Revisor svarte på en del spørsmål som kontrollutvalget stilte i forrige møte.

Transkript

1 NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 17. februar 2015 Møtetid: Kl Møtested: Formannskapssalen Saker: 006/15 010/15 Av 3 medlemmer møtte 3. Følgende medlemmer møtte Tore Sørhaug Brynhild Laugen Løeng Eldar Øie Andre Per Helge Genberg, KomSek Trøndelag IKS Svein Vikestad, KomRev Trøndelag IKS Arnt Wendelbo, rådmann (sak 06/15 og 07/15) Håvard Hernes, drifts- og utviklingssjef (sak 06/15 og 07/15) Merknader Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. Neste møte i utvalget flyttes fra 16. mars til 28. april. Revisor svarte på en del spørsmål som kontrollutvalget stilte i forrige møte. Underskrifter Tore Sørhaug Brynhild Laugen Løeng Eldar Øie leder

2 SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 006/15 Orientering fra administrasjonen avviksrapportering og arbeidsmiljø (utsatt sak) 007/15 Orientering fra administrasjonen praksis ved kontraktsinngåelser 008/15 Besøk i kommunal avdeling oppsummering og oppfølging 009/15 Oppstart av generell eierskapskontroll 010/15 Plan for forvaltningsrevisjon endring og prosjektplanlegging

3 SAK 006/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN AVVIKS- RAPPORTERING OG ARBEIDSMILJØ (Utsatt sak) Rådmannen orienterte. Kommunen har et system for avviksrapportering og -håndtering, og ulike typer avvik blir rapportert. Arbeidsmiljøutvalget får vanligvis slike saker til behandling. Enkelte saker kan være kompliserte og omfattende, og det finnes forbedringspotensiale for kommunen. Administrasjonen er opptatt av at alle skal få raskt svar på henvendelser, og vil legge fram en sak om kommunikasjonsstrategi til politisk behandling. SAK 007/15 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN PRAKSIS VED KONTRAKTSINNGÅELSER Rådmannen orienterte. Økonomireglementet og lovverk/forskrift knyttet til innkjøp er basis. På små oppdrag får alle aktuelle lokale aktører mulighet til å gi anbud. I et konkret tilfelle gjorde kommunen en feil ved å ikke kontrollere manglende opplysninger i et anbud, og måtte betale kompensasjon til en anbyder..

4 SAK 008/15 BESØK I KOMMUNAL AVDELING OPPSUMMERING OG OPPFØLGING Saken blir lagt fram uten innstilling. 1. Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket i deler av Drifts- og utviklingsavdelingen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretæren forberede en uttalelse som utvalget behandler på neste møte. 1. Kontrollutvalget tar oppsummeringen etter besøket i deler av Drifts- og utviklingsavdelingen til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretæren forberede en uttalelse som utvalget behandler på neste møte. SAK 009/15 OPPSTART AV GENERELL EIERSKAPSKONTROLL 1. Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for selskapskontroll : Det gjennomføres generell kontroll av Nærøy kommunes eierskap i stedet for kontroll av de selskapene som er prioritert i planen. 2. Kontrollutvalget ber KomRev Trøndelag IKS legge fram prosjektplan for utvalget i junimøtet. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for selskapskontroll : Det gjennomføres generell kontroll av Nærøy kommunes eierskap i stedet for kontroll av de selskapene som er prioritert i planen. 2. Kontrollutvalget ber KomRev Trøndelag IKS legge fram prosjektplan for utvalget i junimøtet.

5 SAK 010/15 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON ENDRING OG PROSJEKTPLANLEGGING 1. Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektet Kommunens arbeidsgiverrolle prioriteres for gjennomføring i Kontrollutvalget ber revisor ta med innspillene fra utvalget i arbeidet med prosjektplanen, som legges fram i junimøtet. Endret pkt. 2: Kontrollutvalget ber revisor ta med innspillene fra utvalget i arbeidet med prosjektplanen, som legges fram i aprilmøtet. Nytt pkt. 3: Kontrollutvalget ser disse punktene som sentrale i prosjektet: Ansattes medvirkning, konkrete involvering og «eierskap» til egen jobb Kommunikasjon, åpenhet for nye idéer Avklaring av ansattes arbeidsoppgaver; instrukser Generell oppfølging av ansatte, inkl. oppfølging ved sykmelding 1. Kontrollutvalget vedtar følgende endring i Plan for forvaltningsrevisjon : Prosjektet Kommunens arbeidsgiverrolle prioriteres for gjennomføring i Kontrollutvalget ber revisor ta med innspillene fra utvalget i arbeidet med prosjektplanen, som legges fram i aprilmøtet. 3. Kontrollutvalget ser disse punktene som sentrale i prosjektet: Ansattes medvirkning, konkrete involvering og «eierskap» til egen jobb Kommunikasjon, åpenhet for nye idéer Avklaring av ansattes arbeidsoppgaver; instrukser Generell oppfølging av ansatte, inkl. oppfølging ved sykmelding