Lean hvordan kan vi gjøre hverdagen enklere?

Transkript

1 Lean hvordan kan vi gjøre hverdagen enklere? Eksempler fra kontortjenesten på UNN Tromsø v/ Silja Mikkola Jensen Prosjektmedarbeider kvalitet & Superbruker Kliniske IKT-systemer Akuttmedisinsk Klinikk UNN Tromsø

2 LEAN Hvorfor heter det det da? Kort om TPS og Toyota Lean = sunn fornuft satt i system Lean i helsevesenet Virginia Mason Medical Center Universitetssykehuset Tromsø Lean strategier, sløsing, arbeidsmetoder Pasientforløpsjobbing på UNN med flytskjema Hastegradsprosjektet Kontortjenesten i Akuttmottaket Lean e & smarte løsninger Ed Force One praktekspempel på lean

3 Hva betyr Lean?

4 Sunn fornuft i system Lean er egentlig ikke mer enn sunn fornuft satt i system og flere har tenkt i samme baner før TPS og lean. HINTS for those that would be rich. He that idly loses 5 s. worth of time, loses 5 s. & might as prudently throw 5 s. in the River. Benjamin Franklin, Poor Richard's Almanack (1737) Lean sier også at sløsing med tid = tapt verdi.

5 Lean i Helsevesenet Virginia Mason Medical Center i Seattle, WA. Lean-implementering gjorde utbygging/utvidning overflødig. Akuttmottak Bemannet opp i tidsrom med høyest pasientflyt. Teammottak med effektiv sortering/triagering. Pasienter med mindre problemstillinger ble ikke tildelt seng, men ekspressbehandlet og sendt hjem, dette frigjør pleieressurser til de sykere pasientene. Tid med fullt (stengt) Akuttmottak redusert med 90% etter 2 år. Sengepost Sykepleier i team med hjelpepleier jobber i soner. Nødvendig utstyr tilgjengelig på pasientrom. Fra 35% til 90% av arbeidstiden i direkte pasientkontakt. Skritt per dag redusert fra til ca Kreftklinikk Ombygging med lab og apotek i klinikken så pasientene slapp å bevege seg mellom flere lokalisajoner på sykehuset. Reduserte pasientens cellegiftbehandlingtid med flere timer All behandling på pasientrommet, reduserte pasientens gangavstand med 150 meter.

6 LEAN på UNN Universitetssykehuset i Nord-Norge valgte i 2008 å ta i bruk Lean etter en omorganiseringsprosess, for å kvalitetssikre pasientforløp og arbeidsprosesser. Ledelsen på UNN ønsker ved hjelp av Lean-metoden å oppnå forbedringer for pasientene de ansatte sykehuset

7 Lean på UNN Lean-prinsippene Spesifisere hva som skaper verdi for pasienten Kartlegge verdistrømmen, og fjerne det som ikke skaper verdi for pasienten Skape flyt i arbeidsprosessene og unngå flaskehalser Innføre nye styringsprinsipper Sørge for løpende forbedringer Åtte typer sløsing Overbehandling Ventetid Unødig bevegelse Overkvalitet Lager Transport Feil/avvik Uutnyttet kompetanse

8 LEAN-prosjekt Designer nye pasientforløp. I UNN totalt 36 pasientforløpsprosjekter, innførte, under veis eller planlagte. Kartlegging av pasientforløp utføres av en fokusgruppe med ansatte fra forskjellige avdelinger, fagområder og profesjoner. Gjennomgår prosessene i detalj og kommer med forbedringsforslag for Å skape flyt Hindre flaskehalser Fjerne aktivitet som ikke skaper verdi for pasienten Blå lapper = verdi. Gule lapper = administrativ aktivitet. Røde lapper = forbedringsforslag.

9 Lappekaoset digitaliseres og viser nå -tilstanden. Et nytt idealforløpet designes basert på forbedringsforslage ne og leanprinsipper.

10 Hastegradsprosjektet Akuttmottaket April 2010 Oktober 2011 Innføre triage/hastegradsvurdering som metode for akuttmottaket (et system som sikrer at de pasientene som trenger raskest medisinsk hjelp får det) Sikre forsvarlig vurdering og behandling av ø- hjelpspasienter i Akuttmottaket. Redusere individuell variasjon i pasientvurdering og arbeidsflyt. Øke kvalitet på registreringer ved å plassere kontorpersonale i front. Prosjektmedarbeider kvalitet Prosjektleder Inghild Nerland

11 Endringer i arbeidsoppgaver i og mellom personalgrupper Kontorpersonell overtar flere oppgaver og oppdaterer EPJ som styringsverktøy Koordinerende sykepleier mer fristilt som arbeidsleder

12 LEAN-prisen 2012 for "Hastegradsprosjektet I begrunnelsen fra juryen heter det at "Prisvinneren har bidratt til systematiske forbedringer ved bruk av Leanmetodikk til beste for pasienter, medarbeidere, sykehusets drift og utvikling i form av bedre ressursutnyttelse. Seksjonsleder Akuttmottak Inger Ruderaas, Avdelingsleder Akuttmed. Klinikk Susan Amdal, Prosjektleder Hastegradsprosjektet Inghild Nerland og Direktør Tor Ingebrigtsen.

13 Akuttmottak og Observasjonavdelingen

14

15 Kontortjenesten; flaskehals eller effektiv flyt? Motta melding om pasient Interne telefoner m/dips support Registrering av poliklinikk og ta betaling Skrive ut/overflytte pasient Henvendelser i ekspedisjon Skriving og skanning av journaldokumentasjon Utenlandske gjestepasienter dokumentasjon og fakturering. Vedlikeholde sengepostlisten Eksterne telefoner Reisebestilling x 8 x 5 x 25

16 Flaskehalser Flaksehals oppstår når et stadie i prosessen begrenser flyten eller stopper flyten helt. 1.Før en flaskehals er det alltid kø 2.Stadiene etter flaskehalsen må vente på å aktiveres. Hindre at kontortjenesten blir en flaskehals sikre høy kompetanse og lett tilgjengelige enkle prosedyrer.

17 MISSION STATEMENT Prosjektmedarbeider Felles Kvalitet Formål; Helhetlig gjennomgang av dokumentasjonsflyt for Ø- hjelpsprosessene via Akuttmottaket. Tiltaksområder; Innføre en kvalitetskontroll der all informasjon inn i, og ut av Akuttmottaket monitoreres og kvalitetssikres. 1. Utvikle nye rutiner og verktøy som sikrer enhetlig og reproduserbar dokumentasjon. 2. Opplæring av personell

18 Kartlegging av registreringer 2 uker, januar 2012

19 Tiltak; egenvurderinger og rutinegjennomgang Tiltak; gruppevis rutinegjennomgang Gruppe 1 58 rutiner Gruppe 2 39 rutiner Gruppe 3 15 rutiner 1:1 25 rutiner/7 ansatte Rutinegjennomgangene Praksis med oppgaver i Dips Kursbase Bakgrunnsinfo, f.eks styrende rutiner fra DocMap Diskusjon (Jeg opplevde at Hva er korrekt å gjøre?)

20 Resultat etter 5 mnd.

21 Tiltak; registreringsskjema for utenlandske gjestepasienter. Pasienten eller ledsager fyller ut skjema relevante opplysninger og lese info om å gi personalet pass, EHIC og evt. forsikringspapirer på 5 språk: Engelsk Fransk Spansk Tysk Russisk Resultat; færre uidentifiserte pasienter som får gratis behandling. Kort tid etter skjema ble tatt i bruk kom det inn 15 russiske fiskere fra et forlis utenfor Tromsø.

22 Rask tilgang til mye brukte og komplekse rutiner. Tiltak; Rutinekort Laminerte rutinekort festet til hver datamaskin. Kritiske rutiner Opprette ukjent ID Registrering av traumepasient Sjekkliste Innlegging av pasient Overflytting til sengepost Utskriving evt. oppretting av poliklinisk kontakt Resultat; trygghet ift. at kritiske rutiner er umiddelbart tilgjengelig for nyansatte og evt. erfarne som koker over i en kritisk situasjon.

23 Tiltak; Flytskjema i plakatstørrelse Utenlandske pasienter; dokumentasjonskrav og fakturering Forskjellig fakturering og dokumentasjonsplikt avhengig av om pasienten er; fra Norden fra EU/EØS-området Har Europeisk Helsetrygdkort Har ikke Europeisk Helsetrygdkort fra resten av verden Australia har egen avtale Quebec i Canada har egen avtal Før 3-5 sider tettskrevet reglement. Nå følg pilen! Resultat; få (ingen) spørsmål fra kollegaer om utenlandske pasienter siden plakatene kom opp.

