Innkalling til styremøte og styreseminar 26. januar 2010

Transkript

1 Lillehammer, 19. januar 2010 Innkalling til styremøte og styreseminar 26. januar 2010 Til: Styret: Bente Ohnstad, Jens Uwe Korten, Vigdis Lian, Kerstin Norén, Sigmund Thue, Rune Øygard, Jon-Helge Lesjø, Jenny Steinnes, Sigrun Dancke Skaare, Krister Johnson og Camilla Gjerløw-Martinsen Varamedlemmer: Eli Blakstad, Kjetil Bjørklund, Birthe Mørreaunset Selvaag, Marit Elvsås, Erik Vea, Tore Maritvold og Jostein Dyresen. Sekretariat: Jostein Skurdal og Kristin Korsvold Kopi med vedlegg: (saker u.off. er utelatt) Hovedtillitsvalgte, fagavdelingene, studiedirektør, økonomi- og driftsdirektør, personal- og organisasjonsdirektør, biblioteket, studieadm. og ledelsen Kopi per e-post uten vedlegg: Prosjektdirektør PiU, SOPP, SELL, LiSt, Studenttorget, Sentralbordet (Servicesenteret), Statsbygg, KD, Oppland Fylkeskommune Tid og sted: Honne hotell og konferansesenter AS, Honnevegen 60, 2836 Biri (Tlf.: ) Tirsdag kl Styremøte HiL, Sal 2 kl Felles lunsj kl Felles styreseminar, Sal 1 Med vennlig hilsen Bente Ohnstad Rektor Jostein Skurdal Høgskoledirektør Vedlagt dagens agenda og saksliste

2 Dagens agenda Godkjenning av innkalling og dagsorden Rektor oppsummerer viktige hendelser i perioden og orienterer om de viktigste sakene Saksliste styremøte Referatsaker 01/10 a) Protokoll fra møtet i Høgskolestyret (s.1-9) b) Referat fra møtet i styringsgruppa PiU (s.10-12) c) Referat fra studienemndsmøte (s.13-16) d) Brev til KD av med innspill til KDs drøftingsnotat av vedr. kriterier for akkreditering av doktorgradsutdanninger (s.17-22) e) Brev fra KD av Tilbakemelding etter gjennomgang av 2. tertialregnskapene 2009 (s.23-25) f) Brev fra KD av Statsbudsjettet for 2010 kap Tildelingsbrev for HiL (s.26-56) g) Brev til KD av Innspill til høring om etablering av Sentre for fremragende utdanning (SFU) (s.57-58) h) Brev fra KD av Uttak av gjennomstrømningsdata til tilstandsrapporten for UH-sektoren 2010 (s.59) i) På rektorfullmakt i perioden: (s.60-61) Godkjenning av sammensetning av sakkyndig komité for vurdering av søkere på stilling ved DNF, lydlinjen. Godkjent Godkjenning av sammensetning av sakkyndig komité for vurdering av Ingar Sletten Kolloens opprykk til professor II. Godkjent j) Brev til KUF-fondet av Styringsstruktur og framdrift i Prosjekt Innlandsuniversitetet (eget vedlegg) Øvrige møter som har vært i perioden: Klagenemnda Beslutningssaker 02/10 Budsjett Oppfølging av ssak 86/09 Drøftingssaker 03/10 PIU - drøfting i forhold til felles styreseminar. Saken legges frem i møtet. Orienteringssaker 04/10 Årsrapport for høgskolens klagenemnd /10 Eventuelt Saksliste styreseminar Nærmere program blir sendt ut etter høgskoleledelsenes møte den 21. januar.

3 Ssak 2/2010. Oppfølging ssak 86/09 Budsjett 2010 Forslag til vedtak: Styret ber avdelingene og administrasjonen om å følge opp forslagene til tiltak og rapportere til styret i februar. Bakgrunn I forbindelse med behandling av budsjettet for 2010 gjorde styret følgende vedtak: 1. Budsjettramme for Styret vedtar en budsjettramme for 2010 på 309,7 mill kroner finansiert slik: Finansieringskilde Beløp Bevilgning fra Kunnskapsdepartementet jf forslag t Bevilgning fra Prosjekt Innlandsuniversitetet Eksterne inntekter i avdelingene og enhetene Eksterne inntekter Senter for Livslang Læring Sum Bevilgninger i Styret vedtar følgende fordeling av bevilgning fra Kunnskapsdepartementet og Prosjekt Innlandsuniversitetet:

