Rapport fra delprosjektet Kontortjeneste

Transkript

1 Prosjekt økonomisk bærekraft Rapport fra delprosjektet Kontortjeneste 10. desember fase I Velkommen til Oslo universitetssykehus Hva kan jeg hjelpe deg med?

2 Økonomisk bærekraft prosjektleder Øyvind Wøllo Arbeidsgruppen Kontortjeneste Torunn Torp Foss, leder Anne-Grete Olaussen Mona Iren Setsaa Hamma Monique Renée Bennett

3 Overordnete prinsipper Sikre ivaretakelse av kontorfaget og kompetanseutvikling for de kontoransatte Effektiv ressursbruk, mest mulig, best mulig, billigst mulig God arbeidsdeling, rett kompetanse på rett sted Organisering som støtter opp om arbeidsprosesser Sikre robusthet og redusere sårbarhet

4 Ansatte ble oppfordret til å sende kommentarer på Både kontoransatte, tillitsvalgte og samarbeidspartnere engasjerte seg

5 Workshop 26.nov., inviterte kontorledere, klinikkledere, tillitsvalgte Organisering i kontorfaglig perspektiv Ivaretar kompetanseutvikling, opplæring og kvalitetssikring Utvikler en ensartet tjeneste med felles prosedyrer, rutiner og arbeidsbeskrivelser Organisering i et driftsperspektiv Integrert i den totale driften i enheten Utfordrende i forhold til enhetlig fagutvikling Mindre robust ved fravær

6 På nivå 3 som egen avdeling Må etablere ni nye avdelinger Med i klinikkens ledergruppe Kontorressurser samlet Gode muligheter for fagutvikling Gode muligheter for fleksibel bruk, reduserer sårbarhet Bestiller-utførermodell Ikke representert i avdelingenes ledergrupper Tilhører ikke seksjoner/enheter hvor arbeidet utføres Kan disponeres over hele klinikken, stort arbeidsfelt Behov for stor lokal kunnskap kan bli vanskelig å opprettholde

7 På nivå 4 som egen seksjon Ivaretar behov for kontorfaglig tilhørighet Større nærhet til enheter man betjener Leder med i ledergruppe på avdelingsnivå Tjenesten mer integrert i driften Ansatte disponeres innen seksjonen, evt. samarbeider med andre seksjoner Ivaretar ønske om tilhørighet til fagmiljøet Noen seksjoner kan bli uhensiktsmessig små

8 Avdelingsleder med fag-, personalog budsjettansvar på N3? Administrasjonsrådgiver på N3? Seksjonsleder med fag-, personal og budsjettansvar på N4 med koordinerende ansvar for kontorfaget i klinikken?

9 Kontortjenesten organiseres i fagsøyle på seksjonsnivå med leder som har fag-, personal- og budsjettansvar Forutsetninger: Oppnevne kontorfaglig koordinator i hver klinikk Opprette fagleder medisinsk kontortjeneste i stab Medisin og helsefag Etablere kontorfaglig råd med fagleder og ni koordinatorer

10 Tatt opp på ledermøte Klinikkledere kommenterte til Programkontoret Tatt opp på ledermøte Nye kommentarer Drøftingsmøte med tillitsvalgte Ledelsens forslag med tre alternativer til organisering; N3, N4, Integrert i driften Tillitsvalgte anbefalte arbeidsgruppens innstilling med organisering på N4

11 1. Som hovedmodell organiseres kontortjenesten i en nivå-4 seksjon i hver avdeling med en leder som har personal-, økonomi-og fagansvar. Der det blir uhensiktsmessig små enheter, kan flere avdelinger samarbeide om en felles kontortjeneste. Avvik fra denne modellen må begrunnes særskilt av den enkelte klinikk, og vil være gjenstand for en vurdering og eventuell godkjennelse av Programkontoret.

12

13 2. Hver enkelt klinikk skal ha en koordinator av kontortjenesten. Klinikkleder får myndighet til å avgjøre hvilken nivå-4-leder for kontorseksjonen som denne funksjonen skal knyttes til. 3. Det etableres en faglig rådgiverfunksjon innen medisinsk kontorfag på foretaksnivå. Organisasjonsmessig tilknytning for denne funksjonen vurderes nærmere av Programkontoret og vedtas innen 1. mars.

14 4. Det etableres et kontorfaglig råd i OUS, bestående av koordinatorene fra hver klinikk. Fagrådet vil bestå av ni koordinatorer fra klinikkene og ledes av faglig rådgiver innen medisinsk kontorfag. Fagrådet gis en formalisert plass i helseforetakets utvalgs- og rådssystem. 5. Organiseringen av kontortjenesten evalueres etter to år

15 Programkontoret gir klinikkene oppdrag om å organisere sin kontortjeneste i henhold til vedtak. Frist 5.mars 2010 (delvis gjennomført) Tilknytning for rådgiverstillingen for medisinsk kontorfag legges frem på stabsledermøte (ikke gjennomført) Alternativer er: Kvalitetsstab Direktørens kontor Medisin og helsefag

16 Økonomisk bærekraft, Kontortjeneste fase II

17 Bemanningsnormering Gjennomføre en intern benchmarking for hva som er beste praksis dimensjonering av kontortjenesten Dette inkluderer en kartlegging av omfanget av oppgaver som utføres av kontortjenesten i dag og basert på beste praksis utarbeide klare retningslinjer for hvilke oppgaver som bør utføres innenfor hver enkelt stilling. 9. mars første leveransedato. Utfordring: Finne korrekte, troverdige og gjenkjennbare data.

18 Testskjema for kartlegging Avdeling: Seksjon: Enhet: Kartlagt av: Dato: Antall polikliniske pasienter Antall innlagte pasienter Oppgaver Ressurser, antall stillingshjemler Belastningsfaktor Pasientflyt, pasientrettede oppgaver, brukerrettet service Kvalitetssikring av aktivitetsdata Tilrettelegging for klinisk personell Lokal brukerstøtte Lederstøtte/ administrative oppgaver Kontor Sykepleier Leger Beskrivelse Skår Pasientflyt, pasientrettede oppgaver, brukerrettetservice Skranke Telefon 2 0, Kort aktivitetsplanlegging Aktivitetsdata Avslutte polikliniske konsultasjoner Innleggelser (inn/ut) Sykdomsklassifisering Andre fagsystemer/forskning 0,2 0,2 1 0 X X Spl. Spl.&kontor Fremfinner koder Tot. 4,

19 Definere stillinger innen kontortjenesten Utarbeide felles definisjon for hvilke stillinger som tilhører kontortjenesten i OUS og kartlegge dagens personell i de tre sykehusene 9. mars første leveransedato; utarbeides parallelt med bemanningsnormering. Utfordring: Finne korrekte, troverdige og gjenkjennbare data. Finne entydig definisjon på hva som skal defineres som kontortjeneste.

20 Kostnadsbesparende tiltak Utarbeide oversikt over kostnadsbesparende tiltak (idékatalog) for kontortjenesten som alle klinikkene må adressere for å realisere maksimalt gevinstpotensial Innen mars utarbeide oversikt over tiltak, beskrivelse og kontaktpersoner legges ut på intranettsidene. Kostnadsbesparende tiltak og tiltak som gir gevinstrealisering blir et levende dokument. Utfordring: Beskrive tiltak slik at de blir omsettelige, markedsføre mulighetene i OUS.

21 Egen vikarpool i OUS? Vurdere mulighet for bruk av vikarpool Oversikt over EFO, eksterne og interne vikarer. Helse Bergen har en modell som bør vurderes nærmere. Utfordring: Finne data som viser årsak kostnader