KONKURRANSEGRUNNLAG. Konsekvensutredning sykehusstruktur

Transkript

1 Alta kommune Dato: Saksbehandler: Monika Olsen Telefon direkte: Deres ref.: Løpenr.: Saksnr./vår ref.: 16/515 Arkivkode: 601 KONKURRANSEGRUNNLAG Konsekvensutredning sykehusstruktur Åpen anbudskonkurranse Anbudsfrist: kl av 8

2 1 Generelt om oppdraget Alta kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse for inngåelse av kontrakt på konsekvensutredning av sykehusstruktur. Det er utarbeidet mandat og premisser, som skal legges til grunn for utredningen. 1.1 Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum: Budsjettramme Nok eks. mva. Anbudsfrist: kl Vedståelsesfrist: 60 dager Spørsmålsfrist (dersom 10 dager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål skal sendes feil/uklarheter i grunnlag): pr. e-post til merkantil saksbehandler. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Levering av tilbud: Tilbudet skal være mottatt på Servicetorget/Rådhuset, innen fristen. For sent innkomne anbud avvises, jf. forskrift om offentlige anskaffelser(foa) 11-11(1) bokstav a. Anbud skal være skriftlig og avgis enten direkte eller pr. post med påskrift: «Konsekvensutredning sykehusstruktur». På følgende måter skal anbudet leveres: Det skal leveres ett anbud på papir, der anbudet er signert av den som har signaturrett iht. firmaattest, eller prokura iht. firmaattest. Dersom anbudet signeres av en som ikke har signaturrett iht. firmaattest, skal fullmaktstruktur/ signeringsfullmakt vedlegges anbudet ved innsendelse. Anbud som er signert av en som ikke har signaturrett iht. firmaattest, og uten at fullmaktstruktur/signeringsfullmakt er vedlagt, vil bli avvist jf. foa (1) bokstav a. Et elektronisk anbud på minnepenn. Ett stk. elektronisk anbud på minnepenn/cd der bedrifts- og forretningshemmeligheter er sladdet, jf. den utvidede offentleglova. Leveringsadresse: Alta kommune, Sandfallveien 1, 9510 Alta Postadresse: Alta kommune, Postboks 1403, 9506 Alta Merkantil saksbehandler: Monika Olsen, Leder Avdeling Budsjett og innkjøp E-post adresse: monols@alta.kommune.no Telefon: Teknisk saksbehandler: Kenneth Johansen, Prosjektleder Altamodellen E-post: kole@alta.kommune.no Telefon: Side 2 av 8

3 1.3 Orienterende framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Utsendelse av konkurransegrunnlag Uke 8 Innleveringsfrist anbud kl Anbudsåpning kl Evaluering av anbydere og dokumentasjon Uke opp mot tildelingskriteriene Eventuell kontraktsinngåelse Uke Avtaleform, timesatser og reisetid Kontrakt Avtalen vil bli utformet som kontrakt iht. NS8401. Pris Budsjettmessig dekning er kr eks. mva., inklusiv alle kostnader. Reisetid Reisetid godtgjøres med 50 % av timesats og Statens regulativ for reiser legges til grunn. 1.5 Avlysning og forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste ett eller alle anbud dersom det foreligger saklige grunner for det, ref. forskrift om offentlige anskaffelser(foa) 11-10, 11-11, og 13-1 med underpunkt. Informasjon om begrunnelse for dette vil bli kunngjort for alle anbydere. 1.6 Organisering av anbudet Anbudet skal organiseres på følgende måte: Skilleark 1: Anbudsbrev Skilleark 2: Dokumentasjon om anbyder og personell jf. punkt 4.0 Skilleark 3: Dokumentasjon av ufravikelige krav jf. punkt 4.1 Skilleark 4: Dokumentasjon av øvrige kvalifikasjonskrav jf. punkt 4.2 Skilleark 5: Eventuelle forbehold 2. OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 2.1 Den valgte anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsesprosedyren omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (loa) og forskrift om offentlige anskaffelser (foa) av 7. april 2006, sist endret ved forskrift 1. juli For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og del II under EØS terskelverdi. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse under terskelverdien jfr. foa 4-2, a. Side 3 av 8