4 Bevilgning fra KD til lønn og drift Bevilgning fra KD til stipendiatstillinger Bevilgning til investeringer Bevilgning fra PIU til masterstudier Bevilgning fra PIU til doktorgradsar beid Bevilgning for 2010 AHS HIS ØKORG TVF DNF Fellesadministrasjon og fellestjenester Husleie og bygningsmessig drift Forskning Studentvelferd Interne kjøp av tjenester fra SELL Drift diverse utvalg Kompensasjon lønnsoppgjør i FA i løpet av Omstillings- og kompetansemidler Ikke fordelte investeringsmidler SUM Styret vedtar at av bevilgningen fra Kunnskapsdepartementet benyttes 6,65 mill kroner til å dekke inn bruk av avsetninger i 2009 og 4,3 mill kroner avsettes til fremtidige lønnsforpliktelser stipendiatstillinger Styret tillater at det budsjetteres med 9,6 mill kroner i eksterne inntekter i 2010 for å finansiere avdelingene og enhetenes aktivitet. De endelige rammene for de eksterne inntektene i avdelingene og enhetene vedtas på styremøte i februar Senter for Livslang Læring har budsjettert med 21,1 mill kroner i 2010, og skal budsjettere sin aktivitet slik at det genererer et overskudd i 2010 på 500 tusen. De endelige budsjettrammene for SeLL virksomhet vedtas på styremøte i februar Oppsummering vedtakspunkt 2: 2.1 Bevilgning avdeling, enheter og øvrige aktiviteter Inndekning av underskudd i Avsetning fremtidige forpliktelser stipendiatstillinger Aktivitet i avdelingene og enhetene finansiert med eksterne inntekter Aktivitet på SeLL finansiert med eksterne inntekter Resultatkrav SeLL Sum bevilgninger Ekstraordinære tiltak finansiert med tidligere års mindreforbruk (avsetninger) 3.1. Styret bevilger 5 mill kroner i 2010 til større investeringer knyttet til gjennomføringen av det teknisk plattformskifte. Bevilgningen finansieres med tidligere års mindreforbruk (bruk av avsetninger). 4. Andre budsjettforutsetninger for 2010

5 4.1. Styret er kjent med vurderingene av budsjettrammen for 2010 pr. dato tilsier et merforbruk på 10,8 mill. kr. Styret forutsetter at avdelingene og enhetene iverksetter tiltak for å redusere kostnadene og øke de eksterne inntektene slik at virksomheten kommer i balanse i løpet av Styret vedtar at den begrensede ansettelsestoppen forlenges til Styret ber administrasjonen ta initiativ til en prosess for å gjennomgå ordningen for arbeidsplanlegging og arbeidstidsordningen for alle ansatte ved HiL Styret sluttbehandler budsjettet for 2010 i sitt møte 25. februar Tiltaksplanen for å komme i balanse, herunder konsekvensvurdering av tiltakene, skal behandles på ekstraordinært styremøte i januar. Behandling i møtet spørsmål til vurdering I saksframlegget som er lagt fram for styret som grunnlag for oppfølging av de åtte tiltakene som styret behandlet i desembermøtet, er det flere viktige spørsmål som styret bør gi signaler i forhold til. Det første gjelder om målsettingene og prioriteringene er i tråd med styrets syn. Videre er det behov for signaler i forhold til håndtering av overskudd og underskudd i organisasjonen. Hittil har ikke avdelingene startet nytt budsjettår med justering av rammen i forhold til underskudd. I prinsippet har derfor avdelinger med underskudd fått tildelt ekstra midler, og dette har de siste årene blitt betydelige summer. Med den foreslåtte endringen vil rammen bli redusert tilsvarende underskuddet i påfølgende år, hvis ikke styret vedtar noe annet i forbindelse med budsjettbehandlingen. Når det gjelder spørsmålet om styrt nedbemanning bør styret gi eventuelle føringer i forhold til prioriteringer. Slik saken nå er lagt fram ligger det kobling mellom størrelsen på underskudd og nedbemanning. For avdelingene må selvsagt dette sees i sammenheng med studieporteføljen og bemanningsbehovet som dette utløser. Saken om arbeidstidsordningen for de ansatte vil komme opp for styret i mai, og her er utvalget som er satt ned bedt om å utrede flere alternativer. De tillitsvalgte oppnevner tre av medlemmene til utvalget. Også når det gjelder gjennomgangen av administrasjonen vil de tillitsvalgte oppnevne to personer som skal være med i prosessen. Det er også lagt opp til en gjennomgang av studieporteføljen. Her er det rektoratet og dekanene som har ansvar for denne prosessen for å sikre at perspektivet på både institusjonsnivå og avdelingsnivå er ivaretatt. Her har avdelingene og fagmiljøene allerede i gang svært gode prosesser som virker løfterike i forhold til å forenkle studieporteføljen. Det er viktig at styret gir eventuelle signaler i forhold til dette arbeidet. Styret ba om en gjennomgang av studieporteføljen i desembermøtet i forbindelse med behandlingen av referatsaken hvor Kunnskapsdepartementet hadde gitt tilbakemelding om forespørsel om møte om samarbeid om master i rettsvitenskap med Universitetet i Oslo. De andre tiltakene er knyttet til økning av inntektene knyttet til ekstern virksomhet, resultatkrav til Senter for livslang læring, gjennomgang av husleieavtalen med Statsbygg og driftskostnader, samt ordningen med fristasjon for studentsamskipnaden. Budsjettutvalget vil også utarbeide en vurdering av hele aktivitetsbildet ved høgskolen og vurdere konsekvenser av at bevilgningene fra PIU opphører.

