Sakskart Hovedutvalg teknisk

Transkript

1 Page 1 of 71 Sakskart Hovedutvalg teknisk Utvalg: Møtested: Møtedato: Karmøy kommune MØTEINNKALLING Hovedutvalg teknisk Rådhuset - kommunestyresalen Tid: Kl. kl Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Før møtet vil det bli avholdt befaring i forbindelse med følgende saker: 0006/03 02/00302 GNR. 22, BNR. 2, SØRE FERKINGSTADVEG-STOL, DELING AV GRUNNEIENDOM 0007/03 02/02965 GNR.25, BNR.37, SØRELANGÅKERVEI - LANGÅKER, DELING AV GRUNNEIENDOM Oppmøte: Karmøy rådhus kl eller v/ferkingstad havn (sak 0006/03, gnr. 22, bnr.2) kl SAKSLISTE Saksnr. Tekniske saker: 0001/03 02/01184 BUDSJETT Arkivsaksnr. Tittel 0002/03 01/00746 REVISJON AV DELEGASJONSREGLEMENTET 0003/03 02/02435 EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN 0004/03 02/04140 KOMMUNALE RETNINGSLINJER FOR LEGGING AV KABLER OG LEDNINGER I KOMMUNAL VEG. 0005/03 02/04123 KONSESJON - GNR. 102, BNR. 198, 199, BYGNES - BYGNES BYGG EIENDOM Bygg-og delingssaker: 0006/03 02/00302 GNR. 22, BNR. 2, SØRE FERKINGSTADVEG-STOL, DELING AV GRUNNEIENDOM.. Befaring 0007/03 02/02965 GNR.25, BNR.37, SØRELANGÅKERVEI - LANGÅKER, DELING AV GRUNNEIENDOM Befaring 0008/03 02/02528 GNR.13, BNR.191, TJØSVOLL, DELING AV GRUNNEIENDOM 0009/03 02/03097 GNR. 4, BNR. 3, SILJEBERGVEGEN, ØSTHUS. DELING AV GRUNNEIENDOM MED KARTFORRETNING OPPM.SAK 02/ /03 02/03206 GNR.145, BNR.4, ØVRABØVEIEN - ØVRABØ, DELING AV GRUNNEIENDOM 0011/03 02/03360 GNR. 142, BNR. 519, TRONDSVEGEN, STORASUND. CARPORT/TILBYGG TIL BOLIG

2 Page 2 of /03 02/03754 GNR 64, BNR 292, JOHAN LARSENSVEI - EIDE, MIDTRE, TILBYGG TIL BOLIG 0013/03 02/03797 GNR 70, BNR 2, EIDE-INDRE, DELING AV GRUNNEIENDOM Plansaker: 0014/03 02/01769 PLAN NR REGULERINGSPLAN FOR GOLFBANE PÅ HAUSKE, DEL AV GNR. 139/1,5,8, /03 02/02362 TILLATELSE TIL ENDRING - PLAN NR BEBYGGELSESPLAN - KLUBBAVIK 0016/03 02/03681 PLAN NR REGULERINGSPLAN FOR LEDNINGSTRASE SÆVELAND, DEL AV GNR /03 02/03795 PLAN NR REGULERINGSPLAN FOR VEA SENTRUM REGULERINGSENDRING VEDR. KIRKETOMTA OG GNR. 4/ /03 02/04028 PLAN NR REGULERINGSPLAN FOR MELSTOKKE ENDRING AV VEGFØRING OG I REGULERINGSBESTEMMELSENE 0019/03 02/04170 PLAN NR REGULERINGSPLAN FOR VEDAVÅGEN - OMRÅDE LANGS SJØEN FRA SOLHÅLÅ TIL SÆVIKEVIK 0020/03 99/02204 REGULERINGSPLAN FOR VEA NORD I-OMRÅDET MELLOM FV 852 OG VEDAVÅGEN OG MELLOM VEA SJOARVEG OG SÆVIKVIK 0021/03 03/00040 REFERATSAKER HOVEDUTVALG TEKNISK Karmøy rådhus, den Ove Røys teknisk sjef Geir S. Toskedal (s) leder Sak 0001/03 Side 5 av 121 Sak 0001/03 BUDSJETT Side 4 av 121 Saksbehandler: Bjørn Erik Ausland Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 02/01184

3 Page 3 of 71 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0001/03 Hovedutvalg teknisk Forslag til vedtak: Hovedutvalget for tekniske saker vedtar budsjettfordeling innenfor teknisk etats samlede ansvarsområde i henhold til vedlagte saksfremlegg. SAKSFRAMSTILLING Fakta/saksopplysninger: Ny budsjettprosess innebærer at kommunestyret vedtar kommunens budsjett på et overordnet nivå. Etter at budsjettet er vedtatt skal hovedutvalgene fordele midlene på et lavere nivå etter innstilling fra etatsjef. Det er viktig å få vedtatt et detaljert budsjett som grunnlag for den daglige økonomistyringen på etaten. Vedlagt følger: Forslag til detaljert driftsbudsjett for teknisk etat for Teknisk sjefs vurdering: Driftsbudsjettet for teknisk etat, vedtatt i kommunestyret, tar utgangspunkt i etatens detaljerte budsjettforslag slik det ble utarbeidet til rådmannen som innspill til årsbudsjettprosessen for Teknisk sjef finner det derfor naturlig å legge frem en detaljert versjon av vedtatt budsjett som bygger på de samme forutsetninger som i rådmannens forslag, men med nødvendige korrigeringer og justeringer som følge av kommunestyrets budsjettvedtak. Teknisk sjef vil nevne at hovedutvalget også tidligere har hatt, og benyttet seg av, muligheten til å foreta budsjettjusteringer i løpet av året innenfor visse rammer og regler. Den nye budsjettrutinen medfører således ikke noen prinsipiell ny situasjon. Teknisk sjef ser det for øvrig som naturlig at hovedutvalget holdes orientert om budsjettsituasjonen for etaten i løpet av året. Aktuelle budsjettendringer kan, innenfor hovedutvalgets myndighetsområde, foretas ved behov eller ut fra politiske valg og prioriteringer. Teknisk sjef anbefaler med bakgrunn i dette at Hovedutvalget for tekniske saker godkjenner fordeling av budsjettet for 2003 utfra vedlagte forslag. Sak 0002/03 Side 8 av 121 Sak 0002/03 REVISJON AV DELEGASJONSREGLEMENTET Side 6 av 121 Saksbehandler: Ove Røys Arkiv: 044

4 Page 4 of 71 Arkivsaksnr.: 01/00746 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0002/03 Hovedutvalg teknisk Forslag til vedtak: Hovedutvalg for tekniske saker foreslår at den del av delegasjonsreglementet som omhandler teknisk sektor justeres slik det framgår av sakens vedlegg SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Delegasjonsreglementet skal gjennomgås og vurderes med tanke på foreslå aktuelle justeringer og tilpasninger til nytt lov- og regelverk, nye saksbehandlingsrutiner, organisasjonsmessige endringer mv. Det er opprettet et eget politisk ad-hoc utvalg som skal arbeide med denne saken. Utvalget har bedt om innspill til endringer med utgangspunkt i gjeldende delegasjonsreglement og det forutsettes at de ulike hovedutvalg blir trukket inn som samordnings/ høringsinstans. Forslag til justeringer av de mest aktuelle områdene for teknisk sektor følger saken som vedlegg. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken I forbindelse med gjennomgang av den politiske styrings- og nemndstrukturen ble det oppnevnt et eget politisk utvalg for dette arbeidet. Etter at revisjon av nemndstrukturen var avsluttet har utvalget fortsatt sitt arbeid med bakgrunn i vedtak i formannskapet i sak nr. 0151/02 som har slik ordlyd: Det nedsatte ad-hoc utvalget for gjennomgang av den politiske styrings- og nemndstrukturen ( jfr. f.sk sak 118/01 ) gis også i oppdrag å gjennomgådelegasjonsreglementet og godtgjørelsereglementet og evt. fremme endringsforslag. I mottatt referat fra møte i utvalget den står det beskrevet at delegasjonsreglementet gjennomgås administativt samtidig som det framgår at: En forutsetter at etatsjef samordner / "hører" med sitt hovedutvalg. Kopi av referatet vedlegges saken. Problemanalyse Innenfor teknisk sektor sitt ansvarsområde er det naturlig å se på delegasjonsreglementet ut fra flere synsvinkler. På enkelte områder gjør nytt lovverk dette også nødvendig. Det mest nærliggende eksemplet på dette er ny lov om brann- og eksplosjonsvern mv. som resulterte i at det ble fremmet egen sak om delegering av myndighet for kommunestyret i møte ( sak 0112/02 ) Andre lover som det henvises til i gjeldende delegasjonsreglement,- f. eks håndverksloven- gjelder ikke lenger. En annen vinkling er selvsagt i hvor stor grad delegering av myndighet skal gjennomføres. For teknisk hovedutvalg sitt ansvarsområde kan aktuelle stikkord til en slik drøfting være: - stor saksmengde - omfattende og omfangsrike saksdokumenter - mye fokus på enkeltsaker - lange møter,- ofte med befaringer i forkant - krav om effektiv saksbehandling og kort saksbehandlingstid - mange formelle krav og retningslinjer for saksbehandling, klagebehandling, høringsrutiner og sentrale bestemmelser der aktører som fylkesmann, fylkeskommune, departement og direktorater mv. ofte er sterkt involvert. Det vil kunne være et motsetningsforhold mellom effektiv og rasjonell saksbehandling og omfattende og detaljert politisk styring og - kontroll. Mange kommuner har tatt konsekvensen av dette og opererer med politisk rammestyring og utvidete

5 Page 5 of 71 delegerte fullmakter til administrasjonen. En har for eksempel delegert det som er mulig etter loven innenfor teknisk sektor til administrasjonen,- ofte med den begrunnelse at klagesaker av ulik art kommer fram til politisk avgjørelse. Gjeldende delegasjonsreglement for teknisk sektor i Karmøy kommune er ikke fullt ut tilpasset en slik tenkning. Vedlagte forslag til revidering av reglementet bygger imidlertid på en slik tankegang. Sett i lys av den virkelighet som er beskrevet foran når det gjelder bruk av både politiske -og administrative ressurser til produksjon, gjennomgang og behandling av et meget omfattende saksområde, så kan en slik vinkling gi positive effekter både på saksbehandlingstid og effektivitet. Konklusjon: Delegasjonsreglementet for teknisk sektor bør revideres. Noen få punkter under formannskapets ansvarsområde er også foreslått revidert da de omhandler arbeidsoppgaver som i all hovedsak utføres av teknisk etats medarbeidere. I hovedsak er dette endringer av mer redaksjonell karakter. Vedlagte forslag vil være bedre tilpasset gjeldende lov- og regelverk og dagens situasjon og det anbefales at gruppen som skal arbeide med det samlede delegasjonsreglementet får oversendt forslaget som grunnlag for sitt videre arbeid. Sak 0003/03 Side 32 av 121 Sak 0003/03 EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN (HØSTEN 2002) Side 9 av 121 Saksbehandler: Sigurd Østebøvik Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 02/02435 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0036/02 Administrasjonsutvalget / Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret /03 Hovedutvalg teknisk / Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Hovedmålet for vaktmestertjenestene skal være å oppnå best mulig utnyttelse av de disponible ressurser i forhold til tjenesteproduksjonen og service. Evalueringen slik den framgår av rapport av har gitt verdifulle innspill for det videre arbeidet med å oppnå dette målet. 2. Med bakgrunn i evalueringens resultater videreføres nåværende organisering av vaktmestertjenesten i en sentralisert modell innenfor teknisk etat. 3. Kommunestyret ber om at det innenfor denne organisasjonsformen som framgår av punkt 2 - arbeides aktivt med de forbedringsområder som anbefales i rapporten. Det legges spesielt vekt på følgende sentrale punkter: Ansvar og rolleavklaringer Rutiner og optimal ressursutnyttelse herunder eventuelle samordnings- og samlokaliseringsløsninger. Samarbeid og brukerkontakt.

6 Page 6 of 71 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Med bakgrunn i kommunestyrevedtak har teknisk etat evaluert vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Vi har også sett på hvordan vaktmestrene opplever sin situasjon ut fra dagens organisering. Evalueringsgruppens har bestått av: Økonomirådgiver Per Ulvedal fra helse- og sosialetaten 1.konsulent Ørjan Røed skole- og kulturetaten Teknisk sjef Ove Røys Eiendomssjef Olav Sønstabø Personalkonsulent Sigurd Østebøvik Hovedtillitsvalgt Bjarte Lien (utdanningsforbundet) Tillisvalgt Viggo Gausvik (Karmøy kommuneforening) Hovedtillitsvalgt Odd Haukås (KFO). For å få til evalueringen har vi gjennomført 3 brukersamlinger. I tillegg har vi utarbeidet et spørreskjema som vi har sendt alle vaktmestrene. Brukersamlingene har avdekket at brukerne i stor utstrekning er ganske godt fornøyd med vaktmestertjenesten slik den i dag framstår. Samtidig vil det naturligvis også være rom for forbedringer. I så måte har brukersamlingene gitt oss konstruktive innspill. Vaktmestrene opplever også sin situasjon som meget god. Men også her har vi fått innspill og tilbakemeldinger som fordrer at vi tenker igjennom etablert praksis. Rapporten peker også klart i retning av opprettholdelse av dagens modell der eiendomsforvaltningen organiseres i en sentral enhet slik vi har det i Karmøy kommune Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn: I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ba kommunestyret om at følgende punkt ble inntatt i budsjettvedtaket: "Karmøy kommunestyre ber om at vaktmestertjenesten evalueres. Alle brukere av tjenesten gis anledning til å uttale seg. Evalueringen har som mål å sikre en optimal utnyttelse av ressursene og en god personalpolitikk" Vaktmestertjenesten har også tidligere vært gjenstand for fokus. 12. desember 1989 vedtok kommunestyret ny organisasjonsplan for kommunal eiendomsforvaltning. I denne planen inngikk bl.a. samordning av vaktmestertjenesten i kommunen, herunder overføring av vaktmestrene til eiendomsavdelingen. 8. juni 1993 vedtok kommunestyret bl.a. følgende i.f.t. eiendomsavdelingen: ". (c) Ansvaret for bygningsmessig drift og vedlikehold av svømme- og idrettshaller overføres i sin helhet fra kulturetaten til teknisk etat ved eiendomsavdelingen. Overføringen forutsetter at man før iverksetting gjennomgår tjenesten med sikte på fordeling av arbeids- og ansvarsområde mellom de to etater". (Utdrag fra kommunestyrets vedtak). I kommunestyremøtet 9. desember 1997 vedtok kommunestyret følgende oversendelseforslag: "Det foretas en gjennomgang av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune for å sikre nødvendige ressurser til vedlikehold og service overfor brukerne". Rådmannen nedsatte våren '98 en arbeidsgruppe som fikk mandat til å foreta en gjennomgang av