4 2.2 Rettelser, presiseringer og endringer Innen 10 dager før utgangen av anbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. foa 8-2. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i anbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av anbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.3 Offentlige anskaffelser Anbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Informasjon om regelverket og Lov om offentlige anskaffelser er tilgjengelig på Fornyings- og administrasjonsdepartementet sin hjemmeside; Oppdeling av leveransen Denne kontrakt tildeles én leverandør. 2.5 Språk Alle anbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. 2.6 Innsynsrett Leverandøren skal orientere oppdragsgiver om fremdriften i oppdraget og eventuelle funn. Oppdragsgiver skal ha rett til innsyn i rådata underveis. Det fremlegges en fremdriftsplan for prosjektet fra leverandør. Dersom leverandør engasjerer tredjepart eller underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne kontrakten, er parten fullt ut ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om leverandøren selv sto for utførelsen. 3. BEHANDLING AV ANBUD 3. Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne anbud, kan det bli nødvendig med avklaringer i form av forhandlinger og evt. møter. 3.1 Anbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av anbudene. Anbudene vil bli åpnet av to ansatte i Alta kommune, og deretter protokollført. Side 4 av 8

5 4. KRAV TIL OG EVALUERING AV TILBYDER Under kapittel 4 vil det ligge ulike krav, hvor oppdragsgiver ber anbyder utdype og dokumentere ulike forhold som en del av anbudet. Anbyders dokumentasjon og beskrivelser i forhold til de ulike kvalifikasjonskravene beskrevet i kapittel 4.1, vil være avgjørende for hvordan oppdragsgiver vurderer anbyder til å være kvalifisert for å delta i konkurransen, jf. foa 8-4 og 8-7. Vurderingen av anbudene vektes i henhold til oppgitte tildelingskriterier beskrevet i punkt Om tilbyder og personell Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglige ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til oppdragsgiver ved rådmannen. Tilbyder må ha gjennomført planlegging eller utredning av større prosjekter innenfor helseutbygging, helsestruktur/-lokalisering eller konsekvensutredninger innenfor området lokalisering av større statlige/offentlige virksomheter. Videre må tilbyder ha tilgang til medisinfaglig kompetanse, herunder helseøkonomi og klinisk/somatisk helsetjenestevurdering. Anbyders personell skal listes opp, med komplett CV for hver medarbeider, som inneholder både formell utdanning, avlagte kurs og relevant arbeidserfaring. I tillegg må det framgå oppgave- og ansvarsområde (herunder prosjektleder) den enkelte medarbeider har innenfor leveransene som tilbys, og hvilken erfaring vedkommende har med slik leveranse. Se FOA 8-5. NB! Det er et absolutt krav at leverandøren ikke har dedikert personell til prosjektet i gjennomføringsfasen som er eller kan komme i habilitetskonflikt med Finnmarkssykehuset HF, Helse Nord eller Alta kommune. 4.1 Obligatoriske krav Følgende krav beskrevet under 4.1 er obligatoriske. Anbyder utelukkes fra konkurransen, jfr. forskriftens 8-4 og 8-7, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. Gyldig firmaattest, utstedt av det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring Gyldig skatte- og m.v.a.attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. Side 5 av 8