6 Det er også laget en milepælsplan som ser tiltakene i sammenheng og angir når styret får sakene til behandling. Tidligere behandling Styret har behandlet budsjettet for 2010 i en rekke saksframlegg. I tillegg vises det også til behandlingene i styret av budsjettet for Det kom tidlig i behandlingen fram at dette budsjettåret var svært vanskelig, og at det var en betydelig ubalanse i kostnader og inntekter. Det er viktig at arbeidet med budsjett 2010 sees i sammenheng med tidligere behandlinger og saksframlegg knyttet til budsjettet for Her vises det til følgende styresaker; 73/08 Orientering om Statsbudsjettet 2009, 74/08 Planrammer for budsjett 2009 og langtidsbudsjett , 04/09 Budsjett 2009, 30/09 Budsjett oppfølging av regnskap og budsjett, 38/09 Revidert budsjett 2009 inkludert investeringsbudsjett og tilleggsbevilgningen, 61/09 Her ble det redegjort for disponeringsskriv nr som er i tråd med vedtakene i styresak 38/09, I det følgende vises det til de mest relevante saker som styret har behandlet når det gjelder budsjettet for Arbeidet med budsjettet for 2010 startet opp allerede i styremøtet i juni I forbindelse med ssak 40/09: Foreløpige planrammer for 2010, plan for videre budsjettprosess og videre arbeid med budsjettmodell gjorde styret følgende følgende enstemmige vedtak: 1. Styret tar forslaget til foreløpige planrammer og plan for videre budsjettarbeid for 2010 til orientering. 2. Styret ber om at det i den videre budsjettprosessen har som mål å redusere bruken av avsetninger i 2010, og at det til styremøtet i september legges fram forslag til tiltak for å redusere kostnadene og øke inntektene tilsvarende 18 mill kr innen Styret ber om at arbeidet med budsjettutvalget følges opp og rapporteres til styret i oktober. Når det gjelder budsjettprinsippene vises det til styrets behandling av ssak 67/09 Budsjettutvalget innstilling, hvor styret vedtok: 1. å videreføre prinsippene for dagens budsjettfordelingsmodell inn i en konsolideringsfase med mål og resultatkrav 2. at nye studier kan bare startes opp hvis de er fullfinansierte (dvs også utløst økt basisbevilgning). Eller alternativt, hvis den aktuelle avdeling reduserer eksisterende tilbud og at frigjorte ressurser på den måten kan overføres til nye studier (null-vekst) 3. å synliggjøre bevilgningen til fellesadministrasjon ved å skille tydeligere mellom hva som er fellestjenester og fellesadministrasjon 4. å etablere et økonomisk handlingsrom i størrelsesorden 4 6 mill kroner per år som kan omdisponeres til oppstart og omstilling av studier og øvrige satsingstiltak. 5. å vurdere nærmere mulighetene for å øke de eksterne inntektene innenfor etter- og videreutdanning og forskningsoppdrag til høgskolen, og behov for tilrettelegging for dette. 6. å utrede nærmere tiltak for å styrke finansieringen av forskningsressursene

