PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/12

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 04/12 Styremøte 04/12 ble avholdt mandag 14. mai på Idrettens Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Torleif Scheie, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Bjørn Ove Myking, varamedlem Gunn Berit Lunde Aarvik, 1. varamedlem Svein Erik Burud, 2. varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 16/12: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 17/12: Godkjenning av protokoll fra styremøte 02/12 og 03/12 Sak 18/12: Regnskap pr for HIK og OLTV Sak 19/12: Ekstraordinært Idrettsting 9. juni Sak 20/12: Møtedatoer for kretsstyremøtene i 2012 Sak 21/12: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger

2 Kretsleder Oddvar Johan Jensen ønsket det nye styret velkommen til det første møtet i ny tingperiode. Styret hadde en presentasjonsrunde og Oddvar J. Jensen redegjorde for styrets møteform og struktur. Styret har ett underutvalg som er anleggsutvalget, hvor Helge Johnsen er leder. Formelt sett har vi et Arbeidsutvalg (AU), men kretsleder ønsker i den grad det er mulig å holde sakene i styret. Oddvar Jensen er medlem av Idrettsstyret i NIF og i de tilfeller hvor han opptrer som medlem av Idrettstyret er Helge Johnsen bedt om å være tilstede slik at rollene har vært avklart. Av sentrale verv utover idrettsstyret har kretsleder to verv i idrettsforbundet; Han sitter i Organisasjonskomiteen som forbereder tingsakene til det ekstraordinære tinget 9. juni, og er leder av Forskningsutvalget. Sak 16/12: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Når møteinnkalling sendes ut på e-post vil alle saksdokumentene i fremtiden bli samlet i ett dokument i pdf-format. I tråd med våre mål i forbindelse med Miljøfyrtårnsertifiseringen ønsker vi å redusere behovet for å ta utskrifter av sakspapirene. Noen styremedlemmer uttrykte ønske om å bruke sin Ipad og hente dokumentene elektronisk og det vil derfor bare være behov for å kopiere opp noen eksemplarer i papirformat. Møteinnkalling og sakliste godkjent Sak 17/12: Godkjenning av protokollen fra styremøte 02/12 og 03/12 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 02/12 og 03/12 Protokollene fra den forrige styreperioden skal ikke det nye styret godkjenne. Protokollene er forelagt det nye styret og flertallet av styret hadde ikke noen innsigelser. Sak 18/12: Regnskap pr for HIK og OLTV / Asbjørn Lindås Saksunderlag: Resultatregnskap og balanse for HIK og OLTV pr hadde en muntlig gjennomgang av regnskapet. Regnskapet for HIK pr viste et underskudd på kr Av kjente kostnader som ikke er ført men som vedrører perioden januar-april ble nevnt: HIKs ting Solstrand Vinteraktivitetsuke Oset Av kjente inntekter som ikke er ført men som vedrører perioden ble nevnt: HIKs ting (viderefakturering) Inndekning fra balansen Regnskapstjenester

3 På inntektssiden kan vi også regne inn 1/3 av forventet momskompensasjon, bingoinntekter og renteinntekter samlet for de fire første månedene vil disse inntektene utgjøre kr Med disse justeringene vil HIKs resultat pr vise et forsiktig overskudd. Årets budsjett ble satt opp med et underskudd på kr Tinget vedtok å øke særkretstilskuddet med kr og Idrettsråds-arbeid med kr Etter dette vil årets budsjett være satt opp med et underskudd på kr Kretsleder foreslo at ekstramidlene på kr til idrettsrådene bør gå til generelt idrettsrådsarbeid istedenfor å lyse ut midlene. Regnskapet for OLTV pr viste et overskudd på kr Inntektssiden inkluderer hele årstilskuddet fra Hordaland fylkeskommune idrett, Bergen kommune og prosjektmidler. Samlet utgjør disse kr /3 av dette beløpet - kr vedrører perioden mai desember. Dersom en justerer inntektssiden ift. dette, viser resultatet pr et overskudd på kr Som alltid er det en forsinkelse ift. utbetalinger til trenere knyttet til toppidrettslinjen på Tertnes slik at vi må ta høyde for at dette beløpet kan bli ytterligere redusert. På den annen side kan vi ta høyde for 1/3 av forventet momskompensasjon (ca. kr ) og 1/3 av forventet renteinntekt (ca. kr ). Disse inntektene vil først komme i desember. De fremlagte regnskap for HIK og OLTV pr tatt til orientering. Sak 19/12: Saksunderlag: Ekstraordinært Idrettsting 1) Sakliste for Ledermøte NIF og ISF 2012 til orientering 2) Innkalling og sakliste for ekstraordinært Idrettsting Ettersom Oddvar J. Jensen er medlem av Idrettsstyret, vil nestleder Helge Johnsen være representant fra Hordaland idrettskrets på Ledermøtet. Det ekstraordinære Idrettstinget gjennomføres på Rica Hotell i Stjørdal lørdag 9. juni kl Det er bestilt fly fra Flesland kl Retur lørdag fra Trondheim lørdag kl via Oslo. Ankomst Flesland kl Frist for påmelding av representanter er 21. mai. HIK har 5 representanter som kan delta på tinget og disse ble utpekt i møtet. Oddvar J. Jensen vil ikke inngå i vår representantgruppe. Han faller ut til å representere Hordaland av lovmessige grunner fordi han sitter i Idrettsstyret. Det er satt opp to saker til det ekstraordinære tinget: 1) OL/Paralympics Oslo ) Endring i NIFs lov 3-2 Representasjon

4 Hordaland idrettskrets` 5 delegater til ekstraordinært Idrettsting i Stjørdal lørdag 9. juni blir: Helge Johnsen, Gunn Berit Lunde Aarvik, Bjørn Ove Myking, Ruth Brudvik og Svein Erik Burud. Vararepresentanter: Kretsleder, nestleder og org.sjef får fullmakt til å finne 2 vararepresentanter. Nestleder Helge Johnsen representerer HIK på NIFs Ledermøte i Stjørdal fredag 8. juni. Sak 20/12: Møtedatoer for kretsstyremøtene i 2012 Det legges opp til en møtefrekvens for styremøtene hver 6. uke. Følgende møtedatoer ble bestemt: Onsdag 6. juni Mandag 10. september Mandag 15. oktober Torsdag 6. desember Marcela Bustos er vår kontaktperson i Idrettsstyret. Hun ønsker å delta på et styremøte i 2012, og gjerne koble dette møtet opp til en presentasjon av ett eller flere interessante prosjekter i Hordaland. Styret foreslår at man skal høre med henne om hun har mulighet til å være tilstede på IR-konferansen november. Oddvar J. Jensen følger opp. Styret foreslo også å avholde et arbeidsseminar med styret/administrasjonen i kombinasjon med Idrettsrådskonferansen i Bergen november. Administrasjonen ønsker innspill fra styret på tema for idrettsrådssamlingen til neste styremøte. Kretsstyremøtene for resten av 2012 gjennomføres slik: Onsdag 6. juni - mandag 10. september - mandag 15. oktober -torsdag 6. desember. Sak 21/12: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker: Oddvar Johan Jensen orienterte om det kommende ekstraordinære idrettstinget 9. juni HIKs ting, Os 21. april. Et kretstinget med mange delegater på talerstolen. Gode tilbakemeldinger på tinget. Seminaret Doping som samfunns- og idrettsproblem dagen før var også veldig bra og har fått stor

5 respons også i ettertid. Mange positive tilbakemeldinger og HIK har gjort avtale med IL Gneist om å kjøre det samme seminaret lokalt i idrettslaget. Regionalplan for folkehelse. Status i arbeidet. Hordaland fylkeskommune sin overordnede plan for folkehelse. Denne planen er under arbeid. Oddvar Johan Jensen deltar i gruppen på vegne av HIK. Det er et problem er at mange som snakker om fysisk aktivitet ikke vet hva Hordaland idrettskrets driver med. I et barometer for hva som har betydning for folkehelsen var idrett utelatt. Begrepet folkehelse er vidt og kan inneholde hva som helst og det er vanskelig å være spesifikk på hva som er vår oppgave konkret. Det er viktig å beholde aksepten for det vi holder på med og avtale på de områdene hvor vi kan gå konkret inn. Dette kan være Treningskontakter og Idrett-Skole SFO. Får vi til et prosjekt på rus/doping kan det være et nytt område hvor vi kan bruke vår kompetanse til å drive opplæring. Utvalget som arbeider med Regionalplan for folkehelse skal levere planen i slutten av mai Gratis bruk av fylkeskommunale anlegg. Status. Idrettskretsen har fått i oppgave å følge opp de 4 kommunene som er nevnt i vedtaket i fylkeskommunen. Bergen og Os har vært tydeligst på behovet. De to andre kommunene er Voss og Kvam. Fylkeskonferansen høsten Status i arbeidet. Konferansen arrangeres 21. november på hotell Terminus. Det har vært to møter i arbeidsgruppen og følgende tema ønskes med på konferansen: * Fylkesdelplanen en status * Ny idrettsmelding fra Staten * Samhandlingsreformen gode eksempler * Anlegg, arena og nytenking * Profesjonalisering av frivilligheten konsekvenser, muligheter og utfordringer * Kampen om arealene Søknad om fylkestilskudd Vi har søkt om 3,4 millioner, en økning på kr fra Enkelte fylkeskommuner har økt støtten kraftig til idretten i Her må vi arbeide politisk for å få økt vårt tilskudd. Hvis vi får økt tilskuddet skal dette i hovedsak gå til økt satsing på ungdom, økt organisasjonspleie / særkretsoppfølging og folkehelsearbeid. Fordelingsmøte spillemidler i Hordaland, Hordaland fylkeskommune 14. mai. Helge Johnsen og deltok på møtet. Forslaget til fordeling skal behandles av Kultur- og ressursutvalet 5. juni. Uken før vil sakspapirene ligge på nettet. Innvilgelsesprosent for fylket samlet sett er i år 21% av godkjent søknadssum. Investeringstilskudd til anlegg. Fylkesidrettssjefen har utfordret HIK ift. å utarbeide gode kriterier for fordeling av de 4 mill. kr. som er til årlig fordeling innen denne posten. Vi bør vurdere å gjennomføre et møte i Anleggsutvalget før ferien. Gymfest i Vest 2013 skoleleie Gym og turnkretsen ber om hjelp ettersom de har fått beskjed om

6 at det må påregnes kostnader ifm. overnatting på videregående skoler til gjennomføringen av arrangementet. Oddvar følger opp med Opplærings- og helseutvalet i fylkeskommunen. o Deltakelser/representasjon Møte i Opplærings- og helseutvalet i Hordaland fylkeskommune, Bergen 28. mars. Oddvar J. Jensen og Anne-Kristine Aas deltok. Sammenfattet våre ønsker: Treningskontaktprosjekt basert på frafall i skolen og holdningsskapende arbeid ifm. doping. IK-ledermøte, Oslo april. Helge Johnsen og deltok. Konferanse for Arbeiderpartiets kommunestyre-representanter i Hordaland, Bergen 5. mai. Helge Johnsen og Grethe Hillestad deltok. De holdt en presentasjon om idrettens folkehelsearbeid. Kondolanseprotokoll for Alexander Dale Oen, Bergen 2. mai i Sentralbadet. Helge Johnsen deltok. Begravelse Alexander Dale Oen, Øygarden 11. mai. deltok. Sak til neste styremøte: Alexander Dale Oens minnefond - The Dale Oen Experience. Møte i Hovedkomiteen for Sykkel-VM 2016, Bergen 10. mai. Knut Songve deltok i Oddvar J. Jensens fravær. Veritas rapporten som lå til grunn for at Bergen ble plukket ut ble presentert. Norges Håndballforbund Region Vest, ting, Førde mai. Helge Johnsen deltok. Miljøfyrtårnsertifisering, Bergen 16. mai. Oddvar J. Jensen og Torleif Scheie deltar. Møte i kommunestyret i Radøy, 24. mai kl Oddvar J. Jensen og deltar. Statuettutdeling, Voss lørdag 2. juni. Oddvar J. Jensen deltar. o HMS og personell Ansettelsesprosess økonomikonsulent 25 søkere. NIFs personalavdeling har bistått i arbeidet med utvelging av kandidater og gjennomføring av intervjuer. 1. gangs intervju har vært avholdt og vi er i gang med å plukke ut 3 kandidater til 2. gangs intervju. Protokoll godkjent / -2012: Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder