PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 01/14

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 01/14 Styremøte 01/14 ble avholdt mandag 20. januar på Idrettens Hus. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Oddvar Johan Jensen, kretsleder Tilstede Forfall Merknad Helge Johnsen, nestleder Ledet møtet Gunn H. Knudsen, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Bjørn Ove Myking, styremedlem Gunn Berit Lunde Aarvik, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 01/14: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 02/14: Godkjenning av protokoll fra styremøte 07/13 Sak 03/14: Foreløpig regnskap 2013 Sak 04/14: Budsjett 2014 Sak 05/14: Arbeid med strategiplan for neste tingperiode Sak 06/14: Idrettskretsting - status Sak 07/14: Tiltaksplan mot doping i norsk idrett høring Sak 08/14: Fordeling av midler etter oppløst idrettslag Sak 09/14: Tilsagnsbrev fra Bergen kommune- idrett og skole Sak 10/14: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon o Årsmøter idrettsråd - HMS og personell

2 Sak 01/14: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Møteinnkalling og sakliste godkjent Sak 02/14: Godkjenning av protokollen fra styremøte 07/13 Utkast til protokoll fra styremøte 07/13 Kommentarer: Gunn Berit Lunde Aarvik var ikke tilstede på dette styremøtet og det må derfor endres i protokollen. Protokollen godkjent med ovennevnte merknader. Sak 03/14: Foreløpig regnskap 2013 Kommentarer: Resultatrapport HIK Resultatrapport OLTV Balanse HIK og OLTV HIKs driftsresultat pr viste et overskudd på kr Dette er et resultat som ligger omtrent som forventet slik høsten har utviklet seg. God tilgang på prosjektmidler, tilskudd og salg av tjenester samt mer tildelt i momskompensasjon enn budsjettert, har slått positivt ut på inntektssiden. På utgiftssiden har strømutgiftene vært lavere enn budsjettert. Idrettskretsen har en god egenkapital og styret ser ikke behovet for å styrke denne ytterligere. Revisor begynte sitt arbeid 20. januar og det ser ut som at det vil bli klart for å vedta regnskapet på neste styremøte. OLTVs driftsresultat pr viste et overskudd på kr På inntektssiden ble OLTVs andel av momskompensasjonen kr over budsjett. Renteinntektene ble kr over budsjett. På utgiftssiden ble det betalt ut kr mindre enn budsjettert til selvstendig næringsdrivende (det meste er knyttet til toppidrettslinjene). Regnskapsrapporten for HIK og OLTV tatt til orientering. Endelig årsregnskap vedtas på styremøte 02/14.

3 Sak 04/14: Budsjett 2014 Budsjettutkast HIK 2014 Budsjettutkast OLTV 2014 Kommentarer: Budsjettutkastet som fulgte dette styremøtet, var justert på inntektssiden med kr. 1 million fra styremøte 07/13. Dette skyldes hovedsakelig at konto «3950 Ubrukte midler tidligere år» er økt med bortimot dette beløpet. I denne summen ligger tilskudd som er mottatt i 2013, men som vil bli inntektsført og benyttet i Bl.a. mottatt fra Kulturdepartementet (Prosjekt Spaservennen) kr , mottatte midler fra Hordaland fylkeskommune ifm. åpne gymsaler kr , mottatte midler fra Bergen kommune ifm. inkluderingsprosjektet flerkulturelle og SFO-prosjektet ca. kr , Ungdomsløftet NIF ca. kr og innsalgsprosjekt klubbutvikling fra NIF kr Samlet inntektsside er anslått til kr en økning på 14% fra budsjettet På utgiftssiden er budsjettutkastet justert med en økning på kr i tilskudd til idrettslag og særkretser. Det er tatt hensyn til gjennomføringen av tinget i april. Særkretstilskuddet er økt med kr til kr Renteinntektene er nedjustert noe. Aktivitetskostnader ifm. gjennomføring av prosjekter er økt med kr (lønn/honorarer), kr (reise og opphold). Det er tatt høyde for en økning i arbeidsgiveravgiften (vi har enkelte instruktører som vi må betale arbeidsgiveravgift for dvs. som tjener over kr pr. år) samt noe økning i velferdstiltak. Den administrative bemanningen er lagt inn med likt antall årsverk som i Budsjettutkastet balanserer med et overskudd på kr Budsjettutkastet for OLTV er satt opp med et underskudd på kr Dette er mulig pga sterk egenkapital. På inntektssiden er det ført opp kr som overføres fra 2013 og benyttes til toppidrettslinjene. Gjennomgangen av budsjettutkastene for HIK og OLTV tatt til orientering. Endelig budsjett vedtas i styremøte 02/14. Sak 05/14: Tiltaksplan mot doping i norsk idrett høring Høringsdokument Tiltaksplan mot doping i norsk idrett

4 Kommentarer: Utvalget som ble nedsatt av NIFs generalsekretær med hjemmel i Idrettsstyrets vedtak nr. 158, for å utarbeide forslag til en handlingsplan mot doping i idretten, har lagt frem sine anbefalinger for generalsekretæren for videre behandling i Idrettsstyret. Utvalget anbefaler 49 ulike tiltak. Idrettskretsene er nevnt i svært begrenset grad i høringsdokumentet, men høringen gir oss en god anledning til å fremme synspunkter på den nødvendige grensedragningen og avklaring av samarbeidet når det gjelder forebygging mellom NIF og Antidoping Norge. Dette er et tema som har vært diskutert tidligere i styret. Det er nevnt i dokumentet at alle særforbund bør være «rent særforbund», og at alle idrettslag bør være «rent idrettslag». «Ren idrettskrets» eller «rent idrettsråd» er ikke nevnt. Høringsfristen er 1. mars. Styrets reaksjon på høringsdokumentet er at det er omfattende og inneholder mange tiltak. Tiltak ble spesielt trukket frem. Styret ønsker å forsterke dette punktet. Hordaland idrettskrets påtar seg et større ansvar enn dette. I vår handlingsplan står det blant annet at vi skal oppfordre alle idrettslag i Hordaland til å bli med i Rent idrettslag og ikke bare informere. I Hordaland kan vi blant annet skryte av at Fusa er første kommune i landet hvor alle idrettslagene er registrert som Rent idrettslag. HIK utarbeider et høringssvar til NIF basert på innspill fra styret. Høringssvaret utformes av nestleder og org.sjef. Sak 06/14: Arbeid med strategiplan for neste tingperiode Stikkordsliste med eksempel for innhold Strategisk Plan Forslag til ny tekst under punktet på økonomisk rådgivning. Punktet «ansvar» er tatt vekk og erstattet med «HIK sitt bidrag» Målene blir forenklet Administrasjonen utreder en egen tiltaksplan som kommer i tillegg til den Strategiske Plan og legger frem for styret.

5 Vi bruker den gamle handlingsplanen som danner basis for den nye planen. Strategisk plan for Hordaland idrettskrets utarbeides i tråd med innspill i møtet. Endelig utkast vedtas på styremøte 02/14. Sak 07/14: Saksbehandlers kommentarer: Idrettskretsting - status Status ift. gjennomføring av HIKs ting 5. april: o Innkalling sendt ut til idrettsråd og særkretser 5. januar o Invitasjoner sendt til disse gjestene: Fylkesordfører Fylkeskultursjef Fylkesidrettssjef Ordfører i Bergen kommune Leder i kultur- og ressursutvalget Idrettsdirektør i Bergen kommune NIF o Frist for innspill til saker som ønskes behandlet på tinget: 5. februar. o Frist for utsendelse av tingdokumenter: 5. mars o Dirigent for tinget: Håkon Matre har takket Ja til oppdraget. o Kulturelt innslag i starten på tinget: Styret kom med forslag om fekting (Bergen Fekteklubb), badminton (Sota Badmintonklubb) og dans (Loddefjord IL). Administrasjonen tar kontakt med Bergen Fekteklubb i første omgang. Når det gjelder innhold i seminaret fredag 4. april, har Andreas Selliås, som i dag har et engasjement både i Norsk Tipping og NIF, sagt seg villig til å delta bidra i utarbeidelsen av program for et seminar med tema kampfiksing. har også vært i kontakt med Terje Hauge som er interessert i å være innleder på seminaret. Seminaret bør selges inn sammen med håndball og fotball for å nå flere. Forslag til vedtak: Administrasjonen planlegger gjennomføringen av seminar og ting med bakgrunn i innspill fra styret. Sak 08/14: Fordeling av midler etter oppløst idrettslag

6 Kommentarer: Utkast til svarbrev til Bjørgvin Dressurklubb og Hordaland Rytterkrets ifm. overføring av midler etter oppløsning av Fana Ryttersportklubb NIFs lovnorm for idrettslag 22, sier bl.a. dette om oppløsning eller nedlegging av idrettslag: «Ved oppløsning eller annet opphør av idrettslaget tilfaller overskytende midler etter avvikling et formål godkjent av idrettskretsen.» I slike saker legger HIK vekt på at midlene skal brukes til å skape ny aktivitet fortrinnsvis innen samme idrett og i samme område/kommune. Fana Ryttersportklubb ble vedtatt nedlagt på årsmøte i dette idrettslaget i I tråd med lovnormen ble overskytende midler kr overført til idrettskretsen. Det idrettslaget som oppløses, kan komme med ønsker om hvordan de overførte midlene kan benyttes. I dette tilfelle fremkommer det av referatet fra årsmøtet i Fana Ryttersportklubb at det er ønskelig at midlene tilfaller Bjørgvin Dressurklubb. Bakgrunnen for dette er at de gjenværende aktive medlemmene i den nedlagte klubben, vil gå til Bjørgvin Dressurklubb. Hordaland Rytterkrets tar i en e-post til idrettskretsen til orde for at midlene brukes på andre måter. Rytterkretsen legger vekt på at det er flere andre klubber i Bergensregionen som har mye aktivitet og som bidrar til å utvikle sporten. Idrettskretsen har også innestående kr etter nedlegging av Bergen Vest Rideklubb. Disse midlene ble besluttet å overføre i sin helhet til Hordaland Rytterkrets. Det forelå ikke noe ønske fra den nedlagte klubben om hvor disse midlene bør overføres. Midler til fordeling etter oppløsning av Fana Ryttersportklubb er kr Bjørgvin Dressurklubb vil få overført kr Hordaland Rytterkrets vil få overført kr I tillegg overføres midler som gjenstår etter oppløsning av Bergen Vest Rideklubb i sin helhet til Hordaland Rytterkrets. Dette beløpet er kr Hordaland Rytterkrets vil etter dette samlet motta kr Sak 09/14: Kommentarer: Tilsagnsbrev fra Bergen kommune- idrett og skole Tilsagnsbrev fra Bergen kommune, byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. HIK har mottatt tilsagnsbrev fra Bergen kommune, byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke, på kr Kommunen stiller krav om at det skal foreligge et styrevedtak der betingelsene for mottatt

7 tilskudd aksepteres. Beløpet skal benyttes til HIKs arbeid knyttet til idrettslags involvering i SFO i Bergensskolen. Hordaland idrettskrets aksepterer betingelsene ifm. tildeling av tilskudd på kr fra Bergen kommune, byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke, jfr. brev datert 20. desember Beløpet skal benyttes til idrettslags involvering og økt aktivitet i SFO i Bergensskolen. Sak 10/14: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger Oversikt over planlagte årsmøter i idrettsråd. Svar på høring sendt Hordaland fylkeskommune Regional plan for folkehelse. o Oppfølgingssaker, skriv og meldinger: Masterutdanning i idrett ved Høgskolen i Bergen. NOKUT (Statlig organ underlagt Kunnskapsdepartementet) har sendt en sakkyndig vurdering til Høgskolen i Bergen der det anbefales å ikke akkreditere mastergradstudiet slik det forelå i søknaden fra HiB. Noen av de kritiske punktene er at det må være en skarpere lærerutdanningsprofil, og at navnet endres til Masterutdanning i fysisk aktivitet og kosthold i et skolemiljø. HIK har bedt om mer informasjon fra HiB, og vært i kontakt med Bergen kommune og Hordaland fylkeskommune om endringen. Status fornying av leieavtalen med Brann Stadion AS. HIK har mottatt et utkast fra Brann. Det bygger på samme lest som tidligere. HIK ba om en opsjon på 5 år utover de 5 årene som vi nå inngår avtale om. Dette inngår i utkastet fra Brann. I 2014 og 2015 får vi en rabatt på pr. år for oppjusteringen vi har hatt av kurslokalene i Idrett uten alkohol samarbeid med KnarvikMila HIK har hatt møte med organisasjonen Idrett utan alkohol. Vi hadde et samarbeid i fjor som vi ønsker å følge opp. Vi støttet tiltaket med kr i fjor og gjør det samme i år. Tiltaket vil bli markedsført gjennom nettsidene og nyhetsbrevet vårt. Knarvikmila står som arrangør med HIK som samarbeidspartner. o Deltakelser/representasjon Julelunsj Idrettsservice Bergen kommune, 19. desember. Helge Johnsen og deltok.

8 Idrettsgalla, Oslo 4. januar. Oddvar J. Jensen, Helge Johnsen, Gunn H. Knudsen, Ruth Brudvik, Gunn Berit Lunde Aarvik, Anne-Kristine Aas og deltok. Årsmøter idrettsråd. Bjørn Ove Myking representerer på årsmøtet i Meland IR. Gunn Berit Lunde Aarvik representerer på årsmøtet i Voss IR. Ruth Brudvik representerer på årsmøtet i Tysnes IR Ruth Brudvik representerer på årsmøtet i Bergen IR Helge Johnsen representer på årsmøtet i Vaksdal IR Helge Johnsen representerer på årsmøtet i Radøy IR Idrettens time i Fusa kommunestyre 6. mars. Leder og org.sjef i samarbeid med IR i Fusa deltar. Nestleder stiller hvis ikke kretsleder har anledning. o HMS og personell Protokoll godkjent / -2014: Helge Johnsen Nestleder Gunn Knudsen Styremedlem