3. KVARTALSRAPPORT 2013

Transkript

1 3. KVARTALSRAPPORT 2013 Grimstad kommune

2 Innholdsfortegnelse 1. Sammendrag Økonomisk hovedoversikt Sektorene Driftsrisiko Medarbeidere Organisering Prosjekter Prosjektrisiko Tema: Fjære ungdomsskole og Fevik nye 1-10 skole Tema: Velferdsteknologisk satsning i Grimstad Tema: IKT-benchmarking Sektor: Kultur og oppvekst Sektor: Samfunn og miljø Sektor: Selvfinansierende (VARF) Sektor: Helse og sosial

3 1. Sammendrag Grimstad kommune har et resultat på +32,8 mill. kroner per 3. kvartal På samme tid i fjor var resultatet +50,1 mill. kroner. Det er per 3. kvartal 2013 budsjettert med et resultat på +34,2 mill. kroner. Budsjettavviket per 3. kvartal er -1,4 mill. kroner, og dette utgjør -0,1 % av kommunens samlede inntekter. Rådmannen legger opp tiltak slik at kommunen samlet sett vil holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Det er noe usikkerhet rundt dette målet. Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -10,0 mill. kroner. Helse- og sosialsektoren og kultur- og oppvekstsektoren har negative budsjettavvik, sektor for samfunn og miljø og fellesområdet har positivt avvik. Støttefunksjonene og trossamfunn er i økonomisk balanse. Netto lønnsutgifter er 603,8 mill. kroner per 3. kvartal. Det er en økning på 7,9 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2012 til 2013 på ca 3,5 % per 3 kvartal, samt en økning i antall ansatte på 63,9 brutto årsverk og 4,7 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er - 6,2 mill. kroner, da det ikke er budsjettert med en så stor årsverksutvikling. Sykefraværet er 8,4 prosent per 3. kvartal og det er en økning på 1,4 prosentpoeng i forhold til samme periode i fjor. Dette tilsvarer en økning på mer enn 16 %. 2

4 2. Økonomisk hovedoversikt Tall i Resultat hittil i år per 3. kvartal Budsjett hittil i år per 3. kvartal kroner endring % periodisert avvik % hele året Rammetilskudd , , Inntektsutjevning , , Skatteinntekter , , Eiendomsskatt , , Driftsinntekter , , Sum inntekt , , Netto lønn , , Driftsutgifter , , Avskrivninger Sum kostnad , , Brutto driftsres , , Avskrivninger Finans kostnad , Netto driftsres , , Avsetninger Resultat , ,1 449 Grimstad kommune har et resultat på +32,8 mill. kroner per 3. kvartal På samme tid i fjor var resultatet +50,1 mill. kroner. Det er per 3. kvartal 2013 budsjettert med et resultat på +34,2 mill. kroner. Budsjettavviket per 3. kvartal er -1,4 mill. kroner, og dette utgjør -0,1 % av kommunens samlede inntekter. Rådmannen legger opp tiltak slik at kommunen samlet sett vil holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet ved årets slutt. Det er noe usikkerhet rundt dette målet. Rammetilskudd, inntektsutjevning og skatteinntekter utgjør kommunens frie inntekter. Per 3. kvartal 2013 utgjorde dette 773,1 mill. kroner. Dette er en økning på 46,5 mill. kroner i forhold til samme periode i Justeres det for nye oppgaver som ble tilført gjennom statsbudsjettet 2012, er den justerte veksten i de frie inntektene 42,0 mill. kroner eller 5,8 %. Denne veksten ivaretar innbyggerveksten og lønns- og prisstigning. Rammetilskuddet er 360,6 mill. kroner per 2. kvartal. Dette er en økning på 19,5 mill. kroner eller 5,7 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er 0,6 mill. kroner per 3. kvartal. Inntektsutjevningen er 13,9 mill. kroner per 3. kvartal. Dette er en reduksjon på 0,4 mill. kroner eller 2,6 % i forhold samme periode i fjor. Avvik i forhold til budsjett er -6,1 mill. kroner per 3. kvartal og må ses sammenheng med økte skatteinntekter i Grimstad kommune samt vekst for alle landets kommuner. Skatteinntektene er 399,0 mill. kroner per 3. kvartal. Dette er en økning på 27,4 mill. kroner i forhold til samme periode i fjor, eller 7,4 %. Avvik i forhold til budsjett er +6,4 mill. kroner. Per 3. kvartal ligger Grimstad på 91,3 % av landsgjennomsnittlige skatteinntekter. Det positive budsjettavviket i skatteinntekter må ses i sammenheng med det negative avviket i rammetilskudd, som skyldes skatteutjevning. Det samlede avviket i frie inntekter utgjør +0,9 mill. kroner. Eiendomsskatten er 34,1 mill. kroner per 3. kvartal. Dette er en økning på 2,7 mill. kroner eller 8,4 % i forhold til samme periode i fjor. Økningen skyldes at kommunestyret økte formuesgrunnlaget i 2013 med ytterligere 10 % i forhold til tidligere år. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +0,3 mill. kroner. 3

