken Utvikling AS. I juni ble det inngått avtale (etter konkurranse) med Real Eiendomsmegling AS til å forestå salget av Brinken. Antatt oppstart av salgsprosessen er månedsskiftet august/september Eiendommen ble lagt ut for salg i begynnelsen av oktober Parkeringsareal Skårersletta Dette arealet er knyttet til salg av kulturhuset. E-verksbygget Bygget er leid ut til juni 2014, i tråd med behandling i formannskapet sak 014/10. KJØP OG SALG AV EIENDOMMER 13

20

21 VEDLEGG 1 OVERSIKT OVER EIENDOMSTRANSAKSJONER Eiendomsnavn Gnr/bnr Beløp Politisk behandling / Fullmakt Saksnr Dato Kjøp/ Salg Gjennomført? Dokumentasjon (dato) Undertegnet av* Katralen-eiendommen 109/ Rådmannens fullmakt K Ja Skjøte tinglyst Skjøter signeres ikke av kjøper Mailandvn 8 AS 108/ KS 063/ K Ja Kontrakt datert Rådmann Mailandvn 10 AS KS 063/ K Ja Kontrakt udatert Ordfører og rådmann Gamleveien / KS B-sak 06/ K Ja Kontrakt datert Rådmann (kontrakt) Parsell / Rådmannens fullmakt S Ja Skjøte tinglyst Ordfører (skjøte) Astruptomt 106/ Rådmannens fullmakt K Ja Skjøte tinglyst Skjøter signeres ikke av kjøper Ole Lians vei 107/ FS 037/ K Ja Kontrakt datert Rådmann Hytte til ansatte, Sjusjøen 518/1, andel FS 033/ K Ja Kontrakt datert Rådmann Losbyveien 7 100/ FS 111/ S Ja Kontrakt datert Rådmann T-banetomta 102/3,176,385 KS 023/ S Nei Brinken 113/ KS 023/ S Nei Avtale fra 2008 udatert Rådmann Skårersletta /70 KS 023/ S Nei Utvidelse av Solheimsveien 108/ KS 021/ (siste gang) K Ja Avtale datert Rådmann Løkenåsveien / FS 049/ S Ja Kontrakt datert Rådmann Gamleveien / FS 071/ K Ja Kontrakt udatert Skjøte tinglyst Tomt til Lørenskog Hus 108/ KS 21/ K Ja Avtale datert * Her betyr Rådmann at det er rådmannen eller den han har delegert fullmakt til som har signert. Ordfører betyr enten ordfører eller den som er bemyndiget til å signere på vegne av ordfører. Oppgjørsinstruks ikke datert Skjøte tinglyst Ordfører (kontrakt) Skjøter signeres ikke av kjøper Rådmann (avtale) Ordfører (oppgjørsinstruks) Skjøter signeres ikke av kjøper

22

23 VEDLEGG 2 RÅDMANNENS SVAR