7 Videre vises det til ssak 71/09 Studieportefølje 2010/11 hvor styret vedtok følgende: 1. Styret vedtar dimensjonering av opptaket i Samordna opptak og lokalt opptak for studieåret slik det framgår av oversikten under 2. Rektor får fullmakt til å ferdigstille dimensjoneringen i henhold til (de uavklarte punkter) som det er gjort rede for i saksfremlegget. 3. Dersom avdelingene leverer budsjett med underskudd for 2010 i desember skal det utkvitteres særskilt om en reduksjon av studietilbud inkl. emnereduksjon vil kunne avhjelpe denne situasjonen. Opptak til studier hvor det er kartlagt at studiene vil medføre et underskudd skal følges opp særskilt i opptaksprosessen Når det gjelder årsakene til den økonomiske situasjonen er den kompleks og det vises til de mange saker som styret har behandlet når det gjelder dette bildet. I det følgende vil jeg trekke fram tre årsaker som er medvirkende: 1. Hovedårsaken til underskuddet er knyttet til økte lønnskostnader fra 2008 til 2009, som fordeler seg mellom økning i antall stillinger, lønnsøkninger og økning i pensjonsavgiften. Mellom regnskap 2008 og revidert budsjett for 2009 så økte lønnskostnadene med 19,7 mill kroner. Fra 2008 til 2009 økte antall årsverk med om lag 20, og med en antatt årsverkskostnad (inkludert sosiale kostnader) på tusen så utgjør dette mill kroner. I tillegg var det kostnader knyttet til de ordinære lønnsforhandlingene i staten, samt det lokale lønnsoppgjøret høsten 2010 hvor det også ble lagt inn ytterligere midler i rammen for forhandlingene utover det som ble kompensert fra departementet. Pensjonsavgiften økte med 1 %-poeng både i 2009 og Den andre enkeltposten som har økt er husleie. Økningen består av ordinær husleieøkning og økning knyttet til ombyggingen av plan 1. Fra 2008 til 2009 så utgjorde økningen om lag 3,6 mill kroner, hvorav 2,3 mill kroner er knyttet til plan Prosjekt Innlandsuniversitetet krever mye ressurser og egenandelen fra høgskolen viser seg å være høyere enn forutsatt. Masterstudiene går ikke i balanse og frikjøpsordningen for PhDsatsingene har påført avdelingene ekstra kostnander. Fra hele sektoren meldes det om at budsjettet er stramt og mange UH-institusjoner har gjennomført eller er i gang med omfattende omstillingstiltak inkludert nedlegging av studietilbud og enheter. Det er nedsatt et utvalg, handlingsromutvalget, som skal gi en innstilling i forhold til økonomisituasjonen i sektoren. Informasjon om utvalgets mandat finnes på Kunnskapsdepartementets hjemmeside. Prosess Tiltakene har vært behandlet av ledergruppa i ledermøte 5. og 11. januar og i lederseminaret januar. De tillitsvalgte har kommet med innspill til forslaget til oppfølging av styrets 8 tiltakspunkt i IDF-møte 7. og 13. januar, og formelle drøfting ble gjennomført 22. januar (se vedlagt referater og protokoll). Ledelsen har fått svært positive tilbakemeldinger fra avdelingene i dialogmøtene som vi har med disse. I møte 18. januar meddelte både ledelsen ved HIS og ØkOrg at de er i ferd med

8 eller planlegger studieendringer som vil redusere ressursbruken. ØkOrg melder også om at langtidsbudsjettet ut fra dette har en klar resultatforbedring som vi vil komme tilbake til i februar. Oppfølgingen er også behandlet i direktørens stabsmøter og i avdelingenes ledermøter. Det er i disse møtene en god og konstruktiv tone og forståelse for situasjonen. Videre arbeid Høgskolen må gjennomføre en omstilling av sin virksomhet i 2010 for å få balanse mellom inntekter og kostnader. Omstillingen har følgende mål og prioriteringer: Mål Få budsjettet i balanse i 2010 og sikre et handlingsrom på avdelingene og ved høgskolen fra 2011, og gjennom dette sikre gode og trygge arbeidsplasser. Handlingsrommet på hver avdeling skal være minimum 0.5 mill kr og for høgskolen minimum 3 mill kr. Handlingsrommet skal utvikles så det er minst 3% av budsjettet, som grunnlag for videre utvikling og satsing. Prioriteringer 1. Sikre tilstrekkelige ressurser og kvalitet i undervisningen 2. Legge grunnlag for faglig kompetanse og forskning i forhold til kravene ved utdanningene og universitetskvalifiseringen 3. Sikre effektiv administrasjon og tjenesteproduksjon 4. Sikre likebehandling av høgskolens medarbeidere Tiltakene som gjennomføres vil ha både kortsiktig effekt, dvs. for 2010 og studieåret , og mer langsiktig effekt dvs. studieåret og videre. Gjennom vedtak knyttet til studieportefølje bindes det opp ressurser over lang tid, dvs. vedtaket om studieporteføljen for høsten 2009 får effekt til og med Overskudd og underskudd Fra budsjettåret 2010 vil overskudd og underskudd inngå i neste års budsjett. Dette gjelder både for avdelingene og for enhetene i fellesadministrasjonen. I denne sammenheng må også avdelingenes avsetninger vurderes. Dette betyr at resultatet fra et år vil inngå i neste års ramme. Tiltakene I det følgende gjennomgås tiltakene som ble behandlet av styret i desember (ssak 86/09) med planer for oppfølging og videre arbeid (tiltakene slik de ble behandlet av styret er satt i kursiv). Tiltak 1 Nedbemanning Foreta en styrt nedbemanning på totalt 10 årsverk med tilnærmet prosentvis lik fordeling på undervisnings- og forskerstillinger og tekniske og administrative stillinger i fagavdelingene og fellesadministrasjonen. Nedbemanninga prioriteres gjennomført gjennom frivillige avtaler