5 Andre driftsinntekter er 244,69 mill. kroner per 3. kvartal. Det er en økning på 11,8 mill. kroner og utgjør 5,1 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er 11,5 mill. kroner. Dette positive avviket knyttes direkte til driftsenhetene og sektorene, og må ses i sammenheng med avvik innen for lønn og andre driftsutgifter. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Netto lønnsutgifter er 603,8 mill. kroner per 3. kvartal. Det er en økning på 7,9 % i forhold til samme periode i fjor. Denne økningen forklares med lønnsøkning fra 2012 til 2013 på ca 3,5 % per 3 kvartal, samt en økning i antall ansatte på 63,9 brutto årsverk og 4,7 % (se eget kapittel om medarbeidere). Avvik i forhold til budsjett er - 6,2 mill. kroner, da det ikke er budsjettert med en så stor årsverksutvikling. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Andre driftsutgifter er 384,8 mill. kroner per 3. kvartal. Det er en økning på 5,1 % i forhold til samme periode i fjor. Avvik i forhold til periodisert budsjett er -18,3 mill. kroner. Det vises til sektorenes kommentarer for ytterligere forklaringer. Det er ikke regnskapsført avskrivninger i dette kvartalet. Avskrivninger er en årsoppgjørsdisposisjon og håndteres etter årsskiftet. Det er budsjettert med 54,3 mill. kroner i total avskrivning. Det er bokført 30,4 mill. kroner i finanskostnader per 3. kvartal. Det er en økning i forhold til samme periode i fjor. Det er i hovedsak utbytte, renteutgifter og renteinntekter som er bokført. Beløpene er ført etter kontantprinsippet og vil bli avstemt i årsoppgjøret. Avvik i forhold til periodisert budsjett er +10,3 mill. kroner. 2.1 Overheng og helgetillegg Budsjett 2012 ble ikke justert for endring i sats for helgetillegg (3 mill. kroner) og overheng lønnsoppgjør fra 2011 til 2012 (5,9 mill. kroner). Rådmannen har i budsjett 2013 lagt inn kompensasjon for manglende justering av til sammen 8,9 mill. kroner, fordelt slik: Støttefunksjonene + 0,3 mill. kroner Helse og sosialsektoren + 5,6 mill. kroner Sektor for samfunn og miljø + 0,8 mill. kroner Kultur og oppvekstsektoren + 2,2 mill. kroner For 2013 er dette tilført sektorene fra fellesområdet, avsatte midler til lønnsoppgjør. Budsjett 2014 er korrigert tilsvarende. 2.2 Statsbudsjett Ressurskrevende brukere. Regjeringen Stoltenberg la inn i forslag til statsbudsjett en reduksjon i kompensasjon av utgifter knyttet opp mot ressurskrevende brukere, med virkning fra Kompensasjonen ble justert ned fra 80 til 77,5 %. For Grimstad kommune utgjør dette ca 0,9 mill. kroner og er justert inn i budsjett Ettersom den nye regjeringen har reversert forslaget, faller grunnlaget for justering i budsjett 2014 bort. Dette er også kommentert som avvik på drift Dette avviket vil da bortfalle. Frie inntekter I Nasjonalbudsjettet 2014 er de frie inntektene oppjustert med 1,8 mrd. kroner fra Revidert nasjonalbudsjett 2013, som følge av høyere anslåtte skatteinntekter. Av dette tilfaller ca 1,4 mrd. Kroner kommunesektoren. Dette er anslag på skatteinngang på landsnivå og kan ikke regnes som 4

6 sikre. Rådmannen vurderer det likevel som sannsynlig at Grimstad kommune vil få en økt skatteinngang på 4 mill. kroner for Private barnehager I vedtatt statsbudsjett 2013 ble minimumstilskuddet til private barnehager økt fra 92 til 94 % fra 1. august I revidert nasjonalbudsjett sommer 2013 ble det lagt inn en ytterligere økning fra %. Denne siste økningen medfører en ekstra kostnad høsten 2013 beregnet til kr ,- som ikke er kompensert i kultur og oppvekstsektorens budsjettrammer. Kommunens rammetilskudd er i juli termin 2013 kompensert med kr ,- fra staten. Avviket mellom kr og kr ,- er en reell underkompensasjon av Grimstad kommune. Rådmannen tilfører kultur- og oppvekstsektoren med 0,9 mill. kroner for Rådmannens budsjettforslag for 2014 har tatt høyde for denne økningen. 5