7 Page 7 of 71 vaktmestertjenesten i Karmøy kommune for å sikre nødvendige ressurser til vedlikehold og service overfor brukerne. Arbeidsgruppen har i rapporten "Vaktmestertjenesten i Karmøy kommune" (av mars 1998) gitt dette sammendraget: "Volumsøkning" på tjenesten fra 1992 til 1998 har gått opp med ca. 24 %. Arbeidslederne må frigjøres fra ordinære vaktmesteroppgaver. Det synes å være viktig at tjenesten legges noe om mot mer forebyggende vedlikehold. Det er framkommet ønsker om at tjenesten må omfatte alle bygg (anlegg) Prioritering av vedlikeholdsoppgaver må drøftes med leder for det aktuelle bygg. Vaktordning for tjenesten må vurderes. Teamarbeid i tjenesten må søkes brukt i økende grad. Vedlikeholdssyklusen må reduseres. En konstaterer at en stor del av bygningsmassen er av eldre dato. Vaktmester/vedlikeholdstjenesten har for knappe ressurser Det synes å være rett å foreslå økning av både stillinger og midler Gruppen konstaterer at alle ønsker/synspunkter ikke kan etterkommes. På bakgrunn av dette anbefales: 1. Vaktmestertjenesten bør tilføres 5.5 stillinger fordelt på sonene slik: Sone 1, 2, 4 og 5: En stilling i hver sone. Sone 3: En og en halv stilling 2. For driftsbudsjettets vedlikeholdsposter foreslås en betydelig økning for å møte de store oppgaver som skal ivaretas. Utfra eiendomsavdelingens erfaringstall bør økningen være i størrelseorden %. Rapporten ble lagt fram for administrasjonsutvalget og fikk sin avsluttenden behandling i dette utvalget. Problemanalyse: En utfordring for enhver organisasjon er å få mest mulig ut av de ressurser som settes inn. Det vil det derfor være naturlig at organisasjonen med jevne mellomrom evaluerer sin ressursbruk. I en situasjon med forholdsvis knappe ressurser vil kampen om disse noen ganger være svært synlige. Når det gjelder vaktmestertilgang må vi kunne si at etterspørselen er større enn tilbudet. Vår utfordring ligger i å få til et best mulig og rettferdig - tilbud. Det betyr at noen brukere vil kunne få bedret tilgangen på vaktmester, mens andre kanskje må avgi noe. I en slik sammenheng blir bl.a. den organisatoriske strukturen viktig. Vurdering Forslag til løsning Som en vil se i vedlagte rapport finnes det en del ulike måter å organisere kommunal eiendomsforvaltning og dermed vaktmestertjenesten på. Tre hovedmodeller kan tenkes: Sentralisert modell Delvis sentralisert modell Desentralisert modell. En sentralisert modell innebærer at forvalteroppgaven ivaretas av en separat bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon (slik vi har det i Karmøy kommune). De enkelte virksomhetene ivaretar brukerrollen og er "leietakere" av bygningen av bygg- og eiendomsfororganisasjonen En delvis sentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, og delvis forvalterrollen. Virksomhetene har selv personalansvar for eget operativt personell (driftspersonell, vaktmester, renhold og event. servicefunksjoner), og ivaretar den daglige drift og vedlikehold av bygningene. Den sentrale enheten fungerer som rådgiver overfor virksomhetene ved større prosjekter og spesialiserte oppgaver og ivaretar også en del forvaltningsoppgaver. En desentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, forvalterrollen og ofte også i stor

8 Page 8 of 71 grad eierrollen. Modellen innebærer at virksomhetene selv er ansvarlig for arbeidsoppgavene knyttet til eiendomsforvaltning, Dette betyr at institusjonene selv har personalansvar, driftsansvar og oppfølgingsansvar. Beslutninger om større prosjekter og økonomiske beslutninger fattes normalt av sentral administrasjon eller politiske organer for alle modellene. Rådmannens konklusjon Rådmannen har vurdert ulike modeller for organisering av vaktmestertjenesten. Rådmannen registrerer også at brukerundersøkelsene har avdekket at brukerne av vaktmestertjenestene i hovedsak er godt fornøyd med den tjeneste som tilbys. Det er videre også rådmannens oppfatning at vaktmestertjenesten drives effektivt. På denne bakgrunn vil rådmannen tilrå at dagens organisering videreføres, men at teknisk etat arbeider videre med de forbedringspotensialer som er framkommet i brukerundersøkelsene. Rådmannen i Karmøy, 3. januar 2003 Arnt Mogstad Rapporten omhandler: Bakgrunn og faktaopplysninger Brukerundersøkelser Personalpolitikk i.f.t.vaktmestrene EVALUERING AV VAKTMESTERTJENESTEN I KARMØY KOMMUNE Dato:

9 Page 9 of Evaluering av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune Bakgrunn for rapporten 2. Brukerundersøkelser 3. Personalpolitisk undersøkelse blant vaktmestrene Vedlegg 1. Bakgrunn: I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ba kommunestyret om at følgende punkt ble inntatt i budsjettvedtaket: "Karmøy kommunestyre ber om at vaktmestertjenesten evalueres. Alle brukere av tjenesten gis anledning til å uttale seg. Evalueringen har som mål å sikre en optimal utnyttelse av ressursene og en god personalpolitikk" Herværende rapport er utarbeidet av en evalueringsgruppe som ble nedsatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak. Evalueringsgruppens har bestått av:

10 Page 10 of 71 Økonomirådgiver Per Ulvedal fra helse- og sosialetaten 1.konsulent Ørjan Røed skole- og kulturetaten Teknisk sjef Ove Røys Eiendomssjef Olav Sønstabø Personalkonsulent Sigurd Østebøvik Hovedtillitsvalgt Bjarte Lien (utdanningsforbundet) Tillitsvalgt Viggo Gausvik (Karmøy kommuneforening) Hovedtillitsvalgt Odd Haukås (KFO). For å få til evalueringen har vi gjennomført 3 brukersamlinger. I tillegg har vi utarbeidet et spørreskjema som vi har sendt alle vaktmestrene. Grunnlagsdata: Dagens organisering av vaktmestertjenesten i Karmøy kommune: Som en ser har vi i hver sone et vaktmesterteam som ledes av en arbeidsleder. Dette teamet er forsøkt satt sammen slik at teamet som helhet kan dekke ulike forebyggende oppgaver, men også ivareta vedlikeholdsoppgavene. Noen vaktmestrer har tømrerbakgrunn, andre mekanisk, elektro- eller elektromekanisk bakgrunn. Vanligvis vil det være slik at vaktmestrene har ansvar for flere bygg. Arbeidslederne har også en lederfunksjon overfor renholdere badevakter m.fl. i de ulike sonene. Nøkkeltall: Antall vaktmestere: 30. Kompetanse: De fleste har fagbrev i ulike håndverksfag. Rekruttering: Fram til årsskiftet har det vært relativt lett å rekruttere vaktmestere. Vi har imidlertid det siste året opplevd at dette i stor grad har snudd. Bygningsmassen: 105 kommunale bygg på til sammen ca m2. Vedlikeholdsbudsjett på kommunale bygg er på 8 millioner kroner Hvordan er vaktmestertjenesten organisert i andre kommuner? Kommunenes Sentralforbund ba ECON (Senter for økonomisk analyse) og Multiconsult om å analysere om organiseringen av kommunenes eiendomsforvaltning kan forklare hvorfor vedlikeholdet er dårlig. ECON og Muliticonsult har videre analysert hvordan eiendomsforvaltningen bør organiseres for å gi god forvaltning. ECON og Muliticonsult la fram sin rapport våren Fra resyméet gjengis: ".Det er et betydelig potensiale for effektivisering av eiendomsforvaltningen i kommunene. Sentralisering av ansvaret vil normalt bidra til høyere effektivitet, bl.a. i form av bedre utnyttelse av midler som avsettes til drift og vedlikehold. Vridning av ressursbruken over mot et preventivt vedlikehold er imidlertid en type beslutning som normalt tas på politisk og ikke på administrativt nivå og som derfor ikke vil følge av en sentralisering av det administrative ansvaret. Vi anbefaler at kommunene sentraliserer ansvaret for eiendomsforvaltningen, enten til en eiendomsavdeling eller til et kommunalt foretak. Dette gir bedre ressursutnyttelse og en profesjonalisering av eiendomsforvaltningen" Hvilke hovedmodeller for organisering av eiendomsfunksjonen finnes? Det finnes tre hovedmodeller for organisering av eiendomsfunksjonen innen kommunal eiendomsforvaltning: Sentralisert modell Delvis sentralisert modell Desentralisert modell. En sentralisert modell innebærer at forvalteroppgaven ivaretas av en separat bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon (slik vi har det i Karmøy kommune). De enkelte virksomhetene ivaretar

11 Page 11 of 71 brukerrollen og er "leietakere" av bygningen av bygg- og eiendomsfororganisasjonen En delvis sentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, og delvis forvalterrollen. Virksomhetene har selv personalansvar for eget operativt personell (driftspersonell, vaktmester, renhold og event. servicefunksjoner), og ivaretar den daglige drift og vedlikehold av bygningene. Den sentrale enheten fungerer som rådgiver overfor virksomhetene ved større prosjekter og spesialiserte oppgaver og ivaretar også en del forvaltningsoppgaver. En desentralisert modell innebærer at virksomhetene ivaretar brukerrollen, forvalterrollen og ofte også i stor grad eierrollen. Modellen innebærer at virksomhetene selv er ansvarlig for arbeidsoppgavene knyttet til eiendomsforvaltning, Dette betyr at institusjonene selv har personalansvar, driftsansvar og oppfølgingsansvar. Beslutninger om større prosjekter og økonomiske beslutninger fattes normalt av sentral administrasjon eller politiske organer for alle modellene. ECON og Multiconsult's konklusjoner ECON og Muliticonsult konkluderer med at en ser en klar tendens til sentralisering av eiendomsforvaltningen. Dette forklares delvis med at sentralisering gjør det lettere å få til en helhetlig prioritering i bruken av vedlikeholdsmidlene og ikke bare en prioritering innenfor den enkelte etats eller institusjons bygningsmasse. ECON og Muliticonsult's inntrykk er videre at oppmerksomhet om eiendomsforvaltningen øker når ansvaret sentraliseres og eiendomsforvaltning defineres som et eget virksomhetsområde. Samtidig gir rapporten uttrykk for at valg av organisasjonsmodell er viktig, men at det er enda viktigere at beslutningstakerne har bevissthet om betydningen av god eiendomsforvaltning. ECON og Muliticonsult sier videre i sin rapport at når ansvaret sentraliseres blir det lettere å fordele arbeidsbelastningen mellom de driftsansatte. Dessuten blir de ansattes spesialkompetanse bedre utnyttet, og det skapes bedre vilkår for kompetanseoppbygging. Dessuten bidrar sentralisering, som tidligere nevnt, til økt profesjonalisering. Rapporten berører også problemstillingen hvor institusjoner (skoler, barnehager, alders- og sykehjem) mister sin faste vaktmester ved omlegging til en mer sentralisert eiendomsforvaltning. Rapporten fastslår at dette kan medføre betydelige frustrasjoner hos brukerne, og at det tar tid før den nye organiseringen blir akseptert og forstått. Noe av denne motstanden mot sentralisering skyldes at institusjonene mister vaktmesteren som "gratisressurs", bl.a. til å utføre brukertjenester (være "altmuligmann"). Imidlertid er det ECON og Muliticonsult's inntrykk at institusjonene etter hvert finner akseptable erstatninger for vaktmesteren som "altmuligmann". Imidlertid bør vaktmester ha løpende kontakt med brukerne av byggene og bruke mesteparten av sin arbeidstid på disse. 2. Brukerundersøkelsene: For å kunne evaluere vaktmestertjenesten i Karmøy kommune har teknisk sjef gjennomført en brukerundersøkelse. Denne er gjennomført i samarbeid med representant fra skole- og kulturetaten og helseog sosialetaten samt tre aktuelle fagforeninger. Metodisk tilnærming har vært følgende: Vi har invitert alle rektorer, barnehagestyrere, kulturhusledere og virksomhetsledere i helse- og sosialetaten til tre brukersamlinger der disse gjennom gruppearbeid er bedt om å si hvordan de opplever vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Mer konkret: Spørsmål 1: Hva mener gruppen fungerer bra slik vaktmestertjenesten i dag framstår? Spørsmål 2: Hvilket forbedringspotensiale mener gruppen vaktmestertjenesten har? Spørsmål 3: Supplerende kommentarer. I tillegg har brukerne hatt mulighet til å avgi individuelle betraktninger. Oppsummering/sammendrag av brukerundersøkelsen: (Bakerst i rapporten finnes et vedlegg der en har forsøkt å gjengi så detaljert som mulig hvilke synspunkter som framkom under brukerundersøkelsen) Brukerundersøkelsen avdekker i noen grad divergerende synspunkter og oppfatninger. Dette gjelder brukergrupper imellom, men også innen samme brukergruppe. Det sier seg selv at brukere fra forskjellige etater og med erfaring og bruk av bygg av ulik størrelse vil ha forskjellige behov. Teknisk etat har i det store og hele fått svært gode tilbakemeldinger fra brukerne av vaktmestertjenesten.

12 Page 12 of 71 Samtidig er det også slik at det på enkelte arbeidssteder fungerer svært dårlig. Dette må vi ta innover oss og se hvilke forbedringsgrep som kan gjøres innenfor de rammer som vi i dag har. Hvordan skal vi "vekte" brukerne? Hvis 3 av 4 brukere sier seg godt fornøyd vil det da være slik at 75 % av brukerne er fornøyd? Svaret må bl.a. tolkes utfra størrelsen på brukeren. Vi må derfor være noe forsiktig når vi skal tolke de data og tilbakemeldinger vi har fått. Samtidig må vi kunne trekke noen slutninger fra den informasjon vi besitter i etterkant av brukerundersøkelsene. Vi har nedenfor forsøkt å gi en oppsummering av hovedtendensene i svarene som er avgitt. Oppsummeringen baserer seg på tilbakemeldingene som er gjengitt som eget vedlegg til saken. Her finnes en oppstilling av svarene vi fikk fra brukerne på brukerforumet. For å opprettholde anonymitet er sonenummerene byttet ut med bokstaver. Hva fungerer bra? Tilgjengelighet til vaktmesterressurs er vurdert til å være ganske god. Imidlertid ser en av undersøkelsen at det er bygg og trygdeboliger/puh-boliger som har ingen eller meget liten vaktmesterressurs. Kvalitet på utført arbeid er gjennomgående beskrevet til å være veldig god. Samarbeidet mellom brukere og vaktmester ser også ut til å være godt. Imidlertid vil det alltid oppstå situasjoner der vaktmester vil komme litt mellom barken og veden (mellom rektor og arbeidsleder). Vi snakker her om arbeidsoppgaver som synes å ligge i gråsonen m.h.t. hvem som skal utføre dem. Er det vaktmester som skal hjelpe til med å få ballen fra skoletaket eller skal det være den lærer som har inspeksjonsrunde? Lignende spørsmål vil det være mange av. Fleksibilitet. Gjennomgående beskrevet som god Servicenivået. Vi mener å kunne lese ut av svarene at servicenivået generelt er av god kvalitet. Arbeidsbok. Der hvor det er etablert praksis med arbeidsbok (brukerne skriver opp hvilke oppgaver som bør/må utføres) fungerer det veldig bra. Hvilket forbedringspotensiale har vaktmestertjenesten? Av undersøkelsen avdekkes det klart et behov for å få en avklaring av hvilket arbeidsområde og hvilke arbeidsoppgaver vaktmester har og kan brukes til - ved de enkelte institusjoner, skoler, barnehager, kulturhus. Flere brukere har uttrykt ønske om å få lov til å benytte vaktmester til å montere møbler og annet praktisk vedlikehold av inventar og utstyr. Det kan også synes som nødvendig å avklare hvorvidt den enkelte bruker skal ha noen instruksjonsmyndighet overfor vaktmester eller kunne disponeres av bruker en del av tiden. En del brukere gir også uttrykk for at det er ønskelig å etablere praksis om at vaktmester er på det enkelte bygg til faste tider. Noen brukere gir også uttrykk for at det er behov for en mer systematisert langtidsplanlegging mellom bruker og arbeidsleder/vaktmester En god del brukere fra helse- og sosialetaten har etterlyst en eller annen form for vaktordning (Dette er allerede til vurdering i eiendomsavdelingen). Mange brukere har også stilt spørsmål om hvem som har ansvaret for utearealene i umiddelbar nærhet av bygget.

13 Page 13 of Personalpolitisk undersøkelse blant vaktmestrene I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2002 ble etaten også bedt om å se på vaktmestrenes situasjon rent personalpolitisk. I denne forbindelse har vi utarbeidet et spørreskjema som er sendt samtlige vaktmestere i kommunen. Spørreskjemaet fokuserer dels på vaktmestrenes oppfatning av hvordan de mener dagens organisering av vaktmesterfunksjonen fungerer (altså vaktmestrenes egen oppfatning om hva som er bra og mindre bra med dagenes organisering) og dels på hvordan de opplever sin egen situasjon (personalpolitisk). Nedenfor gjengis resultatene fra spørreundersøkelsen: Svarprosent % (27 av 28 har besvart). Imidlertid har 4 vaktmestere dessverre ikke besvart side 2 på spørreskjemaet. Vi har valgt å ikke ta med disse i presentasjonen (uten at disse ser ut til å fravike fra hovedtyngden av de andre svarskjemaene). I tillegg til svarene som gjengis i nedenforstående tabell, har vaktmesterene også fått anledning til å gi en skriftlig redegjøring m.h.t. hva som kunne vært gjort bedre/annerledes når det gjelder dagens organisering. De har også hatt mulighet til å kommentere sin egen arbeidssituasjon. Noen få har gjort dette, og teknisk sjef vil se nærmere på hva som her fremkommer. Spørreskjemaene er anonymisert. Godt over halvparten av våre vaktmestere har minst 5 års fartstid. Videre har en god del av vaktmesterene også erfaring/praksis fra den perioden der den enkelte vaktmester var knyttet direkte til den enkelte skole. Det betyr at de skulle ha gode muligheter til å foreta en relevant sammenligning av både førsituasjon og nåsituasjon Som vi ser svarer over 91 % av vaktmesterene at de oppfatter at dagens organisering i stor grad eller i meget stor grad er hensiktsmessig i.f.t. de oppgaver som skal løses. Kun 3 vaktmestere uttaler at de i liten grad føler tilhørighet til eiendomsavdelingen.

14 Page 14 of 71 Samtlige vaktmestere opplever at forholdet til våre brukere er ganske godt eller meget godt. 70 % av vaktmesterene svarer at de trives meget godt i jobben sin. 22 % av vaktmesterene sier de trives ganske godt. Når det gjelder forholdet til nærmeste leder (arbeidsleder) svarer hele 74 % av vaktmesterene at de har et meget godt forhold til arbeidsleder. 78 % av vaktmesterene sier at de i høy grad blir sett og hørt av nærmeste leder. 91 % av vaktmestrene ønsker å være tilknyttet eiendomsavdelingen 30 % opplever Karmøy kommune som en meget god arbeidsgiver, mens 48 % sier at kommunen er ganske god arbeidsgiver. 17 % opplever oss som en god arbeidsgiver. Organisasjonsmessige vurderinger Dagens organisering av vaktmestertjenesten, som en del av eiendomsavdelingen i teknisk etat, har mange positive effekter med hensyn til samordning, muligheter for kompetanseoppbygging og spesialisering, teamarbeid m.v.. En bør likevel alltid se på mulige forbedringsområder. Brukerundersøkelsene har gitt verdifulle innspill her. I tillegg vil det være aktuelt å vurdere og om mulig videreutvikle den interne organiseringen av vaktmestertjenesten. Aktuelle spørsmålstillinger vil kunne være: Mulige rasjonaliseringseffekter av samordning, og eventuelt samlokalisering, med andre del av teknisk etat. Eksempelvis samordning-/lokalisering med drifts- og eventuelt V.A..R-avdelingen. Geografisk soneinndeling og mulige justeringer på dette feltet. Disse spørsmålene har ikke vært omfattende vurdert i denne evalueringen, men vil være en naturlig videreføring av arbeidet. Noen kommuner har valgt å organisere eiendomsforvaltningen i egne foretak eller virksomheter. Det mest nærliggende er Haugesund Kommunale Eiendomsbedrift KF (HKEB). En slik organisasjonsform framtrer som en mer selvstendig enhet sammenliget med en kommunal avdeling. Foretaket har et eget styre som i utgangspunktet har tilnærmet samme ansvar- og myndighet som styret i et aksjeselskap. Det har ikke framkommet momenter i evalueringsprosessen som har gjort det naturlig å foreslå en slik organisering av eiendomsforvaltningen og vaktmestertjenesten i Karmøy kommune. Konklusjon Evalueringen har blant annet gitt grunnlag for å trekke følgende konklusjoner:

15 Page 15 of Dagens ordning med en sentralisert modell for vaktmestertjenesten, d.v.s. at disse tjenestene ivaretas av en egen bygg- og eiendomsforvaltningsorganisasjon bør videreføres. Dette er også en modell som etter hvert er blitt den mest vanlige i kommuneorganisasjonene. 2. Det må fokuseres på: Avklaring av "gråsoneoppgaver", d.v.s. hvem har ansvaret for å gjøre hva. Her tenkes det spesielt på de avklaringer som må gjøres mellom den enkelte institusjon og eiendomsavdeling og driftsavdeling. Hvorvidt en skal etablere en ordning der vaktmester møter på de ulike bygg til fastsatte tider. Avklare opprettelse av en vaktordning. 3. Vi ser at vi får en stadig økende kommunal eiendomsmasse med mange tekniske installasjoner. I tillegg har eiendomsmassen omfattende krav til inneklima, brannvern m.v. som krever god kompetanse og effektiv ressursutnyttelse. Det blir derfor viktig å ha spesielt fokus på kompetanseutvikling innenfor dette feltet. VEDLEGG: Sammendrag av tilbakemeldinger fra brukergrupper av Karmøy kommunes vaktmestertjeneste Sammendrag og konklusjoner fra ECON og Multiconsults rapport "Organisering av kommunal eiendomsforvaltning" (av februar 2002) Vedlegg: 1. Referater fra brukersamlingen 2. Sammendrag av rapporten VEDLEGG: Momenter brukergruppene har tilkjennegitt på brukersamlingene Brukersamling Rektorer (18 rektorer) Sone "A" Fungerer bra: Føler at vaktmesterressursen er blitt langt bedre og mer fleksibel både når det gjelder økonomi og faglig kompetanse

16 Page 16 of 71 Bra tilgjengelighet (ikke minst takket være at vaktmester har fått mobiltelefon) God tilgjengelighet i akuttsituasjoner Sjekkrunder med arbeidsleder og vaktmester i.f.t. utarbeidelse av tiltaksplan fungerer godt Forbedringspotensiale: Avklaring av roller mellom arbeidsleder, vaktmester og rektor. Hva er rektors "myndighet"? Hva må gå via arbeidsleder? Hva kan gå via vaktmester? Avklaring av vaktmester sine arbeidsområder "gråsoner" Bedre utnyttelse av arbeidsleder vaktmesterressurs Supplerende kommentarer: Rektorene i sone "A" ønsker å beholde sonevis organisering Fremdeles et element av nærhet og stolthet i.f.t. byggene i sonen Bedre utnyttelse av ressursene enn om de tilligger den enkelte skole Dersom vi (kommunen) ønsker høy faglig kompetanse, må en se på lønnsforholdene til vaktmester Utgifter knyttet til bredbånd/tekn. Installasjoner bør etter hvert overføres eiendomsavd. Det ligger et stort potensiale i å ansvarliggjøre elevene våre i samarbeid med renholdere/vaktmestere som et supplement, ikke en erstatning Sone "B" Fungerer bra: Tilgjengeligheten er varierende, men best på de store skolene. Kvaliteten på arbeidet er god Samarbeidet mellom rektor og vaktmester er stort sett god, men noe frustrasjon når arbeidsleder og rektor har ulike meninger Forbedringspotensiale: Avklaring av ansvaret for vedlikehold av inventar og utstyr Personaltilhørighet? Låsing etter skoletid? Sone "C" Fungerer bra: Fire av skolene er tilfreds med den nye organisasjonsmodellen og ønsker at den skal fortsette (en skole mener imidlertid at vaktmester skulle vært tilsatt i skoleetaten og underlagt rektor) Bruk av arbeidsbok for å sette opp arbeidsoppgaver At flere vaktmestere kan gå sammen for å få utført større arbeidsoppdrag. Når vaktmester er kjent på bygget, så ser han hva som må gjøres Samarbeidet med vaktmester fungerer bra (mobiltelefon nødvendig) Forbedringspotensiale: Rektor må få mer myndighet (hvis vaktmester har tid til overs) At vaktmester til en viss grad selv kan se hva som skal gjøres Vaktmester må kunne være med ved rigging av møbler, flytting av pulter/stoler, praktisk vedlikehold av inventar og utstyr Vaktmester bør ta kontakt med rektor hvis noe skal repareres. Supplerende kommentarer: "XX-senteret" må få avklart hvorvidt vaktmesterressurs kan stilles til disposisjon. Vaktmesterordningen må ikke bli for personavhengig Hvem har ansvaret for nærmiljøanleggene? Sone "D" Fungerer bra: Vedlikehold av bygg og anlegg

17 Page 17 of 71 Barnehagestyrere, kulturhusledere, konservator, rep. fra bibliotek (11 pers.) Forbedringspotensiale: Vaktmester må begynne og slutte dagen på samme arbeidsplass Der vaktmesterressursen er delt på flere arbeidssteder må det være faste ordninger slik at brukeren vet hva tid vaktmester er tilstede og størrelse på ressursen. Ferieavvikling for vaktmester må skje i samarbeid med brukerene Vedlikehold av inventar, supplering av elevmøbler ved skolestart, montering av skap, hyller etc. Supplerende kommentarer: Bedre avklaring hvordan kommunikasjon mellom vaktmester og skolen skal foregå Avklare at rektor har en viss instruksjonsmyndighet overfor vaktmester Rektor bør være med i ansettelseprosessen av nye vaktmestere. Låsing? Tilsyn og reparasjon av utstyr i.f.t. skolens lekeplasser, idrettsbaner, balløkker. Vaktmester bør være med if.m. praktisk tilrettelegging av ulike arrangementer på dagog kveldstid. Vaktmester bør ta seg av spyling og kosting/snømåking av skolens uteområder. Vaktmesterene må disponeres av rektorene i en viss tid av sin arbeidstid Sone "E" Fungerer bra: God kompetanse fra ulike fagfelt i tjenesten. Godt samarbeid mellom vaktmestrene i påkommende tilfeller. Forbedringspotensiale: Hva vil bli utført?/forventes utført i løpet av året? (årshjul) Tilstandssjekk på byggene Større høyde for "sesongsvingninger" snø, løvfall, sand, søl etc. Supplerende kommentarer: Hva kan forventes at en vaktmester utfører av oppgaver på en skole? Hvilke oppgaver skal utføres? Kan utføres? Avklaring Kulturhusledere m.fl. Fungerer bra: Vaktmestertjenesten fungerer bra, dog noe personavhengig Forbedringspotensiale: Savner bedre "stikk-innom"-rutiner Supplerende kommentarer: Hvem har ansvar for forebyggende virksomhet? Hvem tar tak i ting som bør gjøres? Barnehagestyrere Fungerer bra: Veldig fornøyd med tilgjengelighet Kommer til avtalt tid Det ytes god service samt kvalitetsarbeid Virksomhetsledere i helse- og sosialetaten Forbedringspotensiale: Klargjøring av ansvarsforhold Plan for rutinemessig vedlikehold Årlig runde i.f.t. hva som skal gjøres kommende år? Sone "F" Fungerer bra: Vaktmesterene er godt organisert, fint sammensatt gruppe. Samarbeider godt

18 Page 18 of 71 (19 pers.) God tilgjengelighet Gode rutiner for småreparasjoner disse blir utført kjapt Opplever god dialog mellom arbeidsleder og vaktmester God kvalitet på arbeidet som blir utført Forbedringspotensiale: Vaktordning savnes Større arbeidsoppgaver kan gå sent Prioritering av feil og mangler hva haster mest? Supplerende kommentarer: Ansvarsavklaring, hva er helse- og sosialetatens oppgaver og hva er vaktmester sine oppgaver? Hva med uteområdene? Sone "G" Fungerer bra: Tilgjengeligheten er varierende Servicenivå stort sett bra Kvalitet på utført arbeid Forbedringspotensiale: Ved enkelte bygg fungerer vaktmestertjenesten svært dårlig "Vi (brukerne) vet godt hva vaktmesterene ikke skal gjøre, lite om hva de kan gjøre" Nødvendig med avklaring i.f.t. inventar, uteareal, inngangspartier etc Sone "H" Fungerer bra: Service, samarbeid og tilgjengelighet er veldig bra Fleksibiliteten er god Kvalitet på utført arbeid er positivt De som har egen vaktmester på institusjonen er mest fornøyd Forbedringspotensiale: Institusjonene ønsker melding om hvem som skal fungere som vikar ved interne rokkeringer, sykdom, ferie etc Behov for 24 timers døgntjeneste Hvem har ansvar for uteareal, snømåking, strøing etc. Generelt avklaring av ansvar i gråsonene. Sone "I og J" Fungerer bra: God tilgjengelighet på dagtid Veldig bra servicenivå Godt samarbeid God kvalitet på utført arbeid Forbedringspotensiale: Trenger 24 timers døgnvakttjeneste Avklaring av ansvarsforhold mellom bygg og vaktmester i.f.t. gråsoneproblematikk. Hva med boligene? Helsestasjons- og skolehelsetjenesten Fungerer bra: Generelt inntrykk er at vaktmestertjenesten fungerer godt og er fortsatt helt nødvendig slik at lokalene tas vare på og fungerer optimalt. Problemer blir løst raskt i alle soner God tilgjengelighet og god kvalitet på arbeidet Forbedringspotensiale:

19 Page 19 of 71 Ved alle helsestasjoner mangler det rydding og vedlikehold av inngangspartier, dvs. avklaring av ansvarsforholdene. Sak 0004/03 Side 39 av 121 Sak 0004/03 KOMMUNALE RETNINGSLINJER FOR LEGGING AV KABLER OG LEDNINGER I KOMMUNAL VEG. Side 33 av 121 Saksbehandler: Lars Tore Nordskog Arkiv: Arkivsaksnr.: 02/04140 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0004/03 Hovedutvalg teknisk / Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak: 1. Karmøy kommunestyre vedtar forslag til kommunale retningslinjer for legging av kabler og ledninger m.m. i offentlig kommunal veg. Retningslinjene er datert SAKSFRAMSTILLING 1. Tidligere saksgang. Vedtak i HTS i sak nr. 150/02 den : 1. Vedlagt forslag til kommunale retningslinjer for legging av kabler og ledninger m.m. i offentlig kommunal veg sendes ut på høring blant aktuelle kabeletater.

20 Page 20 of 71 Høringsfristen ble satt til Haugaland kraft bad om fristforlengelse til Dette ble innvilget. Forslaget til retningslinjer ble sendt på høring hos følgende aktuelle lednings- og kabeletater: Maskinentreprenørens landsforening. UPC Haugaland Kraft AS Bravida/Telenor Gasnor Karmøy kommune VAR avdelingen. Innen fristforlengelsen var det kommet inne 2 merknader en fra Gasnor og en fra Haugaland Kraft. 2. Sammendrag av saken. Saken gjelder hvilke regler som regulerer nedlegging av kabler, ledninger m. m. i offentlig kommunal veggrunn og hvilke krav og vilkår det offentlige (kommunen) bør stille til de etter hvert mange aktørene som ønsker å bruke offentlig veg til slik lednings- og kabelframføring. 3. Bakgrunn. Rent konkret har saken sin bakgrunn i at enkelte kabeletater har lagt kabler i kommunal veggrunn uten de nødvendige tillatelser og godkjenning. Dette har i ettertid medført merutgifter for kommunen ved veg- og andre kommunale ledningsarbeider i den kommunal eigde vegen. I tillegg har vi i lengre tid sammen med Haugesund kommune forhandlet med Haugaland kraft (nettselskapet) i et forsøk på å komme fram til en rammeavtale om nedlegging av nye strømforsyningsanlegg, beregning og eventuell betaling av forskudd og anleggsbidrag i nye bolig- og næringsområder. Disse forhandlinger har enda ikke ført fram til noen endelig avtale. Årsakene er flere, men den viktigste er nok forskjellige oppfatninger av eiendoms- og rettighetsmessige forhold ved flytting/reparasjon av tekniske anlegg som ligger/blir lagt i kommunal veg. Som følge av disse forhold og også en del innspill fra andre lednings- og kabelaktører, har Karmøy og Haugesund i samråd bestemt seg for i første omgang å utarbeide felles kommunale retningslinjer for legging av kabler og ledninger i kommunal veg. Når disse felles retningslinjer er innførte, vil det fortsatt være aktuelt å føre videre forhandlingene med Haugaland kraft og eventuelt andre kabel- og ledningsaktører som måtte ønske det, i et forsøk på å inngå rammeavtaler med disse. 4. Tidligere praksis. Kommunen har i lang tid hatt og praktisert regler ved gravetillatelser og hvordan grøfting/graving i kommunal veg skal utføres, jfr. kommunalteknisk norm. Forslaget til retningslinjer er knyttet til eierrådighetene av vegen og framtidig håndtering av rettighetskonflikter mellom kommunen og kabel-/ledningsetatene og bygger hjemmelsmessig på reglene i veglovens kap. V., og da særlig 32 og 57. Veglovens regelverk gjelder så vel for kommunale som for riks-, og fylkesveger. Vegvesenet har alt fra ca krevet å forhåndsgodkjenne legging av kabler, ledninger innenfor sine vegers offentlige eiendomsområde. Etter norsk rett erverves offentlig veg, også kommunal veg, til eiendom, selv om den ofte ikke er utskilt med eget matrikkel eller eget registreringsnummer, jfr. delingsloven av 1981 og tinglysingslovens 38, b. Veglovens 32 setter forbud mot - uten vegmyndighetens tillatelse å plassere ledninger og kabler på vegens eiendomsområde eller i umiddelbart nærhet av dette (3 meters regelen). Vegmynigheten skal likevel ha saklig grunn til å nekte å gi slik tillatelse dersom forholdene ellers ligger til rette for det. Forutsetningen for slik anbringelse må likevel være at ledningen eller kabelen ikke må medføre skade på vegen, vegvedlikeholdet, trafikken eller at den vil føre til økte omkostninger for vegeier. Dette innebærer at alle kabler og ledninger som ligger i kommunal veg, ligger på dispensasjon, dersom det ikke foreligger særskilt avtale mellom kabel-/ledningseier og kommunen for den spesielle ledningen. I et slikt tilfelle kan ledningseier ha en rettighet som kan gi full ekspropriasjonsrettslig vern. Det er allment akseptert at vegholder er pålagt å innta en positiv holdning til bruk av offentlig veg eller planlagt offentlig veg som trase/korridor for viktige samfunnsmessige interesser, infrastruktur og kommunikasjonsinnretninger. Dette gjelder selvsagt både private og offentlige virksomheter. Kommunen som offentlig vegmyndighet, opplever stadig en stigende interesse for å bruke vegen som kabelog ledningstrase. Det er langt enklere og rimeligere for lednings- og kabeletatene å forholde seg til en vegeier enn å måtte gjøre avtale med for eksempel mange grunneiere på det samme kabel-/ledningsstrekket. Dette er og en vegeier som utfra dagens regler i vegloven ikke kan kreve vederlag for slik tillatelse, dog er vegloven

21 Page 21 of 71 tolket slik at det vil kunne være mulig å kunne kreve refusjon for pådratte eller framtidige kostnader, jfr. vegvesenets og vegdirektoratets rammeavtale for legging av fiberoptisk kabel. Vegloven og dagens regelverk er tilpasset situasjonen med hel- og halvoffentlige etater som uten å tjene penger på det sørget for samfunnets infrastruktur. Dagens virkelighet er totalt forandret med konkurranse mellom mange aktører, og der vegen blir sett på som en svært rimelig insatskapital for de samme aktørene. Graving i og langs veg, medfører forringelse av vegen og dermed også tapping av samfunnets kapital. Etter rådmannen sitt syn kan det ikke være vegeier og fellesskapet som skal betale regningen for denne kommersielle utnyttingen av vegen. Vegloven forarbeider gir likevel vegeier full anledning til å stille vilkår for andre sin bruk av vegen så lenge de er saklige. Et slikt vilkår i retningslinjene er kommunens krav å dekke kommunen sine merkostnader ved flytting eller tilpassing av andre kabler og ledninger ved omlegging/sanering av det kommunale VA-nettet. I tillegg er det viktig at det oppstilles klare vilkår vedrørende teknisk utførelse, risiko og ansvar, jfr. også vedlagte forslaget til retningslinjer. 5. Faktaopplysninger kort gjennomgang av forslag til retningslinjer. Kommunen vil ha to roller i disse sakene, en som vegeier, og en som lednings- og kabeleier, jfr. VARavdelingen på teknisk etat med ansvar for legging, drift og vedlikehold av kommunens hovedledningsnett for vann, kloakk og overvann. Nye kommunale veger og hovedledningsanlegg, blir ofte bygd som fellesanlegg, jfr. plan- og bygningslovens Som følge av dette ligger hoveddelen av kommunen sitt hovedledningsnett i det kommunal vegnettet. P.g.a. av frostsikring, gravitasjon m.m., vil alltid vann-, kloakk og overvannsystemet bli liggende nederst i grøfta, mens de andre kabeletatene får lov til å legge kabel lengre oppe/ved siden av i de samme grøftene. Ved senere reparasjoner og omlegginger av det kommunal ledningsnettet, er det likevel ikke uvanlig at enkelte av kabeletatene krever at kommunen også må ta deres kostander med omlegging/tilpassing av deres kabel, enda de ikke kan framlegge eller har noen særskilt tillatelse til bruk av vegen og ledningsgrøften utover at kabelen ligger på dispensasjon i grøften og vegen. Dette medfører merarbeid og merkostnader for kommunen som ofte vil være i en tvangssituasjon for å få disse omlegginger gjort hurtigst mulig, jfr. for eksempel vannledningsbrudd. Utfra disse forhold finner rådmannen det naturlig å gjøre kravet om vederlagsfri flytting av kabler m.m. i den kommunale ledningsgrøften og vegen også gjeldene ved flytting/reparasjon av det kommunale ledningsnettet, jfr. forslagets pkt. 3., siste setning. Dersom VARavdelingen med tiden skulle bli et eget selskap eller A/S, må disse retningslinjer endres, og VAR-avdelingen vil bli behandlet på samme måte som andre lednings- og kabeletater. Et annet forhold som er viktig i denne saken, er at det etter hvert er mange forskjellige aktører som ønsker å føre fram kabel-/ledning i offentlig veg. Det er likevel begrenset hvor mange veger vi har og hvor mange og kabel- og ledningsanlegg vi har plass til i den enkelte veg. Kommunen som offentlig etat har plikt til å likebehandle alle de forskjellige lednings- og kabelaktørene. For det andre må en sørge for at ikke ett eller flere selskaper gis tillatelser og at andre utelukkes, jfr. også forslaget pkt. 6. Disse spørsmål er/vil være særlig knyttet til telekommunikasjon og bredbånd-utbygging. Ellers bygger forslaget til retningslinjer på veglovens og forvaltningslovens bestemmelser. Vi har i forslaget til retningslinjer pkt. 3, presisert at retningslinjene også gjelder ved pliktig kommunal overtakelse av veg, vann, overvann og kloakk i henhold til plan- og bygningslovens 67,4. I den forbindelse må det nevnes at denne overtakelseplikten, er et vesentlig bidrag til kommunes økning av drift- og vedlikeholdskostnadene for de kommunale veg og VA-anleggene. 6. Resultat av høringsrunden innkomne merknader (2). Merknad 1: Gasnor. Vedlagt følger kopi av merknad datert Gasnor ser det som positivt at det blir utarbeidet retningslinjer for legging av kabler og ledninger i offentlig veg. Ved god planlegging og godt grunnarbeid kan mange problem ungås i framtiden. Gasnor har dessuten to konkrete spørsmål knyttet til praktisering av retningslinjene. Savner ellers at gass ikke er knyttet til viktig infrastruktur, jfr. forslag til retningslinjer pkt. 6. Rådmannen sin kommentar: En av hovedårsakene til at rådmannen har utarbeidet forslag til retningslinjer, er at ledningsetatene ikke har planlagt og gjennomført sine lednings- og kabelarbeider helt i samsvar med gitte tillatelser. Dette har medført ekstrakostnader for kommunen som skulle vært belastet ledningsetatene. Råd-mannen er derfor helt enig med