KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse (konkurranse uten forhandlinger) Ny ressursfordelingsmodell for skolene i Alta kommune

Transkript

1 Alta kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse (konkurranse uten forhandlinger) Ny ressursfordelingsmodell for skolene i Alta kommune Anbudsfrist: xx.xx.20xx Dato: Saksbehandler: Trond Einar Persen Telefon direkte: Deres ref.: Løpenr.: Saksnr./vår ref.: Arkivkode: 1 av 9

2 Generelt om oppdraget Alta kommune innbyr til åpen anbudskonkurranse (konkurranse uten forhandlinger) for inngåelse av kontrakt på utredning av ny ressursfordelingsmodell som går over fra elevbasert tildeling til klassebasert tildeling i grunnskolene. Oppdraget er hjemlet i Kommunestyrets vedtak av 23/ om skolestruktur i Alta kommune punkt nr 14. Både mandat og premisser er godkjent av kommunestyret. 1.2 Nøkkelopplysninger om konkurransen Estimert volum Estimert Nok ca eks. mva. (ikke bindende) Anbudsfrist: XX.XX.XXXX kl Vedståelsesfrist: 90 dager etter tilbudsfrist Spørsmålsfrist (dersom Ti dager før tilbudsfristens utløp. Spørsmål skal sendes feil/uklarheter i grunnlag): pr. e-post til merkantil saksbehandler. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet. Levering av anbud: Anbudet skal være mottatt på Rådhuset innen fristen. For sent innkomne anbud skal avvises, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser(foa) (1) bokstav a. Anbudet skal leveres i lukket nøytral forpakning med påskrift: Områderegulering Skillemo industriområde På følgende måter skal anbudet leveres: 1. Det skal leveres ett anbud på papir, der anbudet er signert av den som har signaturrett iht. firmaattest, eller prokura iht. firmaattest. Dersom anbudet signeres av en som ikke har signaturrett iht. firmaattest, skal fullmaktstruktur/ signeringsfullmakt vedlegges anbudet ved innsendelse. Anbud som er signert av en som ikke har signaturrett iht. firmaattest, og uten at fullmaktstruktur/signeringsfullmakt er vedlagt, vil bli avvist jf. Foa (1) bokstav b jf (2) d jf (1) bokstav a. 2. Et elektronisk anbud på minnepenn. 3. Et elektronisk anbud på minnepenn der bedrifts- og forretningshemmeligheter er sladdet, jf. den utvidede offentleglova. Leveringsadresse: Alta kommune, Sandfallveien 1, 9506 Alta Postadresse: Alta kommune, Pb. 1403, 9506 Alta Merkantil saksbehandler: Jan Birger Johnsen E-post adresse: jajo@alta.kommune.no Telefon: Teknisk saksbehandler: Trond Einar Persen E-post: tepe@alta.kommune.no

3 Telefon: Orienterende framdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Utsendelse av konkurransegrunnlag Uke X/2015 Tilbudsåpning XX.XX.2015 kl Evaluering av tilbydere og dokumentasjon Uke XX-XX opp mot tildelingskriteriene Eventuell kontraktsinngåelse Uke XX/ Avtaleform, timesatser og reisetid Kontrakt Avtalen vil bli utformet som kontrakt mellom leverandør og kunde(oppdragsgiver) med NS 8401, Alminnelige kontraktbestemmelser for prosjekteringsoppdrag, som styrende dokument. Pris Oppdraget er beregnet å ha en kostnadsramme på ca. kr eks. mva. (ikke bindende). Tilleggsarbeid Eventuelle tilleggsarbeider i tilknytning til opprinnelig oppdrag faktureres med samme timesats som opprinnelig oppdrag. Reisetid Reisetid godtgjøres med 50 % av oppgitt timesats og Statens regulativ for reiser legges til grunn. 1.5 Avlysning og forkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste ett eller alle tilbud dersom det foreligger saklige grunner for det, ref. Forskrift om offentlige anskaffelser(foa) 11-10, 11-11, og 13-1 med underpunkt. Oppdragsgiver tar videre forbehold om å avlyse oppdraget underveis i prosessen som følge av politiske vedtak eller teknisk/økonomiske forhold, og vil i et slikt tilfelle avregne oppdraget etter medgått tid. Informasjon om begrunnelse for dette vil bli kunngjort for alle anbydere Organisering av anbudet Anbudet skal organiseres på følgende måte:

4 Skilleark 1: Anbudsbrev Skilleark 2: Dokumentasjon om anbyder og personell jfr. punkt 4.0 Skilleark 3: Dokumentasjon av ufravikelige krav jfr. punkt 4.1 Skilleark 4: Dokumentasjon av øvrige kvalifikasjonskrav jfr. punkt 4.2 Skilleark 5: Spesifiserte timepriser for ulike typer planarbeid (Planbeskrivelse, KU, kartarbeid etc.) Skilleark 6: Eventuelle forbehold 2. OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN Den valgte anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsesprosedyren omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 30. juni 2006 nr. 41 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006, sist endret ved forskrift 1. juli For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og del II under EØS terskelverdi. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse (konkurranse uten forhandlinger) under terskelverdien jfr. FOA 4-2, a. 2.2 Rettelser, presiseringer og endringer Innen ti dager før utgangen av anbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA 8-2. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.3 Offentlige anskaffelser Tilbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige anskaffelser. Informasjon om regelverket og Lov om offentlige anskaffelser er tilgjengelig på Fornyings- og administrasjonsdepartementet sin hjemmeside; Oppdeling av leveransen Denne kontrakt tildeles èn leverandør. 2.5 Språk Alle tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. 2.6 Innsynsrett Leverandøren skal orientere oppdragsgiver om fremdriften i oppdraget og eventuelle funn. Oppdragsgiver skal ha rett til innsyn i rådata underveis.

5 Dersom leverandør engasjerer tredjepart eller underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne kontrakten, er parten fullt ut ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om leverandøren selv sto for utførelsen. Alta kommune forbeholder seg retten til å godkjenne CV for dedikert personell før de tiltrer oppgaven. 3. BEHANDLING AV ANBUD Avklaringer Etter gjennomgang av de innkomne anbud, kan det bli nødvendig med avklarende spørsmål til de enkelte anbud, ref. foa Anbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av anbudene. Anbudene vil bli åpnet av to ansatte i Alta kommune, og deretter protokollført. 4. KRAV TIL OG EVALUERING AV ANBYDER Under kapittel 4 vil det ligge ulike krav, hvor oppdragsgiver ber tilbyder utdype og dokumentere ulike forhold som en del av anbudet. Anbyders dokumentasjon og beskrivelser i forhold til de ulike kvalifikasjonskravene beskrevet i kapittel 4.1, vil være avgjørende for hvordan oppdragsgiver vurderer anbyder til å være kvalifisert for å delta i konkurransen, jf. foa 8-4, 8-7 og 8-8. Vurderingen av anbudene vektes i henhold til oppgitte tildelingskriterier beskrevet i punkt Om anbyder og personell Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglige ledelse. Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til oppdragsgiver ved rådmannen. Anbyders personell skal listes opp, med komplett CV for hver medarbeider, som inneholder både formell utdanning, avlagte kurs og arbeidserfaring. I tillegg må det framgå oppgave- og ansvarsområde (herunder prosjektleder) den enkelte medarbeider har innenfor leveransene som tilbys, og hvilken erfaring vedkommende har med slik leveranse. Se FOA Obligatoriske krav Følgende krav beskrevet under 4.1 er obligatoriske. Anbyder utelukkes fra konkurransen, jfr. forskriftens 8-7 og 8-8, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt. Gyldig firmaattest, utstedt av det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring.

6 Gyldig skatte- og m.v.a. attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert. Anbyder må dokumentere at man oppfyller kravene til internkontroll nedfelt i 5 i forskrift nr.1127, utledet av 3-1 i arbeidsmiljølov, gjennom bekreftet HMSegenerklæring. Ingen av kravene under punkt 4.1 aksepteres om de er eldre enn 6 måneder fra tidspunkt når anbudet er registrert mottatt av oppdragsgiver. 4.2 Øvrige kvalifikasjonskrav ILO-94, lønns- og arbeidsvilkår Leverandører med tilhørende enheter, plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Tilbyder skal, dersom oppdragsgiver ber om det, fremskaffe dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår for de ansatte. 4.3 Aktuelle tjenester Det skal utredes en ny ressursfordelingsmodell for grunnskolene i Alta kommune som går fra å være elevbasert tildeling til klassebasert tildeling. Den nye ressursfordelingsmodellen må sikre økt lærertetthet i 1-4. klasse. Arbeidet med ny modell må basere seg på ny vedtatt skolestruktur og sees i sammenheng med alle 16 punktene i kommunestyrets vedtak av 23/6-14 (Vedlegg x), slik at modellen tar hensyn til kommunestyrets intensjoner. Som en del av utredningen må de gjøres en evaluering av dagens modell, og hvordan den har slått ut for de ulike skolene. Det må også utarbeides en konsekvensanalyse som ser på hvordan dagens og den nye modellen vil påvirke skolen på lang sikt. Leverandøren må komme med en anbefaling og begrunnelse om vi skal bruke nåværende elevbasert modell eller klassebasert modell. Mål med modellen: Modellen skal gi kommunen skolene utvidet handlingsrom, og frigi midler til å øke lærertettheten på 1-4. trinn.

7 Krav til modellen: Modellen må oppfattes som rettferdig av skolene. Midlene skal fordeles mellom grunnskolene etter objektive kriterier. Modellen må være enkel å operere. Modellen skal kunne etterprøves. I arbeidet med ny modell må følgende vurderes: Forholdet mellom elevsatsen på barnetrinnet og ungdomstrinnet i eksisterende modell og i nytt forslag til modell. Hvordan statlige vedtak siden 2005 om økt timetall i skolen har blitt ivaretatt, og hvordan disse skal ivaretas i ny modell. Statlige: Skoleåret 2005/2006 Stortinget vedtok å øke timetallet på 1-4. årstrinn med 4 uketimer. Skoleåret 2008/2009 Stortinget vedtok å øke timetallet på 1-4. årstrinn med 5 uketimer. Skoleåret 2009/2010 Stortinget vedtok å øke timetallet på 5-7. årstrinn med 2 uketimer. Skoleåret 2010/2011 Stortinget vedtok å øke timetallet på 1-7. årstrinn med 1 uketime. Skoleåret 2010/2011 Stortinget vedtok å gi 8 uketimer gratis leksehjelp på 1-4. årstrinn. Skoleåret 2012/2013 Stortinget vedtok å innføre valgfag på 1,5 uketime på ungdomstrinnet. Ordningen innføres over 3 år. Om det skal lages skille mellom små og store skoler, og om det skal tildeles en særskilt sats til de mindre skolene som følge av ulempen det er å være liten. Det ønskes også en vurdering av hva som bør betegnes som liten skole i Altamålestokk. Om hvordan særskilte tilskudd til skolene knyttet til f.eks språk og kulturopplæring skal ivaretas. Om hvordan kriteriene for tildeling av ressurser til minoritetsspråklige elever skal ivaretas i ny modell. Om mobilitet i elevmassen får konsekvenser for enkeltskoler, og hvordan dette skal ivaretas i ny modell. Om lønnskostnader skal inngå i ny modell. Om det er utfordringer i Altaskolen knyttet til skjevheter som følge av lokalt lønnsoppgjør og den generelle lønnsmassen, og hvordan dette eventuelt skal ivaretas i ny modell. Om modellen må ta høyde for bygningsrelaterte utgifter. Om ny skolestruktur påføres kommunen økte skysskostnader, og hvordan disse skal ivaretas i ny modell. Om skyssreglementet påfører økte kostnader knyttet til tilsyn av barn som må vente i over en viss tid mellom skolen slutter og skyssen går. Om ny skolestruktur kan gi økte kostnader til SFO Om eventuelle andre kostnader som må tas høyde for som følge av ny skolestruktur. Etterarbeid: Oppdraget skal inkludere høringer, både i skolenes samarbeidsutvalg, blant skolenes ansatte samt merknadsbehandling med nødvendig etterarbeid før endelig rapport avleveres. Ny ressursfordelingsmodell skal også presenteres for kommunestyret. 4.4 Rapportering/milepælplan/møteplan Oppdragsgiver er avhengig av rapportering med kvalitet og til riktig tid fra anbyder:

8 Leverandøren må legge ved en fremdriftsplan- og milepælsplan for oppdraget. Leverandøren er prosessansvarlig (herunder samordning, innkalling og gjennomføring av møter, møtefrekvens og koordinering mot andre berørte.) Oppdragsgiver forutsetter oppstart og prosessmøter med skoleeier, rektorer og tillitsvalgte. Kostnader for møter skal innarbeides og fremgå i anbudet. Oppdragsgiver forutsetter at alle rektorene i kommunen blir involvert i arbeidet, og blir brukt som informanter i arbeidet med å evaluere dagens modell Tildelingskriterier Denne konkurransen avgjøres på bakgrunn av det anbudet som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier Vekting i prosent Dokumentasjonskrav 1. Pris 30 % Timepris * antall timer 2. Kompetanse i prosjektgruppen 15 % Kompetanse dokumentert gjennom CV eller tilsvarende. Erfaring fra liknende arbeid innenfor utdanningssektoren 3. Fremdriftsplan 15 % Tidsplan og oversikt over personell som skal benyttes i oppdraget 4. Oppdragsforståelse 40% Redegjørelse, herunder prosjektplan og arbeidsmetode, for hvordan leverandøren ser for seg å løse oppdraget. Tildelingskriterium 1 (max 3 poeng) er en ren sammenligning av oppgitt totalpris fra alle tilbyderne. Anbyder med lavest pris får høyest poengsum. Tildelingskriterium 2 (max 1,5 poeng) er en vurdering av den kompetanse leverandør tilbyr i prosjektet. Her vil kompetanse og erfaring fra aktuelle fagområder bli vektlagt. Tildelingskriterium 3 (max 1,5 poeng) er en ren sammenligning av oppgitt gjennomføringstid av prosjektet. Anbyder med kortest gjennomføringstid, vil tildeles høyest poengsum. Tildelingskriterium 4 (max 4 poeng) er en vurdering om hvordan leverandøren ser for seg å løse oppdrag, herunder prosjektplan og arbeidsmetode. Det kan bli anmodet om utfyllende informasjon når anbudene vurderes. Anbyders personell som fremgår av pkt. 4.0, og er dedikert oppdraget kan ikke endres uten godkjenning fra Alta kommune. 5. FORBEHOLD

9 Anbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig) Betalings- og faktureringsrutiner Betaling Anbyder bes spesielt å akseptere skriftlig at 25 % av kontraktssummen faktureres ved oppstart, 50 % faktureres midtveis i prosjektet og 25 % faktureres når oppdragsgiver har godkjent prosjektet. Faktureringsrutiner Alle fakturaer skal leveres på EHF format til Alta kommune. Levering skal skje via Peppols infrastruktur, med leveringsadresse 9908: Alta kommunes aksesspunkt er Evry. Hver faktura skal være merket med et 5-sifret ressursnummer, som oppgis av Alta kommune for styring av fakturaflyt. Betalingsbetingelser er 30 dagers betalingsfrist etter mottatt og godkjent leveranse/faktura (se vedlegg: Fakturabetingelser). Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til Lov om renter ved forsinket betaling m.v. av , sist endret Rentenota skal ikke utstedes før kommunen er kontaktet. Det skal ikke betales faktureringsgebyr eller andre former for gebyrer eller omkostninger. Faktureringsadresse: postmottak.fakturamottak@alta.kommune.no 7. Andre forhold. Dersom annet ikke er avtalt, skal all informasjon, knowhow, dokumentasjon og annen kunnskap eller informasjon som en av partene bringer inn i oppdraget, forbli den respektive parts eiendom. Leverandør plikter å gjennomføre oppdraget i henhold til gjeldende rettsregler og anerkjente faglige standarder og normer, og skal sørge for nødvendig godkjenning eller tillatelse der dette er nødvendig f.eks. ved datainnhenting fra andre, berørte parter. Leverandør skal sikre den faglige kvaliteten på oppdraget. Når fremgangsmåte er fastsatt, er det leverandørens rett og plikt å lede den faglige virksomheten i forbindelse med gjennomføringen av plan- og utredningsarbeidet.