24 Tiltak; Flytskjema i plakatstørrelse Hjemreise hva har pasienten krav på å få dekket? Har pasienten krav på å få dekket hjemreise? Utenlandsk turist Permisjon Til hjemmet eller skadested? Kan det brukes drosje eller må pasienten reise med rutegående transport? Kan pasienten overnatte på sengepost eller pasienthotell for å reise rutegående neste dag? Har pasienten krav på ledsager? Resultat; enklere og raskere tilgang til prosedyren; veldig kjekk å vise til plakaten ved krangling. Tips: Rutiner som bruker ordet hvis flere enn to ganger kan med fordel presenteres i flytskjema

25 Betalingsterminal FØR; Poliklinisk pasient får ettersendt giro i posten Ca 15 giroer i retur per måned. 10 minutter arbeidstid å finne korrekt adresse m.v Tiltak; Betalingsterminal for direktebetaling Ønsker pasienten giro får h*n denne i hånden fremfor i posten. Resultat; Sparer 30 timer oppretting/år ved å flytte arbeidsoppgaven fra kontor til ekspedisjon Bedre arbeidsfordeling Sparer porto

26 Direktebetaling Utenlandske Gjestepasienter. Før; Innhenting av opplysninger i Akuttmottaket. Kopi av opplysninger + poliklinisk registreringsskjema sendes til ØAS. ØAS sender giro til pasienten. Nå; Opplysninger registreres direkte. Poliklinisk oppgjør utføres ved hjelp av NimrodNET Pasienten betaler med kort eller får giro med seg i hånda. Resultat Pasienten får ingen overraskelser i posten. Ingen returnerte giroer/tapt inntekt p.g.a vanskelig utenlandsk adresse. Registrering og oppgjør direkte sikrer evt. manglende opplysninger oppdages før pasienten er dratt. ØAS blir veldig glade for at vi gjør jobben selv! (Til Akuttmottaket, Tromsø. Tusen takk for glimrende jobb med registrering av utenlandske pasienter. Hilsen Lill, ØAS.)

27 Felles feilkontroll Før; Dedikert personell ansvarlig for gjennomgang og feilkontroll på enkelte områder. Tiltak; felles feildugnad på datarom der alle deltar går gjennom alle pasienter gjennom Akuttmottaket og kontrollerer/retter opp feilregistreringer. Resultat; de ansatte får trening i feilretting og dette flyter inn i daglig vaktjobbing. Spørsmål og problemer som dukker opp under feilrettingen gjennomgås i plenum.

28 LEAN på kontoret 1. Sorter Fjern alt unødvendig utstyr og foreldede instruksjoner. Alt som ikke er nødvendig for å utføre jobben lagres på egnet sted eller kastes. 2. Organiser 3. Rydd Alt har sin faste plass, fra prosedyrer til utstyr. Merk gjerne hyller og lignende med hva som bor der. Det man bruker mest skal være nærmest arbeidsstasjonen. Arbeidsstasjonen skal holdes ren og ryddig, brukt utstyr plasseres tilbake på sin plass direkte etter bruk. Utstyr som er ødelagt eller har feil må erstattes eller repareres raskets mulig. 4. Standardiser Alle arbeidsstasjoner settes opp likt så alle som gjør samme jobb kan jobbe effektivt på alle stasjoner. 5. Vedlikehold Vedlikehold regelmessig etter pkt 1-4.

29 Verdensturne (vanlig) Scene og utstyr som gods med båt og bil. Crew på vanlig passasjerfly. Band og management i privatfly. = Ting tar tid og er dyrt Verdensturne (Iron Maiden) Bygger om en B til et kombi-oppsett for passasjerer og gods. Scene, instrumenter, crew og band på ett fly. = Effektivt. Endeløse muligheter for konsertsted. Somewhere Back in Time (2008, del 1) 1 Boeing dager 11 land 23 konserter fans 8000 mil flydd India Australia Japan Los Angeles, USA Mexico Costa Rica Colombia Brasil Argentina Chile Puerto Rico New Jersey, USA Canada

30 Mer om lean påunns nettsider (pasientforløp) tlf: