PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 08/10

Transkript

1 PROTOKOLL FRA IDRETTSKRETSSTYREMØTE 08/10 Styremøte 08/10 ble avholdt tirsdag 7. september på Idrettens Hus i Bergen. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Navn Tilstede For- Fall Merknad Oddvar Johan Jensen, kretsleder Helge Johnsen, nestleder Gunn H. Knudsen, styremedlem Marianne Ankervold, styremedlem Ruth Brudvik, styremedlem Thorleif Scheie, styremedlem Svein Erik Burud, varamedlem Bjørn Ove Myking, varamedlem Anne-Kristine Aas, ansattes representant, organisasjonssjef Roger Gjelsvik, regional toppidrettssjef OLTV Tilstede ved sak 44/10 Janne Landås, informasjonskonsulent Referent Sakliste: Sak 42/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Sak 43/10: Godkjenning av protokoll fra styremøte 06/10 Sak 44/10: Olympiatoppen Vest-Norge en orientering Sak 45/10: Regnskap pr for HIK og OLTV Sak 46/10: NIFs jubileum 2011 oppfølging i Hordaland Sak 47/10: Idrettsråds-samlinger planlegging og deltakelse Sak 48/10: Leieavtale med Brann Stadion AS Sak 49/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger - Deltakelser/representasjon - HMS og personell - Oppfølgingssaker, skriv og meldinger

2 Sak 42/10: Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Kommentar: Ny sak: 50/10 Kandidater til NIFs styre Møteinnkalling og sakliste godkjent med ovennevnte merknad. Sak 43/10: Godkjenning av protokollen fra styremøte 07/10 Saksunderlag: Utkast til protokoll fra styremøte 07/10 Protokollen godkjent Sak 44/10: Olympiatoppen Vest-Norge en orientering Saksunderlag: Rapport for OLTV Roger Gjelsvik Regional toppidrettssjef i Olympiatoppen Vest-Norge (OLTV) ga kretsstyret en orientering om virksomheten i OLTV og hvilke oppgaver de løser i dag, hvordan samarbeidet er mellom OLTV og HIK og finansiering. OLTV er et regionalt kompetansesenter for toppidrett på Vestlandet og er ett av tre regionale kompetansesentra i Norge. De to andre ligger i Trondheim og Tromsø. OLTV har ikke store aktivitetsendringer fra i fjor. Fortsatt er OLTV sin viktigste oppgave å drive med talentutvikling av unge nye utøvere (oppfølging, treneren og leddet rundt utøveren, videregående skole toppidrettslinjen på Tertnes, Voss og i Åsane) samt etablerte utøvere. Som eneste region har OLTV tatt et ansvar i forhold til utøvere med handicap. OLTV har fått midler fra OLT for å ta et større ansvar og utvikling av deltakere til Paralympics. Målet er flere deltakere fra Hordaland i Paralympics i OLTV ønsker å heve kvaliteten på trenings- og konkurransearbeid gjennom kompetansetilførsel på definerte områder. Dette er blant annet utdanning av trenere, Bachelor idrettsfag ved Høyskolen i Bergen, Toppidrettslinjen, fagdager, trenerutvikling og topptrenerutdanning. Til topptrenerutdanningen fikk OLTV 86 søknader til 20 plasser. OLT kjøper tjenester fra HIK tilsvarende en

3 20% stilling for å håndtere den praktiske gjennomføringen av studiet. Roger påpekte at utdanningsmiljøet er noe av det viktigste OLTV arbeider med. Får vi ikke gode trenere får vi ikke gode utøvere. Imidlertid ser han en utfordring. Retningen på Bachelor studiet og kvoteplasser. Vi må kunne ha plasser som idretten kan anbefale inn på studiet. Dette finnes andre steder i landet, men ikke i Bergen. I tillegg må vi få en studieplan som er mer fleksibel. Kretsleder har tatt en gjennomgang på studiet og sammenlignet med andre studier i landet og kan bekrefte at strukturen på studiet er bygget etter gammel lest her på vestlandet. OLTV har god kontakt med Rogaland og har planer for videre utvikling i sørfylket, men hvis aktiviteten skal økes i Rogaland må det følge med økonomiske midler. Morten Eklund i Rogaland IK har fått lagt på noen % i sin stilling for å jobbe med prosjektet Unge mot toppen i Rogaland. Roger Gjelsvik påpekte det viktige samspillet med idrettskretsen og at det også var viktig for OLTV å være en del av miljøet på Idrettens Hus. Org.sjef har den oppfatning at OLTV er viktig for HIK. Hvis ikke OLTV hadde eksistert måtte HIK tatt et større ansvar ifht toppidrett. OLTV er en viktig bidragsyter på Idrettens Hus og særkretsene nyter godt av det. I tillegg har HIK/OLTV et veldig godt samarbeid med opplæringsavdelingen i fylkeskommunen og idrettsavdelingen i Bergen kommune. Idrettskretsen sitt økonomiske bidrag til OLTV er kontor, og støtte til administrativ leder Pia Mørk Andreassen sin lønn. OLTV rapporterer faglig til OLT sentralt mens administrativ leder er organisatorisk underlagt org.sjef. Kretsstyret har det idrettspolitiske ansvaret for økonomien i OLTV. I praksis fungerer dette veldig bra og regnskapsmessig har man god kontroll. Gjennomgangen om OLTV tas til orientering. Sak 45/10: Regnskap pr for HIK og OLTV / Asbjørn Lindås Saksunderlag: Resultatregnskap og balanse for HIK og OLTV pr HIKs resultat pr viser et underskudd på kr ,24. Dette resultatet inneholder kostnader som helt eller delvis kan dekkes inn av avsetninger, noe som først kan skje En annen årsak til underskuddet er at utgiftene er ført, men ikke inntektene. Av inntekter som tilhører perioden, men som ennå ikke er ført, nevnte regnskapstjenester (kr ,00), kopiering

4 (kr ,00), Idrettsbingo (kr ,00), vinteraktivitetsuken (kr ,00) og Idrett og skole (kr ,54). Samlet utgjør disse beløpene kr ,54. Av utgifter som hører til perioden, men som ennå ikke er ført, kan nevnes strøm, telefon og renhold på til sammen ca. kr ,00. Dersom vi tar hensyn til kjente ikke førte inntekter og utgifter pr , vil et justert resultat vise et overskudd på kr ,30. Når det gjelder resultatet pr for OLTV viser dette et overskudd på kr ,77. Dette resultatet er i sin helhet relatert til periodiserte inntektsførte inntekter knyttet til Toppidrettslinjen. Kretsstyret ba i styremøte 07/10 om en gjennomgang av hvordan 20-konti`ene i balansen er tenkt brukt. redegjorde for dette. Dette er midler som har dannet overskudd for HIK i tidligere år, og som styret har disponert til ulike aktiviteter som klubbutvikling, idrettsrådsutvikling, gjennomføring av anleggsseminarer og aktivitetsfond. Disse midlene kan ikke regnskapsføres før Flere utgiftsposter ligger over det som er budsjettert. Eksempelvis er strøm- og og renholdsutgiftene høyere enn noen gang tidligere. Dette er kostnader som HIK bærer overfor beboere på Idrettens Hus. Det fremlagte regnskapsrapport for HIK og OLTV pr tas til etterretning. Sak 46/10: NIFs jubileum 2011 oppfølging i Hordaland Ifm. NIFs 150-årsjubileum i 2011 har vi tidligere diskutert tre mulige markeringsalternativer: Aktivitetsuke i alle anlegg som har fått spillemidler Idrettsrådene involveres. HIK har hatt et møte med Bergen kommune og Idrettsrådet i Bergen samt Hordaland fylkeskommune. Disse er positiv til en aktivitetsuke i forbindelse med markeringen av NIFs 150 år jubileum. Oddvar J. Jensen har undersøkt med NIF vedrørende den visuelle profileringen og har fått tilbakemelding fra Tove Paule at der vil komme noe, men at det ikke er avklart hva ennå. Byrommet Bergen/aktivitet Byrom i Bergen - samling på Torgallmenningen i regi av IR i Bergen vil bli arrangert. To datoer har pekt seg ut og det er 21. eller 28. mai Galla Håkonshallen for kommunenes ildsjeler? Bergen kommune har fremmet en idé om å arrangere galla i Håkonshallen for idrettens ildsjeler. Dette kan også sees i sammenheng for å få frem kandidater til NIFs ildsjelpris.

5 Komité Vi bør opprette en komité som kan stå for fremdrift ift. aktuelle tiltak. Kretsleder ønsker å kobles fri fra hovedoppgavene. Kretsleder ser det som naturlig at kretsstyret styrer prosessen. Komiteen bør bestå av en fra styret, administrasjonen, fylkeskommunen, Bergen kommune, særkrets og IR i Bergen. Thorleif Scheie har erfaring fra store og lignende arrangement og sa seg villig til å delta i komiteen. I tillegg vil han forespørre Arne Haugervåg i NHF region Vest til å representere særkretsene. blir med fra administrasjonen. HIK inviterer de andre med i komiteen og kretsleder ba org.sjef håndtere saken videre. Org.sjef tar kontakt med Idrettssjef i Bergen kommune Rune Titlestad, Jens Harald Garden i fylkeskommunen og leder i IR i Bergen for å orientere om saken videre. Det oppnevnes en komité som får i oppgave å planlegge aktuelle tiltak ifm. NIFs jubileum i Torleif Scheie deltar fra styret, og fra administrasjonen. I tillegg er det ønskelig at Bergen kommune v/idrettsdirektør Rune Tilestad, Hordaland fylkeskommune og Idrettsrådet i Bergen deltar i komiteen. Sak 47/10: Idrettsråds-samlinger planlegging og deltakelse Vi har sendt ut invitasjon til to samlinger for idrettsråd med innhold som er knyttet opp mot NIFs jubileum, anlegg og kommune- og fylkestingvalget Disse to samlingene er datosatt til september på Stord og oktober i Bergen. Org.sjef orienterte om status for idrettsrådssamlingene. 20 stk. er påmeldt fra 8 IR til samlingen i Bergen oktober og 7 deltakere er påmeldt fra 3 IR til samlingen på Stord. Samlingen på Stord er avlyst og deltakerne har fått tilbud om å delta i Bergen. Detaljinnhold i programmet ble diskutert og følgende ble bestemt: Fredag Paneldebatt: o I fylkeskommunens planstrategi legges premissene for kommunenes planarbeid(sektorplanlegging arealplanlegging). Den utviklingen som planleggingen tar skyver en del premisser over på lokalt nivå. Dette gjør vår oppgave viktigere og det er derfor viktig med deltakelse fra fylkespolitikere. o Kretsleder tar en ringerunde til gruppelederne i de ulike partiene for å invitere dem til paneldebatt. o Kretsleder leder utspørringen. Fylkestingvalget 2011: o Hva gjør vi mot fylkestingvalget i 2011 og hva gjør NIF? Oddvar J. Jensen orienterer om NIFs arbeid så langt, og de møtene HIK har gjennomført ifm oppfølging av politiske partier. Voss IR vil presenterer de presentasjonen som de har brukt i møte med Voss kommune.

6 Lørdag Anlegg: o Helge Johnsen, og Jens-Harald Garden (Hordaland fylkeskommune) skal sy sammen et innhold for denne programposten. NIFs 150 års jubileum: o Oddvar Jensen og Thorleif Scheie er ansvarlig for denne sekvensen. Åpen post: o er ansvarlig for innholdet i denne. Deltakelse fra styret på samlingen: Oddvar J. Jensen, Helge Johnsen og Thorleif Scheie. Dersom andre styremedlemmer har anledning til å delta, melder den enkelte dette inn til administrasjonen. Idrettsrådssamlingen i Bergen oktober gjennomføres med det innhold som ble gjennomgått i møtet. Sak 48/10: Leieavtale med Brann Stadion AS Dagens leieavtale mellom Hordaland Idrettskrets og Brann Stadion AS om leie av lokaler til Idrettens Hus løper frem til 1. juli Avtalen gir oss mulighet for å forlenge denne i ytterligere 5 år. Ved fornyelse har utleier tatt forbehold om mulig justering av leiebeløpet. Org.sjef tar kontakt med Brann Stadion AS og forhører seg om de har gjort seg noen tanker om leien etter Signaler fra særkretsene så langt har vært at lokalene er gode og at man trives med dagens løsning. Kretsstyret er positiv til fortsatt leieavtale med Brann Stadion AS. Administrasjonen ber om tilbakemelding fra særkretser/dagens leietakere på Idrettens Hus om det er ønskelig å forlenge leieavtalen med Brann Stadion AS frem til Saken tas opp igjen i styremøte 09/10. Sak 49/10: Orienteringssaker, referatsaker, skriv og meldinger o Orienteringssaker: Momskompensasjonsordningene Ca. 300 org.ledd fra Hordaland har innrapportert/ søkt til NIF ifm. vare- og tjenestemoms. Kompensasjon for idrettslag ved bygging av idrettsanlegg. Vi legger ut informasjon på nettsidene denne uken med informasjon om årets søknadsfrist, som er

7 15. oktober. Tildelte midler fra NIF vedr. Idrett og skole og Treningskontaktprosjektet. NIF har fordelt midler til idrettskretser og særforbund innenfor forlkehelse. Vi har fått til Idrett og skole og til Treningskontaktprosjektet. Vi hadde i vår søknad til NIF lagt opp til en utvidelse av vårt arbeid innenfor begge prosjekter. Det er ikke mulig å gjøre dette innenfor Idrett-skole med denne tildelingen. Midlene bidrar til å opprettholde aktivitet i allerede eksisterende miljøer. Det stilles store og detaljerte krav til rapportering til NIF ifm. disse midlene. Dette er spesielt vanskelig for idrettslagene, som får betydelig merarbeid ifm. forvaltning av midlene. Politiattest-ordningen. NIF har bedt alle idrettskretser om å følge opp de idrettslag som ikke har haket av ifm. den årlige Idrettsregistreringen at de har en ansvarlig person i styret som skal følge opp ordningen. Idrettens time i Kvinnherad kommune? følger opp administrativt og holder Ruth Brudvik som idrettspolitisk kontakt orientert. Planlagt samling adm.-styre oktober. Det er kommet innspill om å flytte denne til annet tidspunkt pga. kollisjon med andre arrangementer. NY DATO: november innhold vil være status på hvor vi er i dag og hvordan legger vi opp de store linjene for neste år. Sted for samlingen er ennå ikke klar. NIFs Ting avholdes mai i Nasjonal Idrettsrådkonferanse Den 7. nasjonale konferanse for idrettsrådene holdes i Drammen lørdag 2. og søndag 3. april 2011 Fra NIFs Ledermøte: Idrettspolitisk dokument (IPD) skal være klart til 4. januar og da blir det sendt ut til høring. HIK skal ha en prosess på IPD og lovsaker. Et innspill fra HIK kan være at vi sammen med Møre og Romsdal lager et forslag på hvordan hele idretten i fylket kan være representert på kretstinget. o Deltakelser/representasjon Landsturneringen i Bergen september. Ruth Brudvik deltok på seminar fredag og gallamiddag i Grieghallen lørdag. Thorleif Scheie var involvert på det meste som medarrangør. Idrettskretsledersamlingen på Hamar september. Høringsdokumenter: IPD og lovsaker HIK må kjøre en prosess med IR og SK slik at vi får forankeret i organisasjonen hva vi skal mene.

8 Dialogkonferanse Fylkeskommunen i Odda sept. Alle kulturkonsulentene i Hordaland var invitert til samlingen, som ble arrangert av idrettsavdelingen i Hordaland fylkeskommune. deltok og holdt innlegg om Toppidrettsgymnasene i fylket. o HMS og personell Sak 50/10: Kanditater til NIFs styre Kretsleder er av flere blitt oppfordret til å stille som kandidat til Idrettsstyret ved NIFs ting i Han har konkludert med at han vil stille seg til rådighet. Det er ennå ikke kommet skriv fra NIF vedrørende forslag på kandidater til verv i NIF. Etter en kort orientering fra kretsleder forlot han styremøtet kl slik at resten av styret kunne diskutere saken. Hordaland Idrettskrets vil fremme Oddvar J. Jensen sitt kandidatur som kandidat til Idrettsstyret ifm. NIFs ting i Protokoll godkjent / : Oddvar Johan Jensen Leder Helge Johnsen Nestleder