6 Ingen av kravene under punkt 4.1 aksepteres om de er eldre enn 6 måneder fra tidspunkt når anbudet er registrert mottatt av oppdragsgiver. 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav ILO-94, lønns- og arbeidsvilkår Leverandører med tilhørende enheter, plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Anbyder skal dersom oppdragsgiver ber om det, fremskaffe dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte. Det bes om bekreftelse på at man etterlever ILO-94. Referanser Anbyder bes å fylle ut matrisen nedenfor med minimum 3 referanser. Tilbyder skal dokumentere sin erfaring med en liste over de viktigste relevante leveransene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og kunde. Det forventes at man oppgir referanser som kan sammenlignes i størrelse og kompleksitet, opp mot oppdraget Kundens navn Beskrivelse av leveranse/avtaleforhold Tidspunkt fra til (mm.åååå) Kontaktperson/tlf.nr direkte Dersom det er for lite plass i matrisen benyttes eget vedlegg. Miljøledelsessystem Oppdragsgiver ønsker at anbyder bekrefter at man har et internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse sertifiseringer nedenfor). Side 6 av 8

7 4.3 Aktuelle tjenester Se vedlegg 1, kravspesifikasjon. 4.4 Rapportering/milepælplan/stopp/ delevaluering Oppdragsgiver er avhengig av rapportering til riktig tid fra anbyder. Oppdraget skal etterfølges av en rapport senest 14 dager etter avsluttet oppdrag om ikke annet er spesifikt avtalt med oppdragsgiver. Rapporten skal som minimum inneholde: Bakgrunn for oppdraget Problemstilling/utgangspunkt Metode/begrunne metodikken i oppdraget Resultat/funn Oppsummering 4.5 Tildelingskriterier Denne konkurransen avgjøres på bakgrunn av det anbudet som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier. Tildelingskriterier Vekting i prosent 1. Pris for hele oppdraget 20 % 2. Kompetanse og oppdragsforståelse 80 % Tildelingskriterium 1 Ren sammenligning av oppgitt totalpris fra alle anbydere. Anbyder med lavest totalpris får høyest poengsum. Poengsummen regnes ut etter følgende formel: Laveste pris gis 2 poeng. Tildelingskriterium 2 Her vil oppdragsgiver ta utgangspunkt i anbyders tilbudte personell med tilhørende CV. Videre vil oppdragsforståelsen opp mot kravspesifikasjonen bli vurdert og rangert. Evalueringen vil være subjektiv. Maks poengsum er 8. Det kan bli anmodet om utfyllende informasjon når anbudene evalueres. 5. FORBEHOLD Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) Side 7 av 8

8 6. Betalings- og faktureringsrutiner Betaling Anbyder bes spesielt å akseptere skriftlig at 25 % av kontraktssummen faktureres ved oppstart og 75 % faktureres når oppdragsgiver har godkjent prosjektet. Faktureringsrutiner Alle fakturaer skal leveres på EHF format til Alta kommune. Levering skal skje via Peppols infrastruktur, med leveringsadresse 9908: Alta kommunes aksesspunkt er Evry. Hver faktura skal være merket med et 5-sifret ressursnummer, som oppgis av Alta kommune for styring av fakturaflyt. Betalingsbetingelser er 30 dagers betalingsfrist etter mottatt og godkjent leveranse/faktura (se vedlegg: Fakturabetingelser). Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling mv. av , sist endret Rentenota skal ikke utstedes før kommunen er kontaktet. Det skal ikke betales faktureringsgebyr eller andre former for gebyrer eller omkostninger. Faktureringsadresse: postmottak.fakturamottak@alta.kommune.no 7. Andre forhold. Dersom annet ikke er avtalt, skal all informasjon, knowhow, dokumentasjon og annen kunnskap eller informasjon som en av partene bringer inn i oppdraget, forbli den respektive parts eiendom. Leverandør plikter å gjennomføre oppdraget i henhold til gjeldende rettsregler og anerkjente faglige standarder og normer, og skal sørge for nødvendig godkjenning eller tillatelse der dette er nødvendig f.eks. ved datainnhenting fra andre, berørte parter. Leverandør skal sikre den faglige kvaliteten på oppdraget. Når fremgangsmåte er fastsatt, er det leverandørens rett og plikt å lede den faglige virksomheten i forbindelse med gjennomføringen av plan- og utredningsarbeidet. Side 8 av 8