9 og naturlig avgang. Opplegg og kriterier fastsettes utformes i tråd med spillereglene i arbeidslivet, HiLs omstillingsavtale og i nært samarbeid med de tillitsvalgte. Oppfølging Når det gjelder nedbemanningen er dette en direkte oppfølging av de viste underskuddene i de ulike enheter og avdelinger. Det er satt en ramme på 10 årsverk. Personal- og organisasjonsseksjonen (PO-seksjonen) utarbeider kriterier for nedbemanningen i tråd med spillereglene i arbeidslivet, HiLs omstillingsavtale og i nært samarbeid med de tillitsvalgte. Omstillingsavtalen ved høgskolen gikk ut , og PO-seksjonen utarbeider ny som behandles av organisasjonene. Inntil ny avtale er på plass gjelder statens generelle omstillingsavtale. PO-seksjonen skal utarbeide en oversikt over alderssammensetning i personalet som er grunnlag for naturlig avgang. I denne sammenheng vil det også bli utarbeidet et opplegg for avdelingene og administrasjonen i forhold til å løse bemanningsbehovet og fremme tilsettingssaker for det partssammensatte utvalget opprettet i forbindelse med begrenset stillingsstopp. Når det gjelder fordeling av nedbemanningen vises det til tabellen i ssak 86/09 som viser forventet resultat pr år i langtidsbudsjettperioden* (det er behov for å kvalitetssikre disse tallene og sikre at avdelingene har budsjettert etter de samme prinsipper. Dette vil bli gjort til styremøtet i februar): AHS HIS ØKORG TVF DNF Fellesadministrasjonen Bygningsmessig drift Ufordelt basisbevilgning Overskudd SeLL Driftsresultat pr år * Resultat pr år i langtidsbudsjettperioden er basert på avdelingenes beregning av inntekter og kostnader jf saksframlegg til avdelingsstyrene og er utarbeidet på bakgrunn av forventet endring i inntekter knyttet til studiepoengproduksjonen, en pris- og lønnsvekst på 3 % per år, og avdelingenes planlagte endringer i bemanningen og øvrige driftskostnader. De øvrige faktorene er forutsatt å være på 2010-nivå (basisbevilgningen og den resultatbaserte forskningskomponenten), og at disse blir kompensert fra departementet for årlig pris- og lønnsvekst. Avdelingene og fellesadministrasjonen bes om å gjennomgå bemanningen og gjennomføre en nedbemanning for å sikre balanse og handlingsrom i henhold til den viste budsjettsituasjonen i tabellen over. Ved filmskolen er underskuddet knyttet til ventelønnsordningen og det arbeides mot Kunnskapsdepartementet i forhold til denne saken. Arbeidet med å få avdelingene i balanse må sees i sammenheng med arbeidet med studieportefølje og eksterne inntekter. Når det gjelder teknisk/administrative stillinger må vi ha en gjennomgang av må oppgaver (lovpålagte), tjenesteproduksjon og servicenivå. Det er også behov for å gjennomføre tiltak

