KONKURRANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR

Transkript

1 LOPPA KOMMUNE Dato: 26. mars 2012 Saksbehandler: MO Telefon direkte: Deres ref.: Løpenr.: Saksnr./vår ref.: 12/245 Arkivkode: 601 KONKURRANSEGRUNNLAG IKT-UTSTYR Konkurranse uten forhandlinger MIDLERTIDIG RAMMEAVTALE Anbudsfrist: kl av 9

2 1. GENERELL INFORMASJON Loppa kommune er en kystkommune med ca innbyggere. Tjenesteproduksjonen overfor kommunens innbyggere er organisert med en ledergruppe bestående av Rådmann, Ass.rådmann/økonomisjef, Helse- og omsorgssjef, Driftssjef og Oppvekst- og kultursjef fordelt på følgende avdelinger: Sentraladministrasjon/Økonomiavdeling 12 stk (inkl. ordfører) Oppvekst- og kultur 60 stk. Helse- og omsorg 76 stk. Driftsavdelingen 23 stk. Deltidsbrannvesen 25 stk. Loppa kommune ønsker midlertidig rammeavtale på levering av IKT-utstyr til kommunens enheter. 1.1 Generelt om oppdraget Loppa kommune innbyr til konkurranse uten forhandlinger for inngåelse av midlertidig rammeavtale på levering av IKT-utstyr til kommunens enheter. Rammeavtalen inngås i påvente av at utlyst rammeavtale blir ferdigbehandlet i rettsapparatet, eller at terskelverdien for nasjonal anskaffelse er oppfylt. Formålet med rammeavtalen er å sikre stabile og sikre leveranser av IKT-utstyr til enheter i Loppa kommune i en overgangsfase.

3 Utgangspunktet for rammeavtalen er at alle enheter i Loppa kommune omfattes av rammeavtalen. Konkurransen er kunngjort på Offentlige anskaffelser Anbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Informasjon om regelverket og Lov om offentlige anskaffelser er tilgjengelig på Fornyings- og administrasjonsdepartementet sin hjemmeside; Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum Estimert Nok inntil ,- eks. mva (bindende) Anbudsfrist: Vedståelsesfrist: Spørsmålsfrist (dersom 5 dager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål skal sendes feil/uklarheter i grunnlag): pr. e-post til merkantil saksbehandler. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Levering av anbud: Anbudet skal være levert på Resepsjonen, Rådhuset, innen fristen. For sent innkomne anbud avvises. Anbud skal leveres i lukket nøytral forpakning med påskrift: MIDLERTIDIG RAMMEAVTALE IKT-UTSTYR Det skal leveres ett stk papirtilbud, og ett stk elektronisk tilbud på minnepenn eller CD. I tillegg skal det leveres ett stk elektronisk tilbud på minnepenn eller CD der bedrifts- og forretningshemmeligheter er sladdet, jfr den utvidede offentlighetsloven. Leveringsadresse: Loppa kommune, Parkveien 1-3, 9550 Øksfjord Postadresse: Loppa kommune, Parkveien 1-3, 9550 Øksfjord Merkantil saksbehandler Monika Olsen, Ass. Rådmann/Økonomisjef E-post adresse: monika.olsen@loppa.kommune.no Telefon: Teknisk saksbehandler Kjetil Hauge, IT-rådgiver E-post: kjetil.hauge@loppa.kommune.no Telefon: Orienterende fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Utlysning på Doffin Uke 13 Innleveringsfrist anbud 10. april 2012 kl 1500 Anbudsåpning 11. april 2012 kl 0900 Evaluering av anbydere og dokumentasjon Uke 15/16 opp mot tildelingskriteriene Kontraktsinngåelse Uke 17

4 1.5 Gjennomføring og priser Gjennomføring Avtalen etterleves ved at Kunden foretar avrop innen de tidsfrister som er avtalt i rammeavtalen. Alle avrop på avtalen foretas av representant for kommunens IKT-avdeling. Alle andre avrop skal avvises. Priser Alle priser i prisutfyllingsskjema skal fylles ut. Der tjenesten ikke er prissatt, skal det stå kr 0,-. Det presiseres at priser i prisutfyllingsskjema er priser på utvalgte varer for sammenligning i forbindelse med tildelingskriteriene. Totalpris og innhold for avtalte varer og tjenester skal inneholde alle kostnader. Avanse gitt i prisutfyllingsskjema skal gjelde for alle varer hos leverandøren. Videre vil denne avtalen legge til grunn en prissammenligning mellom leverandørene basert på krav oppgitt i kravspesifikasjonen. Det skal oppgis en felles avanseprosent for alle produktene, som skal være prismekanismen som regulerer priser på alle produkter i leverandørens sortiment innen IKT-utstyr. Priser på produkter som svarer til kravene i kravspesifikasjonen skal ikke økes i avtaleperioden. Dersom priser på produkter som følger denne avtalen er høyere enn markedspris, skal markedspris benyttes. IKT-utstyr Det tillates ikke å gi anbud på brukt IKT-utstyr. 1.6 Avlysning og forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste ett eller alle anbud dersom det foreligger saklige grunner for det, ref. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 11-10, 11-11, og 13-1 med underpunkt. Informasjon om begrunnelse for dette vil bli kunngjort for alle anbydere. 1.7 Organisering av anbudet Anbudet skal organiseres på følgende måte: Skilleark 1: Anbudsbrev Skilleark 2: Dokumentasjon over alle priser jfr. Punkt 1.5 Skilleark 3: Dokumentasjon av obligatoriske krav jfr. Punkt 4.2 Skilleark 4: Dokumentasjon av øvrige kvalifikasjonskrav jfr. Punkt 4.3 Skilleark 5: Eventuelle forbehold 2. OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN 2.1 Den valgte anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsesprosedyre omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006, sist endret ved

5 forskrift 3. september For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og del II under EØS terskelverdi. Konkurransen gjennomføres som en åpen konkurranse uten forhandlinger under terskelverdien jfr. FOA Rettelser, presiseringer og endringer Innen fem virkedager før utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 8-2. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i anbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av anbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.3 Oppdeling av leveransen Denne kontrakt kan tildeles én leverandør, men oppdragsgiver forbeholder seg retten til å velge flere leverandører dersom det anses som mest hensiktsmessig og økonomisk mest fordelaktig. 2.4 Språk Alle tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av kontrakten. 2.5 Innsynsrett Oppdragsgiver har rett til å inspisere og kontrollere alle forhold ved valgte leverandør og eventuelle underleverandører før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden. 3. BEHANDLING AV ANBUD 3.1 Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne anbud, kan det bli nødvendig med avklaringer ved at det blir gjort skriftlige henvendelser. Dette er for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte anbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens 12-1 (2). 3.2 Anbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig anbudsåpning. Anbudene vil bli åpnet av to ansatte ved felles støttefunksjon, og deretter protokollført.

6 4. KRAV TIL OG EVALUERING AV ANBYDER Under kapittel 4 vil det ligge ulike krav og ønsker, hvor oppdragsgiver ber anbyder utdype og dokumentere ulike forhold som en del av anbudet. Anbyders dokumentasjon og beskrivelser i forhold til de ulike kvalifikasjonskravene beskrevet i kapittel 4, vil være avgjørende for hvordan oppdragsgiver vurderer anbudet totalt. Vurderingen vektes i henhold til oppgitte tildelingskriterier beskrevet i punkt Om anbyder og personell Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglig ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til oppdragsgiver ved innkjøpsansvarlig. 4.2 Obligatoriske krav Følgende krav beskrevet under 4.2 er obligatoriske. Anbyder utelukkes fra konkurransen, jfr. Forskriftens 20-12, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. Gyldig firmaattest, utstedt av det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring Gyldig skatte- og m.v.a.attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. Gyldig attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er: konkurs eller begjært konkurs under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling under avvikling eller begjært tvangsoppløst Anbyder må dokumentere at man oppfyller kravene til internkontroll nedfelt i 5 i forskrift nr.1127, utledet av 3-1 i arbeidsmiljølov, gjennom bekreftet HMS-egenerklæring.

7 NB! Ingen av kravene under punkt 4.2 aksepteres om de er eldre enn 6 måneder fra tidspunkt når anbudet er registrert mottatt av oppdragsgiver. 4.3 Øvrige kvalifikasjonskrav Anbyders soliditet Anbyder skal fremlegge: Årsregnskap de to siste regnskapsår vedlagt styrets og revisors beretning. ILO-94, lønns- og arbeidsvilkår Leverandører med tilhørende enheter, plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Anbyder skal, dersom oppdragsgiver ber om det, fremskaffe dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte. Det bes om bekreftelse på at man etterlever ILO-94. Referanser Anbyder skal fylle ut matrisen nedenfor med minimum 3 referanser. Det skal oppgis referanser som kan sammenlignes i størrelse og kompleksitet, opp mot oppdragsgiver Kundens navn Beskrivelse av leveranse/avtaleforhold Tidspunkt fra til (mm.åååå) Kontaktperson/tlf.nr direkte Dersom det er for lite plass i matrisen benyttes eget vedlegg. Miljøledelsessystem Nedenfor følger et utdrag fra regjeringens handlingsplan om miljø- og samfunnsmessige forhold ved offentlige anskaffelser: Et miljøledelsessystem er et internt styringssystem som skal bidra til at virksomheter på en mest mulig effektiv måte utarbeider og implementerer mål og tiltak for å minske sin negative miljøpåvirkning. Innføring av miljøledelse innebærer at det gjennomføres en prosess med kartlegging av virksomhetens miljøpåvirkning, utarbeidelse av mål og plan for tiltak, samt iverksetting og overvåking av måloppnåelse. Det er viktig at systemet er forankret i den øverste ledelse, og at det oppdateres jevnlig (årlig eventuelt hvert tredje år). Et miljøledelsessystem kan være et forenklet system som er del av virksomhetens interne HMS system, eller det kan være et tredjeparts verifiserte miljøstyringssystem som den nasjonale ordningen for små- og mellomstore bedrifter Miljøfyrtårn eller de internasjonale standardene ISO og Eus miljøstyrings- og miljørevisjonsordning EMAS. Oppdragsgiver ønsker at anbyder bekrefter at man har et internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse

8 sertifiseringer nedenfor). Om dette ikke eksisterer per i dag, bes det om at anbyder legger ved plan som viser hvordan man har tenkt å få dette på plass innen 12 måneder etter avtaleinngåelse. Krav til kvalitetssikringssystem. Oppdragsgiver krever at anbyder har intern kvalitetssikring satt i system. Anbyder skal redegjøre for hvordan de løser dette, f.eks. ved at man legger ved oversikt eller beskrivelse av slikt system: innledning og innholdsfortegnelse Dersom anbyder er kvalitetssertifisert etter ISO 9001, bes gyldig sertifikat vedlegges. 4.4 Produkter og varegrupper Følgende produkter omfattes av avtalen (se også vedlegg Kravspesifikasjon ): - IKT-utstyr. Utlysingen legger til grunn at IKT-utstyr defineres som: Datautstyr (eller IKTutstyr) er en samlebetegnelse på datamaskiner og tilhørende utstyr som dataskjerm (eller monitor), tastatur, mus, skrivere(printer-e), skannere (skanner-e) osv. Datautstyr er det tekniske grunnlaget for informasjons- og kommunikasjonsteknologi. 4.5 Tildelingskriterier Alle anbud vurderes med utgangspunkt i laveste pris. Leverandører som ikke tilfredsstiller minimumskravene i konkurransen, vil bli avvist. Med utgangspunkt i dette vektlegges tildelingsmatrisen på følgende vis: Tildelingskriterium Vekting i prosent 1. Pris 100 %

9 5. FORBEHOLD Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) 6. Bestillinger og faktureringsrutiner Bestillingsrutiner Kun dedikert personell hos Loppa kommune har fullmakt til å foreta avrop på denne avtalen. Ordrer uten påført referansenummer skal avvises. Ved hvert avrop skal det sendes en elektronisk ordrebekreftelse via epost. Ordrebekreftelsen skal inneholde MAC adressen og navngivning til hver datamaskin, og være mottatt hos Loppa kommune minimum en arbeidsdag før datamaskinen leveres sluttbruker. Faktureringsrutiner Hver enkelt faktura skal merkes med et referansenummer. Betalingsbetingelser er 30 dagers betalingsfrist etter mottatt og godkjent leveranse/faktura(se vedlegg: Fakturabetingelser). Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.v. av Kommunen kan selv bestemme struktur på faktura. Det skal ikke betales faktureringsgebyr eller andre former for gebyrer eller omkostninger.