7 3. Sektorene Tall i 1000-kroner Resultat hittil i år per 3. kvartal Budsjett hittil i år per 3. kvartal endring % periodisert avvik % hele året Støttefunksjoner , , Fellesområdet , , Helse og sosial , , Kultur/oppvekst , , Samfunn/miljø , , Trossamfunn , , Sum netto drift , , Finans , , Res. eks. selvf , Selvfinans Resultat , ,1-449 Samlet sett har alle sektorene (sum netto driftsutgifter) et avvik i forhold til periodisert budsjett på -10,0 mill. kroner. Helse- og sosialsektoren og kultur- og oppvekstsektoren har negative budsjettavvik, sektor for samfunn og miljø og fellesområdet har positivt avvik. Støttefunksjonene og trossamfunn er i økonomisk balanse. Støttefunksjonene er i økonomisk balanse per 3. kvartal. Støttefunksjonene forventer ikke å kunne holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet. Fellesområdet har et avvik på 2,6 mill. kroner per 3. kvartal. Fellesområdet forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet. Helse- og sosialsektoren har et avvik på -15,1 mill. kroner per 3. kvartal. Sektoren forventer å ha et merforbruk i forhold til budsjett ved årets slutt per 3. kvartal. Sektoren har utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader. Kultur- og oppvekstsektoren har et avvik i forhold til budsjett på -2,7 mill. kroner. Det forventes at denne sektoren vil ha et mindre merforbruk. Sektoren har utarbeidet en handlingsplan for å redusere kostnader i løpet av året. Samfunns- og miljøsektoren har et samlet avvik i forhold til budsjett på +5,3 mill. kroner per 3. kvartal. Sektoren forventer å holde seg innenfor rammen av årsbudsjettet og ha et mindre forbruk i forhold til budsjett ved årsslutt. Trossamfunn drives i henhold til budsjett per 3. kvartal. Trossamfunn vil ha et merforbruk på 0,6 mill. kroner ved årets utgang. 6

8 4. Driftsrisiko Det er gjennomført en risikoanalyse for å avdekke risikoen knyttet til kommunens drift. Hensikten med analysen er å fremskaffe bedre grunnlag for beslutninger. På bakgrunn av analysen gjennomføres det risikoreduserende tiltak. Dette er en del av kommunens risikostyring. Risikoanalysen bygger på: 1. Hva kan gå galt? 2. Hva er sannsynligheten for at hendelsen inntreffer? 3. Hvilke konsekvenser kan hendelsene medføre? Risikoanalysen er en frittstående analyse og en del av kommunens totale risikostyring. Det er benyttet en kvalitativ analyse og vurdering, hvor frekvensene og konsekvensene av hendelsene klassifiseres i høy, middels og lav i en risikomatrise. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risiko for hver sektor, og for kommunen totalt sett. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. Risikomatrise: 7

9 Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: 1. Grimstad kommune overtok Dømmesmoen sommeren Etter konsekvensjustering 1. kvartal 2013 vurderes driften av uteområdene å være under kontroll. I 2013 har lokalitetene på Dømmesmoen vært under ombygging for å tilpasses Familiens hus. Det vil være slik at driftskostnadene når det gjelder bygningsmassen vil øke, når ombyggingen nå er ferdig og en går over i en driftsfase. Denne situasjonen er ytterligere kommentert i rådmannens forslag til budsjett for Tiltak: Rådmannen har lagt inn økte driftskostnader i budsjett for Det kostnadsnivået kommunen har i dag er ikke bærekraftig sett i lys av inntektene. Skal kommunen klare å bedre det økonomiske resultatet, kreves det driftsomlegging i tillegg til ordinær driftsoppfølging. Tiltak: Strukturert månedlig oppfølging av alle sektorer og enkelte enheter er iverksatt og risikoen er redusert. Særskilt tiltaksplan for helse- og sosialsektoren er utarbeidet. Det arbeides med ytterligere tiltak for nødvendig driftsomlegging innenfor rammene av forsvarlig drift i tilknytning til budsjett 2014 og handlingsprogram Skatteinngang og rammetilskudd. Regjeringen Solberg har oppjustering skatteanslaget nasjonalt med 1,8 mrd. Kroner. Dette betyr at forventet skatteinngang for Grimstad kommune kan bli noe større enn det som ligger inne i budsjett. Dette er ikke sikre tall men kun anslag. Rådmannen velger likevel å legge inn en økning på skatt og rammetilskudd på 4 mill. kroner. Tiltak: Budsjettregulering 4. Budsjettrammene for kultur og oppvekst- og helse- og sosialsektoren er hardt presset. Økning av tjenestebehovet for enkelte brukere eller brukergrupper kan bli vanskelig å håndtere for disse sektorene innenfor vedtatt budsjett. Barnevernet har overtatt omsorgsansvaret for stadig flere barn. Tiltak: Overvåking av endringer i behov for de enkelte brukergruppene. 5. Den samlede finansielle risikoen til kommunen anses som lav per 3. kvartal. 6. Det er vedtatt utbytte fra Agder Energi på 18,3 mill. kroner i Dette samsvarer med budsjett. 8

10 5. Medarbeidere Definisjoner: Alle årsverkstall er økonomiske størrelser fra hva som er utbetalt, ikke en summering av faktiske kontrakter. Refusjoner er ikke tatt med som motvekt for å vise faktisk bemanning. Faste årsverk: Basert på alle med fast ansettelsesavtale i sin gitte stillingsbrøk. Tallet inkluderer også sykemeldte innenfor sykepengeåret. Tidsavgrensede årsverk: Tallet er basert på alle ansatte med tidsavgrensede ansettelsesavtaler i en gitt stillingsbrøk. Dette vil være vikarer for ansatte ved bla. sykdom, permisjon, prosjekt- og engasjementstillinger, samt lærlinger. Variable årsverk: Dette er utbetalte timer hittil i år omgjort til årsverk. Det vil si både timelønnede omregnet til årsverk, og overtidstimer omregnet til årsverk. Med andre ord all utbetalt variabel lønn fra kommunen. For å kunne sammenligne både tidsavgrensede stillinger og timer i forhold til faste stillinger på en riktigst mulig måte, er disse omregnet til årsverk. Brutto årsverk: Viser totalt forbruk av årsverk i løpet av perioden. Dette inkluderer faste årsverk + tidsavgrensede ansettelser + variabel lønn (timelønnede og overtid) omregnet til årsverk. Av denne grunn er brutto årsverk en ressursstørrelse, som ikke direkte kan henføres til det antall medarbeidere en kan telle på arbeidsplassen. Årsverksanalyse På neste side viser vi på en ny måte utviklingen i årsverk i bedre lesbare diagrammer. Personaldata Resultater hittil i år per 3. Kvartal Endring % Faste årsverk 1081,8 1030,0 51,8 5 Brutto årsverk 1422,5 1358,6 63,9 4,7 Nærværs-% 91,6 93,0-1,4 - Variable årsverk Resultater hittil i år per 3. Kvartal Endring % Overtids årsverk 14,9 18,0-3,1-17,2 Timelønns årsverk 165,3 151,2 14,1 9,3 Sum variable å.v. 180,2 169,2 11,0 6,5 Nedenfor følger figurer som viser årsverksutviklingen de siste årene, pr måned. Det er en figur for hver hovedkategori av årsverk i tillegg til en figur for brutto årsverk. Legg merke til at det er meget stor forskjell i de vertikale aksene på figurene, der tidsavgrensede årsverk er drøye 10 prosent og variable årsverk kun er 1 prosent av brutto årsverk. Figurene viser med tydelighet at det er stabilitet i årsverksutviklingen i De endringer som skjedde i 2012 er forklart tidligere. I brutto årsverk er det lagt inn de faktiske tall pr måned, i motsetning til tabellen ovenfor som inneholder et estimat på årsverksvirkningen av timelønn. Figuren viser en nedgang i brutto årsverk for tredje kvartal 9

11 Det er stabilitet som preger utviklingen av faste årsverk i år og for tredje kvartal, med en faktisk svak nedgang. Det vil naturlig være noen endringer i forbindelse med sommeren. Disse har gjerne sammenheng med avslutning og start av skoleår. Det vil også være slik at det gjerne kommer virkninger av oppsigelser og tilsettinger på denne tiden av året. Figurene viser økonomiske størrelser, slik at reduksjoner kan skyldes slike ting som stopp av lønn etter ett år med sykepenger, og hvor det er inne vikar på en tidsavgrenset kontrakt. Alle endringer av faktisk fast bemanning skal være forklart under den enkelte sektor og enhet. Vi ser av figuren at det er foretatt en opprydding av tidsavgrensede årsverk over tid, slik at det samlet sett er en nedgang. Vi ser at det har vært en reduksjon av tidsbegrensede årsverk tredje kvartal, og en samlet reduksjon for året som helhet. Det er viktig å huske på at de aller fleste av disse årsverkene er knyttet til en eller annen form for fravær, og fraværet er redusert over tid. Variable årsverk henger i stor grad sammen med behovet for vikarer, der hvor vi av ulike årsaker ikke lager tidsbegrensede arbeidsavtaler. Et behov som vil være større i ferieperioder, og spesielt påske, mai, sommer, jul. Mønsteret for dette kvartalet og hele 2013 ligner på tidligere år. På bakgrunn av upresise tall på fravær kan variabel lønn tyde på et noe høyere fravær i år. Det arbeides for øvrig med enda bedre periodisering av variabel lønn for Alle tall er knyttet opp til utbetalte kroner. Det alt vesentligste av reelle økninger vil være forklart i sektorer og enheter på bakgrunn av aktivitet og personellbehov. Sykefraværsanalyse Fra 1. april koblet vi sammen forsystemet RS (Tieto RessursStyring) med Agresso Lønn og personal. Det er en feil i overføring av fravær mellom systemene. Derfor er fraværet for kommunen for høyt og det samme er fraværet for helse- og sosialsektoren for de enheter som bruker RS. Det er likevel en bekymring for fraværet spesielt innenfor pleie og omsorg. Selv med for høye tall har kommunen fremdeles et forholdsvis lavt sykefravær sammenlignet med andre kommuner med 8,4 % hittil i år, mot 7,1 % i fjor. Vi ser av figuren nedenfor at det er en tydelig annen tendens fra 1. april

12 Sammenlignet med 3. kvartal 2012 er fraværet hittil i år lavere for administrative støtteenheter (4,12 % mot 5,83 %). Fraværet er høyere for samfunns- og miljøsektoren (9,08 % mot 6,82). Fraværet er marginalt lavere for kultur- og oppvekstsektoren (6,23 % mot 6,84 %). For helsefraværet med feil tall 11,76 % i år mot 7,64 % i og sosialsektoren er Brann- og feiertjenesten, bygg- og eiendomstjenesten (renhold) og Langemyr skole har også økt fravær. Det vil bli iverksatt tiltak for både å kartlegge og arbeide med korttidsfraværet i enhetene. Kommunen vil etter all sannsynlighet kommer til å følge det mønsteret for sykefraværsutvikling gjennom året som gjelder på tvers av alle bransjer og sektorer i Norge. Så snart feilen i overføring mellom RS og Agresso er løst vil korrekte tall bli ettersendt. På den positive siden er det fremdeles 17 enheter med sykefravær på 5,6 prosent eller lavere hittil i år. Dette er meget hyggelig, og verdt å lære av. Denne prosenten er det langsiktige målet for kommunen. Det er viktig å huske at vårt mål er likt det nasjonale målet for sykefravær for hele arbeidslivet. På bakgrunn av arbeidets art, yrkesgrupper og kjønnssammensetning vil alltid kommunene ha større sykefravær en deler av privat sektor og statsadministrasjonen. For øvrig arbeider partene i arbeidslivet med ny IA-avtale, og som kan ha betydning for både nasjonale mål og for hvilke mål vi bør sette oss for 2014 og fremover. Kjønns- og alderssammensetning Det er svært stabile tall på både fordeling mellom kjønn, og alderssammensetningen for kommunens medarbeidere. Dette gir seg og utslag i at vi øker i lønnsutgifter på grunn av ansiennitet og opprykk i minstelønnstabellen. 11

13 6. Organisering I dette kapittelet rapporterer vi organisatoriske endringer og konsekvenser, i tillegg forventet utvikling. Organisasjonskartet viser kommunens overordnede struktur, med sektorer og støtteavdelinger. Tredje kvartal har vært preget av organisasjonsmessig stabilitet. Eventuelle små justeringer er kommentert under de respektive sektorer og enheter. 12

14 7. Prosjekter Handlingsprogrammet for legger opp til et investeringsnivå på 530 mill. kroner over 4 år. Dette er store prosjekter som har betydelig risiko i seg selv, og som vil ha avgjørende betydning for kommunens drift i mange tiår framover. Det vurderes derfor som viktig å ha god kontroll over disse prosjektene fra foranalyse til ferdigstillelse og mottagelse i kommunens driftsorganisasjon. Kommunen har på bakgrunn av dette utviklet et system og rutiner for prosjektstyring. Disse systemene bygger på kjente prosjektstyringsmetodikker og kommunens prosjektmanual. Dette anses som et trinn i en prosess der bevisstheten og statusen til prosjektstyring og prosjektarbeid blir mer framtredende. Under vises en samlet oversikt over det enkelte prosjekt sin status. Fevik skole Langemyr skole - rehabilitering Landviktun bo- og omsorgssenter Dømmesmoen - ombygging og rehab. Parkering i fjell - Grimstad sentrum Boligfelt Ramshaugvn - Homborsund Ung Arena - "Fagskolen" IKT-prosjekter Vann og avløpsinvesteringer Mandat og omfang Avtaler Ressurser og kompetanse Fremdrift Økonomi I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Ikke i henhold til plan, mål nås ikke 13

15 Fevik skole: I budsjett 2013 er investeringene satt til 122 mill. kroner, slik at den totale kostnadsrammen for Fevik skole blir 220 mill. kroner. Pågrunn av et mindreforbruk i 2012,ble budsjettet for 2013 økt til 122,2 mill. kroner. Prosjektet holder sin vedtatte fremdriftsplan med ferdigstillelse i desember Kostnadsrammen på 220 mill. kroner ser ut til å holde, selv om det har kommet noen mindre kostnader inn i sluttfasen. Langemyr skole: Rehabiliteringen av Langemyr skole har et budsjett på 15,5 mill. kroner. Arbeidet på hovedbygget startet i april og vil etter fremdriftsplanen bli avsluttet i løpet av året. Flere uforutsette forhold har dukket opp i rehabiliteringsarbeidet, blant annet knyttet til råte på vitale konstruksjoner og tidligere materialvalg (asbest). Rehabilitering av bassengdelen viser seg dyrere enn antatt, og vil ikke kunne realiseres innenfor den kostnadsrammen det er lagt opp til. Det legges derfor opp til at en konsentrerer seg om arbeidet på hovedbygget, og at en vil komme tilbake til bassengdelen i forbindelse med budsjett Landviktun(16) bo- og omsorgssenter: Landviktun 7 er ferdigstilt og byggeregnskapet avsluttes i desember Arbeidene med Landviktun 16 ble ferdigstilt i mars 2013 ihht. fremdriftsplan og innenfor vedtatte kostnadsramme. Langemyr skole og Holvikaboligen flyttet midlertidig inn i bygget i april. Byggeregnskapet legges fram for kommunestyret i desember2013. Dømmesmoen ombygging: Prosjektet har en budsjettramme på7,5 mill. kroner. Arbeidet startet opp i april og vil ble avsluttet i høst ihht. fremdriftsplanen. Åpning av Familiens hus ble foretatt 30. oktober. Den reduserte rammen i forhold til rådmannens forslag i budsjett 2013 har medført at det kun er det mest nødvendige arbeidet som har blitt gjennomført. Byggefelt Ramshaugveien i Homborsund: Boligområdet ble ferdigstilt i juni 2013,og tomtene ble lagt ut for salg. Ung Arena Fagskolen: Budsjettet i dette prosjektet er på 4 mill. kroner. Arbeidet startet opp i mars, og Ung Arena ble åpnet i september. Noe mindre arbeid gjenstår uten at det hindrer driften. Prosjektet vil holde seg innenfor vedtatte kostnader. Selvfinansierende tjenester: Reservevann til Lillesand Dette prosjektet er ikke igangsatt, fordi Lillesand kommune ikke er klar til gjennomføring. Lillesand ønsker å legge ledningen i gang/ sykkelstien som er planlagt langs Kaldvellfjorden. Det ser ut til at bygging av denne veien kan dra ut i tid, og de vurderer nå å legge ledningen i Kaldvellfjorden. Fordelingskum Egra Bygging av ny fordelingskum for vann på Egra blir ikke påbegynt i år. Dette fordi arealet hvor kummen skal ligge, er under privat regulering. Vann og kloakk Morholt - Gleden For vann og kloakk Morholt Gleden, er det kun utført mindre arbeider. Deler av midlene til dette prosjektet ble overført til sanering av vannledning på Tjore, som var planlagt sanert i P.g.a. gjentatte vannbrudd på denne ledningen, måtte denne prioriteres. Morholt Gleden vil dermed bli foreslått lagt inn i budsjett for Vei Grømheia Dette prosjektet blir ikke gjennomført, fordi en grunneier ikke ville avstå grunn. Reguleringsplanen er eldre enn 10 år, og da er det ikke anledning til ekspropriasjon. 14

16 Kommunestyret gjorde i oktober vedtak om at det skal utarbeides en reguleringsplan. Planen vil dermed bli foreslått lagt inn i budsjettet for De øvrige prosjektene innenfor VAR-området er meldt å være i rute. Felles IKT-prosjekt (Arendal, Froland og Grimstad kommune samt Aust-Agder fylkeskommune) Det pågår også i 2013 flere felles IKT-prosjekt innenfor IKT-samarbeidet. Ansvar for prosjektgjennomføring ligger hos kommunene. IKT Agder tar driftsansvaret for IKT-systemene når prosjektene avsluttes. Grimstad sin andel i fellesprosjektene utgjør 1,5 mill. kr. inneværende år. Total budsjettramme vil bli overholdt. Mine eiendommer Mine eiendommer er et prosjekt hvor man via internett kan få informasjon om eiere av en eiendom, kommunale dokumenter og planer som knyttet til eiendommen, samt grunnlag for kommunale eiendomsgebyr. Prosjektet er under ferdigstillelse, og planlegges i drift før nyttår. Skole - FEIDE For skolene foreligger det statlig pålegg om innføring av ny identitet- og påloggingsløsning for elever og ansatte. Dette følges opp i det såkalte FEIDE-prosjektet. Prosjektet er i rute. ID og pålogging Det har i lengre tid pågått prosesser for å forbedre løsninger for pålogging og identifisering av brukere i datanettet. Fra 2013 ble ansvar for dette arbeidet overført til IKT Agder. IKT Agder har nå foretatt anbud og anskaffelse av ny teknisk løsning, og ny leverandør (Atea) ble valgt sommeren IKT Agders plan videre er pilotering for ansatte fra nyttår 2014, og produksjonssetting av løsningen for ansatte fra mars Deretter skal elever over på ny løsning fra sommeren 2014, og løsningen skal kobles til pålogging for innbyggere tidlig i Web Det jobbes kontinuerlig med forbedring av presentasjon av tjenester og informasjon i kommunens innbyggerportal. I oktober ble det tatt i bruk ny søkemotor, og statistikk brukes aktivt for å forbedre søkefunksjonen og søkeresultater. Krav til kommunale websider har endret seg betydelig de siste årene. Slik innbyggerportalen fremstår i dag, tilfredsstiller den bl.a. ikke alle krav til tilpasset design for mobil og nettbrett satt av direktoratet (DIFI). Det pågår derfor et arbeid med å oppgradere dagens webpubliseringsløsning slik at den vil kunne levere ønsket funksjonalitet. Helse og omsorg Grimstad kommune vil i 2013 ferdigstille prosjektet meldingsutveksling, som innfører en digital kommunikasjon mellom kommunen og sykehuset (SSHF). Løsningen er en slags epost-løsning som går på sikker linje (Norsk helsenett). Prosjektet følger fremdriftsplanen og fra 2014 vil løsningen være i drift. I 2014 vil det arbeides videre med løsning som kobler legekontor i kommunen sammen med sykehus og helseinstitusjoner. Kommunen vil ha en koordinerende rolle i dette arbeidet. IKT-prosjekt Grimstad kommune Mobildekning Prosjektet Digitale distrikts-agder (DDA), som skal sørge for god mobiltelefoni-dekning i begge Agder-fylkene, er nå i gang med å utbedre mobilsendere i Grimstad fra 2G til 3G. Det settes også opp nye mobilmaster i kommunen, bl.a. ble det driftssatt ny mobilmast på Sylvbuheia 1. august. WebTV Prosjektet er avsluttet og systemet er nå i ordinær drift, med en løsning som også er tilpasset ipad. 15

17 Skole-IKT Prosjekt som gir lærere tilgang til administrativt datanett på linje med andre ansatte i kommunen er gjennomført som planlagt. Dette gjør at lærere kan benytte de samme digitale tjenester som andre ansatte, som min side med fraværsmarkering, tilgang til egen lønnsslipp og utfylling av reiseregninger. Helse Prosjektet PDA håndholdte PC-er i helse- og omsorgstjenester: det har vært problem med driftsstabiliteten på PDA-ene (gjelder de fleste kommunene som benytter løsningen). Leverandøren har nå lansert en oppgradert løsning, tilpasset en ny type PDA-er (basert på Windows 8), dette vil bli vurdert som et mulig prosjekt for Prosjekt sikring av barne- og elevmapper Dette prosjektet skal sørge for økt sikkerhet knyttet til barne- og elevmapper med sensitivt innhold. Prosjektet er noe forsinket. Ferdigstilling og opplæring av brukere vil fortsette i IKT-strategi Et utkast til oppdatert IKT-strategi har vært på høring administrativt. Saken blir lagt frem for politisk behandling i desember. 16

18 7.1 Justering av investeringsbevilgningene Som et ledd i prosjektstyringen og for å få bedre investeringsoversikt i 2013, ønsker rådmannen å justere investeringsrammene for Fordelen er at bevilgningen og det faktiske investeringsnivået i 2013 samsvarer med det som kommunestyret fastsetter. Tabellene viser kun prosjekter som har justeringer 3. kvartal De prosjektene som går som planlagt, er ikke presentert. JUSTERING AV INVESTERINGSBEVILGNINGENE HP Justering Endring av Endret fordeling Justering 3. KVARTAL kv 2013 ramme 2013 mellom år 3. kvartal Egenkapitalinnskudd KLP (882001) IKT-Nye skole-pc'er Nye Fevik skole Langemyr skole, rehabilitering (69722) Langemyr skole, basseng (697221) Storgaten barnehage, offentlige pålegg ( ) Kvalifiseringstjenesten Frivoll, off. pålegg ( ) Fjære barneskole, ombygging ( ) Enøk-investeringer ( ) Grømheia, vei ( ) Sauehaven Myråsen, utvikling av tomter ( ) Oppretting/offentlige pålegg Ibsenhuset ( ) Boliger til psykiatri ( ) Sjøfartsmuseum i Hasseldalen, inventar Hesneskanalen, bro ( ) Parkering i fjell (68561) Sum justeringer 3. kvartal: VAR: Vann, Diverse mindre anlegg ( ) Avløp, Diverse mindre anlegg ( ) Avløp, Ombygging div mindre pumpestasjoner ( ) Vann og avløp, Ulenes fellesføring høyspent Vann, Egra, ny hovedfordelingskum ( ) Avløp, Shellbrygga pumpestasjon Avløp, Utskiftning av traktorgraver ( ) Renovasjon, Nedgravd container sentrum ( ) Sum justeringer 3. kvartal, VAR: Sum totale justeringer De fleste justeringene i 3. kvartal omfatter justeringer mellom år. Det vil si at justeringene foretas i forhold til fremdriften på prosjektene og vil ikke ha noen konsekvens for det enkeltes prosjekt totale ramme. Endring av fordeling mellom år viser en reduksjon på -51,2 mill kroner, herav -3,8 mill kroner for VAR prosjektene. Vi får en reduksjon i bevilgningen av den totale rammen på -0,5 mill kroner. Sum justeringer totalt i 3. kvartal viser en reduksjon i 2013 på -51,7 mill kroner. Finansiering av endret investeringsramme beløper seg slik: Endring finansiering: Justering VAR Vann - Lånemidler Justering VAR Avløp - Lånemidler Justering VAR Renovasjon - Lånemidler: -600 Justering andre prosjekter - lånemidler inkl mva kompensasjon: Justering ubundet investeringsfond - Egenkapitalinnskudd KLP 100 SUM:

19 8. Prosjektrisiko Hensikten med risikostyring av prosjekter er å sikre bedre og mer effektiv prosjektgjennomføring. Dette for å prioritere ressursene riktig, og bidra til økt verdiskapning og gode prosjektresultater. Dette gjøres ved blant annet å holde oversikt og identifisere kritiske risikoområder. Økt innsikt om risiko i hele organisasjonen er også et mål som har betydning for hvordan risikobildet håndteres totalt sett. I første omgang etableres det et enkelt opplegg knyttet til risikorapportering i det enkelte prosjekt. Prosjektleder har totalansvaret for rapporteringen. På bakgrunn av dette gjør rådmannen en overordnet risikovurdering som er presentert i risikomatrisen under. Dette baseres på en vurdering av overordnede risikoelementer med konsekvenser og sannsynlighet. Risikomatrise: Sannsynlighet 6 4 kompliserte prosjekter Prosjektkompetanse 5 2 Forprosjekt og foranalyser Systemer knyttet til beslutninger i prosjekter Oppdragsbeskrivelser og bestillinger Prosjektorganisering 3 1 Konsekvens Lav risiko - I henhold til plan og målsetninger, tiltak ikke nødvendig Middels risiko - Ikke i henhold til plan, det er iverksatt tiltak for å nå målene Høy risiko - Ikke i henhold til plan, mål nås ikke 18

20 Forklaringer og tiltak til risikoelementene over: 1. Kommunen har noen svakheter i beslutningssystemene knyttet til endringer i prosjektene. Dette gjelder både for politisk nivå, kommunens ledelse og i selve prosjektet. Tiltak: Forbedre beslutningsgrunnlaget, spesielt i politiske saker. Innføre og konkretisere prosjektmanualen som er vedtatt. 2. Enkelte prosjekter må beskrives og dokumenteres bedre før beslutning. Tiltak: Øke forståelsen i kommunen for at kompliserte prosjekter krever mer tid til planlegging og analyse. Bedre prosjektmetodikken og stille krav til innholdet i forprosjektene før beslutning. 3. Bedre prosjektorganiseringen og styringsstruktur. Tiltak: Det er etablert styringsgrupper og prosjektgrupper for alle investeringsprosjekter. Fortsatt økt fokus på prosjektledelse og prosjektorganisering. 4. Kommunen har i dag flere store, kompliserte prosjekter. Dette fører til økt kompleksitet i prosjektgjennomføringen, og dette kan gi seg utslag i forsinkelser og økte prosjektutgifter. Tiltak: Mer bevisst holdning i forhold til å dele opp prosjekter i nye hovedprosjekter og delprosjekter. 5. Prosjektbestillingene må bli mer presise. Dette for å endre fokus fra oppdragsklargjøring til prosjektleveranse. Tiltak: Klarere krav til innholdet i mandater og oppdragsbeskrivelser. 6. Kommunen har bedret sin prosjektkompetanse. Det er fortsatt få personer i kommunen som har prosjektledererfaring. Tiltak: Tilby prosjektlederopplæring til egne ansatte Fokus på prosjektkompetanse ved nyrekruttering 19