10 som sikrer en effektiv administrasjon og unngår dobbeltarbeid. I dette inngår samhandling og arbeidsdeling mellom fellesadministrasjonen og avdelingsadministrasjonen. Det ble gjennomført en benchmarkingen i 2008/2009 med flere høgskoler og nye universitet som kan være et referanseverktøy. Tiltakene skal ha effekt i Avdelingene og administrasjonen rapporterer om tiltakene til styremøtet i februar Tiltak 2 Arbeidstidsordning og arbeidsplanlegging Det nedsettes en eller flere arbeidsgrupper som gis i oppdrag å komme fram til forslag til prinsipper for arbeidstidsfordeling / arbeidstidsplanlegging for alle ansatte ved HiL. Arbeidet skal bygge videre på rapporten om HiLs arbeidstidsordning fra 2005 og ta inn i seg eventuelle nye vesentlige forhold som har kommet opp etter at rapporten forelå. Det legges opp til at arbeidsgruppen skal ha representanter fra faglig ledelse, ansattes organisasjoner og administrasjonen. Arbeidsgruppen skal også fremme forslag til revisjon av arbeidsplansystemet og de faktorer som ligger til grunn for arbeidsplanleggingen. Prinsippene for arbeidstidsfordeling skal behandles i organisasjonen og legges fram for høgskolestyret før sommeren Prinsippene kan behandles trinnvis. Revisjon av arbeidsplansystemet gjøres parallelt, men behandles i organisasjonen etter at styret har fastsatt prinsipper for arbeidstidsfordeling. Det tas sikte på at revidert verktøy gjøres gjeldende med virkning for studieåret 2010/2011. Oppfølging Det nedsettes et utvalg med prorektor Jens Uwe Korten som leder, dekan Ellen-Birgitte Strømø og kontorsjef Arne Moe som arbeidsgiverrepresentanter. De ansatte får to-tre representanter oppnevnt av de hovedtillitsvalgte. Personal- og organisasjonsdirektør og studiedirektør utgjør sekretariatet. Arbeidsgruppen skal utarbeide grunnlaget for en sak for styret som fastslår rammene for arbeidstidsfordelingen for UF-ansatte som har som formål å øke tilgjengelige undervisningsressurser. Arbeidstidsfordelingen ved høgskolen bygger på ssak 45/95. Arbeidet skal bygge videre på rapporten om HiLs arbeidstidsordning fra 2005, og ta inn i seg nye vesentlige forhold som har kommet opp etter at rapporten forelå innkludert innføring av masterutdanninger og etterhvert PhD-utdanninger. I arbeidet skal det inngå informasjon om arbeidstidsordningen ved Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Hedmark, samt andre relevante institusjoner i UH-sektoren. I mandatet inngår også en gjennomgang av hvordan undervisningsressursene og forskningsressursene blir brukt. Utvalget bes om å utarbeide minst to alternativer hvor et alternativ gir en økt undervisningsressurs. I dette inngår også en vurdering av tid til forskning i forhold til kvalitet i prosjekter og publikasjoner (publikasjonspoeng). Arbeidsgruppen skal levere sin innstilling innen 19. mars. Prinsippene for arbeidstidsfordeling skal deretter behandles i organisasjonen, og legges fram for styret. Målet er å behandle dette i møtet i mai for at det skal få effekt for studieåret 2010/2011 i tråd med styrets behandling.

11 Arbeidsgruppen skal også fremme forslag til revisjon av arbeidsplansystemet, og de faktorer som ligger til grunn for arbeidsplanleggingen. Det er også behov for å se på systemet for kjøp av undervisningstjenester mellom avdelingene. Arbeidsgruppen skal levere sin innstilling innen 19. mars, og etter behandling i organisasjonen vil det reviderte verktøyet bli gjort gjeldende for studieåret 2010/2011. Når det gjelder arbeidsfordelingen/arbeidstidsplanlegging for TA-ansatte får personal i oppdrag å gjennomgå verktøyene med stillings- og oppgavebeskrivelse, samt ta en gjennomgang med alle administrative enheter. Arbeidet gjennomføres i samarbeid med organisasjonene, og skal være grunnlag for behandling i IDF-møte. De tillitsvalgte oppnevner to personer som skal delta i prosessen. Målet er å sikre en mest mulig effektiv administrasjon med fokus på de viktigste oppgavene. I dette inngår effektiv arbeidsflyt, tilstrekkelig kvalitet og unngå dobbeltarbeid. I arbeidet inngår gjennomgang av benchmarking-undersøkelsen som viser høgskolens administrasjon i forhold til andre høgskoler og nye universiteter. PO-seksjonen skal også se på om det kan være hensiktsmessig med et arbeidsplanverktøy med tidsregistering/rapportering for administrasjonen evt. et opplegg for dimensjonering. Tiltak 3 Studieportefølje I forbindelse med budsjettprosessen for 2010 har avdelingene fått i oppdrag å gjennomgå studieporteføljen for bl.a å vurdere: a.samordning av emner b.eksamensavvikling c. Studieportefølje d.bruk av gjestelærere e. Bemanningsplanlegging f. Vurdere studietilbudet ut fra søkning og gjennomføring Dette arbeidet bør fortsette, og sees i sammenheng med behovet for å redusere lønnskostnadene. Oppfølging Det er behov for en overordnet gjennomgang av høgskolens studieportefølje. Dette arbeidet skal ha som siktemål å tydeliggjøre høgskolens profil og å redusere antall emner og studietilbud. Dette gjelder års-, bachelor- og masterstudier, samt emner. Høgskolen har en svært sammensatt studieportefølje, og for administrasjonen bidrar denne i seg selv til ekstra arbeid. Samme antall studenter med en enklere studieportefølje vil være enklere å administrere i tillegg til at den vil kreve mindre ressursinnsats i undervisning. Det er derfor viktig å gå kritisk gjennom studieporteføljen og emnetilbudet. I dette inngår vurdering av søkning, gjennomføring, krav til kompetanse og bemanning, mv., samt sammenheng i 5 årige studieløp. Det er også behov for en gjennomgang av masterporteføljen, inkludert den som er finansiert av PIU for å se på kostnader, ressursbruk og muligheten for samordning. Dette må også sees i lys av KDs tilbakemelding om at vi må gå vurdere studieporteføljen og styrets oppdrag om dette i møtet i desember. Ansvarlig for gjennomgangen er rektoratet og dekaner som sammen med studiedirektør skal levere sin innstilling innen 15. april som grunnlag for styrets behandling av strategisk studieportefølje i mai. Det forutsettes at gjennomgangen fører til et forslag om endringer som

12 innebærer en forenkling av studieportefølje og emnetilbud på lavere grad, samt at masterstudietilbudet også forenkles og tilbys innenfor rammer som kan være økonomisk bærekraftige. Tiltak 4 og 5 Eksterne inntekter og SeLL Det bør utredes mulige tiltak for å øke de eksterne inntektene fra både undervisning og forskning. Utredningen bør bl.a omhandle også hvilke incentivordninger som kan benyttes for å øke eksterne inntekter, hvilken rolle SeLL skal ha i innsalg og gjennomføring av prosjektene i avdelingene, behov for bistand til akkvisisjon av forskningsoppdrag herunder samarbeid med Østlandsforskning, og hvor stort omfang og risiko som den eksternfinansierte virksomheten bør ha. Reglementet for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet vil bli revidert parallelt med konklusjonene av utredningsarbeidet. SeLL er en del av høgskolens virksomhet, og aktivitetsnivået bør legges opp slik at det genererer overskudd til fellesskapet. Det er innarbeidet som en forutsetning for budsjettet i 2010 at SeLL pålegges et resultatkrav på 500 tusen kroner. Et inntektskrav må avveies mot hvordan inntektsmulighetene er i markedet, og hvilken rolle SELL har i høgskolens eksternfinansierte virksomhet (jf punktet overfor). Oppfølging Det nedsettes et utvalg med viserektor for forskning Ole Gunnar Austvik som leder, økonomidirektør Jan Aasen, SeLL-leder Mette Villand Reicelt og dekan Finn Olsen. SeLL er sekretariat for utvalget som skal levere sin innstilling innen 15. april. I mandatet inngår å vurdere tiltak for å øke oppdragsinntekter inkludert akkvisisjon og administrasjon av prosjekter, incentivordninger og SeLLs og evt Østlandsforsknings rolle i innsalg og gjennomføring av prosjektene. Reglementet for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet vil bli revidert parallelt med konklusjonene av utredningsarbeidet. Tiltak 6 Husleieavtale og drift Det bør også igangsettes et arbeid for å gjennomgå husleieavtalen med Statsbygg, med tanke på å redusere de årlige husleie og driftskostnadene. Tjenestene som inngår i brukeravhengig kostnader bør gjennomgås og ses i sammenheng med de tjenestene og kostnadene som høgskolen har til driften av bygget totalt sett. Oppfølging Økonomi- og driftsdirektør har ansvar for å følge opp dette. Styret vil få rapport fra arbeidet i juni. Tiltak 7 Fristasjon Det bør igangsettes et arbeid for å gjennomgå fristasjonsordningen ved HiL, både for å få bedre dokumentasjon av hva ordningen koster og vurdere tiltak for å redusere kostnadene. I og med at det er felles samskipnad for Lillehammer og Gjøvik, så bør Høgskolen i Gjøvik i tillegg til samskipnaden inviteres til å delta i arbeidet for å felles rammebetingelser for samskipnaden. Oppfølging

13 Økonomi- og driftsdirektør har ansvar for å følge opp dette. Det skal også lages ny avtale med SOPP. Styret vil få rapport fra arbeidet i juni. Tiltak 8 Overordnet aktivitetsbilde og bortfall av PIU-bevilgningen Styret ønsker et utvalg bestående av dekaner og kontorsjefer hvor man ser på hele aktivitetsbildet som et tillegg til tiltakspunktene. Utvalget skal også vurdere konsekvenser av at bevilgningene fra PIU opphørere. Oppfølging Økonomi- og driftsdirektør har ansvar for å følge opp dette. Budsjettutvalget som ble foreslått opprettet i forbindelse med saksframlegget til ssak 67/09 vil behandle denne saken, og rapportere til styret i juni. Konsekvensvurderinger I styresaken er det avklart at det skal gjøres konsekvensvurderinger knyttet til tiltakene. Det skal derfor være knyttet konsekvensvurdering med forslagene om tiltak fra avdelingene, enhetene og utvalgene som legges fram for styret. Tabellen nedenfor illustrerer tiltaksplanen og kommenterer kort mulig innsparing. Styret vil få en tilbakemelding og presisering i forhold til tiltakene i februarmøtet, og etter hvert som tiltakene følges opp (jmf. milepælsplanen) Tiltak Beskrivelse Hensikt med og effekt av å gjennomføre tiltaket 1 Nedbemanning Nedbemanning i størrelsesorden årsverk vil tilsi en besparelse på 6 9 mill kroner. Det kan ta noe tid før disse tiltakene gir effekt, så det må ses i sammenheng med andre tiltak for å kutte kostnader og øke inntekter. 2 Arbeidstidsordning Arbeidsplanverktøy En endring av arbeidstidsordningen og rammene for arbeidsplanlegging vil i seg selv ikke gi økonomisk uttelling på kort sikt. Arbeidstidsordningen må ses i sammenheng med behovet for ressurser til å gjennomføre undervisningen. Ordningen er også koblet til bemanningsplanlegging. 3 Studieportefølje Styret har bedt om en gjennomgang av høgskolens studieportefølje. Dette er viktig for å kunne tilpasse kostnadene til inntektene knyttet til gjennomføringen av undervisningen. For studier med for lite bemanningsressurser eller ujevn byrdefordeling, så vil en justering av studieporteføljen være et virkemiddel. 4 Eksterne inntekter Målsettingen er å øke de eksterne inntektene fra EU-, Norges forskningsråd og andre for å styrke finansieringen, og øke resultatbasert omfordeling (RBO). 5 SeLL Det er foreslått et inntektskrav for SeLL på 500tusen hvert år.

14 Midlene kan gå til å finansiere høgskolens virksomhet eller kan benyttes til strategiske satsinger for å styrke den eksternfinansierte virksomheten i avdelingene. 6 Husleieavtale og drift Hvor mye en slik gjennomgang vil innebære er vanskelig å angi. Gjennomgangen vil gi oss en bedre dokumentasjon på hva som inngår i den årlige husleiekostnadene, og en vurdering av hvilke av disse kostnadene som det kan gjøres noe med. Vi vil også i denne prosessen vurdere mulighetene for å redusere husleien. Milepælsplan Tabellen viser en oversikt over tiltakene med oversikt over ansvarlig for å sikre gjennomføring og frister. Tiltak Beskrivelse Ansvarlig Frister Styrebehandling 1 Nedbemanning Enhetsledere Dekaner Personal- og organisasjonsdirektør Direktør Februar Mai Juni 2 Arbeidstidsordning Arbeidsplanverktøy Prorektor Personal- og organisasjonsdirektør 3 Studieportefølje Rektorat Dekaner Studiedirektør 4 Eksterne inntekter Viserektor Økonomi- og driftsdirektør 5 SeLL Økonomi- og driftsdirektør SeLL-leder 6 Husleieavtale og drift Økonomi- og driftsdirektør Direktør 7 Fristasjon Økonomi- og driftsdirektør Direktør 8 Overordnet aktivitetsbilde Bortfall av PIUbevilgningen Økonomi- og driftsdirektør Budsjettutvalg 19. mars 19. mars Mai 15. april Mai 15. april Mai 15. april Mai 1. juni Juni 15. mars Mai 1. juni Juni

15 Oppsummering/anbefaling fra direktøren Det er gjort et omfattende arbeid med oppfølging av budsjettet siden møtet i desember. Prosessene internt har omfattet ledergruppa sentralt og i avdelingene, stabsmøte i fellesadministrasjonen og IDF-møtene med de hovedtillitsvalgte. Det er utarbeidet en skisse til videre framdrift basert på de vedtak og tiltak styret gjorde i desember. Når det gjelder videre arbeid er det viktig å få signaler når det gjelder prioriteringer fra styret. Styret vil få seg forelagt en ny sak i møtet i februar med tilbakemeldinger fra avdelingene, enhetslederne og administrasjonen. Det er også utarbeidet en milepælsplan som angir når styret skal behandle de ulike delene av tiltakspakken. Jostein Skurdal Høgskoledirektør

16 Ssak 4/2010 Årsrapport for høgskolens klagenemnd 2009

17

18