Til styringsgruppen for fusjon

Transkript

1 Til styringsgruppen for fusjon Dato: Arkivref.:2012/6171 SG 17-13: PRINSIPPER OG RUTINER FOR REGNSKAPSAVSLUTNING 2013 Bakgrunn Tildeling av budsjettrammer for 2013 er gitt i eget tildelingsbrev til Universitetet i Tromsø og Høgskolen i Finnmark som to uavhengige autonome institusjoner. Fusjonen mellom UiT og HiF inntrer således midt i et regnskapsår og må håndteres på en smidig måte. Denne saken omhandler prinsipper for regnskapsføring og årsavslutning for 2013, samt valg av økonomisystemer for den nye institusjonen. En arbeidsgruppe sammensatt av ansatte i økonomiavdelingene fra begge institusjoner har jobbet med problemstillinger knyttet til regnskapsavslutningen for 2013 og forslaget fra denne gruppen følger vedlagt. Regnskapsavslutning pr Universitetsdirektøren og høgskoledirektøren har etter en risikovurdering og med erfaringer fra forrige fusjon, vurdert at det ikke er tilrådelig å kjøre sammen regnskapene for de to institusjonene fra og med fusjonstidspunktet. Dette begrunnes med at det i et regnskap alltid forekommer etterslep på kostnader og inntekter. I tillegg vil det være avsetninger på lønn, feriepenger, pensjonsutgifter, MVA m.m. Disse er satt av gjennom året, men kostnadsføres til andre tidspunkter i regnskapsåret. Det vil derfor være forbundet med store risiko å avslutte et regnskap midt i året. Direktørene anbefaler derfor at regnskapene føres som to separate regnskap ut 2013 og at det er Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitetet som avlegger årsregnskap og årsavslutning til overordnet myndighet i februar Dette kan skje på to måter: 1. UiT-styret avlegger og rapporterer inn to separate regnskap, et for virksomheten ved dagens UiT og et for virksomheten ved dagens HiF, 2. eller UiT-styret avlegger et felles manuelt satt sammen regnskap med de to separate regnskapene som vedlegg Hvilke av disse to som er mulig, avklares med Kunnskapsdepartementet. 1

2 Prinsipper for årsavslutning for 2013 I Felles Plattform for fusjon heter det (punkt 6 B): Enhetene som berøres av fusjonen tar med seg resultatet i regnskapet som inngående balanse ved fusjonstidspunktet. Dette betyr at det i forbindelse med årsavslutningen må identifiseres mer-/mindreforbruk på de enheter som knyttes til nye organisatoriske enheter etter fusjonstidspunktet. Mer-/mindreforbruket følger enheten/fagmiljøet fra gammel til ny organisasjonsenhet. Systemvalg UiT og HiF benytter i dag ulike systemer i forbindelse med økonomi, regnskap og lønn. Pr i dag benytter institusjonene seg av: UiT HiF Regnskap Agresso5.5. Agresso 5.5 (Intern drift, UIT) (Drift via UNINETT) Skanning/fakturahåndtering Readsoft Basware Budsjett Agresso Planlegger Excel Rapporteringsverktøy Excellerator Bank SNN DNB Den felles politiske plattformen slår fast at UiTs strukturer og administrative systemer skal gjelde etter 1.8. såfremt ikke annet er besluttet. I denne sammenheng vil det derfor være UiTs gjeldende økonomisystemer som blir videreført. Oppsummering I vedlagte notat (fra Arbeidsgruppe Sikker Drift) er rutiner i forbindelse med årsavslutningen beskrevet. Direktørene vil tilrå styringsgruppen for fusjon å følge de anbefalinger som er gitt. 2

3 Innstilling til vedtak 1. Rapportering til Kunnskapsdepartementet (KD), Database for Høgere Utdanning (DBH) og Riksrevisjonen pr rapporteringstidspunkt for regnskapsåret 2013, skal gjøres av Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitet. 2. Regnskapene ved dagens to institusjoner kjører separate ut regnskapsåret 2013 og i institusjonenes egne fagsystemer. Det avklares med Kunnskapsdepartementet hvordan Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitetet skal avlevere regnskapet for UiTs økonomisystemer med eksisterende Agresso-klient videreføres etter fusjonstidspunktet. 4. Enhetene som berøres av fusjonen tar med seg resultatet i regnskapet som inngående balanse ved fusjonstidspunktet. 5. UiTs økonomimodell videreføres fom regnskapsåret Tromsø/Alta Lasse Lønnum universitetsdirektør Pål Markusson høgskoledirektør Vedlegg: Nærmere beskrivelse av regnskapsprinsipper og problemstillinger 3

4 Vedlegg til SG sak Nærmere beskrivelse av regnskapsprinsipper og problemstillinger (anbefalinger fra AG Sikker Drift) 1. Juridiske hensyn Det avklares med Kunnskapsdepartementet hvordan Universitetet i Tromsø, Norges arktiske universitetet skal avlegge regnskapet for Dette må gjøres innen første halvår Konsernregnskapet for UiT for 2013 vil kunne bli påvirket av HiF sitt årsregnskap. Dette innbefatter at balanseposter fra HiF må innarbeides i konsernregnskapet til UiT, samt at resultatregnskap i eierperioden (fra ) må konsolideres. HiF har også eierandeler i Norut AS, noe som også UiT har. Dette må også tas hensyn til under konsolideringsarbeidet. Det må avklares med KD om og eventuelt hva som skal konsolideres inn i UITs konsernregnskap for Referanser Det har i dette arbeidet vært kontakt med HiOA, som har vært igjennom en identisk fusjonsprosess da Høyskolene i Oslo og Akershus fusjonerte pr Vi har i denne forbindelse fått overbrakt følgende erfaringer: HiO opprettet helt ny klient i Agresso fra og med og importerte data inn fra de to høyskolene. De ønsket å oppette en ny klient av interne politiske årsaker. De måtte benytte seg av en ekstern konsulent fra Agresso slik at de kom i mål. Dette var en veldig stor jobb og mye arbeid som måtte gjøres. De anbefaler oss å ikke å gjøre det samme, men heller konvertere data fra den minste høyskolen inn i den største. Det anbefales at det ikke opprettes en ny klient i Agresso men at UITs eksisterende klient benyttes og at data fra HiF konverteres inn i denne. Dette arbeidet vil by på utfordringer, og det vil bli behov for ekstern bistand fra Agresso. Det må ta hensyn til dette i den videre planleggingen frem mot årsskiftet. 3. Systemer UiT og HiF benytter i dag ulike systemer i forbindelse med økonomi, regnskap og lønn. Noen systemer er felles for begge institusjonene, mens andre kun benyttes av den ene. Pr i dag benytter institusjonene seg av: UiT HiF Regnskap Agresso5.5. Agresso 5.5 (Intern drift, UIT) (Drift via UNINETT) Lønn Paga SAP Skanning/fakturahåndtering Readsoft Basware Budsjett Agresso Planlegger Excel Rapporteringsverktøy Excellerator Bank SNN DNB 4

5 HiF har hatt en gjennomgang av lisensavtaler på sine systemer. SAP-avtalen er sagt opp, men med ett års oppsigelse som går ut mars Det gjenstår å avklare forhold rundt avtalen med Uninett om drift av Agresso. Arbeidsgruppe Sikker Drift anbefaler at UiT sine systemer videreføres etter fusjonstidspunktet, men at det gjøres en gjennomgang av økonomi og støttesystemer på lengre sikt. Når det gjelder lønnssystemet, er dette et område som håndteres av et annet fagområde. 4. Budsjettdisponenter /Roller/Fullmakter Det vil skje endringer i.f.t. roller og fullmakter som følge av organisasjonsendringene fra Dette påvirker signatur (varemottak), attestering og budsjettdisponering i systemene, og det må etableres ordninger som ivaretar dette selv om det kjøres separate regnskap ut Områder hvor det vil være nødvendig å foreta endringer i forhold til roller og fullmakter er: Skanne-system (Readsoft) Regnskap (Agresso og Baseware) Lønn (SAP eller PAGA) Bank (SNN eller DNB) Rapportering til DBH, Riksrevisjonen (Thomas), KD 5. Rutiner og prinsipper for gjennomføring av årsavslutning 2013 Institusjonene må forholde seg til fastsatte tidsfrister som gjelder for de ulike prosessene i tilknytning til årsrapporteringen for UiT har utarbeidet interne retningslinjer som brukes i forbindelse med årsavslutningsarbeidet. Disse kan benyttes som et utgangspunkt, men kan tilpasses interne forhold ved den enkelte institusjon for regnskapsåret Disse gjøres kjent for HiF slik at 2013-regnskapet kan gjennomføres så smidig som mulig, i tillegg til at arbeidet med konvertering av data kan starte så tidlig som mulig i Fra regnskapsåret 2014 skal den nye institusjonen følge like prinsipper, rutiner og retningslinjer. Arbeidsprosesser og tidsfrister som beskrives i UITs interne retningslinjer er blant annet: Skanning av innkomne fakturaer og bilag Bokføring av manuelle bilag Attestering i Agresso Bokføring av bilag i Agresso Utfakturering i Agresso Utbetaling til innenlandske og utenlandske leverandører Avregning av prosjekter Avstemminger 5

6 6. Nedleggelse av HiF s selvstendige regnskap Når regnskapet til HIF for 2013 er avsluttet pr. 15.februar 2014, må utgående balanse (UB) leses inn i UiT sitt regnskap pr Dette arbeidet kan forventes gjennomført i slutten av februar, begynnelsen av mars Det må sendes melding til Brønnøysundregistrene om nedlegging av HiF som selskap slik at organisasjonen og organisasjonsnummeret slettes. Frist for dette er trolig 3 måneder etter fusjonstidspunktet. Det må også sendes melding til Mva-registeret om at institusjonen er avsluttet/fusjonert med UiT. Det må avklares med skatteetaten om det kan leveres to separate mva-oppgaver fra Det anbefales at HiF, der hvor det vurderes mulig og hensiktsmessig, tilpasser sine rutiner til UiTs allerede i løpet av Klargjøring av regnskapsdata til den nye institusjonens regnskap for 2014 og integrasjon i felles systemer og strukturer. HiFs 2013-regnskap må bearbeides for å tilrettelegge for integrasjon og regnskapsføring for Det vil bli behov for ekstern hjelp til dette arbeidet fra Agresso. Under følger hovedposter som må håndteres Hovedbokskonti - generelt Begge institusjonene har tatt i bruk ny kontoplan fra Konti som ikke skal benyttes etter , kan avsluttes. Konti med saldo og/ellers om det er behov for å benytte etter , må vurderes mot UITs kontoplan og fastsatt kontoplan fra departementet. Institusjonene må sjekke og sammenstille at samme prinsipper for konto-bruk, periodiseringer o.l. benyttes. Alle hovedbokskonti må avstemmes i god tid før årsskiftet Anleggsmidler Begge institusjonene benytter pr. dato samme anleggsmodul og samme versjon i Agresso. Ingen har tatt i bruk ny versjon, men med planlagt systemoppgradering i UNINETT vil dette være et spørsmål som må avklares. Det må sammenlignes hvordan anleggsmodulene er satt opp, og sammenstille disse med hverandre. Institusjonene har forskjellige prinsipper for kostnadsføring av anskaffelser, og det må derfor besluttes om hvilke prinsipper som skal videreføres. Dette er en omfattende jobb, og UiT har det som et eget tiltak i arbeidsplanen for 2013 og vil se på dette i denne sammenheng. Det må sjekkes ut hvordan merkingene er gjort i hver av institusjonene, og hvor detaljert denne er. I dag har HiF merket anleggsmidlene kun med konto. Tidligere var de også merket med avdeling og budsjettinstitusjon, men dette gjelder ikke lengre fra Ved UiT skjer det ingen merking av lett omsettelige anleggsmidler. Arbeidet med å få rutiner på merking av anleggsmidler vil være et eget utviklingsarbeid. Alle anleggsmidler ved HiF som blir kjøpt inn til samme anlegg, blir linket mot samme anleggsmiddelgruppe. En eventuell innføring av ny versjon av anleggsmodul vil kreve mye ressurser, da alle anleggsmidler må registreres og data må konverteres. 6

7 Det anbefales at det blir gjort en fullstendig gjennomgang av regnskapsprinsipper knyttet til anskaffelser. Institusjonene har ulike prinsipper for bokføring av investeringer. Konverteringen må gjennomføres slik at det blir konsistens i strukturen mellom UiT og HiF sine anleggsmidler fra og med 2014-regnskapet 7.3. Omløpsmidler Kundekonti Kunderegistrene må samkjøres mot hverandre, og det må bygges opp nye kundekonti som bare har saldo hos HiF pr Det må avklares hvilke kunder som skal være aktive, og hvilke som ikke skal være aktive. Kunder som ikke lengre skal være i bruk, defineres som inaktive i Agresso. Kundedata fra HiF konverters inn i UiT sin kundedatabase, etter UITs eksisterende struktur. Kundene må informeres om endringene i organisasjonen. Varelager UiT har i dag institutter med varelager som inneholder varelager for videresalg, blant annet ved Tromsø Museum. HiF har ikke varelager, dermed er det ingen utfordringer knyttet til dette området i balanseposter i regnskapet. Kontanter/Bankkonti Det forutsettes at UIT sin eksisterende avtale med Sparebanken Nord Norge (SNN) videreføres i tråd med rammer og frister i avtalen etter Dette betyr at eksisterende konti i SNN videreføres, men det må avklares om man kan benytte flere arbeidskonti, eller om man skal overføre alle saldoer til et mindre antall kontoer. Videre må det gjøres avklaringer rundt videreføring av konsernkonto til HiF (i Norges bank) etter Gjeld og egenkapital Langsiktig gjeld/avsetninger Alle forpliktelser og avsetninger må gjennomgås og avstemmes av hver institusjon.. En del av avsetningskontiene består av tidligere bevilgning og tilskudd som pr ikke er benyttet. Disse er knyttet til ulike prosjekter /tiltak med ulike forpliktelser. Før det kan gjøres en konvertering av saldoer på avsetningskontoene fra HiF til UiT, må HiFs prosjekter konverteres inn på UITs eksisterende struktur. Når dette er klart og alle prosjekter er definert, kan konvertering av data gjennomføres. Kortsiktig gjeld Leverandører Leverandørregistrene må samkjøres mot hverandre, og det må bygges opp nye leverandørreskontro som har saldo pr hos HiF. 7

8 Det må sjekkes hvilke av HiFs leverandører som skal være aktive, og hvilke som ikke skal være aktive. De leverandørene som ikke skal være aktive etter defineres som inaktive i Agresso. Leverandørdata fra HiF konverters inn i UiT sin kundedatabase, etter UITs eksisterende struktur. Leverandørene må informeres om endringene i organisasjonen. Annen kortsiktig gjeld HiF må gjennomgå saldo på kontoene som er knyttet til annen kortsiktig gjeld. Dersom det er avvik i struktur mellom institusjonene, skal UITs gjeldende struktur benyttes. Det kan gjøres vurderinger rundt bruk av konti. Prosjekter Begge institusjonene benytter seg av 6-sifrede prosjekt /tiltaksnummer. HiF skiller mellom bevilgning og eksterne prosjekter på nummerserier. UiT skiller ved at interne tiltak har numerisk oppbygning, mens eksterne prosjekter starter med bokstaven A foran sifrene. Alle aktive prosjekter fra HiF som skal med i 2014-regnskapet, må konverteres til UITs struktur. Det betyr at alle dimensjoner og relasjoner som er nødvendig må registreres. Inntektsføring Det må foretas en gjennomgang av UITs prinsipper for inntektsføring for HiF fra og med regnskapet. 8. Regnskap 2014 Fra og med 2014 skal den nye institusjonen ha ett regnskap som føres i ett og samme firma i Agresso. Sammenligningstall som skal benyttes ved rapportering av regnskapet for 2014, vil være UiTs tillagt HiFs. Det vil være fornuftig å se på hvilke arbeidsområder og oppgaver som kan videreutvikles med tanke på effektiv systembruk og arbeidsprosesser. Dette arbeidet kan gjennomføres på sikt, og det kan være fornuftig å tenke strategisk mens integrasjonsarbeidet pågår. 8